Ошибки тайм-менеджмента

Ошибки тайм-менеджмента

10 типичных ошибок эффективного тайм-менеджмента

Хорошо ли вы управляете своим временем? Если ваше мнение совпадает с мнением большинства людей, ваш ответ будет отрицательным. Возможно, вы чувствуете себя чересчур загруженным, и вам часто приходится работать сверхурочно, чтобы уложиться в сроки. Или, может быть, ваша жизнь — это череда кризисов и постоянный стресс. Многие из нас знают, что могли бы более эффективно управлять своим временем. Но не все могут понять, какие ошибки они совершают, и как их исправить.

Когда мы хорошо управляем своим временем, мы исключительно продуктивны в работе, наш уровень стресса невысок. Мы можем посвящать часть времени интересному хобби, или приносящим дополнительное вознаграждение проектам, или уделить время карьере. Короче говоря, мы счастливы.

В этой статье рассмотрены 10 типичных ошибок, которые совершают люди, пытаясь управлять своим временем, а также даны стратегии и советы для их исправления.

Ошибка №1. Отсутствие Списка Необходимых Действий. Вас когда-нибудь мучило чувство, что вы забыли сделать какую-то часть работы? Если да, то, вероятно, вы не используете Список Необходимых Действий, чтобы контролировать себя, или делаете это не слишком эффективно. Вся соль в использовании Списка Необходимых Действий в том, чтобы расставить задачи в порядке их приоритетности. Ставьте напротив задачи в списке символы А-Я (например, А для самых важных задач, Я для менее приоритетных ), или числа. Дробите задачи настолько, насколько это возможно. Записи для крупных объектов могут быть расплывчатыми и неэффективными.
Например, у вас записано: подготовить бюджетное предложение. Что это может значить? Отсутствие специфики может привести к замедлению выполнения задачи, или пропуску ключевых шагов. Поэтому убедитесь в том, что подробно расписали все задания и разбили их на конкретные, действенные шаги — тогда вы не забудете самого важного. Список Необходимых Действий особенно необходим, когда вы решаете несколько задач одновременно.

Ошибка № 2. Определение личных целей. Знаете ли вы, что будете делать через 6 месяцев? Чем будете заняты в следующем году, или даже через 10 лет? Если нет, то пора установить личные цели. Постановка личных целей необходима для эффективного тайм-менеджмента, так как личные цели дают вам представление о «пункте назначения» и видение того, в каком направлении двигаться. Когда вы знаете, чего хотите, вы можете расставлять приоритеты, управлять временем и ресурсами, чтобы добиться этого. Вы также сможете решить, на что вам тратить свое время, а что считать развлечением.

Ошибка № 3. Отсутствие приоритетов. Представьте себе, вы находитесь в процессе разработки идей для нового клиента. Вы уверены, что почти придумали блестящую идею для своей маркетинговой компании, она крутится у вас в мыслях. Но тут появляется ваш помощник, у него кризисная ситуация и ему необходима ваша помощь. Теперь вы рискуете потерять нить вашего размышления. Иногда трудно расставить приоритеты, особенно если вы имеете дело с потоковыми задачами. Тем не менее, это очень важно для эффективного управления временем.
Одним из инструментов, позволяющим это сделать, является «Матрица срочного-важного». Она позволяет определить срочные задачи с одной стороны и важные с другой. Методика поможет вам акцентироваться на актуальных задачах.
Еще одной отличной методикой станет «Матрица приоритетов». Распишите дела по приоритетам: высокий приоритет, высокий по доходности, низкий приоритет, «текучка». Это позволит вам расписать свой день в соответствии с данной матрицей.

Ошибка №4. Отвлечение от задач. Знаете ли вы, что многие могут потратить до трех часов в день, занимаясь тем, что отвлекает от работы. Подумайте, чего вы бы добились за это время! Будь то электронная почта, чат, социальные сети, друзья и коллеги с их проблемами — отвлечение не позволяет нам достичь той работоспособности, которую мы бы получили, посвятив задаче сто процентов своего времени.
Если вы хотите взять под контроль свое время, очень важно знать, как свести к минимуму все факторы, которые вас отвлекает (например, выключить скайп, по которому вы общаетесь с друзьями, и закрыть окна браузера с интересными, но не относящимися к вашей работе новостями).
Также нужно знать, как быть сконцентрированным даже тогда, когда вы столкнулись с отвлекающим фактором.

Ошибка №5. Промедление. Происходит, если вы откладываете на потом дела, на которых стоит сосредоточиться прямо сейчас. Когда вы медлите, вы чувствуете себя виноватым за то, что не начали в срок, а потом и ужас от того, сколько нужно сделать за короткий промежуток времени. В конечном счете вы не можете выполнить работу в срок.
Если промедление действительно присутствует в вашей жизни, примите на вооружение несколько полезных стратегий.
Одна из них заключается в том, чтобы пообещать себе начать работу над проектом в течение десяти минут. Часто нерешительные люди думают о выполнении задачи от начала до конца, что очень дезориентирует. Вместо этого, сосредоточьтесь на том, чтобы просто начать. Это требует совсем немного времени. Может быть полезным и составление планов действий. Нужно разбить крупные проекты на небольшие шаги, чтобы лучше понимать, что нужно сделать в первую очередь, а что следом. На каждый шаг отведите определенное время.

Ошибка №6. Вы берете на себя слишком многое. Вам трудно говорить «нет» людям? Если это так, наверное вы завалены чужими проектами. Рано или поздно это приведет к стрессу и потере производительности. Или, может быть, вы из тех менеджеров, кто настаивает на полном контроле. Вы никому не доверяете и считаете, что «чтобы было сделано хорошо, надо сделать это самому».
В любом случае, принимая на себя слишком большой объем работы, вы неэффективно используете свое время. В конечном счете, это скажется на сделанном продукте.
Чтобы этого не происходило, нужно овладеть очень тонким искусством говорить «да» человеку, но «нет» работе, которую он хочет на вас взвалить. Этот навык поможет вам сохранить хорошую обстановку в коллективе и остаться уверенным в себе.

Ошибка №7. Трудоголизм. Некоторые люди получают своего рода удовольствие от постоянных забот. Постоянные дедлайны, бесконечные груды электронных писем, груды файлов на столе, погоня за выполнением планов.. Прилив адреналина!
Проблема в том, что трудоголизм редко означает эффективность, чаще стресс или депрессию.

Ошибка №8. Многозадачность. Чтобы перевыполнить планы, некоторые из нас пишут письма в то время во время звонков клиентам. Несмотря на то, что умение выполнять несколько задач одновременно считается плюсом, однако, время на выполнение двух задач одновременно по статистике больше на 20-40 процентов времени, которое будет тратиться на каждую из задач последовательно. Это не говоря уже о том, обе задачи будут выполнены плохо — в нашем примере, письма будут полны ошибок, а клиенты будут недовольны отсутствием концентрации.
Таким образом, лучше забыть о многозадачности, и сосредотачиваться на чем то одном.

Ошибка №9. Некачественный отдых. Приятно думать, что вы можете проработать 8-10 часов без перерыва, особенно когда вы работаете в условиях дедлайна. Но отсутствие перерывов отрицательно скажется на сосредоточенности и, в конечном счете, на качестве выполненной работы. Мозгу нужно некоторое время отдохнуть и «подзарядиться», так что не считайте перерыв пустой тратой времени.
Если вам трудно следить за рабочим процессом, делайте график перерывов и ставьте сигнал будильника в соответствии и ним. Проведите перерыв, прогуливаясь в парке, за чашкой кофе или просто посидите и помедитируйте прямо за рабочим местом. Попробуйте устраивать пятиминутный перерыв каждый час или два. Убедитесь, что у вас есть достаточно времени на обед — вы не будете работать эффективно, если голодны.

Ошибка №10. Неэффективное планирование задач. Вы жаворонок? Или прилив энергии бывает у вас ближе к вечеру? У каждого из нас разные ритмы, то есть разное время суток, когда мы чувствует меся наиболее продуктивными.
Планируйте в соответствии с вашим биологическим ритмом выполнение задач.

Успешной и эффективной вам работы и продвижения вверх по карьерной лестнице!

5 главных ошибок в тайм-менеджменте, которые мешают нам всё успевать

Мы составляем список задач и пытаемся придерживаться расписания несмотря ни на что. Но, как бы мы ни старались, всё равно будут появляться новые и срочные задачи. Список становится длиннее, а мы не можем отделаться от ощущения, что время буквально ускользает из рук. Так давайте разберёмся, какие ошибки мы чаще всего совершаем и как грамотно распоряжаться своим временем.

1. Не расставляем приоритеты

Конечно, список задач — это эффективный способ навести порядок в своих мыслях о том, что необходимо сделать. Но если не расставлять приоритеты, то наиболее важное дело может попросту выпасть из поля зрения. Нужно понимать направление, цель своей деятельности, а не перескакивать с одного задания на другое. Неправильная расстановка приоритетов может многое сказать о сложившейся рабочей обстановке.

Многие, работая в команде, чувствуют дискомфорт, когда начальство или коллеги просят их что-то сделать: они откладывают свои текущие задания, не расставляют приоритеты, а потом не успевают за своим расписанием. Поэтому, если вы занимаетесь планированием своего дня, недели или месяца, спросите себя, какая задача является для вас наиболее важной в этот период.

Часто получается так, что работа над важной задачей занимает все мысли и постепенно перетекает в прокрастинацию. Потому что обычно она требует серьёзных умственных усилий и полной сфокусированности. Куда соблазнительнее весь день заниматься небольшими пятиминутными делами, чем одной большой задачей, которая даётся нелегко, хотя и приносит в итоге большую отдачу.

2. Переоцениваем свои силы

Переоценка своих возможностей — известный грех в тайм-менеджменте. Когда думаешь, что выполнение задачи займёт от силы пару минут, а она съедает как минимум полчаса. Чтобы избежать такой ситуации, перед началом работы где-нибудь запишите, сколько времени вы собираетесь потратить на её.

Если задача займёт 25–30 минут, обязательно поместите её в расписание.

Ещё один совет: подумайте дважды, сколько времени на самом деле может занять выполнение задания.

Если вы уверены, что работа на 30 минут, отведите на неё в своём расписании час для подстраховки. В противном случае вы можете стать одним из тех несчастных трудоголиков, что работают всю ночь напролёт.

В начале рабочего дня уделите 10 минут проверке своего расписания. Факт: 10 минут планирования с утра сэкономят вам час в течение рабочего дня. Но не загружайте своё расписание целиком, не забудьте оставить свободное время для новых и/или непредвиденных задач.

3. Отвлекаемся

Рассеянное внимание — главная причина прокрастинации. И больше всего от работы нас отвлекают социальные сети и почта. Чтобы этого избежать, рекомендуем отключать уведомления о входящих, когда вы пытаетесь сфокусироваться на нюансах задания, или указать интервал для оповещений, например через каждые три часа. Это поможет не отвлекаться на письма каждые две минуты.

Есть ещё один отличный способ: выделить в расписании особое время, которое вы будете тратить на работу с входящими. Постоянно проверять почту — значит уделять ей недостаточно внимания: вы быстро просматриваете письмо и так же быстро отправляете ответ, зачастую неточный и с опечатками. Извиняться и повторно объяснять, что вы на самом деле имели в виду, — неоправданная трата времени, которой можно было бы избежать.

Читать еще:  Совмещение должностей в штатном расписании

Беспорядок также может сильно отвлекать. Разбросанные папки с бумагами на столе, хаос в канцелярских принадлежностях, заметки, которые невозможно найти в этом бардаке… Возьмите себе за правило убираться на столе каждый раз в конце недели и безжалостно выкидывайте бумаги, которые вам не пригодились и вряд ли будут нужны.

4. Думаем, что подсчёт затраченного времени — это лишнее

Есть два способа освободить время: игнорировать новые задачи или рационализировать его использование. Но пока вы не начнёте следить, сколько времени тратите на то или иное занятие, не узнаете, какой из способов подходит вам.

Неделю или две попробуйте засекать время, которое вы тратите на выполнение рабочих заданий. Это поможет увидеть и проанализировать то, как вы тратите время, а в дальнейшем — избежать своих же ошибок.

Вас постоянно прерывают телефонные звонки или стук в дверь? Вы слишком много времени проводите в Сети или слишком часто проверяете почту? Посмотрите, сколько времени уходит у вас на эти малопродуктивные дела, и выработайте стратегию — игнорировать их или уменьшать количество.

5. Верим в мультизадачность

Эксперты по тайм-менеджменту твердят в один голос: такой вещи, как мультизадачность, не существует. То, что обычно обозначают термином «мультизадачность», на деле является метаниями от одной задачи к другой, и ничего хорошего в этом нет.

Для лучшего результата нужно сконцентрироваться на одной задаче, поставить таймер и работать в обозначенное время только над ней.

Повторяйте про себя как мантру: «Прямо сейчас я доделаю это задание», — и вы не будете перескакивать с одной задачи на другую.

5 ошибок в тайм-менеджменте, которые вы совершаете

Ворох деловых бумаг на столе и бесконечное количество времени, затрачиваемое на проверку электронной почты, — это только две преграды из огромного множества, которые стоят на пути к успеху. Как тратить время эффективно и все успевать?

Чтобы справиться со всеми делами, мы пытаемся придерживаться планов и расписаний, но порой, несмотря на все прилагаемые усилия, проблемы и задачи накрывают нас с головой. Списки дел становятся все длиннее, и кажется, что время течет сквозь пальцы.

Исследование онлайн-сервиса по контролю рабочего времени Toggl выявило следующие пять ошибок, которые стоят нам драгоценного времени.

1. Отсутствие приоритетов в задачах

Списки текущих дел помогают эффективно распоряжаться временем, но отсутствие приоритетов часто приводит к тому, что самые важные задачи ускользают из поля зрения. «Если у вас нет цели, вы просто мечетесь от одного задания к другому», — предупреждает бизнес-тренер по продуктивности Кимберли Мэдлок. Отсутствие приоритетов может быть следствием хаоса на вашем рабочем месте, признаком неблагоприятной рабочей обстановки или же завышенных ожиданий.

Не задавайтесь вопросом «Что я хочу сделать?», спрашивайте себя «Над чем мне нужно поработать?»

Алари Ахо, CEO сервиса Toggl, отмечает, что большинство людей, работающих в команде, чувствуют определенное давление: они обязаны делать то, что их просят коллеги или начальство, поэтому не могут самостоятельно расставлять приоритеты в текущих делах. Планируя день, неделю или даже месяц, спрашивайте себя о самых важных задачах. Не задавайтесь вопросом «Что я хочу сделать?», спрашивайте себя «Над чем мне нужно поработать?».

«Часто важная задача, то, над чем действительно необходимо хорошо подумать, становится проблемой, которая вызывает прокрастинацию, поскольку задача требует силы духа и фокусировки», — говорит Кимберли Мэдлок. Поэтому нам гораздо приятнее делать небольшие пятиминутные задания в течение дня, а не сосредотачиваться на заданиях, подразумевающих большие усилия и внимание, даже если их выполнение будет подобно сдвигу глыбы.

2. Недооценка необходимых усилий

Даже успешные люди часто наступают на эти грабли. Они думают, что так или иная задача займет всего пять минут, а в конечном счете тратят на нее час. В такую ловушку чаще всего попадают трудоголики и перфекционисты, которые не хотят упускать возможность что-либо сделать или улучшить, при этом не считая, сколько времени это может занять. Чтобы избежать этой ошибки в тайм-менеджменте, Мэдлок рекомендует фиксировать приблизительное количество времени, которое отнимет каждая задача в текущем списке дел.

Если выполнение задачи оценивается в 25-30 минут, она обязательно должна быть зафиксирована в календаре. При этом необходимо удваивать количество времени, которое, по вашем мнению, потребуется.

Перед началом рабочего дня потратьте 10 минут на расписание. Потому что каждые 10 минут, которые вы тратите на планирование, на самом деле спасает часы, уверен Алари Ахо. Но не стоит устанавливать слишком жесткие рамки — оставьте немного времени для срочных задач.

3. Управление отвлекающими факторами

Такое поведение — триггер для прокрастинации. Больше всего нас отвлекают электронная почта и социальные сети. Для решения этой проблемы Кимберли Мэдлок советует отключать почтовые уведомления в те моменты, когда вы пытаетесь сфокусироваться на определенной задаче, или хотя бы настроить уведомления таким образом, чтобы они приходили, например, раз в час.

«Постоянно проверяя почту, вы часто отвечаете на письма моментально, даже не читая внимательно их содержание, — говорит Мэдлок. – В результате еще больше времени уходит на извинения и пояснения».

Чтобы навести порядок в голове, нужно прежде всего разобраться с беспорядком на рабочем столе. Горы бумаг притягивают ваше внимание на протяжении всего дня, они постоянно напоминают о том, чего вы еще не сделали. В конце дня убирайте те бумаги, которых на столе быть не должно.

4. Мнение о том, что контроль времени — это лишняя трата времени

Единственные два способа найти больше времени — это избавиться от каких-либо дел или что-то упростить. Поэтому до тех пор, пока вы не начнете следить за временем, вы не узнаете, от чего вы можете избавиться и что вы можете оптимизировать. И хотя внесение в блокнот каждой задачи, которую вы решаете в течение дня, может показаться лишней тратой времени, на самом деле именно этот метод позволит вскрыть ошибки, которые вы совершаете в тайм-менеджменте.

Если в течение одной или двух недель вы будете отслеживать, чем вы занимаетесь, это поможет вам понять, что мешает вам работать эффективнее. Возможно, вы постоянно прерываетесь на телефонные звонки или коллеги постоянно стучат в вашу дверь? Вы надолго засиживаетесь в интернете или слишком часто проверяете почту? Цифры не лгут. Посмотрев и проанализировав свои записи, вы поймете, как можно лучше выстроить свою работы.

5. Выполнение нескольких дел одновременно

Такого явления, как мультизадачность, на самом деле не существует. То, что мы называем этим словом, является не чем иным, как перераспределением задач, и это очень вредит работе нашего мозга. «Мозг предназначен для того, чтобы думать, а не управлять списками дел», — высказывает свое мнение Кимберли Мэдлок. Сосредоточенность на одном деле подразумевает, что вы следите за временем и сфокусированы на конкретной задаче. Повторяйте, как мантру, фразы вроде «сейчас я готовлю презентацию» — это поможет вам дольше оставаться сконцентрированными и не переключаться на другие задачи.

Автор: Лиза Эванс

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

11 ошибок тайм-менеджмента, которые совершают успешные люди, и способы их исправления

Вы испытываете чувство, словно вы постоянно работаете, но это не приносит результатов, которых вы хотите? Вы не одиноки. Это проблема, которую должны преодолеть практически все талантливые предприниматели. К сожалению, многие люди в отчаянии пытаются применять техники тайм-менеджмента, которые лишь усложняют проблему отсутствия времени.

Избегайте следующих 11 распространённых ловушек тайм-менеджмента, в которые попадается большинство предпринимателей. Узнайте способы, которые помогут вам решить проблему плохого управления временем, и вы избавитесь от этой головной боли навсегда.

1. Отрицание факта, что у вас есть проблемы, связанные с тайм-менеджментом

Порой я говорил себе: «Будь у меня больше времени, я бы справился с X, Y и Z». Разумеется, мы не можем иметь в своём распоряжении больше 24 часов в сутки, так зачем тратить нашу ментальную энергию на пустые жалобы?

«Жалобы на то, что времени всегда не хватает, никак не смогут добавить вам времени. Они лишь на момент заставляют вас почувствовать себя лучше», — пишет Джон Машни в своей статье на Medium. «Но это чрезвычайно вредная тактика. Жалоба на недостаток времени не даёт вам осознать реальность: что-то работает неправильно».

Перестаньте говорить о том, что у вас недостаточно времени на завершение ваших задач. Вместо этого признайте, что вам необходимо лучше управлять своим временем и начать экспериментировать с техниками, которые помогут вам в достижении своих целей.

2. Пренебрежение планированием

«Важно планировать ваш день для максимальной эффективности. Не обязательно расписывать каждую минуту своего времени, но постарайтесь установить ежедневные цели, включая задачи, которые вы хотите завершить, а затем расположите их в порядке важности», — предлагает Шонсе Мэддокс из Calendar, которая рекомендует подготовку и мозговой штурм для экономии времени и энергии.

Потратьте несколько минут своего вечера на то, чтобы выложить свою одежду и приготовить еду на завтра. Просмотр календаря подготовит вас психически, сэкономит время утром и снизит усталость от решений. Вне зависимости от того, используете ли вы специальное приложение-календарь или сами набрасываете на бумаге список дел, планирование вашего дня предоставляет вам структуру, которая позволяет избавиться от постоянных мыслей о том, что делать дальше.

3. Позволять «срочному» взять верх над «важным»

Проведение границы между «срочным» и «важным» — это вызов для большинства предпринимателей. Как вы можете тушить пожар, если спешите на встречу с инвестором?

Я использую матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь себя расставить задачи в порядке приоритета, чтобы я не позволял срочности захватить контроль над моим распорядком. Возьмите все свои задачи и расположите их в четырёх квадратах:

  • Сделать первым делом. Это самые важные обязанности, с которыми вы должны закончить сегодня или завтра.
  • Запланировать. Важные задачи, которые не требуют срочности, поэтому вы можете разместить их в своём календаре.
  • Делегировать. Если у вас есть необходимые задачи, которые вам не важны, то вы можете поручить их другим людям.
  • Не делать. Какие задачи не важны и не требуют срочности? Удалите их из своих списков и добавьте их в список «можно заняться, если будет возможность».

4. Неправильный подход к делегированию

Предприниматели гордятся званием мастеров на все руки, но вам не обязательно участвовать в каждом этапе своего бизнеса. Будьте в курсе происходящего, но оставьте своё эго за дверью и делегируйте нужные задачи подходящим для этого людям.

Если у вас нет персонала, отдайте определённую работу фрилансерам на аутсорс. Например, вы можете нанять личного ассистента, чтобы он управлял вашим календарём, электронной почтой, профилями в социальных сетях или блогом. Личные ассистенты также могут позаботиться о личных поручениях, рекрутинге, бронировании билетов на самолёты и номеров в отелях для грядущих деловых поездок.

5. Необходимость рано просыпаться

Уделите время тому, чтобы прочитать другие статьи о тайм-менеджменте. Вы обнаружите, что один из самых распространённых советов, которыми делятся их авторы – просыпаться пораньше. Как человек, который сам практикует эту привычку, я полностью понимаю её смысл. Давайте представим, что вы проснулись на час раньше. Вы можете использовать это время для работы со своим календарём, для занятий спортом, здорового завтрака, чтения или очистки вашей электронной почты, не отвлекаясь на внешние факторы.

Читать еще:  Целевая аудитория социальных сетей

Но вот в чём загвоздка. Одной установки будильника на четыре утра недостаточно для тайм-менеджмента. Весь секрет здесь в том, чтобы достигнуть пиковой продуктивности и выделять временные блоки для концентрации на приоритетных задачах. Думайте об этом именно так. Если вы сова, вы будете несчастны, если начнёте просыпаться в какое-то невероятное время.

Планируйте свои дни так, чтобы работать над самыми важными задачами, когда у вас есть максимум энергии и концентрации. Если ваш пик приходится на закат, то вы должны выделять это время для концентрации на самых важных задачах. Это куда более эффективная стратегия, чем пустая борьба с внутренними часами вашего организма.

6. Отсутствие гибкости

Вне зависимости от того, насколько тщательно вы планируете свой день, вас обязательно будут отвлекать. Вот почему так важно, чтобы ваш календарь оставлял место для гибкости. Например, в какой-то день всё идёт точно по плану, пока после обеда перед вами не появляется важный клиент, сообщающий о технической проблеме с их программным обеспечением.

Мне и моей команде пришлось бы перестать работать над тем, чем мы занимались, но, к счастью, обычно у меня есть свободный час после обеда – и он всегда чем-то заполняется. В большинстве случаев работа на этот час находится во время чтения электронных писем, разговоров с командой или для того, чтобы втиснуть в этот час важного клиента, который не назначал встречу. Так или иначе, благодаря этому свободному времени в моём календаре я способен реагировать на проблемы клиентов, не перестраивая своё расписание и задачи в моём списке дел.

7. Быть «идеальным»

Все мы стремимся делать свою работу качественно, но постоянное стремление к идеальности – это нереалистично. Очень часто давление, которые мы оказываем на себя в попытке «быть идеальными», приводит нас к тому, что мы давим на других людей из-за их проблем. Оно того не стоит.

Приведём в пример Стива Джобса. Хотя его перфекционизм позволил ему создать одни из самых культовых продуктов в современной истории – это также приводило к тому, что на разработку продуктов уходило больше времени, а споры с сотрудниками возникали чаще. Будучи предпринимателем, вы уже знаете, что вы не можете позволить себе оттягивать разработку продуктов или услуг безгранично. Если вы будете откладывать выполнение работы, то будьте уверенны, что рано или поздно найдётся тот, кто вас обойдёт.

8. Чрезмерное и недостаточное выделение времени

Мы склонны неверно оценивать время, требуемое нам для выполнения задачи. Мы оцениваем, что какая-то задача займёт лишь час, в то время как эта цифра оказывается ближе к двум часам. Порой происходит наоборот, но в любом случае это вносит сумятицу в наш распорядок. Всё, что предполагалось сделать сегодня, должно быть отложено до завтра.

Не всегда легко определить, сколько замёт завершение той или иной задачи – но обычно она занимает больше времени, чем вы могли бы подумать. Лучшее решение в этой ситуации – вести учёт времени хотя бы в течение недели, чтобы увидеть, на что вы тратите своё время. Вы можете заниматься этим вручную, используя блокнот, или воспользоваться программами для отслеживания времени.

9. Ежедневно очищать ваше рабочее пространство

Значит ли это, что вы должны оставлять обёртки от еды у себя на столе? Нет. Должны ли вы брать файл или какой-то инструмент, а затем никогда не возвращать его на место? Разумеется, нет. Первое – это просто негигиенично, в то время как отказ возвращать вещи на свои места приводит к постоянному поиску нужных вещей там, где им быть не положено.

Что я имею в виду, так это то, что вполне нормально иметь лёгкий беспорядок на рабочем столе. Одно исследование обнаружило, что неубранный стол способен приводить к росту креативности. Поэтому, если у вас нет времени, нет необходимости напрягать себя из-за небольшого беспорядка. Лично я выделяю последний послеобеденный час пятницы для очистки и организации своего рабочего пространства. Конец недели обычно утомляет, а эта простая продуктивная задача позволяет мне заканчивать свою рабочую неделю на высокой ноте.

10. Работать без остановки

Масса предпринимателей гордится собой за то, что они работают невероятное количество часов в своих стартапах. Например, Илон Маск известен тем, что работает по 80 часов в неделю. Истина заключается в том, что, сколько бы вы не пытались на себя взвалить, всем людям необходимы перерывы для восстановления. Мне и самому приходилось отрабатывать 80 часов в неделю. Это жёстко и для вас, и для всех остальных.

Ваш перерыв может быть 10-минутной прогулкой, но старайтесь отсоединяться и проводить часы вне работы. Серьёзно, заставляйте себя брать перерывы и отсоединяться – купите подвижный стол и двигайте его туда и обратно по паре раз в день. Ходите на прогулки, пока вы проводите совещания по телефону – здесь всё будет полезным.

11. Никогда не искать систему тайм-менеджмента, которая работает лично для вас

Недостатка стратегий и хитростей тайм-менеджмента явно нет, но нет никакого универсального подхода для управления временем. Что работает для одного предпринимателя, может оказаться неподходящим для вас.

Экспериментируйте с разными техниками тайм-менеджмента, пока вы не найдёте систему, которая работает лучше всего для вас. Это потребует ряда проб и ошибок, но пока вы эффективно управляете своим временем, вы способны победить часы.

7 главных ошибок тайм-менеджмента

Управление временем – один из самых важных навыков в жизни современного человека. Именно поэтому сегодня можно найти огромное количество методик, которые ему обучают. Однако в процессе тайм-менеджмента люди совершают разные ошибки, не позволяющие получить от практики действительно хороший результат. Возможно, их совершаете и вы, и если вам удастся искоренить их, у вас появится больше времени для важных дел. Недостаток отдыха, мультизадачность, отсутствие системы приоритетов – все это характерно и для самых продуктивных людей. Но теперь вы узнаете, как исправить свои недочеты.

Вы прокрастинируете

Мы все подвержены прокрастинации. Согласитесь, это куда приятней – посмотреть еще одно чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то сесть за работу над новым проектом. В результате вы теряете время и не получаете никакой существенной пользы.

С прокрастинацией сложно бороться, но способы есть. Просто пообещайте себе сделать только один маленький шаг. Например, открыть Google Docs, где вы работаете над статьями. Это ведь ни к чему вас не обязывает, не так ли? Но это незначительное действие позволяет оторваться от бесполезных занятий. В итоге вам уже гораздо проще сделать следующий шаг – продолжить работу над текстом.

У вас слишком мало перерывов и отдыха

Вы все-таки смогли преодолеть прокрастинацию и решили дать жару своей работе. Проходит час, другой, третий, но что-то идет не так. Вы все равно не успеваете сделать то, что запланировали. Что происходит?

Люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к падению производительности и повышает уровень стресса. Многочисленными исследованиями доказано, что наш ум не может ясно мыслить дольше 90 минут. По истечению этого срока внимание рассеивается и вы просто не способны сфокусироваться на чем-то одном.

Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут на каждые 50-90 минут работы. При этом очень важно действительно оторваться от работы и переключиться на что-то совершенно другое. Если вы заняты сидячим умственным трудом, займитесь физической активностью, к примеру, сделайте зарядку или прогуляйтесь.

Вы работаете в режиме мультизадачности

Делать одновременно несколько задач – это кажется таким продуктивным! Но так только кажется. Наш мозг в принципе не способен концентрироваться на двух вещах сразу. Так что вы не делаете много дел сразу – вы просто очень быстро переключаетесь между ними. И если для каких-то несложных задач (вроде уборки квартиры и одновременного приготовления еды) это еще работает, то для сложной умственной работы такой подход уже не подходит.

Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами.

Вы не отслеживаете свое время

Как много драгоценных минут вы тратите на утренний душ, проверку электронной почты в течение дня или пустые поболтушки в соцсетях? А сколько времени вам нужно на совершение того или иного типа повседневной работы? Как часто вы ошибаетесь, планируя слишком мало времени на ту или иную задачу?

Если вы не можете уверенно ответить на эти вопросы, вы тоже подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные дела и чересчур мало на существенные. Отслеживайте свое время и анализируйте полученные результаты. Подумайте, на чем можно сэкономить, а на что нужно выделить больше времени.

Вы не умеете ставить приоритеты

Многие люди не осознают важности ранжирования при планировании своего дня. Существуют не только срочные дела или те, что могут подождать, но еще и важные и несущественные. Правильно расставляя приоритеты, вы будете уверены, что тратите время с пользой на то, что реально приближает вас к вашим целям.

Самым простым способом ранжирования дел является матрица Эйзенхауера. Разделите все дела по двум критериям: важности и срочности. После этого расчертите лист бумаги на 4 части и поместите каждую задачу в соответствующую ячейку:Порядок выполнения дел будет следующим:

  1. Важные и срочные.
  2. Не важные и срочные.
  3. Важные и не срочные.
  4. Не важные и не срочные.

Действуя так, уже через несколько дней вы заметите, что стали больше успевать, а дела перестали накапливаться.

Вы берете на себя слишком много работы

Тайм-менеджмент не означает работать много. Он означает работать, при этом чувствуя себя человеком, а не рабом на галере. К тому же перегруженность снижает производительность. Спешка и постоянный страх не успеть повышают активность симпато-адреналовой системы, которая мешает мыслить ясно и увеличивает уровень стресса.

Не берите на себя слишком много, а если берете, выделяйте для этого достаточно времени. Проанализируйте вашу предыдущую работу. Определите свой уровень комфортной загруженности и не заходите слишком далеко за его рамки. Это как спортивные тренировки: если вы начнете тренироваться день и ночь, то будете выглядеть как узник концлагеря, а не атлет.

Вы слишком много отвлекаетесь

Думаем, что не ошибемся, если скажем, что ошибка множества людей состоит в том, что они попросту отвлекаются от каких-то чрезвычайных дел. Хорошо, если эти отвлечения позволяют чему-то научиться, но зачастую мы просто теряем время: на звонки, сообщения, мемы и смешные видео и кучу других вещей. Это не только отбирает время, но еще и снижает продуктивность: мозг переходит в режим многозадачности и фокус внимания сбивается.

Читать еще:  Роялти и паушальный взнос во франчайзинге

Сделайте недоступными отвлекающие факторы: выключите уведомления, отложите телефон в сторону. Если же вдруг обнаруживаете себя листающим ленту инстаграма или занимающимся чем-то другим не менее «полезным», постарайтесь вспомнить, каковы ваши истинные цели, и что нужно делать, чтобы достичь их.

Чтобы тайм-менеджмент работал на вас и делал вашу жизнь лучше, возьмите на заметку все, о чем мы поговорили. Резюмировать сказанное можно так:

  • Начинайте с малого, чтобы победить прокрастинацию.
  • Делайте перерывы не реже чем каждые 50-90 минут.
  • Отслеживайте, на что вы тратите свое время, и ищите возможность его сэкономить.
  • Планируйте свое время так, чтобы вам не приходилось слишком быстро переключаться между разными задачами.
  • В первую очередь делайте самые важные и срочные дела.
  • Берите на себя столько работы, сколько вы действительно можете осилить.
  • Избавьтесь от всего, что вас отвлекает.

Эти нехитрые правила помогут вам в разы повысить свою продуктивность и перестать терять драгоценные минуты. Начните пользоваться ими сегодня, и уже завтра вы будете довольны собой. Желаем удачи!

13 ошибок тайм-менеджмента: как все успевать

У вас гора дел, вы полны энергии и энтузиазма, крутитесь как белка в колесе, но приближается вечер, а дела все еще не разобраны? Причин этому может быть много, и все они являются ошибками тайм-менеджмента. Рассмотрим основные из них.

У вас нет плана

Золотое правило достижения успеха – определение целей и выработка плана. На любом курсе по финансовой грамотности, в первую очередь, обращают внимание на план и расстановку целей.

Без конкретных целей, оформленных в словесную форму, сложнее достичь желаемого, поскольку вы не осознаете, на каком этапе находитесь, сколько еще действий нужно совершить, как переставить приоритеты. Эффект от планирования и целеполагания усиливается, если разделить цели на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Так вы облегчите и стабилизируете движение к главной цели через цепочку промежуточных показателей.

Например, ваша долгосрочная цель – собрать капитал суммой $1 млн через 15 лет. Среднесрочные цели – стать лидером в своей нише через 5 лет, иметь годовую выручку в размере 1 млн руб. каждый месяц и т. д. Краткосрочные цели – ежедневно получать доходов не менее 30 тысяч через бизнес, инвестиции, другие виды заработка.

Важно не просто проговорить мысленно желаемые цели, но и записать их. Потратьте десять минут на составление списка и сэкономьте сотни часов в будущем. Если с долгосрочными и среднесрочными целями все просто и они заносятся в список нечасто, то ежедневные планы нужно расписывать по утрам или вечером до отхода ко сну. Заведите привычку составлять такие планы, еще лучше использовать для этого обычные бумагу и ручку, а не электронные гаджеты. Ничто не заменит удовольствия от вычеркивания из списка выполненных задач.

Вы не расставляете приоритеты

Вы составили список дел на день. Теперь определите, какие из них важны, какие желательны к выполнению. Можно обвести в круг самые важные задачи – их необходимо выполнить обязательно. Либо буквально расставьте цифры: «1» – сделать в первую очередь, «2» – следующая задача и т. д.

Самые важные задачи, как правило, самые трудные, а их своевременное выполнение повышает самооценку и снижает чувство тревоги или подавленности. Если вы укажете к ним высокий приоритет, то возьметесь за них сразу, а следовательно, останутся мелкие и несложные.

Для определения значимости дел можно использовать матрицу Эйзенхауэра:

  1. Возьмите лист бумаги.
  2. Разделите его на четыре части.
  3. В первый квадрант запишите дела, которые нужно завершить сегодня.
  4. Во второй – важные дела, но сроки по ним не горят. Их можно выполнить при наличии свободного времени, после первого пункта.
  5. В третий – срочные дела, которые можно передать другим, поскольку вы не успеваете ими заняться.
  6. В четвертый – малозначимые задачи, которые не имеют ни важности, ни срочности. Выполняются при наличии свободного времени и настроения.

Не конкретизируете

Чем точнее указана задача или цель, тем больше шансов достичь ее. К примеру, такая размытая формулировка, как «Уборка», не дает конкретных указаний, не ограничивает и не дисциплинирует. Если же вместо этого четко указать «Вымыть окна, постирать и погладить все вещи, пропылесосить в зале и почистить вытяжку», то вы ясно осознаете, чем нужно заняться, не тратите время на действия, которые не в приоритете на настоящий момент.

То же самое в деловой сфере. Цель «Стать богатым» не мотивирует, а вот «Накопить 500 тысяч рублей к 2025 году» более реальная и подстегивает к активным действиям.

Пытаетесь совместить несколько целей

Стремление к максимальной производительности похвально, но не всегда правильно. Если вы выполняете механические действия, то нет ничего страшного в совмещении уборки на рабочем месте с прослушиванием аудиолекции о продажах. Эффективный тайм-менеджмент на лицо.

Но когда речь идет о задачах, требующих концентрации внимания, подобная методика не работает. Скорее всего, вы плохо сделаете оба дела. Не надо одновременно разговаривать с клиентом и заполнять отчет. Да, в истории известны личности, которые могли качественно выполнять несколько задач одновременно, но это исключение из правил и редкость. Лучше выберите из двух дел более важное по приоритету и займитесь им, а затем переходите ко второму.

Вы часто отвлекаетесь

Ошибка крайне актуальна для специалистов, переведенных на удаленный режим. Если вы сидите уже два часа за отчетом и через каждые три предложения завариваете чай, звоните знакомым, заводите интересную беседу с домашними, смотрите видеоролики или невольно присоединяетесь к просмотру телевизора с семьей, то необходимо задуматься об оптимизации рабочего места.

Такие ситуации возможны и в офисе – вы отвлекаетесь на разговоры с коллегами или не замечаете, как оказываетесь в соцсетях или на «Википедии». Причин такому поведению может быть несколько:

  • вам неинтересна выполняемая работа;
  • вы давно не выполняли подобную работу и ваш мозг пытается отвлечь вас на то, к чему привык;
  • не продуманы условия для работы.

В зависимости от причин ищите пути исправления:

  • работайте над мотивацией, используйте технологию SMART;
  • попробуйте ненадолго отложить работу и заняться другими делами, а затем вновь вернитесь к первоначальному делу;
  • создайте удобную рабочую среду – используйте наушники или беруши, чтобы не отвлекаться на посторонние звуки, предупредите коллег/членов семьи, что вы заняты важной работой, не садитесь за работу в комнате, в которой играют дети, включен телевизор или ведется оживленная беседа.

Не уделяете внимание порядку

Психологи давно выяснили, что порядок нужен во всем: в физическом пространстве и в голове. Если на вашем рабочем столе невозможно отыскать нужные документы, вы не только теряете время, но и нервничаете и расстраиваетесь, что снижает производительность.

Старайтесь поддерживать чистоту и порядок вокруг себя. Так вы не будете тратить время и нервные клетки на поиск необходимых вещей. Бонусом же станет заметная упорядоченность мыслей и выполнение поставленного плана.

Наводите порядок, проводите влажную уборку, поставьте рядом увлажнитель воздуха, и вам будет приятнее садиться за дела.

Прокрастинация

Синдром откладывания важных дел до последнего с растущим чувством вины и тревоги. При этом человек берет на себя обязательства и выражает готовность выполнить дела. Не путайте прокрастинацию с обычной ленью. Первая является психическим явлением и связана с нарушениями в психике – неуверенность в себе, страх принятия решений, отсутствие мотивации, депрессия и пр.

Как побороть прокрастинацию:

  1. Не отвлекайтесь и контролируйте себя. Ограничьте посещение социальных сетей, развлекательного контента, частые приемы пищи и перекуры. Используйте программы-планировщики.
  2. Примите себя таким, какой есть, с достоинствами и недостатками. Признайте наличие лени в своем характере и сделайте ее одним из инструментов, с которым нужно работать при выполнении запланированных задач.
  3. Переключайтесь. Если дело никак не двигается с места, займитесь другими полезными задачами – уборка, чтение, зарядка и пр.
  4. Если проблемы с откладыванием дел серьезные и самостоятельно не решаются, обратитесь к психологу.

Безотказность

Когда вас просят о помощи, вы не можете отказать и тратите время, несмотря на собственный дедлайн. Причины неумения говорить «Нет» кроются в психике, но можно справиться с ними с помощью убеждения:

  • если из-за просьбы другого человека вы не успеете выполнить свою работу, вы пострадаете намного больше и испытаете сильнейший стресс;
  • вы никому ничего не должны;
  • ответ «Нет» не является грубостью, многое зависит от того, как сообщить отказ.

Если вам сложно отказать товарищу, то идите на компромисс – сообщите о своей занятости и предложите заняться его делом, когда вы освободитесь.

Не отдыхаете

Кажется, что этот пункт противоречит предыдущим, но речь о реальном отдыхе. Если вы за работой бегаете заваривать чай и глотаете его перед монитором или выходите покурить, то это не отдых. Иногда нужно переключаться, чтобы набраться сил, вдохновения, найти новое решение. Оставьте дела на 5–10 минут и прогуляйтесь по коридору, выйдете на балкон и подышите свежим воздухом. Если вы работаете дома, то прилягте и расслабьтесь.

Дайте голове и телу отдохнуть и с новыми силами приступайте к делу. Вы заметите, как напряжение спадет, а энтузиазма станет больше.

Не учитываете индивидуальные особенности

У каждого человека есть свой биологический ритм, периоды активности и спада. Если ваш организм энергичен по вечерам, а вы работаете утром, то продуктивность поднять будет сложно. Старайтесь распределять дела таким образом, чтобы их выполнение попадало на период вашего подъема.

Еще учитывайте, что люди делятся на сов и жаворонков. Если вам трудно вставать по утрам, и вы приходите на работу разбитым, обсудите с руководством смену графика, либо попробуйте наладить сон – обеспечьте организму выработку мелатонина: спите в полной тишине и темноте, приобретите умный будильник для пробуждения в фазе короткого сна.

Нет гибкости в графике

Планируя дела на день, оставляйте «форточку» длительность 30–60 минут. Она нужна для решения внеплановых задач. Если ваш график очень плотный, то любой форс-мажор разрушит тщательно продуманный план и отдалит от поставленных целей.

Даже если никаких непредвиденных ситуаций не произойдет, этот период можно использовать для дел из четвертого квадранта – «когда-нибудь сделаю».

Не делегируете

Каким бы ответственным и добросовестным исполнителем вы ни были, при возможности поручить задачу другому человеку, не упускайте ее. Это может быть коллега. Вам нужна помощь – попросите о ней. Многие люди не любят просить из-за стеснительности, чувства обязанности или гордости, но в итоге страдают сами, пытаясь нести непосильный груз.

Если вы руководитель, давайте подчиненным полномочия и передавайте им задачи, оставив за собой пассивный контроль.

Не автоматизируете механические задачи

Все сталкивались с ситуацией, когда дело нужно завершить срочно, а вы застряли на техническом моменте – не можете вспомнить, как работает сканер, не получается настроить программу, забыли пароль от компьютера. Чтобы экономить время, заведите привычку делать для себя краткие инструкции к процессам, в которых плохо разбираетесь или прибегаете редко. Автоматизировав процесс, вы сэкономите время и не будете волноваться о горящих сроках.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector