Как сшивать кассовую книгу и отчет кассира

Как сшивать кассовую книгу и отчет кассира

Как сшивать кассовую книгу и отчет кассира

Кассовая книга не требует регистрации в налоговых органах. Тем не менее ее правильное ведение – актуальная задача для всех бухгалтеров. О том, как сшивать кассовую книгу и отчет кассира, чтобы избежать штрафных санкций за несоблюдение финансово-кассовой дисциплины, речь пойдет ниже.

Как подготовить кассовую книгу к подшивке

Так как не существует единых требований к ведению данного документа, на практике используется несколько способов его подшивания.

Кассовая книга в компании или организации ведется в единственном экземпляре. Как правило, бухгалтеры заводят ее на один календарный год, однако в некоторых случаях ею могут пользоваться на протяжении всего лишь одного месяца или квартала. Это определяется интенсивностью использования документа и количеством записей об оборотах по кассе, вносимых в книгу.

Требование о подшивании книги обусловлено необходимостью сохранения в ней всех вносимых сведений и исключения манипуляций с информацией. После прошивки книги и пронумерования ее листов удалить их незаметно или заменить другими уже будет невозможно.

В зависимости от того, как ведется этот журнал, существует и несколько способов его прошивки. Рассмотрим их подробнее.

В том случае, когда кассовая книга является обычным журналом для ручного заполнения формы КО-4, изготовленным в соответствии с требованиями пост. Госкомстата № 88 (с горизонтальным расположением страниц, состоящих из двух частей), она нумеруется и подшивается следующим образом:

  • Нумерация листов дублируется на каждой половине листа.
  • Сшиваются только переплетные листы, т.е. те, которые скреплены при помощи клея или скоб.

Если документ предназначен для машинописного заполнения, то информацию в него необходимо вносить посредством предварительной ее обработки бухгалтерскими программами («1С: Предприятие» или Excel). Правильно это можно сделать следующим образом:

  • Если в течение дня производились кассовые операции, кассир должен распечатать предварительно оформленную в соответствующем электронном формате страницу. Распечатка осуществляется в двух экземплярах, один из которых представляет собой вкладной лист рассматриваемого документа, а второй – отчет кассира (это является и ответом на вопрос, нужно ли сшивать отчет кассира).
  • Распечатанные экземпляры нумеруются и прошиваются (нумерация страниц начинается с момента заведения книги, с начала года или отчетного периода).

Дублирующие вкладные листы отчета кассира можно заполнять ручным способом с использованием копирки.

Важно! Правила ведения (заполнения, нумерации и прошивки) являются составной частью учетной политики, поэтому должны утверждаться специальным приказом по предприятию (организации).

Прошивка книги

По завершении отчетного периода на последнем листе кассовой книги кассир обязан сделать отметку о количестве заполненных листов. Они должны быть проверены, подписаны и сохраняться на протяжении года. Брошюрование и прошивка листов производится после окончания книги или по завершении года (периода ведения документа).

Прошивочная нить, выходящая из последнего листа книги, должна быть заклеена пломбой, на которой необходимо:

  • Указать общее количество прошитых листов.
  • Поставить подпись главного бухгалтера (или руководителя организации).
  • Заверить печатью (ее оттиск должен частично перекрывать лист книги и пломбу).

Электронный образец кассовой книги не прошивается, а заверение такого документа осуществляется при помощи цифровой подписи руководителя или главбуха.

Некоторые советы по прошивке (для документа, оформленного по форме КО-4):

  • Сшивать книгу следует еще до того, как в нее внесены какие-либо записи.
  • Нумеровать страницы необходимо шариковой ручкой, начиная с первой страницы.
  • Следите за тем, чтобы номера на сшиваемом листе и отрывном талоне дублировались.
  • Для прошивки лучше всего использовать суровую нить и пользоваться шилом.
  • Титульный лист и обложка кассовой книги не прошиваются.
  • Не следует сильно затягивать петлю нити на последней странице, т.к. это затруднит пользование документом.
  • Части нити после узла необходимо запломбировать куском картона с наклеенным на него листом белой бумаги.
  • Надписи на пломбе о количестве прошитых листов выполняются от руки.

Важно! С 07.04.2015 АО и ООО разрешено не иметь печатей (если это не оговорено особо в их уставных документах). Поэтому в таких организациях оттиск на пломбе не ставится.

Подшивать ли второй лист кассовой книги?

О порядке брошюрования кассовой книги, а также о том, требуется ли передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ираида Башкирова и Елена Королева.

Верно ли утверждение, что с 01.01.2012 отменено требование для кассовой книги, формируемой с применением технических средств, по оформлению в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», то есть теперь не нужно распечатывать и подшивать вкладной лист? В каком порядке подшивать листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств?

Листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах и подшиваются в хронологической последовательности, по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

В каком порядке брошюровать листы кассовой книги организация вправе определить самостоятельно.

Обоснование вывода. Согласно п. 5.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение), действующего с 1 января 2012 года, для учета поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства).

Указания по заполнению кассовой книги (форма N КО-4) на бумажном носителе утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, согласно которым каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая — заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах (абзац пятый п. 2.5 Положения).

При этом распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

До 1 января 2012 года действовал Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (признан утратившим силу Указанием ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У). Пунктом 24 указанного Порядка было предусмотрено, что ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В действующем с 1 января 2012 года Положении требование о передаче в бухгалтерию в качестве отчета кассира второго листа кассовой книги отсутствует.

Такое требование предусмотрено только для обособленных подразделений пунктом 5.6 Положения, согласно которому обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги (в случае оформления кассовой книги на бумажном носителе) или второй экземпляр листа кассовой книги, распечатанный на бумажном носителе (в случае оформления кассовой книги с применением технических средств) головному предприятию.

Напомним, что в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (далее — ПБУ 1/2008) совокупность способов ведения бухгалтерского учета организации является ее учетной политикой. Одним из способов ведения учета является организация документооборота (п. 2 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 учетной политикой организации утверждаются в том числе правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Согласно п. 7 ПБУ 1/2008 при формировании учетной политики организации по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством РФ и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Организация может самостоятельно разработать способ ведения бухгалтерского учета, если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности.

Читать еще:  Как открыть электромонтажную фирму

Следовательно, организация вправе самостоятельно решить, в каком порядке подшивать листы кассовой книги, сформированные с применением технических средств и распечатанные на бумажном носителе и утвердить его в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

По нашему мнению, первые листы кассовой книги, сброшюрованные не реже одного раза в календарный год, формируют непосредственно кассовую книгу.

Вторые экземпляры кассовой книги, оформленные с применением технических средств, распечатанные на бумажном носителе, могут служить отчетом кассира, который сдается кассиром в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в порядке, предусмотренном организацией.

Как подшивается кассовая книга?

В обязанности бухгалтера входит ведение кассовой книги, что обусловлено требованием Центробанка. Этот вид отчетности не надо в обязательном порядке регистрировать в налоговых органах, но наличие в компании обязательно. Обычно такую книгу заводят на год, но период может варьироваться в зависимости от кассовых оборотов. Одним из правил финансово-кассовой политики является сшивание кассовой книги. Поэтому будем разбираться, как это правильно сделать.

Зачем сшивают кассовую книгу?

Подобная операция требуется для сохранения внесенной информации, без возможности ее изменить. После прошивки нельзя будет что-то исправить в имеющихся записях и подменить пронумерованные по порядку страницы. Таким образом исключается фальсификация.

Какие существуют правила по ведению журнала?

Единых правил ведения кассовой книги нет, но существует определенный порядок. Вот перечень общих позиций:

  • в организации должна быть только одна кассовая книга и заводят ее в начале календарного года (скрепляют и переплетают);
  • пользуются книгой на протяжении года, иногда – месяца или квартала (зависит от количества кассовых операций);
  • порядковую нумерацию начинают с первой страницы, для чего пользуются шариковой ручкой;
  • сшивают исключительно переплетенные бланки;
  • титульник и обложка журнала не подлежат прошивке;
  • допускается ведение обычного журнала от руки (форма КО-4, согласно постановлению Госкомстата №88) и электронного варианта (с машинописным заполнением после предварительной обработки информации через специальные бухгалтерские программы).

Каждая страница документа содержит две части: стационарную и отрывную (прикладывается к отчетам кассира). Причем сведения в них должны быть одинаковыми. Поэтому заполнять их рекомендуется под копирку. В связи с этим номер страницы дублируется.

По завершении определенного периода (месяца или квартала) бухгалтер делает запись на последнем листе кассовой книги о количестве сформированных листов. В конце года скопленные вкладки подлежат прошиванию по определенному алгоритму.

Как действовать, если кассовая книга в электронном виде?

Кассовые книги, сформированные в электронном виде, законом освобождаются от распечатки и сшивания. Это обусловлено тем, что они создаются с использованием техсредств, что служит защитой от несанкционированного вмешательства.

Такая книга визируется электронными цифровыми подписями руководящего лица и главбуха.

Как правильно осуществляется подшивка?

Для прошивания КГ лучше взять крепкую нить, а отверстия удобнее протыкать шилом. Сильно не затягивают петлю сзади, чтобы не затруднять раскрытие документа. Поверх концов нити, находящихся на оборотной стороне последней страницы, приклеивают отрезок белой бумаги 5х10 см. На ней бухгалтер пишет от руки – «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью (число) страниц» (согласно постановлению №88). Рядом ставится подпись ген. директора с расшифровкой и заверяется печатью.

Печать должна частично заходить на пломбу. Тогда не будет возможности кому-то нарушить ее целостность незаметно, поскольку проблематично подделать часть штампа.

В каких случаях наличие печати на пломбе необязательно?

В соответствии с пунктом 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12. 1995 № 208-ФЗ и пунктом 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», АО и ООО могут не иметь в пользовании печати, если она не предусмотрена Уставом. Это положение вступило в силу с 07.04.2015 года. Тогда на кассовой книге не требуется ставить оттиск.

Как сшить кассовую книгу

Наш бизнес-портал оказывает консультативную помощь начинающему предпринимателю. В данной статье мы расскажем об обязательном документе строгой отчетности, установленном законом, – книге кассира. Как сшивать кассовую книгу, читайте далее.

Что такое кассовая книга

Это документ для внутреннего использования субъектом хозяйствования, где ведется ежедневный учет финансовых операций с наличностью. Закон требует ведения кассового журнала во всех структурах, работающих с наличными денежными средствами, независимо от формы собственности и вида уплачиваемого налога.

Необходимость ведения документа

Возникает закономерный вопрос – какова роль данного журнала? Благодаря сведениям, имеющимся в нем, представители администрации могут оперативно:

  1. Проконтролировать финансовые потоки, так как формат книги упорядочивает и систематизирует отчетность по финансам ежедневно и за определенный период.
  2. Выявить ошибки при осуществлении кассовых операций.

Кто ведет кассовую книгу

На практике эта работа возлагается на лицо, исполняющее обязанности кассира. Но в случае, когда коллектив немногочисленный, данную функцию исполняет бухгалтер или даже сам руководитель.

На предприятии заводится данный документ в единственном экземпляре. Только при наличии у крупных компаний дочерних структур в иных регионах в них также допускается ведение книги кассира. Причем со строгой отчетностью перед главным офисом. Копии отчетов в подшитом виде периодически направляются в вышестоящую бухгалтерию.

Правила оформления

Документ оформляется по установленным правилам:

  • на титульной странице записываются сведения о субъекте хозяйствования;
  • в рабочие страницы установленного образца вносятся записи об исполненных операциях с наличностью;
  • журнал можно вести на компьютере и на бумажном носителе, заполняя шариковой рукой;
  • документ рекомендуется заводить на один год. Локальным актом можно установить и другие сроки ведения документа (месяц, квартал). Это зависит от оборота наличности;
  • типовая кассовая книга перед использованием должна быть пронумерована, прошита и опломбирована.

Запрещено делать в ней помарки и исправления, вырывать страницы либо подменять их. В случае ошибочной записи она перечеркивается, вносится правильная и заверяется подписями ответственных лиц.

Не исключена ситуация, что при большой нагрузке одного журнала может не хватить на целый год. Тогда заводится второй экземпляр, но при этом хронология нумерации и записей не нарушается и заполняется далее.

Как сшивать книгу

Разберемся более детально, как прошить кассовую книгу за год формата КО-4 (установлен Государственным статистическим комитетом, Пост. №88 за 1998 год). Подобные журналы приобретаются в торговой сети или заказываются в типографии. Они имеют свою особенность – горизонтальное расположение листов. Это удобно для работы, так как лист состоит из двух частей, одна из них отрывная.

Книга датируется первым рабочим днем в наступившем году. Заполняются реквизиты на титульной странице, нумеруются листы. Затем шилом прокалываются все рабочие страницы (без обложки и титула), протягивается прочная нитка, завязываются концы ее с обратной стороны завершающего счет листа. Узелок делаем свободный, чтобы странички легко перелистывались.

Следующий важный момент. Готовим пломбу из бумаги либо картона, записываем цифрами и прописью количество листов, дату. Подписываются генеральный директор и руководитель бухгалтерской службы. Пломбой плотно приклеиваются к странице оба конца нитей и ставится печать. Оттиск ее должен захватывать часть пломбы и листа. Таким образом удалить пломбу, не испортив печать, невозможно.

Фото как прошить кассовую книгу см. ниже.

При заполнении журнала электронным способом по программе 1С или иной, выполненные на компьютере операции за день распечатываются в двух экземплярах – вкладной лист кассовой книги и отчет. Нумеруются они также в сквозном порядке с 1 января отчетного года. Вкладные страницы находятся на хранении у кассира. Отчет вместе с другими кассовыми документами подшивается в бухгалтерии.

Ежемесячно либо ежеквартально (по распоряжению администрации) на последнем листе подводится итог о количестве исполненных финансовых операций. По окончании года они также прошиваются в брошюру, подписываются по требуемым правилам (см. выше).

Ведение и заполнение документа

Каждое утро рабочего дня кассир проставляет в верхней строке страницы остаток денег в кассе. При идеальной ситуации он должен соответствовать отчету дня предыдущего. Далее производятся записи финансовых операций по приходу и расходу наличности. См. образец из 1С, файл 2.

Порядок ведения рабочих записей следующий:

  • в книге страница имеет горизонтальный формат с разлинованной частью для заполнения ручкой и нелинованная частью, которая заполняется под копирку (смотрите место сгиба). Оба экземпляра идут под одним номером;
  • если в этот день с наличкой не работали, лист не заполняется;
  • в конце трудового дня журнал проверяется и подписывается главбухом;
  • завершая год, работник кассы на последней странице делает итоговые записи и книга оправляется на хранение.
Читать еще:  Как рассчитать KPI

Итак, вы получили информацию, как правильно прошивать кассовую книгу и отчет кассира – эти важные внутренние документы всех субъектов хозяйствования. Безответственное отношение и ошибки в процессе оформления здесь чреваты высокими штрафными санкциями со стороны налоговой инспекции, а недостача либо излишки в кассе могут повлечь за собой вмешательство правоохранительных органов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Кассовая книга (КО-4) в 1С 8.3: формирование и печать

Если учет в базе ведется по нескольким организациям, также нужно выбрать организацию.

Кроме того, по кнопке «Показать настройки» можно дополнительно настроить отображение книги.

В настройках доступен выбор параметров: Формирование книги по основной деятельности либо по деятельности платежного агента. Формировать обложку и завершающий лист.

Обычно это делают по завершении года.

Подшивать ли второй лист кассовой книги?

В каком порядке брошюровать листы кассовой книги организация вправе определить самостоятельно.

Обоснование вывода. Согласно п.

Как правильно сшивать кассовую книгу за год

Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца.

Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений.

То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные. Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой

Как заполнять кассовую книгу в бумажном и электронном виде

Остаток денежных средств по кассовой книге сверяется с фактическим остатком наличности в кассе. Главный бухгалтер проверяет правильность отражения приходных и расходных сумм и расчет остатка на конец дня, и подписывает листы кассовой книги и за проверяемую дату.

Если в течение дня не проводилось операций по кассе, то остаток денежных средств в неизменной сумме переносится на следующий день.

При заполнении кассовой книги не допускаются помарки, это считается нарушением кассовой дисциплины.

Основы кассовой дисциплины для ООО и ИП — . Читайте о том, как подключить платежную систему к своему интернет-магазину. Как сшивать документы для налоговой — примеры, правила и требования: Если при заполнении кассовой книги была допущена ошибка, не влияющая на расчет остатка денежных средств, следует зачеркнуть одной чертой неверное значение, над ним или под ним написать верный вариант и заверить подписями кассира и главного бухгалтера.

Как правильно сшить кассовую книгу за год

А вот юридические лица должны четко придерживаться установленного порядка ведения кассовой книги. То есть контролирующие органы не должны штрафовать индивидуального предпринимателя за отсутствие книги, но он вправе вести ее самостоятельно, если ему это удобно.

Книга имеет стандартный вид, поэтому заполнение тоже должно быть стандартным.

Порядок ведения кассовой книги обязывает указать на титульном листе реквизиты предпринимателя или ООО и период, когда книга будет вестись.

Но в течение года можно использовать не больше года. Вам потребуется пронумеровать все страницы, у казать в ее конце их количество, а также прошить кассовую книгу.

Как сшивать кассовую книгу и отчет кассира

те, которые скреплены при помощи клея или скоб. Если документ предназначен для машинописного заполнения, то информацию в него необходимо вносить посредством предварительной ее обработки («1С: Предприятие» или Excel).

Правильно это можно сделать следующим образом:

  1. Распечатанные экземпляры нумеруются и прошиваются (нумерация страниц начинается с момента заведения книги, с начала года или отчетного периода).
  2. Если в течение дня производились кассовые операции, кассир должен распечатать предварительно оформленную в соответствующем электронном формате страницу. Распечатка осуществляется в двух экземплярах, один из которых представляет собой вкладной лист рассматриваемого документа, а второй – отчет кассира (это является и ответом на вопрос, нужно ли сшивать отчет кассира).

Дублирующие вкладные листы отчета кассира можно заполнять ручным способом с использованием копирки.

migrantcard.ru

необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой.

Нумерация страниц сквозная, начиная с 1-й страницы.

Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.

Брошюрование и прошивка листов производится после окончания книги или по завершении года (периода ведения документа).

Кассовая книга по форме КО-4.

Бланк и образец заполнения

В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.

  • Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  • Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    1. титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    2. основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  • Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела.

    Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).

    Кассовая книга (форма КО-4) в 2020 году

    Примечание: обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают копии её листов в головной офис в порядке, установленном в организации с учетом срока составления бухгалтерской отчетности. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (лицо его замещающее) на основании каждого ПКО и РКО.

    В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными приходных и расходных кассовых документов, выводит в книге сумму остатка наличных денег по кассе и проставляет подпись. После этого записи в кассовой книге проверяет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель) и также ставит свою подпись.

    Кассовая книга (форма КО-4), действующая в 2020 году:

    1. скачать бланк в .
    2. cкачать бланк в ;

    В строке «Организация»

    Как правильно заполнить кассовую книгу

    Поэтому, каждый предприниматель может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению.

    На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу.

    Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер.

    Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном.

    И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.

    Читать еще:  Как выяснить базовый показатель ЕНВД для вашего бизнеса

    Как нужно правильно сшить кассовую книгу

    К существенным вопросам, рассмотреть которые стоит заранее, необходимо отнести:

    1. какова роль документа?
    2. что это такое?
    3. правовое регулирование.

    Сама кассовая книга подразумевает под собой специальную ведомость.

    Она используется для осуществления регистрации всевозможных операций по поступлению, а также последующей выдаче наличных средств. Процедура ведения кассовой книги регламентируется .

    Важно помнить, что для некоторых лиц, ведущих коммерческую деятельность, делаются исключения и ведомости этого типа они вести не обязаны.

    В то же время для предприятий, где использование кассовой книги обязательно, устанавливается единый формат ведомости.

    Он обозначается как . Важно помнить о том, что ежегодно законодательство претерпевает достаточно много изменений.

    Именно поэтому прежде, чем приступить к составлению такой книги, ещё сшивке, стоит изучить все последние нововведения.

    Как правильно сшивать кассовую книгу за год

    , где все без исключения листы находятся горизонтально, необходимо будет сшивать по инструкции, указанной ниже. Основная особенность ведения такой документации заключается в том, что каждая страница внутри журнала включает в себя несколько частей, причем одна из них остается в книге, а вторая подлежит отрыву и прикладыванию к иным отчетам непосредственно самого кассира.

    Сведения на обеих частях страницы должны быть идентичными, причем это можно сделать с помощью копировальной бумаги. Исходя из этого, и нумерация листов подлежит дублированию. В подобной ситуации сшиванию подвержена та часть листов, которая находится в переплете (часть листа может быть скреплена скобами либо же просто проклеена).

    В процессе заполнения подобной кассовой книги нередко применяется ручной вариант указания всех необходимых сведений.

    Правильный порядок ведения кассовой книги в организации – правила, требования, прошивка, хранение

    В практически любой организации, оперирующей наличными денежными средствами, ведется кассовая книга.

    При этом не имеет значения организационно-правовая форма предприятия, применяемая система налогообложения и форма ее собственности (государственная, частная).

    Нужно ли и кто должен вести в организации?

    Должностные обязанности по ведению документа обычно возлагаются на работника предприятия, отвечающего за операции с наличностью (кассир, бухгалтер).

    В конце рабочего дня (смены) кассир должен сдать кассовые документы в бухгалтерию, вместе с другими первичными бумагами.

    На кого возлагается контроль за заполнением?

    Контроль за ведением кассовых операций в компании осуществляет главный бухгалтер или непосредственный глава компании.

    Проверив внесенные в нее сведения, бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.

    Правила и порядок формирования на бумажном носителе

    Главными элементами книги являются вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно одинаковы, с идентичной нумерацией страниц за определенный рабочий день, но вкладной лист остается в книге, а отчет кассира прикладывается к ордерам, выписанным в течение дня.

    Кассир каждый рабочий день сводит остатки денежных средств, их остатки автоматически переносятся на последующий день.

    Поступившая наличность оформляется приходным ордером, выдача — расходным документом.

    Этим бланкам присваивается порядковая, последовательная нумерация, сведения о них фиксируются в книге.

    Движение финансовых активов, их записи поступают на проверку главному бухгалтеру.

    Кассовая книга (бланк №КО-4) оформляется каждый календарный год, начиная с первого дня и заканчивая последним.

    Если операций много и страницы закончились, тогда до завершения отчетного периода оформляется следующая, продолжающая хронологию записей.

    Правила ведения книги и требования к данной процедуре:

    • допускается заполнение от руки и при помощи компьютера;
    • данные вносятся по порядку, не путая очередность операций;
    • документ разделен на 2 части: титульный лист и основные страницы ежедневных операций с денежными средствами;
    • каждый лист представлен в 2-х экземплярах: один остается в книге, другой — передается сотруднику бухгалтерии;
    • все листы прошнуровываются и пронумеровываются, их количество фиксируется на последней странице;
    • помарки и поправки не допускаются в документе, но если исправление все-таки необходимо, то неверные данные нужно зачеркнуть, а правильные аккуратно вписать и заверить их подписью кассира и главного бухгалтера;
    • заполнять можно только шариковой ручкой, без каких-либо записей «на карандаш»;
    • осуществлять ежедневное ведение кассы, а при отсутствии движения денежных средств листы не заполняются;
    • две книги в одной организации не заводятся, исключением является наличие у организации представительств или филиалов, причем копии документов из филиала необходимо регулярно направлять в головную организацию.

    Кассовая книга оформляется на основании нескольких документов:

    • книга учета выдачи и принятия денежных средств, показывающая движение денег за день;
    • приходные и расходные ордера, необходимые для внесения наличности в кассу или ее выдачи;
    • платежная ведомость, оформленная для выдачи заработной платы сотрудникам компании;
    • расчетно-платежная ведомость, учитывающая рабочее время, удержания и выплату вознаграждения за труд.

    Скачать бланк и образец заполнения кассовой книги КО-4 можно здесь.

    Как правильно сшить за год – пример прошивки

    Начиная ведение кассовой книги, следует посчитать и распечатать необходимое число листков.

    Чтобы оставить место для возможности внесения изменений правильнее распечатать еще несколько добавочных страниц.

    Если выявленная неточность никак не повлияет на кассовый итог, то ошибка зачеркивается, а правильная надпись прописывается сверху. Порядок внесения исправлений в кассовую книгу.

    При изменении итогового результата неверная страница полностью аннулируется, а правильная информация отражается на новом листе.

    По факту внесения поправок оформляется специальная справка. Кассир или другой ответственный работник указывает в ней измененные значения.

    Все страницы должны быть пронумерованы, применяется сквозная нумерация. Кассовая книга за период прошнуровывается, сшивается толстыми нитками, заверяется автографами руководителя фирмы и главного бухгалтера.

    При сшивании листов документа, особое внимание стоит уделить на тот факт, чтобы листы невозможно было изъять, поменять, добавить. Итоговый лист книги содержит информацию о количестве пронумерованных листов, они прописывается и в цифровом, и в буквенном выражении.

    Скрепки и иные виды переплета не применяются, так как не дают абсолютную гарантию целостности документа.

    Возможен вариант опечатывания концов ниток с помощью небольшого прямоугольника белой бумаги.

    Образец кассовой книги, которая прошита пронумерована и прошнурована:

    Срок хранения

    В Налоговом кодексе (статья 23) прописано, сколько лет хранятся налоговые и бухгалтерские документы в организации, срок хранения составляет 4 года.

    Закон о бухгалтерском учете (№402-ФЗ) определяет срок хранения кассовой книги — 5 лет, отсчитывать срок необходимо со следующего года.

    На руководителя предприятия возложена ответственность за обеспечение сохранности отчетности кассира, максимальный период хранения — 5 лет.

    Указания Центробанка от 11.03.2014 г. (№3210-У) освобождают индивидуальных предпринимателей от ведения кассовой книги.

    Они лишь обязаны сформировать платежные, расчетные ведомости при выплате заработной платы при расчетах с сотрудниками наличными денежными средствами.

    Отмена данного требования к кассовой документации для ИП не означает, что у них отсутствует необходимость ведения книги. Как ведут книгу ИП?

    Указания лишь освобождают их от ответственности перед контролирующими органами за ее отсутствие.

    Если учет предпринимателю удобно вести при помощи кассовой книги, то это его право.

    Общие правила ведения кассовых операций для организаций (кроме ИП и субъектов малого бизнеса) гласят о необходимости установления лимита кассы.

    Если в организации обозначен лимит кассы, то хранить денежные средства в кассе без опаски можно лишь в заявленных рамках.

    В конце каждого рабочего дня в распоряжении кассира не может оказаться сумма больше, чем лимит. Излишние средства необходимо сдавать в кредитное учреждение.

    Если произойдет задержка передачи наличности, и данный факт обнаружат контролирующие органы, то предприятию грозит штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, должностным лицам — от 4 до 5 тыс. рублей (статья 2.4, 15.1 КоАП РФ).

    Исключением являются дни выдачи заработной платы сотрудникам, пособий или стипендий. Денежные средства разрешено хранить в кассе на эти цели в течение 5 дней.

    Но если кто-то из персонала деньги не получил, то напротив его ФИО пишется «депонировано», а сверхлимитные средства следует отнести в банк.

    Полезное видео

    О порядке и правилах ведения кассовой книги, можно узнать из данного видео:

    Для делегирования полномочий по работе с Кассовой книгой, являющейся важным документом бухучета, глава компании должен издавать отдельные локальные распоряжения.

    Необходимо уделять огромное внимание детализации регламента применения кассовой книги, прав и обязанностей ответственных специалистов в их должностных инструкциях.

  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector