Как составить акт на списание ГСМ

Как составить акт на списание ГСМ

Акт на списание ГСМ

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

  • бензин,
  • масло,
  • тормозная жидкость,
  • различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

  • каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
  • исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

  • наименование предприятия,
  • дату составления документа,
  • данные о водителе,
  • данные о марке и государственном номере автомобиля,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

  1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
  2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
  3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
  4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
  5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
    • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
    • их количество (в литрах),
    • утвержденная на предприятии норма их расходования,
    • фактический расход,
    • стоимость.

В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

  • Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
  • В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.
  • Как составить акт на списание ГСМ

    Каждая организация, имеющая на балансе какое-либо автотранспортное средство, несёт расходы по его обслуживанию, в том числе пополнению резервов горюче-смазочных материалов. Эти расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Поэтому очень важно знать, как их правильно оформлять, корректно используя образец и бланк акта списания ГСМ.

    Как списываются ГСМ в организации

    Учредительная документация любого юридического лица, использующего транспорт, должна включать нормы по расходам горюче-смазочных материалов. Согласно этим показателям производится списание ГСМ и определение будущих расходов. Причём установленные нормы могут как соответствовать рекомендациям Минтранса, так и отличаться от них в незначительной степени. Также, стоит заметить, что акт на списание ГСМ обычно составляется один на весь объём материалов, но учёт расхода ведётся конкретно по каждому водителю. Так, перед началом рабочего дня сотруднику выдаётся подотчётный документ либо наличные денежные средства под расписку. В конце смены бухгалтер, либо занимающийся первичной учётной документацией специалист, принимает отчёт о расходе и фиксирует его для отражения в бухгалтерском учёте.

    Оформлять ли по каждому конкретному сотруднику акт на списание либо прикладывать к общему документу справку-расчёт выбор каждого бухгалтера, никак не ограничиваемый законодательством.

    Кто занимается составлением

    Существует также несколько вариантов учёта расходов по ГСМ. Если организация достаточно небольшая и документации немного, лицом, составляющим бланк акта списания, является либо главный бухгалтер, либо его подчинённый. В случае же с крупным предприятием создаётся специальная комиссия, которая, во-первых, сверяет расходы с установленными в компании нормами. Во-вторых, проводит тестовые «заезды» с водителями для проверки размеров ежедневного расхода топлива, масла и т.д. И, в третьих, собирает вместе все путевые листы и акты списания ГСМ для составления отчёта за период (обычно месяц).

    Какую форму имеет документ

    Законодательство Российской Федерации предусматривает свободную форму заполнения для многих учётных документов, в том числе и для актов списания горюче-смазочных материалов. Поэтому каждая организация вправе разработать и поместить в учредительную документацию свой собственный бланк документа, который будет использоваться на ежедневной основе. Можно также использовать за образец и бланк какой-либо сторонней компании, а также наиболее распространённую в РФ форму:

    Вне зависимости от принятого решения, используемый на организации акт списания ГСМ должен включать следующие пункты:

    • Информация о составителе/членах комиссии: Ф.И.О, должность, подпись;
    • Информация о сотруднике-водителе или всех водителях, для которых составляется акт;
    • Данные по автомобилю/ям: государственный номер, марка, модель;
    • Период списания горюче-смазочных материалов;
    • Размер списания (общий расход по маслам, бензину и т.д.);
    • Дата составления документа;

    Образец заполненного акта облегчит составление. Также внизу статьи вы можете скачать незаполненный бланк и применить его на своей организации.

    Случаи, вызывающие вопросы

    При списании горюче-смазочных материалов для обычного автотранспорта существует мало подводных камней. Но, что делать, если было приобретено какое-то нестандартное оборудование, норм расхода на которое нет даже в списках Минтранса? В таком случае стоит обратиться к документации производителя и техническим характеристикам, где указаны средние «потребности» устройства. Рассмотрим несколько подобных случаев:

    Читать еще:  Как отчитаться ИП на УСН в 2018

    Списание ГСМ на обкатку двигателя

    Данная ситуация характеризуется повышенным расходом материалов как в случае нового, так и отреставрированного/отремонтированного двигателя. И самая большая проблема состоит не в расчёте, а доказательстве правомерности списания таких объёмов топлива и масла… Решение этого вопроса довольно простое: необходимо составить отдельный документ норм расходов на конкретно данный двигатель с указанием его номера и отсылкой на документ, подтверждающий покупку/ремонт аппарата. Затем на основании этого документа составляется , в котором и списывается повышенное (до 10%) количество ГСМ.

    Оформление акта списания для автомобилей без спидометра

    Основная сложность в определении пройденного пути. Так как невозможно определить его по начальным и конечным показаниям спидометра, предлагается применить несколько дополнительных мер:

    1. Подсчитывать и указывать в путевом листе количество пройденных километров;
    2. Делать замеры уровня топлива перед выездом и после возвращения транспорта;
    3. Разработать на основании этих показателей норму расхода топлива на день;

    Затем, в заполняем всё точно так же, как и для обычного авто, только вместо километража указываем дни.

    Образец списания для газонокосилки

    Как и в предыдущем случае, стоит составить отдельный документ «Расчёт показателей устройства Газонокосилка марки…», в котором будут указаны основные характеристики (объём двигателя, топливного бака, модель устройства, длительность работы на одной заправке и т.д.). Также стоит составить документ, подтверждающий факт работы (покоса газона) с указанием должности и Ф.И.О исполнителя, времени работы, выполненных объёмов и т. д. Затем, с отсылкой на эти документы составляется образец и финальный вариант акта. Причём используется , только вместо километража необходимо указывать количество отработанных мото-часов.

    Расход ГСМ на генератор

    Иимпровизированные системы обогрева и отопления, другие редко используемые устройства также рассчитывается из тестовых показателей и технической документации, после чего отражается как результат проведения замеров/исследования специальной комиссией. Кроме того, рекомендуется отправить образец расчёта и акт в юридическую или бухгалтерскую фирму для проверки и подтверждения того, что вышеперечисленные устройства не станут работать «бесплатно» из-за отмены актов расхода.

    Еще больше полезной информации по теме вы найдёте в видео ниже.

    Акт списания ГСМ

    Горюче-смазочные материалы (ГСМ) – это особый вид производственных запасов, к которому относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) (п. 3 Методических рекомендаций, утв. Минсельхозом 16.05.2005). Вопросы бухгалтерского учета ГСМ актуальны для всех организаций, которые арендуют или используют собственные транспортные средства.

    Одной из основных задач учета ГСМ является правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по отпуску горюче-смазочных материалов. Документ, которым обычно оформляется списание ГСМ, — это соответствующий акт. Как такой акт составить, расскажем в нашей консультации.

    ГСМ: списываем, оформляем и учитываем в расходах

    Если у организации есть собственный транспорт, ГСМ-расходы на него она может учесть при налогообложении прибыли (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом нормировать такие расходы необязательно. НК РФ не требует, чтобы организация руководствовалась «Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р ) при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). С другой стороны, в целях контроля за расходованием и обеспечения сохранности ГСМ, нормы расхода организации обычно утверждают. Ведь в противном случае сложно будет подтвердить величину расходов на ГСМ и обосновать их размер, а применять критерии обоснованности и документального подтверждения расходов организации должны всегда (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как произвести расчет норматива расхода топлива, мы рассказывали в нашей консультации и приводили образец соответствующего акта.

    Аналогично, расходы на ГСМ организация может учесть в случае аренды автомобиля (как с экипажем, так и без экипажа), ведь расходы на приобретение топлива и иных ГСМ в общем случае лежат на арендаторе (ст.ст. 636, 646 ГК РФ).

    А вот если работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование для служебных поездок его личного легкового автомобиля, то предполагается, что такая компенсация включает в себя и затраты на ГСМ. А потому учесть при налогообложении прибыли дополнительно к компенсации еще и ГСМ-расходы нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 ).

    В том случае, когда организация может учесть затраты на ГСМ в своих расходах, ей необходимо документально их подтвердить.

    Форма акта на списание ГСМ (образец)

    Законодательством не установлена обязательная к применению форма акта на списание ГСМ. Потому такая форма разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается в составе Учетной политики в целях бухгалтерского учета и налогообложения прибыли. Примерную форму акта на списание ГСМ (образец) скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке. Главное при разработке формы акта обеспечить наличие в нем обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые предусмотрены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ :

    • наименование документа;
    • дата составления документа;
    • наименование организации, составившей документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    — наименование должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление;

    • подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

    Обычно такой акт утверждается специально созданной комиссией. Со ссылкой на путевой лист или иной документ, обосновывающий расход ГСМ, в акте указывается по каждому виду расход горюче-смазочных материалов за отчетный период (обычно за месяц). На основании подписанного комиссией акта отражается списание ГСМ в бухгалтерском учете и производится признание затрат на них в целях налогообложения прибыли.

    Приведем для акта списания ГСМ образец его заполнения.

    Порядок списания ГСМ на предприятии и составление акта

    Как проводится учет и списание ГСМ?

    Любое предприятие, владеющее транспортными средствами, ведет учет поступления и расходования горючих материалов, и если данное хозяйствование проводится с соблюдением установленных государством норм, использование топлива не облагается НДС. Но когда происходит перерасход в результате ненадлежащей деятельности приходится объясняться с налоговыми органами.

    Что собой представляет документ-основание для списания ГСМ

    Назначение документа в решении целого перечня поставленных задач:

    • Наведение порядка в бухгалтерской документации. Тут вы узнаете, как проводится списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
    • Соответствующее отражение информации в финансовой документации;
    • Снижение возможности возникновения ошибочных данных в бухгалтерской отчетности;
    • Обоснование затрат на приобретение основных средств, активов и прочего.

    Важно: эта бумага имеет отношение к документации строгой отчетности, так как является основанием для проверки различных списаний ГСМ.

    Такого рода документация находится под неусыпным контролем ФНС, так как она нередко применяется для различного рода махинаций, так что указание в ней любых ошибочных данных вызывает подозрение и дополнительные проверки.

    Прямое назначение акта – это контроль расхода топлива внутри предприятия.

    Как осуществляется учет ГСМ и их списание на предприятии – смотрите в этом видео:

    Кем, когда составляется и подписывается документ

    Идеальный вариант формирования такого документа – ежемесячно. В его формировании участвует:

    • Главный бухгалтер. В каком порядке составляется должностная инструкция главного бухгалтера – узнайте в статье по ссылке;
    • Водитель транспортного средства;
    • Специалист, отвечающий за соблюдение и разработку нормативов.

    Что такое ГСМ и какой порядок его списания

    К горюче-смазочным материалам имеют отношение:

    • Дизельное топливо;
    • Бензин;
    • Природный газ;
    • Прочие виды топлива;
    • Моторное масло;
    • Различного рода смазочные материалы.

    ГСМ списывается в основном при использовании 2-х основных нормативов проведения данного процесса:

    • На основании фактического расходования материала с учетом официальных источников подтверждения количества бензина в баках;
    • В соответствии с разработанными нормативами на предприятии плюс сопоставление их с законодательно установленными нормами с учетов всех особенностей – марки машины, ее износа, количества пробега.
    Читать еще:  Как создать пассивный доход в интернете

    Также для списания ГСМ за основу берется следующая документация:

    • Ведомость учета;
    • Путевой лист (например, путевой лист легкового автомобиля по форме 3);
    • Чек или накладная на покупку горючего.

    Реквизиты акта на списание ГСМ.

    Порядок проведения списания горючего

    Чтобы выполнить списание излишнего топлива необходимо:

    • Составить комиссию – основанием для этого может быть проведение осмотра транспортного средства;
    • Проводиться сверка с путевым листом – который является основанием для вычисления;
    • Формируется акт списания – в соответствующем формате. Здесь вы узнаете, как правильно оформить акт списания основных средств по форме ОС-3;
    • Составляется приказ на списание, также с соблюдением норм законодательства.

    При этом:

    • Для составления приказа необходима подпись главного бухгалтера и исполнительного органа организации;
    • Состав комиссии должен быть не менее, нежели из 2-х лиц, один из которых является председателем;

    • Базовые нормы расхода и перечень транспорта

    Для составления правильных нормативов расходования горючего следует составить перечень транспорта на предприятии, это может быть:

    • Грузовые, легковые авто, автобусы;
    • Краны на автомобильных и гусеничных шасси;
    • Погрузчики ДВС;
    • Трактора, грейдеры;
    • Автономные генераторы – газовые, дизельные, бензиновые;
    • Обогревательные приборы работа которых выполняется на основе заправки горючим различного рода;
    • Газонокосилки, бензопилы и прочие технические устройства.

    При этом доступно использовать базовые нормы, установленные специалистами на предприятии с учетом особенностей и вида транспорта:

    • Для легковых и грузовых авто базовая норма формируется на основании пробега;
    • Для техники, которая выполняет тяжелые работы базовая норма берется из расчета выполненной работы;
    • Для автономных электрогенераторов от количества выработанной электроэнергии;
    • Для обогревательных приборов – от количества выработанной тепловой энергии.

    Форма и реквизиты акта списания ГСМ

    Документ составляется согласно требованиям и должен содержать следующие реквизиты:

    • Дату составления;
    • ФИО, лиц, входящих в комиссию;
    • ФИО руководителя предприятия;
    • Название механизма с указанием государственных номеров, на который составляется акт;
    • Инвентарный номер;
    • Вид работы;
    • Базовый норматив расхода в соответствующих единицах;
    • Расходование за месяц по факту;
    • Уточняющие коэффициенты условий работы механизма;
    • Средневзвешенная цена ресурса;
    • Цена использованных материалов;
    • Заключение комиссии;
    • Подписи лиц, составивших документ с расшифровкой.

    Весь акт доступно оформить в виде таблицы.

    Образец акта на списание ГСМ.

    Пошаговая инструкция составления документа

    Акт необходимо составлять в соответствии с требованиями делопроизводства:

    • Если предусмотрен унифицированный бланк необходимо его использовать;
    • Для составления документа нужно брать бланк с логотипом предприятия;
    • Составляется акт на списание ГСМ, как и прочий другой только при наличии приказа руководителя и соответствующей комиссией;
    • Датой документа считается дата его составления;
    • Подписывается документ всеми членами комиссии;
    • Документ должен иметь названием с основанием «Акт списания ГСМ»;
    • Текст документа также следует начинать с указания на основание – приказ руководителя.

    Важно: с документом необходимо ознакомить водителя, который также должен поставить свою подпись.

    Как избежать ошибок

    • Документ должен содержать только точные данные – замеры количества остатка бензина по факту в баке, указание количества закупленного материала согласно накладным и платежным документам, пробег авто за месяц по путевым листам;
    • Акт не должен иметь ошибок, опечаток, исправлений – все это основания для недоверия со стороны ФНС;
    • Он обязательно должен иметь подписи комиссии и руководителя, так как в противном случае является недействительным.

    Заключение

    Инструкция по поступлению бензина на склад и списания ГСМ с помощью документа требование-накладная – в этом видео:

    Акт на списание ГСМ – бланк и образец в 2020 года

    Достаточно большое количество организаций имеет на своем балансе различные транспортные средства и водителей. Соответственно, с этим связана отдельная категория затрат, а именно, приобретение горючих и смазочных материалов. Сюда относятся: масло, бензин, тормозная жидкость, смазка и другие жидкости, которые необходимы для работы техники. На таких предприятиях часто приходится оформлять различные документы, связанные с ГСМ, акт на списание не является исключением.

    Файлы для скачивания:

    Какую форму имеет документ

    Закон не обязывает оформлять акт по какой-то специальной форме. Конечно, составлять его можно в свободном стиле, но на практике многие утверждают для этих целей специальные шаблоны. Естественно, такой бланк должен отображаться в учетной политике компании. Главное, на что здесь нужно обращать внимание – это обязательные сведения, которые должны присутствовать в документе. К ним относятся:

    • название документа;
    • дата и место оформления;
    • сведения об организации;
    • хозяйственные операции, на которые расходовались ГСМ;
    • единицы расходованных материалов и их стоимость;
    • должностные лица;
    • подписи ответственных сотрудников.

    Для чего нужен акт на списание ГСМ

    Налоговый и бухгалтерский учеты компании – основные причины составления данного акта. С его помощью ответственные лица рассчитывают затраты, которые потребовались на приобретение расходных материалов для техники. Данные расходы вычитаются из прибыли, что позволяет снизить сумму общего налога.

    Чтобы правильно выполнить списание ГСМ, кроме акта, понадобится путевой лист. Этот документ водитель получает перед отправлением в рейс. Здесь отображается вся информация о рейсе: время поездки, вынужденные и запланированные остановки, общий километраж. Соответственно, это все позволяет определить точные расходы ГСМ.

    Как правило, расчеты производит бухгалтерский отдел. Именно в бухгалтерию водитель должен сдать свой путевой лист. Это позволяет руководству компании тщательно контролировать использование расходных материалов. Обычно это приводит к разумному использованию топлива и предотвращает его неоправданные расходы.

    (Видео: “Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция”)

    Кто занимается составлением Акта

    Что касается сотрудника, который занимается непосредственно внесением сведений в документ, то он назначается руководителем. Как правило, эта обязанность возлагается на главного бухгалтера. Также составлением акта может заниматься сотрудник отдела логистики, который является ответственным за все расходы компании. В больших корпорациях составлением актов о списании занимаются специально назначенные работники. Здесь управленец вправе сам выбирать, кому именно доверять данную процедуру.

    Утверждение комиссией

    Процедура списания ГСМ, как и любого другого имущества, которое числится за предприятием, начинается с создания специальной комиссии. Здесь должно быть более двух человек. Как правило, проверяющая группа состоит из сотрудников, которых назначает директор при помощи соответствующего приказа. Обычно в проверяющую группу входят представители различных отделений. Также здесь должен быть и работник, который несет материальную ответственность за списываемое имущество. Крайне желательно, чтобы руководителем был назначен председатель комиссии.

    Члены проверяющей группы, получив на руки все необходимые документы, выполняют сверку расходов. Здесь они пользуются определенными нормами, которые закреплены уставом организации. Также нужно знать, эти нормы могут различаться для различных видов транспорта. Естественно, все они утверждаются отдельно. При необходимости комиссия осуществляет контрольные выезды, чтобы максимально точно определить реальные расходы ГСМ.

    Стоит отметить, если необходимо выполнить списание материалов в небольшой компании, которая относится к предприятиям малого бизнеса, создавать комиссию нет острой необходимости. В этом случае директор компании имеет право самостоятельно оформить списание, заполнив соответствующий акт.

    Для каждого автомобиля существуют определенные нормы. Опираясь на них, ответственные лица могут рассчитать, какое количество ГСМ расходуется на конкретном расстоянии. Эти нормы составлялись с учетом качества дорог, климатических условий, вида ТС и других условий, при которых осуществлялась эксплуатация. Обычно данные нормы используются в бюджетных учреждениях и организациях, которые являются налогоплательщиками по общей системе. Кроме этого, управляющие имеют право вносить в нормы корректировки в определенных пределах. В таких ситуациях используются понижающие или повышающие коэффициенты. Корректировки необходимы для получения правдивых сведений при нестандартных ситуациях. К примеру, при частых остановках, которые предусмотрены маршрутом, расходуется больше топлива. Такая же ситуация наблюдается и в холодное время года.

    (Видео: “Списание бензина по топливным картам”)

    Правила составления акта на списание ГСМ в 2020 году

    Как уже было сказано, не существует унифицированного бланка, чтобы составлять данный акт. Многие отказываются от оформления документа в свободной форме, так как это неудобно. Компании предпочитают разрабатывать для этих целей собственные шаблоны. Для заполнения обычно используют компьютерный набор, хотя вносить сведения можно и от руки. В этом случае нужно обратить внимание на читабельность текста. Следует постараться, чтобы почерк был максимально разборчивым.

    Читать еще:  Как вести учет в интернет-магазине

    Не стоит забывать, внесение недостоверной информации может привести к серьезным проблемам. Неприятности могут возникнуть не только у сотрудника, который составляет документ, но и у ответственных лиц. Если акт содержит ложные сведения, надзорные органы могут наказать и руководителя организации. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

    1. В углу страницы должно находиться утверждение, свидетельствующее о том, что списание выполняется с согласия руководителя. Здесь же указываются данные управленца, название компании, дата составления.
    2. По центру прописывается название документа, которое должно коротко передавать его суть.
    3. Ниже перечисляются члены проверяющей комиссии. Если директором назначен ее председатель, это также должно отображаться в документе. Указываются не только фамилии членов комиссии, но и их должности.
    4. Отмечается в связи с чем происходит списание ГСМ, например, «Эксплуатация автомобиля ЗИЛ». Здесь же отмечается период использования техники, соответственно, за этот период будет происходить списание. Указывается не только марка транспортного средства, но и его государственный номер.

    Далее вносятся полные сведения о списываемых материалах. Конечно, можно каждый из расходников описывать с новой строки, но для большего удобства рекомендуется использовать для этого таблицу. В первом столбце указываются расходные материалы, которые списываются. Последующие столбцы предназначены для того, чтобы отображать норму и фактический расход ГСМ, их стоимость. Также ставится отметка о том, была ли экономия, или она отсутствует. Кроме этого, в таблицу вносятся сведения о расстоянии, которое проехало транспортное средство. Бывают ситуации, при которых некоторые строки остаются незаполненными. Нужно знать, нельзя оставлять их пустыми, чтобы избежать незаконного внесения каких-либо дополнительных сведений. Здесь рекомендуется поставить прочерки.

    (Видео: “Списання палива: за нормою чи без? / Списание топлива: по нормам или без?”)

    Под таблицей нужно написать причину расходов. Как правило, при списании ГСМ указывается, что это нужды предприятия. Выше было сказано, что к акту должен прилагаться путевой лист. О нем также необходимо упомянуть. Так, под таблицей вносятся все прилагаемые документы. Если их несколько, они вписываются по дате выдаче. Также указываются их номера.

    Завершающим этапом оформления акта является проставление автографов членами комиссии. Не стоит забывать, при отсутствии хотя бы одной подписи этот документ будет считаться недействительным. Кроме проверяющих, подпись с расшифровкой должен поставить и водитель. Так он подтвердит, что все сведения, указанные в документе, являются верными.

    Образец акта списания ГСМ – подробный обзор документа и правил его составления

    Все расходы компании, что связаны с горюче-смазочными материалами, фиксируются в документах. Рассмотрим далее образец акта списания ГСМ, правила составления и аспекты, необходимые в бухгалтерском учете.

    Что такое ГСМ

    ГСМ — аббревиатура к горюче-смазочным материалам. В них входит: бензин, керосин, дизель, масла для моторов, антифриз и т.д. Они представляют собой всю продукцию, что произведена из нефти.

    Важно учитывать, что такая продукция используется преимущественно в промышленном секторе, а значит, закупается исключительно специализированными компаниями.

    Порядок списания

    Списание также различается в зависимости от типа учета: бухгалтерский или налоговый (см. таблицу 1).

    Вид учета

    Описание

    При нем используется счет 10 и в ряде случаев особый субсчет 10-3. Дебет полностью отвечает за приход, а кредит за списание. В соответствии с этими алгоритмами производится расчет ГСМ, которые были использованы, и полученное значение умножается на стоимость единицы.

    В случае с налоговым учетом все иначе. Первое что нужно определить: классификация ГСМ как расходов — материальные или прочие. Под первый класс они попадают в том случае, если применяются для технологических нужд; ко второму же относятся в случае, когда производится использование для служебного транспорта.

    Теперь что касается необходимости нормирования расходов при налоговом учете. Законодательство напрямую не отвечает на данный вопрос, вследствие чего сложилась общепринятая практика: если нормы ГСМ установлены лично организацией, и они же ею превышены, то налоговая в качестве расходов таковые не признает. Это дает возможность для доначисления налога на прибыль. Судебная практика демонстрирует, что суд в таких вопросах поддерживает инспекцию.

    Видео об учете ГСМ в программе:

    Акт на списание: какие правила составления существуют

    Стандартного вида, в котором нужно заполнять акт, не существует. Как следствие, это открывает для компаний два варианта: либо каждый раз использовать произвольную форму, что крайне неудобно, либо составить собственный шаблон, что будет утвержден в рамках внутреннего Устава.

    Так или иначе, вне зависимости от формы, в акте всегда должно быть указано:

    • полное название организации
    • календарная дата составления
    • сведения о водителе
    • информация об автомобиле: номер и марка
    • используемые товары: наименование, количество и стоимость

    В качестве одного из правил делового обычая все данные о горюче-смазочных материалах рекомендуется указывать в форме таблицы.

    Кто занимается составлением

    Формированием документа занимаются назначенные руководителем люди. В роли таковых зачастую выступают главные бухгалтера или ответственные за расход люди в отделе логистики.

    Основное назначение акта

    Основная цель документа — подсчет расходов, что совершила компания. Это необходимо для бухгалтерского и налогового учета. Именно благодаря им затраты на ГСМ можно исключить из прибыли, параллельно сократив базу налогообложения.

    Важным элементом при составлении этого документа является наличие путевого листа, который выдается водителям. Так, он позволяет осуществлять ежедневный мониторинг того, сколько материала было потрачено за сутки.

    Правила оформления

    К правилам оформления требования такие же, как и к содержанию — их нет. Можно составлять на любом носителе, будь то бланк организации и лист формата А4. Рукописный или печатный характер документа также не играет роли. Проставление на документах печати отменено с 2016 года — теперь юридические лица не обременены этой необходимостью.

    Единственное правило, которое должно быть соблюдено в обязательном порядке — оригинальные подписи руководства или ответственных за списание лиц.

    Видео с правилами списания:

    Принятие документа — необходимо ли собирать комиссию

    Списание в соответствии с законом и установленными нормами делового обычая возможно только тогда, когда акт утверждает комиссия. Она формируется внутри компании и включает в себя минимум два человека — утверждается комиссия. Ее назначение в обязательном порядке должно быть ознаменовано выпуском отдельного приказа.

    По составу участников: в нее входят сотрудники из нескольких подразделений, и над каждым отделом назначается отдельное руководство.

    Основные задачи комиссии:

    • сверка представленных сведений с фактическими
    • выезды с водителями для проверки расходов
    • сбор путевых листов

    Стоит также отметить и тот факт, что комиссия может быть создана и действительно нужна исключительно в рамках больших предприятий. В небольших организациях в ней не будет смысла.

    Образец составления

    Ознакомиться с примером документа можно ниже.

    Как избежать ошибок при составлении

    Во избежание ошибок, которые могут быть допущены при составлении, стоит учесть ряд правил:

    • всегда использовать заготовленный шаблон: для этого компания должна ввести его в оборот посредством внутреннего указа
    • всегда сверять фактические данные и установленные нормы
    • учитывать в подсчете внешние факторы, которые могли или могут повлиять на объемы

    Так или иначе, важное правило, которое всегда поможет избежать ошибок, — квалифицированный персонал.

    Оформление справки о расходе топлива

    Рассмотрим пример составления справки:

    Теперь, когда все нюансы с учетом ГСМ рассмотрены, уделить время оптимизации расходов не составит труда. Помимо этого, всегда нужно помнить об изменяющемся законодательстве, которое устанавливает порядок формирования отчетов, и подстраивать документы под него.

    Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector