Управление временем на предприятии

Управление временем на предприятии

Управление временем на предприятии

Современный бизнес невозможен без технологий оптимизации времени. Грамотное управление временем на предприятии способствует повышению эффективности работы организации. Как это работает и чем может помочь предприятию, мы расскажем в нашей статье.

Суть проблемы

Основная проблема нехватки времени – его неграмотное распределение. Большинству компаний свойственны следующие распространенные ошибки:

  1. Работа без четкого плана. Вы беретесь за все подряд, не доделывая начатое, забывая о важных делах в пользу менее значимых. Все это ведет к снижению эффективности работы компании. Если у руководителя нет плана, работа, скорее всего, окончится крахом.
  2. Неправильная оценка своих способностей и времени, затраченного на работу. Если не рассчитать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи, менеджеры не смогут выполнить план на день, а потом и еженедельный и ежемесячный планы.
  3. Отсутствие активности работника. Каждый работник должен выполнять только ту работу, которая входит в сферу его компетенции. Кроме того, сотрудник должен быть предельно мотивирован на то, чтобы выполнять свою работу качественно. К тому же нельзя избыточно перегружать рутинной работой (если это не является основной обязанностью), а это снижает эффективность.
  4. Постоянная спешка. В спешке мы забываем о качестве выполненной работы и упускаем многие детали. Это также несет негативные последствия. Сделанное вернут вам на доработку, и все равно вам придется выполнить ее правильно, не спеша и вдумчиво.
  5. Нет мотивации. Мотивация крайне важна в любой работе, а лучшая мотивация – это денежное вознаграждение и достижение общей цели. Если же сотрудник не мотивирован, он будет медлителен и не внимателен к своей работе.
  6. Нечеткость постановки задачи. Из-за неправильно поставленной задачи сотруднику приходится тратить время на уточнение нюансов и переделку уже сделанного. Время эффективной работы значительно уменьшается.

Проанализируйте, какие выгоды получит организация, если продумать правильное использование рабочего времени.

Функции управления временем

  1. Сформулируйте цели и задачи.
  2. Планируйте продвижение к поставленной цели.
  3. Решайте поставленные задачи.
  4. Принимайте решения.
  5. Реализуйте свои решения, при этом мотивируйте команду и распределите обязанности.
  6. Контролируйте все этапы работы

Выгоды от правильного управления

Неоспоримая и первая выгода – это рост производительного труда в организации. Вы сможете отличать более важные задачи от второстепенных. Удовлетворение от работы – еще одна весомая выгода. Организация перестанет испытывать напряжение и беспокойство, все будет идти по плану, и нервничать никому не придется.

Нерациональное распределение времени часто приводит к краху фирмы. Тайм-менеджмент компании включает в себя планирование дел, которое применяется сотрудниками организации для повышения эффективности работы.

Анализ ошибок

Ежедневно после рабочего дня стоит проводить анализ собственных ошибок. Каждая мелочь важна в этом деле. Запишите на бумаге, на какие дела вам не хватило времени, чтобы впредь предотвратить потери. С какими задачами вы не смогли справиться, и что нужно предпринять, чтобы решить их. Подумайте, на что вы неэффективно потратили время. Благодаря списку вы сможете адекватно проанализировать ситуацию и не допускать этих ошибок в будущем.

Если у вас достаточно много дел и вы не можете проконтролировать времязатраты, на помощь вам придет таймер. Проследите, сколько времени и на что у вас уходит. В дальнейшем включайте его при выполнении какой-либо задачи. Такой подход выработает у вас дисциплину и понимание, сколько времени вы тратите на каждую конкретную задачу. Также удобно ставить напоминания о делах в телефоне.

Техники планирования

Существует множество техник по планированию работы, приведем здесь несколько из них:

  1. ABC-анализ. Показывает в процентном соотношении распределение более и менее важных дел.
  2. Закон Парето 80:20. Основной тезис: 80% результата приносит 20% усилий, и наоборот.
  3. Матрица Эйзенхауэра. Настройка системы приоритетов по критериям важности и срочности дел.
  4. Самоменеджмент. Принцип работы компании, согласно которому каждый сотрудник организовывает себя сам. На первом плане должна быть продуманная система мотивации.
  5. Хронометраж. Оптимизация временных затрат путем фиксации продолжительности выполненной работы.

Составление плана

Существуют шаблонные правила распределения времени. Составление плана у вас займет не более 10 минут. В первую очередь опирайтесь на то, что 60% времени должно уходить на строго запланированные задачи. Обязательно ведите учет затраченного времени на каждый пункт плана. Описывайте задачи четко, постоянно, системно и, главное, последовательно. Распределяйте все так, чтобы у вас оставалось время на отдых. Все сотрудники должны придерживается своего плана и отвечать за его исполнение.

Благодаря такому подходу у вас появится много времени, чтобы продумывать схемы продвижения компании. Вам не нужно бегать за каждым сотрудником и напоминать ему о его обязанностях. Эта система работает уже много лет по всему миру и приносит компаниям большую выгоду.

Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время — специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

  • быстрее и чаще достигает поставленных целей;
  • сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
  • способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
  • меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
  • имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
  • имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
  • больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
  • более результативен в работе;
  • в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

  • анализ — для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
  • стратегическое планирование;
  • формулировка целей;
  • тактическое и оперативное планирование;
  • достижение цели;
  • контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

  • целеполагание, освоение техники постановки целей;
  • умение распределять приоритеты;
  • умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
  • выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

  • Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
  • Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
  • Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.
Читать еще:  Оплата долга третьим лицом

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

— Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное — не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

— Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень — долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

  • нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
  • при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % — на непредвиденные дела, 20 % — на спонтанные задачи;
  • нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
  • нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
  • планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

  • наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
  • задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
  • менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

  • Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
  • Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
  • Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Признайтесь, что нередко употребляете фразу «Жаль, что в сутках только двадцать четыре часа». Действительно, многочисленные профессиональные стрессы очень часто связаны с неумением планировать свой рабочий день, грамотно и рационально подходить к распределению временных затрат. Поэтому за последние десятилетия интерес к техникам управления временем неуклонно растет. О.Б. МИХАЙЛОВА

Управление временем (Time Manage­ment) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.

Древние мореплаватели говорили: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: «Время — деньги!» Время — это действительно стратегический ресурс человека.

Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула:
ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) – помехи,
где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от:

  • ее цели, которая должна быть «осознанной и понятной исполнителю;
  • способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты);
  • энергии, затраченной на деятельность (здесь под «энергией» понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).

Помехи времени
Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных «поглотителей» времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять «своих» важнейших помех.

  1. Нечеткая постановка цели.
  2. Отсутствие приоритета в делах.
  3. Попытка слишком много сделать за один раз.
  4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
  5. Нечеткое планирование трудово­го дня.
  6. Личная неорганизованность, «бумажные завалы».
  7. Чрезмерное чтение.
  8. Скверная система документообо­рота.
  9. Недостаток мотивации, нежелание активно работать.
  10. Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).
  11. Недостатки кооперации или разделения труда.
  12. Отрывающие от дела телефонные звонки.
  13. Незапланированные посетители.
  14. Неспособность сказать «нет».
  15. Неполная, запоздалая инфор­мация.
  16. Отсутствие самодисциплины.
  17. Неумение довести дело до конца.
  18. Отвлечение (шум).
  19. Затяжные совещания.
  20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
  21. Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.
  22. Разговоры на частные темы.
  23. Излишняя коммуникабельность.
  24. Чрезмерность деловых записей.
  25. Синдром «откладывания».
  26. Желание знать все факты.
  27. Длительность ожидания (например, запланированной встречи).
  28. Спешка, чрезмерная суетливость.
  29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
  30. Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.

Выделив свои пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», — вы уже сможете добиться значительного повышения продуктивности своей работы.

Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с выявленными фактами потери времени.

«Золотые» пропорции планирования времени
Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени».

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

Техника анализа сложности задач
Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:

  • 65 процентов запланированного времени — задачи А;
  • 20 процентов запланированного времени — задачи Б;
  • 15 процентов запланированного времени — задачи В.

6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Психотехнические упражнения
Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.

«Полный порядок»
Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.

Читать еще:  Уход в декрет с декретной ставки

«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью дневника или еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.

«Конец — делу венец»
Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.

«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.

А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

Технология делегирования
Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.
Таблица 1. Предмет делегирования

Управление рабочим временем

Нестеров А.К. Управление рабочим временем // Энциклопедия Нестеровых

В организациях управление рабочим временем применяется для повышения эффективности его использования и улучшения результативности работы руководящих работников.

Управление рабочим временем в организации

Применение методологии планирования рабочего времени и работы руководителя необходимо не только для повышения личной эффективности. Наоборот, рационализация и научно-объективный подход к управлению рабочим временем руководителей в организации должны применяться службами управления персоналом для повышения производственно-экономического потенциала в целом.

С точки зрения потребностей предприятия, эти задачи возлагаются на отдел научной организации труда и управления рабочим временем. Объективно такой подход с выделением в оргструктуре такого отдела применяется на крупных промышленных предприятиях. Даже для средних предприятий оптимально иметь специалиста по научной организации труда, в обязанности которого будет входить и управление рабочим временем руководителей, должность относится к штату отдела кадров или службы управления персоналом.

Во всех остальных случаях при отсутствии на предприятии отдела научной организации труда и управления, часть его функций исполняет служба управления персоналом.

В целом, служба управления персоналом должна повышать внимание к уровню навыков руководящих работников и их развитию. Оптимальная форма обучения управлению рабочим временем руководителей – тренинги и деловые игры. Такой подход достаточно эффективен для совершенствования навыков управления своим временем, что позитивно сказывается на применении принципов тайм-менеджмента руководителями.

Таким образом, корпоративный подход к управлению рабочим временем предполагает, что инициатива повышения эффективности труда руководителей должна исходить от службы управления персоналом организации.

Цели и задачи управления рабочим временем

Служба управления персоналом в организации должна выполнять в данном случае три основные цели:

Учитывая, что эффективность управления рабочим временем руководителей не может быть прямо выражено показателями производительности труда, следует применять коэффициенты для анализа рабочего времени.

Достижение указанных целей достигается за счет решения двух задач управления рабочим временем.

Необходимо отслеживать возможные варианты и перспективные приемы повышения эффективности личного планирования рабочего времени всех руководящих работников в организации

Следует отметить обязательный характер применения методов планирования личной работы всеми руководящими работниками организации, чтобы соблюдать принципы системной ориентации на конечную эффективность и интенсивность управленческой деятельности.

Необходимо на регулярной основе производить повышение квалификации руководящих работников в сфере планирования личной работы и рационального использования рабочего времени.

Для этого не требуется прибегать к существенным затратам на образовательный процесс, с помощью внутриорганизационных тренингов, деловых игр и т.п. служба управления персоналом организации может объективно выявлять и ликвидировать проблемные места в процессе планирования использования рабочего времени как отдельными руководителями, так и аппаратом управления в целом.

Для более полной реализации этих функций службам управления персоналом следует выявлять и внедрять новые информационно емкие технологии для осуществления образовательного процесса в целях совершенствования планирования личной работы руководящими работниками организации. От этого будет зависеть не только их личная эффективность как профессионального управляющего, но и производительность труда в организации в целом, так как такой руководитель сможет добиться наибольшей отдачи и интенсивности труда от своих подчиненных.

Развитие навыков управления рабочим временем и планирования личной работы у руководителей позволят организации повысить эффективность своей основной деятельности вне зависимости от сферы или отрасли, в которой функционирует компания.

Дополнительной целью работы службы управления персоналом в сфере повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников выступает сокращение потерь рабочего времени по причине существования непроизводительных факторов, затрудняющих рабочие процессы.

Определение потерь рабочего времени руководящих работников в организации служба управления персоналом на регулярной основе должна осуществлять по трем основным направлениям:

  1. Нерациональное планирование задач, превышение реальных, объективных лимитов времени на выполнение.
  2. Выполнение малозначимых или не срочных задач вместо приоритетных и требующих немедленного решения вопросов.
  3. Дисбаланс в распределении рабочего времени, срывы сроков, хроническое выполнение задач в сверхурочное время.

В случае, если выявлено существование потерь рабочего времени по одной из указанных причин, служба управления персоналом организации обязана провести работу с руководящим работником, испытывающим трудности с планированием своего рабочего времени, чтобы ликвидировать все выявленные негативные факторы и помехи к выполнению его прямых обязанностей.

Экономическим эффектом от предпринимаемых службой управления персоналом мер, направленных на совершенствование планирования рабочего времени руководителей, для организации выступает улучшение коэффициентов эффективности использования рабочего времени. При этом ключевым показателем эффективности реализованных мероприятий в сфере планирования личной работы руководителя выступает снижение коэффициента потерь рабочего времени, которые зависят от менеджера, и коэффициента соотношения выполнения менеджером свойственных и несвойственных ему функций.

Научный подход к управлению рабочим временем в организации, основанный на принципах управления рабочим временем, позволяет организовать работу с наибольшей результативностью, чтобы все действовали в интересах организации и для достижения стоящих перед ней целей. В этой связи возрастает роль службы управления персоналом в повышении эффективности управления рабочим временем за счет ликвидации условий и факторов, способствующих его нерациональному использованию.

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Признайтесь, что нередко употребляете фразу «Жаль, что в сутках только двадцать четыре часа». Действительно, многочисленные профессиональные стрессы очень часто связаны с неумением планировать свой рабочий день, грамотно и рационально подходить к распределению временных затрат. Поэтому за последние десятилетия интерес к техникам управления временем неуклонно растет. О.Б. МИХАЙЛОВА

Управление временем (Time Manage­ment) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.

Древние мореплаватели говорили: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: «Время — деньги!» Время — это действительно стратегический ресурс человека.

Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула:
ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) – помехи,
где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от:

  • ее цели, которая должна быть «осознанной и понятной исполнителю;
  • способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты);
  • энергии, затраченной на деятельность (здесь под «энергией» понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).

Помехи времени
Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных «поглотителей» времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять «своих» важнейших помех.

  1. Нечеткая постановка цели.
  2. Отсутствие приоритета в делах.
  3. Попытка слишком много сделать за один раз.
  4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
  5. Нечеткое планирование трудово­го дня.
  6. Личная неорганизованность, «бумажные завалы».
  7. Чрезмерное чтение.
  8. Скверная система документообо­рота.
  9. Недостаток мотивации, нежелание активно работать.
  10. Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).
  11. Недостатки кооперации или разделения труда.
  12. Отрывающие от дела телефонные звонки.
  13. Незапланированные посетители.
  14. Неспособность сказать «нет».
  15. Неполная, запоздалая инфор­мация.
  16. Отсутствие самодисциплины.
  17. Неумение довести дело до конца.
  18. Отвлечение (шум).
  19. Затяжные совещания.
  20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
  21. Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.
  22. Разговоры на частные темы.
  23. Излишняя коммуникабельность.
  24. Чрезмерность деловых записей.
  25. Синдром «откладывания».
  26. Желание знать все факты.
  27. Длительность ожидания (например, запланированной встречи).
  28. Спешка, чрезмерная суетливость.
  29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
  30. Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.

Выделив свои пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», — вы уже сможете добиться значительного повышения продуктивности своей работы.

Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с выявленными фактами потери времени.

«Золотые» пропорции планирования времени
Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени».

Читать еще:  Издательство

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

Техника анализа сложности задач
Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:

  • 65 процентов запланированного времени — задачи А;
  • 20 процентов запланированного времени — задачи Б;
  • 15 процентов запланированного времени — задачи В.

6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Психотехнические упражнения
Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.

«Полный порядок»
Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.

«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью дневника или еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.

«Конец — делу венец»
Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.

«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.

А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

Технология делегирования
Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.
Таблица 1. Предмет делегирования

Управление временем на предприятии

Не забывай о важных задачах и разрабатывай новые п.

Управляй разработкой продукта, следить за работой.

Отслеживай свои задачи, добивайся результата в нуж.

Cледи, чтобы в компанию приходили нужные люди, а с.

Воплощай свою маркетинговую стратегию в жизнь. Дел.

Будь в курсе, над чем работает команда. Управляй п.

Соблюдай сроки оплаты, проводи продуктивные встреч.

Work remotely from anywhere in the world. Keep in.

Управляй работой команды, чтобы сотрудники укладыв.

Планируй, следи за прогрессом и управляй проектами.

Создавай задачи с дедлайнами, ставь напоминания и.

Экономь время, меньше отвлекайся и работай продукт.

Работа по Agile

Планируй и управляй проектами по привычным agile-м.

Создавай неограниченное количество канбан-досок и.

Контролируй загрузку с помощью календаря на день и неделю.

Следи за рабочими процессами через полностью кастомизируемые канбан-доски.

Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Используй их, как чек-лист или как полноценные задачи.

Расставляй приоритеты между задачами с помощью четырёх уровней важности.

Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмное время суток.

Настраивай, какие уведомления и где ты хочешь получать. Хоть на емейл, хоть в Телеграм.

Совершай меньше действий, чтобы сделать больше, используя горячие клавиши.

О сервисе Скоро

При поддержке Gold Carrot

Не забывай о важных задачах и разрабатывай новые п.

Управляй разработкой продукта, следить за работой.

Отслеживай свои задачи, добивайся результата в нуж.

Work remotely from anywhere in the world. Keep in.

Управляй работой команды, чтобы сотрудники укладыв.

Планируй, следи за прогрессом и управляй проектами.

Решения для команд →

При поддержке Gold Carrot

Контролируй загрузку с помощью календаря на день и неделю.

Следи за рабочими процессами через полностью кастомизируемые канбан-доски.

Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Используй их, как чек-лист или как полноценные задачи.

Расставляй приоритеты между задачами с помощью четырёх уровней важности.

Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмное время суток.

Настраивай, какие уведомления и где ты хочешь получать. Хоть на емейл, хоть в Телеграм.

Совершай меньше действий, чтобы сделать больше, используя горячие клавиши.

При поддержке Gold Carrot

При поддержке Gold Carrot

6 принципов тайм-менеджмента

6 принципов тайм-менеджмента

Про тайм-менеджмент

Time management буквально переводится как «управление временем». Ясное дело, что ты не Флэш и не Доктор Манхэттен — по-настоящему управлять временем ты вряд ли сможешь (хотя, признайся, хотелось бы). Но вот максимально эффективно им распоряжаться — вполне.

Основные принципы тайм-менеджмента формируются на основе четырёх составляющих:

  • хронометраж и контроль времени,
  • оптимизация временных затрат,
  • планирование дня/недели/месяца,
  • создание мотивации.

Не хочешь читать? Слушай!

Принцип 1. Планируй заранее

Планировать — круто. Когда у тебя есть детальный план, не нужно держать всё в голове, а значит можно добиться высокой эффективности.

Как всё это работает:

  • план состоит из последовательности действий;
  • каждое действие приносит определённый результат;
  • результаты помогают продвинуться в достижении цели.

В зависимости от глубины планирования, есть три вида целей:

  • тактические (от 1 дня до 3 месяцев),
  • стратегические (от 3 месяцев до года),
  • общий вектор (на несколько лет).

Общий вектор диктует стратегические цели, которые, в свою очередь, определяют тактику на короткие периоды времени: день, неделю или месяц. Взявшись за проработку плана, начни с глобальных целей и двигайся к небольшим, постоянно задавая себе вопрос: «А что мне для этого нужно?»

Пример

Я хочу поднять свой уровень английского, накопить на первичный ипотечных взнос и заняться фронтенд-разработкой. Это мои векторы на ближайшие годы. Да, именно векторы, потому что работать в каком-то одном направлении не так продуктивно — жизнь очень ограничена.

Чтобы прокачать английский и навыки фронтендера, мне нужно пройти курсы и больше практиковаться. Чтобы накопить на первичный взнос, мне нужно откладывать около 30 000 в месяц, а значит больше зарабатывать. Это мои стратегические цели на год.

Курсы английского и фронтенд-разработки мне дадут много тактических целей: от изучения какого-то правила английской грамматики до освоения принципов программирования на JS. Чтобы зарабатывать больше, мне нужно найти дополнительную работу или попросить прибавку — в любом случае, может потребоваться обрасти какими-то дополнительными компетенциями.

С этим уже можно работать.

Постоянно фиксируй как и на что тратишь время. Потом сможешь составлять планы, опираясь на реальные данные. Всё фиксировать помогут различные приложения для тайм-трекинга.

Не планируй больше 10 задач на день, берите ровно столько, сколько реально успеешь сделать. Дроби большие задачи на мелкие.

Принцип 2. Целься в конкретный результат

Итак, результаты твоих действий ведут к достижению целей. А значит нужно планировать каждый рабочий день так, чтобы там не было задач (а значит и результатов), которые не согласуются с твоими целями.

Для проверки можно использовать систему SMART. Все твои действия должны:

  • быть конкретными (Specific),
  • измеримыми (Measurable),
  • иметь исполнителя (Assignable),
  • быть выполнимыми (Realistic),
  • иметь конкретные сроки реализации (Timebound).

Основной критерий полезности задачи — её конкретика. Понимаешь ли ты, какие конкретно действия и в какой последовательности приведут к достижению результата? Результат должен быть измеримым — так будет проще распределить бюджет времени.

Пример

«Проверить почту» — это не конкретная и не измеримая задача.

«Составить 5 писем-ответов для клиентов и отправить по почте» — конкретная и измеримая.

Главный общий критерий продуктивности — всегда двигаться к выполнению цели через выполнение задач разной степени сложности.

Принцип 3. Расставляй приоритеты

Когда общий план действий готов, нужно решить, какие действия выполнять первыми. Расставить приоритеты можно множеством способов. Я использую два: AB-принципу и матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Оцени каждую цель и задачу с точки зрения возврата твоих инвестиций: времени, сил, финансов. Получишь три группы задач:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector