Транспортные расходы в командировке

Транспортные расходы в командировке

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Командировочные расходы

Командировочные расходы — это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.

Состав командировочных расходов

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:

— выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

— оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

— оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

— оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

— компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:

— за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

— за каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.

До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:

-приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;

-командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:

-командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;

— авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);

— документы, подтверждающие расходы (например, билеты на транспорт, квитанции, счета). Документы можно приклеить на листы формата А4 и приложить к авансовому отчету;

-отчет о выполнении служебного задания в командировке, утвержденный работодателем.

Порядок расчета командировочных расходов и выдачи аванс

Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов.

Сумма аванса определяется исходя из:

— приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание в командировке;

— суммы суточных за все дни командировки;

— других планируемых командировочных расходов работника.

— или выдать наличными из кассы организации;

— или перечислить на банковскую карточку работника.

Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.

При этом организация может сама оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.

Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов

При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.

НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:

— командировочные расходы оплачены организацией или работником;

— по ним есть счет-фактура.

Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:

— питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;

— проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).

При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:

— если они оплачены за счет выданного работнику аванса — на дату утверждения авансового отчета;

— если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета — на дату выплаты возмещения работнику.

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:

Транспортные расходы в командировке

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

  • распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
  • заказать звонок оператора и т.п.,
  • посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместить расходы сотрудника на проезд к месту командировки (статья 168). В пункте 11 другого нормативного документа — Положения о служебных командировках — указывается, что возмещаются и другие расходы, которые работник производит с разрешения или ведома работодателя. Мы собрали список транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы и у командированных, и у бухгалтеров, и постарались найти на них ответы.

Читать еще:  Акт взаимозачета между организациями

Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу

Как сказано выше, оплата дороги до места командировки — забота компании. И некоторые могут спросить: считается ли проезд в командировку с момента посадки на поезд или в самолет или раньше? Таким образом, должна ли компания оплатить сотруднику дорогу до аэропорта или вокзала?

Если обратиться к Положению о служебных командировках, то пункте 12 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они находятся за пределами населенного пункта. Сотрудник может добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне. Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или арендованном авто (каршеринг), и их можно понять. Организация может компенсировать сотруднику стоимость поездки, при условии, что эти траты экономически обоснованны и имеют документальное подтверждение. Разъяснение можно найти в Письмах Министерства финансов РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику надо получить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка строгой отчетности. Список реквизитов, которые должны быть в квитанции. Отправленный на имейл чек также подтвердит траты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтерию с отчетом.

Проезд по городу во время командировки

Командированный приехал в место назначения. Каждый день от гостиницы ему нужно добираться до места проведения работ. Возместит ли работодатель стоимость поездок и какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайте разберемся.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Однако организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем документе — регламенте о командировках или коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной налоговой службы России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246 «О порядке признания отдельных видов расходов, связанных со служебной командировкой работника».

Если говорить про такси во время командировки, то, например, поездку от аэропорта к отелю и обратно можно зачесть как «проезд к месту командировки». Но эти расходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующими документами.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполнения служебного поручения, то любая организация предпочтет, чтобы сотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездил на общественном транспорте. Другой вопрос, если в населенном пункте с транспортом туго или рядом нет остановок. Этот вопрос решается на усмотрение работодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания может разрешить сотрудникам с определенным статусом использовать такси, заранее прописав это локальном нормативном акте — регламенте о командировках.

Постельное белье и питание в поезде

В соответствии с пунктом 12 Положения о служебных командировках, постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчету смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолета

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возле аварийного выхода. За выбор места в салоне многие авиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли эту прихоть работодатель?

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ, в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Выбрать и оплатить конкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчетом.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компании в выборе транспортного средства для проезда к месту командировки. Таким образом, работник может отправиться в командировку на служебном или личном автомобиле (об использовании авто для рабочей поездки будет отдельная статья).

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчета о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть как расходы на содержание служебного транспорта — если ссылаться на подпункт 11 первого пункта статьи 264 Налогового кодекса РФ, а также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.10.2011 г. №А05-11805/2010 и Письмо Министерства финансов РФ от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404. Если использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать споров с налоговиками, считать траты на стоянку лучше по нормам, указанным в Постановлении № 92 от 08.02.2002 года.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Служебная командировка: учет расходов на проезд

Иногда у сотрудников финансовых служб учреждений возникают сложные ситуации с принятием к учету командировочных расходов, в отношении которых законодательные документы не содержат положений, как поступать в тех или иных случаях.

В этой статье предлагаем ознакомиться с нормативными документами, которыми следует руководствоваться при принятии к учету расходов на проезд сотрудников, направляемых в служебные командировки, и с разъяснениями финансового ведомства по отдельным нестандартным ситуациям. Кроме того, рассмотрим порядок бюджетного учета расчетов с командируемым сотрудником.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определены Положением № 749 . Этим документом, в частности, установлено следующее:

– в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем;

– поездка сотрудника, направляемого по распоряжению руководителя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующего учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также считается командировкой;

– местом постоянной работы является место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения), работа в котором обусловлена трудовым договором.

Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдаются:

– служебное задание, утверждаемое руководителем учреждения, которым определяется цель его командировки (п. 6 Положения № 749);

– оформляемое в единственном экземпляре и подписанное руководителем учреждения командировочное удостоверение, которым подтверждается срок пребывания сотрудника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения № 749).

Размеры возмещаемых расходов на проезд

В силу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику командировочные расходы. К таким расходам, в частности, относятся расходы на проезд к месту служебной командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы, которые подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения № 749).

Согласно п. 11 Положения № 749 размеры возмещаемых расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры возмещения указанных расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, ограничены Постановлением Правительства РФ № 729 . В частности, расходы на проезд сотрудника казенного учреждения к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

– воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

– автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

– водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Возмещение расходов в указанных размерах производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

Обратите внимание

Превышение расходов на проезд, если они произведены сотрудником с разрешения или ведома руководителя, может возмещаться только за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Читать еще:  Оплата больничного после увольнения

Для гражданских служащих установлены иные ограничения. Так, расходы на проезд гражданских служащих к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также на проезд из одного населенного пункта в другой (если гражданский служащий командирован в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах) воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, по следующим нормам (п. 21 Порядка № 813 ):

Затраты на командировочные расходы в 2020 году

Обзоры КонсультантПлюс

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Суточные за границу и по России: размеры

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.

Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.

Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.

Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке

Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.

Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.

Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.

Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

700 × 8 = 5600 рублей.

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

2500 × 8 = 20 000 рублей.

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

Читать еще:  Авансовый отчет подотчетного лица

После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

  • командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
  • проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
  • любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
  • авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).

Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

  • операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
  • когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.

Транспортные расходы в командировке

Дата публикации 13.02.2020

Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он едет в командировку на личном автомобиле? По какому виду расходов и коду КОСГУ отразить эти расходы в учете казенного учреждения субъекта РФ? Какие документы оформить?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

    • расходы на проезд;
    • расходы по найму жилого помещения;
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
    • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ.

Трудовой кодекс РФ и положение, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), не ставят обязанность работодателя возмещать расходы на проезд до места командировки и обратно в зависимость от вида транспорта, которым сотрудник добирается до места назначения. Об этом говорится, например, в письме Минфина России от 27.11.2019 № 03-03-07/92053.

Расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте могут быть закреплены в нормативном акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) в перечне расходов на проезд или в перечне иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя. В таком случае они возмещаются по КВР 112 (122, 142) и подстатье 226 КОСГУ (п. 46.5 порядка, утв. приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н, п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее — Порядок № 85н, 209н). В ином случае эти расходы следует квалифицировать как закупку через подотчетное лицо по КВР 244. Такие разъяснения даны в п. 2.3 письма Минфина России от 10.08.2017 № 02-05-11/52212. Полагаем, этой логикой можно руководствоваться и в целях применения Порядка № 85н.

В письме от 15.07.2016 № 01-05-10/41796 специалисты Минфина России допускают принятие ГСМ к учету на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов (если работник приобрел ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом). Применительно к действующим редакциям инструкций записи будут следующими:

Дебет КРБ 1 106 34 343 Кредит КРБ 1 208 26 667 – приняты к учету расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 31 инструкции, утв. приказом Минфина от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);

Дебет КРБ 1 105 33 343 Кредит КРБ 1 106 34 343 – приняты к учету ГСМ, приобретенные в командировке (п. 23 Инструкции № 162н).

По нашему мнению, компенсационный характер выплаты расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает необходимости постановки на учет ГСМ в качестве нефинансовых активов. Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ закреплены в перечне командировочных, в учете можно сделать запись:

Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 401 20 226 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 667 – приняты расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н).

Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не включены в перечень командировочных, то приобретенные ГСМ необходимо оприходовать:

Дебет КПС (000) 1 105 33 343 Кредит КПС (КРБ 244) 1 208 34 667 – приняты к учету ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н, п. 11.4.3 Порядка № 209н).

Списание фактически израсходованных ГСМ, ранее принятых к учету, оплаченных сотрудником в командировке, отражается на основании акта (ф. 0504230), составленного комиссией по поступлению и выбытию активов и утвержденного руководителем учреждения с приложением к нему путевого листа:

Дебет КПС (000) 1 401 20 272 Кредит КПС (000) 1 105 33 443 — списана стоимость израсходованных ГСМ (п. 26 Инструкции № 162н).

Сумма расходов подотчетного лица отражается согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету ф. 0504505 (п. 216 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). К нему сотрудник должен приложить служебную записку и подтверждающие документы: путевой лист, квитанции, чеки (п. 7 Положения № 749).

Возмещение сотруднику произведенных расходов отражается записями:

Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 567 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 304 05 226; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы закреплены в перечне командировочных (п. 84 Инструкции № 162н);

Дебет КПС (КРБ 244) 1 208 34 567 Кредит КПС (КРБ 244) 1 304 05 343; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы не закреплены в перечне командировочных (п. 84 Инструкции № 162н).

Существует еще один вариант оформления операции – возместить сотруднику стоимость ГСМ в качестве компенсации за пользование личным имуществом согласно ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Пунктом 48.1 Порядка № 85н, п. 10.2.2 Порядка № 209н прямо установлено, что выплата компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отражается по КВР 112 и подстатье 222 КОСГУ. Возмещение расходов сотрудника на приобретение ГСМ удовлетворяет понятию компенсации в натуральной форме, соответственно, может быть отнесено на подстатью 214 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме» КОСГУ в увязке с элементом вида расходов 112 (122, 142) (п. 10.1.4 Порядка № 209н).

Смотрите также

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector