Техника хронометража

Техника хронометража

Техника полного хронометража.

Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов.

Шаг 1.

Возьмите небольшой блокнот или записную книжку, которые вы будете использовать для ведения записей по учету расходов времени в течение дня. Лучше, если это будет блокнот карманного формата, его удобно всегда носить с собой. Записывайте все дела длительностью от 10 до 15 минут. Каждый раз при смене видов деятельности останавливайтесь на 1–2 минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые мы выполняем в течение дня.

Самый простой способ – способ фиксирования начала и окончания любого дела. С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня (Пример 1).

Однако, из данной формы не вполне понятно, относится ли время, затраченное на то или иное дело, к поглотителям или оно было использовано эффективно. Поэтому предпочтительней использовать форму для записи данных, состоящую из четырех столбцов (Пример 2).

Из данных комментариев сразу становится видно, где «прячется» поглотитель времени (вместо внесения необходимых данных – общение в чате). Комментарии помогают четко определить поглотителей времени, установить, в какой зоне контроля они находятся и, следовательно, выбрать оптимальные способы минимизации расходов времени на непродуктивные процессы.

Шаг 2.

Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража. Такими показателями могут являться:

· любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени;

· любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени;

· любое желаемое действие, до которого «не доходят руки»;

· любое ресурсное занятие (дело для души), дающее положительные эмоции, силы, энергию, но на которое совершенно нет времени.

Таким образом, любая цель может быть переформулирована и стать показателем для хронометража.

Шаг 3.

На основании данных, полученных в процессе ведения хронометража, строим график динамики изменений показателей. График дает возможность наглядно увидеть происходящие изменения (или их отсутствие) и в случае необходимости внести коррективы в тактику борьбы с хронофагами (попробовать другие способы и приемы).

Например, с помощью данного графика отслеживаем динамику такого показателя, как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей. На графике наглядно представлено, что, если в первый день на просмотр телепередач ушло 2 часа (120мин.), то к концу первой недели ведения хронометража сократилось до 45 минут. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 час 15 минут (75 мин.).

Для большей наглядности можно совместить на одном графике два показателя. Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, что и в предыдущем случае (просмотр телевизора), и в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется изучению английского языка. Теперь наш график будет выглядеть следующим образом:

Из графика видно, что если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 минут, а на просмотр телевизионных программ – 120–80 минут, то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 минут, а высвобожденные резервы времени (1час 15 минут) были использованы для изучения языка.

Проведя наблюдения, заполнив хронокарту и получив данные хоронометража, необходимо провести анализ данных и составить представление о личной эффективности в области управления временем для выработки дальнейших шагов по оптимизации деятельности. Анализ лучше всего проводить вечером, имея все данные за день.

Отметьте в хронокарте выполненные дела и задачи, разделив их на группы:

· Поглотители времени (неэффективно использованное время).

· Ключевые, значимые для достижения целей дела и задачи (эффективно использованное время).

· Необходимые затраты времени (сон, еда и т.д.) на обеспечение собственной жизнедеятельности.

Выявите действия, которые являются хронофагами, отметьте их в хронокарте. Сравните хронокарты за несколько дней: отметьте, какие из хронофагов встречаются постоянно, а какие – появляются эпизодически. Отметьте количество времени в день, «украденное» различными поглотителями времени. Это поможет определить поглотителя времени, с которого стоит начать борьбу за свое время.

Подсчитайте количество времени в день, израсходованного на значимые, долгосрочные, ключевые цели и задачи. Определите процентное соотношение полезно использованного времени на ключевые и значимые для достижения целей задачи к общему использованному времени (время сна и еды не учитываем).

Сравните полученные расходы времени на ключевые цели и задачи с количеством времени, растраченным на хронофагов. Сделайте вывод, на что уходит ваша жизнь.

Сравните полученные данные расходов времени в течение дня (дней) с целями из ваших стратегических целей и ценностями вашей жизни (колесо баланса). Сделайте вывод о соответствии вашей тактики и оперативной деятельности вашим стратегическим планам.

Наметьте шаги по оптимизации расходов времени и сокращению его непродуктивных расходов. Лучше всего план действий составлять не в целом, а по конкретным показателям (каким образом можно увеличить время, например, на подготовку новой презентации или на обслуживание клиентов; а какие меры необходимо предпринять, чтобы сократить расходы времени на внезапные прерывания или отвлечение во время работы с базой данных).

Техника хронометража: для тех, кто хочет больше

Техника хронометража: для тех, кто хочет больше

Хронометраж – это оценка затрат времени. Проводится с целью выявления, на какие блоки работ сколько времени тратится. Цель данной техники – уменьшить количество времени, которое используется нерационально, и привнести больше времени на важные дела.

Основные шаги:
1. Определить показатели, которые вы бы хотели отследить. Например, «количество времени, которое тратиться на отвлечения», «количество времени на дорогу», «количество времени на изучение языка». Это могут быть дела, на которые не хватает времени, а так хотелось бы больше уделять времени семье, своим увлечениям и т.д.

2. Начать записывать выполняемые задачи. Для удобства – раз в час зафиксировать все выполняемые дела длительностью 10-15 минут. Или кому удобно – сразу записывать по мере выполнения.

3. В конце дня провести анализ: просуммировать время по показателям. Например, у вас получится, что ушло 1 час 15 минут на приготовление и приём пищи.

Ваши результаты

Проводя оценку времени достаточное количество недель, вы заметите, как:
— вы стали воспринимать время по-другому. Например, если ранее задерживались после работы, сейчас очень чётко себя одёргиваете и спешите домой.
— вы стали больше внимания уделять своим важным делам. Постепенно в течения дня у вас будет выделяться всё больше и больше промежутков на то, что ранее не удавалось. Есть закон – о чём думаешь, то и приходит в вашу жизнь. А в оценке временных затрат есть также закон – что измеряется, то и улучшается. Если вы следите за своими личными поглотителями, то со временем у вас пройдёт привычка долго пить кофе на работе или без дела смотреть телевизор.

Есть несколько инструментов ведения хронометража.

Хронометраж на бумаге

Лежит рядом с вами листок А4 и раз в час вы к нему обращаетесь: вспоминаете, какие задачи выполняли за последний час. Рекомендация: фиксировать задачи длительностью от 10-15 минут. Потому что, скорее всего, через час вы вряд ли вспомните мелкие отвлечения и тем более сможете их оценить. Лучше фиксировать то, что вы вспомните.

В конце дня у вас перед глазами список с началом выполнения конкретной задачи, её название. И можно провести анализ: в столбик, на калькуляторе, в сотовом телефоне подсчитываете количество времени, которое ушло на выполнение данной задачи. Записываете результат.

Плюсы:

листочек всегда рядом с вами. Самые тщательные и педантичные могут вести хронометраж чаще раза в час, например, каждые 15-20 минут записывать выполняемые задачи или в принципе при переключении между задачами обращаться к листку. Но процесс тяжёлый. Неделю или месяц вести такой учёт вы не сможете. Всё надоест, и вы будете вспоминать автора данной книги не совсем красивыми словами.

вы сами себя записываете. Когда вы сами записываете и это вместо вас не делают посторонние программы или люди, то вырабатывается чувство ответственности и понимание, что именно вы и только вы всё делаете сами, доверяете только себе самые сокровенные поглотители времени, ни перед чем не отчитываетесь. Никто не вмешивается в ваш процесс самопознания, не зудит под ухом, не ехидничает, с ухмылкой за вами наблюдая.

вы достигаете высокой осознанности. Фиксация своей работы – это не тупое считывание мозга или визуальной картинки дела, это осознанное изложение. Мы пытаемся правильно подобрать слова, грамотно написать выражение, любая письменная речь показывает нашу способность думать не хуже, чем устное выступление.

привычка писать, а не печатать. Есть те из нас, кто любит «ручной труд» карандаша и не может без того, чтобы красивым почерком не вывести умную мысль. Тем более, что исписанные листы приводят в чувство восторга, созидания и выполненного объёма работы.

Минусы:

нет точности. Вы отслеживаете примерное время: время, которое вы вспомнили или почувствовали. Вам первое время будет трудновато писать.

не все задач и переключения внимания будут зафиксированы. Просто невозможно фиксировать самому свои отвлечения в 1-5 минут иначе весь вам учёт будет ради самого процесса учёта. А это нам не к чему.

нет возможно автоматически проанализировать результаты.

Ведение хронометража в электронном формате — второй вариант, для кого-то, возможно, более наглядный.

Хронометраж в Excel

Самая простая программа для фиксации и дальнейшего автоматического подсчёта времени — MS Excel. Каковы же особенности?

Плюсы:

— позволяет зафиксировать задачи так, чтобы ячейки листа программы позволили нам проанализировать и получить суммарную картину;

— позволяет фиксировать любые задачи той длительности, которые не составят труда написать самим.

Минусы:

зависимость от компьютера. Не для всех это удобный и любимый инструмент. Excel не доступен на выездах, хотя современные коммуникаторы данный вопрос уже решают.

требует знания программ.

Пример хронометража в Excel:

На самом деле вы можете такую таблицу распечатать и заполнять её в течение дня — у вас получиться обычный бумажный вариант.

Пример общей оценки затрат времени:

Однако, есть программы, в которых обычно вы на работе (или в смартфоне) ведёте текущее планирование. И как раз бывает удобно в них отследить свои затраты неэффективно используемого времени.

Читать еще:  Деловая встреча

Хронометраж в Outlook

Если вашим рабочим инструментом является Outlook, то это очень удобный инструмент для ведения хронометража.

Пример планирования времени в календаре:

Плюсы:

— Outlook всегда рядом на вашем рабочем месте. Перед глазами календарный график, к которому вы регулярно обращаетесь и отслеживаете приближающиеся события.

легко делать отборы в специальных представлениях, которые позволяют видеть не только начало и конец события, но и автоматически подсчитать их длительность.

Например, у вас проходят три типа встреч в течение недели:

  • Планёрки с сотрудниками
  • Совещания по проектам
  • Выездные встречи с клиентами

И вам интересно отследить, сколько времени по отношению ко всему его объёму у вас уходит на данные мероприятия. С Outlook у вас есть прекрасная возможность!

— при необходимости более глубокого анализа позволяет перенести одним кликом мыши в excel все или нужные вам события и там осуществить дальнейшие манипуляции с числами и графиками.

— можно сделать конкретные выборки. Например, вам нужен не весь хронометраж дня, а подсчитать, сколько времени было инвестировано за прошедший месяц на проведение совещаний или выполнение конкретной работы по проекту.

Минусы:

не сумеет подсчитать сумму по конкретному дню: сколько было минут-часов у вас было сегодня в рабочем дне (если вы конечно не сделала специальные фильтры, но ими редко умеют пользоваться).

не сумеет подсчитать сумму по конкретному блоку задач. Например, вы проверяли почту несколько раз в день и хотите подсчитать, сколько всего времени на это столько часто встречающееся дело у вас ушло. Но правда и в Excel вам придётся самостоятельно перестраивать ячейки с цифрами, чтобы получить желаемый результат

длительность события, которое вы можете быстро записать, от 5 минут. Можно записывать и более мелкие события, но это технически не очень удобно. Потому что когда мы за кем-то записываем события. Ведём чей-то хронометраж, то в календаре неудобно: приходится создавать встречу, заходить в ней, там уже менять начало и конец и т.д.

Если у вас есть возможность использовать надстройку «Хронометраж» для Outlook, то вы можете автоматически одним кликом мыши выгружать все данные за нужный вам период из своего календаря в шаблон, в котором автоматически подсчитывается время на те или иные работы.

Приведу пример как я пару месяцев, ведя тренинги по организации своих дел, решила отследить свои временные ресурсы.

1.Сначала мною были продуманы классификаторы, по которым я создавала в календаре Outlook встречу с соответствующим названием.

Так мог выглядеть мой план в календаре:

Естественно, отслеживая время на работе, вам нужно очень детально прописать это время.

Например, у вас могут быть следующие показатели — «время, потраченное на…»:

  • перерывы;
  • отвлечения по телефону по несрочным вопросам от коллег;
  • совещания, планёрки;
  • встречи с клиентами;
  • административные вопросы (долго печатать документ; долго стоишь у секретаря…).

В своём примере я отслеживала, прежде всего, нерабочее время.

2.Далее по прошествии двух месяцев я сделана выгрузку в Excel всех созданных событий из календаря Outlook.

Пример выгрузки хронометража в Outlook:

3.Также параллельно посчитала, сколько всего часов в рассматриваемых месяцах:

4.В заранее созданный в Excel шаблон подтянулись суммированные цифры (в минутах) из листа выгрузки.

Подробнее получился такой цифровой хронометраж:

Это лишь пример, как в своё время сделала я. Скорее всего ваши показатели будут другими, но суть останется та же.

Я не буду перечислять цели проводимого мною хронометража, но у вас они явно найдутся.

С точки зрения простоты и удобства ведения хронометража проще бумага. С точки зрения анализа и визуального представления – электронные программы. По крайней мере, если вы планируете провести несколько дней хронометража, вам будет достаточно и бумажной версии. Но если месяц-два, то без электронной программы не обойтись.

Оценка временных затрат – обязательный элемент в случае, если вы недовольны своей жизнью. Чтобы начать улучшать свои дела, нужно сначала оценить, что в них идёт не так, как вам хотелось бы. Что отвелкает, мешает, не даёт сосредоточиться и грамотно спланировать. Существует несколько десятков поглотителей времени как ваших личных, так и влияющих на вас.

Куда уходит время: эффективная техника тайм-менеджмента

Бесцельный интернет-серфинг, сериалы, мессенджеры, беседы с коллегами у кулера — маленькие воришки, которые незаметно крадут у нас время. В итоге для нас неожиданно наступает дедлайн, мы не понимаем, как пролетела неделя. Кто-то успевает работать, проводить время с семьей и друзьями, заниматься хобби, а кто-то не справляется даже с одной областью своей жизни. А ведь у каждого из нас в сутках 24 часа.

Тайм-менеджмент — это искусство управления собственным временем, и при желании мы можем успевать все, что захотим. Расставив приоритеты и уделяя внимание важным вещам, можно научиться рационально распоряжаться собственными временными ресурсами. Чтобы понять, куда утекают драгоценные минуты и даже часы, попробуйте технику «Хронометраж».

Техника полного хронометража

Возьмите карманный блокнот и носите его с собой, чтобы делать записи в течение дня. Конечно, можно использовать заметку в смартфоне, но записи от руки более эффективны. Это обусловлено тем, что когда мы пишем руками, мы активнее концентрируемся на текущей деятельности, а заметки в смартфоне делаем скорее на автомате. Итак, первым шагом необходимо записывать все свои дела в течение дня, как только вы переключаетесь с одного на другое. Записывайте интервалы в формате «начало–конец деятельности», например:

  • 13:30–14:00 совещание с коллегами по проекту;
  • 14:00–14:30 составление отчета о совещании;
  • 14:30–14:45 проверка почты и соцсетей.

Ведите записи каждый день, пока это не войдет в привычку. Через некоторое время вы начнете записывать на автомате и тогда сможете четко проанализировать свой день. В конце дня посмотрите на свои записи и напротив каждого пункта обозначьте «полезность» дела.

Вторым шагом необходимо определить цели, которых вы хотите добиться благодаря этой технике. Выявите собственные цели, например, хотите ли вы больше времени уделять здоровью и физическим нагрузкам, меньше зависать в соцсетях, выучить иностранный язык, перестать доделывать проекты в последний день. Распишите эти цели и соотнесите с показателями времени из своей таблицы, например:

  • Цель: здоровье и спорт — Показатели: сколько времени в день/неделю вы тратите на тренировки.

Третьим этапом необходимо составить график, на котором отражено «полезное время» и «воришки» — для этого мы в первом шаге писали, куда у нас вообще уходит время. Такой график позволит увидеть, откуда мы можем взять недостающее время на наши цели. Далее останется только перераспределить то самое «недостающее» время с бесполезных действий на достижение цели.

Сокращенный хронометраж

Этот метод позволяет оценить собственные временные ресурсы, которыми мы обладаем, чтобы в дальнейшем правильно распределить их для достижения своих целей. Это аналитическая работа, которая тоже представлена наглядно. Определите цель и запишите следующие данные в таблицу:

  1. Ваш возраст — количество полных лет.
  2. Ваш возраст, в котором планируется достижение цели.
  3. Общий запас времени до достижения цели: вычитаем из пункта 2 пункт 1.
  4. Разбиваем общий запас на количество суток: пункт 3 умножаем на 365.
  5. Определяем среднее время сна в сутки, округляем до часов.
  6. Считаем количество продуктивного рабочего времени в сутки без учета тех дел, которые несовместимы с достижением цели. Например, бытовые дела не получится совмещать с изучением языка, а вот время, проведенное в транспорте, может быть использовано для этого.
  7. Выделяем конкретный запас времени на достижение цели — количество суток (п. 4) умножаем на продуктивное время (п. 6).
  8. Теперь, понимая количество часов, мы можем распределить их в зависимости от нашей цели. Разбиваем достижение цели на этапы и встраиваем в свое расписание.

Тайм-менеджмент помогает нам распоряжаться своими ресурсами, однако просто наглядного понимания недостаточно, чтобы наверняка добиться желаемого. Целеполагание — отдельный навык, который нужно тренировать. Курс целеполагания от Викиум основан на проверенных методиках, он состоит из 6 уроков, которые включают видеотеорию и практические занятия для отработки. Распоряжайтесь своим временем правильно и всегда доводите начатое до конца!

Техника хронометража

Книга: Тайм-менеджмент. Полный курс

Техника полного хронометража

Техника полного хронометража

Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов:

1. в течение нескольких дней фиксируйте все выполняемые работы длительностью от 10 до 15 минут;

2. выберите от одного до трех ключевых показателей;

3. отследите их в динамике.

Рассмотрим шаги техники полного хронометража более подробно.

Шаг 1. Так как потребуется учитывать все расходы времени в течение дня и будет необходимо вести записи, следует взять небольшой блокнот или записную книжку (листочки и стикеры имеют тенденцию теряться к концу дня). Лучше, если это будет блокнот карманного формата, который удобно носить с собой. Выберите тот, который вам больше всего нравится, с красивой обложкой. Тогда и учет вести будет намного приятнее. Сначала лучше всего записывать все дела и их длительность при каждом переключении внимания. Через несколько дней, когда вы начнете относиться ко времени более внимательно, достаточно будет делать записи только раз в один-два часа. Останавливайтесь на две-три минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет вам более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые вы выполняете в течение дня. Пример такого осознанного отношения к жизни мы можем найти в книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь»[22].

Она повествует об ученом-биологе Александре Александровиче Любищеве, поставившем перед собой цель разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось существенно превосходящим среднюю продолжительность жизни человека.

Александр Александрович решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать результаты хронометража, планировать свою работу[23]. С 1916 г. (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учет расходуемого времени.

На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) ученый ЕЖЕДНЕВНО записывал, сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько – на дополнительную, какие были еще работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только «чистое» время: без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и прочее. Точность учета – 10 минут. Следует еще раз подчеркнуть: учет велся ежедневно на протяжении 56 лет. Любищев умел использовать даже «трамвайное время»: у него всегда был запас книг карманного формата для чтения в дороге. Были книги для командировок и поездок (одно время он много разъезжал)[24].

Читать еще:  Ссудная задолженность

Не пытайтесь компьютеризировать этот этап ведения хронометража. Использование специальных программ учета времени усложнит процесс и накрепко привяжет вас к компьютеру. Основная часть записей в этом случае делается по памяти, информация теряется, а точность и правдивость данных хронометража резко снижаются.

Для того чтобы фиксировать все свои расходы времени, существуют несколько способов ведения его учета. Выберите тот, который кажется вам наиболее подходящим.

1-й способ. Самый простой – фиксируем начало и окончание любого дела (таблица 2.2). С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня.

2-й способ. Фиксируем не только начало и окончание любого дела, но и его продолжительность (таблица 2.3). Этот способ стоит применять, когда уже выработалась привычка останавливаться и анализировать свою деятельность в течение дня. К уже известной нам таблице 2.2 добавляем еще один столбец.

Таблица 2.2. Первый способ учета времени

Таблица 2.3. Второй способ учета времени

3-й способ. Можно оценивать любое дело не только количественно – по затраченному на него времени, но и качественно, учитывая свое эмоциональное отношение к данному виду работы, дополнительные условия, примечания и более подробную информацию, дающие представление о рациональности произведенных временных затрат (таблица 2.4). Это поможет определить, насколько эффективно расходуется время, а также выявить свои индивидуальные поглотители и то количество часов, которое они у вас «похищают».

Таблица 2.4. Третий способ учета времени

Такой способ ведения учета своего времени позволяет отследить его непродуктивные расходы, а также определить своеобразный «коэффициент полезного действия» – полезного использования времени.

Сумму длительностей всех полезных работ А. А. Любищев называл «время нетто», а длительность всего периода учета – «время брутто», по аналогии с массой предмета без упаковки и в упаковке. Разность этих двух величин дает первый показатель качества – количество «отколов времени» за день. Отношение времени «нетто» к времени «брутто» дает второй показатель – своеобразный «коэффициент полезного действия», полезного использования времени.

Архангельский Г. А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы

Попробуем представить изложенные выше рассуждения в виде формул, которые помогут произвести необходимые расчеты с использованием данных хронометража.

Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:

Формула для расчета коэффициента полезного использования времени:

Шаг 2. Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража.

Техника «Хронометраж». Инструмент тайм-менеджмента.

Одни сутки — это много или мало? А если перевести их в часы или даже минуты? Получим целых 1440 минут — звучит внушительно. За это время можно многое успеть… или не успеть ничего. И понять, на что уходит время в течение дня поможет техника «Хронометраж».

Задумайтесь: на что уходят ваши бесценные минуты? Сколько из них потрачено на чтение ленты новостей или пустые разговоры?

Целых 1440 минут… Но уже одна только что потрачена, пока вы читали этот текст.

Мониторинг рабочего дня

Не всегда нам удается контролировать время: кажется, только пришли на работу, а уже подошло время обеда. Провели в ожидании всего пару минут, а ощущаем, словно прошло как минимум полчаса. Мозг постоянно подшучивает над нами, искривляя восприятие времени. Всегда оценивать потраченные часы объективно практически невозможно.

Чтобы точно сказать, что мы сегодня делали и сколько минут или часов это заняло, нам понадобится мониторинг рабочего дня. В течение трех дней записывайте все выполненные действия, вплоть до самых мелких. Это полезное упражнение по технике «Хронометраж» поможет посчитать каждую потраченную минуту в вашем графике.

Техника «Хронометраж»

Все, что нужно для выполнения упражнения, — это лист бумаги, ручка или карандаш и, конечно, честность. Наша цель — определить, на что мы ежедневно тратим время, а заодно выявить хронофагов — пожирателей времени. Хронометраж наглядно показывает, насколько мы продуктивны, а с чем есть проблемы.

Приложения Хронометраж для Iphone и Android

Шаги техники хронометража

  1. Вооружаемся листом бумаги и ручкой/карандашом.
  2. В течение дня, начиная с самого утра, честно вносим в лист каждое свое занятие и потраченное на него время (с точностью до 5—15 минут). Можно, например, записывать время начала и само действие.
  3. Повторяем такой подробный мониторинг от 3 до 7 дней, чтобы получить полную картину.
  4. После этого анализируем полученные записи и работаем над ошибками.

Пример того, что может получиться:

Разговор по телефону с приятелем — 15 минут.
Ответы на сообщения в Фейсбуке — 3 минуты.
Перерыв на кофе — 10 минут.
Чтение новостей — 7 минут.

7.00-7.15 Подъем и пробежка.
7.15-7.30 Пробежка.
7.30-7.45 Душ.
7.45-8.00 Приготовление завтрака.
8.00-8.15 Завтрак, чтение новостей.
8.15-8.30 Завтрак, чтение новостей.
И так далее до самого отхода ко сну.

В конце дня анализируем свои записи, подсчитываем, сколько времени на что потрачено: сколько ушло на выполнение рабочих задач, а сколько на посторонние дела.

Анализ результатов хронометража

Если для вас в работе важен рост, а не просто отработка часов, это отличное упражнение, чтобы детально рассмотреть свой распорядок дня и, при необходимости, изменить его.

С помощью хронометража легко выяснить, что из сделанного за день было реально полезно для здоровья, роста, скорейшего достижения поставленных целей, а сколько часов ушло на дела и привычки, которые никак не помогают становиться лучше и эффективнее.

Примеры неэффективного расходования времени

В результате может оказаться, что непозволительно много времени мы тратим на дорогу или общение с людьми, которые не приносят нам радости и удовлетворения. Или отдаем почти все свои драгоценные часы работе, не получая взамен ни желаемого дохода, ни роста. При этом на то, что для нас действительно важно, времени почти не остается.

Например, может получится, что в вашем хронометраже совсем не нашлось места для общения с семьей, зато в течение дня вы по несколько часов отвлекались на различные бесполезные занятия. Или же вы отдаете все свое время бизнесу, но при этом не развиваете его, не двигаетесь вперед.

Важный дополнительный плюс упражнения «Хронометраж» — это то, что он еще способствует развитию самодисциплины. Ведь в процессе фиксации всех действий совсем не хочется отмечать разные глупости и откровенную прокрастинацию. Упражнение мотивирует на то, чтобы расходовать каждую минуту эффективно.

Если хронометраж показал, что все плохо.

Что делать, если анализ записей показал неутешительные результаты: удалось выполнить совсем немного полезных задач, зато отвлекающих факторов гораздо больше, чем вы ожидали?

Для начала не стоит расстраиваться, ведь такое положение вещей — не редкость. Зато первый шаг к решению проблемы сделан, осталось придумать, что и каким образом мы можем изменить.

Что делать, если всё время уходит на работу?

Например, что можно сделать, если большую часть времени уходит на работу, которая не приносит необходимого удовлетворения? Есть как минимум два пути: сменить работу на другую или изменить свое отношение к ней.

Необязательно сразу же писать заявление на увольнение. Но можно начать рассматривать подходящие вакансии или искать тот род деятельности, к которому больше лежит душа. Возможно, поговорить с руководством и попробовать изменить формат работы на тот, где вы сможете развиваться и который будет больше мотивировать.

Что делать, если всё время уходит на детей?

Те, у кого есть дети, скорее всего много времени посвящают им. Иногда такое времяпровождение кажется неоптимизированным. Родители могут жаловаться, что дети забирают все их время, почти не оставляя ничего для других дел.

Но на самом деле день или вечер, проведенные с детьми, — не пустая трата времени, как компьютерные игры или развлекательные программы, а важная часть родительского вклада. Это не только дает ребенку так необходимые ему любовь и внимание, но и позволяет вам реализоваться как родителю.

Оптимизируйте своё время.

Важным инструментом управления временем является оптимизация. В бизнесе с этим проще: к примеру, вместо того, чтобы все делать самому, куда эффективнее делегировать часть задач другим сотрудникам. Но в жизни мы реже задумываемся об оптимизации, которая могла бы сэкономить немало часов и сил.

В зависимости от того, куда больше всего расходуется время, подумайте, как можно эти часы освободить, использовать более рационально.

Приходится долго стоять в пробках по пути на работу? Послушайте аудиокнигу, на которую обычно не хватает времени.

Весь свободный вечер уходит на шоппинг и приготовление ужина? Делайте покупки в интернет-магазине, находите простые рецепты быстрых блюд или заказывайте доставку готовой еды.

Начиная работать над задачей много отвлекаетесь? Воспользуйтесь инструментом Pomodoro, эффективность которого доказана участниками Проекта Армия.

Оптимизация времени может значительно улучшить качество жизни, сэкономить силы и добавить эффективности. Но для того, чтобы четко понимать, с какими поглотителями времени нужно бороться, необходимо подробно и честно записать все то, чему мы посвящаем каждую минуту своего дня.

Если вы хотите научиться правильно делегировать задачи или в принципе начать свой бизнес, посетите бизнес-тренинг «Концентрат». Один из блоков третьего дня посвящен теме «Как правильно делегировать и ставить задачи».

3-дневный онлайн-интенсив по старту и развитию бизнеса от Аяза Шабутдинова

Заключение

Не стоит впадать в уныние, если времени категорически не хватает. Не нужно винить себя в низкой эффективности, лени или отсутствии самоконтроля. Это не конструктивно. Конструктивно — начать работать над собой и своим временем, менять то, что не нравится.

Техника «Хронометраж» используется не для того, чтобы из каждой минуты выжимать максимум пользы. А чтобы перестать тратить их на бессмысленные вещи и получать больше радости и удовлетворения от каждого прожитого дня.

«Мобильный Хронометр»

Рассмотрение методом хронометраж в тайм менеджменте.

Любой проект, как мы с Вами знаем, начинается с исследования. Так и прежде, чем мы будем менять в организации нашего времени, необходимо понять, а из чего это время складывается и что мешает нам быть более эффективными. Для этого и нужен хронометраж. Хронометраж всегда ведётся в режиме реального времени. То есть, Вы выполнили, какую ни будь работу, провели совещание и Вы зафиксировали это освещение, что Вы его проводили. В порядке эксперимента будет полезно в течение одного рабочего дня фиксировать все работы, которые Вами производились. Разумеется, в идеале, следует вести хронометраж хотя бы в течение недели. То есть мы фиксируем все работы, которые мы выполняли и привязываем их к определённому времени, в которое работы выполнялись. Отметим (выделим) те виды деятельности, которые относятся к приоритетным для нас и для компании. Нам нужно подсчитать процент времени, потраченный на долгосрочные приоритетные задачи. Этот процент времени, в научной литературе обозначен как где-то 70-80 процентное время от нашего рабочего дня. Но на самом деле в реальной жизни, к сожалению так не получается. Даже если у Вас на приоритетные задачи потрачено 50%, даже если 40%, то всё равно это не плохой результат. Процент времени на задачи, которые Вы в принципе могли бы делегировать. По тайм менеджменским нормам и правилам этот показатель не должен превышать 10%. Если более 10% Ваших рабочих задач, Вы решаете сами, хотя могли бы их делегировать, значит, существуют некоторые проблемы. Проблемы с организацией бизнес процессов, проблемы с организацией Вашего персонального менеджмента, что-то ещё. Это показатели, нуждающиеся в корректировке. И наконец, процент не учтённого времени. О чём идёт речь? Как Вы считаете, что может помешать нам вести хронометраж? Многие будут говорить: нам некогда вести хронометраж, мы и так безумно заняты. Мы пытаемся вести хронометраж, но мы заняты и действительно про это забываем и что-то не зафиксировали, а раз не зафиксировали, то через некоторое время забыли, чем мы в это время занимались. Что же делать? Ну как же, немедленно бросить хронометраж и возобновить его со следующего понедельника, или со следующего месяца, а лучше со следующего года. Для того, чтобы избежать это, нужно внести отдельную строку: забыл и бог с ним. Тем самым мы продолжаем вести хронометраж дальше.

Читать еще:  Что такое open-space офис

Шаги хронометража в тайм менеджменте.

Давайте обратим внимание на шаги хронометража. Первые дни мы фиксируем все выполняемые работы длительностью от 10-15 минут. Возможно, Вы скажите: а вот мне нужно зафиксировать все работы от 5 минут. Пожалуйста, фиксируйте, но не увлекайтесь этим слишком. Дело в том, что хронометраж ведь тоже требует времени. Если мы фиксируем наши задачи от 15 минут, то на самом деле потребуется весьма немного времени, всего в день ну минут 15-20 максимум. Но если мы начинаем фиксировать 3-5 минутные задачи, то на это требуется уже минут 45. Это первое, второе: не захлестнёт ли нас лавина информации? Список из 3 минутных задач может быть весьма и весьма объёмный. Со списком же нужно, что-то делать. Мы же не хотим вести хронометраж ради самого хронометража. В результате мы должны предпринимать какие-то шаги для того, что бы оптимизировать наше время. Сделать себя более эффективными.

Мы намечаем два или три ключевых показателя. Что это за показатели? Это то, что мы хотели бы изменить. Например, возможно нас не устраивает то, что каждый день задерживаемся на работе на 2 часа. А возможно нас решительно не устраивает то, что мы со своим ребёнком проводим по полчаса в день. А возможно нас не устраивает то, что мы не уделяем время занятиям спортом или прогулкам или чтению.

Работа с показателями хронометража в тайм менеджменте.

Мы начинаем работать с показателями, которые с нашей точки зрения нуждаются в корректировке. Для это нам необходимо: выяснить их фактическое значение, установить нормативные значения, отслеживание наших показателей в динамике и что самое любопытное то, что эти показатели решительно без нашего участия изменяются в лучшую сторону. Как только мы начинаем отслеживать какие-то показатели в динамике, они сами начинают улучшаться, то есть изменяться в лучшую сторону.

Примеры показателей хронометража в тайм менеджменте.

Если моя цель, заключается в том, что бы вовремя уходить с работы, то показателями являются длительные задержки после рабочего дня. Если моей целью является больше времени уделять приоритетным проектам, то показатель, это количество времени в день, уделённое приоритетному проекту, а также процент такого времени от общего рабочего времени. Если моей целью является, меньше напрягаться на работе в нормальном смысле этого слова, то есть выполнять больше работы, но с меньшими энергозатратами, то показателем является количество времени в день, проведённое в ресурсном, высоко энергичном рабочем состоянии.

Правила хронометража в тайм менеджменте.

В ходе дня мы делаем лишь фотографию рабочего дня. Мы не пытаемся анализировать затраты нашего времени в течении рабочего дня. Любой анализ мы выводим на вечернюю часть и начинаем в спокойной обстановке, когда уже закончили работать начинаем смотреть из чего складывался наш рабочий день. Это первый ключевой принцип хронометража.

Все-таки соблазн велик, окунуться в работу и забыть про хронометраж. Для этого нужно правило номер два. Сделайте этот процесс приятным, вкусным для себя. Если Вы любите бумажные носители информации, то купите себе яркий, красивый блокнот. Кожаный, приятный на ощупь, приятного цвета, в который Вам было бы приятно играть, который лежал бы перед Вами, который притягивал Ваш взгляд, который вызывал бы интерес окружающих. Если Вам нравятся какие-то красивые бланки в Microsoft Excel, то сделайте себе роскошный график в котором всё будет автоматически подсчитываться. Сделайте так, чтобы для Вас это было приятно и представляло для Вас хорошую игрушку. Конечно, можно отклеиться напоминалками для того, чтобы не забыть про хронометраж, можно поставить напоминалку на мобильный телефон звуковую напоминалку, что Вам необходимо вести и не забывать хронометраж.

Правило номер три: не грузиться. Ваша задача получить объективную картину. На самом деле хронометраж не совсем безобиден. Как только Вы подтверждаете цифровое подтверждение напрасно потраченного времени или не совсем эффективно потраченного времени, Вы начинаете пытаться делать резкие движения в этом направлении. Люди меняют круг общения, люди отказываются от друзей, точнее не как друзей, а приятелей, которые любят говорить не о чём и говорить не о чём долго. На самом деле это достаточно безобидно, но не стоит совершать революции в своей жизни.

Точно так же не нужно теперь в любом случае вставать в шесть часов и чтобы не происходило на работе гордо покидать помещение. Разумеется, не нужно, разумеется, что наша работа включает в себя и форс мажор. Наша работа включает в себя, действительно какие-то задачи, которые необходимо выполнить срочно, необходимо задержаться. Не нужно говорить себе: так, сегодня я должен уйти вовремя, мне так показывает хронометраж. Не в коем случае, по этому речь идёт не о революционном преобразовании, а о неком мягком реформировании.

Поощрения за хронометраж самого себя в тайм менеджменте.

Маленькие награды по пути. Я провёл хронометраж день, вечером я съем какую-то особо вкусную штуку. Я веду хронометраж уже неделю, и я должен себя за это наградить и поощрить. Очень важно, чтобы нас грела какая-то очень важная мысль, по тому, как мы потратим то время, которое у нас освободится в результате хронометража. От сюда вытекает некая хотелка. Термин, который взялся из теории изобретательских задач. Дело в том, что там не когда не называют вещи собственными именами, дабы уйти от стереотипа мышления. Например, если нужно изобрести некую новую лопату, то Вам говорят: требуется штуковина, которая будет выполнять следующие функции. Так и в тайм менеджменте. Нам нужна с Вам некая хотелка, на которую сейчас времени не хватает, которая приятна. Например, мне хочется что-то почитать, куда-то пойти, что-то посмотреть, с кем-то пообщаться, выпить пива с друзьями, проболтать просто так, совершенно бесцельно. Мне хочется, и я себя награждаю, за то, что я целую неделю, так тщательно вёл хронометраж и подсчитывал все затраты времени на то, что было и правильным и разумным и возможно не совсем рациональным.

После всего этого возникает вопрос: а как быть с хронометражем? Ну, хорошо, мы оптимизировали какие-то показатели, в большинстве своём мы стали вовремя уходить с работы, мы стали больше времени уделять своей семье, своим детям, чтению. И что теперь? Когда останавливаться с хронометражем? Или я до конца жизни должен его вести? Всё очень просто. Как Вам удобно, так Вы и делаете. Есть люди, которые ведут хронометраж всю жизнь и для них это совершенно естественно как принять душ, как почистить зубы и так далее. Для других всё совершено не так. И тогда мы рекомендуем проведение неких дисциплинарных идей. То есть в течении недели Вы ведёте хронометраж, Вы обнаружили те самые затраты времени, которые мешают Вашей эффективности. Вы предприняли определённые действия для того, чтобы эти затраты времени минимизировать или ликвидировать вообще и Вы остановились.

Где-то через два, три месяца, Вы понимаете, что у Вас опять появилась потребность в оптимизации Вашего рабочего времени Вы опять ведёте хронометраж и так далее.

Определение преимуществ ведения хронометража в тайм менеджменте.

Важный результат хронометража, что нужные нам показатели оптимизируются сами. Важным результатом хронометража является и то, что мы получаем объективную картину времени, в том числе на долгосрочную перспективу. Также мы приобретаем новую, важную информацию о себе и о наших личных резервах роста. Кроме того, это возможность количественно отслеживать улучшения и управлять своим временем на основе фактов, а не мнений. Самое главное это выработка чувства времени. Результатом хронометража является то, что через несколько дней у нас появляется где-то в области солнечного сплетения некое чуть зудящее чувство эффективности или не эффективности процесса. Например, мы говорим по телефону и вдруг чувствуем, когда этот телефонный разговор теряет эффективность и становиться просто болтовнёй. Мы чувствуем, как переговоры теряют свою эффективность. Это самый важный результат хронометража. Мы так же начинаем чувствовать, сколько времени занимает та или иная задача, а в менеджменте это очень важно. Мы приобретаем новую информацию о том, сколько времени потребует у наших подчинённых, у наших коллег выполнение тех или иных рабочих задач.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector