Перевод подотчетных средств на банковскую карту

Перевод подотчетных средств на банковскую карту

Перечисляем деньги под отчет на банковскую карту сотрудника

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.

При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).

Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:

  • с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
  • с командировочными расходами;
  • с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.

Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:

ПРИКАЗ №2/1

о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника

9 января 2019 г. г. Москва

В целях приобретения хозяйственных товаров

1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:

номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.

2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.

Генеральный директор Д.И. Лютиков

Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288)».

В Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Фрагмент Положения:

_____________ Д.И. Лютиков

«01» января 2019 г.

О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»

Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.

ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами

Настоящее Положение разработано в соответствии:

  • с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. № 3210-У;
  • Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;
  • Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г. №94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.

Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.

Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».

Основание для выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.

Приказ должен содержать следующие сведения:

  • дата;
  • фамилия имя отчество (ФИО) подотчетного лица;
  • сумма аванса;
  • срок, на который перечисляется аванс;
  • подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности.

Способы выдачи подотчетных сумм

Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Проблемы с блокировкой банковской карты

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.

Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).

Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.

Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

Перевод подотчетных средств на банковскую карту

Бывают случаи, когда работодателям приходится переводить денежные суммы на карты своим сотрудникам для осуществления рабочей деятельности. Но такая, казалось бы, простая операция имеет много нюансов, о которых мы и поговорим в данной статье. Мы подробно рассмотрим перевод подотчетных сумм на банковскую карту и расскажем, как грамотно и законно его осуществлять.

Переводить деньги можно только на банковские карты некоторых сотрудников. Для этой цели оформляется специальный приказ руководителя. Операция отражается в бухгалтерском учете организации.

Читать еще:  Делегирование полномочий в компании

Общие положения

Сейчас практически в каждой компании имеется список подотчетных работников. Этот документ и является основанием переводить деньги на карточки перечисленным людям. Кроме того, он позволяет выдавать деньги в наличной форме, прямо из кассы компании. В приказе обязательно должен указываться временной промежуток, в течение которого возможна данная процедура. Сотрудник же, в свою очередь, обязан отчитываться перед организацией о потраченных финансах. И, если деньги остаются, он их должен возвращать.

Как отображать

Для бухгалтерии важно правильно отображать данные финансовые проводки. Так, они могут быть указаны:

  • В дебиторской задолженности.
  • В кредиторской задолженности.
  • В долгах предприятия перед сотрудником.
  • В долгах сотрудника перед компанией.

Надо соблюдать правила ведения бухгалтерского учета, иначе налоговая служба может предъявить организации претензии и применить меры административной ответственности. Налоговики могут усмотреть в нарушении отражения проводок попытки ухода от уплаты налогов. Есть уполномоченные лица, которые имеют право отдавать приказ о перечислении подотчетных средств на карту сотрудника. К ним относятся директор компании, кассир и главный бухгалтер. Эти уполномоченные сотрудники и другие работники организации, которые будут получать деньги, должны поставить подписи в приказе. Без подписей документ не будет иметь юридической силы. А сама процедура проводится бухгалтером, расчетчиком или кассиром компании.

Особенности

Сегодня выдача подотчетных сумм для работника предприятия имеет ряд особенностей, которые следует учитывать. Так, большую роль играет назначение платежа. Его надо указывать всегда. В платежном поручении нужно написать «Перечисление подотчетных денежных средств». А сотрудник перед каждым таким перечислением пишет заявление. Для отчета о потраченных финансах работник предъявляет работодателю простые чеки, билеты и товарные чеки. Кроме того, можно показывать квитанции из банкоматов и оригиналы слипов. Данные документы могут со временем выцветать, поэтому рекомендуется делать с них копии.

Работодатель может производить возмещение потраченных личных денег работника на нужды предприятия. Для этого также потребуются документы в виде чеков и квитанций. Еще один значимый вопрос: в течение какого срока человек обязан вернуть непотраченные деньги? Тут законодательством не установлено каких-то временных рамок, но их должен указывать сам работодатель, на свое усмотрение. Обычно это три дня. Если сотрудник не вернул вовремя деньги, то налоговая служба будет высчитывать из этих денег налог на доходы физических лиц. Возврат осуществляется как через кассу наличными, так и безналичным переводом на счет компании.

Фирма, которая делает подобные перечисления на зарплатную карту работника, должна их проводить следующим образом:

  • Д-т 71, К-т 51.
  • Д-т 10, К-т 60.
  • Д-т 60, К-т 71.
  • Д-т 50, К-т 71.

И в заключение

Перевод фирмой финансовых средств подотчетному лицу – это операция, которая выполняется просто, но требует соблюдения целого ряда нюансов. Если проводку отобразить согласно бухгалтерскому учету и если сотрудник вовремя возвратит оставшиеся деньги, проблем с контролирующими органами у организации не будет.

Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника

Печерская Л. А., эксперт Компании «РосКо»

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на банковскую карту сотрудника, безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи денежных средств из кассы организации. Во-первых, повышается оперативность и надежность осуществления платежей, во-вторых, минимизируются расходы на услуги банков (комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличных), в-третьих, уменьшаются трудозатраты работников бухгалтерии (отсутствует необходимость оформлять кассовые документы). Также безналичный способ позволяет выдать деньги сотруднику, находящемуся в другом городе или даже в другой стране.

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется утвержденным Банком России Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт № 266-П от 24.12.2004 г. (в ред. от 10.08.2012 г.), в соответствии с которым держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.

В Положении Банка России от 12.10.2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П), отсутствует норма о том, что выдача денег под отчет производится только из касс организаций.

Кроме того, ЦБР в Письме от 23.07.2009 г. N 29-1-1-7/4625 указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования порядка ведения кассовых операций. В этом письме в частности, отмечено, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

В соответствии со ст. 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Запрета на использование в этих целях банковских карт сотрудников трудовое законодательство не содержит.

Более того, Минфин РФ в своем письме от 05.10.12 г. № 14-03-03/728 прямо рекомендует организациям сектора государственного управления проводить безналичные расчеты с подотчетными лицами и переводить подотчетные суммы на их банковские карты.

Мнение о возможности использования карточного счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам на административно-хозяйственные расходы подтверждается и позицией арбитражных судов (Постановление 14 Арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 г. по делу N А05-11476/2010, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 г. N А52-174/2007).

Однако на практике у организаций могут возникнуть налоговые риски. При налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные на зарплатные банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, должны быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

С целью снижения возможных налоговых рисков и претензий со стороны налоговых органов при выдаче денежных средств под отчет на административно – хозяйственные нужды, организациям необходимо соблюсти правильность оформления всех первичных документов и отражения в бухгалтерском и налоговом учете данной операции.

Возможность выдачи денежных средств под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета организации на счет банковской карты сотрудника должна быть предусмотрена в локальных нормативных актах организации (например, в Коллективном договоре и Положении о командировках и т.п.).

Наличие возможности перечислять подотчетные денежные средства на карты сотрудников должно быть зафиксировано в договоре с обслуживающим банком.

Организации необходимо издать приказ, в котором будет содержаться перечень работников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.

В платежном поручении должно быть указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами («на командировочные расходы» или на «хозяйственные нужды»).

Следует отметить, что способ выдачи подотчетной суммы сотруднику (выдача наличных денег из кассы или перечисление на банковскую карту) не влечет каких-либо изменений в остальные условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет. Так, организациями в обязательном порядке должно быть соблюдено следующее:

1) выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя организации на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, а также просьбу сотрудника перечислять ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки;

2) выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет;

3) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Вышеуказанные требования вытекают из п. 4.4 Положения N 373-П.

Авансовый отчет может быть составлен по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55, если учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации утверждены унифицированные формы Госкомстата РФ, или по иной форме, утвержденной учетной политикой.

Кроме того, в соответствии с п. 6, 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 (в ред. от 14.05.2013 г.) (далее — Положение № 749), при направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

— приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма N Т-9. Здесь и далее – указанные унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1, применяются, если они утверждены учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации);

— служебное задание (унифицированная форма N Т-10а);

— командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10).

По возвращении из командировки на основании п. 26 Положения № 749 в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:

— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;

— отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма N Т-10а).

При соблюдении всех вышеуказанных требований налоговые риски организаций при перечислении подотчетных сумм на банковские карты сотрудников минимальны.

В бухгалтерском учете организации при выдаче денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника могут быть сделаны следующие проводки:

Дт. 71 Кт. 51 – перечислена подотчетная сумма с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;

Дт. 01, 10, 20, 26, 44, 19 и др. Кт. 71 – отражены расходы по авансовому отчету сотрудника.

Сумма перерасхода по авансовому отчету также может быть перечислена на карту сотрудника или выдана из кассы организации (Дт. 71 Кт. 51 (50)).

А сумма излишка может быть:

Читать еще:  Замена стороны в исполнительном производстве

— возвращена сотрудником в кассу организации (Дт. 50 Кт. 71);

— переведена сотрудником на расчетный счет организации (Дт. 51 Кт. 71);

— удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (Дт. 70 Кт. 71).

Перечисление подотчетных сумм на личные банковские карточки сотрудников

«Финансовая газета», 2009, N 17

В любой организации существуют расходы, связанные с ее хозяйственной деятельностью. В некоторых случаях фирмы напрямую заключают договоры о поставке необходимых товаров или оказании услуг, расплачиваясь соответственно безналичным путем. Однако на практике нередки ситуации, когда необходимо срочно докупить канцелярские товары, автомобиль сломался далеко от станции технического обслуживания, с которой заключен договор, у секретаря закончились запасы воды, а непредвиденно прибыла делегация для проведения важных переговоров и др. Особенно много таких непредвиденных ситуаций у небольших торговых фирм. Для отражения подобных операций в бухгалтерском учете обычно используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Далее будут рассмотрены возможные проблемы с расходами, связанными с деятельностью организаций.

В настоящее время многие банки предписывают расходовать наличные денежные средства только на оплату труда, выплаты социального характера, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Таким образом, в этом списке не представлены прочие расходы, связанные с деятельностью организаций.

Нормативно-правовая база, регулирующая цели расходования наличных денежных средств, включает Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 05.01.1998 N 14-П (с изм. и доп. от 31.10.2002), Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (с изм. и доп. от 26.02.1996), и Указ Президента Российской Федерации от 14.06.1992 N 622 «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения». До недавнего времени действовали разъяснения, представленные в п. 3 Указаний Банка России от 12.11.1996 N 360: «Юридические лица. по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать поступающую в их кассу выручку на заработную плату и выплаты социального характера, закупку сельскохозяйственной продукции у населения, скупку тары и вещей у населения, а также на командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря, оплату срочных ремонтных работ и горюче-смазочных материалов, выплату возмещений убытков по договорам страхования физических лиц» (см. также Письмо Банка России от 24.04.2000 N 89-Т). Данное Указание Банка России расширяло круг целей, на которые организациям разрешается расходовать выручку.

Письмом Московского ГТУ Банка России от 19.06.2006 N 26-13-4-16/40598 была доведена иная позиция Банка России в отношении этого вопроса. В частности, в нем сообщалось, что упомянутое Указание N 360 было дано в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 18.08.1996 N 1212. Поскольку данный Указ утратил силу в связи с изданием Указа Президента Российской Федерации от 02.02.2005 N 116, Указание N 360 не подлежит применению. Следовательно, деньги из кассы можно использовать только на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Для того чтобы не нарушать установленный Банком России порядок, фирмы используют свои корпоративные банковские карточки или «зарплатные» карты сотрудников, поскольку оплата товаров, работ или услуг посредством банковских карт считается инструментом безналичных расчетов (п. 1.4 гл. 1 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Банком России 24.12.2004 N 266-П) (с изм. и доп. от 23.09.2008).

Однако у бухгалтеров нередки сомнения в том, не нарушается ли законодательство и в случае безналичного перечисления средств организациями под отчет своим сотрудникам на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью. Какие налоговые последствия возможны у организации и подотчетного физического лица? Возможны ли какие-либо санкции за нестандартный способ выдачи денег под отчет?

Хотя Банк России в своем Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 ответил на вопрос относительно выдачи организациями денежных средств под отчет своим сотрудникам путем перечисления на банковские счета, открытые для совершения операций с банковскими картами, но в Письме не представлено однозначных ответов на волнующие многих бухгалтеров вопросы.

В данном Письме указывается, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами в соответствии с п. п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. Обязанности по соблюдению правил работы с наличными деньгами, а также ответственность за их несоблюдение изложены в КоАП РФ, в ст. 15.1 которого предусмотрены штрафы за нарушение правил работы с наличными деньгами и порядка ведения кассовых операций в следующих случаях:

осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Итак, несмотря на неясные формулировки, представленные в Письме Банка России N 36-3/2408, перечисление подотчетных сумм на личные карточки сотрудников действующим законодательством не запрещено. Таким образом, можно сделать вывод, что фирмам, которые перечисляют подотчетные средства на личные банковские карточки сотрудников, никакие штрафные санкции за нарушение правил работы с наличными денежными средствами не грозят.

Для соблюдения правильности оформления данной операции в бухгалтерском учете и во избежание претензий со стороны налоговых органов следует правильно оформить все необходимые документы. Для обоснованности составления платежного поручения о перечислении денежных средств на счет сотрудника бухгалтеру необходимо заручиться заявлением сотрудника с просьбой перечислять ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки. В подтверждение своего согласия директор может поставить на заявлении свою визу либо издать соответствующий приказ. В день, когда деньги уйдут со счета, в учете следует сделать бухгалтерскую запись по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчетные счета» (на основании выписки и платежного поручения с отметкой банка). Отчитываться по авансовому отчету сотрудник будет в обычном порядке.

В заключение хочется обратить внимание на следующее.

При снятии наличных денежных средств в банкомате работник может уплатить комиссию. Вправе ли фирма возместить эти расходы сотруднику и учесть их при расчете налога на прибыль? Вероятнее всего, что налоговые инспекторы не согласятся с тем, что сумма комиссии уменьшает налогооблагаемую базу, и потребуют, чтобы из доходов работника был удержан НДФЛ. Во избежание споров с налоговыми органами лучше не оплачивать расходы работника на банковскую комиссию.

Формально ситуация покупки материальных ценностей для фирмы на денежные средства со своей банковской карточки работником может расцениваться как сделка купли-продажи у работника ценностей. Доход от продажи имущества увеличит совокупный доход работника. В силу пп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ он будет уменьшен на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, но по окончании года работнику необходимо будет сдать налоговую декларацию по налогу на доходы физических лиц (п. 3 ст. 228 НК РФ).

В свою очередь бухгалтер должен отразить сумму возмещения в Налоговой карточке работника (форма N 1-НДФЛ) и в Справке о доходах физического лица (форма N 2-НДФЛ).

По вопросу выдачи подотчетных сумм путем перечисления на банковские карты существует Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 N А52-174/2007.

При выездной налоговой проверке было установлено, что денежные средства перечислялись на «зарплатную» банковскую карту работника организации и снимались с нее. Соответственно, данные выплаты были признаны заработной платой и были доначислены ЕСН, НДФЛ, взносы на ОПС, пени и штрафы.

Организация данные выплаты учитывала как подотчетные суммы по счету 71, а также представила авансовые отчеты на часть данных выплат и приходный кассовый ордер на возврат части неизрасходованного аванса. Также был представлен приказ директора общества, которым разрешалась выдача денег под отчет из кассы и с расчетного счета на банковскую карту подотчетного лица, а платежные поручения на перечисление денежных сумм не содержали указания о том, что это заработная плата.

Суды, исследовав и оценив представленные документы, пришли к выводу об отсутствии у налогового органа достаточных оснований для признания сумм, выданных обществом работнику, заработной платой последнего, а выводы налоговой инспекции о том, что спорная сумма фактически является заработной платой, выплаченной обществом работнику, основаны исключительно на назначении вклада, открытого работнику в банке (зарплатный), а также на том, что у общества отсутствуют оправдательные документы, подтверждающие выдачу денежных средств в указанных суммах под отчет или на представительские расходы.

В данном случае суд признал неправомерным доначисление заявителю ЕСН, НДФЛ, взносов на ОПС, пеней и штрафов за перечисление денег на банковскую карту для хозяйственных нужд в подотчет, организация сумела доказать, что это действительно подотчетные суммы. Однако легче избежать проблем, чем их потом решать в судебном порядке, и, кроме того, не всегда удается убедить судей в том, что перевод денег на «зарплатную» карту работника не является заработной платой.

Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Практически каждая организация в своей работе использует наличные денежные средства. Просто так выдать деньги из кассы запрещено. Как правило, такая необходимость возникает, когда встает вопрос о командировках, возмещении каких-либо затрат сотрудникам. Для того, чтобы выдать денежные средства из кассы необходимо оформить авансовый отчет. Сделать это можно и на карту банка.

Законодательный аспект вопроса

В настоящее время безналичные переводы все больше приобретают популярность. Выдачи денежных средств по безналу тоже не исключение, бухгалтеру зачастую гораздо удобнее рассчитаться с сотрудником на карту для выдачи подотчета. Законодательная база говорит нам лишь про наличные операции и регулируется Указанием ЦБ РФ 3210-У от 11.03.2014г.В свою очередь же Министерство финансов и казначейство пришли к выводу, что не запрещено переводить подотчетные деньги на карту. Главное, чтобы работник отчитался после их расхода.

Читать еще:  Эффективность холодных звонков

Общее понятие подотчета, как происходит выдача средств

Нормативными и локальными актами строго оговорены расходы, которые можно возместить сотрудникам, выдав денежные средства подотчет. К ним относятся:

  • Командировочные расходы
  • На представительские нужды
  • Закупка канцелярских принадлежностей
  • Покупка ГСМ, бензина для заправки автомобиля

Процесс оформление подотчетной суммы состоит из следующих этапов:

1.Средства могут быть выданы по авансовому отчету, которые составляет бухгалтер на конкретное лицо, сотрудника организации либо из кассы или безналичным перечислением

2.После того, как сотрудником будет потрачен аванс, он должен предоставить подтверждающие документы в бухгалтерию

Перечисление подотчетных сумм на карту сотрудника

Порядок перечисления денежных средств на карту ничем не отличается от порядка выдачи из кассы. Единственное необходимо заранее предусмотреть ряд условий:

  • Учетной политикой предприятия должно быть учтено безналичное перечисление
  • Для того, чтобы у банка не возникало дополнительных вопросов к поступлению неизвестных сумм на счет физического лица, в назначении платежа лучше указать, что это выдача аванса на хозяйственные нужды
  • От сотрудника необходимо взять заявление с реквизитами его банковской карты либо расчетного счета
  • Затем подтвердите расход денежных средств, предоставив подтверждающие документы

Важно! Главное соблюсти все условия для перечисления средств на карту сотрудника, чтобы избежать лишних вопросов от налоговой и банка.

Бухгалтерские проводки по авансовым отчетам

51 – расчетный счет

Операция говорит о перечислении средств с расчетного счета физическому лицу

Отражены расходы по авансовому отчету

Образец распоряжения на выдачу в подотчет

ООО «Ромашка»

ИНН 920987567,КПП 2356789,г.Москва,ул.Знаменская,д.13

Распоряжение №38

О перечислении денежных средств под отчет на карту

С целью сокращения оборота наличных денежных средств в кассе предприятия, начиная с 1 сентября 2020г. выдавать денежные суммы подотчет сотрудникам исключительно безналичным перечислением. Выдачу производить путем перечисления на банковскую карту работника, открытую в рамках зарплатного проекта.

Получение наличных средств допускается только лишь по согласованию с главным бухгалтером предприятия.

Выдачу денежных средств производить в течении трех рабочих дней, с момента предоставления заявления в бухгалтерскую службу.

Всем работникам организации ознакомиться с приложением №1 к данному распоряжению – форма заявления на выдачу под отчет.

Контроль за исполнением возлагаю на главного бухгалтера Петрову О.П.

Ошибки в оформлении перевода на карту

Заполнение платежного поручения очень важный этап, в котором лучше не допускать ошибок:

1.При обнаружении ошибки, банковский работник вправе отказать в проведении платежа

2.Из-за нарушения сроков перечисления денежных средств сотрудник организации не сможет вовремя отправиться в командировку.

3.Если в назначении не указать, что это подотчетные деньги, налоговая может расценить это как полученный доход и затребовать обложить его налогом в 13%

Как правильно возместить затраты сотруднику

Очень часто сотрудники, по незнанию или каким-либо другим причинам, нарушают последовательность в оформлении документов и могут потратить собственные средства на нужны предприятия не оформив как полагается выдачу.

Важно! В данной ситуации, при нарушении выше указанной последовательности, потраченные личные денежные средства никак не относятся в подотчетным.

Объяснить это можно тем, что в этой ситуации сотрудник действовал от своего имени, нет гарантии, что руководитель посчитает затрату данных средств целесообразной. На деле получается, что работник самолично принял решение, не получив согласия от начальства.

Например, такая история могла возникнуть, когда после длительных переговоров менеджер предложил поужинать клиенту и оплатил поход в ресторан и теперь хочет возмещения затрат. Поэтому прежде чем тратить свои деньги, напишите заявление в бухгалтерию на выдачу подотчета, после чего подтвердите его документально.

Если руководитель одобряет возмещение понесенных затрат, тогда на предприятии должен быть издан приказ или распоряжение о выплате компенсации работнику.

Для того, что бы контролирующие органы не имели повод для претензий, тогда на предприятии издается общий приказ, в котором отражается порядок возмещения подобных затрат. В приказе указывается максимальная сумма, которую подотчетные лица могут потратить, на какие цели, срок, в течении которого будет произведено возмещение затрат.

Важно! Приказ в обязательном порядке заверяется руководителем предприятия, а так же проставляют свою подпись все заинтересованные лица, что свидетельствует, что они ознакомлены с данным приказом.

Действия бухгалтера при получении документов для произведения возмещения затрат сотруднику:

  • Проверить правильность оформления первичных документов, если документы выписаны на имя компании, тогда видно, что работник действительно закупал ценности для нужд предприятия;
  • Оплачивать НДФЛ или нет с перечисленных денежных средств работнику. Так как работник не получил никакой экономической выгоды с полученной компенсации, то и доходом нельзя назвать полученные суммы и НДФЛ уплачивать не нужно;
  • Обязательно оформить данную выплату необходимо расходным кассовым документом.
  • Произвести соответствующие проводки в бухгалтерском учете : при выдаче средств работнику Дт 73 Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Ответы на распространенные вопросы

Уезжаю в командировку, не успеваю получить командировочные в кассе, как быть?

Если вы хотите получить денежные средства заранее, то вам необходимо было подать заявление бухгалтеру на оформление авансового отчета, не успели получить из кассы-не страшно, если внутренним нормативным актом предприятия утвержден порядок перечисления подотчета по безналичному расчету и это закреплено в учетной политике, то бухгалтер вполне может перекинуть средства на карту. А вы ее обналичить в командировке, после чего предоставить подтверждающий документ на что потрачены средства, например, талон за проезд, чек с гостиницы на проживание.

Возможно ли получить денежные средства от предприятия, если потратил свои на производственные нужды?

Выдача средств под отчет должна быть заранее оформлена, однако бывают ситуации, когда решение было необходимо принять срочно, например сломался кран, был выходной день, директор не брал трубку, а купить новый было просто необходимо, от и пришлось потратить свои деньги, как правило, по таким вопросам не должно возникнуть проблем с возмещением, а вот если вы приняли какое-либо решение, с которым можно поспорить, тогда директор может не дать согласия на выдачу вам денег.

Как перевести деньги с расчетного счета в подотчет на карту сотрудника

Обзоры КонсультантПлюс

Можно и на карту, но при условии

Несмотря на то что выдача в подотчет на карту работника регулируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 №3210-У и относится к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами, Минфин и Казначейство России в совместном письме N 02-03-10/37209, N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 подтвердили возможность осуществлять ее с помощью безналичного расчета — путем перечисления на личную или зарплатную карточку подотчетного лица, работника организации.

Однако такое допущение сопровождалось соблюдением ряда условий:

  • возможность безналичной выдачи подотчет должна быть предусмотрена в учетной политике организации;
  • чтобы поступившие суммы физлицу не признали доходом, а также чтобы обеспечить «прозрачность» банковских операций, оформляя платежное поручение на подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа обязательно должно содержать указание, что перечисляемые средства являются подотчетными. Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»;
  • сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки;
  • к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

Как можно тратить поступления на личный счет?

Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.

Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.

Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.

Неприятности от банка

Анализ судебной практики (по делам N 33-17131/2016, N 33-1316/2016, Определение от 07.09.2016 N 4г-10455/2016) показывает, что зачастую банки блокируют карты физлиц, на которые поступают подотчетные суммы, без объяснения причин. Связано это с отнесением такого перечисления к сомнительной сделке. Перечисление денежных средств физлицу, не являющемуся предпринимателем, с последующим обналичиванием таких средств, тем более на регулярной основе, оправдывает действия банков в соответствии с законом 115-ФЗ о легализации.

И только в случае представления документов, которые снимут подозрение банка и подтвердят экономический смысл перечислений, блокировка будет снята. На это нужно время и, возможно, дополнительные судебные расходы.

Перечисление под отчет на карточку проще и современнее, но предварительно нужно оценить возможные риски: списание поступлений в уплату долгов сотрудника, блокировка счета сотрудника банков до выявления обстоятельств. Поэтому при частых и значительных по суммам перечислениях целесообразнее воспользоваться предложением банка об открытии расчетной карты к счету организации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector