Что такое тайм-менеджмент

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент: как организовать себя и больше успевать

Рассказываем о четырёх техниках планирования и управления временем

Три главных проблемы, с которыми сталкиваются школьники средних и старших классов — как всё успеть; как заставить себя сделать все запланированные дела и как организовать свой день так, чтобы заниматься не только учёбой. Предлагаем несколько решений на выбор: несколько техник тайм-менеджмента, придуманных для повышения продуктивности. Они помогают ставить достижимые цели, составлять реалистичные планы, выстраивать приоритеты и эффективно использовать время, отведённое для занятий.

Постановка задачи: техника S.M.A.R.T.

Эту технику впервые описал американский тренер по личностному развитию Пол Дж. Мейер в своей книге «Как достичь успеха» (Personal Success Planner). Техника предназначена для постановки задач и чёткой формулировки целей — важных шагов для повышения продуктивности и управления проектами.

S.M.A.R.T. (smart по-английски — «умный») — это аббревиатура, составленная из пяти букв:

S — Specific — конкретность,

M — Measurable — измеримость,

A — Achievable — достижимость,

R — Relevant — согласованность,

Именно этим условиям, по мнению разработчика техники, должна отвечать каждая задача, которую человек ставит перед собой.

Конкретность. Не используйте расплывчатые формулировки: «Хочу добиться успеха», «Хочу много зарабатывать», «Хочу учиться в хорошем вузе». Чем конкретнее звучит задача, тем проще мотивировать себя на её достижение. Примеры более удачно сформулированных целей: «поступить в Высшую школу экономики», «сдать ЕГЭ по русскому языку не меньше чем на 90 баллов», «закончить 11 класс без „троек“».

Измеримость. Ставьте задачу таким образом, чтобы результат можно было измерить. Не забудьте сразу определить, какие параметры будут измеряться, и установить единицы измерения. Измерима не только цель, например, постройнеть на 3 кг, но и цель поступить на определённый факультет университета — ведь факт выполнения задачи и в том, и в другом случае легко установить по цифре на весах или наличию студенческого билета.

Достижимость. Человек может эффективно двигаться лишь к той цели, которую он сам оценивает как реально возможную. Поэтому прежде чем ставить цель, проверьте её на достижимость.

Вариант первый: прислушайтесь к себе. Если чувствуете, что добиться желаемого реально, вы на верном пути. Если же возникают сомнения, то стоит пересмотреть цель или сформулировать её иначе.

Вариант второй: объективно оцените, какие ресурсы нужны для достижения цели, что у вас уже есть, а чего не хватает. Следующий шаг — выяснить, возможно ли получить недостающее, какой ценой и в какие сроки. Если для достижения цели требуется слишком много времени и сил, есть смысл отказаться от неё и выбрать что-то другое.

Согласованность. Любая задача, которую вы ставите перед собой, должна согласовываться с вашими ценностями, долгосрочными целями, а также желаниями и возможностями. В противном случае вы потеряете мотивацию решать эту задачу или обнаружите, что она не имеет решения.

Время. Когда вы ставите перед собой цель, обязательно определяйте и конкретные сроки её выполнения: «Закончить подготовку к ЕГЭ в апреле», «Пробегать 3 км за 15 минут через 2 месяца», «Выучить все неправильные глаголы в английском к 15 октября». Без постановки временного ограничителя достижение цели может растянуться до бесконечности.

Составление плана: пирамида Франклина

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

  • Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
  • После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
  • Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы. Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Составляя планы на день и на неделю, мы добавляем в список множество текущих дел, которые не имеют прямого отношения к долгосрочным целям и даже отвлекают от их выполнения. Выстроить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, придуманный американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.

Разделите лист бумаги на четыре равные части. Получится таблица из четырёх ячеек. Распределите все дела по таблице следующим образом:

В правом верхнем углу таблицы находятся те дела, которые согласуются с нашими долгосрочными целями и глобальными жизненными ценностями. Но именно их мы склонны откладывать до тех пор, пока они не перейдут в разряд срочных, после чего выполняем их в режиме форс-мажора и не всегда качественно.

Большая часть ежедневных задач группируется в левом верхнем углу таблицы. Это важные и срочные дела, которые невозможно или некуда отложить. Ими приходится заниматься в первую очередь.

Однако для успешного достижения жизненных целей необходимо в течение дня делать хотя бы одно дело из списка важных и несрочных. Неважные и несрочные дела, наоборот, можно смело откладывать до момента, когда появится «окно».

Организация времени: «Хронометраж» и «45/15»

С утра нам кажется, что времени хватит на всё, но вечером мы обнаруживаем, что опять ничего не успели. Чтобы эффективно использовать каждую минуту, нужно для начала определить, на что уходит время в течение дня, а потом выбрать эффективный для себя рабочий ритм. Художница и писательница Яна Франк в своей книге «Муза и чудовище» предлагает для этого две методики: «Хронометраж» и «45/15». Для лучшего результата стоит сочетать обе методики.

1. Заведите специальный блокнот и в течение дня записывайте по минутам всё, чем вы занимаетесь. Список может выглядеть так:

10 минут — продолжал спать, пока будильник не прозвонил во второй раз;

5 минут — умывался и чистил зубы;

5 минут — заправлял кровать и искал одежду;

5 минут — одевался и причёсывался;

15 минут — собирал портфель и искал пропавший учебник литературы.

Пишите так до самого отбоя и делайте эти записи минимум три дня подряд.

2. Изучите записи и проанализируйте, на что уходит ваше время. Подсчитайте, сколько часов в день вы учитесь, делаете домашние задания, сколько уходит на питание и гигиену, уборку в комнате, гаджеты, общение с друзьями в сети или в реале, разговоры с родителями.

3. Подумайте, как можно оптимизировать ваш ежедневный график, за счёт чего вы можете сэкономить время. Например, меньше играть в гаджеты, выделить на общение с друзьями час в день и не больше, заранее собирать портфель после выполнения уроков, чтобы утром не тратить на это лишние минуты. Составьте список домашних дел, которые нужно делать каждый день: умывание, уборка комнаты, приготовление завтрака; и повесьте его на видное место.

4. Переходите к технике «45/15». Выделите несколько часов в день на занятия: выполнение домашних заданий, подготовку к экзаменам, изучение дополнительного материала. 45 минут каждого часа посвящайте этим занятиям, а 15 минут — отдыху или смене деятельности.

За эти 15 минут можно:

  • сделать небольшую разминку, растяжку, повисеть на турнике;
  • разобрать рабочий стол;
  • выполнить одно из домашних дел по списку из пункта 3;
  • написать письмо или сообщение другу в социальную сеть;
  • перекусить или выпить чаю;
  • полежать с закрытыми глазами.

Важно, чтобы деятельность в течение этих 15 минут была разнообразной и отличалась от умственного труда за учебниками. Тогда мозг успевает передохнуть, совершает перезагрузку, и материал усваивается лучше.

Что нужно запомнить

1. Техника S.M.A.R.T. помогает ставить задачи и повышает продуктивность. Для успешного решения задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, согласованной с другими аспектами жизни, иметь чёткие сроки реализации.

2. Пирамида Франклина — методика планирования, позволяющая выстроить единую жизненную стратегию и ежедневно реализовывать её.

3. Матрица Эйзенхауэра — инструмент для выстраивания приоритетов, помогающий отделить важные дела от неважных и сосредоточиться на главных задачах.

4. «Хронометраж» и техника «45/15» предназначены для составления ежедневного графика: «Хронометраж» помогает проанализировать временны́е затраты, а техника «45/15» позволяет структурировать время, чтобы продуктивно заниматься учёбой.

Хотите получать новые статьи во «ВКонтакте»? Подпишитесь на рассылку полезных статей

Тайм-менеджмент что это: как и зачем управлять временем

В гонке за успехом, состоятельностью в личной, профессиональной, семейной жизни мы часто жалуемся на нехватку времени. Это одна из самых популярных проблем активного участника общества. Больше остальных людей этому подвержены студенты и работающие люди. Для того чтобы уложить в 24 часа все потребности, обязанности, желания, был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – наука об организации, планировании, управлении временем, повышении эффективности его использования. Тайм-менеджмент будет полезен тем, кто регулярно повторяет «я даже не знаю, за что хвататься».

Польза от тайм-менеджмента:

  • предотвращение психофизиологического истощения, выгорания;
  • снижение уровня тревоги, стресса;
  • снижение усталости, устранение хронической усталости;
  • улучшение настроения, профилактика депрессий и апатии;
  • повышение веры в себя, самооценки;
  • рост продуктивности.

Планирование, ведение ежедневника – неотъемлемая часть жизни того, кто решил заняться тайм-менеджментом. Ошибочно считать, что это удел исключительно деловых людей. Тайм-менеджмент – спасение для студента, домохозяйки, музыканта, писателя и любого другого человека, который страдает от дефицита времени.

Схема тайм-менеджмента

Схема тайм-менеджмента выглядит следующим образом:

  1. Анализ целей работы над временем.
  2. Выбор технологий, инструментов, стратегий.
  3. Точное планирование.
  4. Определение и расстановка приоритетов.
  5. Реализация.
  6. Контроль, управление, корректировка.
  7. Анализ результатов.

Как управлять временем

Начинать нужно с письменного анализа привычного режима, определения времени, потраченного с пользой и без нее. Как это сделать:

  1. Запишите свои приоритеты, ценности, обязанности.
  2. Нарисуйте диаграмму, на ней честно распишите, на что и сколько тратите времени.
  3. Проанализируйте, что из зафиксированного относится к первому пункту, то есть полезному. Если вы видите, что, например, свободное общение в интернете занимает львиную долю дня, но вы понимаете, что это не относится к необходимому и полезному, то нужно этот элемент заполнить чем-то другим. Может быть, вы давно хотели ежедневно выделять час на изучение языка или чтение литературы? Тогда самое время вписать это вместо просмотра телевизора или бессмысленного пролистывание ленты в социальной сети.
  4. Исходя из приоритетов, составляйте письменный план на каждый день. Группируйте задачи по значимости, в начало дня ставьте самые важные дела.

При составлении расписания нельзя забывать про отдых. Это обязательная, приоритетная вещь. Специалисты рекомендуют отводить 8-10 часов на полноценный сон, днем чередовать физическую и умственную активность, устраивать перерывы в работе, чередовать сложные и простые задания.

Техники тайм-менеджмента

Популярны 3 техники организации и планирования времени:

  1. Хронометраж. В течение 2 недель записывайте каждые 15 минут все, что делаете. Да, вплоть до «сел, поел». Такое наблюдение и письменная фиксация с четким определением временных интервалов позволит понять, на что вы тратите время, а также выявит пожирателей времени.
  2. Матрица Эйзенхауэра. Помогает расставить приоритеты. Проведите горизонтальную шкалу «важно – не важно» и вертикальную «срочно – не срочно», разбив лист на 4 квадрата. В тайм-менеджменте принято разделять задачи на срочные и важные, важные и несрочные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Первые принесут вам серьезные проблемы, потому выполнение срочных и важных дел первостепенно. Важные и несрочные дела при невыполнении принесут проблемы, но в далекой перспективе. Срочные, но неважные дела лучше поручить кому-то другому. Ну а несрочные и неважные можно и даже нужно совсем убрать.
  3. Метод помидора. На каждую задачу отводите 25 минут, засекайте время таймером. Необязательно выполнять сразу все задание, но нужно работать, не отвлекаясь, пока не прозвучит сигнал будильника. Большую задачу предварительно лучше разделить на несколько таких, что поместятся в 25 минут. После каждого помидора (25-минутный интервал) устраивайте отдых на 3-5 минут. После четвертого помидора отдохните 15-30 минут.

Правила тайм-менеджмента

Изучите правила тайм-менеджмента, всегда следуйте им, и ваша ситуация изменится уже в первую неделю:

  1. Больше конкретики, визуализации задач. Заведите органайзер, дневник, ежедневник. Подробно фиксируйте свои планы.
  2. Всегда расставляйте приоритеты, но на каждое дело отводите конкретный лимит времени. Важные дела выполняйте в первую очередь.
  3. Крупные задачи разбивайте на мелкие этапы.
  4. Сразу фильтруйте информацию. Да, мозг способен запомнить многое, но это не значит, что ему будет просто работать. Да и зачем вам ненужная и неинтересная информация. Отсеивайте ее сразу, не ждите, пока мозг усвоит, переработает, а потом поймет, что она не нужна. К каждой информации относитесь критично.
  5. Научитесь определять пожирателей времени: социальные сети, скайп, проверка почты, бессмысленное листание ленты или просмотр развлекательных видео. Выделите на это время только в рамках работы или общения с друзьями, если нет возможности реально встретиться. Неплохой вариант – завести рабочую почту. Тогда вам не придется долго искать важные письма среди рекламных рассылок.
  6. Концентрируйтесь на одной задаче, быстро выполняйте ее и переходите к другому делу. Если выполнение задачи предполагает перерывы, например, вы сдали работу на проверку, то не нужно бездельничать в промежуток. Займитесь другим полезным делом. Помните, что каждая минута должна быть потрачена с пользой.
  7. Неприятные или сложные дела выполняйте в первую очередь. Если отложить их на потом, то весь день будет сохраняться тревога, напряжение, негативный фон настроения. В то время как быстрое избавление от дел подарит самоудовлетворение, легкость и хорошее настроение на все оставшееся время.
  8. Следите за порядком на рабочем месте: распределяйте бумаги по папкам, ручки держите в пенале, протирайте пыль, вовремя выбрасывайте мусор. Чем гармоничнее ваше рабочее место, тем приятнее вам работать и тем меньше времени вы тратите на поиски нужного инструмента.
  9. Позаботьтесь о комфорте, освещении рабочего места. Вас ничего не должно отвлекать, а атмосфера должна настраивать на рабочий лад.
  10. Работайте только за столом, не берите ноутбук или бумаги в постель. Ваш мозг должен знать, что постель – сигнал отбоя и отдыха.
  11. Слушайте свой организм. Люди отличаются внутренними биоритмами. Определите часы наибольшей активности, работоспособности, самые важные дела по возможности планируйте на это время.
  12. Не лишайте себя отдыха, не уходите в трудоголизм, но и не расслабляйтесь чрезмерно. Быстро выполнив намеченные дела, проанализируйте результаты и наградите себя заслуженным отдыхом, хобби.
  13. Не отвлекайтесь на критику, пустую болтовню и негатив людей. Помните, что вы не обязаны пить с кем-то кофе ради приличия, если можете провести это время с большей пользой для себя. Научитесь говорить «нет».
Читать еще:  Оценка вовлеченности персонала

Научитесь извлекать пользу даже из вынужденного положения. Так, если вы тратите 2 часа на дорогу, то можете в это время прочитать или послушать книгу, полезную для профессионального или личностного роста. Например, изучите книгу Брайана Трейси «Результативный тайм-менеджмент».

Зачем управлять временем

Умение дозировать время и четко видеть приоритеты позволяет:

  • достигать целей с минимальными затратами;
  • добиваться высоких результатов сразу в нескольких сферах жизни;
  • рационально распоряжаться временем, успевать работать, отдыхать, заниматься хобби;
  • работать в условиях многозадачности, заниматься параллельно несколькими проектами;
  • увеличивать материальное благополучие, укреплять здоровье;
  • быть свободным, всегда иметь выбор;
  • контролировать жизни, строить планы на будущее.

Человек, чувствующий, что это он управляет временем, а не время им, меньше тревожится. Он больше уверен в собственных силах, способен строить долгосрочные и реалистичные планы. Личность, освоившая тайм-менеджмент, становится хозяйкой собственной жизни.

Такие люди отличаются позитивом, энтузиазмом, горящими глазами. В день они решают огромное количество задач, но при этом не выглядят измученными или уставшими. Наоборот, их энергия бьет через край. Секрет прост – они умеют грамотно распоряжаться каждой секундой своей жизни.

Тайм-менеджмент — что это такое

Тайм-менеджмент завоевал большую популярность в современном мире. Бешеный ритм жизни не дает расслабиться, хочется с максимальной выгодой использовать один из главных ресурсов – время. Как его контролировать и повысить продуктивность, изучает тайм-менеджмент. Статья даст понятие «тайминг», что это за категория, и как она влияет на эффективность деятельности.

Что такое тайм-менеджмент

Что такое тайминг, или тайм-менеджмент:

  • управление временем;
  • способность использовать его с получением наибольшего эффекта.

При успешной реализации механизма работать приходиться меньше, а выгода продолжает расти.

Зачем управлять временем

Управление временем, соответственно, его экономия, позволяет больше внимания уделять любимым занятиям. Применение тайм-менеджмента поможет делать то, что приносит удовольствие. Останется больше времени на сон и отдых с семьей. Все оставшиеся дела будут разделены на важные и второстепенные.

Обратите внимание! Тайминг дает возможность делегировать обязанности другим исполнителям, разгрузив рабочий день и освободив память от множества задач.

История развития тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент появился еще в древности. Знаменитый философ Сенека разделял все совершенное за день на полезное и лишенное смысла. Он призывал учитывать, сколько времени потрачено на определенное дело и отдых. Позже появился хронометраж как способ измерения временных затрат с помощью секундомера.

Франклин, испытывавший нехватку времени, начал вести дневник. На его заполнение он тратил утренние часы:

  • Завтракая и делая зарядку, составлял план на текущий день. При этом распределял дела по важности;
  • Вечером он проверял список и отмечал, что полезного ему удалось выполнить.

Вклад в развитие тайм-менеджмента внес Парето, известный экономист и социолог. Он установил, что из всех проводимых за день манипуляций только 20 % имеют ценность. Они помогают в достижении основной цели на 80 %. Оставшиеся дела – рутина, большая часть может быть исключена из ежедневного плана. Их отсутствие или перепоручение другим лицам не изменит конечного результата.

Сам термин «тайм-менеджмент» появился в 70е годы прошлого века. В это время распространение получили тренинги, курсы, нацеленные на повышение эффективности работы персонала. Сейчас каждый менеджер понимает, что такое тайминг, эти знания помогают ему справляться с обязанностями на высоком уровне.

Существует направление тайм-менеджмент для женщин, дающее советы, как совмещать работу, домашние обязанности и при этом не забывать об отдыхе.

Женщина, которая все успевает

Инструменты тайм-менеджмента

Инструменты тайминга эффективны только тогда, когда их применяют ежедневно. Они сделают работу эффективной и результативной.

Целеполагание

Правильная постановка целей – начало эффективной деятельности. Человек определяет желаемый результат, оценивая свои возможности и потребности. Для достижения главной цели определяются промежуточные задачи. Они помогают выполнить работу и оценить прогресс.

Цели могут быть найдены разными путями:

  • Интуитивным способом;
  • Методом изобретения и эксперимента;
  • Вычислением. Когда существует несколько целей, и нужно выбрать одну, оценивая каждую;
  • Выбором из уже поставленных кем-то задач и предписанием их себе.

Планирование

При постановке целей нужно оценить возможности и распределить средства, ресурсы. Это есть планирование, задача которого достичь результата с наименьшими затратами. Действовать нужно по следующим направлениям:

  • предусмотреть программу действий;
  • продумать варианты решения;
  • найти исполнителей, озвучив их задачи, права и обязанности.

Планирование может быть стратегическим, тактическим, решать текущие вопросы или оценивать работу в комплексе.

Расстановка приоритетов

При расстановке приоритетов каждой задаче отводится определенная роль. Все пункты плана распределяются по значимости. Нужно понять, что следует делать в первую очередь, какое дело может подождать.

Обратите внимание! Если приоритетная задача не будет выполнена, это приведет к серьезным последствиям для бизнеса, план окажется под угрозой срыва. Когда не свершится дело, находящееся по важности в конце списка, это окажется незаметным, на результат не повлияет.

Отсутствие мотивации – тормоз успешного выполнения дел. Человек должен понимать, для чего он работает, что его ждет по завершению запланированных мероприятий. Если он будет прилагать усилия, не видя в этом смысла, то его запал скоро иссякнет, и эффективность снизится. Мотивация может быть личной. Например, для человека это дело чести, он пытается доказать, на что способен. Или его мотивировало руководство, пообещав вознаграждение, повышение по службе или внеочередной отпуск.

Делегирование

Делегирование, как один из компонентов тайм-менеджмента, применяется для освобождения времени, когда возникает понимание, что с задачей могут справиться другие люди. Она не требует личного участия, не отличается сложностью, или есть более компетентный в этой области человек. Это позволит найти время для выполнения других, более важных на данный момент задач.

Обратите внимание! Делегирование улучшает взаимоотношения в коллективе, позволяет выполнить свою работу только тому, к кому есть доверие. Это характеризует здоровое взаимодействие между людьми, повышает эффективность работы группы, способной действовать как единый механизм.

Иногда лучше отказаться от принципов и перепоручить работу профессионалам. Это проще и быстрее, чем потратить время на обучение и совершенствование навыков. Особенно, когда в данный момент получение знаний не стоит в приоритете. Успешный тайм-менеджер пользуется этим инструментом, увеличивая продуктивность работы.

Применение методов управления временем

Существует несколько концепций тайм-менеджмента, позволяющих усовершенствовать организацию времени и добиться желаемого результата:

  • Матрица Эйзенхауэра. Американский государственный и военный деятель предложил сортировать дела, обращая внимание на их важность и срочность. Нужно понять, насколько они ценны для достижения главной цели, непосредственно на нее влияют, сопутствуют ее свершению или представляют собой рутинные обязанности. От последних, ежедневных действий, а также от развлечений можно отказаться без ущерба для основной задачи. Срочность определяется влиянием на главную цель, насколько в данный момент манипуляция способна ускорить приближение результата. Важные дела нужно выполнять моментально или заняться ими в основное рабочее время. Неважные – делегировать или отменить;
  • Пирамида Франклина. Способ помог американскому политику составить план на всю жизнь. В основе пирамиды – ценности и установки, которых человек придерживается, его жизненная опора. Затем определяется глобальная цель, следом – пути ее достижения, промежуточные задачи. В соответствии с ними составляется долгосрочный и краткосрочный план, позволяющий разбить основную задачу на составляющие. Для них ставятся сроки выполнения, отступать от которых нежелательно, иначе эффективность снизится. На вершине пирамиды – ежедневные дела;
  • Метод «АБВГД». Он позволяет расставить приоритеты между существующими задачами. Нужно составить список дел с их кратким содержанием, затем еще раз внимательно его изучить. Каждому пункту присвоить букву, в зависимости от важности. Так, «А» – наиболее приоритетная задача, без которой невозможно обойтись. «Б» – менее важное дело, невыполнение которого косвенно отразится на результате. Свершение задачи «В» улучшит итог, но ее исключение некритично. Пункты «Г» можно перепоручить для выполнения другим людям, а «Д» вовсе убрать, они не влияют на результат;
  • Метод Шваба. Он заключается также в составлении плана на день и определении приоритета задач. Значимость обозначается цифрами. После выполнения очередного пункта нужно проверить список и оценить важность оставшихся дел. Возможно, приоритет их выполнения изменился, а какие-то оказались неважными. Значит, стоит пересмотреть план и сделать новую нумерацию;
  • Правило «Помидора». Оно поможет справиться с конкретной задачей, персональной, рассчитанной на день. Помидор – это таймер, заводимый на определенное время, в течение которого нельзя отвлекаться от работы. Обычно это 25 минут. После сигнала нужно отдохнуть пару минут, затем возобновить трудовой процесс. После шести циклов предусмотрен более длительный перерыв – полчаса. Такой метод освоит даже ребенок при подготовке к экзаменам;
  • «Съесть лягушку». Всегда есть задачи, выполнение которых постоянно откладывается. Они кажутся неприятными и трудными. Методика рекомендует начать день именно с них. После получения положительного результата от свершения самого сложного дела настроение повышается вместе с самооценкой. Остальные задачи кажутся не такими сложными, выполняются легко и непринужденно.

Обратите внимание! Методы могут использоваться не только в рабочей обстановке, но и для достижения задач личного характера, постановки жизненных целей.

Как научиться управлять временем

Как управлять временем, увеличив эффективность его использования:

  • По утрам составлять план дел, вечером отмечать выполненные пункты, оставшиеся переносить на следующий день;
  • Не отвлекаться от выполнения задачи, полностью погружаясь в процесс. Перерывы делать можно, но только, чтобы восстановить силы, не в ущерб деятельности;
  • Отделять работу от отдыха. Распланировать дела так, чтобы успеть завершить важные в течение дня. После этого отложить работу и со спокойной душой посвятить себя семье и друзьям, не нужно продолжать трудиться дома, пренебрегая отдыхом. Если без этого не обойтись, время распределено неверно, нужно пересмотреть приоритет задач и исключить второстепенные;
  • Устанавливать сроки выполнения целей. Ограничение по времени повышает работоспособность и скорость;
  • Деловые встречи планировать на утро, чтобы остаток дня посвятить работе, не отвлекаясь на волнение о предстоящей беседе;
  • Задачи, похожие друг на друга, делать вместе;
  • Работать и отдыхать в одно и то же время, режим поможет настроиться и сконцентрироваться;
  • Не нужно торопиться, главное – обдуманно подходить к выполнению каждого шага. Ведь исправление недочетов и ошибок потребует больших временных затрат;
  • Научиться говорить «нет», отказываясь от неважных задач или тех, выполнение которых не соответствуют знаниям, образованию, опыту. Обучение приведет к огромной потере времени.

Приемы улучшат концентрацию внимания, увеличат работоспособность. Они позволят успевать то, что раньше казалось невыполнимым.

Тайм-менеджмент – это инструмент, который учит, что изменить в планировании, как сэкономить время, обратить его в свою пользу и добиться оперативного выполнения поставленных задач. Его инструменты повышают производительность, а методы помогают достичь целей с высокой эффективностью, затрачивая минимум ресурсов и сил.

Тайм-менеджмент — что это такое простыми словами, подробно и понятно

Тайм-менеджмент – что это значит для достижения успеха? Большие дела невозможны без планирования. Искусство тайм-менеджмента помогает научиться управлять своим временем, тратить его с пользой и, не перенапрягая себя. Баланс работы, отдыха и личного развития – это именно то, чем в первую очередь занимается планирование.

Содержание:

Тайм-менеджмент – поясняем простыми словами

Тайм-менеджмент в прямом переводе с английского значит «управление временем». Этот навык никак не касается путешествий в прошлое или будущее, но он помогает не жалеть о времени, которое уже прошло.

С помощью методик и навыков, которые используются в этой системе, можно полностью преобразить свою жизнь.

Основная задача, которую ставит перед собой тайм-менеджмент – это повышение продуктивности. Человек использует лишь малую долю своего рабочего потенциала.

При правильном планировании можно распределять время так, что количество времени, которое уходит на работу, будет меньшим, а эффективность труда станет выше.

Если тайм-менеджмент – это управление, чем оно отличается от обычного расписания? Эта методика состоит из трёх условных блоков: анализ, составление графиков и выработка привычек, которые помогут следовать этому графику.

Кому необходим?

Навыки тайм-менеджмента полезны не только для тех, кто считает, что он достиг своего «потолка» и теперь нужно ставить новые планки в развитии.

Есть ряд профессий и специализаций, которые не могут работать без правильного планирования:

  • Люди, которые занимаются частным бизнесом. Когда личное дело зависит только от руководителя, нет возможности установить для себя стабильное расписание. Нужно уметь работать с динамическими планами, уметь настраивать свой день максимально эффективно.
  • Фрилансеры. Если в работе нет чёткого графика и проверяющих, которые контролируют эффективность, большинство людей просто не могут собраться и вовремя заняться делами. Только самостоятельно установленное расписание помогает бороться с этой проблемой. Особенно актуально для тех, кто работает в интернете.
  • Управляющие в любой сфере деятельности. Руководитель, который должен контролировать своих подчинённых, не может сам оставаться без личного контроля. Без умения анализировать и правильно распределять временные ресурсы управленец становится практически бесполезен.

Навыки планирования: какие бывают

Системы тайм-менеджмента состоят из множества полезных навыков, которые помогают эффективнее использовать своё время. Некоторые типы планирования включают в себя дополнительные модули, но основной шаблон необходимых умений состоит из семи ключевых пунктов.

Читать еще:  Что такое торговый сбор

1. Постановка целей

Это первое и самое важное на пути к повышению личной продуктивности. Как только человек научится правильно выделять задачи, формулировать их максимально коротко доходчиво для самого себя, дела пойдут намного успешнее. Существует специальная технология SMART, которая помогает ставить четкие и достижимые цели.

2. Расстановка приоритетов

— следующий шаг в хорошем тайм-менеджменте. Целей на день, неделю или месяц может быть множество, и выполнять их нужно последовательно. Какие-то из них выделяются как первостепенные, какие-то имеют «плавающий» статус и реализуются во время перерывов.

3. Осознание себя

Здоровая саморефлексия призвана для того, чтобы оценить прошедшее время, посмотреть на свою продуктивность и понять, правильно ли были выделены цели и расставлены приоритеты. Каждый день нужно выделять некоторое время на то, чтобы переоценить силы, взглянуть на ситуацию со стороны.

4. Мотивация

Помогает поддерживать свою работоспособность на высоком уровне. Нельзя постоянно работать в активном темпе и не получать поощрений.

Так как тайм-менеджмент – это личностное развитие (лучшие книги для саморазвития освещаются здесь), то и мотивировать себя нужно самостоятельно. Это можно делать любым удобным способом: покупать что-то приятное после выполнения ряда целей, строить для себя графики успешности и прочее.

5. Фокусировка внимания

Позволяет сосредоточиться на ключевых целях и не распыляться на мелкие. Нельзя разбивать задачу на блоки (если это не требуется её спецификой). Нужно строить расписание так, чтобы фокусировка внимания на цели была максимальной, только так можно поднять продуктивность до высшего уровня.

6. Планирование

– ещё один основополагающий навык тайм-менеджмента. Правильно составленное расписание, план работы помогают существенно сэкономить время, которое теряется на раздумьях и подготовках к другим фазам деятельности. Когда всё расписано заранее и нет неожиданностей, перестраиваться намного проще.

7. Делегирование

Учит главной идее, которая сложно даётся многим трудоголикам – нельзя всё делать самому.

Только так он сможет быть максимально эффективным. Если перебирать на себя все цели, от слишком лёгких до слишком тяжёлых, то в итоге не получится сделать качественно ничего.

Плюсы и минусы системы тайм-менеджмента

У системы планирования, как и у любой другой методики повышения личной продуктивности, есть свои плюсы и минусы.

Любые навыки тайм-менеджмента нужно использовать с умом и комплексно. Только разумный, взвешенный подход к этой методике поможет реально повысить свои показатели и взять время под контроль.

Главные 5 лайфхаков управления своим временем

Поняв, что такое тайм-менеджмент, что это значит «планировать» и как нужно ставить перед собой цели можно осознать особенности этой методики в полной мере.

Но на практике оказывается, что вырабатывать полезные для управления временем навыки сложнее, чем кажется на первый взгляд. Есть несколько полезных лайфхаков, которые помогут справиться с этой задачей:

  1. Цели нужно разделять на две группы: первостепенные и второстепенные. Первостепенные задачи формулируются и расставляются так, чтобы они обязательно выполнялись в течение дня. Второстепенные цели не ограничиваются количеством. В теории тайм-менеджмента считается, что перечень необходимо составлять таким образом, чтобы 20% из них исполнялось точно, а остальное – в зависимости от внутренних ресурсов и желаний человека.
  2. Нельзя забивать свой график слишком плотно. В ежедневном плане обязательно должно быть свободное время на случай форс-мажорной ситуации. Если она не случится, то в этот период можно заняться второстепенными целями. Также рекомендуется выделять один раз в отчётный период (одна или две недели) свободный день для того, чтобы дать себе отдохнуть, оценить себя и доделать те задачи, на которые не хватало времени за прошедшее время.
  3. Мотивирование должно быть разнообразным. Нельзя в качестве мотиватора устанавливать исключительно материальные или нематериальные блага. Кроме того, нельзя лишать себя чего-то (например, любимых сладостей) и превращать их в стимул для повышения эффективности. Также не рекомендуется полностью переводить мотивацию в имущественную сферу. Этим можно быстро перенасытиться, и тогда степень заинтересованности в выполнении задачи упадёт ниже первичного уровня.
  4. Расставляя приоритеты нельзя фокусироваться исключительно на одной сфере жизни. Если в первых номерах всегда будет только учёба и работа, то сил для эффективного труда не останется. В перечне обязательно должны быть пункты, которые касаются личного развития, быта и досуга.
  5. Планирование должно приносить удовольствие. Нужно выбрать самую удобную методику, которая превратится в хобби. Это может быть ведение электронного журнала или бумажного ежедневника, работа в мобильном приложении или с помощью облачных технологий. Также для планирования можно использовать свои социальные сети, например – оставлять ежедневно по одной записи в своём блоге о выполненных целях для отслеживания прогресса.

Как подробнее разобраться в вопросе

Тайм-менеджмент – это широкая сфера, на тему которой написано много научно-популярных и исследовательских работ.

У многих тренеров, которые занимаются профессиональным обучением этой системе, есть свои взгляды на неё, свои методики.

Среди них нет хороших и плохих, просто некоторые удобны для людей с творческим складом ума, а некоторые – для логиков и «технарей».

Кто-то может сразу заниматься сложным планированием, а кому-то нужно более мягкое вхождение в тематику.

Чтобы разобраться в вопросе и исследовать его глубже стоит:

  • Изучить методики от разных тренеров. Желательно выбирать авторов с отличающимся менталитетом, чтобы взглянуть на проблемы планирования под различными углами.
  • Подбирать методику под свою категорию. Например, тайм-менеджмент для женщин и для мужчин существенно отличается, так же как управление временем у школьников, студентов и уже работающих людей. Есть специфические системы планирования для молодых мам и для людей с ненормированным графиком, которые зарабатывают на собственном бизнесе или работая в интернете.
  • Испытать несколько отобранных методов на себе. Чтобы понять, какой именно способ поможет повысить продуктивность, книг или видеороликов недостаточно. Только проверив материал на себе можно понять, даст ли он необходимый результат в конкретном случае.
  • Провести анализ, сравнить результаты всех методик и выбрать для себя лучшую. При оценке нужно учитывать не только результаты методики, но и внешние факторы. Например, есть система 1 показала такие же результаты, что и система 2, но во время тестирования второй системы человек болел, это может указывать на то, что она эффективнее, ведь проверяющий смог дать необходимую продуктивность даже в ослабленном состоянии.

Разбираясь с вопросом «тайм-менеджмент – что это?» необходимо понимать, что каждый человек может вкладывать в это понятие что-то своё. Для кого-то эта методика подразумевает исключительно планирование, а кто-то смотрит на неё шире, включая также систематизацию, фокусировку внимание, мотивацию и прочее.

Главное – не составляющие понятия, главное – его цель. Тайм-менеджмент создан для повышения продуктивности за счёт управления собственным временем, а как человек достигнет повышения личных показателей – это его личный путь.

С уважением, Ольга Косыгина
специально для проекта proudalenku.ru

Приглашаю вас в мой новый Марафон:

🔹 5 ДНЕЙ — 5 НАВЫКОВ 🔹

Это тест-драйв удаленной профессии, он рассчитан на новичков. Особенно полезен будет тому, кто давно мечтает зарабатывать удаленно, но не знает, с чего начать. Предлагаю начать с марафона!

👉🏻 Чтобы узнать подробности, жмите на кнопку:

До встречи в марафоне!
С уважением, Ольга Филиппова

Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?

В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме.

Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки. В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Интересный факт: Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека. Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем. Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

  1. расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
  2. ранжирование целей по степени важности;
  3. распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
  4. построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. Что снижает эффективность работы персонала?);
  5. построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
  6. повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
  7. поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени для труда и отдыха.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Важно: Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Читать еще:  Изменение устава ООО

Правила тайм-менеджмента

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

  • используйте различные средства и методики планирования своего времени;
  • сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
  • не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
  • не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
  • не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
  • учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. Как правильно делегировать);
  • определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
  • находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

  • Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

Интересный факт: Леонардо да Винчи не использовал традиционную практику сна и бодрствования. Вместо этого он работал по четыре часа подряд с последующими перерывами по 15 минут на сон. В процессе сна организм набирался сил и мозговая активность усиливалась.

  • Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
  • Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
  • Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
  • Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Недостатки тайм-менеджмента

Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:

  1. Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
  2. Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
  3. Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.

Управлять временем просто, если знать эти правила и техники тайм-менеджмента

Высокий ритм жизни и постоянная нехватка времени вызывают стресс и даже депрессию. Чтобы научить сотни тысяч людей следовать распорядку дня и успевать задуманное, в 1970-х гг. был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это набор правил, которые помогают распределять и планировать время. Его главная цель – увеличить продуктивность. Когда вы умеете грамотно управлять временем можно многое успеть, делать работу эффективнее, а домашние дела быстрее.

Сначала тайм-менеджмент был нужен только в работе. Но потом стало понятно, что любая личная цель – тоже проект, который развивается по таким же принципам. Поэтому сейчас есть семейный, женский и даже детский тайм-менеджмент.

Техники и методы тайм-менеджмента

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

  • Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.
  • Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.
  • Срочные, но не важные – делегируйте их.
  • Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

  • Поставьте задачу, которую нужно сделать.
  • Установите таймер на 25 минут.
  • Работайте и не отвлекайтесь.
  • После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.
  • После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.
  • Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

Метод постановки задач по приоритету:

  • А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.
  • Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.
  • В — незначительные задачи, которые можно не делать.
  • Г — то, что необходимо делегировать другому.
  • Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7. « Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

  • За 10 часов до сна откажитесь от кофе.
  • За 3 часа от еды и алкоголя.
  • За 2 часа от работы.
  • За 1 час выключите все гаджеты.
  • 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

Правила тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел

Основа управления временем – это планирование всех крупных и мелких задач. Фиксируйте всё, что вы задумали на день/неделю/месяц, чтобы не расставлять приоритеты в уме. Делать это можно на бумаге или Excel, но удобнее – в мобильных приложениях .

Чтобы выполнять дела быстрее, указывайте напротив каждого время нужное для его реализации. Но помните, что планировать – не значит расписывать всё по минутам и стрессовать, когда реальность не совпадает с задуманным.

2. Ставьте чёткие цели

Грамотная постановка цели поможет определить точный вектор. В работе лучше ориентироваться на основные показатели эффективности, чтобы не давать расплывчатых планов на неделю, квартал или год. Правильная цель звучит так – увеличить посещаемость сайта на 20% за три месяца.

Личные цели тоже должны быть измеримыми и достижимыми, например, накопить 200 тысяч на отпуск за полгода. Поэтому откажитесь от задач вроде «стать лучше» или «обойти конкурентов».

3. Выполняйте цели поэтапно

Многозадачность – главный враг тайм-менеджмента. Не пытайтесь делать всё сразу. Важнее понять, какая из задач приоритетнее и когда вы сможете выполнить её быстрее.

Делайте всё последовательно, разбивайте крупные цели на маленькие шаги, чтобы успевать сосредоточиться и плавно переключаться. Работайте регулярно и последовательно. Если поставили цель выучить английский язык, то шагом будет запоминать по 30 новых слов каждый день.

Исключение составляет тайм-менеджмент для родителей, когда некоторые дела можно выполнять, общаясь с детьми (например, убираться и при этом рассказывать сказки).

4. Меньше отвлекайтесь

Один из главных навыков тайм-менеджмента – концентрация . Выделите конкретное время для продуктивной работы. Попросите, чтобы коллеги или семья «забыли» о вас на этот срок. Отключите уведомления на телефоне в тех чатах, которые не важны для работы.

Отводите на звонки и скроллинг в сети ограниченное время. Например, 40 минут утром, чтобы почитать новости, 30 минут в обед для общения с близкими, полтора-два часа вечером на интересный контент, для разгрузки мыслей.

Для эксперимента сделайте несколько «разгрузочных» дней, когда совсем не будете заходить в соцсети.

Зарегистрируйтесь на Rescuetime.com . Этот софт показывает, какие сайты «пожирают» ваше время больше остальных.

Если наткнулись на интересную статью, установите расширение Getpocket . Оно сохранит интересный текст или видео, которые можно посмотреть после работы.

5. Организуйте рутинные дела

Эффективность зависит от того, что вас окружает. Поэтому сделайте своё пространство удобным и оптимизируйте рутину. Напишите себе текстовые шаблоны на однотипные вопросы от клиентов, а договора храните в отдельной папке на рабочем столе, чтобы быстро проверить информацию.

Создайте резервные копии наработок и держите их в облачном хранилище. Остальные документы тоже дублируйте в онлайн, чтобы посмотреть их в любой момент.

6. Делегируйте

Чтобы быстро выполнить задачу, которую вам поставили на работе, делегируйте её «звенья» другим. Не стесняйтесь делить обязанности с коллегами, если вы работаете над общим проектом, и не убивайтесь круглосуточно из-за перфекционизма .

Этот же пункт хорошо работает для мам, которые не хотят просить помощи у своих партнёров или боятся доверить им ребёнка.

7. Научитесь говорить «нет»

Управление рабочим временем не терпит всевозможных «вампиров» – дел, к которым не лежит душа. Когда что-то кажется нецелесообразным, не бойтесь отказать людям с их проектами, предложениями и даже просьбами. Чтобы остаться вежливым, используйте фразы:

  • «Твоё предложение звучит любопытно, но у меня очень много дел». Этой фразой вы выражаете интерес, даёте понять, что предложение хорошее, но поучаствовать в нём не сможете. Вряд ли подойдёт для родных, а для малознакомых людей сработает хорошо.
  • «По правде говоря, я не сильно в этом разбираюсь, попробуй спросить у Назара. Он здесь профи». Если у вас правда мало опыта в конкретном вопросе порекомендуйте другого человека. Так вы освободите себя от лишних задач и поможете с просьбой.
  • «Этого я не смогу сделать, но зато помогу тебе с этим…». Фраза, которая даёт уйти от навязчивых идей и выбрать самому то, что вы готовы сделать.

8. Ведите ежедневники

Фиксировать надо не только грядущие дела, но и мысли, а также задачи, которые не входили в планы.

Так легче понять, куда потратить свободное время и не забыть важное. В ежедневнике спрашивайте себя: что нужно успеть? что может помешать? как определить, что день был успешным?

Для записей подойдут обычные «заметки» в смартфоне – это намного быстрее, чем писать от руки в бумажном дневнике.

9. Следуйте «биоритмам»

Живите в гармонии со своим организмом. Делайте сложные задачи, когда мозг наиболее продуктивен (даже если пик работоспособности попадает на час ночи).

Пользуйтесь специальными мобильными приложениями , которые могут разбудить вас, определить лучшее время для сна и проанализировать его.

10. Хвалите себя

Чтобы мотивация сохранялась, поощряйте себя. Упражнения по тайм-менеджменту бессильны, если делать их сквозь зубы, лишив себя положительных эмоций.

Выберите вещь или услугу, которая принесёт удовольствие, когда планы будут выполнены: от шоколадки до путешествия в выходных. Фиксируйте в заметках успехи, выписывайте достижения и подводите итоги дня/недели/месяца.

Особенно это важно в рамках тайм-менеджмента для женщин, которые в быту забывают, что забота о себе – тоже часть вклада в семью.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector