Ведение кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

оформление кадровых приказов;

заполнение трудовых книжек;

ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

Положения об оплате труда;

Правил внутреннего трудового распорядка;

Положения о персонале;

Положения о премировании и иных поощрениях

Положения о материальной ответственности работников;

Положения о коммерческой тайне;

Положение об отпусках;

Положение о командировках;

Положение о структурных подразделениях;

Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Ведение кадрового делопроизводства

Наши услуги

Компания «МИП» предлагает следующие услуги по ведению кадрового производства:

  • консультирование по кадровым вопросам;
  • составление внутренних локальных актов (должностных инструкций, правил);
  • ведение и оформление кадровой документации (трудовых книжек и договоров, штатного расписания, приказов по личному составу, личных дел работников, графика отпусков и др.);
  • восстановление кадрового делопроизводства;
  • постановка кадрового учета.

Ведение кадрового делопроизводства

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без тщательной проработки кадрового делопроизводства. Если компания не составляет должностные инструкции, не разрабатывает внутренние регламенты, не документирует события кадрового характера, то она неизбежно столкнется с рядом проблем. Любые конфликты, которые инициируют сотрудники в такой ситуации, будут разрешены не в пользу компании.

Современная судебная практика изобилует решениями, где работодатели проигрывают дела исключительно из-за неграмотности кадрового делопроизводства.

Главная особенность кадрового документооборота такова, что он упорядочивает отношения работников и администрации. В процессе кадрового делопроизводства устанавливаются:

  • права и обязанности работодателя и подчиненных;
  • порядок (сроки, размер) выплаты зарплаты работникам;
  • условия выхода в отпуск;
  • оформление несчастных случаев на работе;
  • и многие другие важные моменты трудовой деятельности.

Профессионализм в ведении кадрового документооборота снизит риск возникновения конфликтов с работниками и обеспечит слаженность работы всего коллектива.

Ведение кадрового документооборота является обязанностью фирмы. Отсутствие документирования того или иного важного кадрового события неизбежно повлечет за собой штрафные санкции или приостановлении работы предприятия.

Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей руководящего звена).

Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет. Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.

Грамотно выстроить процесс кадрового делопроизводства невозможно без высокой квалификации в сфере трудового администрирования. Привлечённый профессионал будет вовремя отслеживать важные изменения в регулировании кадрового документооборота и внимательно вести всё делопроизводство фирмы. Так вы сможете избежать негативные последствия, с которыми сталкиваются компании.

Способы ведения кадрового делопроизводства

Существуют три способа решения проблемы документооборота:

  • самостоятельная организация кадрового делопроизводства;
  • наем специалиста кадрового администрирования;
  • аутсорсинг.

Самостоятельное ведение кадрового документооборота

Главная проблема на этом пути – нехватка времени, с которой можно неминуемо столкнуться. Организация делопроизводства будет отнимать основную часть трудового дня, и если вы директор фирмы, то на исполнение руководящих функций останутся лишь незначительные перерывы. Вы не сможете заниматься развитием бизнеса, проводить переговоры, встречаться с партнёрами, ездить в командировки по важным вопросам. О росте компании придётся забыть.

Если же вы — глава кадрового департамента компании, то, погрузившись в ведение делопроизводства, вы не сможете продуктивно руководить персоналом, заниматься анализом работы сотрудников и разрабатывать схемы их мотивации. Вы погрузитесь в рутину рядового кадрового сотрудника, составляя и оформляя трудовые договоры, личные карточки, командировочную документацию, приказы, график отпусков и множество других бумаг кадрового характера. В итоге, вы не будете расти как руководитель, а вернётесь к исполнению обязанностей кадрового служащего.

Ведение делопроизводства штатным работником

В случае принятия такого решение, будьте готовы столкнуться с известными трудностями.

Во-первых, специалисты-кадровики высокого уровня требует заработную плату, сопоставимую с доходом руководителя среднего звена. Учитывайте к тому же необходимость уплаты подоходного налога, отчисления в фонды, расходы на создание условий труда и другие вынужденные издержки. Вам придётся оплачивать услуги такого работника, даже если он отправится в отпуск, возьмёт отгул или уйдёт на больничный.

Во-вторых, вам будет нужен специалист, способный подменять кадровика в случае, когда тот отсутствует. Иначе, процесс кадрового делопроизводства остановиться и компания не сможет продолжать нормально функционировать.

В-третьих, для поиска работника, оценки его способностей и адаптации в коллективе необходимо затратить немало сил и времени. Наём нового сотрудника такого уровня – всегда риск. Если специалист кадрового делопроизводства окажется некомпетентным, то выясниться это может, только когда придёт решение уполномоченного государственного органа о рассмотрении дела в отношении вашей фирмы.

Ведение кадрового делопроизводства сторонней компанией

Популярным во всем мире способом ведения делопроизводства является аутсорсинг. Суть его заключается в том, что вы передаёте полномочия кадрового администрирования другой фирме – аутсорсинг-провайдеру. Такая фирма имеет постоянно действующий штат профессионалов кадрового документооборота.

Вы сможете получить посредством аутсорсинга следующие услуги кадрового характера:

Стандартный комплекс кадрового делопроизводства:

  • оформление приема/увольнения работников;
  • составление приказов кадрового характера;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • составление штатного расписания, графика отпусков;
  • разработка типовых образцов локально-нормативных документов.

Работа с трудовыми договорами:

  • составление договора с индивидуальным подходом к каждому работнику;
  • внесение изменений в действующие трудовые договоры;
  • расторжение трудовых договоров.
Читать еще:  Образец устава ООО

Ведение делопроизводства для воинского учета:

  • создание картотеки все военнообязанных лиц в компании;
  • постановка фирмы на учет;
  • составление отчетов для военного комиссариата.

Охрана труда и обеспечение аттестации рабочего места:

  • составление необходимых в соответствии с законодательством документов;
  • ведение журналов инструктажа по техники безопасности;
  • оформление несчастных случаев на работе.

Также вы сможете дополнительно заказать те услуги по ведению кадрового делопроизводства, которые необходимы именно вашей фирме.

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

  • уменьшение нагрузки на работника кадрового отдела или полная его замена;
  • ведение документооборота специалистами высокой категории, которые не уходят в отпуска и не отпрашиваются в отгулы;
  • ведение кадрового документооборота и делопроизводства по правилам трудового законодательства;
  • индивидуальный подход к конфликтным увольнениям;
  • вариативность распределения полномочий кадрового делопроизводства между работниками кадрового отдела вашей фирмы и аутсорсинговой компанией;
  • возможность устройства на работу иностранных специалистов, приём которых связан с необходимостью составления целого пакета документов, проверяемых государственными органами;
  • консультирование по любым вопросам кадрового делопроизводства.
  • уменьшение материальных издержек вашей фирмы;
  • возможность отказаться от рутины кадрового документооборота и сконцентрироваться на ведении основной деятельности компании.

Похожие услуги по теме

  • Кадровый аудит
  • Кадровый учет
  • Кадровый консалтинг

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант 1C-WiseAdvice

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.

  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
  • Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

    Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

    Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

    Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

    Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

    После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

    Обязательные внутренние документы

    Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

    Документы, которые должны быть в организации:

    • штатное расписание;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о персональных данных;
    • график отпусков;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • табель учета рабочего времени.

    Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

    • должностные инструкции;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • инструкция по кадровому делопроизводству;
    • Положение о коммерческой тайне;
    • Положение об аттестации;
    • коллективный договор;
    • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
    • Положение о командировках;
    • личные дела сотрудников и т.д.

    Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

    Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

    Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

    Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

    Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

    Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

    Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

    На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

    По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

    На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

    По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

    По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

    Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы по личному составу;
    • трудовая книжка (кроме совместителей);
    • личная карточка;
    • согласие на обработку персональных данных.

    Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

    Новые требования к кадровому учету от 2019 года

    В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

    Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

    • прием на работу;
    • уведомление о начале отпуска;
    • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
    • оформление командировок;
    • формирование графика отпусков и т.д.

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

    Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

    Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

    Ведение кадрового делопроизводства

    Основная ценность любого предприятия — это его кадры. Как бы ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника в жизнь, ничего не получится.

    Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в документах кадрового делопроизводства. А это, естественно, приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.

    Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.

    Что такое кадровое делопроизводство

    Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками.

    Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

    Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ.

    Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.

    Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту

    Документы кадрового делопроизводства, ведение которых входят в обязанности делопроизводителя:

    Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

    • формирование личных дел сотрудников предприятия;
    • оформление справок, больничных листок и заявлений;
    • подготовка кадровых приказов;
    • разработка табеля и учёт рабочего времени;
    • сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
    • начисление и расчёт заработной платы и другое.

    Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

    Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

    • рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
    • мониторинг рынка по заработной плате;
    • работа со списком вакансий предприятия;
    • оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

    Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

    • оформление оценочных бланков и положений;
    • составление аттестационной характеристики сотрудников.

    Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

    Как вести кадровое делопроизводство, чтоб оградить компанию от проблем и штрафов

    Вести кадровую деятельность можно несколькими способами:

    • Первый, своими силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.
    • Второй, прибегнув к помощи организаций, специализирующихся, на аутсорсинге кадрового делопроизводства.
    Читать еще:  Акт сверки с налоговой инспекцией

    Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.

    Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

    Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.

    Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства.

    Для крупных автотранспортных предприятий можно порекомендовать программный продукт для учета ГСМ «АвтоПарк». Это единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием.

    Путевой лист является для бухгалтерии главным документом, удостоверяющим правомерность расходов водителя. О том, как ведется учет путевых листов, читайте тут.

    В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:

    • Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
    • Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.
    • Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников с распоряжениями.
    • Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки, трудовые и так далее.

    Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

    Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

    Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

    Подробнее о допускаемых ошибках

    1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.

    Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.

    Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.

    2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.

    Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.

    3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.

    Электронный кадровый документооборот в организации

    Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе электронного документооборота. Преимущества такой системы в работе бесспорны.

    Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.

    Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

    Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.

    Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

    Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике многие компании предпочитают обратиться к услугам аутсорсера. О выборе услуг кадрового делопроизводства читайте здесь.

    Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

    Экономия времени. Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.

    С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою подпись в электронном виде. Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.

    Уменьшение ошибок. Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

    Кадровое делопроизводство с нуля в 2020 году

    Кадровое делопроизводство — важный сегмент на предприятии, отвечающий за отношения с наемным персоналом. Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме.

    Шаг 1. Назначение кадровика

    Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:

    • вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
    • составлять приказы, договоры, положения, заявления;
    • заниматься трудовыми книжками;
    • вести личные дела работников;
    • работать с больничными, отпусками и декретами;
    • готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
    • вести воинский учет;
    • работать с архивом;
    • выявлять причины текучки кадров.

    Если штат небольшой, то обязанности инспектора можно возложить, например, на офис-менеджера по совместительству (при его согласии и с включением должности в штатное расписание). Но когда численность на предприятии свыше 200 человек, потребуется специальный работник или даже целый отдел. Хотя точной нормы на одного кадровика нет.

    Чтобы приступить к обязанностям, вам потребуется место, компьютер, копировальный аппарат и канцтовары. Работодатель должен установить на компьютер кадровую программу — 1С или любую другую, а также антивирусник, чтобы защитить персональные данные работников.

    Желательно сразу создать информативную базу. Приобрести бумажный Трудовой кодекс РФ в свежей редакции, чтобы быстро находить нужные статьи и если возникнет спор с персоналом оперативно подтвердить свою позицию. Еще под рукой хорошо иметь:

    Хорошо бы попросить у директора установить платную информационно-правовую систему типа «Консультант Плюс». С ее помощью вы будете в курсе изменений в законодательстве и найдете выход из сложных ситуаций.

    Руководитель может поручить ведение учета сторонней аутсорсинговой компании по договору за ежемесячную плату. Но когда место организовано, и вас берут, нужно составить доверенность, издать приказ о назначении и подписать акт приемки-передачи документов.

    Шаг 2. Подготовка базовой документации

    Первым делом прочитайте устав порученной вам организации и изучите другие учредительные документы. Обратите внимание на полное и сокращенное наименование фирмы, чтобы правильно указывать его в кадровых бумагах: оно должно везде совпадать. Еще посмотрите, кто уполномочен принимать решения по трудовым договорам и внутренним нормативным актам. Именно он и будет подписывать их.

    Теперь предстоит разработать документы, которые обязательно должны быть на предприятии:

    • Штатное расписание (форма Т-3) — отражает потребность работодателя в трудовых функциях, закрепляет численность должностей и состав персонала (ст. 57 ТК РФ).
    • Правила внутреннего трудового распорядка — регламентирует порядок приема, увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон, режим работы и отдыха, меры поощрения и взысканий (ст. 189 ТК РФ).
    • График отпусков (форма Т-7) — устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Он разрабатывается не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который составляется. Если фирма создана в начале или середине года, то на этот год его готовить не нужно, только на будущий.
    • Положение о персональных данных работников — регламентирует состав, порядок обработки и хранения личных сведений персонала, а также получения согласия на обработку и условия передачи их третьим лицам (ст. 88 ТК РФ).
    • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — содержит данные о получении книжек от работников и выдаче их на руки (правда, с переходом на ЭТК этот пункт постепенно теряет актуальность).
    • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — отражает поступление и расходование новых бланков.
    • Инструкции по охране труда и журнал ознакомления (ст. 212 ТК РФ).
    • Положение об оплате труда — содержит порядок начисления зарплаты работникам, а также поощрений или депремирования (ст. 135 ТК РФ).
    • Табель учета рабочего времени — отражает отработанное время для начисления зарплаты (формы Т-12, Т-13).
    • Шаблоны трудовых договоров согласно ст. 57 ТК РФ.
    • Личные карточки работников (форма Т-2).
    • Должностные инструкции — необязательны, но помогут в спорных ситуациях.
    • Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
    • Журнал регистрации приказов по личному составу.
    • Договоры с материально-ответственными лицами.

    Помимо них лучше сразу разработать типовые бланки приказов о приеме, увольнении, переводе работников, а также о предоставлении отпуска, отправке в командировку, на премирование и для иных ситуаций, которые могут возникнуть в работе.

    Все эти документы потребуются уже при приеме первого сотрудника, поэтому нужно подготовить их заранее. Приведенные выше формы не являются обязательными, но рекомендованы Постановление Госкомитета статистики № 1, удобны и привычны. Если вы решили использовать свои бланки, учитывайте требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и утвердите их форму отдельным приказом.

    Только микропредприятиям можно полностью или частично отказаться от составления правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и премировании, графиков сменности и иных локальных актов, если они отразят все эти условия в трудовых договорах с работниками (ст. 309.2 ТК РФ).

    Остальные организации обязаны иметь этот базовый набор документов.

    Шаг 3. Проверка документов на руководителя

    Если фирма новая, то директор — первое лицо, которое нужно принять. При этом важно узнать, не лишен ли он права занимать эту должность (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Такой информацией владеют налоговые органы, они ведут специальные реестры дисквалифицированных лиц, поэтому нужно сделать им письменный запрос.

    Когда все в порядке заключите с ним трудовой договор, издайте приказ о приеме на работу (назначении генеральным директором) и внесите информацию в его трудовую книжку. При этом нужно учитывать срок действия полномочий директора, который определен учредительными документами.

    Шаг 4. Назначение ответственного за трудовые книжки

    За хранение трудовых книжек (если на предприятии есть сотрудники, не перешедшие на ЭТК) кто-то должен отвечать, ему же предстоит отслеживать их движение, вести их, готовить отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р. Такая обязанность фиксируется в должностной инструкции уполномоченного сотрудника и трудовом договоре с ним. Если штат небольшой, то ни к чему назначать отдельного человека, с этим справится и основной кадровик по совместительству (при согласии).

    Читать еще:  Уничтожение кадровых документов

    Когда вы пришли в уже работающую фирму, проверьте книжки, бланки, вкладыши и приходно-расходную книгу по их учету. Посмотрите, чтобы оформление было правильным:

    • страницы пронумерованы и прошнурованы;
    • в конце журнала стоит пломба (сургуч) и подпись руководителя.

    Хранится книга у кадровика, а сами трудовые книжки — в несгораемом шкафу или сейфе.

    Ответственность кадровика

    Если кадрового учета на предприятии нет или он ведется неправильно, можно получить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

    • должностным лицам и предпринимателям — от 1 до 5 тыс. руб.;
    • предприятиям — от 30 до 50 тыс. руб.

    А неграмотное составление трудового договора или оттягивание его заключения, потому что еще не разработали шаблон, может квалифицироваться как уклонение от оформления отношений между работником и организацией. За это предусмотрено отдельное наказание:

    • должностным лицам — от 10 до 20 тыс. руб.,
    • предпринимателям — от 5 до 10 тыс. руб.,
    • организациям — от 50 до 100 тыс. руб.

    Подводим итоги

    • Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
    • Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
    • Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
    • Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
    • За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля

    Оформление трудовых отношений с госслужащим имеет свои особенности. Для того чтобы учет кадров не доставлял хлопот и количество трудовых споров и проверок контролирующими органами носило минимальный характер, важно на начальном этапе подготовить грамотную кадровую документацию, установить правильное ведение документооборота и оформить трудовые отношения исключительно по правилам действующего законодательства.

    Цель осуществления

    Ведение кадрового делопроизводства осуществляется с целью:

    • документального оформления трудовых отношений;
    • регламентирования взаимоотношений работника и работодателя;
    • урегулирования возможных трудовых споров.

    Идея формирования кадровой документации так же включает в себя придание максимальной прозрачности и открытости трудовому процессу, что благоприятно сказывается на трудовых отношениях между сторонами.

    Законодательная база

    В системе госслужбы отношения между госслужащим и представителем нанимающей стороны имеют законодательное и нормативное регулирование. Кадровое делопроизводство основывается на конституционных нормах, федеральных законах, законах субъектов РФ и подзаконных актах, регулирующих трудовые отношения и устанавливающих порядок работы с документацией.

    Перечень основных законов для госслужащих:

    1. Конституция РФ от 12.12.1993 г.;
    2. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г. (в ред. 05.02.2018 г.);
    3. Федеральный закон от 27.05.2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы РФ»;
    4. Федеральный закон от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»;
    5. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

    Что нужно знать

    Кадровая работа с госслужащими строго регламентирована Федеральным законом № 79-ФЗ от 27.07.2004 г.

    По причине того, что государственная служба представляет собой мощную структурированную систему, с четкой иерархией власти и подчинения, получить ситуацию, когда формировать кадровую документацию требуется с нуля, сложно представить.

    Зачастую, принятые к учету на госслужбе бланки и формы документов предоставляются нуждающемуся подразделению от вышестоящих управляющих органов.

    Перечень кадровой документации, обязательный к наличию:

    • внутренние локальные нормативные акты;
    • штатное расписание;
    • служебный контракт (трудовой договор);
    • приказы по личному составу: о приеме, переводе, увольнении;
    • приказы о предоставлении ежегодного отпуска и дополнительных отпусков;
    • график отпусков;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • личная карточка работника;
    • договор о материальной ответственности;
    • журналы регистрации приказов;
    • графики сменности;
    • табель учета рабочего времени.

    Этапы организации с нуля

    При формировании кадровой деятельности:

    1. в первую очередь потребуется изучить законодательную базу, регулирующую и регламентирующую гражданскую службу;
    2. далее следует этап разработки и утверждения локально — номативных актов;
    3. следом потребуется формирование документации, обязательной для кадрового делопроизводства, в соответствии с законодательными нормами, установленными для госслужбы;
    4. завершающим этапом перед началом трудовой деятельности, связанной работой по движению персонала, будет являться подготовка документации к использованию, а именно каждый локально — нормативный акт и журнал учета, требуется пронумеровать, прошить, заверить подписью и скрепить печатью.

    Как ведется учет

    Как правило, ведение кадрового учета осуществляется при помощи специализированного программного обеспечения. Полным циклом управления кадровыми ресурсами государственных служб обладает ПП «Парус — Госслужба».

    Дополнительные моменты

    Для оптимизации труда кадровых служб, с целью их информационного обеспечения, с марта 2020 госслужащим предоставляется служебное пользование федеральной государственной информационной системой «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ».

    Штатное расписание и отпуска

    Штатное расписание, включая штатную расстановку являются организационно — распорядительными документами, в которых отражена структура, штатный состав и численность, перечень профессий и должностей, с указанием тарифов (окладов), а так же возможных надбавок.

    Госкомстатом России разработана и утверждена унифицированная форма документа, которая применима для всех организаций. В то же время использование данной формы носит исключительно рекомендательный характер. Для некоторых бюджетных организаций порядок согласования и утверждения штатного расписания регулируется ведомственными нормативно – правовыми актами.

    Статья 46 Федерального закона № 79-ФЗ определяет порядок предоставления отпусков на гражданской службе. Установлено, что отпуск для государственных служащих состоит из ежегодного оплачиваемого отпуска, в количестве 30 календарных дней и дополнительных оплачиваемых отпусков, в том числе за выслугу лет.

    Оформление сотрудников

    Поступление на государственную службу для всех граждан происходит на конкурсной основе. Подробно этапы конкурса отражает «Положение о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ», утвержденное указом Президента РФ от 01.02.2005 № 112, а так же статья 22 ФЗ № 79-ФЗ.

    С гражданами, успешно прошедшими конкурс на замещение должности, на основании акта государственного органа о назначении на должность, оформляется и подписывается служебный контракт. Данный документ представляет собой соглашение между представителем нанимающей стороны и лицом, поступающим на гражданскую службу.

    Содержание и форма служебного контракта определены статьей 24 ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».

    Для заключения служебного контракта гражданин предоставляет:

    • паспорт;
    • СНИЛС;
    • ИНН;
    • документы по воинскому учету;
    • документы об образовании;
    • трудовую книжку, за исключением поступления на службу (работу) впервые;
    • заполненную анкету, установленного образца;
    • заявление, выражающее просьбу о поступлении на государственную службу.

    Рекомендации по порядку

    До подписания служебного контракта сотрудник отдела кадров несет обязанность ознакомления гражданина, поступающего на госслужбу, со всеми нормативными актами государственного органа, и иными документами, которые имеют отношение к исполнению обязанностей государственного служащего.

    После назначения на должность, специалист отдела кадров выдает служащему удостоверение установленного образца.

    Инструкции по оформлению для ООО

    Схема действий для Обществ с ограниченной ответственностью достаточно схожа с порядком формирования кадрового делопроизводства на государственной службе. Главным критерием является точное соответствие нормам трудового законодательства и соблюдение прав и свобод граждан.

    При формировании кадрового документооборота в ООО потребуется:

    1. ознакомление с учредительной документацией организации. Все сведения в кадровых документах должны строго соответствовать основной документации предприятия;
    2. изучение законодательной базы в области трудовых отношений, специальной литературы по управлению персоналом и кадровому делопроизводству;
    3. определение перечня документов, которые будут применяться в кадровой работе;
    4. разработка локально — нормативных актов и штатного расписания;
    5. разработка формы трудового договора, приказов, журналов регистрации, графиков работы, графиков отпусков и прочей документации;
    6. оформление руководителя организации, если предприятие создается с нуля;
    7. определение в приказном порядке ответственного лица за учет и ведение трудовых книжек, создание книги для их учета;
    8. непосредственно само трудоустройство, включающее оформление документов: трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка, договор о материальной ответственности, должностная инструкция, ознакомление со всеми внутренними документами предприятия, которые регламентируют трудовую деятельность.

    Кто ответственен за ведение учета

    Как правило, гарантом качественной и своевременно выполненной работой будет служить ведение кадрового делопроизводства лицом, имеющим не только отличные навыки кадрового делопроизводства, но и знание норм трудового законодательства.

    Предприятия, имеющие малую численность персонала, зачастую обходятся без отдела кадров, обязанности по кадровой работе возлагаются на сотрудника бухгалтерии либо секретаря руководителя. Когда же кадровая деятельность занимает довольно большой объем рабочего времени, на предприятии вводится должность специалиста по кадровой работе либо даже отдел по работе с персоналом.

    Видео: Семинар

    Нумерация приказов

    Действующее законодательство не устанавливает определенного порядка нумерации кадровой документации. Исходя из этого, лица ответственные за кадровый учет, вправе самостоятельно определять по каким критериям и как нумеровать приказы.

    Ведение нумерации позволит:

    • систематизировать систему хранения;
    • оптимизировать процесс поиска документа;
    • оперативно и качественно подготовить документы к архивации.

    Нумерация ведется в хронологическом порядке, начиная с первой цифры. Каждое 1 января регистрация приказов обнуляется и начинается заново. Исключением являются образовательные учреждения, там нумерация возобновляется 1 сентября, вместе с началом учебного года.

    Рекомендации по оформлению

    В практике кадрового делопроизводства существуют общепринятый порядок оформления нумерации, который используют большинство специалистов. Так приказы по личному составу принято нумеровать, используя буквенный код, обозначающий принадлежность приказа к определенной категории и порядковый числовой номер.

    Между ними может находиться дефис, пробел либо другой символ. Например, можно для приказов о приеме можно использовать № 1п либо № 1-п.

    Главным критерием должно являться различие нумерации приказов по основной деятельности и по личному составу. Желаемый порядок нумерации приказов требуется утвердить приказом руководителя и отразить о нем сведения в локальном нормативном акте учреждения.

    Регламентация

    Специалисты в области права рекомендуют использовать Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, не смотря на то, что документ утратил свою юридическую силу, в нем отражаются базовые требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению.

    Помимо правил составления документов, в инструкции содержатся сведения о порядке хранения.

    Ответственность за отсутствие

    Руководствуясь статьей 22 Трудового кодекса, работодатели обязаны соблюдать законодательство о труде и иные нормативно — правовые акты, содержащие нормы трудового права. Случаи отсутствия обязательной кадровой документации, предписанной трудовым законодательством, либо несоблюдения требований по ее ведению, относятся к нарушению норм права и караются привлечением к административной ответственности (часть первая статья 5.27 КоАП РФ).

    Наказание за нарушение законодательства о труде:

    • должностные лица — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей;
    • индивидуальные предприниматели — штраф от 1000 до 5000 рублей;
    • организации — штраф от 30000 до 50000 рублей.

    Несмотря на то, что задачи кадровых служб универсальны, специфика государственной службы отражается на кадровом документообороте. Для выполнения качественной работы по формированию документации, специалистам по персоналу потребуется тщательное изучение соблюдение действующего законодательства.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector