Уничтожение кадровых документов

Уничтожение кадровых документов

Уничтожение кадровых документов

В кадровом отделе любой фирмы со временем скапливается большое количество бумаг. Их обычно помещают в архив, но когда он переполняется, то от некоторых документов можно и нужно избавляться. Самое главное тут – это сделать все юридически верно, чтобы государственные органы контроля не смогли предъявить компании претензии. В данной публикации мы расскажем, как должно происходить правильное уничтожение кадровых документов и как эта процедура должна быть задокументирована.

Что говорит закон

Организации, которые специализируются на коммерческой деятельности, должны обеспечивать сохранность документации, находящейся в архиве. Сюда относятся и бумаги, которые касаются личного состава фирмы, называемые кадровыми.

За нарушение правил хранения предприятию грозят штрафные санкции, согласно ст. 13.20 КоАП РФ. Меры заключаются в вынесении предупреждения или выплате в размере 100-300 рублей для физических лиц и от 300 до 500 рублей для лиц должностных.

Порядок уничтожения

Избавиться организация имеет право только от бумаг, срок хранения которых истек. Бывают случаи, когда контролирующие службы в ходе проведения проверок запрашивают старые документы, которые должны храниться в архиве определенное время. Если таких документов представлено не будет, то предприятию может грозить наказание.

Начинается уничтожение кадровых документов с истекшим сроком хранения всегда с приказа, который издает руководитель компании. Согласно этому приказу, собирается экспертная комиссия, которая занимается инвентаризацией архива. Председателем этой группы может быть назначен руководитель или его заместитель, секретарем – работник архива. Эксперты начинают с того, что просматривают описи дел, касающиеся хранения документов по личному составу фирмы. Также смотрят инструкции делопроизводства, акты о выделении бумаг, срок хранения которых уже истек.

Документы собираются изо всех отделов компании, и отбираются дела постоянного и долговременного хранения. Они перемещаются в архив после определения их ценности. После того как описи утверждены подписью руководителя, можно приступать к операции по уничтожению. Но для этого понадобится составить специальный акт, который подтвердит совершение данной операции. В акте указывается:

  • Перечень документации, подлежащей уничтожению.
  • Дата проведения.
  • Полное название организации.
  • Подписи ответственных лиц, входящих в состав экспертной комиссии.
  • Выбранный способ уничтожения бумаг.

Способ избавления от документов с истекших сроком хранения компания выбирает самостоятельно. Это может быть сжигание, измельчение с помощью специального устройства (шредера) или ручное измельчение. Для хозяйственных нужд применять эти бумаги запрещено. Также нельзя самостоятельно избавляться от такой документации как мусора, это должно быть поручено специальным компаниям, которые на этом специализируются (по договору). Чтобы сдать бумаги в качестве макулатуры, обязательно нужно сделать накладную. Деньги за сдачу макулатуры оформляются в бухгалтерском учете как прочие доходы фирмы.

Бумаги, которые экспертная группа включила в перечень для уничтожения, должны быть отделены от других документов во избежание ошибок.

Что касается электронной документации, то она подлежит удалению с жесткого диска компьютера, на что тоже требуется составить акт. Если данные находятся на переносных цифровых носителях (картах памяти, лазерных дисках, внешних жестких дисках), уничтожать потребуется и сами носители.

Уничтожение кадровых документов

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2015, N 12

В компаниях, где нет архива или работника, ответственного за хранение документов, уничтожением дел по личному составу приходится заниматься кадровикам самостоятельно. Какими нормативными документами следует руководствоваться при этом? Как оформить весь процесс и физически уничтожить ненужные больше дела? Акцент в статье сделан на уничтожение документов силами работников отдела кадров в компании, в которой никак не организован процесс хранения документов.

Нормативный аспект

Процесс хранения документов (а уничтожение — это одна из его составляющих), в отличие от всех остальных процессов делопроизводства, регламентирован на государственном уровне.

Фрагмент документа. Часть 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.

О том, как именно организовать процесс хранения документов вообще и уничтожения в частности, указано в специальных актах. В настоящее время в России действуют:

  1. Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263 (до сих пор действующий, нормативный, то есть обязательный для исполнения всеми организациями, документ);
  2. Основные правила работы архивов организаций (далее — Основные правила), одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (более «молодой» документ методического характера, в целом повторяющий содержание своего нормативного предшественника. На его основе также можно выстраивать систему хранения документов в организации).

Сроки хранения документов по личному составу и относимых к деятельности отдела кадров определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

И, наконец, пару слов скажем об ответственности. За нарушение требований законодательства о хранении документов по ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Объектом правонарушения по указанным нормам является право на информацию. Поэтому организация вряд ли будет оштрафована за отсутствие номенклатуры дел или экспертной комиссии, а вот за то, что раньше времени были уничтожены документы (в случае отдела кадров — документы по личному составу) или это уничтожение ничем не подтверждено — вполне возможно. И практика применения этой статьи весьма обширна.

Таким образом, уничтожение документов является составной частью большого процесса хранения документов.

Какие документы можно уничтожить

На уничтожение выделяются документы, срок хранения которых истек. При этом действует следующее правило: срок хранения документа начинает идти с 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством. Уничтожить документ можно после 1 января года, следующего за тем, когда истек срок его хранения.

Пример 1. Возьмем в качестве примера приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, срок хранения которых согласно п. «б» ст. 19 Перечня составляет 5 лет. Этот срок для приказов за 2015 г. пойдет с 1 января 2016 г. и завершится 31 января 2020 г. Следовательно, уничтожить приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках за 2015 г. можно будет лишь в 2021 г.

Таким образом, в будущем 2016 г. подпадут под уничтожение документы отдела кадров и документы по личному составу:

  • за 1940 г. — если срок хранения составлял 75 лет;
  • за 1970 г. — если срок хранения составлял 45 лет;
  • за 2005 г. — если срок хранения составлял 10 лет;
  • за 2010 г. — если срок хранения составлял 5 лет;
  • за 2012 г. — если срок хранения составлял 3 года;
  • за 2014 г. — если срок хранения составлял 1 год.

Экспертиза ценности

Истечение срока хранения документов не означает, что их автоматически можно отправить в печь или «скормить» шредеру. Это всего лишь повод для проведения экспертизы ценности документов, которая — вполне возможно — сочтет их более не нужными и разрешит уничтожить.

При наличии в организации выстроенной системы хранения документов экспертиза ценности проводится ежегодно силами специального совещательного органа при руководителе — экспертной комиссии (ЭК). Как правило, если в компании есть ЭК, то начальник отдела кадров входит в число ее членов. Одна из целей экспертизы ценности — выявить документы с истекшим сроком хранения, возможно — просмотреть их и определить на уничтожение.

Экспертная комиссия при оценке документов, срок хранения которых истек, может продлить его по своему усмотрению, если сочтет, что документ представляет собой какую-либо научно-историческую ценность или до сих пор имеет практическое значение. Продлять сроки относительно установленных государством можно, запрещено их сокращать. Решение комиссии отражается в протоколе заседания.

Если ЭК в организации нет, начальник отдела кадров самостоятельно и силами подчиненных сотрудников изучает дела, сроки хранения которых истекли. Решение о продлении закрепляется в номенклатуре дел, а если и ее нет — продленные сроки хранения отражаются в распорядительном документе. По результатам экспертизы ценности составляется акт о выделении документов к уничтожению. Подробно мы поговорим о нем ниже. В него вносятся те документы, которые решено уничтожить.

В отсутствие экспертной комиссии руководителю отдела кадров все же не рекомендуется действовать в одиночку в таком важном и (что самое главное) необратимом деле, как уничтожение документов. Акт нужно согласовать с другими должностными лицами компании, чтобы сохранить принцип коллегиальности в принятии этого решения. В идеале согласующим лицом должен выступить руководитель юридической службы, возможно — начальник службы безопасности, на худой конец — главный бухгалтер. Утверждать акт будет генеральный директор.

Акт о выделении документов к уничтожению

Центральный документ при уничтожении дел — акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Он формируется независимо от того, работали ли над документами члены экспертной комиссии или лично начальник отдела кадров. Единственное отличие — если акт является результатом экспертизы ценности, то он составлен централизованно и представляет собой единый документ для всей организации. Если же акт — плод труда исключительно работников отдела кадров, то и войдут в него документы только этого отдела.

Читать еще:  Облагается ли страховыми взносами материальная помощь

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установлена на федеральном уровне — это Приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций от 06.02.2002. Форма рассчитана на компании, в которых есть архив и выполняются процессы по обеспечению сохранности документов: проводится экспертиза ценности, составляются описи, имеется номенклатура дел. Если ничего подобного в организации нет, отдел кадров может пойти двумя путями:

  1. заполнять предложенную форму, проставляя прочерки в некоторых графах;
  2. составить на основе этой формы собственный акт, внеся в него всю имеющуюся информацию (см. пример 2).

Ни то ни другое не запрещено и не должно повлечь за собой никаких санкций в случае проверки. Главное здесь — отразить максимально точно факт уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Предложенная Основными правилами форма акта состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел, которые следует уничтожить, вторая содержит информацию об уничтожении. Из-за этого акт оформляется в два приема: сначала составляется первая часть, которую либо утверждает экспертная комиссия, либо, при ее отсутствии, проводится процедура согласования; вторая часть заполняется по факту уничтожения дел. В последнюю очередь акт проходит процедуру утверждения у руководителя компании.

Приведем пример первой части акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленного по собственной форме в организации, в которой нет архива (пример 2).

Уничтожение кадровых документов

и можно ли уничтожать приказы по ежегодному отпуску, мприказы о командировке, заявления о приеме, увольнении и заявления на отпуск?
вы приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 прочитали? сроки хранения перечисленных документов видели, они у вас истекли?

Уничтожение кадровых документов

Е. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 12, декабрь 2015 г., с. 48-54.

В компаниях, где нет архива или работника, ответственного за хранение документов, уничтожением дел по личному составу приходится заниматься кадровикам самостоятельно. Какими нормативными документами следует руководствоваться при этом? Как оформить весь процесс и физически уничтожить ненужные больше дела? Акцент в статье сделан на уничтожение документов силами работников отдела кадров в компании, в которой никак не организован процесс хранения документов.

Процесс хранения документов (а уничтожение — это одна из его составляющих), в отличие от всех остальных процессов делопроизводства, регламентирован на государственном уровне.

Фрагмент документа. Часть 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

О том, как именно организовать процесс хранения документов вообще и уничтожения в частности, указано в специальных актах. В настоящее время в России действуют:
1. Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263 (до сих пор действующий, нормативный, то есть обязательный для исполнения всеми организациями, документ).
2. Основные правила работы архивов организаций (далее — Основные правила), одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (более «молодой» документ методического характера, в целом повторяющий содержание своего нормативного предшественника. На его основе также можно выстраивать систему хранения документов в организации).
Сроки хранения документов по личному составу и относимых к деятельности отдела кадров определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).
И, наконец, пару слов скажем об ответственности. За нарушение требований законодательства о хранении документов по ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.
Объектом правонарушения по указанным нормам является право на информацию. Поэтому организация вряд ли будет оштрафована за отсутствие номенклатуры дел или экспертной комиссии, а вот за то, что раньше времени были уничтожены документы (в случае отдела кадров — документы по личному составу) или это уничтожение ничем не подтверждено — вполне возможно. И практика применения этой статьи весьма обширна.
Таким образом, уничтожение документов является составной частью большого процесса хранения документов.

Какие документы можно уничтожить

На уничтожение выделяются документы, срок хранения которых истек. При этом действует следующее правило: срок хранения документа начинает идти с 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством. Уничтожить документ можно после 1 января года, следующего за тем, когда истек срок его хранения.

Пример 1
Возьмем в качестве примера приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, срок хранения которых согласно п. «б» ст. 19 Перечня составляет 5 лет. Этот срок для приказов за 2015 год пойдет с 1 января 2016 года и завершится 31 января 2020 года. Следовательно, уничтожить приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках за 2015 год можно будет лишь в 2021 году.

Таким образом, в будущем 2016 году попадут под уничтожение документы отдела кадров и документы по личному составу:
— за 1940 год, если срок хранения составлял 75 лет;
— 1970 год, если срок хранения составлял 45 лет;
— 2005 год, если срок хранения составлял 10 лет;
— 2010 год, если срок хранения составлял 5 лет;
— 2012 год, если срок хранения составлял 3 года;
— 2014 год, если срок хранения составлял 1 год.

Истечение срока хранения документов не означает, что их автоматически можно отправить в печь или «скормить» шредеру. Это всего лишь повод для проведения экспертизы ценности документов, которая — вполне возможно — сочтет их более не нужными и разрешит уничтожить.
При наличии в организации выстроенной системы хранения документов экспертиза ценности проводится ежегодно силами специального совещательного органа при руководителе — экспертной комиссии (ЭК). Как правило, если в компании есть ЭК, то начальник отдела кадров входит в число ее членов. Одна из целей экспертизы ценности — выявить документы с истекшим сроком хранения, возможно — просмотреть их и определить на уничтожение.
Экспертная комиссия при оценке документов, срок хранения которых истек, может продлить его по своему усмотрению, если сочтет, что документ представляет собой какую-либо научно-историческую ценность или до сих пор имеет практическое значение. Продлять сроки относительно установленных государством можно, запрещено их сокращать. Решение комиссии отражается в протоколе заседания.
Если ЭК в организации нет, начальник отдела кадров самостоятельно и силами подчиненных сотрудников изучает дела, сроки хранения которых истекли. Решение о продлении закрепляется в номенклатуре дел, а если и ее нет — продленные сроки хранения отражаются в распорядительном документе. По результатам экспертизы ценности составляется акт о выделении документов к уничтожению. Подробно мы поговорим о нем ниже. В него вносятся те документы, которые решено уничтожить.
В отсутствие экспертной комиссии руководителю отдела кадров все же не рекомендуется действовать в одиночку в таком важном и (что самое главное) необратимом деле, как уничтожение документов. Акт нужно согласовать с другими должностными лицами компании, чтобы сохранить принцип коллегиальности в принятии этого решения. В идеале согласующим лицом должен выступить руководитель юридической службы, возможно — начальник службы безопасности, на худой конец — главный бухгалтер. Утверждать акт будет генеральный директор.

Акт о выделении документов к уничтожению

Центральный документ при уничтожении дел — акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Он формируется независимо от того, работали ли над документами члены экспертной комиссии или лично начальник отдела кадров. Единственное отличие — если акт является результатом экспертизы ценности, то он составлен централизованно и представляет собой единый документ для всей организации. Если же акт — плод труда исключительно работников отдела кадров, то и войдут в него документы только этого отдела.
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установлена на федеральном уровне — это приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций от 06.02.2002. Форма рассчитана на компании, в которых есть архив и выполняются процессы по обеспечению сохранности документов: проводится экспертиза ценности, составляются описи, имеется номенклатура дел. Если ничего подобного в организации нет, отдел кадров может пойти двумя путями:
1) заполнять предложенную форму, проставляя прочерки в некоторых графах, или
2) составить на основе этой формы собственный акт, внеся в него всю имеющуюся информацию (см. Пример 2).
Ни то ни другое не запрещено и не должно повлечь за собой никаких санкций в случае проверки. Главное здесь — отразить максимально точно факт уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Предложенная Основными правилами форма акта состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел, которые следует уничтожить, вторая содержит информацию об уничтожении. Из-за этого акт оформляется в два приема: сначала составляется первая часть, которую либо утверждает экспертная комиссия, либо, при ее отсутствии, проводится процедура согласования; вторая часть заполняется по факту уничтожения дел. В последнюю очередь акт проходит процедуру утверждения у руководителя компании.
Приведем пример первой части акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленного по собственной форме в организации, в которой нет архива (Пример 2).

Читать еще:  Признаки и последствия необоснованной налоговой выгоды

Закрытое акционерное общество «Октябрьский станкостроительный завод»
ЗАО «Октябрьский станкозавод»

Акт Утверждаю
07.12.2015 N 1 Генеральный директор
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению Потапов М.И. Потапов
07.12.2015
г. Октябрьск

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы отдела кадров:

Итого 339 шт. документов за 2010 и 2012 годы.

Начальник отдела кадров Медведева В.В. Медведева 30.11.2015

Согласовано
Начальник юридической службы Клементьев К.Е. Клементьев 01.12.2015

Обратите внимание: в приведенном примере документы считались поштучно. Это не принципиально: в качестве единиц измерения могут фигурировать и тома, если документы ежегодно сшивались. Если же хранение производится в обычных папках-регистраторах и файлах, то сшивать их для того, чтобы уничтожить, не нужно, и считать следует каждый документ в отдельности.

Уничтожение документов и его оформление

Непосредственное уничтожение документов обычно проводится двумя способами: это или сжигание, или шредерование (измельчение). Не должно остаться ни малейшей возможности восстановить уничтоженные документы.
Именно поэтому запрещены следующие методы «уничтожения»:
— выбросить ненужные дела на ближайшую свалку;
— расшить тома и использовать бумагу в качестве черновиков;
— отдать документы школьникам как макулатуру и пр.
Уничтожить документы организация может самостоятельно, если позволяют объемы выделенных для этого дел и производственные мощности. С несколькими томами справится и обычный офисный шредер, а если компания располагает собственным цехом с печью, то объемы и вовсе не имеют значения.
Если же печи нет, а воспользоваться шредером не позволяет объем документов, следует обратиться в специальную организацию. Отношения с ней оформляются договором, а дела для уничтожения передаются по акту приема-передачи.
Независимо от того, как были уничтожены документы — самостоятельно или силами подрядной организации — этот процесс должен быть задокументирован. При самостоятельном уничтожении составляется акт в свободной форме (см. Пример 3 на стр. 54). При привлечении подрядчика уничтожение подтвердится актом приема-передачи или актом об оказании услуг.

Приложение
к Акту о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению, от 07.12.2015 N 1

Закрытое акционерное общество «Октябрьский станкостроительный завод»
(ЗАО «Октябрьский станкозавод»)

об уничтожении документов, не подлежащих хранению

Комиссией в составе:
председатель комиссии: начальник отдела кадров Медведева В.В.;
члены комиссии: начальник юридической службы Клементьев К.Е.,
начальник производства Дерябин Л.В.
составлен настоящий акт об уничтожении как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение следующих документов ЗАО «Октябрьский станкозавод»:

Итого 339 шт. документов за 2010 и 2012 годы.

Указанные документы были уничтожены 02 декабря 2015 года в производственном помещении Цех N 1 ЗАО «Октябрьский станкозавод», расположенном по адресу: Самарская область, г. Октябрьск, ул. Заводская, д. 3, лит. В, путем сжигания.

Начальник отдела кадров Медведева В.В. Медведева 02.12.2015
Начальник юридической службы Клементьев К.Е. Клементьев 02.12.2015
Начальник производства Дерябин Л.В. Дерябин 02.12.2015

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:
первый — для приложения к Акту о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, от 07.12.2015 N 1;
──────────────
второй — для отдела кадров.

После того как уничтожение состоялось, информация об этом вносится во вторую часть акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. Пример 4 на стр. 54). Целесообразно оформить акт об уничтожении как приложение к нему.
После этого акт о выделении к уничтожению документов передается на утверждение генеральному директору и регистрируется. Срок хранения этого акта по Перечню — постоянно (ст. 246).
Приведем пример заполнения второй части акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Пример 4 на стр. 54).

Пример 4
Документы в количестве 339 шт. уничтожены 02 декабря 2015 года в производственном помещении Цех N 1 ЗАО «Октябрьский станкозавод» путем сжигания, о чем составлен акт от 02.12.2015 N 1 (прилагается).

Начальник отдела кадров Медведева В.В. Медведева 02.12.2015

Как видно из сказанного, отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов — неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его правильно и заменить тома на полках только одним, грамотно и полно составленным, актом.

Чем грозит уничтожение документов не по правилам

Какие проблемы могут быть у компании, если при расчистке завалов из старых документов случайно (или умышленно) были уничтожены важные документы? Например, те, которые в момент уничтожения нужно было хранить и хранить.

Недавно мы рассказывали , как избавиться от старых и ненужных документов. Причем, сначала нужно произвести ряд процедур, чтобы понять их ненужность, и не уничтожить те документы, срок которых еще не вышел. А вот сегодня мы хотели бы рассказать, какие последствия могут быть при несвоевременном уничтожении документов.

Сколько нужно хранить документы и что будет, если этого не делать

Первичные бухгалтерские документы необходимо хранить не менее пяти лет. Налоговые документы — не менее четырех (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК).

Кадровые документы хранить придется 75 лет, если срок их окончания приходится на период до 1 января 2003 года, после 1 января — 50 лет. После закрытия компании придется передать их в архив.

Важно: срок хранения документа начинает исчисляться не с момента его создания, а с момента завершения выполнения его роли.

Например, договор с контрагентом. Срок хранения на него начнется не в момент его подписания сторонами, а с того момента, когда стороны полностью выполнили все обязательства по нему.

Уничтожение документов раньше срока для начала наказуемо по статье 15.11 КоАП, со штрафом от 5 до 20 тысяч рублей . Если кому-то эта сумма покажется мизерной, то стоит напомнить, что при обнаружении двух и более правонарушений, штрафовать будут за каждый факт отдельно.

Статья 126 НК — штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ в налоговые органы. Причем, бухгалтерскую первичку нужно хранить не только пять лет, предусмотренные НК, а еще дополнительно до 3-х лет, если ее используют при налоговых вычетах.

Статья 325 УК будет применена, если умышленное уничтожение документов, печатей, штампов приведет к тяжелым последствиям. К примеру, работники без пенсии останутся. Срок — до одного года .

Но даже если проверяющие до организации не доберутся, занимаясь более важными, по их мнению, вещами, а до уголовного преследования сожженная коробка бумаги ну никак не дотянула, у компании есть масса других шансов наказать себя из-за чрезмерной приверженности к порядку и свободному месту.

Можно ли уничтожать архивные документы компании-банкрота?

Казалось бы, ну все равно компания банкрот, чего бумагу-то хранить? Но не все так просто.

Пару лет назад в Экономколлегии ВС рассматривали ответственность арбитражного управляющего, который, в рамках дела № А40-108749/2011, уничтожил архивные документы должника через 7 лет после начала процедуры . Что показалось подозрительным одному из кредиторов, ведь управляющий избавился от бумаг всего через два месяца после принятия судом заявления о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих лиц должника.

Управляющий мотивировал свои действия тем, что смысл в дальнейшем хранении отсутствовал. Кредитор же считал, что это деяние не позволит ему собрать доказательства для привлечения контролирующих лиц к субсидиарке.

С арбитражным управляющим согласилось три инстанции. Но Экономколлегия ВС решила, что нижестоящие суды недостаточно вникли в суть этого дела.

«Законодательство не позволяет конкурсному управляющему по своему усмотрению уничтожать документацию должника, которая потенциально относится к доказательствам по делу, до конца конкурсного производства, даже если кредиторы не против» , — такой вывод сделал ВС.

Особенно если в деле есть нерассмотренное заявление о привлечении контролирующих лиц к субсидиарной ответственности, отметила экономколлегия. Поэтому она назвала преждевременными решения нижестоящих инстанций.

В итоге, ВС отправил дело на пересмотр с мотивировкой суду пересмотреть доводы управляющего о целесообразности уничтожения документов. Вообще, арбитражных управляющих сейчас лишают статуса и за меньшее.

А если компания продолжает работать, что с ней будет?

Понятно, что приведенный выше пример призван показать, что даже ликвидируемым и банкротящимся компаниям не стоит брать и просто уничтожать архивные документы. Но даже для компаний, которые продолжают деятельность, и не собираются вступать в такой конфликтный процесс, как банкротство, могут быть проблемы из-за преждевременного уничтожения документов.

О возможных последствиях уничтожения документов, отраженных в судебной практике, мы писали на «Клерке» уже давно .

А тут приведем пример, что было с компанией, нарушившей правила хранения архивных документов (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ)

В ходе плановой выездной проверки предприятия было установлено, что главный бухгалтер поначалу хранил всю архивную документацию у себя дома . А после — в подвале гаража. В итоге, гараж залило, документы были испорчены. Предприятие оштрафовали на 200 000 рублей .

Читать еще:  Акцепт оферты

Есть другой пример. Постановлением заместителя начальника отдела ГИТ в Саратовской области № 7 от 12.10.2016 г. ООО «Евро-Пласт» признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ ( по факту ненадлежащего хранения трудовой книжки и ее утраты ), и ему назначено административное наказание в виде штрафа в размере 44 000 рублей . Суд это наказание подтвердил.

При этом, есть и судебная практика, в которой подтверждено, что проверяющие органы не имеют права штрафовать из-за отсутствия документов, если они уничтожены по истечении их срока хранения. Об этом говорится в постановлении ФАС Уральского округа по делу №А47-5018/2008, постановлении ФАС Северо-Западного округа делу № А05-8773/2008.

Следовательно, уничтоженные в связи с истечением срока хранения документы не могут быть затребованы проверяющими органами. Подтверждающими документами будут являться договор со сторонней организацией, накладная или акт об уничтожении документов.

Восстановление утраченных документов

Как мы выяснили, при проверке и выявлении случаев преждевременно уничтоженных документов штрафовать будут за каждый случай. И заодно требовать вернуть «все как было».

Восстановление документов — процесс крайне трудоемкий и финансово затратный, ведь придется все делать за свой счет. Если это бухгалтерская первичка, нужно запрашивать копии у всех контрагентов, с которыми вы работали. Если это документы налоговой, статистической, бухгалтерской, кадровой отчетности — придется делать запросы во все ведомства (ФНС, Росстат, ПФР, и пр.) и не факт, что вы получите все в полном объеме и оперативно.

Контрагент может закрыться, приостановить деятельность, сменить собственников, переехать в другой регион. Его придется сначала разыскать, убедиться, что он доступен для связи, просить прислать копии всех документов, по которым у вас были взаимоотношения. Не каждый согласиться это сделать, либо придется оплатить расходы по пересылке.

Лучше до такой ситуации вообще не доводить и проводить процедуру уничтожения документов со всем вниманием и соблюдением требований закона. Если самим это сделать сложно — обратитесь в специализированную компанию, такую, как Делис Архив.

Уничтожение кадровых документов

В компаниях, где нет архива или работника, ответственного за хранение документов, уничтожением дел по личному составу приходится заниматься кадровикам самостоятельно. Какими нормативными документами следует руководствоваться при этом? Как оформить весь процесс и физически уничтожить ненужные больше дела? Акцент в статье сделан на уничтожение документов силами работников отдела кадров в компании, в которой никак не организован процесс хранения документов.

Нормативный аспект

Процесс хранения документов (а уничтожение – это одна из его составляющих), в отличие от всех остальных процессов делопроизводства, регламентирован на государственном уровне.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.

О том, как именно организовать процесс хранения документов вообще и уничтожения в частности, указано в специальных актах. В настоящее время в России действуют:

  1. Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (до сих пор действующий, нормативный, то есть обязательный для исполнения всеми ­организациями, документ).
  2. Основные правила работы архивов организаций (далее – Основные правила), одобреные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (более «молодой» документ методического характера, в целом повторяющий содержание своего нормативного предшественника. На его основе также можно выстраивать систему хранения документов в ­организации).

Сроки хранения документов по личному составу и относимых к деятельности отдела кадров определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

И, наконец, пару слов скажем об ответственности. За нарушение требований законодательства о хранении документов по ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; для юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

Объектом правонарушения по указанным нормам является право на информацию. Поэтому организация вряд ли будет оштрафована за отсутствие номенклатуры дел или экспертной комиссии, а вот за то, что раньше времени были уничтожены документы (в случае отдела кадров – документы по личному составу) или это уничтожение ничем не подтверждено – вполне возможно. И практика применения этой статьи ­весьма обширна.

Таким образом, уничтожение документов является составной частью большого процесса хранения документов.

Какие документы можно уничтожить

На уничтожение выделяются документы, срок хранения которых истек. При этом действует следующее правило: срок хранения документа начинает идти с 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством. Уничтожить документ можно после 1 ­января года, следующего за тем, когда истек срок его хранения.

Возьмем в качестве примера приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, срок хранения которых согласно п. «б» ст. 19 Перечня составляет 5 лет. Этот срок для приказов за 2015 год пойдет с 1 января 2016 года и завершится 31 января 2020 года. Следовательно, уничтожить приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках за 2015 год можно будет лишь в 2021 году.

Ответственность за утрату, незаконное уничтожение документов

Согласно пункту 3 статьи 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» №129 от 21.11.1996 года, ответственность за хранение регистров, бухгалтерских и отчетных документов несет непосредственно руководитель компании. На основании пункта 6.6 «Положений о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 года на главного бухгалтера предприятия возложена обязанность по сохранности, классификации и архивному комплектованию первичных документов.

Причины утери документации

В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).

Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

  • справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
  • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
  • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
  • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.

Утрата по вине сотрудников. В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.

По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.

Ответственность

Согласно статье 27 Федерального закона № 125, на должностных лиц организации при утрате первичных документов могут быть обращены следующие виды взыскания:

Налоговая ответственность:

  • 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
  • 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
  • 30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);
  • штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

Административная ответственность

Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

Уголовная ответственность:

  • при уклонении от уплаты налогов на должностное лицо может быть наложен штраф в размере 100 000 – 300 000 рублей, либо удержания заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо произведен арест на срок до 2 лет с лишением занимать аналогичную должность в течение 3-х лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ);
  • при уклонении от уплаты налогов в особо крупных размерах – штраф от 200 000 до 500 000 тысяч, либо удержание заработной платы от 1 до 3 лет, либо арест до 5 лет с лишением прав занимать прежнюю должность в течение 3-х лет или без такового ограничения (часть 2 статьи 199 УК РФ).

Следует учесть, что если при утрате или незаконном уничтожении документов руководство организации не примет необходимые действия по их восстановлению, это будет наказано в соответствии пунктом 1 и 4 статьи 110 Налогового Кодекса РФ.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector