Уничтожение бухгалтерских документов

Уничтожение бухгалтерских документов

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек


Марина Пивоварова
, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Читать еще:  Возможна ли отмена ликвидации ООО

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    Инструкция по заполнению акта

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

    Хранение акта

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    Ответственность за утрату, незаконное уничтожение документов

    Согласно пункту 3 статьи 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» №129 от 21.11.1996 года, ответственность за хранение регистров, бухгалтерских и отчетных документов несет непосредственно руководитель компании. На основании пункта 6.6 «Положений о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 года на главного бухгалтера предприятия возложена обязанность по сохранности, классификации и архивному комплектованию первичных документов.

    Причины утери документации

    В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).

    Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

    • справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
    • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
    • справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
    • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
    • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

    Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.

    Утрата по вине сотрудников. В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.

    По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.

    Ответственность

    Согласно статье 27 Федерального закона № 125, на должностных лиц организации при утрате первичных документов могут быть обращены следующие виды взыскания:

    Налоговая ответственность:

    • 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
    • 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
    • 30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);
    • штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

    Административная ответственность

    Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

    Уголовная ответственность:

    • при уклонении от уплаты налогов на должностное лицо может быть наложен штраф в размере 100 000 – 300 000 рублей, либо удержания заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо произведен арест на срок до 2 лет с лишением занимать аналогичную должность в течение 3-х лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ);
    • при уклонении от уплаты налогов в особо крупных размерах – штраф от 200 000 до 500 000 тысяч, либо удержание заработной платы от 1 до 3 лет, либо арест до 5 лет с лишением прав занимать прежнюю должность в течение 3-х лет или без такового ограничения (часть 2 статьи 199 УК РФ).

    Следует учесть, что если при утрате или незаконном уничтожении документов руководство организации не примет необходимые действия по их восстановлению, это будет наказано в соответствии пунктом 1 и 4 статьи 110 Налогового Кодекса РФ.

    Профессиональное уничтожение документов

    Офисным работникам хорошо знакома проблема оптимального хранения и утилизации неактуальных бланков, копий, черновиков, содержащих интересные фактов для конкурирующих фирм. Уничтожение документов закреплено законодательством (ФЗ №125, №77, ГОСТ 7.50-90), включает 3 этапа:

    • проведение экспертизы ценности;
    • составление акта о выборке дел к уничтожению;
    • утилизация бумаг, подтвержденная документально.

    Упростить процедуру по уничтожению документов, согласно действующим требованиям поможет специализированная компания. Мы предоставляем услуги «под ключ» быстро и качественно. Предлагаем наиболее удобный и доступный в цене способ утилизации бумаг. Гарантируем абсолютную конфиденциальность. Обращайтесь!

    Какие документы подлежат уничтожению

    Требования по хранению документов (в том числе по личному составу) госорганами, муниципальными ведомствами, организациями и предпринимателями регулируются пунктом 1 статьи 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 №125-ФЗ. При уничтожении распорядительных, административно-хозяйственных, бухгалтерских, кадровых документов, не подлежащих хранению, следует учитывать ряд ограничений:

    • бумаги, созданные до 2009 года, подлежат утилизации по истечении срока хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000;
    • сроки хранения документов, созданных позднее 2010 года, сверяют с приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558.
    1. Типовая бухгалтерская документация — 5 лет.
    2. Сведения о налоговом учете — 4 года.
    3. Остальные документы, подтверждающие деятельность организации — в течение периода работоспособности компании.
    4. Документы со сроком давности 75 лет: ведомости без лицевых счетов по начислению зарплаты, карточки с персональными данными, лицевые счета, трудовые договора. Годовые отчеты перед ПФР, ФСС, Росстатом также хранятся 75 лет.

    Утилизация бумаг проходит с учетом срока хранения, истекшего к 1 января текущего года. Например, дело 2016 года с периодом хранения 5 лет, указывают в акте 2022 года. Если дата создания документов неизвестна, необходимо подать запрос к специалистам архивного учреждения. Полученные сведения позволят правильно определить дальнейшие действия, относительно бумаг. Условие рассмотрено пунктом 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций.

    Важно! Несоблюдение закона грозит привлечением к ответственности (статья 27 ФЗ № 125-ФЗ).

    Уничтожение архивных документов

    С момента создания документы хранятся в службе делопроизводства заказчика согласно номенклатуре дел. Затем дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, документы по личному составу передают в архив предприятия, по окончанию предельных сроков хранения, бумаги, отнесенные к НАФ, требуют постоянного хранения в госархивах Москвы. Государственные документы передают в муниципальные музеи, библиотеки. Контроль сохранности, комплектации и пользования документами государственной важности выполняет Росархив Москвы.

    Негосударственная часть Архивного фонда РФ размещает бумаги коммерческих компаний. Процедура осуществляется на договорной основе, согласно регламентируемым срокам:

    1. Годовых бухгалтерских отчетов и балансов организаций — 10 лет, квартальной отчетности – 3 года.
    2. Передаточных, разделительных, ликвидационных балансов – 10 лет.
    3. Учетных регистров (главной книги, журналов-ордеров) – 3 года.

    Для уничтожения архивных документов организация создает экспертные комиссии, привлекая сотрудников подразделений и руководителя компании, представителя Росархива. Комиссия определяет совместно с Росархивом Москвы порядок отбора бумаг на хранение и уничтожение, проводит экспертизу ценности информации и опись дел. Архивный орган дает заказчику разрешение на уничтожение бумаг, не подлежащих передаче в госархивы. Утилизация документов подтверждается актом, утвержденным руководством компании. Факт передачи документов на переработку (утилизацию) отражают в бухгалтерском учете как увеличение забалансового счета 17 (по коду КОСГУ 440).

    Способы уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

    Оформляя заказ на уничтожение документов, мы учитываем отраслевую специфику, практику утилизации бумаг, финансовые возможности заказчика. Наиболее эффективно стационарное шредирование, сжигание и химическое уничтожение документов с выездом к заказчику по Москве.

    Механическое измельчение. Мы используем новые технологии шредирования бумаги с уровнем секретности выше DIN3. Промышленные шредеры отличаются от офисных выбором степени измельчения бумажных и электронных носителей информации. Метод востребован в Москве, Московской области, благодаря возможности выезда на объект, быстрой переработке масштабных партий бумаги, высокой безопасности услуги при лояльной цене.

    Закапывание, промышленное прессование, утопление документов. Способы не надежны, но стоят недорого. Подходят организациям с невысокой капитализацией или физическим лицам.

    Химическая обработка — дорогостоящая, но надежная методика уничтожения секретных документов с выездом к заказчику: мы перерабатываем бумаги в однородную скомканную массу посредством воды и химических препаратов. Способ предпочтителен для крупных компаний, государственных учреждений, требующих 100 % гарантии на уничтожение закрытой документации без возможности восстановления.

    Читать еще:  Какую налоговую отчетность сдавать предпринимателю в 2018 году

    Сжигание идеально подходит для ликвидации конфиденциальных данных с максимальным уровнем секретности.

    Уничтожение электронной документации с выездом к заказчику

    В компетенции нашей компании:

    1. Размагничивание. Воздействие на носитель информации (аудио, видеокассету, жесткие диски) электромагнитным полем.
    2. Стирание данных, перезапись. Наши программисты стирают электронные файлы с сервера или жесткого диска головного ПК.
    3. Механическое уничтожение.

    В рамках услуги мы воздействуем на электронные носители химическими реагентами, сжиганием или расплавлением.

    Способ и сроки уничтожения комиссия определяет самостоятельно. Цены, условия и объем работы будет прописан в акте.

    Уничтожение документов шредером

    При офисном уничтожении документов восстановить бумаги позволяет инновационная технология Unshredder. Путем сканирования и компьютерной графики программа формирует фрагменты или полоски в единое целое. Наиболее простое решение — использование промышленного шредера, оснащенного блок-контейнером объемом 13-300 л, машинка одновременно уничтожает 7…85 листов шириной 210…450 мм. Класс секретности — S1…S6.

    Степень производительности определяет выбор портативных, стационарных офисных и высокомощных промышленных приборов для уничтожения документов, правильно подобранный аппарат позволит измельчить бумагу требуемым способом:

    • продольную нарезку узких полос длиной листа;
    • поперечное измельчение документов в крошку;
    • нарезку бумаги по параметрам, заданным на экране шлифмашины;
    • уничтожение документов из плотной бумаги.

    Соберите бумаги в опечатанный контейнер (металлический, пластиковый, картонный) со шредер-мешком. В назначенное время специалист прибудет для изъятия и транспортировки бумаг в переработочный цех или проведет утилизацию на вашей территории, подтвердит действия Актом. Остатки утилизированных бумаг подлежат смешению, прессованию под высоким давлением и отправке на целлюлозные фабрики Москвы (типа ООО «Старстеп») для переработки сырья.

    Классы уничтожения документов

    Согласно международному стандарту DIN 32757,1/1995, размеры и количество фрагментов при шредировании листов А4 определяют 7 уровней секретности:

    Р7. Резка документов государственной важности. Размер фрагментов 5 мм2 при ширине 1 мм, количество частиц, получаемых с одного листа — 12400.

    Р6. Уничтожение бумаг госучреждений и крупных компаний. Площадь фрагмента — 10 мм2, ширина 1 мм, число 6200.

    Р5. Утилизация стратегических планов, конструкторских бумаг. Размер 30 мм2, ширина 2 мм, количество — 2000.

    Р4. Уничтожение кадровых, бухгалтерских, налоговых документов в Москве. Площадь фрагментов 160 мм2, ширина 6 мм, количество частиц, получаемых при резке одного листа — 390.

    Р3. Перекрестная резка коммерческих предложений, презентаций, прайсов. Параметры — 320 мм2/2 мм/195.

    Р2. Продольное уничтожение внутренних документов компании: переписки, инструкций, правил. Параметры — 800 мм2/6 мм/35.

    Р1. Продольная резка общих публичных документов, открытой переписки. Параметры — 2000 мм2/12 мм/30.

    Уничтожение документов путем сжигания

    Предлагаем вниманию организаций простую, недорогую, эффективную услугу уничтожения документов в Москве путем сжигания в пиролизной печи. Технологически способ утилизации в инсенераторном комплексе включает ряд этапов:

    1. Подготовка бумаг для погружения в герметично закрытый бункер, где документы подлежат дробному измельчению.
    2. Переработанные отходы попадают в пиролизный отсек, обеспечивающий сжигание отходов при температуре 900-1000 ºC.
    3. Плазменный факел горит без кислорода в среде, заполненной инертным газом, обеспечивая полное сжигание отходов. Охлажденный остаток попадает в приемный бункер.
    4. Отходящий газ перед попаданием в атмосферу подлежит очистке и увлажнению. Мера позволяет задержать взвешенные частицы и нейтрализовать кислотные составляющие в циклоне и скруббере.

    Термический способ позволяет уменьшить объем отходов на 90-95 %, уничтожить патогенную микрофлору, гарантировать безопасность, конфиденциальность уничтожения документов. Однако, цена услуги с учетом выезда бригады и погрузочно-разгрузочных работ обходится дороже шредирования.

    Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Как официально организовать уничтожение документов? Общепринят следующий порядок утилизации по окончанию срока хранения бумаг:

    1. Работники организации отбирают документы с истекшим сроком хранения. Составляют 2 экземпляра описи дел и акт об изъятии данных о бизнесе (п. 1 глава 3 раздел V Правил №1000).
    2. Описи дел и акты об изъятии, утилизации бумаг подлежат рассмотрению экспертной комиссией в Москве.
    3. Утвержденные экспертной комиссией перечни бумаг получает экспертная комиссия Росархива (далее – ЭПК).
    4. Акты уничтожения документов проверяют ЭПК и утверждаются руководителями компании.
    5. Дела передают на уничтожение профессиональной компании или проводят утилизацию самостоятельно. Незначительные объемы — максимум 20 кг (смотрите письмо Госкомархивов 20.04.10 №795/072) можно сжечь или обработать шредером.

    Прайс-лист на уничтожение документов в Москве

    Цены на профессиональную утилизацию документов в Москве:

    Разбор неупорядоченной документации, отделение бумаг с истекшим сроком хранения — 20 рубля (1 дело)

    Выделение бланков с истекшим сроком хранения на уничтожение с полистным просмотром — 40 рублей (1 дело)

    Упорядочивание дел по связкам — 10 рублей (1 связка)

    Шредирование документов в Москве — 2 рублей/кг

    Сжигание документов — 20 рублей (цена за 1 кг)

    Уничтожение документов на нашей территории — 1 рублей/кг

    Оформляя выезд к заказчику, мы также предлагаем уничтожить диски, дискеты, чековые книжки, пластиковые карты, переплетную продукцию. Цены включают погрузку, транспортировку, уничтожение документов, составление акта об утилизации, отчеты для бухгалтеров. Скорость утилизации — 3 тонны/час! Звоните! Мы обслуживаем все районы Москвы и Московской области.

    Данный сайт сдается в аренду. Подробнее 1@ 1top1 .ru (убрать пробелы)

    Профессиональное уничтожение документов

    Офисным работникам хорошо знакома проблема оптимального хранения и утилизации неактуальных бланков, копий, черновиков, содержащих интересные фактов для конкурирующих фирм. Уничтожение документов закреплено законодательством (ФЗ №125, №77, ГОСТ 7.50-90), включает 3 этапа:

    • проведение экспертизы ценности;
    • составление акта о выборке дел к уничтожению;
    • утилизация бумаг, подтвержденная документально.

    Упростить процедуру по уничтожению документов, согласно действующим требованиям поможет специализированная компания. Мы предоставляем услуги «под ключ» быстро и качественно. Предлагаем наиболее удобный и доступный в цене способ утилизации бумаг. Гарантируем абсолютную конфиденциальность. Обращайтесь!

    Какие документы подлежат уничтожению

    Требования по хранению документов (в том числе по личному составу) госорганами, муниципальными ведомствами, организациями и предпринимателями регулируются пунктом 1 статьи 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 №125-ФЗ. При уничтожении распорядительных, административно-хозяйственных, бухгалтерских, кадровых документов, не подлежащих хранению, следует учитывать ряд ограничений:

    • бумаги, созданные до 2009 года, подлежат утилизации по истечении срока хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000;
    • сроки хранения документов, созданных позднее 2010 года, сверяют с приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558.
    1. Типовая бухгалтерская документация — 5 лет.
    2. Сведения о налоговом учете — 4 года.
    3. Остальные документы, подтверждающие деятельность организации — в течение периода работоспособности компании.
    4. Документы со сроком давности 75 лет: ведомости без лицевых счетов по начислению зарплаты, карточки с персональными данными, лицевые счета, трудовые договора. Годовые отчеты перед ПФР, ФСС, Росстатом также хранятся 75 лет.

    Утилизация бумаг проходит с учетом срока хранения, истекшего к 1 января текущего года. Например, дело 2016 года с периодом хранения 5 лет, указывают в акте 2022 года. Если дата создания документов неизвестна, необходимо подать запрос к специалистам архивного учреждения. Полученные сведения позволят правильно определить дальнейшие действия, относительно бумаг. Условие рассмотрено пунктом 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций.

    Важно! Несоблюдение закона грозит привлечением к ответственности (статья 27 ФЗ № 125-ФЗ).

    Уничтожение архивных документов

    С момента создания документы хранятся в службе делопроизводства заказчика согласно номенклатуре дел. Затем дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, документы по личному составу передают в архив предприятия, по окончанию предельных сроков хранения, бумаги, отнесенные к НАФ, требуют постоянного хранения в госархивах Москвы. Государственные документы передают в муниципальные музеи, библиотеки. Контроль сохранности, комплектации и пользования документами государственной важности выполняет Росархив Москвы.

    Негосударственная часть Архивного фонда РФ размещает бумаги коммерческих компаний. Процедура осуществляется на договорной основе, согласно регламентируемым срокам:

    1. Годовых бухгалтерских отчетов и балансов организаций — 10 лет, квартальной отчетности – 3 года.
    2. Передаточных, разделительных, ликвидационных балансов – 10 лет.
    3. Учетных регистров (главной книги, журналов-ордеров) – 3 года.

    Для уничтожения архивных документов организация создает экспертные комиссии, привлекая сотрудников подразделений и руководителя компании, представителя Росархива. Комиссия определяет совместно с Росархивом Москвы порядок отбора бумаг на хранение и уничтожение, проводит экспертизу ценности информации и опись дел. Архивный орган дает заказчику разрешение на уничтожение бумаг, не подлежащих передаче в госархивы. Утилизация документов подтверждается актом, утвержденным руководством компании. Факт передачи документов на переработку (утилизацию) отражают в бухгалтерском учете как увеличение забалансового счета 17 (по коду КОСГУ 440).

    Способы уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

    Оформляя заказ на уничтожение документов, мы учитываем отраслевую специфику, практику утилизации бумаг, финансовые возможности заказчика. Наиболее эффективно стационарное шредирование, сжигание и химическое уничтожение документов с выездом к заказчику по Москве.

    Механическое измельчение. Мы используем новые технологии шредирования бумаги с уровнем секретности выше DIN3. Промышленные шредеры отличаются от офисных выбором степени измельчения бумажных и электронных носителей информации. Метод востребован в Москве, Московской области, благодаря возможности выезда на объект, быстрой переработке масштабных партий бумаги, высокой безопасности услуги при лояльной цене.

    Закапывание, промышленное прессование, утопление документов. Способы не надежны, но стоят недорого. Подходят организациям с невысокой капитализацией или физическим лицам.

    Химическая обработка — дорогостоящая, но надежная методика уничтожения секретных документов с выездом к заказчику: мы перерабатываем бумаги в однородную скомканную массу посредством воды и химических препаратов. Способ предпочтителен для крупных компаний, государственных учреждений, требующих 100 % гарантии на уничтожение закрытой документации без возможности восстановления.

    Сжигание идеально подходит для ликвидации конфиденциальных данных с максимальным уровнем секретности.

    Уничтожение электронной документации с выездом к заказчику

    В компетенции нашей компании:

    1. Размагничивание. Воздействие на носитель информации (аудио, видеокассету, жесткие диски) электромагнитным полем.
    2. Стирание данных, перезапись. Наши программисты стирают электронные файлы с сервера или жесткого диска головного ПК.
    3. Механическое уничтожение.

    В рамках услуги мы воздействуем на электронные носители химическими реагентами, сжиганием или расплавлением.

    Способ и сроки уничтожения комиссия определяет самостоятельно. Цены, условия и объем работы будет прописан в акте.

    Уничтожение документов шредером

    При офисном уничтожении документов восстановить бумаги позволяет инновационная технология Unshredder. Путем сканирования и компьютерной графики программа формирует фрагменты или полоски в единое целое. Наиболее простое решение — использование промышленного шредера, оснащенного блок-контейнером объемом 13-300 л, машинка одновременно уничтожает 7…85 листов шириной 210…450 мм. Класс секретности — S1…S6.

    Степень производительности определяет выбор портативных, стационарных офисных и высокомощных промышленных приборов для уничтожения документов, правильно подобранный аппарат позволит измельчить бумагу требуемым способом:

    • продольную нарезку узких полос длиной листа;
    • поперечное измельчение документов в крошку;
    • нарезку бумаги по параметрам, заданным на экране шлифмашины;
    • уничтожение документов из плотной бумаги.

    Соберите бумаги в опечатанный контейнер (металлический, пластиковый, картонный) со шредер-мешком. В назначенное время специалист прибудет для изъятия и транспортировки бумаг в переработочный цех или проведет утилизацию на вашей территории, подтвердит действия Актом. Остатки утилизированных бумаг подлежат смешению, прессованию под высоким давлением и отправке на целлюлозные фабрики Москвы (типа ООО «Старстеп») для переработки сырья.

    Классы уничтожения документов

    Согласно международному стандарту DIN 32757,1/1995, размеры и количество фрагментов при шредировании листов А4 определяют 7 уровней секретности:

    Р7. Резка документов государственной важности. Размер фрагментов 5 мм2 при ширине 1 мм, количество частиц, получаемых с одного листа — 12400.

    Р6. Уничтожение бумаг госучреждений и крупных компаний. Площадь фрагмента — 10 мм2, ширина 1 мм, число 6200.

    Р5. Утилизация стратегических планов, конструкторских бумаг. Размер 30 мм2, ширина 2 мм, количество — 2000.

    Р4. Уничтожение кадровых, бухгалтерских, налоговых документов в Москве. Площадь фрагментов 160 мм2, ширина 6 мм, количество частиц, получаемых при резке одного листа — 390.

    Р3. Перекрестная резка коммерческих предложений, презентаций, прайсов. Параметры — 320 мм2/2 мм/195.

    Р2. Продольное уничтожение внутренних документов компании: переписки, инструкций, правил. Параметры — 800 мм2/6 мм/35.

    Р1. Продольная резка общих публичных документов, открытой переписки. Параметры — 2000 мм2/12 мм/30.

    Уничтожение документов путем сжигания

    Предлагаем вниманию организаций простую, недорогую, эффективную услугу уничтожения документов в Москве путем сжигания в пиролизной печи. Технологически способ утилизации в инсенераторном комплексе включает ряд этапов:

    1. Подготовка бумаг для погружения в герметично закрытый бункер, где документы подлежат дробному измельчению.
    2. Переработанные отходы попадают в пиролизный отсек, обеспечивающий сжигание отходов при температуре 900-1000 ºC.
    3. Плазменный факел горит без кислорода в среде, заполненной инертным газом, обеспечивая полное сжигание отходов. Охлажденный остаток попадает в приемный бункер.
    4. Отходящий газ перед попаданием в атмосферу подлежит очистке и увлажнению. Мера позволяет задержать взвешенные частицы и нейтрализовать кислотные составляющие в циклоне и скруббере.

    Термический способ позволяет уменьшить объем отходов на 90-95 %, уничтожить патогенную микрофлору, гарантировать безопасность, конфиденциальность уничтожения документов. Однако, цена услуги с учетом выезда бригады и погрузочно-разгрузочных работ обходится дороже шредирования.

    Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Как официально организовать уничтожение документов? Общепринят следующий порядок утилизации по окончанию срока хранения бумаг:

    1. Работники организации отбирают документы с истекшим сроком хранения. Составляют 2 экземпляра описи дел и акт об изъятии данных о бизнесе (п. 1 глава 3 раздел V Правил №1000).
    2. Описи дел и акты об изъятии, утилизации бумаг подлежат рассмотрению экспертной комиссией в Москве.
    3. Утвержденные экспертной комиссией перечни бумаг получает экспертная комиссия Росархива (далее – ЭПК).
    4. Акты уничтожения документов проверяют ЭПК и утверждаются руководителями компании.
    5. Дела передают на уничтожение профессиональной компании или проводят утилизацию самостоятельно. Незначительные объемы — максимум 20 кг (смотрите письмо Госкомархивов 20.04.10 №795/072) можно сжечь или обработать шредером.

    Прайс-лист на уничтожение документов в Москве

    Цены на профессиональную утилизацию документов в Москве:

    Разбор неупорядоченной документации, отделение бумаг с истекшим сроком хранения — 20 рубля (1 дело)

    Выделение бланков с истекшим сроком хранения на уничтожение с полистным просмотром — 40 рублей (1 дело)

    Упорядочивание дел по связкам — 10 рублей (1 связка)

    Шредирование документов в Москве — 2 рублей/кг

    Сжигание документов — 20 рублей (цена за 1 кг)

    Уничтожение документов на нашей территории — 1 рублей/кг

    Оформляя выезд к заказчику, мы также предлагаем уничтожить диски, дискеты, чековые книжки, пластиковые карты, переплетную продукцию. Цены включают погрузку, транспортировку, уничтожение документов, составление акта об утилизации, отчеты для бухгалтеров. Скорость утилизации — 3 тонны/час! Звоните! Мы обслуживаем все районы Москвы и Московской области.

    Данный сайт сдается в аренду. Подробнее 1@ 1top1 .ru (убрать пробелы)

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Похожие публикации

    В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ — акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.

    В каких случаях необходим акт на уничтожение документов

    Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг. Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация. При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы — на бумаге или в электронном формате.

    Уничтожению подлежат документы:

    • которые утратили свое практическое значение;
    • срок хранения которых уже истек;
    • которые невозможно прочитать и восстановить.

    Сроки хранения документов и необходимость оформления акта регламентируется:

    • Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень видов документации со сроками хранения);
    • Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (правила хранения и учета документов);
    • Федеральным законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
    • Иными нормативными актами (НК РФ, закон о бухучете № 402 от 06.12.2011 и др.).

    Процедура уничтожения документации

    Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

    • Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
    • Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
    • Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
    • Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.

    В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.

    Форма актов

    Акт о выделении документации к уничтожению

    Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

    Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

    • наименование документа;
    • наименование организации;
    • дату составления;
    • наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
    • перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
    • Ф.И.О. и подписи членов комиссии.

    Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

    • «Шапка». Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.
    • Преамбула — указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
    • Основная часть. В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество. Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.
    • Резолютивная часть — общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы. Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.
    • Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.

    При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

    akt_o_vydelenii_k_unichtozheniyu.jpg

    Акт об уничтожении

    Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов.

    В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:

    • какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;
    • когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
    • каким способом.

    Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.

    Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик.

    Общие рекомендации по составлению актов

    При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:

    • Документы оформляют на обычных листах формата А4 или фирменных бланках.
    • Количество экземпляров актов не ограничено. На практике составляют по одному экземпляру для каждого члена комиссии и для самого субъекта хозяйствования.
    • Заверение печатью не требуется.
    • В тексте акта не нужно подробно описывать все этапы процедуры уничтожения. Достаточно прописать количество документов и выбранный способ уничтожения.

    Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств. Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным.

    Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector