Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера

Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера

Передача дел при смене главного бухгалтера: пошаговая инструкция

Главбух является должностным лицом предприятия и имеет возможность распоряжаться материальными ценностями, деньгами на счету и в кассе. Кроме того, он владеет всей информацией о хозяйственной деятельности компании и несет ответственность за сохранность ТМЦ, правильность ведения учета, начисления и уплаты налогов.

При увольнении и найме нового сотрудника на эту должность необходимо правильно организовать прием-передачу дел при смене главного бухгалтера.

  • Как подготовиться к передаче дел должностному лицу
    — аннулирование доверенностей
    — аннулирование доступа к расчетному счету
    — проверка фактического наличия ТМЦ и денежных средств
    — контроль бухучета и отчетов
  • Как происходит передача дел новому сотруднику
    — ознакомление с должностной инструкцией
    — издание приказа о принятии бухгалтера и передаче дел
    — получение объяснений со старого бухгалтера
  • Подготовка акта передачи
  • Описание бухучета в акте
  • Как избежать передачи дел

Как подготовиться к передаче дел должностному лицу

Спонтанный или неконтролируемый процесс передачи дела новому сотруднику может повлечь наступление серьезных последствий для компании и нового главбуха. Законодательством эта процедура не регламентирована, поэтому каждый из руководителей самостоятельно принимает решение о том, как происходит этот процесс.

Ниже приведена пошаговая инструкция передачи дел главного бухгалтера. Рассмотрим каждый из шагов максимально подробно.

Для исполнения служебных обязанностей главбуху необходимы полномочия представлять интересы компании в различных государственных органах, банках и перед контрагентами. Поэтому перед тем как будет произведена передача дел при смене главного бухгалтера, необходимо аннулировать все выданные документы.

Для этого можно использовать типовой документ для отзыва доверенности и разослать уведомления в банки и всем государственным структурам. Они должны знать о том, что конкретный главбух не представляет интересы вашей компании.

Если увольняемый бухгалтер имел право самостоятельно подписывать платежные документы для банка (в том числе электронные), необходимо аннулировать эту возможность. Это нужно и для того, чтобы руководитель мог самостоятельно распоряжаться деньгами, если в банках оформляются взаимозависимые подписи.

Обратите внимание, что процесс смены подписи может занять определенное время. Поэтому о нем рекомендуется побеспокоиться заранее, чтобы избежать задержек в отправке средств контрагентам. Больше всего времени требуется на замену электронного сертификата, которым удостоверяются цифровые платежные поручения.

Перед передачей дел и увольнением должностного лица необходимо инвентаризировать имущество компании и обязательства перед контрагентами. Главный бухгалтер не несет ответственности за сохранность товаров на складе. Однако проверка позволит определить, правильно ли были отражены в учете все операции.

Дебиторская и кредиторская задолженности юридического лица — сфера ответственности главбуха. Поэтому проверка этого участка бухгалтерии является обязательной, чтобы не иметь проблем в будущем.

Порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера предусматривает проведение проверочных мероприятий. Рекомендуется произвести сплошной контроль с привлечением сторонних специалистов. Но он может занять долгое время. В экстренных ситуациях рекомендуется убедиться в наличии следующих бумаг:

  • Отчеты, наличие которой является обязательным согласно налоговому кодексу и закону о бухучете.
  • Документация, отражающей выбор учетной политики и внутренняя документация компании;
  • Запросы от налоговой инспекции и ответы на них, а также переписка с другими государственными контролирующими органами.
  • Компьютерная база и первичная документация, отражающая хозяйственные операции.

Обратите внимание, что факт сдачи обязательных отчетов можно проверить в самой налоговой, если компания сдает их в электронной форме. Кроме того, можно проверить наличие ответов на все запросы о предоставлении объяснений и документов. Они также отправляются в электронной форме и видны в специализированном приложении.

Как происходит передача дел новому сотруднику

В случае когда после увольнения главбуха не предусмотрена иная схема организации учета, то после принятия нового сотрудника издается дополнительный приказ, по которому производится передача документации.

В этом приказе указываются:

  • Причина передачи. Чаще всего речь идет об увольнении предыдущего сотрудника.
  • Сроки передачи. Если главбух уходит с работы по соглашению с работодателем и участвует в комиссии, нельзя устанавливать срок передачи больше двух недель, иначе будет нарушена статья 80 ТК РФ.
  • Лицо, которое отвечает за процесс. Как правило, указываются фамилии старого и нового сотрудников.
  • Список людей, которые входят в комиссию. Она необходима, когда предстоит передать много документации. Для передачи назначаются бухгалтера или работники отдела внутреннего контроля, другие сотрудники. Возглавляет комиссию председатель.

Если новому бухгалтеру для исполнения своих обязанностей требуются пояснения, он берет их у прежнего должностного лица. Объяснения даются по таким вопросам:

  • Особенностей бухучета на конкретном предприятии;
  • Особенностей организации налогового учета;
  • Внутреннего порядка работы со структурными подразделениями;
  • Организации взаимодействия с контрагентами;
  • Особенностей взаимодействия с контролирующими органами и внешними аудиторами, которые проверяют работу бухгалтерии.

Подготовка акта передачи

Завершающей стадией передачи является составление документа, в котором отражается вся проделанная работа. Чем больше информации будет включено в акт, тем лучше для нового должностного лица.

Форма акта строго не регламентируется. Но в нем рекомендуется упомянуть такую информацию:

  • ФИО работников, которые передают и принимают дела, время и дату составления документа;
  • Период передачи документации от одного должностного лица к другому;
  • Реквизиты кадровых приказов, по которым наняты и увольняются работники, реквизиты приказа, согласно которому производится процедура передачи;
  • Перечень документации, которые передаются по акту. Если их количество велико, указываются только папки с количеством прошитых страниц;
  • Реквизиты БСО, передаваемых новому должностному лицу;
  • Список первички и отчетов, которых нет в бухгалтерии, но они упоминаются в учете;
  • Перечень ошибок, обнаруженных в период работы комиссии и при анализе передаваемой документации;
  • Список печатей, которые передаются новому работнику.

Описание бухучета в акте

Одним из разделов акта является характеристика налогового учета. Она состоит из следующих разделов:

1. Организация работы. Указывается, каким образом организована структура бухгалтерии, насколько укомплектован ее штат, как распределены обязанности между бухгалтерами. Также можно описать, какими средствами и в каком объеме автоматизирован учет с помощью программных средств.

2. Финансы. Здесь указывается, есть ли на предприятии кассир и заключен ли с ним договор о материальной ответственности, имеется ли контрольно-кассовый аппарат или другое оборудование. Указываются результаты проведенной инвентаризации и наличия бланков строгой отчетности, а также правильность хранения документов. В этом разделе перечисляются, в каких банках открыты счета (с реквизитами) и остаток денежных средств на них (с документальным подтверждением).

3. Основные средства. В разделе указывается фактическое наличие ОС, выявленное после инвентаризации, а также правильность организации документального учета, начисления амортизационных платежей.

4. Товарно-материальные ценности. В разделе описывается фактическое наличие товаров на складах или торговых точках, а также их соответствие учетным документам. Если обнаружены отклонения, то в разделе указываются дальнейшие действия по их устранению. Кроме того, перечисляются работники складов, с которыми у компании заключены договора о материальной ответственности.

5. Дебиторская и кредиторская задолженность, платежи по налогам и в государственные фонды. В этом разделе описывается размер задолженности по купленным и проданным товарам и услугам, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатки сумм, выданных в подотчет, наличие актов сверки по налоговым платежам. Необходимо указать, как организована работа по истребованию задолженности, как ведется кадровый учет и имеются ли задолженности по оплате труда.

6. Отчетность. В этом разделе указываются недостатки и расхождения в отчетах. Старый бухгалтер дает пояснения по выявленным расхождениям и причинам их появления.

Список разделов может быть увеличен по желанию комиссии. Например, в характеристике бухучета может указываться порядок хранения бухгалтерских документов, процедура их сдачи в архив и уничтожения.

Порядок смены главного бухгалтера и передачи дел + образец акта и ответственность

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Сегодня вы узнаете:

  • Как подготовиться к смене главбуха;
  • Как организовать передачу ответственности;
  • Кого необходимо уведомить об изменениях.

Содержание

Главный бухгалтер в организации

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

  • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
  • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
  • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Передача дел главного бухгалтера

Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

Но чаще всего она не сильно отличается от стандартной схемы:

Этап 1. Руководитель издает приказ, содержащий:

  • причина смены главного бухгалтера;
  • перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
  • ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
  • сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
  • срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

  • делает требующиеся бухгалтерские записи;
  • сдает в налоговую отчетность;
  • готовит первичные документы;
  • все бумаги подшиваются.

Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

  • доходов и расходов фирмы;
  • вложений;
  • дебетовой и кредиторской задолженностей.

Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

  • учредительные документы;
  • учетная политика компании, документооборота;
  • оформление первичных документов;
  • отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
  • расчетные документы, банковские выписки;
  • итоги инвентаризации;
  • акты проверок за 3 года;
  • данные о недостачах.

Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

  • Скачать образец акта приема-передачи дел
Читать еще:  Как составить опись документов

Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

После подписания всеми сторонами акта передачи, старый сотрудник прощается с должностью, а новый официально выходит на работу.

Стандартный акт содержит следующие пункты:

  • реквизиты участников процесса;
  • сроки;
  • номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
  • полный список переходящих документов;
  • характеристики бухгалтерии;
  • реквизиты бланков отчетности;
  • описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
  • система учета расчетных операций (банковские выписки);
  • номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
  • порядок расчета с работниками.

Минимальный вариант акта передачи содержит лишь перечень принимаемых обязанностей бухгалтера, но лучше перестраховаться и включить туда также дополнительную информацию, остатки по счетам. Далеко не все возможно усвоить на слух, поэтому акт должен содержать все сведения, необходимые для ведения баланса.

После передачи документов новый главбух официально полностью вступает в должность и принимает на себя ответственность. Но возможны ситуации, когда некоторое время в организации продолжают трудиться два бухгалтера. В таком случае разграничение их обязанностей и сроки совместной работы указываются в приказе руководителя.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Автор: Светлана Валюнина
главный бухгалтер-консультант 1С-WiseAdvice

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Шаг 2. Банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

  • бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
  • учетной политики и локальных нормативных актов;
  • переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
  • бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

  • новый главбух;
  • действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

  • срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
  • период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

  • все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
  • локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
  • ключи от сейфов;
  • е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
  • бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

  • непосредственно в самом акте;
  • в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

  • халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
  • допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
  • утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
  • несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

  • работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
  • работу главного бухгалтера контролирует куратор;
  • работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

  • провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
  • войти в курс дела;
  • точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Передача дел при увольнении бухгалтера

Согласно ТК РФ главный бухгалтер не относится к рядовым сотрудникам, эта должность одна из ключевых на предприятии. Поскольку в руках специалиста сосредоточены ключевые для бизнеса функции, увольнение бухгалтера требует особой процедуры передачи дел . Этот процесс идет в несколько этапов и подразумевает знакомство нового специалиста с финансовым положением предприятия, проведение инвентаризации и приемку документов , завершаемую подписанием акта .

Навигация по статье

Увольнение главного бухгалтера — передача дел

Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете ». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.

Расторжение договор а проходит на общих основаниях:

  • по собственному желанию;
  • инициативе руководства;
  • причинам, сопряженным с материальной ответственностью .

Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:

  • объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
  • субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компани ю, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.

Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.

Как передать дела при увольнении главного бухгалтера?

В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказ а директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:

  • статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
  • сроки проверки , передачи дел;
  • члены комиссии, ответственные за проведение проверки ;
  • сведения о принимающей дела стороне;
  • подписи сторон и печать.
Читать еще:  Облагаются ли больничные страховыми взносами

Дела передаются новому главбуху , заместителю или руководителю компании . Процедура проходит в 6 этапов.

Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел

Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера .

Этап 2. Проведение инвентаризации

Перед сменой главбуха обычно организуют инвентаризацию, в ходе которой проверяют товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами. Итоги инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.

Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности

Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов , а также всех видов отчетности . В ходе процедуры он оценивает:

  • учредительные и регистрационные документы ;
  • данные об учетной политике компании ;
  • первичную документацию;
  • отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • акты сверок с налоговыми органами;
  • описи по факту инвентаризаций ;
  • кассовые документы и выписки о банковских операциях;
  • документы , касающиеся кадрового состава;
  • должностные инструкции рядовых бухгалтеров.

Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи . После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года. Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.

Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок . Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха .

Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении : основные документы

Теперь коснемся того, что должен передать бухгалтер при своем увольнении . Речь идет о документах , которые отражают специфику и результаты деятельности компании :

  • учредительные документы (устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации);
  • документы по организации бухгалтерского учета (учетная политика, план счетов, должностные инструкции);
  • регистры бухгалтерского и налогового учетов ;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность (декларации, отчеты, журнал учета);
  • приказы о проведении инвентаризации и описи;
  • документы о взаимоотношениях с налоговой ( акты проверок и сверок с налоговыми органами);
  • документы по учету основных средств (приказ о создании комиссии, акты приема-передачи на бланке ОС-1, инвентарные карточки);
  • документы по учету ТМЦ (карточки учета материалов, приходные ордера, накладные);
  • документы по учету денежных средств (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные поручения, выписки с расчетного счета);
  • документы по кадровому составу (трудовые договоры, приказы о приеме на должность и увольнении, расчетно-платежные ведомости);
  • договоры с поставщиками и клиентами, акты сверок с кредиторами;
  • первичные документы и бухгалтерские справки;
  • бланки строгой отчетности;
  • доверенности, путевые листы.

Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера

Сопутствующие увольнению главного бухгалтера процедуры, касающиеся передачи дел , также включают письменные или устные пояснения для нового сотрудника. Предоставляемые сведения обычно содержат информацию о порядке ведения бухгалтерского и налогового учетов, особенностях взаимодействия с другими подразделениями компании, поставщиками и кредиторами.

Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел

В обязательном порядке п ередача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:

  • ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
  • дата передачи обязанностей;
  • дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
  • названия и количество переданных документов;
  • серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • сведения об утерянных документах;
  • ошибки, выявленные проверкой;
  • количество переданных печатей, штампов;
  • последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.

Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:

  • об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
  • учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
  • учете основных средств и нематериальных активов;
  • учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
  • расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
  • бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
  • хранении и уничтожении документов.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, а также отсутствие ошибок в ней сохраняется за главбухом еще год после увольнения. Такие указания дает ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

  • за несвоевременную сдачу отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
  • грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.

К уголовной ответственности сотрудник может быть привлечен за уклонение от уплаты налогов в крупном размере. За такие нарушения бухгалтера наказывают штрафом до 500 тыс. р. либо лишением свободы до шести лет. Кроме того, специалист не имеет права занимать аналогичную должность в течение трех лет.

Бухгалтер также несет материальную ответственность перед руководством компании . Бывший работодатель может потребовать возмещения ущерба, нанесенного в ходе выполнения профессиональных обязанностей (по статье 238 ТК РФ).

За реальный ущерб принимаются доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Кроме того, эта возможность должна быть указана в трудовом договоре с главбухом.

Процедура производится в судебном порядке и требует предоставления доказательств:

  • трудового договора;
  • платежных документов;
  • актов проверки надзорных органов.

Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.

Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.

Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.

Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.

Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

  1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
  2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
  3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
  4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
  5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
Посмотреть ответ

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

ВАЖНО! Образец акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

  1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
  2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
  3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
  4. Прогул.
  5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
  6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
  7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
  8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
  9. Ликвидация организации.
  10. Сокращение штата или численности.
Читать еще:  Анкеты и тесты по мотивации персонала

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

  • совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
  • своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
  • участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

  • у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
  • собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
  • главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

  • основание передачи (статью увольнения);
  • сроки проверки и передачи дел;
  • состав комиссии, осуществляющей проверку;
  • личные данные принимающего лица;
  • подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

  • учет финансов, кассы;
  • госплатежи;
  • итог инвентаризации;
  • обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

  • балансовые и кассовые отчеты;
  • документы структурных подразделений;
  • банковские бумаги;
  • архивные документы со сроком до 5 лет;
  • ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: образец. Смена главного бухгалтера

  • 8 Октября, 2018
  • Бухгалтерия
  • Гарфутдинова Светлана

Ни один современный глава предприятия не уволит главного бухгалтера без передачи дел, которая оформляется актом. В статье будет представлена информация про акт приема-передачи дел главного бухгалтера и образец.

Главный бухгалтер решил уволиться

Сегодня с трудом можно найти такую организацию, в которой хотя бы единожды не сменился главный бухгалтер. Это действие требует большого количества времени и нервов.

Начнем с того, что увольнение главного бухгалтера имеет отличие от другого увольнения. Оно «штормит» организацию с величиной баллов, соответствующей выездной налоговой проверке. Не будем вдаваться в правовые подробности ухода главного бухгалтера. Скажем только, что кроме стандартных, есть у главного бухгалтера особенные основания уволиться. Главный бухгалтер имеет право уйти, если:

  1. Права владения активами организации перешли к новому собственнику.
  2. Произошла любая реорганизация организационно-правовой формы организации.
  3. Изменилось ведомство государственного учреждения.

Но есть и ограничительная черта — смена главного бухгалтера возможна только в период между отчетами.

Предварительные меры

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю. Будет логичным, если он предварительно обсудит свой уход с начальством. Возможно, даже проявит инициативу, попросив провести дополнительную аудиторскую проверку работы возглавляемой им бухгалтерской службы.

Намереваясь уволиться с работы, каждый главбух должен заранее подготовить свою бухгалтерию. И самому быть морально готовым к передаче дел новому главному бухгалтеру.

Первый шаг к сдаче дел

Все действие начинается с приказа произвести передачу дел. Информация будет исчерпывающей, если приказ конкретно и четко изложит следующее:

  1. Ссылаясь на основание, побудившее создать данный приказ, прикажет передать дела вновь принимаемому главному бухгалтеру.
  2. Установит срок для выполнения.
  3. Определит комиссию, присутствующую при передаче дел, и ее председателя.
  4. Укажет конечную дату готовности акта к утверждению.
  5. Утвердит количество экземпляров акта равной юридической силы, их принадлежность сторонам.
  6. В отдельном приложении к приказу можно разместить образец акта приема передачи дел главного бухгалтера.

Случается, когда в качестве независимого участника передачи бухгалтерии привлекается внештатный сотрудник, например, аудитор. Его нужно будет также приказом включить в комиссию. Если же это ревизор, направленный вышестоящим органом, то сделайте ссылку на уполномочившее его распоряжение.

Шеф может присутствовать по своему личному желанию, это приказом не закрепляется.

Приказ передать дела: примерный образец

Понятно, что приказ на сдачу дел затрагивает большей стороной передающего дела главбуха.

Совет: сами составьте и согласуйте проект приказа с шефом. Тем более что голову над ним особо ломать не нужно, вот вам образец в помощь.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

О проведении передачи дел в бухгалтерии.

В связи со сменой главного бухгалтера ООО «————»

п р и к а з ы в а ю:

  1. Главному бухгалтеру (ФИО) передать вновь принимаемому главному бухгалтеру (ФИО) дела и документы, хранящиеся в бухгалтерии общества и архиве.
  2. Передачу дел произвести в присутствии комиссии в составе –

председатель комиссии – (ФИО), должность;

члены комиссии – (ФИО), должность; (ФИО), должность; (ФИО), должность.

  1. Произвести передачу дел в срок до «__» _____ 20___ г.
  2. Акт приема-передачи дел представить мне на утверждение «__» _______ 20__ г. в трех экземплярах равной юридической силы. 1-й экземпляр – для ООО «————», 2-й экземпляр – для передающей дела (ФИО), 3-й экземпляр – для принимающей дела (ФИО)
  3. Контроль исполнения данного приказа возлагаю на (ФИО), должность.
  4. Офис-менеджеру (ФИО) довести приказ до сведения сотрудников.

Директор (подпись) (ФИО)

Акт передачи дел: его реквизиты и содержание

Как ясно из приказа, передача дел актируется. Вообще, форма акта произвольная. Поэтому существует множество образцов акта приема передачи дел главного бухгалтера, и все они имеют полное право на существование. Есть даже такие подробные, в которых деятельность компании излагается от начала до конца. Итак, из чего же обязательно должен состоять этот документ?

Правый (можно левый) верхний угол документа отводится для грифа утверждения акта главой компании. В случае, если он по каким-либо причинам отсутствует, акт может рассмотреть и утвердить его уполномоченный заместитель.

В шапке акта должны содержаться следующие реквизиты:

  1. Полное и (или) краткое наименование организации.
  2. Наименование акта. Номер (необязательно).
  3. Дата составления.
  4. Номер экземпляра акта, его принадлежность.

Далее текст акта сообщает состав комиссии, присутствующий при приеме-передаче дел, ее председателя и период, который фактически заняло это действие. Можно даже указать время начала и окончания, если посчитается, что такая подробность нужна.

Затем следует подробный и полный перечень того, что передается. Перечень для удобства и наглядности можно оформить в виде таблицы:

Количество листов в деле/количество дел

Графы таблицы заполняются так:

  • Графа 1 — «No/No, п/п». В этой графе идет простая сквозная нумерация всех заполненных строк, начиная с номера один.
  • Графа 2 — «Номер дела». Эта графа содержит номер, который присвоен делу в соответствии с порядком ведения документооборота и архивации документов. Если номенклатура дел не велась, следует все же присвоить номера произвольно, для их идентификации.
  • Графа 3 — «Наименование дела». В графу заносится наименование дела, которое указано на его титульном листе.
  • Графа 4 — «Период дела». В этом столбце таблицы указывается период, за который в деле собраны документы.
  • Графа 5 — «Количество листов в деле/количество дел». Количество листов берется либо с последнего пронумерованного листа, либо с отметки о том, в каком количестве листы дела прошнурованы. Количество дел — это количество отдельных частей, из которых оно состоит (зачастую бухгалтерские документы, объединенные делом, превышают допустимое количество листов для прошивки и дело разбито на нескольких частей).
  • Графа 6 — «Примечание». Очень важная графа, которая требует серьезного отношения. Она служит для внесения всех существенных замечаний о состоянии и содержании дела, с которым ознакомлена и согласна принимающая сторона. В ней также указываются все недостатки, с указанием их причин, если таковые имеются.

Завершает таблицу итоговая строка.

За таблицей располагаются подписи передающей и принимающей сторон, членов комиссии, ее председателя.

Вот такой образец акта передачи дел главного бухгалтера может быть. Как говорится, ничего лишнего, коротко и ясно.

Заполнение акта: пошаговая инструкция

Все документы при передаче дел главного бухгалтера группируются по периодам. За истекшие налоговые и отчетные периоды, как правило, все они прошнурованы, пронумерованы и подготовлены для передачи в архив. Вся информация о них просто заносится в таблицу по степени важности в хронологии.

Документы текущего периода подбираются в незавершенные дела с приложением их перечня. Возможность автоматической распечатки такого перечня имеется в любой бухгалтерской программе. Незавершенные дела заносятся в таблицу в том же порядке.

Совет: в каком количестве бы не находились дела, пролистайте каждую папку. Установите и подтвердите письменно наличие всех листов.

После того как в таблицу внесены все дела и заполнены все графы, подсчитываем итог и заносим его в итоговую строчку. Неплохо если фактическое количество переданных бухгалтерских документов, будет пересчитано и сверено с цифрой в итоговой строке таблицы.

Далее распечатывается требуемое количество экземпляров акта. В каждом экземпляре, за таблицей, передающий главный бухгалтер делает запись о том, что документы им переданы, а принимающий главный бухгалтер – о том, что документы им приняты. Эти записи заверяются их личными подписями.

Ниже ставят свои подписи председатель и члены комиссии. Передача дел новому главному бухгалтеру завершена. Акт готов и его можно вручать руководству.

Образец акта в готовом виде

Для наглядного примера предлагаем образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера. Изменяйте, дополняйте его, как вам захочется. Как уже сказано, унифицированной формы нет. Старайтесь придерживаться основных требований и все будет в норме.

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

«____» ______ 20__ г.

В исполнение приказа № _____ от ________ 20___ г., комиссия в составе:

председатель комиссии – (ФИО), должность;

члены комиссии — (ФИО), должность; (ФИО), должность; (ФИО), должность

присутствовала при передаче дел от главного бухгалтера (ФИО) вновь принимаемому главному бухгалтеру (ФИО)

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector