Хранение кадровых документов в организации

Хранение кадровых документов в организации

Кадровый документооборот.

2.12. Организация текущего хранения кадровых документов.

Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:

Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

Обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

Текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Приведем выписку из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г., касающуюся некоторых кадровых документов:

Сроки хранения документов, приведенные в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Системный подход (подготовка номенклатуры дел и выбор помещения, экспертиза ценности и закупка стеллажей) к созданию архива здесь исключен: один секретарь вряд ли «потянет» и работу в приемной, и полноценный архив, да и ресурсы, скорее всего, ему предоставлены самые скромные. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу.

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА

В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – Правила 2015). В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел.

Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[2] (далее – Перечень 2010) и по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[3] (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМО ОБРАБАТЫВАТЬ?

Скорее всего, о порядке хранения документов работники отдела кадров знают только приблизительно. В лучшем случае они могут определить, какие документы хранятся 50 лет, а какие – 5. Возможно, секретарю просто укажут на несколько десятков папок-регистраторов с приказами и другими документами за несколько лет.

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем[4]. Это не только приказы. Кроме них предстоит привести в порядок:

• личные карточки уволенных работников;

• личные дела уволенных работников;

• трудовые договоры уволенных работников и дополнительные соглашения к ним (выделяются в отдельное дело, если не ведутся личные дела).

Все перечисленные документы хранятся 50 лет, если завершены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет, если закрыты ранее[5]. Исключение – приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, которые хранятся 5 лет (ст. 19-б(2) Перечня 2010).

Наведение порядка в документах начинается с разделения их по видам. Приказы необходимо поместить к приказам, так же отдельно расположить личные карточки, личные дела и все остальные документы. После этого документы внутри каждого вида разделяются по годам.

Приказ по личному составу – основной вид документа, который нам предстоит обрабатывать. Именно в приказах фиксируются решения работодателя относительно каждого работника. Именно приказам при приеме их в государственный архив на хранение уделяется особое внимание.

Мы уже отделили приказы от остальных документов и распределили их по годам. Следующий шаг – разделить их по сроку хранения.

Как мы установили выше, большинство приказов по личному составу хранится 50 (75) лет, и только некоторые – 5 лет.

Следующее разделение приказов – по категориям. Оптимальным с точки зрения архивного хранения документов считается следующий перечень дел с приказами по личному составу:

• приказы о приеме работников;

• приказы о переводе работников;

• приказы об увольнении работников;

• приказы по личному составу (все остальные приказы со сроком хранения 50 (75) лет);

• приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (т.е. все приказы со сроком хранения 5 лет).

Читать еще:  Документы для закрытия ООО

Выделение приказов о приеме, переводе и увольнении в отдельные дела объясняется тем, что это самые востребованные категории приказов. Кроме того, эти документы отражают важнейшие события в карьере работника.

Наконец, прежде чем обрабатывать приказы для архивного хранения, следует удалить из дел служебные записки и заявления работников, т.е. основания к созданию документа. Часто кадровики любят прикреплять их прямо к приказам. Это, возможно, очень удобно для поиска, но основания должны храниться отдельно. Если организация ведет личные дела работников, то оригиналы заявлений помещаются в них. Если личных дел нет, придется заводить отдельное дело «Основания к приказам по личному составу».

Приказы помещаются в дело в хронологическом порядке: от 1 января к 31 декабря, в соответствии с присвоенными номерами. Вполне возможно, что в номерах приказов из-за разделения их по делам получится беспорядок. В этом случае приказы располагаются в порядке возрастания номеров за конкретный день.

Поскольку дата – один из важнейших реквизитов документа по личному составу (она точно устанавливает день, когда работник был принят, уволен или отправился в отпуск), то и ориентироваться следует на нее, а не на номер.

Личные карточки

Личная карточка работника, создаваемая обычно по форме № Т-2, – обязательный документ.

Карточка заводится в день поступления работника на работу, а закрывается в день его увольнения.

Дело «Личные карточки уволенных работников» формируется в организации ежегодно – если, конечно, за этот год кто-то увольнялся.

Если организация ведет личные дела, то до увольнения работника его личная карточка может лежать в его личном деле.

Личные карточки удобно формировать в тома, а не хранить по отдельности. В каждом томе личные карточки размещаются по алфавиту фамилий работников.

Если организация большая и движение работников объемное, то за один год личных карточек уволенных работников может накопиться больше, чем помещается в один том (напомним, что один том состоит из 250 листов, при его толщине не более 4 см). В этом случае деление на тома происходит тоже по алфавиту, например: «Личные карточки работников. Том 1. А – М», «Личные карточки работников. Том 2. Н – Я».

Личные дела

Коммерческие организации ведут личные дела добровольно. В обязательном порядке их ведут только на госслужащих, а также если эта обязанность возложена на организацию отраслевым нормативным правовым актом или вышестоящей организацией.

[1] Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

[2] Утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016.

[3] В ред. от 28.12.2017.

[4] Пункт 3 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ.

[5] Часть 1 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2018.

Таблица сроков хранения кадровых документов

Срок хранения кадровых документов в организации — это от 1 года до 75 лет. Конкретный период устанавливается законодательством в зависимости от типа и социально-экономической важности документации.

Зачем архивировать кадровые документы

Кадровая документация издается по поводу отношений работников и работодателей. Последствия этих отношений проявляются на протяжении длительного времени. Потеря или порча трудовой книжки, потеря других бумаг приводит к необходимости их восстановить. Например, важно хранение трудовых договоров по кадровому делопроизводству. С их помощью восстанавливаются сведения о средних заработках для расчета пенсий или размера пособий.

Сколько хранить документацию по кадрам

Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010. Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.

Вид кадрового документа

Срок хранения, год

Основание для хранения

По личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

(75, если оформлены до 2003 г.)*, **

Стр. 657, 658 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей — постоянно.

На сотрудников — 75** либо 50 лет (75, если оформлены до 2003 г.)*, **

Стр. 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

При тяжелых и опасных условиях труда — 50 (75, если оформлены до 2003 г.)*

Стр. 586 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

Стр. 773 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Графики предоставления отпусков

Стр. 693 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Штатные расписания и изменения к ним

Стр. 71 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

  • по месту разработки или утверждения
  • в других организациях

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)

Невостребованные — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*

Стр. 664 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Бумаги по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка)

5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет)**

Стр. 669 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

5 лет после возвращения из командировки.

Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*

Стр. 668 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

О несчастных случаях на производстве

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, требуется привести в соответствие со статьей 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания.

** Часть документов хранится постоянно.

*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.

Как правильно хранить кадровые документы

Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.

Архив предприятия организуется в специальном помещении.

Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ).

На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.

В ее компетенцию входят вопросы:

  • разработка номенклатуры и порядка ведения дел в делопроизводстве;
  • экспертиза ценности отдельных кадровых документов;
  • розыск недостающих дел для постоянного хранения и дел по личному составу;
  • восстановление испорченных и утраченных кадровых документов.

Утвержденная ЭПК номенклатура дел выглядит следующим образом.

Документация по кадрам, подлежащая архивированию, формируется в дела. Дела соответствуют утвержденной номенклатуре. Обложка каждого дела содержит:

  • наименование организации и подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок;
  • срок нахождения в архиве.

Например, на деле с заголовком «Заявления работников» в разделе срок хранения заявлений работников в отделе кадров указано:

  • 75 л. — для заявлений руководителей и сотрудников, вошедших в личные дела;
  • 5 л. — для заявлений сотрудников, которые в эти дела не вошли.

Обложка папки выглядит вот так:

Правила помещения документации в папку на хранение:

  • изданы в одном году;
  • вшиваются оригиналы оформленных и исполненных;
  • порядок — по номерам и в хронологическом порядке.

Дела сдаются в архив организации по сдаточной описи (Приложение 23 Приказа № 526 от 31.03.2015). Там их ставят на учет и размещают в хранилище.

Дела сроком хранения до 10 лет включительно в архив не сдают. По истечении периода их уничтожают (п. 4.2 Приказа № 526 от 31.03.2015).

Что делать, если срок не истек, но документ поврежден или испорчен

Кадровые акты, утраченные или испорченные, подлежат восстановлению:

  • это отвечает нормам законодательства;
  • защищает интересы работников;
  • отводит руководителей от ответственности по КоАП.
Читать еще:  Уничтожение бухгалтерских документов

Утраченные подлинники восстанавливаются в несколько этапов:

  • составляется акт об утрате с указанием причин (халатность, чрезвычайное происшествие, массовая утрата или порча);
  • создание или заказ дубликата;
  • восстановление содержания;
  • сбор подписей сотрудников.

Например, срок хранения приказов по кадрам — 75 лет. Утраченные или испорченные приказы подлежат обязательному восстановлению. Дубликаты передаются в архив с указанием реквизитов акта ЭПЦ.

Что делать, когда срок истек

Все кадровые дела с истекшим сроком хранения уничтожаются по специальному регламенту:

  • проводится их экспертиза;
  • ЭПЦ готовит перечень и акт на уничтожение;
  • выбирается удобный способ утилизации.

Как накажут за нарушения

Правила сохранения кадровой документации должны строго соблюдаться. За нарушение предусмотрена гражданско-правовая и административная ответственность. Регламентируется она статьями 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.

Виды наказания ответственных лиц:

  • предупреждение;
  • штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП);
  • дисквалификация на срок от 1 до 3 лет при грубом или повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).

Читайте в статье:

  • Как и где организовать хранение кадровых документов
  • Как поступить с документами, которые уже не надо хранить
  • Об ответственности работодателя в случаях нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, а также неисполнения обязанности по их хранению

После оформления кадровых документов для хранения в архиве следует позаботиться непосредственно об организации их хранения.

  • организовать общий архив (например, в отдельном помещении), где будут находиться архивные документы всех отделов и служб;
  • либо остановиться на организации децентрализованного архива. В этом случае каждый отдел будет хранить свои документы в своем помещении. Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 15 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 02.03.2016; далее — Федеральный закон № 125-ФЗ) организация может сдавать архивные документы архивным учреждениям на основании соответствующего договора.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Шаг 1. Переместить архивные документы в место хранения

Сдача архивных кадровых дел в архив организации.

Если в организации есть специальное архивное помещение, которым заведует архивариус (иное ответственное лицо), передача документов будет проводиться согласно нормам раздела 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила).

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (абзац 1 п. 3.7.1 Основных правил).

Словарь

Архивная опись (далее — опись) — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией (абзацы 2–4 п. 3.7.1 Основных правил).

Описи дел отдела кадров составляются по установленной Основными правилами форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве (абзац 2 п. 3.7.2 Основных правил).

Опись дел отдела кадров подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения (п. 3.7.4 Основных правил).

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (п. 3.7.25 Основных правил).

Обратите внимание

Изменены сроки хранения документов по личному составу (Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»). В коммерческих организация такие документы хранятся:

• не менее 75 лет со дня создания, если документы изданы до 2003 г.;

• не менее 50 лет со дня создания — начиная с 2003 г.

Жижерина Ю. Ю., директор по персоналу

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2016.

Сроки хранения кадровых документов

Похожие публикации

Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
  • закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
  • приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
  • закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
  • Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
  • Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Классификация кадровых документов

Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

  • предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
  • связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

  • копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
  • документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).

Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

Существует и такая классификация кадровой документации:

  • обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
  • факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).

Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Хранение документов по кадрам

Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Сроки хранения

Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.

В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:

  • если до 1 января 2003 года − 75 лет;
  • если после 1 января 2003 года – 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).

Читать еще:  Ключевые показатели эффективности бухгалтера

Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:

  • приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
  • личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
  • табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
  • приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
  • материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий — постоянно;
  • правила трудового распорядка – 1 год;
  • график отпусков – 1 год;
  • документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
  • документы об учете рабочего времени – 3 года;
  • должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
  • экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
  • бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
  • договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
  • книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.

Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.

Кадровая документация ИП

Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. 3 июля 2016 года был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой 48.1, в соответствии с которой, с 2017 года микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п. При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.

Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:

  • договор в двух экземплярах;
  • приказ о приеме на работу;
  • должностную инструкцию;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего распорядка;
  • график отпусков;
  • личные карточки рабочего персонала.

ИП обязательно должен вести табель рабочего времени по каждому нанятому работнику. Образец его заполнения можно найти здесь.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Хранение кадровых документов в организации

Ведение и хранение кадровых документов в организации является важным процессом. Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда. В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации. О том, как применять эти правила в 2017 году, разговор пойдет ниже.

Какие требования существуют

В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.

Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:

  • Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
  • Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
  • При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
  • Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
  • В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
  • В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
  • Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.

В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Разновидности документов

Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:

  • Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
  • Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей).
  • Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
  • Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.

Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.

Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.

Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.

Как сортировать дела

Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.

Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).

Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.

При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».

Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.

Требования к архивам

Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:

  • Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
  • Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.

Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией. Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.

При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.

При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector