Хранение и уничтожение документов после ликвидации ООО

Хранение и уничтожение документов после ликвидации ООО

Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации

Где хранится документация предприятий непосредственно после их ликвидаций и как долго их необходимо хранить после ликвидации ООО? Часть 8 ст. 10 ФЗ 23 22.10.2004 N ФЗ-125 «Об архивном деле РФ» указывает, все документы юрлица из-за ликвидации направляются для хранения архивным организациям.

Содержание

Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации

Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:

  1. обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
    • личные дела;
    • сведения о времени работы;
    • зарплатные ведомости и т. д.
  2. обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
    • бухгалтерская первичная документация;
    • акты выполнения работ;
    • приемо-передаточные акты и т. д.;
    • договора;
    • соглашения и т. д.
  3. запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
    • бухгалтерской отчетности;
    • оформленных первичных документов.

Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы

Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются:

  • ликвидаторская комиссия;
  • конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы;
  • учредители.

Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение.

Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».

Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации

Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее:

  • Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году.
  • Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками. Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя;
  • Создать нумерацию папок дел;
  • Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц;
  • На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию.

Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.

Далее, дела помещаются в коробку архивного предприятия и после ликвидации передаются в обработку архиву.

Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Послеликвидационная передача документов в архив

Уже в ходе ликвидационной компании целесообразно иметь представление о предстоящей операции по сдаче бумаг на хранение. Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как:

  1. виды услуг и их оплата;
  2. хранение и сроки;
  3. право на использование;
  4. состав документации и т. д.

Внимание! После того как прошла ликвидация предприятия сдача данных заверяется приемо-передаточным актом. Архивная организация обязана выдать справку, которая предъявляется госорганам по запросу.

Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения

Списочный состав и сведения о сроках хранения всей документации объяснены в «Перечне архивных типовых управленческих документов», который работает с 2011 г. Документы, передаваемые архиву после ликвидации, могут иметь неодинаковые сроки хранения.

Вечное хранение

  • все отчётные финансовые документы;
  • фирменные документы принятия, утверждение бух. отчетов;
  • акты по передаче права;
  • учетные книги дохода и расхода у частных предпринимателей;
  • свидетельства, выдаваемые при постановке на учет и др.

В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации.

Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л)

Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет. Это документы, которые укажут на факты поступлений и увольнений с работы, переводы и т. д., оставшиеся после ликвидации.

  • документы по штатам с отражением оклада;
  • личные дела, личные карточки сотрудников;
  • трудовые срочные договоры;
  • набели, наряды;
  • лицевые счета работников и т. д.

Документы, относящиеся к категориям временного хранения

После ликвидации предприятия данные документы продолжают оставаться в силе. Время их хранения составляет 5-10 лет. К ним относятся:

  • соглашения с юридическими лицами;
  • договора по государственным закупкам;
  • административно-хозяйственные приказы;
  • командировочные и отпускные приказы.

Документы с временным промежутком хранения хранятся в частной архивной фирме. Вознаграждение за хранение возлагается на фирму и после ее ликвидации.

Надо знать! Передача документов архиву должна производиться ликвидационной комиссией на основании соглашения, подписанного представителями обеих сторон.

Как уничтожить документы после ликвидации организации

Не весь объем документов после ликвидации фирмы подлежат обязательному хранению. В случае ликвидации предприятия уничтожаются документы с истекшим сроком хранения. При уничтожении документов необходимо составить акт. Вот некоторые способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения после ликвидации фирмы:

Сжигают обычно секретные документы. При этом важно выбрать правильное место для сжигания.

Шредирование

Это разрезание бумаг на мелкие полосы или кусочки в специальном устройстве – шредере

Выездное уничтожение

Значительный объем бумаг уничтожают специальные компании. Бумаги отправляют в промышленный шредер, который находится в грузовом автомобиле. При таком способе уничтожения уровень безопасности значительно выше, чем у предыдущих.

Юридические основания порядков сохранения после ликвидации ООО или ИП регламентирует Закон о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г.

Ответственность по невыполнению сроков по передаче документов

Согласно п. п. 2, 3 ст. 62 ГК РФ все операции относительно ликвидации предприятия выполняет комиссия по ликвидации. Эта комиссия выбирается собственниками в процессе принятия окончательного соглашения о ликвидации фирмы. Следовательно, именно она обеспечивает передачу бумажных носителей на хранение и именно на ней лежит ответственность за исполнение этой операции.

Важно! Лица, нарушающие процесс укомплектовки, хранения, передачи бумажных материалов, предназначенных для хранения в архиве, привлекаются к административной ответственности.

Юридические и должностные лица, которые нарушили закон об архивном деле, несут за это ответственность, установленную законом. При несоблюдении законов о хранении документации организаций из-за ликвидации предусматривается ответственность в соответствии со статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Следовательно, хранение документов организации происходит в архивных организациях. Компания после ликвидации обязана сделать все мероприятия по передаче бумажных данных в архив с соблюдением положенных законом мер. Организация должна обеспечить архивное хранение бумаг в обозначенном порядке после своей ликвидации.

Заказать консультацию

© 2014-2020 «БАУМ-LEX» Ликвидация юридических лиц

Москва, ул. Бакунинская 69с1, БЦ Александрия, оф. 15б

Режим работы: пн-пт с 9.00 до 18.00, сб-вс выходные

Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО

В ходе предпринимательской деятельности оформляется большое количество документов — бухгалтерских, кадровых, технических. С прекращением юридического лица документация не утрачивает свое значение для третьих лиц, ее необходимо хранить определенное время. За уничтожение или недобросовестное хранение документации бывшие руководители и учредители ООО несут административную и уголовную ответственность.
Правовой центр «Аспект» систематизировал для вас положения приказов Министерства культуры Российской Федерации, Федерального закона об архивном деле и Основных правил работы архивов организаций, одобренных Коллегией Росархива.

1. Классификация документов по срокам хранения и видам регулирования

Типовые управленческие документы, которые хранятся в архиве ООО к моменту ликвидации, принято разделять на следующие категории:

  • локальные нормативные акты, касающиеся порядка функционирования компании;
  • бухгалтерская документация, отражающая запланированные и фактические результаты деятельности и расчет материальных показателей;
  • взаимодействие со сторонними организациями;
  • кадровая документация;
  • инвентаризационные документы;
  • административно-хозяйственная документация;
  • документы социально-бытовой направленности;
  • маркетинговые исследования и внешние материалы, касающиеся компании;
  • профсоюзная документация.
Читать еще:  Порядок проведения выездной налоговой проверки

Важно: документы хранятся в оригиналах, а при отсутствии оригинала — в копиях. Копии заверяются либо нотариально (при возможности сличения с оригиналом), либо руководителями организации, уполномоченными на подписание аналогичных документов.

Для всех документов определен срок хранения, при ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период хранения документов, и на этот срок они передаются в архивную организацию.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

  • Меньше 10 лет хранятся временные документы.
  • Больше 10 лет хранятся долгосрочные документы.
  • Документы вечного хранения сохраняются постоянно.

Важно: срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом создания документа.

К временно хранящимся относятся документы:

  • бухгалтерские, подтверждающие доходы и расходы, необходимые для расчета и уплаты налогов (хранятся 4 года, а документы о понесенных убытках — в течение всего срока уменьшения налоговой базы);
  • аудиторские заключения (5 лет);
  • документы налоговых агентов об уплате налога на доходы физических лиц (5 лет);
  • налоговые о получении инвестиционных льгот (6 лет либо на весь срок льготных ставок, если применяется налог на прибыль организаций);
  • нотариально заверенные документы по передаче имущества с НДС, включая бумажный и электронный журналы учета и книгу продаж (4 года и более);
  • отчетность в государственные внебюджетные фонды об уплате страховых взносов — электронные документы, форма 4-ФСС, расчетные квитанции (от 5 лет);
  • таможенные (5 лет после совершения контрольных операций);
  • транспортные (административные материалы по дорожно-транспортным происшествиям — 3 года, диагностические карты — 3 года, путевые листы — 5 лет);
  • касающиеся акцизов (3 года — журналы учета акцизных и специальных марок, 4 года — сведения об авансовых платежах, 5 лет — о поступлении и нанесении федеральных специальных марок);
  • по банкротству — отчеты арбитражных управляющих (5 лет) и электронные протоколы результатов торгов (10 лет);
  • квитанции о принятии наличных денег и идентифицирующие личность документы (5 лет в целях противодействия легализации и отмыванию денежных средств).

Документы с усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью хранятся 4 года. Звуковые и видеодокументы хранятся 3 года с момента записи, а фотографии — 5 лет с момента съемки.

Длительное время хранятся документы:

  • по труду и занятости (аттестационные заключения, акты и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, материалы расследований по ним — 45 лет; акты о случаях профессиональных заболеваний — 75 лет);
  • по капитальному строительству (общие и специальные журналы учета строительных работ, документы по реконструкции и капитальному ремонту — 20 лет);
  • по радиационной безопасности (карточки учета индивидуальных доз облучения персонала — 50 лет).

Действует различие по кадровым документам, оформленным до и после 01.01.2003 года. Первые хранятся 75 лет, а вторые всего 50 лет.

2. Архивирование документов, подлежащих хранению после ликвидации ООО

Хранение документов после ликвидации ООО может осуществляться в нескольких видах архивов и разными способами. Самый популярный способ архивирования документов при ликвидации ООО — формирование бумажных складов. Рекламные компании и творческие объединения оставляют после себя аудиовизуальные архивы. Документы, имеющие общественную ценность, научную или техническую, сдаются в соответствующие государственные архивы. Современным способом сохранения значимой информации при ликвидации ООО является сдача документов в архив на электронных носителях.

Архивы, принимающие документы на хранение от закрывшихся компаний, бывают государственные и частные. Государственные архивы хранят значимые документы бесплатно, а частные архивы хранят любые документы, но на платной основе.
Архивный фонд Российской Федерации принимает на хранение документы:

  • имеющие важное политическое или научное значение;
  • составленные выдающейся в какой-либо сфере личностью;
  • созданные в важном историческом месте или в значимый период времени;
  • касающиеся важных событий;
  • содержащие уникальную информацию.

Сдаваемые в Архивный фонд документы должны обладать целостностью, позволяющей их использовать.

Документальный фонд компании передается в архив, сгруппированный следующим образом:

  • сначала объединяются документы одного отдела, потом всей компании;
  • внутри документов одного подразделения устанавливается хронологический порядок;
  • документы отделов разделяются по видам, определенным степенью их важности;
  • в зависимости от особенностей документооборота входящая и исходящая документация могут храниться отдельно или формировать тематическую переписку

При передаче на хранение для каждой группы документов составляется перечень с указанием порядковых номеров и последовательности нахождения бумаг в папке или коробке: это позволит использовать их в будущем при возникновении необходимости.

При передаче в ходе ликвидации ООО документов в частный архив составляется договор, который от лица компании подписывается ликвидатором или арбитражным управляющим. В договоре указываются перечень передаваемых документов и сроки их хранения. Хранение осуществляется на возмездной основе, может включать в себя только нахождение документов в архиве до истечения предусмотренного в законодательстве срока или дополнительные услуги по подготовке архива.
Кадровые документы длительного срока хранения передаются в государственный архив.

За нарушение порядка передачи документов на хранение в архив при ликвидации ООО ответственные лица могут быть привлечены к административной ответственности: штрафу до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП РФ).

3. Порядок уничтожения документов при ликвидации ООО

Что делать с документами после ликвидации ООО? Если они не относятся к документам, подлежащим хранению, либо их срок хранения истек, документы после ликвидации ООО уничтожаются.
Для определения документов, подлежащих уничтожению при ликвидации ООО, организовывается экспертная комиссия с участием руководителей юридического лица (директора, учредителей, ликвидатора, арбитражного управляющего). Перечень уничтожаемых документов указывается в приложении к решению об уничтожении.
Важно: это касается только документов, чьи сроки хранения установлены в нормативных актах. Внутренняя переписка, какая-либо внешняя справочная информация и другие документы, не влияющие на чьи-либо права и обязанности, могут уничтожаться без составления описей и актов о выделении документов к уничтожению.

При наличии собственного оборудования, позволяющего уничтожить документы без возможности восстановления (должна соблюдаться конфиденциальность информации), компания может уничтожить документы самостоятельно. Оборудование может быть арендовано, либо услуга может быть оказана на мобильной станции утилизации бумаг.
В случае уничтожения документов вне места нахождения юридического лица составляется акт передачи документов на переработку. Акты относятся к документам постоянного хранения.

Умышленное повреждение или уничтожение подлежащих хранению официальных документов является уголовным преступлением и может повлечь для ответственного лица штраф до 200 тысяч рублей или даже лишение свободы на срок до одного года (ст. 325 УК РФ).

Основной нормативный документ:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Решаете вопрос о хранении и уничтожении документов при ликвидации ООО? Обратитесь за помощью к Правовому центру «Аспект»: мы поможем закрыть юридическое лицо быстро и без лишних расходов.

Хранение и уничтожение документов после ликвидации ООО

Одним из наиболее трудоемких, затяжных и в то же время очень важных этапов ликвидации компании является процесс подготовки и передачи в архив всех необходимых документов. Поэтому нужно следовать установленной процедуре, чтобы документы после ликвидации ООО сохранились в надлежащем виде.

Передача документов в государственный архив обоснована тем, что одному из бывших сотрудников предприятия могут потребоваться документы, подтверждающие его трудовой стаж. Документация также может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

Подготовка документации к передаче в архив

За сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия, создаваемая при ликвидации ООО. Если ведению и хранению документации в период функционирования организации не уделялось соответствующее внимание, то упорядочить все бумаги будет довольно проблематично. В этом случае предприятие может воспользоваться услугами специализированных компаний, которые подготовят документацию компании к подаче в архив.

Подготовка документации состоит из следующих этапов:

  • Структуризация дел по времени хранения и году создания.
  • Подшивка.
  • Нумерация.
  • Внутренняя опись.
  • Оформление обложек.

Получатель документации

Документы после ликвидации ООО передаются компании-правопреемнице (п. 9.7 «Основных правил работы архивов организаций»). Если таковой нет, то всю документацию нужно передать вышестоящей организации. Если же отсутствуют обе компании, то документацию необходимо передать в государственный архив.

Документацию, относящуюся к группе документов, которые хранятся до 10 лет, организация может передать частной компании, занимающейся хранением документации.

Ликвидационная комиссия должна заключить договор с организацией, берущей на хранение документацию. Это положение прописано в ФЗ № 125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».

Также ликвидационной комиссией в ее распорядительном документе должно быть прописано, как будет проходить уничтожение документов по прошествии необходимого срока хранения.

Читать еще:  Налоговые последствия договора цессии

Сроки хранения документации

Срок хранения документов устанавливается Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Все документы ООО можно разделить по сроку хранения на 3 группы:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы продолжительного хранения.
  3. Документы временного хранения.

К первой группе относятся все документы, связанные с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает документацию по личному составу, а также историческую справку. Срок хранения таких документов – 75 лет. Срок хранения документов третьей группы варьируется от 1 года до 10 лет.

Если истек срок хранения документа, то нужно подготовить его к утилизации – для этого собирается комиссия, состав комиссии указывается в акте «О создании экспертной комиссии». Далее она составляет акт с описью документов, подлежащих уничтожению.

Отобранные к уничтожению документы направляются на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего составляется акт об утилизации, к нему нужно подшить квитанцию о сдаче документов на переработку. Документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации.

Хранение документов после ликвидации ООО позволит решить все спорные вопросы, которые с большой вероятностью могут возникнуть уже после ликвидации компании. Также эти документы могут помочь вашим сотрудникам избежать проблем с получением положенной им пенсии. Именно поэтому организация должна подходить к вопросу ликвидации с полной ответственностью, учитывая не только свои интересы, но и интересы бывших работников.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.

Какие документы могут остаться после ликвидации?

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  • документы по личному составу;
  • договоры с контрагентами;
  • корреспонденция;
  • отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  • учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

  • Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Где хранятся документы после ликвидации организации?

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

  • относящиеся к Архивному фонду РФ;
  • период хранения которых ещё не истёк;
  • по личному составу.

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

  • структурированы (по сроку хранения и хронологии);
  • подшиты;
  • пронумерованы;
  • с внутренней описью;
  • с обложкой по установленной форме.

Что делать с документами при ликвидации компании

Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму. В обратном случае от недовольства будущих пенсионеров вам не спастись. Что же делать с документами при ликвидации и в какой архив передать ваше бумажное сокровище?

При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива. Какие документы и на каких условиях нужно передавать в архив, мы расскажем вам в этой статье. Но прежде необходимо отметить несколько важных законодательных актов, которыми следует руководствоваться во время принятия решений о судьбе документов ликвидируемой компании.

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Какие документы нужно передавать на хранение

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

Куда передавать архивные документы

В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать (если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей). В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем.

Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация. Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем уничтожении документов организации по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или архивной компанией. Таким образом, организация еще до фактической передачи документов ликвидационной комиссии, к которой переходят все полномочия по управлению делами, должна решить, что делать с документами компании (см. п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ). Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом.

Читать еще:  Документооборот при факторинге

Внимание! Если ваша организация является источником государственного комплектования государственных и муниципальных архивов, то новый договор на хранение документов постоянного хранения и документов по личному составу заключать не требуется. Как правило, все коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия (ГУП, ФГУП) не являются источниками комплектования госархивов, поэтому передача всех документов осуществляется на договорной основе. Для того чтобы выяснить, является ли ваша компания источником комплектования госархива (обычно это крупные ведомственные предприятия), нужно обратиться в соответствующий орган управления архивным делом.

Важный этап – подготовка документов к передаче в архив

В соответствии с законом «Об архивном деле в РФ», упорядочение архивных документов ликвидируемой организации является обязанностью ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего (см. п. 10 ст. 23). Другими словами, подготовка архивных документов (постоянного и временного срока хранения, документов по личному составу) ваша организация выполняет самостоятельно и, следовательно, за свой счет.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций (см. подп. 3.7.12), такая подготовка представляет собой совокупность нескольких процедур: проведение экспертизы ценности (с помощью полистного просмотра дел), непосредственное оформление дел (подшивка, переплет, нумерация листов, составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела) и составление описей (описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного хранения) и научно-справочного аппарата к ним.

Обработка документов к архивному хранению – процедура трудоемкая, особенно если вы с ней никогда раньше не сталкивались. Для ее проведения рекомендуется обратиться к сотрудникам профессиональной архивной компании. Закон этому ни в коем случае не препятствует. Все, что нужно сделать председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему, – заключить с компанией-исполнителем договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов (архивной обработке).

Что делать с документами после ликвидации ООО

В процессе работы хозяйственного общества формируется большой объем отчетности, подписываются многочисленные договоры, составляются приказы. Хранение таких документов признано обязанностью юридического лица (ст. 50 закона 14-ФЗ от 08.02.98). Обеспечить надлежащее выполнение требований должен непосредственный руководитель фирмы. После ликвидации компании все сформированные дела подлежат передаче в государственный или частный архив. Об особенностях процедуры рассказали специалисты.

Какие документы придется сдать на хранение

Прекращение коммерческой деятельности не должно нарушать законные интересы третьих лиц. Поскольку после закрытия обратиться за справками и письменными пояснениями к компании нельзя, все важные сведения передаются на ответственное хранение. Впоследствии специализированные организации обеспечивают доступ к информации о трудовых отношениях, расчетах с бюджетом, выплатах кредиторам и пр. Перечень передаваемых в архивы материалов традиционно включает:

  • дела по личному составу;
  • бухгалтерскую и налоговую отчетность;
  • управленческие и распорядительные документы;
  • технологические регламенты, карты, правила и инструкции;
  • хозяйственные договоры;
  • деловую переписку;
  • сведения о несчастных случаях на производстве;
  • материалы судебных разбирательств и другое.

Перечень Минкультуры № 558 от 25.08.10 разбит на 12 обширных разделов. Отправка бумаг на хранение исключает утрату важных данных. Так, внебюджетным фондам могут потребоваться документы, подтверждающие трудовой стаж работника. Необходимость уточнения нередко возникает при выходе людей на заслуженный отдых. Если к этому времени компания-работодатель перестала существовать, справки выдаст архив. Учредителям документация может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

Правовое регулирование

Процесс подготовки необходимых документов и передачи их в архив регламентируется законами № 125-ФЗ от 22.10.04 и № 402-ФЗ от 06.12.11, а также приказами Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 и № 1182 от 31.07.07. Если речь идет о прекращении работы предприятий с длительной историей, применению подлежит также распоряжение Главного архива СССР от 15.08.88. Нормативный акт используется в отношении дел, сформированных в 80–90 годы ушедшего столетия.

Большое значение имеют и договорные отношения (п.10 статьи 23 закона 125-ФЗ). Территориальными подразделениями Федеральной архивной службы РФ от негосударственных организаций принимаются только сведения по личному составу. Остальные бумаги и материалы компании вынуждены хранить самостоятельно. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить. Выходом становится заключение договора. Подписать контракт на оказание услуги можно с государственной структурой или специализированным центром.

Несколько иначе вопрос стоит при реорганизации предприятия. Дела в этой ситуации передаются компании-правопреемнице. Если прекращению подлежит деятельность филиала или представительства, архив просто перемещают в центр. Документацию нужно передать вышестоящей организации по правилам, установленным локальными инструкциями и положениями. В этом случае санкции фирме не грозят.

Сроки хранения

Ликвидационной комиссии общества необходимо учитывать принадлежность документов к определенной группе. Всего нормативными актами выделено две категории(ст. 3 закона 125-ФЗ).

До передачи в специализированную организацию за сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия.

Формирования дел

При подготовке документов следует руководствоваться правилами Росархива от 06.02.02. Установленная процедура включает следующие этапы:

  1. Структуризация. Критериями группировки становятся содержание, период хранения и год создания. Для проведения экспертизы создается комиссия. Основой работы органа становится распоряжение ликвидатора. Специалисты проводят оценку, отделяя только те документы, которые имеют юридическое значение и информационную ценность. При проверке члены коллегиального органа знакомятся с каждым листом и подписывают акты (раздел 2.3 Правил Росархива).
  2. Формирование папок. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов. При этом толщина одной папки не может превышать 4 см (п. 3.5.3 Правил Росархива). В подшивку включаются однотипные документы. Допускается использование только оригиналов или удостоверенных копий.
  3. Составление описи. Передача дел осуществляется согласно регистру с составлением акта. Все необходимые для процедуры бланки утверждены и входят в состав приложения все того же регламента Росархива.

Все листы нумеруют карандашом и подшивают в четыре прокола в твердую обложку. Металлические скрепы удаляют. Неформатные дела помещают в закрытые коробки с замками. В начале папки размещают внутреннюю опись с указанием номеров страниц, а в конце – лист-заверитель. При формировании дел придерживаться необходимо хронологического порядка.

Обложку также составляют по единому стандарту. В форме указывают наименование государственного или частного архива, название ликвидируемой компании, заголовок дела, даты начала и окончания, а также номер тома. На делах постоянного хранения, делается соответствующая пометка.

Электронные документы передают на носителях с описанием. Подготовка включает проверку качества записи, снабжение герметичными футлярами и сопроводительными письмами. Исчерпывающие требования к оформлению изложены в разделе 3.6 Правил Росархива.

Если у ликвидационной комиссии нет времени на изучение многочисленных инструкций, поручить задачу разрешено посреднику. Специализированные компании, могут подготовить документацию к подаче в архив. Стоимость услуг зависит от региона и объема работ.

Правила уничтожения сведений

Справки, материалы и деловые письма, не вошедшие в архивные дела, подлежат утилизации. Однако просто сдать их в макулатуру нельзя. Ликвидатор должен составить опись бумаг и зафиксировать их уничтожение актом. Основанием будет служить заключение экспертной комиссии, созданной на этапе структуризации документов. Бланки представлены в приложении к Правилам Росархива от 06.02.02. Если оборудование для измельчения бумаги у компании отсутствует, задачу разрешено поручать сторонней организации.

Чем грозит нарушение порядка хранения

Единообразной судебной практики привлечения к ответственности за пренебрежение порядком не сложилось. За утрату сведений и важных бумаг членам ликвидационной комиссии грозит наказание по статьям КоАП РФ. Потеря документов или неправильное их хранение – это административное правонарушение.

Санкции предусмотрены статьей 13.25 Кодекса. Норма является общей и применяется при любом грубом отклонении от правил. Должностным лицам за проступок грозит штраф в 2 500–5 000, а самому хозяйственному обществу – денежное взыскание в 200 000–300 000 рублей. Правом привлечения нарушителей к ответственности наделены Банк России (ст. 23.74 КоАП РФ) и сотрудники государственных архивов (ст. 28.3 КоАП РФ).

Заключение

Ликвидация компании налагает на комиссию специфические обязанности. Все сведения, имеющие юридическую или иную ценность, передаются на ответственное хранение. Государственные учреждения должны принимать только дела по личному составу. Основанием отправки остальных материалов является договор. Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все листы нумеруются и подшиваются в папки. Неисполнение требований грозит административной ответственностью и штрафами.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector