Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Учет расчетов с подотчетными лицами

Обзоры КонсультантПлюс

Оформление выдачи денег под отчет

Порядок выдачи наличных установлен Указанием Банка России № 3210-У . В п. 6.3 для осуществления данной процедуры необходимо:

  • иметь распорядительный документ юрлица (ИП) или письменное заявление сотрудника;
  • оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2.

Предлагаем образец заполнения заявления в соответствии с требованиями Порядка.

Деньги выдаются на ограниченный срок, по истечении которого работник должен предоставить авансовый отчет (далее — АО) с приложением документов, подтверждающих расходы. Ограничений такого срока нет. Как правило, его устанавливают в локальном акте.

Приведем пример приказа.

Выдача подотчетных сумм может быть осуществлена на банковскую карту сотрудника и на корпоративную карту организации (Письма № 02-03-10/37209, № 03-11-11/42288), что должно быть предусмотрено локальным актом.

Основанием для перечисления также является заявление работника, содержащее, кроме обязательных сведений (п. 6.3 Порядка), реквизиты банковской карты.

Важно: в платежном поручении в строке «Назначение платежа» необходимо написать: перечисленные средства являются подотчетными («Аванс на хозяйственные нужды»).

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

В качестве подотчетного лица может выступать работник, с которым у юрлица заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (Письмо № 29-Р-Р-6/7859).

Важно: для исключения претензий поверяющих целесообразно закрепить перечень сотрудников в локальном акте организации, а также указывать такую возможность в договорах гражданско-правового характера.

Подотчетные лица в бухучете — это прежде всего счет 71 ( Приказ 94н ).

В таблице обобщен учет расчетов с подотчетными лицами (кратко) в бухучете:

Выдача денег под отчет (наличными, на банковскую карту)

Деньги выданы сотруднику

Отражены расходы (хозяйственных, командировочных, представительских и др.)

Отражены затраты на приобретение материалов, товаров

Погашение задолженности перед поставщиком

Получение в кассу, на р/счет остатка неизрасходованных подотчетных денег

От подотчетного лица получен остаток неизрасходованных денег

Выплата работнику перерасхода на основании утвержденного АО

Работнику выплачен перерасход по АО

Удержание из зарплаты аванса, не возвращенного в установленный срок

Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Удержаны подотчетные суммы из зарплаты

Отчет по полученным суммам

  1. Авансовый отчет об израсходованных суммах необходимо сдать в бухгалтерию для проверки.
  2. После проверки он утверждается руководителем организации.
  3. Затем производится окончательный денежный расчет с подотчетником.

При окончательном расчете сотрудник возвращает неизрасходованные деньги, а в случае, если было потрачено больше запланированного, перерасход выплачивается ему, но после утверждения руководством организации.

Форма авансового отчета (АО-1) является унифицированной ( Постановление Госкомстата № 55 ). С 2013 г. она не является обязательной ( Закон № 402-ФЗ ) и может быть разработана организацией с содержанием обязательных реквизитов первичного документа.

Отчет составляется в одном экземпляре: одну его часть заполняет подотчетный, другую — ответственное лицо предприятия. Также к нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

Денежные суммы с сотрудника списываются только после утверждения отчета руководителем.

Неиспользованный остаток аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход выплачивается сотруднику по расходному кассовому ордеру или переводится на зарплатную карту.

В случае принятия решения не удерживать из зарплаты работника выданные на нужды организации суммы, по которым он не предоставил АО, не возвращенные суммы признаются его доходом и облагаются страховыми взносами и НДФЛ.

Итак, выдача сотруднику денежных средств под отчет может осуществляться как наличным, так и безналичным расчетом. Порядок оформления выдачи в любом случае идентичен. Процедура подтверждения использования выданных денег одинакова для обоих случаев. Наиболее частые ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны несоблюдением требований законодательства. Если вы прочли данную статью, вероятность таких нарушений будет нулевой.

Особенности учета подотчетных сумм

Учет подотчетных сумм осуществляется с целью обобщения данных о состоянии расчетов. В частности, фиксируются расчеты с сотрудниками, которым выдан аванс на различные нужды.

Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами

Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет. Предполагается, что эти деньги будут направлены на конкретные цели:

  • Оплата различных услуг.
  • Приобретение канцтоваров.
  • Приобретение бензина для служебных авто.
  • Покупка билетов командировочным, оплата съемного жилья.
  • Приобретение офисной техники.

Сотруднику для получения средств под отчет необходимо составить заявление. В нем прописываются выданная сумма и цели расходования. Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:

  • Информация о сотруднике (ФИО, должность).
  • Цели расходования.
  • Сумма.

К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей. Больше этой суммы выдать ему нельзя. Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы. Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку.

В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.

После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.

Нормативное регулирование

Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:

  • ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
  • Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
  • План счетов и инструкция по его применению.
  • Локальные акты самой организации.

Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.

Порядок учета

Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ. Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей. Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.

Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:

  • Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
  • Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
  • Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.

Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:

  • Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
  • Срок, на который предоставляются деньги.
  • Порядок выдачи аванса.
Читать еще:  Анализ продаж

Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.

Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в

заявке обоснованными. В этом случае руководитель должен направить соответствующее распоряжение в бухгалтерский отдел.

Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.

При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:

  • Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
  • В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
  • В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».

После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.

Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:

  • Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
  • Размер удержания не может быть больше 20%.
  • Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
  • Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.

Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание.

Бухучет подотчётных сумм

В бухучете подотчетные суммы фиксируются на дебете счета 71 и кредите счета 50. Выдавать средства можно как безналом, так и наличными. Первый способ удобен для перевода командировочных. Деньги можно перечислить на корпоративную банковскую карту. Оформлена она на ЮЛ. Нужно учесть, что при расчетах через карту банком взимается комиссия. Ее нужно учитывать при определении налога на прибыль на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В бухучете расчеты по корпоративным картам будут отражены этими проводками:

  • ДТ55 КТ51, 52. Перечисление денег с расчетного на карточный счет.
  • ДТ91 КТ55. Оплата комиссии банка.

Предоставление карты сотруднику компании будет фиксироваться в качестве выдачи под отчет финансовых документов. Предполагаются эти проводки:

  • ДТ71 КТ50, субсчет 3. Предоставление под отчет сотруднику расчетной карты по ее номинальной стоимости.
  • ДТ71 КТ57. Получение наличных. Запись вносится на основании квитанций банкоматов.
  • ДТ50, субсчет 3 КТ71. Возврат расчетной карточки по ее номинальной стоимости.

Со всех квитанций и чеков рекомендуется снимать ксерокопии. Связано это с тем, что чеки имеют свойство выцветать. Следовательно, с них нельзя будет получить никакой информации. Представительские траты нужно оформлять при помощи этих проводок:

  • ДТ26 КТ71. Представительские траты.
  • ДТ26 КТ71. Принятие к учету суточных.
  • ДТ70 КТ68.01. Начисление НДФЛ на разницу между суточными.
  • ДТ10 КТ60. Оприходование материалов.
  • ДТ71 КТ50. Выдача перерасхода работникам.

Проводки выполняются на основании приказов, отчетов, квитанций и чеков.

Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки

Кассовые проверки с 1 января 2021 года возобновляются. Обратите внимание на главные новшества при выдаче денег под отчет и учитывайте их в своей работе. Но имейте в виду, что проверить могут также ноябрь и декабрь этого года, и, если найдут ошибку, оштрафуют. Поэтому, пока 2020 год еще не закончился, исправьте допущенные недочеты.

Не выдавайте деньги из запрещенных источников

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.

Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).

Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.

Тратьте подотчетные суммы только на разрешенные цели

Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций.

Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.

НДФЛ и взносы с подотчетных сумм без авансового отчета

Если поверяющие обнаружат, что подотчетник не отчитался по подотчетным суммам, вам придется доплачивать НДФЛ и страховые взносы.

Также будет и штраф – 20% от недоимки.

Не поможет даже ВС РФ (см. Определение от 3 февраля 2020 г. № 310-ЭС19-28047).

Кроме того, если авансовые отчеты запросит банк, а их не будет, он может заблокировать вашу систему «Банк-Клиент», так как заподозрит запрещенные операции.

Поэтому, если авансовые отчеты подотчетных лиц поступают не вовремя, лучше подстраховаться. В течение месяца после истечения срока возврата денег издайте приказ об удержании денег, ознакомьте с ним работника и возьмите у него согласие на возврат.

Правила кассовых операций меняются

ЦБ подготовил проект поправок также в Указание № 3210-У, которые поменяют правила выдачи денег из кассы, в том числе и под отчет.

Сейчас подотчетные деньги выдаются по письменному распоряжению руководителя или заявления подотчетника с визой директора.

Заявления будут отменены. А распоряжение на выдачу наличных можно будет оформлять на несколько выдач одному или даже нескольким подотчетным лицам.

Срок предоставления авансового отчета тоже поменяют. Пока он составляет 3 дня. По новым правилам его будет устанавливать руководитель фирмы.

Читать еще:  Аттестация персонала

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Учет расчетов с подотчетными лицами

Автор: Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Подотчетные лица – лица, получившие денежные суммы под отчет для последующего осуществления расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами. Еще раз напомним основные моменты, на которые необходимо обратить внимание бухгалтерам при организации учета подотчетных сумм.

Выдача денег под отчет

Согласно п. 213 Инструкции № 157н денежные средства (денежные документы) выдаются подотчетному лицу на основании его письменного заявления, в котором должны быть указаны:

обоснование (расчет) размера аванса;

срок, на который выдается аванс;

сумма выдаваемых денежных документов.

Не допускается выдача денежных средств подотчетному лицу в случае, если он не отчитался за полученную ранее подотчетную сумму (п. 214 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах учета расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н). Таким образом, если фактические расходы подотчетного лица превысили размер выданных денежных средств, учреждение обязано выплатить ему данный перерасход. При этом сумму перерасхода можно возместить сотруднику путем перечисления на его банковскую карту (Письмо Минфина РФ от 08.07.2013 № 02-06-10/26266).

Необходимо указать также то, что в правила организации и ведения бюджетного учета с подотчетными лицами, закрепленные в учетной политике, могут включаться положения, предусматривающие расчеты с с подотчетными лицами как в наличном, так и в безналичном порядке, в частности, с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (Письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Деньги, которые учреждение выдает сотрудникам под отчет, могут перечисляться на их расчетные (банковские) карты платежной системы «Мир» в рамках «зарплатных» проектов для осуществления операций, связанных с оплатой расходов учреждения на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, с командировочными расходами и компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896).

Учреждение вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами) (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Аванс в иностранной валюте. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным в иностранной валюте авансам одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции № 157н).

Переоценка расчетов по выданным в иностранной валюте авансам осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.

Переоценка задолженности по принятым обязательствам в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета).

При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов по принятым обязательствам в иностранной валюте с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

Счет учета подотчетных сумм

Напомним, для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения, по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

В 1 – 17-м разрядах номера счета указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).

В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.

Аналитический учет расчетов ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчетов по выданным денежным средствам, расчетов по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071).

Расчеты по выданным внештатным сотрудникам подотчетным суммам также могут осуществляться на счете 208 00, в том числе с применением дополнительного аналитического разреза (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Расчеты с подотчетными лицами: счета и содержание операций

В соответствии с п. 84 Инструкции № 162н операции по расчетам с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Расчеты с подотчетными лицами: проводки

Учет подотчетных средств ведется на бухгалтерском счете 71. Рассмотрим, какие проводки могут составляться с использованием этого счета, а также со счетами, корреспондирующими с ним.

Операции по расчетам с подотчетными лицами

В расчеты между работодателем и подотчетным лицом входят следующие основные операции:

  • выдача денежных средств работнику на расходы для нужд предприятия;
  • признание расходов, совершенных работником;
  • последующие расчеты с работником.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Выдача денег под отчет

Первый возможный вариант выдачи подотчетных сумм — безналичный. Во многих случаях российские работодатели оформляют подотчет именно по безналу, открывая специальные карточные счета, на которых размещаются подотчетные денежные средства.

Для отражения таких операций, как правило, задействуется отдельный субсчет на счете 55. Как только работник снимает со специального счета положенную сумму, данный факт отражается в бухучете проводкой: Дт 71 Кт 55. Если же используется обычный расчетный счет (с привязанной к нему корпоративной картой), проводка будет следующей: Дт 71 Кт 51.

Второй вариант — это выдача денег наличными. Данная операция показывается другой проводкой: Дт 71 Кт 50.

Во многих случаях работодатель выдает работнику не денежные средства, а денежные документы: к примеру, билеты на поезд или самолет. Такая операция учитывается на специальном субсчете по кассовому счету 50: Дт 71 Кт 50.3.

Признание расходов подотчетника

Купленные подотчетным лицом на нужды компании товарно-материальные ценности, внеоборотные активы, работы, услуги ставятся на учет. При этом их стоимость дебетуется по тем или иным подходящим счетам для учета активов, например:

  • 08 — если совершены расходы, связанные с приобретением основных средств;
  • 10 — если приобретены материальные запасы;
  • 41 — если приобретены товары.
Читать еще:  Выемка документов при выездной налоговой проверке

Операция оприходования этих активов отразится проводкой Дт 08 (10, 41 или по иному активному счету) Кт 71.

Возможны и более сложные случаи, при которых к корреспонденциям со счетом 71 добавляются дополнительные проводки. Например — по счету 60, по которому показываются расчеты с поставщиками, а также по налоговым счетам — 19, 68.

Несмотря на то, что в общем Плане счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94-н, счета 71 и 60 не корреспондируют, ничего не мешает закрепить применение такой корреспонденции в вашем рабочем плане счетов.

Пример

Работнику поручено рассчитаться наличными деньгами с контрагентом организации-работодателя за ранее поставленные товары. Условимся, что контрагент и работодатель платят НДС.

В учете бухгалтер отразит следующие записи:

  • Дт 41 Кт 60 (отражена стоимость поставленных товаров без НДС);
  • Дт 19 Кт 60 (отражен НДС со стоимости товаров);
  • Дт 68 (субсчет «НДС») Кт 19 (принят НДС к вычету);
  • Дт 71 Кт 50 (работник получил наличные для оплаты товаров поставщику);
  • Дт 60 Кт 71 (товары оплачены работником, представлен авансовый отчет).

Если подотчетник ничего на нужды фирмы не купил, но совершил те или иные обоснованные расходы (например, пообедал, находясь в командировке), такие затраты на основании авансового отчета и прилагаемых к нему чеков списываются на производственные расходы: Дт 20 (26, 44 или иной производственный счет) Кт 71.

Если расходы оказалось сложно классифицировать по тем или иным «производственным» основаниям, то применяется проводка, отражающая факт совершения прочих расходов: Дт 91.2 Кт 71.

Расчеты с подотчетником

Долг работника, образовавшийся по итогам расходования выданной ему наличной суммы, обычно погашается через кассу организации. Это показывается проводкой: Дт 50 Кт 71. При безналичном расчете по подотчету возврат суммы показывается проводкой Дт 51 Кт 71.

Довольно распространен сценарий, когда недостающая сумма по заявлению работника удерживается из его зарплаты. В этом случае зарплата выдается в сумме, уменьшенной на сумму причитающегося к возврату остатка по подотчету.

Такая операция законодательством не предусмотрена, но и не запрещена. Официальных пояснений контролеров по этому поводу тоже нет. Поэтому лучше этим не злоупотреблять.

В свою очередь, если сама фирма остается чего-то должна работнику, то она тоже возмещает разницу — наличными Дт 71 Кт 50 или безналичными деньгами Дт 71 Кт 51.

Если работник не погасил долг в установленный срок, невозвращенная сумма включается в недостачи: Дт 94 Кт 71. Последующее его погашение — например, за счет принудительного удержания долга из зарплаты работника, отражается проводкой Дт 70 Кт 94.

Может случиться и так, что долг придется впоследствии списывать — за отсутствием возможности взыскать его в силу того, что работник уволился, не рассчитавшись.

В этом случае в бухучете фиксируются:

  • невозможность добровольного удержания долга и перенос его на счет прочих расчетов с работниками: Дт 73 Кт 94;
  • при увольнении работника — долг переводится в разряд прочих дебиторских (поскольку его держатель утрачивает статус работника организации): Дт 76 Кт 73;
  • списание долга и включение в прочие расходы: Дт 91 Кт 76.

В свою очередь, если сам работодатель остается должен работнику и не может погасить долг, то в случае истечения исковой давности долг включается в прочие доходы: Дт 71 Кт 91.

Проводки по расчетам с подотчетными лицами: таблица

Резюмируем рассмотренные выше проводки в сводной таблице:

Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 в бухгалтерском учете

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

  • По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
  • По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector