Планирование рабочего дня менеджера по продажам

Планирование рабочего дня менеджера по продажам

Идеальный день менеджера по продажам

Идеальный день менеджера по продажам

Как должен выглядеть идеальный день вашего менеджера по продажам?

Первое, с чего он начинается, это планерка. Как только сотрудник пришел на работу, он должен собрать все необходимые отчеты и прийти на собрание. Там его проконтролирует руководитель отдела продаж: посмотрит отчеты за вчерашний день, поощрит, похвалит или наоборот – сделает выговор. Кроме того, руководитель должен знать, что планирует менеджер на текущий день.

Это очень важно. Нужно, чтобы ваши работники чувствовали, что их постоянно контролируют. Как только уменьшается контроль, тут же ухудшаются (причем сильно) результаты работы.

Второе – это звонки. Сначала идет подготовка к звонкам, то есть сбор всех необходимых материалов (это занимает минут десять-пятнадцать).

Важно, чтобы рабочий день начинался с «холодных» звонков – на этом следует настаивать. Иначе менеджеры будут оттягивать выполнение этой задачи. Они сами себе будут говорить: «Я позвоню ему в два часа», потом – «Сделаю это в три», потом – «Позвоню в пять». А в пять часов клиент уходит домой, и менеджеры решают позвонить завтра. Так и будет продолжаться. Нужно звонить покупателям не с самого утра, а в 11:30–12:00 – самое время.

Менеджер тратит на звонки примерно два часа. Затем идут встречи, выезды на презентации (все зависит от того, какова специфика вашего бизнеса). Затем сотрудник возвращается в офис – это делается обязательно, иначе менеджер расслабится.

В конце дня выполняется подготовка документов (договоров, предложений). После пяти часов нет смысла общаться с клиентами – все уже разошлись по домам. Поэтому в конце дня логично заняться регламентными работами: подготовкой договоров, предложений, планов и списков на следующий день. Очень важно, чтобы все документы были готовы к утру, иначе на следующий день полдня потеряется из-за неспешной подготовки всех этих бумаг.

Опять обратимся к психологии. Когда менеджерам нужно выполнить эту работу вечером, они торопятся скорее доделать задание, чтобы уйти домой, и, значит, делают это энергично. Когда же они готовят бумаги с утра, им кажется, что времени много, следовательно, делают они все не спеша. Заметьте, утренние звонки сильно разгоняют ваших сотрудников, заставляют войти в рабочий ритм, а работа с бумагами значительно расслабляет.

Итак, идеальный день менеджера выглядит примерно так. Утро начинается с планерки. Затем подготовка к звонкам и сами звонки. После обеда – встречи. В конце дня – возвращение на рабочее место и регламентные работы: подготовка договоров, отчетов и (обязательно!) разработка планов и списков на следующий день.

Надеемся, эта инструкция поможет вам более эффективно выстроить работу менеджеров по продажам.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

Идеальный вариант

Идеальный вариант У современного человека сегодня выбор намного богаче, чем даже 10 лет назад. Причем во всем – начиная от покупки сыра до решения «с кого делать жизнь». Помните, у Михаила Задорнова: «10 лет назад у нас был один вид сыра – Сыр».Еще несколько лет назад ваш

Помощник менеджера по продажам

Помощник менеджера по продажам Помощники, или ассистенты, помимо основных своих обязанностей помогают менеджеру по продажам. Они обеспечивают контроль за прохождением заказа и выполняют некоторые функции менеджера («разгружая» его), тем самым «переключая» его на

Тест менеджера по продажам

Тест менеджера по продажам Я глубоко убежден: если руководитель продаж – опытный переговорщик, он и без моих подсказок поймет, какие варианты ответов на вопросы этого теста являются единственно правильными. Попробуйте проверьте себя! Заполните этот тест. А потом

Приложение Правильные ответы в Тесте менеджера по продажам

Приложение Правильные ответы в Тесте менеджера по продажам Всего в этом тесте 17 разделов. В некоторых разделах можно вписать свой вариант ответа, но как минимум один достаточно правильный вариант ответа есть в каждом разделе. Иногда можно выбрать более чем один вариант

Офис компании менеджера по продажам

Офис компании менеджера по продажам Первый источник информации о клиенте – это коллеги самого сейлз-менеджера. Они могли каким-то образом контактировать с клиентом: работали с ним, общались в неформальной обстановке или просто слышали информацию от других. На первом

ТМ-юмор. Один день из жизни тайм-менеджера[124]

ТМ-юмор. Один день из жизни тайм-менеджера[124] План — это Закон Только в отпуске я могу отдохнуть душой по-настоящему. Только в отпуске не бывает авралов, дедлайнов, разборок с контрагентами и прочих мелких и крупных стихийных бедствий. Только в отпуске не нужна работа с

Идеальный сотрудник

Идеальный сотрудник Теперь поговорим про «казаться». Некоторые считают, что c точки зрения руководителя идеальный сотрудник – неутомимый робот. Но он не является таковым, потому что в конце концов ломается.Давайте разложим понятие идеального сотрудника на слагаемые.

Глава 4. Тест для менеджера по продажам: поиск слабых мест и возможностей

Глава 4. Тест для менеджера по продажам: поиск слабых мест и возможностей Предлагаю вам пройти небольшой, но очень полезный тест, показывающий, где именно вы находитесь сейчас как продавец в своем управлении временем. Тест разработал Билл Брукс, один из лучших в мире

Рабочие инструменты менеджера по продажам

Рабочие инструменты менеджера по продажам Чтобы отдел продаж приносил стабильно высокие результаты, необходимо постоянно применять как кнут, так и пряник. Иначе все ваши усилия по выстраиванию хорошо работающей системы будут сведены к нулю. На данный момент нет более

Идеальный день руководителя

Идеальный день руководителя Здесь все достаточно просто. Мы думаем, это не совсем то, что вы бы хотели услышать, но так на самом деле.Есть отличная книжка – «Менеджер мафии» (автор скрывается за псевдонимом V.)[6]. Очень рекомендуем всем прочитать. Там рассказывается про то,

Клинический подход. статус менеджера организации и менеджера по персоналу

Клинический подход. статус менеджера организации и менеджера по персоналу Кто такой менеджер организации и менеджер (или специалист) по персоналу? Рассмотрим суть этих явлений сквозь призму клинического подхода.Человек – это большая и сложная биосоциальная и

Специальный подарок для наших читателей № 2 – бесплатный видеокурс «Рабочие инструменты менеджера по продажам»

Специальный подарок для наших читателей № 2 – бесплатный видеокурс «Рабочие инструменты менеджера по продажам» Если у вас особо остро стоит вопрос создания и контроля отдела продаж, мы предлагаем вам абсолютно бесплатно изучить блок «Рабочие инструменты менеджера по

Распорядок дня менеджера по продажам

распорядок дня менеджера по продажам

Должен ли хороший продажник вкалывать весь рабочий день с утра до вечера?

А вот и нет! Плохой менеджер по продажам должен постоянно вкалывать, а хороший будет вкалывать только первое время. При правильной организации работы у тебя будет время на личную жизнь. Но если ты решил связать свою деятельность с продажами, твоя личная жизнь будет тесно связана с твоей работой.

Придя на новое место работы или в новую отрасль, займись созданием базы контактов. О том, как это сделать, я рассказываю в статье: «Как создать свою клиентскую базу». Тебе необходимо как можно глубже проникнуть в отраслевую «тусовку». Но пока ты еще не имеешь наработанных связей и друзей, которые постоянно звонят тебе и просят, что-нибудь им продать, тебе необходимо сосредоточиться на организации своей работы.

Своя система продаж

Первая и главная твоя задача – создание своей собственной системы работы в продажах.

В природе существуют два типа людей. Первым нужно все четко разложить по полочкам, написать четкий список и выполнять все задачи по порядку. Вторым нужен общий вектор движения: они выполняют задачи не по порядку, а по настроению. Список вторые тоже пишут, но выполняют то, что хочется выполнять именно в этот момент.

Из личного опыта могу сказать, что продавцы из второй категории лучше проводят переговоры, но процент закрытия сделок у них меньше даже после удачных переговоров. Менеджеры по продажам из первой категории закрывают больше сделок, если они удачно провели переговоры. Они уделяют внимание доведению сделки до логического конца. Я не вел четкую статистику, но продавцов второй категории я встречал чаще. Если ты относишься к этой когорте, не стоит расстраиваться. Я расскажу, как этим можно пользоваться, и быть более успешным, чем продажники из первой категории. Смотри статью об организации работы для энергичных продавцов.

Независимо от того, к какой категории менеджера по продажам ты относишься, для успеха необходимо регулярно производить следующие действия, они должны быть в расписании дня менеджера по продажам:

  • 1. Пополнение базы потенциальных клиентов;
  • 2. Контакт с каждым клиентом из базы;
  • 3. Чтение сайтов, форумов, журналов или литературы, которую читают клиенты;
  • 4. Участие в мероприятиях с клиентами;
  • 5. Мониторинг конкурентов;
  • 6. Общение внутри компании;
  • 7. Отчет и анализ проведенных переговоров и сделок.

Рассмотрим каждый из пунктов.

1. Пополнение базы потенциальных клиентов

Если ты читал статью о создании своей клиентской базы, ты знаешь, как важно количество потенциальных клиентов в базе независимо от того, купили они сейчас или нет. Ты, конечно, можешь гоняться только за «горячими» контрактами, но тогда тебе придется гоняться за ними всю жизнь. Гораздо эффективнее бегать по саду не только за спелыми ягодами, затрачивая массу усилий, но и проходить по порядку от дерева к дереву, собирая все ягоды подряд. Только спелые откладывай в одно ведро, а не спелые – в другое.

Конечно, если менеджер по продажам будет выбирать только созревшие ягоды, он быстрее наберет спелых ягод. Но в долгосрочной перспективе у тебя созреют уже собранные ягоды, и дальше необходимо будет проходить по саду все меньше и меньше. Достаточно будет каждый день заглядывать в ведро (CRM) и выбирать поспевшие ягоды из уже собранных. Если бы ты собирал только спелые ягоды, тебе приходилось бы каждый новый день носиться по саду в поисках спелых ягод. И вероятность пропустить спелую ягоду была бы большой, потому что она может созреть буквально через полчаса после того, как ты признал ее неспелой.

Так как все ягоды лежат в твоем ведре, тебе не составляет труда найти те, которые поспели сегодня.

Конечно, идеальная ситуация – это когда спелые ягоды сами вылезают из ведра, а еще лучше, рассказывают о менеджере по продажам так хорошо, что другие ягоды из сада начинают сами проситься в его ведро. Это цель любого продавца. Надеюсь, ты понял, насколько важно каждый день пополнять свою базу, независимо от готовности клиентов купить у тебя что-либо именно сейчас. Главное – наладить отношения.

Читать еще:  Снятие ООО с учета ЕНВД

Регулярность «прохода по саду» я тебе задавать не буду. Это может быть десять новых потенциальных клиентов в день, а может быть один в неделю. Все зависит от товара, который продаешь, отрасли, потенциального количества клиентов на локальном рынке и т.д.

2. Контакт с каждым клиентом из базы

Как я уже говорил, менеджеру по продажам постоянно нужно проверять собранные ягоды на зрелость, иначе они не будут видеть твоей заботы, и ты можешь пропустить, когда какая-то из них созреет. В зависимости от размера базы определяй регулярность общения с каждым клиентом.

Для себя я вывел норму общения по базе – это около 30-40 % рабочего времени. Нормально, если ты будешь общаться раз в 2- 3 месяца. Но если размер не позволяет, можно реже. Опять же, выбери из собранных ягод те, которые могут созреть в любой момент. Или выбери самые большие ягоды, которые, созрев, порадуют тебя по-максимуму.

Делается это так. Например, в твоей базе 300 контактов. Из этой базы 50 клиентов наиболее интересны. Значит, им за этот период нужно сделать 2 звонка. Итого: 350 звонков за три месяца . В течение трех месяцев тебе необходимо делать 5-6 звонков в день для поддержания контактов с клиентами. Для звонка хорошо иметь какой-то информационный повод: новый продукт или услуга, новая система заказов или просто интересная новость об отрасли, которая будет полезна клиенту.

3. Чтение сайтов, форумов, журналов или литературы, которую читают клиенты

Для того, чтобы убедить клиента, тебе нужно понимать, какими категориями он мыслит, какую информацию он получает, что знает. К тому же, необходимо уметь поддерживать разговор о его товарах, не говоря о том, что на специализированных форумах ты способен помочь клиенту советом, сделав его самым лояльным покупателем.

4. Участие в мероприятиях с клиентами

Нет ничего лучше для менеджера по продажам, чем сойтись с клиентом в неформальной обстановке. Это позволит вам доверять другу на порядок больше. Поэтому не пропускай клиентских тусовок, приглашай клиентов на свои мероприятия. Ты должен начать жить в клиентской среде. Они должны стать не только твоими номинальными друзьями, но и реальными. И завтра, когда будет решаться вопрос о том, кому отдать многомиллионный контракт, твоему другу будет тяжело тебе отказать. Это, конечно, идеальная ситуация. Но не все клиенты будут тебе интересны как люди, и не со всеми ты сможешь сдружиться. Этого и не нужно. Достаточно выбрать тех, с которыми тебе действительно интересно. Из тысячи контактов тебе будет несложно выбрать несколько сотен;).

5. Мониторинг конкурентов

Хочешь понимать, что происходит в голове клиента, когда он сравнивает твой продукт с товаром другой компании? Постоянно мониторь конкурентов, их цены, фишки, услуги. Ты должен знать, что у них действительно лучше, а что только PR. Это поможет менеджеру по продажам быть на первой линии обратной связи с клиентами.

Если ты видишь, что продукт или услуга начинают проигрывать конкурентам, ты должен забить в колокол первым. Для этого выдели один день в месяц или 15 минут в день на мониторинг конкурентов через СМИ, с помощью тайного покупателя, путем общения с другом-клиентом, который пользуется услугами конкурентов.

6. Общение внутри компании

Помнишь мои рекомендации о первом рабочем дне менеджера по продажам? Тогда ты понимаешь, насколько важно знать, что происходит в компании. Хотя клиенты и находятся снаружи компании, услуги им оказываются целой структурой компании.

Ты должен держать руку на пульсе происходящих процессов, чтобы предложить клиентам новшества, рассказать о работах по улучшению продукта, о новых возможностях. Ты должен понимать, сможет ли фактически выполнить компания то, что ты обещаешь клиенту. А для этого тебе необходимо знать внутренние процессы. Найди несколько наиболее информированных источников, общайся с ними так регулярно, как это необходимо, чтобы быть в курсе всех основных процессов.

7. Отчет и анализ проведенных переговоров и сделок

Часто руководитель требует от менеджера по продажам каких-либо отчетов по сделкам и переговорам. Убей двух зайцев: выполни эти требования и имей привычку анализировать результаты. Статистика – великое дело.

Иногда одна хорошая сделка или провал дают тебе большую эмоциональную нагрузку и не позволяют видеть реальную картину происходящего. Ведение учета и небольшие записи о проведенных переговорах позволяют не упустить важные вещи и сделать выводы об общем состоянии твоих дел. Анализ причин совершения или несовершения каждой продажи не займет много времени, но позволит тебе не совершать ошибок в будущем. Или повторить успех, потому что ты не просто фиксируешь факт успеха или провала, а исследуешь их причины.

Таковы мои рекомендации менеджеру по продажам, который хочет добиться успеха. Но это мой путь, твой может отличаться. Ты можешь уметь убедить любого клиента и без всей этой проделанной работы, но пока ты только начинаешь продавать, рекомендую пройти эти шаги. Когда ты станешь профессионалом, ты поймешь, какие из них тебе нужны, а какие нет. Ты поймешь, какими шагами необходимо расширить свой арсенал, чтобы достичь личных высот именно с этим товаром и в этой компании

Планирование рабочего дня менеджера по продажам

80% успешных продаж зависят от того, какое планирование рабочего дня менеджера по продажам использует компания. Поскольку вопрос значим, стоит продумать все детали. В этой статье мы расскажем, как решить этот вопрос оптимальным образом.

Записывайте

Всего в голове вы не удержите, лучше всего усваивается информация, когда она записана на бумаге или на электронном носителе. Используйте программы для планирования рабочего дня на планшете или ноутбуке. Также можно по старинке пользоваться блокнотом. Планирование дня менеджера по продажам нужно делать на год, месяц, неделю и на следующий день.

Обязательно указывайте время, на которое запланировано решение задачи, и его примерную продолжительность. Не забывайте вписывать в дневной план обеды и перерывы, а в недельный – выходные. Выматывание себя ни к чему хорошему не приведет, все должно быть рационально.

Эффективное распределение времени

Самое главное – начинайте день с улыбки и позитивного настроения. Обязательно ставьте цели на день и отслеживайте их выполнение. Чтобы поставить правильно цель, ответьте на следующие вопросы:

  • Какой цели я хочу достичь?
  • Если их несколько, согласуются ли они между собой?
  • Продумал ли я небольшие цели для достижения основной?
  • Что я могу сделать, чтобы достичь их как можно быстрее?

Проведите для себя этот анализ. Мысль о конечной цели должна мотивировать на работу. Требуйте от себя полного выполнения плана.

Принципы планирования

  1. Когда вы разрабатываете план рабочего дня, обратите внимание на то, сколько процентов времени на что у вас уходит. 60% должно уходить на самые важные задачи, 20% – на второстепенную работу, 10% – на отдых и еще 10% оставаться в запасе на форс-мажорные обстоятельства.
  2. Планировать нужно регулярно и так же регулярно выполнять поставленные задачи. Если цели не выполняются, их нужно скорректировать или подумать над неэффективным проведением времени.
  3. Обозначайте выполненную работу.
  4. Весь план должен быть реалистичным и выполнимым.

Правила начала продуктивного дня

Желательно всегда начинать рабочий день в одно и то же время. Вначале нужно браться за самые сложные и важные задачи, второстепенные дела оставляйте на потом. Приступать к делу нужно четко и быстро, максимально убирать пустые разговоры с коллегами. Важно хорошо подготовиться к предстоящему дню и не забывать об установленных сроках.

Учитывайте время звонков: как правило, сначала нужно приступать к звонкам новым клиентам, а потом – тем, с кем работа уже ведется.

Правила завершения дня

Завершить все начатые дела. Обратиться к своему плану и проверить, все ли выполнено. Написать план на следующий день. Привести в порядок свое рабочее место, сдать все отчеты и с хорошим настроением отправиться домой.

Примерный план работы менеджера по продажам

С 8:00 до 8:30: подготовительные дела, подготовка плана работы на день.

С 9:00 до 13:00: звонки новым клиентам, работа с базой.

С 13:00 до 14:00: обеденный перерыв.

С 14:00 до 16:00: звонки «своим» клиентам и встречи с партнерами.

С 16:00 до 17:00: отчет по проделанной работе, завершение дня.

Обратите внимание, планирование определяется спецификой работы организации и должностной инструкцией конкретного менеджера. Телемаркетологу важно грамотно распределить холодные и горячие звонки в течение дня для успешного проведения сделки. Специалисту, важная составляющая работы которого – личные встречи, создать баланс между звонками и поездками.

Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время

Если вы задаетесь вопросом, почему я снова решила поднять вопрос важности планирования рабочего времени, я без проблем отвечу. Общаясь с сотрудниками различных компаний, не только по роду деятельности (я говорю сейчас о продажах), но и по личным обстоятельствам (встречи с друзьями), я все время интересуюсь, как построен процесс работы в компаниях, в которых работают все эти милые люди.

К сожалению, приходится каждый раз удивляться, тому, что в нашу эпоху большого количества обучающей информации, разнообразия тренингов и профессиональных коучей, все еще большое количество компаний на рынке не придают значения планированию рабочего времени своих сотрудников. Если вы решили построить в своей компании эффективный отдел продаж, данный вопрос никак нельзя упускать из виду. Поэтому продолжим.

Уважаемые руководители, давайте сегодня попробуем вместе* с вами составить примерный ежедневный план работы менеджера по продажам для того, чтобы лучше понять необходимость и важность данного процесса и поделиться своим опытом в решении вопроса планирования. Ваша основная задача — научить планировать свою работу менеджеров отдела продаж. Хотя, конечно же, планирование необходимо всем сотрудникам компании, но мы говорим об отделе продаж.

* Под словом вместе, я подразумеваю, что каждый составляет примерный план работ, приемлемый для работы в его компании, а в комментариях к данному посту делится своими соображениями. Буду признательна за ваш опыт.

Разделим задачи на «жесткие» и «гибкие»

«Жесткие задачи» — задачи, строго привязанные ко времени:

  • Утренняя и вечерняя планерка;
  • Назначенные встречи, запланированные звонки;
  • Тренинги, семинары;
  • Конференции.

«Гибкие задачи» — задачи, не привязанные строго ко времени исполнения, но имеющие дедлайнов, вы можете решить эту задачу в любое свободное от жестких задач время, без срыва срока завершения*.

  • Ведение отчетности,e-mail-общение, подготовка документации
  • Прочтение книги, статьи, просмотр видео (самообразование, если предусмотрено в рабочее время)
  • ЗаполнениеCRM
  • Подготовка и отправка коммерческого предложения и т. д.
Читать еще:  Снятие с учета плательщика торгового сбора

*«Гибкая» задача может перейти в категорию «жесткой», если время, выделенное на ее исполнение, было затянуто, а до дедлайна осталось как раз столько времени, сколько необходимо на ее решение.

Составление плана работы отдела продаж

После разделения наших задач, первым делом вносим в рабочий план все «жесткие» задачи

План работы после внесения жестких задач

Жесткие задачи вносятся в план дня, недели, месяца по мере их появления. То есть желательно иметь под рукой еженедельник, а на компьютере CRM (если жесткая задача переноситься на другой день, автоматизированная система упростит процесс переноса задачи, без траты времени на повторное ее создание).

* Важно при создании задач учитывать время, необходимое полностью на решение данной задачи. Например, при создании встречи учитывайте также время, необходимое на дорогу и небольшой отдых между встречами для того, чтобы провести анализ и собраться с мыслями. В противном случае, вы рискуете сорвать запланированные дедлайны, и ваше планирование рискует превратиться в примерный план работ.

Приступаем к внесению «гибких» задач

Прежде чем планировать «гибкие» задачи, необходимо разделить их на группы по степени срочности и оптимальности решения. Наиболее срочные задачи лучше вносить в первые освободившиеся от жетских задач «окна».

Оптимальность задач влияет напрямую на время их решения. Например, наиболее оптимальное время для звонков — либо утро (чтобы назначить встречу в день звонка), либо вечером (чтобы назначить встречи на последующие дни). Соответсвенно, лучше всего приурочить к данному процессу определенный промежуток времени, когда менеджер сможет сделать все звонки и наиболее результативно. Или, например, подготовку к встрече резонно проводить перед самими встречами, то есть задачу по подготовке оптимально вносить в первую половину дня.

Получаем примерно такой план на день, заполняя оставшиеся свободные поля гибкими задачи с учетом их срочности и оптимальности.

Подведем итоги

Планирование должно быть ежедневным.

Устанавливайте реальные дедлайны, чтобы укладываться в сроки решения задач и не передвигать последующее планирование. Но не растягивайте время выполнения, Вы должны успевать решить все поставленные на день задачи.

Задачи могут быть не решены в этот день по различным причинам. У вас должен быть список гибких задач, которыми вы можете заменить образовавшиеся пробелы.

Учитывайте также классификацию задач на регулярные и нерегулярные. Регулярные могут быть сразу внесены в ежедневное планирование.

Планирование менеджеры должны делать реальное, по которому будут работать. Порой сотрудники составляют планы для «отмазки» руководителю, чтобы отстал. Попробуйте продать своим менеджерам идею важности составления регулярных планов и использование планирования в работе.

Расскажите о плюсах планирования:

  1. Работа по четко поставленному плану.
  2. Понимание, какая задача будет решаться следующим этапом (без траты времени на обдумывание дальнейшей работы и без перескакивания с процесса на процесс, что позволит лучше концентрироваться на работе, более эффективно справляться с задачами в рабочее время, как следствие своевременный уход с работы с полностью решенными задачами).
  3. Признак успешности и эффективности личности: грамотное планирование освобождает время для собственного развития, спланированная деятельность является наиболее продуктивной).Первое время вам придется планировать вместе со своими менеджерами, до тех пор пока планирование не вошло у них в привычку. Приучив сотрудников отдела продаж планировать свою деятельность, вы сможете лучше контролировать работу отдела, а менеджеры смогут работать более продуктивно.

Организованной вам работы отдела и продуктивных менеджеров по продажам.

Written by Лия Журавлёва

Руководитель направления продаж компании «Лидмашина». Начала свою работу в продажах продавцом-консультантом, на текущий момент занимает должность руководителя отдела продаж. За время работы пробовала себя в розничных продажах, занималась «холодными» телефонными обзвонами и вела переговоры о сотрудничестве в B2B-секторе. Работала на руководящей позиции в крупных федеральных компаниях: «2 GIS» и «Эр-телеком Холдинг» (бренд Дом.ру). На сегодняшний момент работает в консалтинговом агентстве по интернет-маркетингу «Лидмашина».

3 комментария for “Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время”

Интересный вариант деления задач. Часто ломаю голову над тем, где вести списки дел? На бумаге так приятно зачёркивать выполненное, но на электронных устройствах всё проще, хотя и надо немного напрячься сначала с синхронизацией. Вы чем пользуетесь?

Лия Журавлева

Никита, инструментов планирования большое количество, вопрос привычки. Главное, чтобы все задачи были в одном месте.
Так как в специфику моей работы входит общение с клиентами, я использую для планирования задач по переговорам с ними CRM-систему. Помимо общения с клиентами, я фиксирую в CRM и внутренние задачи. Очень удобно, что все дела занесены в одну систему. Рекомендую всем, кто работает в отделе продаж.

Добрый день !:)
А реально ли вообще составить список дел продавцу розницы (бытовая техника и электроника), если не знаешь, сколько времени может длится продажа (клиенты разные, время на консультацию тратится разное)?
Есть ли эффективный метод для продавцов розницы?))

Режим рабочего дня: как внедрить в отдел продаж

Режим рабочего дня — это расписание определенных активностей, которые ваши менеджеры выполняют в определенные часы.

Как составить оптимальный режим рабочего дня для отдела, чтобы каждая минута времени использовалась максимально эффективно? Узнайте алгоритм разработки и внедрения режима рабочего дня — он выработан нашими экспертами в результате проектов по развитию продаж.

Как внедрить режим рабочего дня в отдел продаж:

  • Режим рабочего дня: 5 правил
  • Режим рабочего дня: планерка
  • Режим рабочего дня: холодные звонки
  • Режим рабочего дня: перерывы
  • Режим рабочего дня: разбор полётов
  • Режим рабочего дня: как внедрить за 5 шагов

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: 5 ПРАВИЛ

Существует ли в вашем коммерческом отделе жесткий порядок работы? Всегда ли вы знаете на что именно тратят драгоценные минуты рабочего времени ваши менеджеры? Уверены ли вы, что вы получаете адекватный ответ от сотрудника в виде ожидаемого результата в обмен на теплый офис и стабильную заработную плату?

Тайм-менеджмент сотрудников отдела продаж — насущный вопрос для любого руководителя. На деятельность, которая не релевантна прямым обязанностям менеджера по привлечению или развитию клиента, часто уходит до 40% рабочего времени сотрудника.

Вам важно, чтобы работник не просто делал дело. Важно, чтобы он делал именно то, что приводит к результату.

С чего начать выстраивать порядок в отделе? Внедряйте Режим рабочего дня по следующим правилам:

Правило № 1. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ НА ВИДНОМ МЕСТЕ

Первое правило режима дня — важно, чтобы он был. Не рассчитывайте, что календарь в CRM-системе или тренинг по тайм-менеджменту научит ваших продавцов работать по часам.

С четкого расписания распорядка дня начинается регулярный менеджмент и системное управление. Это задача РОПа (Руководителя отдела продаж) четко определить, какое количество времени необходимо уделять на ту или иную активность.

Разместите листок с режимом рабочего дня на видном месте: на двери при входе в офисе, где сидит коммерческий отдел, и на стене рядом с каждым рабочим столом менеджера.

Правило № 2. ПРАВИЛО «ПАКЕТ 1.5»

Режим рабочего дня состоит из блоков по 1.5 часа. В них менеджеры осуществляют активности схожие по своему виду. Правило ограничивает менеджера осуществлять в блоке иную деятельность.

Выделяйте блоки под холодные звонки, под подготовку КП, повторные письма и звонки клиентам. Чем больше ваши активности осуществляются пакетами со схожими видами работ, тем выше будет результат.

Скорость и качество выполнения деятельности одного вида всегда растут.

Правило № 3. ПРАВИЛО 1.5 / 10

Режим рабочего дня отдела продаж состоит из блоков по 1.5 часа каждый. Блок содержит активности, которые менеджер обязан выполнять в строго определенное время дня.

Перерывы между блоками содержат 10 минут. Это личное время, в течение которого менеджер может выпить чашку кофе или выйти на перекур.

Любое хождение по офису и выход за пределы рабочей зоны коммерческого отдела запрещены.

Правило № 4. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ ПРИВЯЗАН К МОДЕЛИ И ГЕОГРАФИИ ПРОДАЖ

Блоки режима содержат активности, которые привязаны к следующим параметрам:

  1. Модель продаж. Если вы делаете холодные звонки, то режим дня должен содержать блок, в течение которого менеджеры звонят по холоду. И не осуществляют другие активности (не отвечают на входящие письма, не готовят КП и проч.);///
  2. Процесс продаж. Все действия продавца направлены на то, чтобы пройти определенные этапы бизнес-процесса продажи. Формируйте режим рабочего дня под требования этапов бизнес-процесса: если у вас есть встречи с клиентами, отведите под них определенный день недели и проводите встречи «пакетами» по несколько встреч в течение одного дня; если вы продаете только по телефону — выделите в режиме дня блок только на подготовку КП, презентаций и писем, а также на повторные звонки клиентам;///
  3. География продаж. Если вы работаете с регионами другого часового пояса, начинайте рабочий день раньше (не с 10:00, а с 9:00 или 8:00). Вы можете создать индивидуальный режим дня специально для менеджера, который работает с отдаленными регионами.

Правило № 5 ЭККАУНТИНГ ПОДЧИНЯЕТСЯ РЕЖИМУ ДНЯ ПРОДАВЦОВ

Нужен ли режим рабочего дня для менеджеров отдела клиентского сервиса?

Да. Но есть нюансы.

Оба коммерческих подразделения (и отдел продаж, и отдела эккаунтинга) в идеале должны размещаться в одном помещении. Это сплотит команду и повысит качество работы эккаунтинга (избавит «старичков» от звездной болезни и увеличит продажи по текущей базе).

Обе команды должны работать совместно и не разделяться стенами офиса.

Поэтому эккаунтинг имеет такое же расписание дня, как и у менеджеров отдела продаж: блоки времени на работу и блоки времени на перерывы.

Однако виды активностей в каждом блоке дня у эккаунтинга произвольные для каждого менеджера. Содержание блоков должно регулироваться руководителем клиентского сервиса на утренней планерке. Основной инструмент за контролем эффективности рабочего дня эккаунтинга — это ежедневный отчет по выполнению определенных KPI.

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ПЛАНЁРКА

В обязательном порядке включайте в распорядок дня утреннюю планёрку.

  1. подвести итоги выполнения планов продаж за предыдущий рабочий день;***
  2. указать на ошибки в отчетности и результатах за предыдущий день;
  3. скорректировать планы и задачи на текущий день;
  4. замотивировать на результат.

Как базовый элемент регулярного менеджмента для РОПа планёрка помогает задать команде продавцов нужное направление в работе.

Главная задача режима дня организовать деятельность отдела продаж так, чтобы ни одна минута рабочего времени не была потеряна.

Планёрка обеспечивает рабочий настрой и явно дает понять менеджерам, что они находятся под неусыпным контролем РОПа.

В анализе результатов за предыдущий день озвучивайте следующие пункты:

  1. объем продаж по отделу в % от плана на месяц;
  2. объем продаж по каждому менеджеру в % от плана на месяц;
  3. наилучший и наихудший результаты по отделу;
  4. победы по сложным клиентам и закрытиям за день;
  5. результаты сложных переговоров и личных встреч за день.
Читать еще:  Работа с сомнениями клиентов

В планировании на текущий день обращайте внимание на следующие моменты:

  1. корректировки по встречам с клиентами, в которых участвует РОП;
  2. корректировки по задачам и KPI (по необходимости);
  3. изменения в регламентах и стандартах работы с клиентами.

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ХОЛОДНЫЕ ЗВОНКИ

Для хорошего результата в холодных звонках запускайте их только в пакетном формате и не позволяйте сотрудникам других подразделений прерывать этот процесс.

Чем больше людей звонит одновременно и без перерывов в течение 1.5 часов, тем лучшим будет результат.

Есть нюанс: заполнение данных клиента в CRM-системе требует времени. Для сложных продаж разработайте Анкету клиента в бумажном виде. Её будет легко заполнить и занести в CRM в специально отведенное для этой активности время в течение дня.

Используйте в работе скрипты холодных звонков, а также установите регламент оптимальной длительности разговора с клиентом, который проявил интерес к вашему продукту. Обычно длительность беседы до назначения следующего события с клиентом не должна превышать 7-ми минут.

Формируйте режим дня вашего отдела так, чтобы каждый менеджер звонил «по холоду» не менее 2,5 часов. При правильном режиме и нормативах каждый менеджер обработает не менее 50 клиентов готовых к заказу за неделю, а это 200 клиентов в месяц. Это цифры для отдела, в котором на первичную квалификацию выделены колл-менеджеры. В случае, если ваши менеджеры делают первичные холодные звонки и закрывают клиентов, цифры будут ниже.

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ПЕРЕРЫВЫ

Перерывы в режиме рабочего дня выделены только для того, чтобы менеджер успел осуществить перезагрузку и выпить воды.

Помните, что категорически нельзя увеличивать время для перерыва в работе. Строго следите за тем, чтобы режим рабочего дня содержал не более 2-х 10-ти минутных перерывов и одного часового перерыва на обед.

Обмен мнениями по работе упаковывайте в вечерний «Разбор полётов» и препятствуйте сборам менеджеров вне этого собрания.

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: РАЗБОР ПОЛЁТОВ

Завершайте работу «разбором полётов» — мероприятием, которое особенно полезно проводить ежедневно в молодых отделах продаж.

Разбор полётов — это собрание всех сотрудников отдела продаж для совместного подведения итогов дня. В случае, если вы только заступили на должность РОПа, создаёте отдел продаж с нуля или разрабатываете технологию продаж клиентам, эта активность поможет в сжатые сроки получить всю необходимую информацию с рынка, а также объединить и зарядить команду на результат.

Кроме этого, разбор полетов поможет вам снизить издержки на обучение менеджеров. Закрепление пройденного на тренингах активных продаж происходит в работе в поле. Но каким бы талантливым ни был тренер по продажам, в поле обязательно возникнут сложные вопросы, которые потребуют от РОПа вмешательства и помощи.

Вы можете ответить на вопрос менеджера в течение рабочего дня. Вечером во время Разбора полётов попросите менеджера рассказать всем сотрудникам отдела продаж в чем была проблема, и как он ее решил. Это обеспечит активное обучение продажам всего коллектива.

РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: КАК ВНЕДРИТЬ

Внедрение четкого расписания может пройти нелегко. Особенно в зрелых отделах продаж.

Для того, чтобы внедрение прошло быстро, воспользуйтесь нашими рекомендациями:

1. Внедрите в стандартные KPI норматив по соблюдению режима рабочего дня;

2. Внедрите «Журнал учета рабочего времени»: в распечатанном (не в электронном!) виде и разместите Журнал при входе в коммерческое подразделение. Журнал наглядно покажет всем сотрудникам опоздавших;

3. На магнитной доске ведите записи запланированных на день выездов и переговоров: тем, кто остается в офисе должно быть понятно где и чем занимаются остальные сотрудники;///

4. Если вы РОП, возьмите за правило никогда не опаздывать: приходите на работу на 30 минут раньше, уходите с работы на 1 час позже после всех сотрудников.

5. Проведите учёт рабочего времени: проконтролируйте, на какие активности ваши менеджеры тратят своё время. С помощью методики учета рабочего времени выявите хронофаги и «узкие зоны» вашего процесса продажи.

На основании полученных данных скорректируйте режим рабочего дня.

Мы поделились с вами рекомендациями по созданию и внедрению Режима рабочего дня отдела продаж. Используйте наши советы для увеличения ваших продаж.

Оцените эффективность вашей системы продаж

Скачайте чек-лист и за 20 минут оцените эффективность вашей системы продаж

Как менеджеру организовать работу, чтобы успевать в 2 раза больше

Рабочий день менеджера — это удобный офис, быстрый компьютер и время, которое уходит незаметно. Рассказываем, как правильно организовать работу.

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Есть задачи, которые нужно выполнять каждый день. Настройте для них сценарии: потратьте время один раз, чтобы сэкономить его в будущем.

Например, вы каждый день проверяете почту. Ее так много, что на это уходит целая вечность. Установите программу, чтобы сократить время, которое вы тратите на разбор почты.

Какие программы помогут

  • InboxZero — программа, которая показывает только важные письма. С ее помощью можно сообщать коллегам время, когда вы недоступны.
  • SaneBox — расширение для Gmail или другого клиента. Автоматически сортирует почту: оставляет важные письма в главном ящике, а другие отправляет в специальную папку и присылает вам ссылку с краткой информацией о них.

Менеджер каждый день планирует и распределяет задачи, собирает команду, чтобы обсудить проект, и составляет отчеты для клиента. Эти процессы тоже можно автоматизировать с помощью софта.

Какие программы помогут

  • MS Project — здесь можно строить диаграммы Ганта, расставлять приоритеты по задачам. Программа автоматически находит места перегрузок и перераспределяет ресурсы. Это сложный софт, поэтому сначала почитайте, как с ним работать.
  • Comindware — автоматически планирует задачи на основе приоритетов, предупреждает о дедлайнах, составляет отчеты.

Что делать с остальными задачами

Не все можно автоматизировать. Поэтому мы подготовили правила, выполнение которых сделает ваш рабочий день легче.

Первое правило — визуализируйте процессы

Это нужно, чтобы видеть, на каком этапе проект: что сделано, а что еще предстоит. Главное — иметь все актуальные процессы перед глазами.

Как это сделать

Используйте технику Kanban. Повесьте на стену доску, разделите ее на блоки: «сделать», «в работе», «готово». Напишите задачи на стикерах или карточках, клейте и перемещайте их по блокам по ходу работы.

Какие программы помогут

Чтобы собрать онлайн-доску с задачами, подойдет стандартный Trello. Или софт, который создан специально для работы с Kanban. Например, Kanban Tool, Kanbanery, Kanbanchi. У программ схожие функции, но разные дизайн и настройки — выбирайте на свой вкус.

Второе правило — записывайте

Разгрузите голову: записывайте задачи, планы, созвоны. Все, о чем важно помнить, о чем нужно подумать и что сделать. Это поможет не отвлекаться на лишнее и сконцентрироваться на том, что делаете сейчас.

Как это сделать

Попробуйте методологию Getting Things Done, которая помогает навести порядок в делах, контролировать задачи и доводить их до конца. Вот ее основные принципы:

Ничего не держать в голове

Все фиксируйте. Даже мелкие задачи и то, что кажется не важным. Как говорится, самый тупой карандаш лучше самой острой памяти.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно простым и удобным для вас способом.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас.

Задача = действие

Воспринимайте каждую задачу как список конкретных шагов, тогда с ней будет проще работать.

Какие программы помогут

Чтобы собрать все проекты вместе, подойдут Evernote, Trello или специальный GTD-софт.

  • Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.
  • Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Третье правило — полюбите однозадачность

Это сложно, когда задач слишком много, а времени мало. Но не беритесь за все сразу. Сначала закончите одну задачу, потом переходите к другой.

Как это сделать

Чтобы понять, с чего начать, разделите задачи на группы и расставьте приоритеты. С этим поможет матрица Эйзенхауэра. Она выглядит так.

Когда приоритеты ясны, сконцентрируйтесь на задаче и не отвлекайтесь. Для этого попробуйте метод Pomodoro: поработайте 25 минут, сделайте перерыв на 5. Повторяйте такие циклы несколько раз. Можете отойти от техники и увеличить время работы и перерывов. Основное условие — когда отдыхаете, не думайте о незаконченных задачах.

Какие программы помогут

Чтобы попробовать, как работает матрица Эйзенхауэра:

  • Focus Matrix — приложение для iOS.
  • MyEffectiveness — приложение для Windows и Android.

Чтобы попробовать, как работает техника Pomodoro: онлайн-таймеры Tomato Timer и Pomodoro Tracker.

Четвертое правило — делегируйте

Это сложно, но полезно. Так вы сможете заняться делами, которые зависят только от вас или слишком важны, чтобы их делегировать.

Как это сделать

Делегируйте все рутинные задачи или любые, с которыми может справиться кто-то из команды. Чтобы сделать все правильно:

  1. Помните, что по методу SMART цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени.
  2. Посмотрите вебинар Skillbox «Как правильно делегировать задачи в IT».
  3. Прочитайте статью «Как правильно делегировать задачи в digital».

Пятое правило — планируйте риски

В проекте всегда что-то может пойти не так. Например, заказчик решит переделать структуру. Поэтому закладывайте дополнительное время на форс-мажор. Помните про это, когда планируете свой рабочий день: оставьте в графике свободные пару часов.

Как это сделать

Запланируйте дополнительное время в начале проекта. Подумайте, какие форс-мажоры могут помешать, а про что можно не думать. Выберите стратегию, согласно которой будете действовать. Для этого почитайте, как управлять рисками в digital.

Эти правила кажутся очевидными, но одинаковые задачи все равно незаметно крадут ваше время. Вы боитесь делегировать и делаете все сами, а иногда еще и переделываете за других. А про форс-мажоры вспоминаете, когда разработчик вдруг заболевает перед дедлайном, а заменить его некем. Такое случается с менеджерами-новичками.

Заключение

Когда вы наберетесь опыта, времени не станет больше, но вы научитесь правильно им пользоваться. А еще планировать, делиться задачами с коллегами и не забывать про возможные риски. Чем раньше вы начнете учиться, тем быстрее станете крутым менеджером проектов.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector