Как вести кассу в ООО

Как вести кассу в ООО

Новые правила работы с кассой с 30 ноября 2020 года

В Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г. о порядке ведения кассовых операций внесли поправки. Они касаются приёма и выдачи денег, расчётов с подотчётными лицами, автоматических касс и депонирования невыданных сумм. Работать по новым правилам нужно уже с 30 ноября 2020 года. Рассказываем, что изменилось.

Приём и выдача денег

По новым правилам кассир обязан проверить деньги на платежеспособность в соответствии с Указанием Банка России от 26 декабря 2006 года N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России».

Платежеспособные деньги кассир обязан принять. Это банкноты и монеты без признаков подделки и без повреждений, или с допустимыми повреждениями:

  • загрязненные банкноты, изношенные, надорванные;
  • с потертостями, проколами или отверстиями, посторонними надписями, пятнами, оттисками штампов, без углов и краёв;
  • монеты с небольшими механическими повреждениями.

А вот выдавать из кассы можно только деньги, в которых нет:

  • загрязнений поверхности, приводящих к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
  • посторонних надписей из двух и более символов, рисунков и штампов;
  • контрастных пятен диаметром 5 мм и более;
  • разрывов краев 7 мм и более;
  • сквозных отверстий, проколов диаметром 4 мм и более;
  • заклеенных клеящей лентой разрывов;
  • утраченных углов площадью 32 мм и более;
  • утраченных краёв, если при этом размеры банкноты по длине или ширине уменьшились на 5 мм и более;
  • частично утраченного красочного слоя в результате потертости или обесцвечивания.

Если в кассе есть такие купюры хотя бы с одним из перечисленных повреждений, их нужно сдавать в банк. Как будут наказывать за выдачу из кассы «некондиционных» денег — пока непонятно.

Кассовая книга в обособленных подразделениях

Кассир должен убедиться, что выдаёт деньги лицу, указанному в расходном ордере или в ведомости.

Причём теперь не написано, что для этого нужно проверить именно паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Следовательно, кассир вправе самостоятельно решить, какое подтверждение требовать. Например, можно обойтись водительским удостоверением.

Всё, что касалось выдачи денег по доверенности, из Указаний исключили.

Подотчётные деньги

Теперь можно оформить один приказ, чтобы выдать деньги нескольким работникам или одному работнику несколько раз. В приказе нужно указать фамилию и инициалы подотчётников, суммы и сроки, на которые выдаются деньги.

А вот в заявлении на выдачу подотчётных денег от сотрудника теперь не обязательно указывать сумму и срок, проставлять подпись руководителя и дату. В то же время из документа убрали и упоминание о том, что заявление можно оформить в произвольной форме. Возможно, позже ЦБ установит единую форму заявления для всех, или предложит утвердить свою форму.

Если исходить не из формы, а из содержания документа, оптимально оставить в заявлении как минимум, сумму к получению и подпись руководителя. В противном случае смысл заявления теряется — кассир не сможет определить, сколько именно он должен выдать и может ли в принципе это сделать.

Авансовый отчёт теперь не обязательно предоставлять строго в течение трёх дней с окончания срока, на который выдаются деньги или со дня выхода на работу — это требование из Указаний убрали. Предприниматель или руководитель организации сами решают, в какой срок нужно отчитаться, и прописывают этот срок в локальных актах.

Но имейте в виду, что если налоговикам установленные в организации сроки для сдачи авансовых отчетов покажутся неразумно растянутыми, они могут потребовать доказательства целевого расходования денег и оприходования ТМЦ. Если документов нет, такие суммы считаются доходом подотчетного лица и включаются в базу по НДФЛ.

Кассовые операции без кассиров

Кассовые операции теперь можно вести с применением автоматических устройств без участия работника. Деньги, изъятые из устройства, принимают по приходному ордеру, а для загрузки денег в устройство оформляют расходный ордер.

Такие автоматы должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех из следующих машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России:

  • размеры, местоположение и визуальный образ в видимом диапазоне спектра элементов художественного изображения, надписей, числовых обозначений, номеров банкноты, защитной нити;
  • поглощение инфракрасного излучения элементами оформления банкноты;
  • магнитные свойства элементов оформления банкноты;
  • люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
  • отсутствие фоновой люминесценции бумаги банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
  • люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием инфракрасного излучения.

Депонирование денег на зарплату, стипендии и других выплат

Раньше в последний день выдачи зарплаты нужно было проставить в платежной ведомости отметку о депонировании не выданной в срок зарплаты. В новой редакции Указаний такого требования нет.

Что делать кассиру, если не вся зарплата выдана, зависит от того, установлен ли лимит по кассе, и если да, то превышен ли он. Если лимит установлен, в течение пяти дней, которые отведены для выплаты зарплаты, его можно превышать. После истечения этого срока снова становится актуальным требование соблюдать лимит. Если часть денег не выдали и лимит по кассе превышен, их нужно сдать в банк. Если лимит не установлен или не превышен, деньги можно оставить в кассе.

Упростите работу с кассой с помощью сервиса «Моё дело Профбухгалтер» . Сервис поможет оформить авансовый отчёт, сформирует приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу, отразит все поступления и списания в учёте.

Как вести кассу в ООО

Тонкости делопроизводства могут добавить трудностей в любой бизнес. Например, как вести кассу в ООО? Кроме множества документов, вы должны разобраться с лимитом и выдачей денег сотрудникам – это требует знания многих правил. Мы расскажем, как должен происходить учет кассовых операций в 2017 году.

Касса для ООО – это все операции с деньгами. Она нужна для приема доходов, осуществления расходов, хранения денег. С кассой тесно связаны определенные документы. Кассовая дисциплина – это правила, касающиеся кассовых операций, документов, кассового лимита, и правила наличного расчета. Документы нужно правильно оформлять, чтобы отображать денежное движение. Вы должны определить лимит кассы и соблюдать его, а также знать условия выдачи средств работникам.

Главный по кассовым операциям, как правило, кассир, но в его отсутствии им может стать руководитель. Если кассиров несколько, то нужно назначить старшего. Кассовыми документами занимается бухгалтер, сам кассир или директор ООО.

Кассовые документы

Запомните, что допускать исправления нельзя только в приходном кассовом ордере, в других документах – можно. Рядом с исправлениями нужно оставлять инициалы и дату.

1. Приходный кассовый ордер.

Обычно этот ордер составляется в конце рабочего дня или смены по общей сумме чеков. Но, если вы не отмечаете входящие средства через кассовый аппарат или бланки строгой отчетности, ордер составляется после каждого денежного поступления.

Каждый раз, когда вы даете сотруднику деньги компании на хозяйственные цели, вы должны выписывать ордер. А кассиру надлежит убедиться в том, что тот подписан ответственным лицом.

Этот документ ведут компании, где трудовой деятельностью занимается несколько кассиров под руководством старшего. В книгу заносят записи о передаче наличности между ними. В записях должны быть подписи кассиров.

4. Расчетно-платежная и платежная ведомости.

Эти документы нужно оформлять при выдаче зарплаты и других денежных средств сотрудникам.

5. Кассовая книга.

В нее заносят информацию по всем ордерам за весь день. В конце дня кассир сверяет информацию книги с информацией из других документов и выводит остаток наличных в кассе.

Есть общие требования к оформлению кассовой книги. Напишите на титульном листе реквизиты предприятия и временной промежуток ведения книги, пронумеруйте страницы, прошейте книгу, в конце укажите количество страниц.

Кассовую книгу можно вести в бумажном виде или в электронном. В первом случае записи ведутся через копировальный лист, и на каждом листе есть отрывная часть. В начале смены следует указать дату и количество наличных. В книгу нужно записывать информацию обо всех ордерах. В конце смены кассиру необходимо вывести сумму денег из ордеров и сумму остатка. Сумма, выведенная из расчетно-платежной и платежной ведомости, указывается отдельно. Кассир оставляет в книге подпись и расшифровку, а затем передает главному бухгалтеру. Он должен указать количество ордеров, которые он получил от кассира, и расписаться. Бухгалтер возвращает книгу, а ордера и отрывные листы оставляет. Кассовая книга не требует заполнения в дни, когда кассовые операции не совершались.

Читать еще:  Как открыть боулинг-клуб

Для кассовой книги в электронном виде правила ведения аналогичны. В конце смены кассир должен отнести текущий лист книги в 2 экземплярах и информацию по ордерам бухгалтеру. Ежегодно такие листы прошиваются, а в конце пишется количество страниц, ставятся подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия и печать. В электронном виде можно вести и другие кассовые документы, но тогда в них нельзя допускать исправлений. Они требуют электронные подписи.

Лимит кассы ООО и его расчет

Лимит, или переходящий остаток, – это та сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе в конце рабочего дня. Деньги вне лимита отправляют в банк. Важно произвестись правильный расчет лимита. Если вы оставите больше денег, придется выплатить штраф. Хотя это можно делать в выходные и праздники, если в эти дни проводились какие-то операции, а также в дни выплат сотрудникам.

Чтобы утвердить размер лимита, вы должны издать приказ. Можете также установить срок его действия. Выпустить внутренний приказ очень важно. Если вы этого не сделаете, у вас будет нулевой лимит. Это значит, что в конце дня в кассе не должно находиться наличных денег.

Порядок выдачи денег из кассы ООО

Деньги ООО могут пригодиться сотрудникам в командировках, походах в магазин (хозяйственные нужды) и для представительских расходов. Существует порядок выдачи средств из кассы. Чтобы их получить, работник должен написать заявление, где указываются требуемая сумма, цель, срок, подпись руководителя. Если сотрудник брал деньги и до сих пор не отчитался по ним, ему нельзя выдавать деньги снова. Как только выйдет срок, указанный в заявлении, у работника есть 3 дня на представление авансового отчета. Он должен приложить документы, подтверждающие траты. Внеся их в расходы, вы избавляетесь от налога на них и страховых взносов. Может случится и так, что сотрудник тратит свои финансы, – тогда от вас требуется компенсация.

Существует ряд ограничений по наличным расчетам. Можно рассчитываться наличными между организациями в пределах одного договора, и сумма здесь должна быть не больше 100 тысяч рублей. Нельзя использовать деньги из кассы для погашения займов, выплаты дивидендов и оплаты аренды. Кроме того, учредителям нельзя использовать их для личных нужд: даже при единственном учредителе деньги в кассе принадлежат ООО. Не используйте деньги из кассы для личных расходов или крупных сделок.

За соблюдением правил ведения кассы следит ФНС России. Под их проверку могут попасть любые кассовые документы, сам факт учета лимита, отчеты. Если допущена ошибка, должностное лицо лишится нескольких тысяч рублей, а юридическое – десятков тысяч. Аккуратное соблюдение кассовой дисциплины в ООО не только помогает упорядочить денежные потоки и вести кассовый учет, но и избавляет от проблем с ФНС.

Кассовая дисциплина в 2020 году

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Кассовая дисциплина — это ряд правил, которые контролируют движение и учет наличных денег в бизнесе. Законодательство устанавливает эти правила для малого, среднего бизнеса и крупных коммерческих предприятий.

Различие между «кассой» и «ККМ»

Часто возникает путаница в понятиях «касса» и «ККМ». «Касса» — это условный кошелек предпринимателя или организации, «сейф», в который приходит на хранение наличность и из которого она уходит на нужды бизнеса и владельца бизнеса. А «ККМ» — контрольно-кассовая машина, необходимая при наличных расчетах с покупателями. Это средство для учета тех денег, которые вы получаете от клиентов за товары или услуги. В кассу деньги могут приходить из нескольких ККМ. Из контрольно-кассовой машины расходовать деньги нельзя. В конце дня наличность из всех ККМ вносится в кассу, делается соответствующая запись, и уже из кассы средства могут тратиться. Кассовую дисциплину нужно соблюдать независимо от наличия ККМ.

Оформление кассовых документов

Есть два варианта ведения кассовых документов — базовый и упрощенный (для ИП и малых организаций, его мы рассмотрим ниже). В базовом варианте ИП и ООО должны оформлять все кассовые операции с помощью следующих документов:

  • приходный кассовый ордер — формируется при поступлении наличности в кассу;
  • расходных кассовый ордер — формируется при выдаче наличности из кассы;
  • кассовая книга (по форме КО-4) — в ней ведется учет всех поступлений и расходов наличности на основании всех приходных и расходных ордеров;
  • расчетно-платежная форма (по форме №Т-49) и платежная ведомость (по форме №Т-53) — документы для расчета и выплаты заработной платы и других выплат персоналу;
  • авансовый отчет — это документ, который оформляет сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданные ему ранее авансом или потраченные из личных средств.

К кассовой дисциплине никак не относятся КУДиР, книга учета БСО, справка-отчет (по форме КМ-6) и журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4).

Проще говоря, кассовая дисциплина подразумевает ведение кассовой книги и отражение наличных операций, составление кассовых документов (приходные ордера, расходные ордера, авансовые расчеты). Также — соблюдение лимита расчетов наличными при расчетах с контрагентами (не физлицами и не сотрудниками): лимит не должен превышать 100 000 рублей при единовременной выплате наличкой. Также важно хранить деньги в кассе в рамках установленного организацией лимита, а превосходящие его средства сдавать в банк.

Кассовые документы можно вести в электронном виде и на бумаге. Бумажные документы заполняются от руки или на компьютере, затем распечатываются и заверяются подписью. В электронном виде документы оформляются в специальной программе или бухгалтерском сервисе и подписываются электронными подписями.

Упрощенный порядок ведения кассы для малого бизнеса

Упрощенный порядок кассовых операций установлен с 1 июня 2014. Согласно ему ИП могут отказаться от оформления приходного и расходного ордера, а также не вести кассовую книгу. В обязанности ИП вменяется лишь оформление расчетно-платежных и платежных ведомостей при выплатах зарплаты физлицам или иных вознаграждений в наличной форме.

Кроме того, ИП и малые организации с численностью сотрудников до 100 человек и выручкой до 400 млн рублей в год могут не соблюдать лимит остатка денег в кассе. Но если ИП и малым организациям удобно вести кассовые документы, они вправе это делать.

Проверки и штрафы

Проверку ведения кассы осуществляет налоговая инспекция. За нарушение кассовой дисциплины (например, неоприходование выручки, превышение лимита наличных расчетов с контрагентами) предусмотрены административные штрафы (ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для ИП — от 4 000 до 5 000 рублей;
  • для ООО — от 40 000 до 50 000 рублей.

Ведите кассу в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия: у нас есть касса и необходимые кассовые документы. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, отправляйте отчетность и сверяйтесь с контролирующими органами с помощью Контур.Бухгалтерии.

Как вести бухучет кассовых операций

Расчеты наличными деньгами, несмотря на множество вариантов безналичных расчетов, остаются все так же актуальны. Они учитываются в организациях на активном счете 50 «Касса». Бухгалтеру, кроме стандартных проводок и привычных форм первичных документов по кассе, приходится учитывать и изменения законодательства, и введение в обиход кассовых операций технических новшеств – онлайн-касс (кстати, не так давно собрали горячий ТОП-10 вопросов про онлайн-кассы), уделять внимание возникающим в бухучёте нюансам: соблюдение кассовой дисциплины всегда строго контролируется государством.

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

Общие положения и нюансы

Порядок ведения кассовых операций определен один и тот же вне зависимости от вида деятельности и правовой формы хозяйствующего субъекта. Он содержится в указании №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ.

Для некоторых участников рынка определен упрощенный порядок учета кассы. Это:

  • фирмы малого бизнеса и микро-бизнеса;
  • ИП.

И те и другие освобождены от обязанности расчета кассового лимита, а предприниматели могут вообще не вести кассовый учет, т.е. не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, не заполнять кассовую книгу. Тем не менее специалисты советуют предпринимателям вести кассовый учет, поскольку на практике эти данные часто используются (например, при оформлении банковского кредита, в случае спорных ситуацией, связанных с выдачей наличных). При этом ИП должны вести учет доходов (расходов), физических показателей для целей НУ (письмо ФНС №ЕД-4-2/13338 от 9/07/14 г.).

Читать еще:  Как отправить работника в командировку

Вопрос: Сколько кассовых книг при совершении кассовых операций должна вести организация, если у обособленного подразделения зарегистрировано пять аппаратов ККТ и оно расположено в другом регионе РФ?
Посмотреть ответ

Учет наличности состоит из:

  • учета прихода и расхода по кассе с заполнением приходных и расходных кассовых ордеров (ф. КО-1, КО-2);
  • хранения наличности;
  • установления и соблюдения лимита кассы;
  • заполнения кассовой книги (ф. КО-4);
  • сдачи наличных денег в банк.

Документы кассы подписываются бухгалтером, а если его нет – руководством, с обязательным проставлением оттиска печати. При приеме наличных необходимо вручить лицу, сдавшему деньги, корешок ПКО.

Если у фирмы несколько касс и кассиры взаимодействуют со старшим кассиром, передают ему деньги, используется учетная форма КО-5, в ней учитываются принятые и выданные в течение дня средства.

Если у фирмы имеются обособленные подразделения, они ведут кассовые книги, а в головной офис передают копии листов кассовой книги для сведения данных. Наличные могут выдаваться не только лично гражданину, но и его представителю по доверенности. В обоих случаях кассир, прежде чем выдать деньги, проверит данные паспорта получателя. В документах на выдачу обязательно помечается, что деньги выдавались по доверенности.

Заработная плата выдается из кассы по расчетным (расчетно-платежным) ведомостям, может быть оформлен и расходный ордер на выдачу. На сумму, выданную по ведомости, тоже составляется общий РКО. Выдача средств «подотчетнику» возможна либо по его заявлению, либо по распоряжению руководства.

При выплате наличных по одному договору из кассы имеется ограничение – 100 тыс. рублей, однако оно не касается расчетов с физлицами (указание №3073-У Банка РФ от 7/10/13 г.).

Как считать лимит кассы

В приложении к документу №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ предлагается два варианта расчета кассового лимита:

  • по объему поступления наличности в кассу;
  • по объему выдачи наличности из кассы.

Формулы расчета такие:

  • L1 = V / P * Nc – «по объему поступления»;
  • L2 = R / P * Nn – «по объему выдачи».

Здесь L1 и L2 – рассчитанные лимиты, V и R – величина поступления и выдачи наличности, Nc и Nn – временной промежуток в р. днях между моментами сдачи выручки, получения денег в банке по чеку, соответственно. Он не может превышать 14 р. дней; P – расчетный период, за который учитывается величина поступления или выдачи наличности. Он не может быть выше 92 р. дней. Из расчета «по объему выдачи» исключаются дни и суммы выплат зарплаты, иных выплат сотрудникам «зарплатного» характера.

Пример. Организация устанавливает лимит кассы. За расчетный период взят декабрь прошлого года. В нем 21 рабочий день. Расчет лимита ведется по первому варианту, объем полученной наличной выручки — 550 000 рублей. Выручка, по соглашению с банком, сдается раз в 3 дня.

550000 / 21 * 3= 78571 рубль – лимит кассы.

Аналогично рассчитывается лимит и по объему выдачи.

Сверхлимитные суммы на конец дня вычисляют, вычитая из фактического остатка наличности установленный лимит и невыданную заработную плату.

Сверхлимитный остаток может быть превышен в дни:

  • выдачи зарплаты (не более 5 р. дней);
  • выходные и праздники (наличность сдается в первый р. день).

Если юрлицо имеет обособленные подразделения, общий лимит рассчитывается с учетом лимитов в обособленных подразделениях.

Кассовый лимит могут не рассчитывать ИП, представители малого бизнеса.

Стандартные, наиболее часто используемые в БУ корреспонденции счетов по кассе приведены ниже.

  • 50/51 – с расчетного счета оприходованы деньги.
  • 50/62 – покупатель внес оплату (аванс в счет поставок).
  • 50/66,67 – в кассу поступили средства по кредиту (краткосрочному, долгосрочному).
  • 50/75 – учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.
  • 51/50 – сверхлимитная сумма сдана в банк.
  • 70/50 – выдана наличными зарплата.
  • 71/50 – выдача наличных «подотчетнику».
  • 60/50 – наличными уплачено поставщику за товар, услуги (уплачен аванс).
  • 66,67/50 – погашен наличными кредит (краткосрочный, долгосрочный).
  • 75/50 – дивиденды выплачены наличными.

При использовании онлайн-кассы проводки могут иметь особенности:

  1. 50/90-1 – выручка с розницы. Если выручка от определенного контрагента, используют Кт 62, а затем делают проводку 62/90-1. При расчетах картой вместо счета 50 используется счет 57 «Переводы в пути». В данном случае средства за товар внесены, но считаются еще не поступившими на счет фирмы.
  2. 41/76 (или 62), 76/50 (или 51) – от покупателя принят товар, и ему возвращены деньги; дебет и кредит формируются с учетом рабочего плана счетов фирмы. Здесь необходимо еще сторнировать проводки 76/90-1 и 90-2/76, т.е. откорректировать выручку и стоимость проданного товара.
  3. 76/50 и обратная проводка 50/76 применяются для различных расходных и приходных операций. Вместо 76 может применяться счет 60. Отметим, что расход и возврат могут осуществляться, помимо кассы, и на расчетный счет (51), и на карту (57).

Операции по онлайн-кассе

1.07.2019 г. завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс, начатый еще 1.07.2017 (ФЗ-54 от 22/05/03 г.). Сразу следует сказать, что изменений в ведении учета по операционной кассе в связи с внедрением кассового обслуживания онлайн не произошло. Порядок документирования и ведения кассовых операций, как и раньше, регламентируется документом №3210-У.

Вместе с тем, введены существенные изменения и дополнения ранее существующего порядка. Применение онлайн-касс регламентируется самим ФЗ-54 и подзаконными актами, принятыми на основе его положений.

На сегодняшний день отпала необходимость в ведении:

  • актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных);
  • журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов);
  • отчетов-справок КМ6, КМ7 ( кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке).

Согласно ФЗ-54 формируются (ст. 4.1-4):

  • отчеты об открытии/закрытии смены;
  • отчет о закрытии фискального накопителя;
  • кассовый коррекционный чек;
  • подтверждение оператора и др.

Фиксируются операции прихода наличности, выдача и получение денег, их возвраты. Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением ПКО на основании отчета о закрытии смены, аналога применяемого ранее z-отчета.

Важно! Существуют организации и предприниматели, которые полностью освобождены от обязанности использования онлайн-кассы. Их список содержит статья 2 ФЗ-54.

Как вести кассу ООО?

Совокупность всех операций (доходов и расходов), выполняемых с наличными средствами называют кассой. В ней должны отражаться все операции с наличными. Поэтому вести кассу ООО должны обязательно, даже если количество операций с наличными минимально (например, только закупка канцелярии или оплата услуг сторонних специалистов).
Кассу иначе можно назвать кошельком предпринимателя. Ее ведение включает прием и выдачу средств, составление кассовых документов. Обязанность по ведению кассы не зависит от режима налогообложения.

Документы, необходимые для ведения кассы

  • Приходные ордера. В них отражают сведения о поступлении наличных денег, необходимых для ведения деятельности (описывается операция, указывается сумма).
  • Расходные ордера. Они содержат информацию о расходовании средств (описание операции, размер суммы).
  • Кассовая книга. В ней отражается информация о поступлении средств и их расходовании. Основанием для заполнения служат ордера.

Руководство

Для ведения кассы потребуется завести кассовую книгу. Она представляет собой бухгалтерский документ установленной формы. Ее ведение обязательно для всех видов предприятий. Заполнение может вестись вручную или с использованием программного обеспечения.

Основываясь на данных из приходных и расходных ордеров, заполняют кассовую книгу. Стандартная книга представляет собой журнал. На его титульном листе указывают информацию о предприятии, год ведения, наименование подразделения. При активной кассовой деятельности одного журнала может быть недостаточно. Тогда заводят второй, указывая на титульном листе период его ведения.

На листах журнала приведена готовая форма, в которую и вносят информацию с ордеров. По итогам рабочего дня сводится остаток. Листы книги разделены на две части: непосредственно книга и отчет кассира. Они заполняются одинаково. Первая часть затем подшивается к книге, а к отчету прикладываются первичные документы (ордера, выписки).

По итогам дня лист книги должен быть заполнен вручную в журнале или распечатан. Все листы должны быть пронумерованы, их хранят в кассе. В конце календарного года их подшивают в одну книгу, скрепляют печатью. Своей подписью заверяет журнал главный бухгалтер или руководитель.

Читать еще:  Как рассчитать путевой лист

Если предприниматель не ведет кассу (у него нет кассовой книги, не заполняются кассовые документы), то на него может налагаться штраф. Контроль ведения кассы осуществляет инспектор налоговой.

Полезный совет и рекомендации эксперта

Заполнение кассовой книги может вестись при помощи онлайн сервиса. Правилами установлено, что ее листы нужно распечатывать по итогам каждого дня. Выяснить соблюдение этого пункта практически невозможно. Если операций немного, то можно формировать кассу по итогам определенного периода (неделя, месяц). В конце года все документы должны быть обязательно распечатаны.

Вопрос: ООО не проводит никаких операций с наличностью. Должно ли оно вести кассу?
Ответ: Законодательно нет никаких оговорок по поводу случаев, когда предприниматель не использует в своей деятельности наличные средства. Поэтому инспектор налоговой имеет полное право проверить ведение кассы. В этом случае можно составить заявление в свободной форме, в котором указать на отсутствие операций с наличными.

Вопрос: У ООО имеются обособленные подразделения. Можно ли вести кассу ООО одну для всех подразделений?
Ответ: Нет, для каждого подразделения должна вестись своя книга.

Вопрос: Что подразумевается под понятием «кассовая дисциплина»?
Ответ: «Кассовая дисциплина» подразумевает совокупность правил, согласно которым должны вестись наличные расчеты. Иными словами, это та же касса со всем перечнем документации, которую должен вести предприниматель.

Как правильно заполнить кассовую книгу

Обзоры КонсультантПлюс

Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2020 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, однако, в настоящее время его использование для ведения бизнеса не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый предприниматель может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению. Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.

Как правильно вести кассовую книгу в 2020 году

На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.

Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:

  1. В начале новой смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись в кассовой книге необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
  2. Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
  3. В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи в кассовой книге и выводит остаток. Записи, сделанные за день, заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего кассовая книга передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.

Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.

Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка

Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить. На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

  • одна остается в книге;
  • вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:

Административная ответственность

Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

  • в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
  • в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector