Как оценить качество работы секретаря

Как оценить качество работы секретаря

Эффективность труда и качества секретаря

Н.И.Архипова, проф., О.Л.Седова, доц. РГГУ

Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда.

Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.

Должностная инструкция секретаря, разработанная с учетом квалификационных характеристик «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» четко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениям секретаря. Однако, известно, что эффективность работы конкретного сотрудника определяется не только квалификационными требованиями, но и его личными качествами.

Не случайно в США должностная инструкция состоит из двух частей: «Описание работы», которое содержит наименование должности, ее краткое описание и «спецификация работы», включающая сведения о личностных характеристиках, необходимых для ее эффективного выполнения.

Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря. Так, по мнению руководителей Клуба профессиональных секретарей М.Домниковой и Е.Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность (1). Дж.Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как «координационного центра» любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам (5):

В России в конце 80-х годов была разработана типовая модель рабочего места секретаря-референта предприятий малого бизнеса (2). Модель включала 15 элементов качественных и количественных характеристик рабочего места: кадровые данные, опыт, профессиональные знания, профессиональные умения, личностные качества, психология личности, здоровье и работоспособность, уровень квалификации, служебная карьера, хобби, вредные привычки, организация труда, оплата труда, социальные блага и социальные гарантии.

Так, секретарь-референт — это женщина от 20 до 30 лет «из служащих», «красивой» внешности, с опытом работы от 1 до 5 лет, желательно с опытом общественной работы в профкоме или комсомоле. Секретарь-референт должен иметь хорошие профессиональные знания в области социологии, экономики, права, психологии, дизайна, коммерции, маркетинга, обладать профессиональными умениями в области машинописи, ведения личных дел, телефонных переговоров, архивного дела, компьютеров, презентационной работы, рекламы, поиска партнеров, экспедиторской работы. Необходимыми личностными качествами секретаря-референта должны быть доброжелательность, отзывчивость, честность, порядочность, воспитанность, скромность, жизнерадостность, терпимость. К числу деловых качеств отнесены исполнительность, коммуникабельность, организованность, трудолюбие, хозяйственность, дипломатичность, дисциплинированность, умение доводить порученное дело до конца и умение слушать людей. Наиболее предпочтительный тип личности — интроверт (направлен на внутренний мир) со средним уровнем интеллекта.

Не обсуждая спорность некоторых характеристик (например, красивая внешность, опыт работы в профкоме), отметим что применение типовой модели на практике не всегда осуществимо.

Во-первых, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (3), а термин «секретарь-референт» используется для секретарей различного уровня.

Во-вторых, секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления, национальных особенностей имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует различных способностей и личностных качеств.

Как определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной?

Может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.

Описание должности (рабочего места) —
всесторонняя информация о требованиях,
нагрузках и содержании работы (4).

«Карта КПД корпоративного секретаря» и как с ней работать?

Тенденции в современной мировой экономике приводят к усложнению процессов корпоративного управления, увеличению коммуникаций между обществом и его участниками, ужесточению ответственности за несоблюдение законодательства и внутренних документов организации. Именно поэтому эффективная деятельность корпоративного секретаря приобретает все большее значение.

Как оценить работу сотрудника, который напрямую не участвует в бизнес-процессах? Существует ли эффективная система?

Система KPI (КПД) для оценки деятельности корпоративного секретаря

При необходимости определить эффективность деятельности такого специалиста, как корпоративный секретарь, оценивающий неминуемо столкнется с рядом проблем.

Во-первых, это относительная «молодость» должности. В отличие от Европы и США, где институт корпоративного секретаря существует довольно давно, в странах СНГ такая должность начала вводиться в штат компаний лишь в 2000-х годах.

Столь малый «возраст» института не позволяет заинтересованным сторонам окончательно определить необходимость корпоративного секретаря, его место в системе управления бизнесом и функционал, а, следовательно, и надлежащим образом оценить его работу.

Во-вторых, особый статус корпоративного секретаря в компании. Действуя в интересах бизнеса в целом, он представляет интересы акционеров (участников) компании, и должен быть огражден от влияния исполнительных органов. Хотя в компаниях СНГ нередко можно наблюдать, когда корпоративный секретарь одновременно занимает должность главного бухгалтера, финансиста или юриста с подчинением руководителю исполнительного органа компании.

Оценка эффективности работы специалиста в ситуации, когда интересы акционеров противоречат интересам менеджмента или при невозможности уделять достаточно времени вопросам корпоративного управления из-за занятости на смежной должности, может оказаться непростым делом.

Таким образом, основная задача оценивающего — разработать такую систему оценки эффективности, которая позволит учесть все нюансы деятельности корпоративного секретаря.

В настоящее время широкое распространение в мировой практике получило использование системы key performance indicators (KPI) или ключевых показателей деятельности (КДП).

KPI (КПД) — это совокупность критериев деятельности сотрудника, которые в конечном итоге способствуют достижению стратегических целей всего предприятия. Другими словами, КПД играет роль достижимых и исчислимых операционных целей, опорных точек на пути к конечному результату.

Именно применение системы KPI (КПД) позволяет объективно оценить работу любого сотрудника, т. к. предполагает выбор таких ключевых показателей деятельности, которые максимально соответствуют профилю должности, отражают личную мотивацию и заинтересованность в достижении стратегических целей компании.

Как составить «Карту КПД корпоративного секретаря»

Использование системы KPI (КПД) предполагает проведение серьезной подготовительной работы по предприятию в целом, четкую регламентацию и деятельное участие каждого сотрудника. Составление карт КПД на каждого сотрудника возможно лишь на завершающем этапе, когда система внедрена и работает.

Итак, карта КПД — это самостоятельный документ, который корпоративный секретарь составляет в начале отчетного периода (как правило, в начале года). Другими словами, это план работы сотрудника на ближайший год, который содержит:

  • показатели для оценки деятельности, а при необходимости и их описание,
  • критерии значимости выбранных показателей,
  • значения, которых необходимо достичь по каждому показателю (план),
  • значения, которые достигнуты по каждому показателю (факт),

Понимая структуру карты КПД, легко определить и алгоритм ее составления.

Этап 1. Определение операционных целей сотрудника.

Важно помнить, что цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми. Разумно использовать 3-5 идентификаторов, большее их количество может привести к рассеиванию внимания и снижению эффективности работы. В идеале операционные цели должны базироваться на утвержденной стратегии развития компании.

Этап 2. Расчет веса каждого идентификатора в зависимости от приоритетности (в сумме вес должен составить 1 или 100%).

Этап 3. Определение плановых значений на будущий период (на основе анализа статистики прошлых лет или желаемых показателей).

Этап 4. По окончании отчетного периода заполняется столбец «Факт».

Результатом прохождения описанных этапов будет являться готовая карта КПД, например, как в примере ниже.

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

В таблице 1 приведены квалификационные требования к секретарям.

Требования к квалификациям

Стаж работы по специальности

Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе

Читать еще:  Как открыть боулинг-клуб

Без предъявления требований

Без предъявления требований

Не менее 2-х лет

Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе

Без предъявления требований

Однако существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ) (см. табл. 2).

1. Оператор на телефоне

Правила ведения телефонных переговоров

Хорошо владеть речью, пользоваться оргтехникой

2. Секретарь директора

Дополнительно к п. 1 систему делопроизводства, деловой этикет

Дополнительно к п. 1 пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами

Дополнительно к п. 2 область деятельности фирмы, ее руководящего состава

Дополнительно к п. 2 пользоваться информационно-правовыми системами

Дополнительно к п. 3 основы организации труда, экономики и технологии

Дополнительно к п. 3 формировать конструктивные решения, осуществлять контроль исполнения решений, поручений, правил внутреннего распорядка

Дополнительно к п. 4 основы маркетинга, менеджмента, организации производства

Дополнительно к п. 4 организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры, транспорт, связь

Дополнительно к п. 2 иностранный язык, технику устного и письменного переводов

Дополнительно к п. 2 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

7. Секретарь-референт иностранного представительства

Дополнительно к п. 3 иностранный язык, технику устного и письменного переводов

Дополнительно к п. 3 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

Внутрифирменные профессиональные стандарты

Для определения требований к служащим конкретного предприятия необходимо адаптировать стандарты к конкретным условиям производства.

В последние годы наряду с должностными инструкциями получили распространение внутрифирменные профессиональные стандарты. В отличие от должностной инструкции, которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала.

Таким образом, внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Целями внутрифирменного профессионального стандарта являются:

• формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

• создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

• подтверждение квалификации персонала;

• стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

• определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

Сертификация качества работы секретаря

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять «необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников».

Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.

Рассмотрим в качестве примера требования и разделы тестирования секретаря директора.

Требования: специальное образование или опыт работы от одного года

· Организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов

· Навыки работы с Word , Excel

· Навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС

· Ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения

· Умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности

· Правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи

По результатам тестирования выдается » Sertifikate — V » на русском и английском языках.

Европейские требования к квалификации секретаря

Европейская ассоциация профессиональных секретарей (EAPS) разработала нормативный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря « , который определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей.

EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике (см. табл. 3)

Уровень A
секретарь-машинистка

Уровень B
секретарь

Уровень C
секретарь-референт

Уровень D
руководитель секретариата или офис-менеджер

В последней редакции этого документа был отменен уровень А как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

В отличие от российских нормативных документов EAPS регламентирует не только квалификационные требования и профессиональные навыки, но и личностные качества секретарей, которые во многом определяют эффективность их труда.

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2001.

2. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 55–57.

3. Григорьев В., Дюзимова Е., Топалян А. Универсальный ключ // Служба кадров. 2001. № 4. С. 15–19.

ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

Обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входят по указанию руководителя составление, оформление распорядительной документации, редактирование корреспонденции, представляемой на подпись руководителю, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и участие в сдаче документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ по обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т.д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций.

Деловые и личные качества проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При приеме на работу и при оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества данной профессии.

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение работать на компьютере, хорошо знать основы работы с документами, архивное дело, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой и желательно стенографировать.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов по его указанию, расшифровка диктограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п.

При решении вопросов подготовки и проверки документов, представляемых на подпись руководителю, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую конфиденциальный характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, исключая свободный доступ к ним других сотрудников без соответствующего разрешения руководителя.

Читать еще:  Как открыть бизнес по продаже кур гриль

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать время, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

Осведомленность. Секретарь должен знать:

  • а) правовые основы управления (административное, трудовое и хозяйственное право); законодательные и нормативные акты, определяющие работу организации, где он работает;
  • б) основы управления (система органов власти и управления в стране и в своем регионе; принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; функции, задачи, структура организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали);
  • в) основы менеджмента и управления персоналом (использование экономических рычагов управления, человеческий фактор);
  • г) основы научной организации управленческого труда (стандарты и нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ; вычислительную и организационную технику);
  • д) основы общей социальной психологии и этики делового общения;
  • е) секретарь должен быть в курсе событий, происходящих в организации (подразделении).

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что принятое решение пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства — необходимое условие, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а действительно быть первым помощником руководителя.

Кроме перечисленных важнейших деловых качеств секретарю нужно воспитывать в себе ряд личных качеств. Выделим наиболее существенные из них.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Трудолюбие — необходимое качество секретаря, секретаря-машинистки, архивариуса, как и любого другого работника организации.

Добросовестность. Секретарь должен обязательно качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: подготовить нужную документацию к приходу руководителя, выяснить какой-либо вопрос, навести справки. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в период больших нагрузок в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п.

У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о любом работнике, даже если он и обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что секретарь — «лицо фирмы», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами.

Отсутствие доброжелательности, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.

В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он должен постараться изложить ее как можно более деликатно, тактично.

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который помогает наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками, даже некоторый артистизм и по возможности чувство юмора.

Многие руководители, рассматривая кандидатуру на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устро- енность, состояние здоровья, моральная устойчивость.

Интересы. Секретарь должен стремиться к пополнению общих знаний, читать книги и периодику, проявлять живой интерес к новой информации, быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя и организации в целом.

Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе в этой престижной должности.

Деловые и личные качества секретаря

Как пpавило на не слишком кpупных пpедпpиятиях или для кpупных пpедпpиятий в его подpазделениях вся тяжесть делопpоизводственной pаботы ложится на секpетаpя pуководителя пpедпpиятия или секретаря руководителя подpазделения.

Секpетаpская pабота тpебует умения быстpо пеpеключаться с одного вида деятельности на дpугой и хаpактеpизуется шиpотой и pазнообpазием выполняемых функций.Важнейшая функция секpетаpя — оказание максимальной помощи pуководителю и экономия его вpемени. Эта задача подpазумевает выполнение таких pабот как:

1). Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, напpавление документов в стpуктуpные подpазделения, контроль за сроками исполнения документов, пpием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их формления, оранизация хранения исполненных документов

2) Работа со средствами связи.Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руковолителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случе их неиспроавности.

3). Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостинницу). Секретарь организовывает прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (пpедваpительная запись на пpием к руководителю).

4). Подготовка и пpоведение совещаний. Секретарь должен проинфоpмиpовать пpиглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, офоpмить доклада pуководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его пpотокол.

5). Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще большой круг вопросов хозяйственного характера. Это пpовеpка качества убоpки кабинета руководителя а также обеспечение испpавности всех технических сpедств, находящихся в кабинете. Это обеспечение pуководителя всеми необходимыми канцеляpскими пpинадлежностями.

На основе опроса руководителей ведущих российских фирм, специалистами по меджиенту предлагаются следующие основные характеристики идеального секретаря:

1.Профессионализм, квлификация и стаж работы
2.Надежность, исполнительность, высокая работоспособность
3.Коммуникабельность, способность избегать конфликтов
4. Привлекательность , элегантность, здоровье, отсутствие вредных привычек
5. Умение хранить конфиденциальные сведения.

Среди профессиональных навыков называются:

1.Умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail)
2.Хорошее знание иностранного языка
3.Умение вести делопроизводство
4.Блестящие навыки общения с людьми
5. Умение планировать и организовывать исполнение поручений руководителя.

Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей-референтов на одном из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы- это всегда ценится в сотруднике.

Читать еще:  Как иностранцу открыть ИП

Кважнейшим качествам секретаря-референта относится — пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь-референт никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь- референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Профессионализм — Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной литературой.

Ответственность — секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителем и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Организованность— умение организовывать рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Осведомленность— секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении.

Преданность профессии— любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником рук-ля организации.

Для выработки деловых качеств, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря.

Коммуникабельность

Не менее важная черта характера — коммуникабельность— т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

В психологии различают несколько типов людей по мотивации их поведения. Это: интроверты, экстраверты и амбоверты.

Рассмотрим эти типы подробнее, так как это имеет непосредственное отношение к проблеме подбора секретаря для офиса.

Надо сразу сказать, что люди рождаются интровертами, экстровертами либо амбовертами. В процессе жизни человека возможно некоторое изменение типа личности, связанное с особенностями возрастного развития или старения клеток мозга. Интроверты в своем поведении ориентируются на свой внутренний мир, свои мысли и убеждения. Т.е. для них большее значение в мотивации поведения имеет их внитреннее Я, нежели окружающее воздействие. Про таких людей говорят. что они — хладнокровные или даже — толстокожие. «Их ничем не прошибешь» и т. д. Коммуникабельность таких людей понижена. Однако они склонны к логической работе разума, хорошо контролируют свои поступки. Среди таких людей много хороших менеджеров. И им обычно можно доверять коммерческие тайны. Они не склонны их разбалтывать под воздействиями эмоций.

У экстравертов, наоборот, поведение во многом определяется внешним окружающим воздействием. Они очень эмоциональны. Такие люди отличаются высокой контактностью. Нервная система их обычно очень подвижна и способна реагировать на небольшие воздействия со стороны других людей.

Средне статистически, по сведениям зарубежной печати, экстраверты отличаются меньшим показателем интеллекта по шкале IQ, так если у интровертов он 100, то у экстравертов 75, но последние весьма коммуникабельны. Однако, среди них много любителей разбалтывать секреты.

Амбоверты — это люди, у которых одинакова выражена как экстраверсия, так интроверсия. Они обычно характеризуются постоянством убеждений и принципов; и статистически такие личности имеют хорошую внутреннюю гармонию.

При подборе секретарей возникает некоторое противоречие целей. Так экстраверты наиболее коммуникабельны и этим отвечают требованиям, которые предъявляются к секретарям. В тоже время, интроверты более подходят для офиса, где имеется защищаемая информация.

Для определения типа личности сотрудники отдела кадров предлагают кандидатам на должность секретаря пройти психологические тесты. Находит широкое применение, так называемый, тест Айзенка. Ответы на вопросы кандидата проверяет специальная программа компьютера. По результатам теста сотрудники отдела кадров решают, насколько соответствует данный тип личности требованиям офиса.

Кличным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Внешний вид секретаря-референта должен всегда отличаться опрятностью, умением одеватьсяс учетом деловой обстановки.

Кличным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованиюкак общих, так и профессиональных знаний референта.

Вопросы для самопроверки

1. В чем основное отличие знаний от умений секретаря?

2. Какие знания и умения секретаря характеризуют его деловые качества?

3. В чем выражается коммуникабельность секретаря?

4. Какой тип личности человека соответствует большей коммуникабельности?

Образец резюме по профессии секретарь: личные качества и умения

От правильно организованной работы офиса и наличия благоприятной обстановки в коллективе зависит производительность труда и прибыль предприятия. Справиться с этим может профессиональный сотрудник, на которого возлагаются многочисленные функции. Труд секретаря тяжелый, ведь в процессе работы постоянно приходится переключаться с одной функции на другую.

Повысить шансы на трудоустройство и получить желанную работу поможет резюме секретаря образец которого мы подробно разберем в этой статье.

Пример резюме секретаря

в среднем 5,00 (1 голосов)

Отличительная черта этой востребованной профессии – возможное отсутствие профильного образования, поэтому кандидатов на трудоустройство достаточно.

Общие рекомендации

Главной особенностью профессии секретаря является многофункциональность, также сотрудник должен иметь навык ведения документооборота и владеть оргтехникой, без которой не обходится ни один современный офис. Секретарь – универсальный специалист, способный одновременно отвечать на входящие звонки и работать с документами. Во многих компаниях существует должность секретарь-делопроизводитель, и вся работа по регистрации, движению и хранению документов предприятия лежит на его плечах. Помимо этого, секретарь должен организовывать работу с посетителями, распределять рабочее время руководителя и организовывать деловые встречи на разном уровне.

Соответственно, от внешнего вида сотрудника зависит первое впечатление о компании в целом. Он должен быть всегда опрятным и аккуратно одетым, также идеально должно быть составлено резюме для устройства на работу секретаря, образец которого рассматривается в этой статье. При его заполнении не допускаются неточности. Информация должна вноситься в лаконичной форме, без словарных излишеств и «водных» оборотов.

Как правильно описать опыт работы секретаря

Руководитель, занимающийся поиском секретаря, например на ресепшн, хочет видеть рядом с собой компетентного сотрудника, который станет ему универсальным помощником. Именно поэтом в первую очередь изучается раздел с указанием прошлого опыта работы, в частности:

  1. срок работы в должности;
  2. обязанности секретаря на прошлой работе;
  3. достижения секретаря (если имеются);
  4. название организации.

Наличие таких сведений существенно увеличивает шансы на успех при трудоустройстве.

Подбирая обязанности секретаря руководителя для резюме, важно вносить в форму только самые ключевые функции. Мы хотим предостеречь соискателей от заведомо ложного преувеличения ваших заслуг, так как отсутствие практического опыта и профессионального навыка скрыть не получится. Это может неблагоприятно сказаться на имидже соискателя, поэтому в анкете всегда указывайте реальные навыки и способности.

Пример одного из опытов работы

На секретаре, какие бы функции на него не были возложены, лежит огромная ответственность, поэтому он должен обладать многочисленными знаниями и умениями. К заполнению пункта о функциональных обязанностях необходимо подойти взвешенно. Соискатель должен донести до работодателя сведения о том, что он владеет умениями вести документацию и знает свои должностные обязанности, знаком с протоколом деловых встреч и заседаний.

При заполнении блока можно упомянуть об опыте организации и ведения переговоров с потенциальными клиентами.

Обязанности секретаря-референта для вашего резюме могут выглядеть следующим образом:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector