Как отказаться от участия в тендере

Как отказаться от участия в тендере

Как отказаться от участия в тендере: пошаговая инструкция для поставщиков + практические рекомендации

Эта статья будет интересна и полезна поставщикам, которые хотят отказаться от участия в тендере. Отказаться можно от приглашения заказчика, от подписания контракта, а также после подачи заявки. Для каждого из названных способов есть свои особенности, в которых следует разобраться. Дадим рекомендации к действию и приведем образцы.

Отказ от участия в тендере по приглашению заказчика

Ежедневный поиск подходящих заказов – это обычная работа для организаций, участвующих в государственных тендерах. Однако и у государственных заказчиков уходит много времени, чтобы найти новых исполнителей и пригласить их поучаствовать в организованных ими торгах.

Такое приглашение может получить даже компания, которая никогда не сталкивалась в своей работе с госзакупками и не собиралась начинать. Либо обычно принимает участие, но на данный момент есть обстоятельства, из-за которых нужно пропустить торги: большая конкуренция, поздно получено приглашение, производственные мощности загружены. В этом случае важно подготовить обоснованный отказ.

Отказаться от участия в тендере – это законное право поставщика. В законодательстве нет шаблонной формы такого отказного письма, оно пишется в произвольной форме с соблюдением некоторых требований к содержанию:

  1. Фирменный бланк.
  2. К письму необходимо приложить приглашение, полученное от организатора.
  3. В отказе следует указать:
  • наименование заказчика и ФИО лица, к которому направляете обращение;
  • собственные реквизиты;
  • номер и дату приглашения;
  • дату проведения, номер и наименование тендера;
  • ФИО, должность, подпись автора письма, дату написания.
  1. В конце письма выразите благодарность за приглашение, назовите причины, по которым не имеете возможности выполнить данный заказ и закончите письмо фразой, выражающей намерение (или его отсутствие) на будущее сотрудничество с заказчиком.

Образцы письма-отказа от предложения участия в тендере:

№ 1

№ 2

№ 3

Чем мотивировать отказ?

Наиболее корректной, нейтральной и не задевающей заказчика формулировкой отказа от участия в закупке считается временная загруженность компании: большой объем плановой работы, невозможность выполнить в связи с этим дополнительные обязательства. Но это сейчас, а в следующий раз обязательно примем участие.

Если же и в следующий раз не хотите взять себе заказ, делайте упор на то, что дело не в заказчике, а в вас: данный контракт очень сложен для вас, не хватает оборудования, недостаточный уровень специалистов, нет опыта и т.д. Примеры конкретных фраз сможете найти в образцах.

Отказ после подачи заявки

Различные способы определения исполнителя предполагают свои особенности выхода из конкурентной борьбы. Но всегда нужно успеть отказаться до окончания приема предложений.

  • Самый простой отказ предусмотрен для электронных закупок. Достаточно будет зайти в личный кабинет на ЭТП и нажать кнопку «Отозвать». Деньги, внесенные в качестве обеспечения заявки разблокируются в течение 1 дня.
  • Сложнее дело обстоит с «бумажным» запросом котировок. Отказаться можно будет, только если заказчик внес изменения в извещение. Однако лазейка в законодательстве все же есть: заказчик обязан отклонить участника, который прислал более одной заявки. Направьте вторую и вас отклонят.
  • Чтобы отказаться от открытого конкурса, необходимо уведомить об этом заказчика. Успеть нужно до окончания приема заявок, в той же форме, в какой была получена конкурсная документация: бумажной или электронной. В первом случае правильнее будет отправить уведомление курьером, а не отправлять бумаги почтой, так как можно не уложиться в отведенное время. Также курьер сможет сразу забрать регистрацию отказа от участия в тендере у заказчика. Обеспечение заявки при этом заказчик обязан вернуть в 5-дневный срок.

Уведомительное письмо составляется так же, как и отказ от предложения участия в тендере (см. выше), только вместо номера и даты приглашения следует указать данные об извещении и заявке:

№ 4

Отказ от подписания контракта

Вы стали победителем контракта на выполнение заказа. Однако в ходе согласования с заказчиком были обнаружены определенные моменты, изначально не указанные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка техники, но и ее полная сборка. В итоге расходы на выполнение обязательств стали выше, а вам это невыгодно. Как правильно поступить?

Говоря строго, выигравший участник не может отказаться от подписания договора с заказчиком. Даже указанное повышение затрат не служит для этого веской причиной. Предусмотрено, что все непонятные моменты участник должен был уточнить у заказчика на этапе подачи предложений. А если заявка была подана, то участник продумал все риски и согласился с условиями контракта.

Отказ от участия в тендере на этом этапе считается уклонением – сведения о поставщике будут включены РНП. Это плохо отразится на его репутации и лишит возможности участвовать в закупках на 2 года.

Рассмотрим 3 неофициальных способа отказа от подписания контракта. Но следует помнить, что все они связаны с риском попадания в РНП.

  • Проще всего будет попытаться договориться с заказчиком о расторжении контракта по взаимному соглашению сразу же после его подписания. Есть вероятность, что заказчик не будет против. Хотя, как правило, он также не заинтересован в доведении ситуации до ФАС.
  • Найдите несоответствие документации в своей заявке, которую вы отправляли на выигранный тендер. Вы можете обратиться в ФАС с жалобой на действия заказчика, обвинив его в том, что он обязан был отклонить вашу заявку. Жалоба подается в течение 5-ти дней после публикации протокола рассмотрения заявок.
  • Пропустите срок подписания контракта, заранее подготовив доказательства своей невиновности в этом. Например, справка о болезни руководителя, взлом корпоративной сети. В этом случае у вас будет возможность отстоять свою невиновность перед комиссией ФАС, и в РНП вас не включат. Но помните, что это фальсификация, а комиссия нередко принимает сторону заказчика.

Заключение

Важными составляющими любого тендера является:

  • полная прозрачность и открытость процедуры;
  • каждый участник должен быть проинформирован в равной степени;
  • обеспечение честной конкурентной борьбы.

Если вам заранее известны соперники, то вы можете реально оценить свои шансы и принять взвешенное решение по участию. Если у остальных участников плохая репутация, то незачем быть с ними в одних списках. Вы можете отказаться от мероприятия.

Однако есть и противоположные случаи, когда, например, участие принимают известные компании с большим опытом и хорошей репутацией. Логично будет не отказываться от такой закупки. Ведь это повлияет на вашу известность и уважение со стороны заказчиков. Это отличная и абсолютно бесплатная реклама именно вас.

Условия процедуры всегда диктует организатор. У каждого участника на подготовку должен быть одинаковый срок – не меньше 3-х недель. Если приглашение поступило вам за неделю до окончания срока, имеете полное право от него отказаться.

Популярность тендеров растет ежегодно. Если вас что-то смущает в конкурентах или документации, можете отказаться от этой закупки и подождать более интересной для вас. Лучше подождать и взять подходящий заказ, в котором вы будете иметь реальные шансы на успех.

Как отказаться от участия в тендере

Участие в тендере – это выгодная перспектива для развития бизнеса, но иногда по некоторым причинам возникает необходимость отказаться от участия в тендере. Данная практика – это совершенно нормальное дело. Вы никого не обидите, если напишете вежливое и правильно оформленное письмо-отказ.

Почему отказываются?

Причины для отказа могут быть самыми разными. Среди самых распространенных можно назвать:

  1. Приглашение пришло в максимально короткий срок до начала торгов. Например, до конца приема заявок осталось всего 3 дня. Можно предположить не совсем честные манипуляции со стороны организаторов. Они уже знают, кто выиграет, но хотят создать массовость и видимость честной игры.
  2. Принимать участие не стоит, если количество участников превышает шесть организаций.
  3. Отказаться можно, если организаторы нечетко прописали условия конкурса и вы не можете понять, каким образом будет выбран победитель. Должен быть предоставлен лист, на котором записаны названия компаний, которые участвуют. Возможно, в списке будет та, у которой не слишком хорошая репутация, и вам не захочется как-то связываться с ней. Если принимают участие действительно хорошие и солидные компании, стоит подумать о принятии приглашения. Это добавит позитивных очков к имиджу вашей компании.

Что нужно для написания отказа?

  1. Документы компании.
  2. Лист с условиями устраиваемого тендера.
  3. Присланное вам приглашение.
  4. Реквизиты фирмы, которая устраивает мероприятие.
Читать еще:  Как открыть козью ферму

Некоторые советы по написанию

Важно при составлении соблюдать правила ведения деловой переписки. Таким же образом пишется отказ от выигранного тендера. Письмо должно соответствовать требованиям:

  1. Написать его нужно на уникальном бланке компании, где указаны ее реквизиты.
  2. Вверху слева указываются имя компании-заказчика, ее адрес и телефон.
  3. Справа вверху приводятся данные своей компании или ставится специальный штамп, на котором они уже есть.
  4. Потом записываются номер и дата присланного приглашения. Указывается название, номер и дата написания письма с отказом.
  5. В центре пишут имя организатора тендера. В содержании отмечаются дата проведения торгов, данные организаторов, номер тендера.
  6. Затем четко и ясно указывают причины, по которым вы не можете участвовать в мероприятии. Главное, придерживаться вежливого и делового тона. Обязательно сообщите о возможности (или невозможности) дальнейшего сотрудничества и участия в будущих тендерах.
  7. Помните, что следует указать занимаемую должность и имя того, кто писал письмо.

Если вы новичок в мире тендеров и не уверены, что сможете правильно составить документ, лучше обратиться за помощью к специалисту, который сможет учесть все детали. Составляя причину отказа, вы можете опираться на предоставленный нами пример (образец).

Уважаемый (имя организатора или компании)!

Благодарим вас за предоставленную возможность участия в тендере. К сожалению, ваш проект находится за пределами объема наших возможностей на данный момент. Наша компания сейчас работает на полную мощность и уже задействовала все ресурсы, чтобы закончить начатые проекты вовремя.

С уважением, (имя вашей фирмы)

Тендеров много, а ваша компания одна, поэтому вы просто не можете принимать участие во всех мероприятиях. Вежливый отказ – самый лучший вариант, если вы не уверены, что сможете выиграть. Самое главное – всегда писать письмо так, чтобы было понятно, что в дальнейшем вы готовы сотрудничать.

Как отказаться от тендера

  • Тендер выигран но цена заказа не удовлетворяет.
  • Что будет с ООО если выиграли тендер, но отказались от выполнения работ.
  • Как от выигранного тендера отказаться что б в черный список не попасть?
  • Публикации
  • Как отказаться от алиментов
  • Как отказаться от доли
  • Как отказаться от доли в квартире
  • Как отказаться от заявления
  • Как отказаться от кредита

Как можно отказаться от уже выигранного тендера? Что может быть веской причиной отказа от его исполнения?

Тендер выигран но цена заказа не удовлетворяет.

Выиграли тендер, но до подписания договора выяснилось, что ошиблись в расчетах (не включили стоимость одной из позиций на 300000) пытаемся объяснить заказчику, что это приведет к финансовым потерям нашего предприятия. Договориться не удается, грозят внести в список недобросовестных поставщиков.

Хотелось решить этот вопрос.

Мы дорожники. Работаем там, где выиграли тендер. Ездим каждый день. Могу ли я отказаться от поездок и чем мне это грозит?

Наша компания вынуждена отказаться от проведения работ по выигранному тендеру т.к заявленное техническое задание не соответствует реальным объемам работ, также не учтены ресурсы используемые при проведение данных видов работ о чем Заказчик был извещен в устной форме, а так же в письменной в виде локального сметного расчета по дополнительным видам работ. На что заказчик дал отрицательный ответ об оплате дополнительных работ и использования ресурсов. Мы в свою очередь не отказываемся от проведения работ но считаем их не выполнимыми без утверждения заказчиком дополнительных работ. Это занижение объема монтажа потолка со стоимостью материалов на 19 м 2 ФЕР 15-01-047-15.

Дема и монтаж светильников со стоимостью материалов. ФАР 67-8-2. Сборка разборка лесов ФЕР 08-07-001 и других работ. Данные дополнительные работы существенно влияют на затраты выполнения строительно монтажных работ около 50% от заявленной суммы. Как разрешить нам этот спорный вопрос чтобы не попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

Что будет с ООО если выиграли тендер, но отказались от выполнения работ.

Когда нельзя отказаться заключать контракт по 44‑ФЗ?

Одна из наших читательниц попросила разложить по полочкам ситуации, в которых нельзя отказаться заключать госконтракт. Этот же вопрос нам часто задают в комментариях к статьям. Раскладываем по полочкам.

Нельзя отказаться

Стали первым в конкурсе, аукционе, запросе котировок и предложений

Поставщик компьютерной техники Максим — новичок в закупках. Он пришел на аукцион просто посмотреть, как прикреплять заявку на ЭТП, как конкуренты ведут себя в аукционном зале и т.д. Он не планировал побеждать и исполнять контракт, так как у него нет нужной техники на складе. Максим отправил заявку, в нужное время пришел в аукционный зал на торговой площадке, но не подал ни одного ценового предложения.

В течение часа, после того как аукцион закончился, заказчик опубликовал протокол его итогов, а Максим продолжил искать подходящие ему закупки техники. Он очень удивился, когда через 3 дня заказчик прислал ему проект контракта на подпись. Максим по сути не участвовал в аукционе, у него нет свободных денег для обеспечения контракта и компьютеров нужной марки — можно ли в этой ситуации отказаться заключать контракт?

Нет, в аукционе, конкурсе и запросе предложений нельзя отказаться от контракта без плачевных последствий, если заявка:

  • единственная в закупке и соответствует всем требованиям,
  • единственная из всех присланных, которая соответствует требованиям.

Обязательно следите за итогами любой закупки, на которую прислали заявку:

  • Комиссия в конкурсе рассматривает одновременно и заявку участника, и его соответствие требованиям закупки и закона.
  • Запрос предложений проводят в два этапа, а итоги подводят после второго, когда участники первого этапа делают окончательные предложения. Если никто не подал окончательных предложений, победит тот, кто предложил меньшую цену на первом этапе.
  • А в аукционе победителя объявляют только после того, как рассмотрят вторые части заявок. Именно поэтому на публикации итогов аукциона участие в закупке не заканчивается — нужно дождаться, когда заказчик рассмотрит вторые части заявок участников.

Если бы Максим отказался от контракта, он с первой же закупки оказался бы в РНП и лишился обеспечения заявки, поэтому он решил подписать контракт. Плюс ситуации Максима в том, что он заключил контракт по начальной цене, без снижения. Минусы в том, что ему пришлось срочно оформлять банковскую гарантию и заплатить пени за просрочку поставки, так как на заказ нужной техники у дистрибьютора потребовалось время.

Стали первым или вторым в бумажном запросе котировок

Фирма Ирины поставляет продукты питания и приняла участие в бумажном запросе котировок на поставку продуктов в рамках ликвидации чрезвычайной ситуации. Уже отправив заявку, Ирина поняла, что ошиблась в цене: в закупке требовались сосиски высшего сорта, а она посчитала цену, как для первого. Скрестив пальцы, Ирина дождалась итогов и обрадовалась, когда ее заявка оказалась второй, ведь она помнила, что обычно участник, который занял второе место, не обязан заключить контракт.

Когда заказчик предложил ей заключить контракт, от которого отказался победитель, Ирина отказалась, так как поставка ей была невыгодна. Тогда заказчик напомнил, что отказ влечет попадание в РНП. И был прав.

В бумажных котировках обязанность заключить контракт есть не только у того, кто победил, но и у того занял второе место. Отказ грозит попаданием в РНП. И рине пришлось заключить контракт и поставить продукцию по предложенной цене, а заработать на закупке не удалось.

Победили, но передумали выполнять контракт

Игорь покупает в Германии расходные материалы для офтальмологии. Он выиграл очередную закупку, но через две недели, когда пора было подписывать контракт, курс евро вырос. Чтобы не поставлять товары себе в убыток, первым делом он предложил заказчику отменить результаты торгов и провести новую процедуру из-за форс-мажорных обстоятельств, но заказчик отказался. И был прав.

К сожалению, рост евро не является уважительной причиной для отказа от контракта по 44-ФЗ. Так же как и ситуации, когда:

  • вы обнаружили в закупке условия, которые не можете исполнить,
  • заказчик, с которым вы планируете работать, находится в стадии банкротства и т.д.

44-ФЗ в этом плане очень негибкий: нельзя менять цену и другие существенные условия контракта, менять объект закупки на более дешевый и т.д. Поэтому целесообразность участия, риски и условия из техзадания нужно проверять до подачи заявки. Если вы подписали контракт, значит согласились с его условиями и придется их исполнять.

Читать еще:  Как создать пассивный доход

Во всех случаях, описанных выше, единственным вариантом избежать РНП является договоренность с госзаказчиком заключить госконтракт и тут же его расторгнуть по соглашению сторон. Хотя госзаказчики редко бывают в этом заинтересованы, не желая проводить закупочную процедуру повторно.

Кроме того, к расторжению по обоюдному согласию могут придраться проверяющие органы, которые смотрят, насколько эффективно заказчик проводит свои закупки. Это возможно в ситуации, когда поставщик по каким-то причинам не хочет выполнять контракт, а заказчик соглашается на расторжение контракта по обоюдному согласию.

Можно отказаться

Стали вторым в конкурсе или аукционе, третьим в бумажном запросе котировок

Тут все просто: заключать контракт или нет, вы решаете сами. Заказчик не имеет права вас заставить и не будет передавать информацию о включении вас в РНП.

Может ли отказаться заказчик?

Заказчик по 44-ФЗ может отказаться заключать контракта только в определенных случаях:

Если после подведения итогов, но до заключения контрактов обнаружил, что победитель не соответствует единым, дополнительным или факультативным требованиям.

Предельная отпускная цена лекарств не зарегистрирована.

Предельная цена на лекарства ниже той, что предложил участник, но он отказывается ее снижать.

Поставщик не успел вовремя предоставить обеспечение контракта.

Заказчик обязан опубликовать протокол в ЕИС в течение одного рабочего дня с даты подписания и отправить уведомление участнику в течение двух рабочих дней.

В первых трех случаях победитель просто лишается возможности заключить контракт, но в РНП не попадает. Обеспечение заявки возвращают в течение 5 дней после публикации протокола.

Если вы не успели предоставить обеспечение или сделали это неправильно, то можно договориться с заказчиком продлить срок подписания контракта и предоставить обеспечение. Если этого не удается сделать, заказчик передает сведения в ФАС. На заседании комиссия решает, считать вас уклонистом или нет.

Старайтесь не допускать таких ситуаций, в которых приходится искать способ отказаться от контракта. Оценивайте свои силы, внимательно читайте контракт и документы, не забывайте про обеспечение.

  • Во всех конкурентных закупках, кроме запрос котировок, только победитель обязан заключить контракт. Для остальных участников это право.
  • В котировках обязанность заключить контракт есть не только у того, кто победил, но и у того, кто занял второе место.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике .

Когда поставщики отказываются от участия в тендерах

Уже неоднократно слышу вопросы о том, что делать, если поставщики отказываются от участия в тендере. Существует несколько причин. Рассмотрим некоторые из них. Реальные истории из опыта российских компаний.

История первая.

Недавно из закупщиков пожаловался, что все поставщики отказались участвовать в тендере. Как выяснилось, «все поставщики» — это пять средней руки компаний, давно работающих с нашим героем. При переходе на тендерные процедуры и электронные площадки многие небольшие поставщики не готовы к сбору и заполнению большого объема документов, необходимых для участия в тендерных процедурах.

Беглый анализ рынка показал следующее:

  • закупаемая продукция относится к серийной, поставщиков на рынке много — рынок покупателя;
  • объемы закупок относительно низкие для производителя, но являются средними для крупных дилеров и большими — для средних и небольших игроков рынка;
  • покупатель имеет достаточно известное имя, которым может «похвастаться» поставщик, так что даже производителю и крупным игрокам будет интересно работать с этим покупателем (при надлежащих предварительных переговорах);
  • выставляемый лот можно укрупнить другой закупаемой продукцией, что будет крайне интересно всем дилерам рынка, имеющим широкий ассортимент (до этого другая продукция выставлялась на отдельные торги);
  • все крупные и средние дилеры давно участвуют в тендерах и легко откликаются на приглашения;
  • предыдущие условия работы (цена, скидки, отсрочка платежа и доставка) были выше среднерыночных.

В результате анализа рынка был выставлен новый объединенный лот на 3 вида продукции, приглашены к участию 12 крупных и средних дилеров, приняли участие 7 дилеров, среди которых провели тендер. Итогом стало улучшение условий работы с поставщиками (плюс 10 дней отсрочки) и снижение закупочной цены на 9,7% (по сравнению с предыдущими закупками и объявленными ценами действовавших ранее поставщиков).

Вся работа по обзору рынка, обзвону потенциальных поставщиков заняла один день. Потенциальные поставщики предоставили документы и зарегистрировались после телефонного общения на площадке в течение трех дней.

В компании началась работа по анализу рынка снабжения по всей закупаемой продукции и услугам, что уже приводит к заметным изменениям в портфеле поставщиков и снижению закупочных цен. Был добавлен модуль SRM к 1С, чтобы сохранять данные о потенциальных поставщиках и вести базу данных поставщиков.

В этой истории речь идет о недостаточной базе поставщиков, которую необходимо было расширить.

История вторая

На участие в тендере записался только один поставщик из 8 имеющихся. Выяснилось, что всем поставщикам просто отправили рассылку с приглашением принять участие в тендере без указания деталей закупки. Когда перезвонили всем поставщикам, то оказалось, что только двое прочитали письмо, из них один не понял, о каком конкретном тендере шла речь, даже перезвонил клиенту, но не дозвонился и забыл. Процедура компанией введена недавно и еще не все поставщики привыкли к ней, а закупщик ограничился общим информированием в виде единой рассылки, не делал запросов на коммерческое предложение, не созванивался с поставщиками.

Прописали стандартную процедуру по организации конкурсных закупок с четкой инструкцией для закупщика о порядке приглашений, создания запросов и др. действий, необходимых для организации тендера. Были созданы шаблоны приглашений и запросов, часть операций автоматизировали.

В этой истории речь идет не об отказе от участия в тендере, а об отсутствии стандарта по организации конкурсных закупок и недостаточности действий закупщика.

История третья

В производственной компании бесконечное количество срочных закупок с небольшими объемами, на каждую организовываются тендеры. С поставщиками не заключены долгосрочные контракты, а маленькие разовые заказы поставщикам не интересны, тем более, что всякий раз от них требуют полного пакета документов, включая свежие выписки из ЕГРЮЛ.

Анализ ситуации обнаружил огромное количество предпосылок для улучшений: потребовалось изменить процесс определения потребности, ввести систему ППР (планово-предупредительных ремонтов), что позволило заранее планировать потребности по запчастям и расходным материалам, унифицировать потребности (было огромное количество материалов с идентичными характеристиками), стандартизировать процедуру подачи внутренней заявки, изменить требования по малоценной закупке, уточнить параметры срочности заявки, разделить срочные и аварийные закупки. Далее были изменены требования к контрактации по срокам, по условиям, включающим малые внеплановые заказы, по гарантийному обслуживанию, по формуле ценообразования. На данный момент ведется работа по открытому виртуальному складу — запасы всех подразделений видны всем закупщикам и можно взять необходимые материалы из запасов другого цеха, тем более, что на одном складе материал находится с избыточным запасом, а на другом в дефиците.

В этой истории тоже речь не об отказе от участия в тендере — необходимо было оптимизировать несколько процессов, чтобы фактически исключить подобного рода внеплановые тендеры и срочные закупки малого объема.

История четвертая

Постоянные надежные поставщики стали отказываться от участия в тендере. Причиной оказалось привлечение к тендеру огромного количества непроверенных поставщиков и принятие решения только на основе минимальной цены (стандартная продукция). Поставщики не проходили предварительную квалификацию, все участвовали на равных условиях, при этом, новички были заинтересованы в закупаемых объемах, но не имели соответствующего опыта поставок, в результате чего некоторые не справлялись: задерживали поставки, поставляли пересортицу, несоответствующую продукцию, предоставляли несоответствующие сертификаты и документы, был даже случай банкротства одного из поставщиков. Приходилось заново организовывать тендеры, но после двух-трех таких процедур проверенные поставщики поняли бессмысленность своего участия и перестали подавать заявки.

На предприятии провели анализ номенклатуры и сделали оценку критичности закупаемых ТМЦ для производства. В результате данной работы были определены подходы к оценке поставщиков на стадии выбора в зависимости от степени критичности ТМЦ, введена процедура обязательной предварительной квалификации поставщиков, установлены более четкие требования к участникам тендеров, введена оценка эффективности деятельности поставщиков, на основании которой надежные поставщики имеют дополнительные преимущества перед новичками при оценке результатов тендера.

Читать еще:  Как заполнить товарную накладную

И эта история не об отказе от участия в тендере, а о грамотной системе управления портфелем поставщиков, оценке деятельности поставщиков, сохранении надежных поставщиков.

История пятая

Никто не откликнулся на объявленный тендер. Прояснение ситуации показало, что были объявлены прошлогодние цены на продукцию, имеющую импортную составляющую. В связи с изменением курса рубля все поставщики изменили цены, подняв их в 2 раза. Обратились ко всем поставщикам с просьбой дать калькуляцию затрат. Потребовалась серия переговоров, чтобы поставщики открыли свои затраты. По анализу затрат поставщиков выявилась возможность установить цену в 1,58 по отношению к прошлому году, с учетом импортной составляющей, а не 2, с сохранением прибыли поставщиков на уровне прошлого года, однако поставщики опасались новых скачков курса, поэтому фиксировать цену на год не соглашались. Изменили подход к ценообразованию на схему «затраты плюс фиксированное вознаграждение». На тендер вышли три поставщика, весь объем был отдан одному поставщику, давно работающему с компанией и имеющему лучший рейтинг по качеству поставок.

Эта история показывает, что требуется работа с поставщиками, анализ цен на рынке, изменение подходов к ценообразованию.

Часто от закупщиков можно услышать фразы: «как заставить поставщиков участвовать в тендерах?», «где найти новых поставщиков, готовых участвовать в тендерах?», «поставщики не хотят заполнять огромное количество документов для участия в тендерах», «поставщикам неинтересны малые объемы», «какие фразы сказать, чтобы они захотели участвовать в конкурсе?» и т.п., вплоть до заявлений об отмене тендерных процедур, как сложных и бесполезных. Старайтесь шире смотреть на ситуацию: грамотный анализ ситуации покажет реальные причины и выявит предпосылки для улучшений в определении и планировании потребности, в стратегии закупки, в процедуре квалификации, в системе выбора поставщика, в подходах к ценообразованию и контрактации, в управлении портфелем поставщиков.

Письмо-отказ

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector