Задолженность подотчетных сумм

Задолженность подотчетных сумм

Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы. На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами. Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи авансового отчета или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами.

Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов?
Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб.
Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления.
Операции, связанные с начислением и выплатой работнику заработной платы, из которой производится удержание, в данной консультации не рассматриваются.
Посмотреть ответ

Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником

Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов:

  1. Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму.
  2. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы.
  3. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты (при условии, что сотрудник не имеет возражений).
  4. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.
  5. Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника.

Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. 137 ТК РФ. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств:

  • руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях;
  • в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний.

При несоблюдении указанных требований возврат средств возможен только в судебном порядке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для долгов, возникших по причине невозврата подотчетных средств, действует обычная продолжительность срока исковой давности (3 года), на протяжении которого работодатель может обратиться в суд для принудительного взыскания задолженности работника перед предприятием.

Если руководство компании не инициирует возврат средств через удержание из зарплаты или принудительный возврат по судебному решению, то для должника невозвращенные подотчетные средства становятся доходом. В этой ситуации работодатель выступает в роли налогового агента: у него появляется обязательство по начислению и удержанию НДФЛ с общей величины неиспользованных и подлежащих возврату подотчетных средств. При отсутствии возможности удержать подоходный налог работодатель уведомляет в письменной форме налоговые органы. Такая последовательность действий оговорена в Письме Минфина от 24.09.09 г. №03-03-06/1/610.

ВАЖНО! При наличии заявления от подотчетного лица об удержании из его заработка долга по авансовому отчету разрешается направлять на возмещение сразу всю сумму задолженности.

Роструд в Письме от 26.09.2012 г. под №ПГ/7156-6-1 указал, что работодатель может произвести единоразовое удержание долга по подотчетным средствам, если это действие согласовано с работником. Сотруднику дается право прописать в заявлении процент удержаний или фиксированную ежемесячную сумму, в рамках которой можно осуществлять погашение долга из зарплаты.

ВАЖНО! Образец приказа об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм от КонсультантПлюс доступен по ссылке

При удержании задолженности из ежемесячных доходов работника на основании приказа руководителя необходимо руководствоваться максимальными ограничениями из ст. 138 ТК РФ.

Общая величина всех видов удержаний из начисляемой заработной платы не может превышать уровень 20% от дохода, в некоторых ситуациях допускается увеличение лимита до 50 или 70%.

При инициировании судебного разбирательства между подотчетным лицом и работодателем алгоритм действий такой:

  • до истечения срока исковой давности предприятие подает иск в судебные органы;
  • по окончании месячного срока, отводимого для урегулирования вопроса путем добровольного исполнения обязательств или издания распоряжения руководства об удержаниях, бухгалтерия должна показать в учете доначисление страховых взносов на сумму задолженности по подотчетным средствам;
  • при вступлении в силу судебного решения в пользу работодателя из суммы долга удерживается подоходный налог.

ЗАМЕТЬТЕ! Прощение долга оформляется приказом по предприятию.

Чтобы простить задолженность по подотчетным средствам, руководитель компании издает приказ. Альтернативный вариант: должник обращается с просьбой об аннулировании задолженности в форме заявления на имя директора предприятия, руководитель своей резолюцией на заявлении фиксирует решение о прощении долга. Дата списания обязательств с должника будет совпадать с датой резолюции или днем регистрации приказа. Этой датой должны быть произведены начисления по НДФЛ, налог перечисляется в бюджет в день фактического удержания сумм или на следующие сутки.

При наличии задолженности по подотчетным средствам за уволенным работником после окончания периода исковой давности организация вправе перевести сумму долга в разряд безнадежных задолженностей. После этого можно произвести списание в затраты по правилам п. 14.3 ПБУ 10/99.

Бухгалтерский и налоговый учет

Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:

  • сотрудником добровольно были возвращены средства;
  • сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.

Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:

  • через расходование части резерва сомнительных долгов;
  • через отнесение суммы долга на финансовые результаты.

В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

Нюансы налогового учета

Факт выдачи денежных ресурсов наемному работнику в подотчет не является основанием для возникновения в учете расходной операции. Возвращаемые сотрудником остатки неиспользованных средств не могу быть отнесены к доходам предприятия. Величина подотчетных сумм не учитывается в расчете налога на прибыль, ее надо показывать в составе дебиторской задолженности.

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности. При применении УСН (с любым видом объекта налогообложения) или ЕНВД списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Счета, проводки

Учет подотчетных сумм ведется на 71 счете. При несвоевременном возврате остатка средств, выданных работнику авансом, величина долга в учете причисляется к недостачам. Удержания подотчетных сумм проводятся как уменьшение суммы недостачи, числящейся за конкретным ответственным лицом. Типовые корреспонденции в этом сегменте учета такие:

  • Д71 – К50 или 51 – отражена выдача денег в подотчет;
  • Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи;
  • Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника);
  • Д73 – К94 – обозначен долг по подотчетным средствам, который невозможно погасить за счет ежемесячного заработка физического лица;
  • Д50 или 51 – К73 – запись составляется в ситуациях добровольного закрытия задолженности сотрудником и при погашении требуемой суммы в принудительном порядке по решению суда;
  • Д91 – К73 – фиксация факта прощения долга;
  • Д70 – К68 – по прощенной сумме задолженности осуществлено начисление подоходного налога;
  • Д91 – К69 – показано начисление страховых взносов на подотчетные суммы, которые перешли из группы долгов в категорию доходов сотрудника.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Автор: Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Подотчетные лица – лица, получившие денежные суммы под отчет для последующего осуществления расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами. Еще раз напомним основные моменты, на которые необходимо обратить внимание бухгалтерам при организации учета подотчетных сумм.

Выдача денег под отчет

Согласно п. 213 Инструкции № 157н денежные средства (денежные документы) выдаются подотчетному лицу на основании его письменного заявления, в котором должны быть указаны:

обоснование (расчет) размера аванса;

срок, на который выдается аванс;

сумма выдаваемых денежных документов.

Не допускается выдача денежных средств подотчетному лицу в случае, если он не отчитался за полученную ранее подотчетную сумму (п. 214 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах учета расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н). Таким образом, если фактические расходы подотчетного лица превысили размер выданных денежных средств, учреждение обязано выплатить ему данный перерасход. При этом сумму перерасхода можно возместить сотруднику путем перечисления на его банковскую карту (Письмо Минфина РФ от 08.07.2013 № 02-06-10/26266).

Необходимо указать также то, что в правила организации и ведения бюджетного учета с подотчетными лицами, закрепленные в учетной политике, могут включаться положения, предусматривающие расчеты с с подотчетными лицами как в наличном, так и в безналичном порядке, в частности, с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (Письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Читать еще:  Что делать при смене прописки директора ООО

Деньги, которые учреждение выдает сотрудникам под отчет, могут перечисляться на их расчетные (банковские) карты платежной системы «Мир» в рамках «зарплатных» проектов для осуществления операций, связанных с оплатой расходов учреждения на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, с командировочными расходами и компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896).

Учреждение вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами) (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Аванс в иностранной валюте. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным в иностранной валюте авансам одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции № 157н).

Переоценка расчетов по выданным в иностранной валюте авансам осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.

Переоценка задолженности по принятым обязательствам в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета).

При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов по принятым обязательствам в иностранной валюте с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

Счет учета подотчетных сумм

Напомним, для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения, по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

В 1 – 17-м разрядах номера счета указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).

В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.

Аналитический учет расчетов ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчетов по выданным денежным средствам, расчетов по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071).

Расчеты по выданным внештатным сотрудникам подотчетным суммам также могут осуществляться на счете 208 00, в том числе с применением дополнительного аналитического разреза (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Расчеты с подотчетными лицами: счета и содержание операций

В соответствии с п. 84 Инструкции № 162н операции по расчетам с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Задолженность подотчетных лиц в бухгалтерском балансе — это актив или пассив?

Подотчетные долги в балансе могут отражаться как в активе, так и в пассиве. Все зависит от того, кто кому должен на отчетную дату — сотрудник работодателю или наоборот. Откуда взять цифры для баланса по подотчетным суммам и в какие строки разместить? Какие при этом учесть правила? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Источник данных — счет 71

В баланс задолженность работников и работодателя по подотчетным суммам попадает из бухгалтерского учета. Вся необходимая информация аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные сотрудникам:

  • на различные административно-хозяйственные нужды: покупку канцтоваров, оплату услуг по ремонту оргтехники, приобретение бытовой химии и чистящих средств для уборки офиса и т. д.;
  • для оплаты командировочных расходов: покупку билетов, оплату съемного жилья в командировке, услуг гостиниц и др.;
  • на представительские и прочие аналогичные расходы.

Записи по дебету счета 71 производятся на основании подтверждающих документов: расходных кассовых ордеров или банковских выписок в зависимости от источника выплаты: из кассы наличными деньгами или в безналичной форме через банковский счет на карту подотчетника.

Если сотрудник потратил больше, чем ему выдали, по дебету счета 71 отражают суммы погашения работодателем перерасхода сотруднику.

По кредиту счета 71 отражаются документально подтвержденные расходы подотчетных лиц. Основание для бухгалтерских записей — авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами после утверждения руководителем.

По кредиту счета 71 также отражают возвраты сотрудниками подотчетных сумм, если расходы не произведены или документально не подтверждены.

Заполняем баланс: два общих правила

Если на дату составления баланса по счету 71 у вас ненулевые остатки по дебету и /или кредиту, «подотчетная» задолженность должна быть в нем обязательно отражена. При этом следует соблюдать два важных правила:

Это означает, что задолженность подотчетных лиц отражается в балансе в развернутом виде: отдельно по дебету и кредиту — при наличии в учете соответствующих данных.

Второе правило отражения в балансе расчетов с подотчетниками связано с периодом обращения (погашения) подотчетных сумм:

Обычно расчеты с подотчетными лицами происходят многократно внутри календарного года, то есть носят краткосрочный характер. Поэтому отражаются в активе баланса в разделе II «Оборотные активы», а в пассиве — в разделе V «Краткосрочные обязательства».

Если же исходя из особенностей работы компании и специфики взаимоотношений с подотчетными лицами те или иные суммы погашаются в течении периода, превышающего 12 месяцев после отчетной даты, в балансе эти суммы следует показать исходя из общих правил — в составе долгосрочных активов.

Строки в балансе для подотчетных сумм

Теперь перейдем к деталям — в каких строках баланса отразить долг работодателя перед подотчетниками и задолженность подотчетных лиц перед компанией? Следующие два правила сформулированы исходя из предположения, что все расчеты с подотчетными лицами в компании являются краткосрочными:

Подотчетные долги в упрощенном балансе

Задолженность по подотчетным суммам нужно отражать и в упрощенном балансе. Правила и подходы при этом применяются те же, что описаны выше для обычного баланса.

Единственное уточнение — в упрощенном балансе строки, куда попадает подотчетная задолженность, называются несколько иначе:

Напомним, что вести бухучет в упрощенном виде и составлять упрощенную отчетность позволяет п. 4 ст. 6 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Упрощенный баланс вправе оформлять малые предприятия, НКО, участники проекта «Сколково» по форме из приложения 5 к Приказу Минфина России от 02.07.2010 № 66н.

Штраф за ошибки в отчетности

Если показать в балансе итоговое сальдо расчетов (разницу между дебиторской и кредиторской задолженностью по счету 71), показатели стр. 1230 «Дебиторская задолженность» актива и стр. 1520 «Кредиторская задолженность» пассива баланса будут недостоверны. А это чревато негативными последствиями: искажение любого показателя баланса на 10% и более считается грубым нарушением правил бухучета.

Наказание за это нарушение — штраф на должностных лиц компании от 5 000 до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Если же нарушение совершено и выявлено повторно, штраф возрастет вдвое. А первых лиц компании могут и дисквалифицировать на срок от 1 года до 2 лет.

Подводим итоги

  • При формировании баланса «подотчетные» расчеты отражаются в следующем порядке:
    • задолженность подотчетного лица перед компанией — в активе баланса по стр. 1230 «Дебиторская задолженность»;
    • задолженность компании перед подотчетным лицом — в пассиве баланса по стр. 1520 «Кредиторская задолженность».
  • Зачет между дебиторской и кредиторской задолженностью по расчетам с работниками по подотчетным суммам в балансе не допускается.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Отражаем невозвращенный подотчет в бухучете

Подотчетным лицам выдаются деньги на приобретение товаров для организации, но иногда от них нет ни покупки, ни авансового отчета, ни денег. Рассмотрим, что делать, когда работник не отчитался за полученный аванс и отказывается его возвращать.

Как отразить невозвращенный подотчет в бухучете

Подотчетник должен вернуть неизрасходованные деньги в срок, на который они ему выдавались. Если он это не сделал, придется признать их невозвращенными.

К таким средствам относят:

  • деньги, по которым не сдан авансовый отчет либо представлен, но обоснованно не принят руководителем;
  • остаток средств не сдан в кассу, несмотря на то, что авансовый отчет представлен.

Эти суммы отражаем в бухучете на основании бухгалтерской справки проводкой Дт 94 Кт 71.

Чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником, рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. Причем к таким отчетам должны прилагаться подтверждающие первичные документы.

Как удержать деньги из зарплаты

Максимальный размер удержания при каждой выплате зарплаты — 20% за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Если невозвращенная сумма больше, то вычитать ее придется в несколько этапов (месяцев).

Секретарь ООО «Мираж» Иванова Н. Н. 3 августа 2020 года взяла подотчет 5 000 рублей на покупку бумаги сроком на 1 день. Отчитаться нужно в течение 3 дней с даты окончания срока выдачи — до 6 августа включительно. Девушка уложилась вовремя, сдала авансовый отчет и чеки на покупку бумаги. Оказалось, что потратила она не 5 000, а только 2 000 руб. Остальные 3 000 не вернула, но согласилась на удержание.

Зарплата Ивановой за август — 25 000 руб. Значит, можно в этом месяце взять у нее: (25 000 — 25 000×13%) х 20% = 4 350 рублей. Но долг работницы меньше этой суммы — всего 3 000. Значит, бухгалтер удержит его полностью с зарплаты за август 2020 года.

Чтобы вычесть невозвращенную сумму из зарплаты работника, нужно составить приказ об удержании. Оформляется он произвольно, подписывается руководителем. Сделать это нужно не позднее месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ). Если время упущено, возвращать деньги придется через суд.

Читать еще:  Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Принудительно недоначислить зарплату работнику нельзя, на списание нужно получить его согласие. Он должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме отдельным документом или же можно предусмотреть место для подписи в приказе. Если работник против, то придется идти в суд.

В бухучете удержание невозвращенных денег из зарплаты работника отражаются проводкой Дт 70 Кт 94. Первичным документом будет приказ руководителя, согласие работника и расчетная ведомость.

Начислять НДФЛ и страховые взносы не надо, поскольку доход у работника отсутствует, деньги он вернул. На прибыль организации это также не влияет, ведь не состоялось ни дохода, ни расхода.

Налогообложение невозвращенных подотчетных сумм

Наличие просроченого подотчета не всегда означает, что деньги стали доходом работника. До тех пор, пока не истечет срок давности или сумма долга не прощена, в учете будет числиться задолженность.

Удержание НДФЛ и страховых взносов с подотчетных сумм

Начислить налог нужно в день получения денег работником (Письмо Минфина № 03-03-06/1/610 от 24.09.2009) — это:

  • день, когда истек срок давности;
  • день, когда фирма простила долг.

Удерживать НДФЛ можно при перечислении зарплаты, но налог не должен быть больше половины заработка (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если виновник уже уволился, ушел в декрет или невозможно удержать НДФЛ по иным причинам до конца года, то фирма до 1 марта следующего года должна письменно уведомить работника и свою налоговую инспекцию, что не может удержать налог, а также сообщить суммы дохода гражданина и предполагаемого налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Взносы начисляются в день:

  • списания задолженности, прощения долга;
  • истечения месячного срока, предоставленного на удержание подотчетных средств из зарплаты работника.

В последнем случае, если долг все же будет возвращен или подотчетник подтвердит покупку товаров или услуг (чеками, накладными), то нужно пересчитать базу для начисления взносов и вернуть уплаченные суммы (п. 5 приложения к Письму ФСС № 02-09-11/06-5250 от 14.04.2015).

Включение невозвращенной суммы в расходы

Подотчетные деньги, перешедшие в доход работника, можно считать безнадежными (не подлежащими возврату) и списать их в состав внереализационных расходов, только если (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  • истек срок давности (3 года);
  • исполнительное производство прекращено (у должника нет имущества, чтобы погасить долг).

Если фирма простила долг или суд отказал во взыскании, сумма подотчета безнадежной не считается и не уменьшает базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина № 03-03-06/1/42962 от 22.07.2016).

Подотчетные деньги, признанные безнадежными, включают в расходы при расчете налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода (Письмо Минфина № 03-03-06/1/589 от 15.09.2010). Суммы уплаченных страховых взносов, начисленных на невозвращенную сумму, можно учитывать при расчеты базы по налогу на прибыль, независимо от того, признан ли расходом долг работника.

В налоговом учете резерв по задолженности подотчетника создать нельзя: она не считается сомнительной, поскольку не связана с реализацией (п. 1 ст. 266 НК РФ).

Как списать невозвращенные суммы в бухучете

Если директор простил долг работнику, то нужно признать эту сумму прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99). В учете невозвращенные подотчетные деньги признают прочим расходом проводкой Дт 91.2 Кт 94. Основанием будет приказ руководителя и бухгалтерская справка.

А если фирма взыскивает сумму по суду, то нужно отразить ее на счете 73 (или 76, если работник уже уволился). Причем сумму можно указать в том размере, который считается правильным на основе бухгалтерских записей (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998, далее — Положения).

Когда задолженность сомнительная (скорее всего не будет погашена), создают резерв по сомнительным долгам. Списать такую сумму можно, если суд откажет во взыскании, у должника не окажется имущества для погашения долга, не удастся его найти или истечет срок давности. Делают это за счет созданного резерва, а если его нет или средств недостаточно, то признают прочим расходом (п. 77 Положения).

Если списывается долг из-за невозможности взыскания (нет имущества, не нашли человека), то следует учесть его на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», чтобы наблюдать за возможностью ее взыскания при стабилизации финансового положения должника. Списание долга в убыток из-за неплатежеспособности не является аннулированием дебиторки. Она должна отражаться за балансом в течение 5 лет с момента списания (п. 77 Положения).

В бухгалтерском учете потребуется сделать следующие записи:

  • отражен долг работника (уволенного) по подотчету — Дт 73 (76) Кт 94;
  • создан резерв по сомнительной дебиторской задолженности — Дт 91.2 Кт 63;
  • списана задолженность подотчетного лица (если есть резерв) — Дт 63 Кт 73 (76);
  • списана задолженность подотчетного лица (если нет резерва или недостаточно средств) — Дт 91.2 Кт 73 (76);
  • списана задолженность в связи с невозможностью взыскания — 007.

Подтверждением будут приказы руководителя, бухгалтерские справки, справки-расчеты, соглашение о прощении долга, акт инвентаризации расчетов.

Допускается ли удержание из заработной платы работника подотчетных сумм и как его оформить?

Работодатель вправе выдавать работникам денежные суммы под отчет на различные административно-хозяйственные приобретения и прочие нужды. Это могут быть средства для приобретения товарно-материальных ценностей или на командировочные расходы.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Можно ли удержать из зарплаты подотчетные суммы

Перечень лиц, которым могут выдавать средства под отчет, работодатель может закрепить через издание приказа (хотя это необязательно). Подотчетным лицом может стать любой сотрудник предприятия.

Средства под отчет могут выдаваться сотрудникам в наличной форме или в безналичном формате на банковский счет. После того как средства получены, работник должен будет отчитаться за них.

Под таким отчетом понимается предоставление сотрудником работодателю документального подтверждения размера затрат и возврат работодателю неизрасходованных подотчетных сумм. Если подотчетные суммы были выданы в наличной форме, то сотрудник должен предоставить отчет в течение 3 рабочих дней после истечения того срока, на который они были выданы ему или со дня выхода работника на работу (например, после его возвращения из командировки). Это требование прописано в п. 6.3 Указания ЦБ от 2014 года №3210-У.

Сроки выдачи подотчетных сумм работодатель утверждает самостоятельно и закрепляет их в локальных нормативно-правовых актах (например, во внутреннем Положении о расчетах с подотчетными лицами).

В отношении сумм под отчет, которые были выданы в безналичной форме, работодатель должен заранее определиться с двумя аспектами: на какой срок выдаются подотчетные суммы, и какова финальная дата для предоставления сотрудниками отчетности.

Выдача денег работникам под отчет регулируется указанием ЦБ от 2014 года №3210-У, который устанавливает порядок ведения кассовых операций.

Нужно ли согласие сотрудника на удержание подотчетной суммы

Сотрудник может вернуть неизрасходованные им средства в наличной форме и внести их в кассу предприятия. Но если у него нет возможности в установленные сроки вернуть задолженность, то допускается несколько вариантов для ее удержания из зарплаты.

Трудовой кодекс в ст. 137 предусматривает право работодателя на возврат неизрасходованных подотчетных сумм. Вернуть средства допускается в нескольких вариантах:

  1. По желанию работника. В данном случае сотрудник пишет заявление на имя работодателя в свободной форме, где просит удержать из его доходов подотчетные суммы.
  2. По решению работодателя через издание приказа об удержании подотчетных сумм у работника.

В приказном порядке без предварительного согласия работника получить подотчетные суммы нельзя. Согласие работника на удержание в обязательном порядке должно быть получено в письменной форме, чтобы у контролирующих инстанций не было повода для привлечения работодателя к ответственности.

Согласие может иметь форму заявления от работника, либо тот может расписаться в приказе на удержание подотчетной суммы и указать там, что он не оспаривает основания на удержание и размер задолженности.

Также работодатель может предварительно передать сотруднику письменное уведомление о размере предстоящего удержания, где тот должен поставить свою подпись.

Также на практике возможны следующие варианты развития событий:

  1. Если между работодателем и сотрудником возникли разногласия по сумме задолженности, или сотрудник отказывается возвращать денежные средства добровольно, то работодатель должен обратиться в суд. Для взыскания задолженности в данном случае действует срок исковой давности в три года.
  2. Руководство компании может принять решение о списании задолженности путем признания ее доходом сотрудника. Важно учитывать, что данная сумма станет налогооблагаемым доходом и с нее необходимо перечислить НДФЛ с неиспользованных подотчетных сумм. Прощение задолженности работнику оформляется через издание соответствующего приказа.

Документы-основания для удержания

В качестве основания для издания приказа может выступать заявление, полученное от работника на удержание определенной суммы.

Но если такое заявление не было предварительно получено, то для взыскания задолженности с работника используется такая форма, как авансовый отчет. Его подотчетное лицо заполняет самостоятельно. В нем необходимо указать следующие сведения:

  1. Наименование работодателя.
  2. ФИО подотчетного лица, место его работы.
  3. Даты расходования по первичной документации.
  4. Наименование первичного документа.
  5. Сумма расхода.

В качестве приложений к авансовому отчету выступают первичные документы, которые подтверждают размер затрат: чеки, кассовые ордеры и пр. Если по авансовому отчету списываются суточные расходы, которые не имеют первичной документации, то в нем просто прописывается сумма суточных, которая утверждена на предприятии во внутренней документации.

В итоговой строчке авансового отчета подотчетное лицо указывает израсходованную им сумму, а бухгалтер проверяет, насколько она соответствует полученной им сумме.

Читать еще:  Оценка интеллектуальной собственности

Когда сумма списываемых средств по авансовому отчету меньше, чем было выдано сотруднику, то у него образуется задолженность перед работодателем. Именно из авансового отчета берется сумма задолженности для приказа на удержание.

На составление авансового отчета и передачу его в бухгалтерию работнику дается 3 рабочих дня после возврата из командировки или окончания срока пользования средствами под отчет. Если авансовый отчет не был представлен, то вся подотчетная сумма становится долгом сотрудника перед работодателем.

Правила составления приказа

Работодатель обязан издать приказ об удержании из зарплаты в течение месяца после того, как ему стало известно о наличии задолженности у сотрудника. Если указанные сроки были упущены, то за взысканием суммы долга придется обращаться в суд либо сотрудник должен будет предварительно написать заявление на удержание.

Сотрудник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольном формате.

В приказе следует прописать следующие сведения:

  1. Наименование компании-работодателя.
  2. Наименование документа.
  3. ФИО подотчетного лица и его должность.
  4. Дата издания приказа и место (город).
  5. Обстоятельства выдачи подотчетной суммы: когда она была выдана и на какие цели (например, в связи с командировкой).
  6. Сумма денежных средств, которая подлежит удержанию.
  7. Перечень приложений (это может быть уведомление об удержании, авансовый отчет либо письменное заявление работника).

В приказе руководитель компании может назначить ответственное лицо за удержание денежных сумм из заработной платы. Обычно это сотрудник бухгалтерии, который ответственен за начисление зарплаты.

Удержание производится в ближайший день выдачи зарплаты. Его допускается произвести как из авансового платежа, так и окончательного расчета. Стоит учитывать, что даже при наличии правильно оформленного приказа на удержание и полученного согласия работника работодателю не всегда удается единовременно удержать невозвращенную ему подотчетную сумму. Связано это с тем, что положения трудового законодательства ограничивают размер удержаний из доходов работника.

Размер удержаний

Удерживаемая задолженность из доходов подотчетного лица не может превышать 20% от суммы зарплаты после уменьшения ее на НДФЛ. Указанные ограничения приведены в ст. 138 Трудового кодекса и приведены в разъясняющем письме Минздравсоцразвития от 2011 года №22-2-4852.

Таким образом, за работодателем закреплено право на удержание из заработной платы подотчетной суммы, которая не была израсходована работником. Удержание производится через заявление сотрудника или в приказном порядке по распоряжению работодателя. В любом случае от работника нужно получить согласие на удержание, иначе получить задолженность можно только в судебном порядке. Задолженность по подотчетным суммам образуется у работника, если он не предоставил авансовый отчет в течение 3 дней после выхода на работу либо сумма по отчету меньше, чем ему было выдано.

Кто является подотчетным лицом и когда формируются задолженности

В любом учреждении, которое осуществляет хоть какие-то денежные операции, должен вестись бухгалтерский учет. Отдельной строкой в нем выделена задолженность подотчетных лиц, при этом важно знать, какой счет используется специалистами в данном случае.

Основные понятия

В качестве подотчетных лиц на любом предприятии выступают граждане, которым предоставляются денежные суммы. Выдаются они в качестве аванса в счет осуществления в будущем определенных хозяйственных операций. А также тем, кто должен отправиться в командировку.

По окончании деятельности, на которую предоставлялись деньги, лицо, их получившее, обязано составить отчет по расходованию. К нему прикладываются все документы, которые могут подтвердить целевое расходование средств (чеки, счета фактуры, проездные билеты и т. д.).

Если средства выделялись для проведения хозяйственных работ, то срок предоставления отчета должен определять руководитель организации. Если аванс выдавался для поездки в командировку, то срок зависит от типа поездки:

  • Если она проходит в пределах территории России, то подать отчет следует в течение трех рабочих дней после возвращения.
  • Когда выезд был зарубежный, то у командировочного есть десять дней после завершения для предоставления отчетов.

Если по завершении всех работ у подотчетного лица остаются неизрасходованные суммы, то их надлежит сдать в кассу предприятия. Все полученные деньги должны расходоваться строго по целевому назначению. Сам отчет после проверки сотрудниками бухгалтерии обязательно должен быть завизирован руководителем организации.

Если лицо, получившее аванс, вовремя не отчиталось по совершенным тратам, то появляется задолженность. Она должна быть каждый месяц переоценена в зависимости от изменяющегося курса российского рубля к валюте других государств. В бухгалтерском балансе задолженность таких лиц отражается по статье, которая указана в действующих законодательных актах.

Основные акты, которыми регулируется процесс

Главные документы, от которых обязаны отталкиваться бухгалтера при работе с задолженностями подотчетных лиц, составлены сотрудниками Центрального Банка РФ, Главного Казначейства и Министерства Финансов.

При работе обязательно учитываются следующие акты:

  • Указание ЦБ РФ № 3210 – У «О порядке ведения кассовых операций». Этот документ регулирует порядок выдачи денежных средств работникам учреждения.
  • Указание ЦБ РФ № 3073 – У «Об осуществлении наличных расчетов».
  • Приказ Казначейства РФ № 10н « Об утверждении правил обеспечения наличными». Данный документ отражает порядок начисления денежных средств на банковские карты сотрудников учреждения.
  • Приказ Минсельхоза № 68 от 29.01.2002 г.

Кто может быть подотчетным лицом

Сотрудники организации при осуществлении хозяйственных операций и для поездки в командировку получают из бухгалтерии авансом денежные средства на осуществление этих целей. Именно они и являются для учреждения подотчетными лицами. Такой человек должен обладать рядом качеств:

  • Это обязательно физическое лицо.
  • Такой гражданин должен официально находиться в трудовых отношениях или с предприятием (юридическим лицом) или с физическим лицом, которое имеет статус предпринимателя.
  • Между таким лицом и организацией должен быть заключен трудовой договор в любой форме, т. е. сотрудник может быть принят на постоянную или временную работу.

Перечень лиц, которым могут быть выделены денежные суммы для осуществления их деятельности, обязательно визируются руководителем предприятия. Для регулирования этого процесса бухгалтера пользуются Правилами ведения кассовых операций. Например, прежде чем получить новый аванс, каждое ответственное лицо должно выполнить обязательства по предоставлению отчета по ранее выданным суммам.

Дебиторская задолженность лиц

Все денежные суммы, которыми оперирует предприятие, необходимо учитывать в бухучете. Каждая строка баланса должна быть заполнена бухгалтером. Если этого не сделать, то проверяющие органы могут посчитать суммы, предоставленные подотчетному лицу, как доход организации или же целевой заем. А раз это прибыль, то с нее должен быть уплачен налог, но так как по вполне понятным причинам этого не сделано, то сотрудники налоговых органов вправе наложить штрафные санкции на организацию.

Когда в отчетности образовался дебиторский долг, то для его отражения создается отдельный документ. Если какая-то часть средств осталась неизрасходованной, то она должна быть возвращена в кассу предприятия. В случаях, когда этого по какой-то причине не происходит, вся сумма вычитается из заработной платы подотчетного лица.

Каким бы способом деньги не были возвращены в кассу, они должны найти свое отражение в балансе предприятия специальной записью, исходя из норм действующего законодательства.

Дебиторская задолженность в бухгалтерском учете отражается в разделе активов предприятия. Несмотря на то, что эта часть имущества находится в других руках, но по закону является собственностью организации. Когда составляется отчет, дебиторскую задолженность положено компоновать по срокам ее образования. Проводка ее ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями».

Далее следует выяснить, как отражать в бухгалтерском балансе задолженность по подотчетным суммам экспедитора: в актив или в пассив. Здесь следует понимать, что актив – это финансы и имущество, которые должны организации, а пассив – это то, что должна организация. Например, деньги на оплату отпуска – это пассив. А задолженность экспедитора по подотчетным суммам – это актив.

Кредиторская задолженность и ее отражение

Если дебетовое сальдо является недоимкой персонала, то кредитовое – это задолженность самого предприятия. Если оценивать кредиторскую задолженность с позиций бухгалтерского учета, то это финансовая оценка долга организации перед другими лицами. Учет ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками».

Подобный вид задолженности необходимо отражать на активно-пассивных счетах учета расчетов. Долговые обязательства вносятся на пассивные счета учета. При фиксировании кредиторской задолженности следует руководствоваться следующими правилами:

  • Не следует допускать зачет между статьями активов и пассивов.
  • В бухгалтерском балансе такой вид задолженности всегда представлен, как краткосрочный и отражается в разделе IV.
  • Если задолженность имеется в иностранной валюте, то при составлении баланса, она должна быть переведена на российские рубли по курсу, который был установлен на отчетную дату.
  • Если организацией была получена хотя бы часть оплаты, то задолженность фиксируется в балансе в оценке за вычетом суммы НДС, которая уже была уплачена или только подлежит уплате.
  • Если задолженность образовалась по займам и кредитам, то ее отражают с учетом набегающих к концу отчетного периода процентов.

Как списывают долг

Механизм списания каждой задолженности очень специфичен. Все имеющиеся случаи могут кардинально отличаться друг от друга. Чтобы списать остатки подотчетных сумм, следует проделать следующие манипуляции:

  • Установить срок начала исковой давности. Если лицо обязано было вернуть деньги и отчитаться 7 июля 2015 г., то такой датой считается 8 июля.
  • Затем отсчитать три года от этой даты. В данном случае это 8 июля 2018 г.
  • После чего денежная сумма признается безнадежной к взысканию, и списывается в бухучете за счет резерва по сомнительным долгам.

Следует учитывать, что списание не является аннулированием. В течение пяти лет задолженность следует отражать за балансом на счете 007.

Отражение дебиторской и кредиторской задолженностей даже для опытного бухгалтера, подчас представляет проблему. Все деньги, оказавшиеся в обороте организации, должны быть зафиксированы при составлении бухучета. Поэтому нужно следить за периодически меняющимися правилами ведения отчетности.

О расчетах с подотчетными лицами можно узнать из видео:

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector