Уведомление об отпуске по графику

Уведомление об отпуске по графику

Уведомление о начале отпуска

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

В каких случаях формируется документ

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Что будет, если не направить уведомление

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

  1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
  2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

  • данные об отправителе (предприятии-работодателе);
  • данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
  • сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

  • дату, с которой человек уходит в отпуск;
  • продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
  • день выхода на работу (указать точное число).

Как передать уведомление

До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

  • Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
  • Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).

Уведомление работника о начале очередного отпуска

Уведомление о начале отпуска является официальным документом для оформления ухода работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Данное право имеет каждый трудоустроенный человек. По закону каждая организация в конце года составляет график ухода своих сотрудников в отпуск. В документе прописывается период отдыха каждого работника.

Уход на отдых по графику отпусков

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

График отпусков

Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым. Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику. Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

Обязан ли работодатель сообщать об отпуске сотрудника за несколько дней

По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха. Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых. Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.

Последствия невручения уведомления

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации. В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции. Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

Что представляет собой уведомление

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику. Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале. Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Как составить самостоятельно уведомление

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

  • данные о работодателе;
  • данные о получателе, то есть работнике;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

  • дату начала отпуска;
  • его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
  • дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

Читать еще:  Передача доли в ООО другому участнику

Передача документа

Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

  1. на рабочем месте лично в руки;
  2. заказным письмом по средствам Почты России;
  3. через доверенное лицо.

В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

Если сотрудник не стал подписывать документ

Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление. В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей. В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

Образец 2020 года

Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Уведомление об отпуске: нужно ли и как составить

Уведомление об отпуске — это документ, извещающий работника о конкретных датах предоставляемых ему нерабочих оплачиваемых дней отдыха, гарантируемых трудовым законодательством.

Нормативная база

Когда и зачем уведомляют

Трудовой кодекс обязывает работодателя ежегодно предоставлять персоналу оплачиваемые дни отдыха с сохранением места работы. Очередность предоставления определяется за 2 недели до наступления календарного года, для этого оформляется график отпусков. Законодательство не требует при его составлении учитывать мнение каждого сотрудника (только мнение профсоюза), работодатель вправе составить его по своему усмотрению, опираясь на производственные процессы, специфику деятельности и интересы компании. Ст. 123 ТК РФ обязывает уведомлять о предстоящем отдыхе не позднее чем за 2 недели до его начала.

Вместе с тем законодательство не запрещает в течение года вносить корректировки в график с учетом пожеланий сотрудников по взаимной договоренности. Если фактические даты отличаются от ранее принятых и предоставляются по отдельному заявлению, то уведомлять не требуется.

Если сотрудника своевременно не предупредили о предстоящем отпуске, то он переносится на другой срок с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уведомить работника о начале ежегодного отпуска. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить

Установленного бланка, как и регламентированного способа извещения сотрудников, нет. Организация вправе разработать собственный образец с учетом правил делопроизводства. Не запрещается использовать другие способы информирования: реестры, отдельные графы в графике для подписи сотрудников, раннее издание приказа Т-6 и ознакомление с ним работника и другие ( письма Федеральной службы по труду и занятости №1693-6-1 от 30 июля 2014 г., №428-6-1 от 22 марта 2012 г.).

Если принято решение уведомлять сотрудников отдельным документом, то он готовится в двух экземплярах. В нем указываются:

  • название и реквизиты организации;
  • дата;
  • номер;
  • Ф. И. О. и должность сотрудника;
  • домашний адрес (если документ доставляется на дом);
  • название документа;
  • суть извещения с указанием вида отпуска, дат его начала и окончания и общей продолжительности;
  • подпись директора или его доверенного лица с расшифровкой и указанием должности.

Предусматривается место для подписи сотрудника, подтверждающей факт ознакомления с информацией.

Один документ передается сотруднику. Второй экземпляр остается у компании и после его регистрации в журнале хранится 3 года.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1
ИНН/КПП 1213141516/111111111

Менеджеру по продажам

УВЕДОМЛЕНИЕ о времени начала отпуска

На основании статьи 123 ТК РФ уведомляем Вас, что с 01.12.2020 Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней согласно утвержденному графику на 2020 год от 15.12.2019. Дата выхода на работу 15.12.2020.

Начальник отдела кадров Иванов /Иванов И.И./

Уведомление получил Петров /Петров П.П./

Примерный образец уведомления перед отпуском (бланк)

Как направить уведомление работнику

Вручить документ можно:

  • лично на рабочем месте;
  • курьером;
  • заказным письмом.

Важно, чтобы работник подтвердил его получение личной подписью на втором экземпляре или на уведомлении о вручении письма.

Как разъяснил Роструд на сайте онлайнинспекция.рф, электронные способы оповещения, не позволяющие расписаться в его получении, могут использоваться только совместно с бумажными (вопрос №113998 от 18.09.2019).

Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление

Если работник не соглашается подписывать документ, составляется акт об этом. В акте указываются причины отказа со слов работника. Акт подписывают свидетели отказа (не менее двух).

Сотруднику следует разъяснить, что отказом без уважительной причины он нарушает трудовое законодательство, т. к. согласно ст. 123 ТК РФ соблюдение графика обязательно, в том числе и для работника. Следовательно, в такой ситуации работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности (разъяснения Минтруда на сайте онлайнинспекция.рф к вопросу №90971 от 17.10.2017).

Если сотрудника вовремя не предупредить о предстоящем отдыхе, работодатель согласно статье 124 ТК РФ обязан будет по его письменному заявлению перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

  • ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • дополнительный оплачиваемый отпуск — в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
  • Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

  • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
  • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
  • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

  • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
  • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
  • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
  • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.
Читать еще:  Медосмотр для несовершеннолетних при приеме на работу

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Скачать образец уведомления

Образец составления уведомления об отпуске

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

  • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
  • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
  • Длительность периода в днях;
  • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
  • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Документы Для чего нужно уведомление об отпуске

Если после начала трудовой деятельности прошло больше 6 месяцев, человек имеет полное право на отпуск. Определяется очередность специально разработанным документом – графиком, который должен соблюдать не только работодатель, но и каждый сотрудник. За две недели до предполагаемого периода отдыха работнику направляется извещение. Это официальный документ, информирующий человека о начале отпуска и его окончании.

Порядок ухода сотрудника в отпуск

В период предоставления отпуска работник освобождается от выполнения каких-либо трудовых обязанностей, при этом за ним сохраняется заработная плата. Период в 28 дней положен всем гражданам (не входящим в льготную категорию), официально трудоустроенным на предприятиях, независимо от их формы собственности и статуса. Делается это ежегодно, по согласованной схеме.

В отпуск уходят даже работники, которые трудятся:

  • По совместительству;
  • Неполный день;
  • Дистанционно;
  • Со свободным графиком.

Ознакомление с графиком отпусков осуществляется отделом кадров под роспись в самом начале рабочего года. Подписывая документ, каждый соглашается с таким порядком и обязан соблюсти установленные сроки. Вопрос ухода на отдых регулируется законодательно. Основные положения прописаны в ТК РФ, Федеральных законах, письмах Роструда (№1693-6-1 от 30.07.2014 г). Существуют определенные правила предоставления отпуска:

  • Отдыхать гражданин должен каждый год не меньше 28 дней, а если он входит в льготную категорию, то 30 и больше.
  • Отказываться от отпуска в пользу денежной компенсации не допускается больше одного раза, на второй год потребуется выйти в обязательном порядке, в некоторых случаях даже принудительно.
  • График отпусков формируется в декабре, поэтому если есть желание получить период в конкретный промежуток времени, об этом лучше сообщить отделу кадров на стадии составления плана.
  • За три дня до начала отдыха работнику выплачивается положенная компенсация.
  • Если человек заболел, то период отпуска переносится или продлевается, если это произошло после выхода.

Важно знать! Внесение изменений в график отпусков допустимо, так как в первую очередь учитываются интересы сотрудников и производственная необходимость компании. Корректировки неизбежны в фирмах, где трудоустроены льготные категории граждан, имеющих право уходить на отдых в любое время по своему усмотрению.

Уведомление об отпуске

Уведомление об отпуске является официальным документом, для которого не предусмотрено единой унифицированной формы. Выдать его сотруднику требуется за пару недель до начала отдыха, даже если он был заранее ознакомлен с графиком. Зачем это нужно? Если работодатель не соблюдает установленное правило, то сотрудник вправе, не получив извещение, не выходить в выделенный ему период и изъявить желание отдыхать в другое время. Кроме этого отсутствие уведомления является основанием для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.

Уведомление о начале отпуска составляется по определенным правилам, хотя единого утвержденного образца и не существует. Каких условий следует придерживаться в процессе:

  • Форма ратифицируется внутри предприятия, что позволяет учесть специфику его деятельности.
  • В шапке обязательно присутствует наименование предприятия, его юридический адрес. Если есть фирменный бланк, то лучше использовать его.
  • Исходящий номер документа, его название и дата составления.
  • Информация о дате начала предоставленного периода для отдыха.
  • Законодательное основание, подразумевающее обязанность сотрудника выйти в очередной отпуск и вернуться в указанные сроки.
  • Подписи руководителя и гражданина, которые говорят об ознакомлении с документом.

Получить отпуск раньше согласованного графика отпусков допустимо при наличии уважительной причины, по просьбе гражданина и только с согласия работодателя. В одностороннем порядке отказаться от выхода в указанные сроки невозможно, так как отдых является такой же обязанностью сотрудника, как и работа.

Варианты передачи уведомления

Передача извещения о начале отпуска осуществляется, как правило, на рабочем месте. Для этого кадровый сотрудник должен подготовить его в двух экземплярах: на одном ставится подпись, и он остается храниться в документах предприятия. Второй передается работнику для изучения. Если гражданина нет на месте, уведомить его можно и другими способами, например, Почтой России, через доверенное лицо или курьера.

Оформление факта ознакомления допустимо в следующих вариантах:

  • На втором экземпляре. Самый трудоемкий вариант, так как требует сохранения в течение 5 лет и строгой классификации всех направленных уведомлений работникам.
  • Журнал учета. В него вносятся сведения обо всех типах и периодах отпусков, выданных извещениях и прочее.
  • Приказ или распоряжение. При ознакомлении с этим документом, сотрудник обязательно ставит подпись. Это является подтверждением уведомления о начале периода отпуска, но будет в рамках закона, только если документ оформлен за 2 недели, как и требует норматив относительно сроков извещения.
  • Отдельный столбик в графике отпусков. Доработать типовой бланк можно самостоятельно, включив в него пункт, где сотрудники будут ставить подпись об ознакомлении с периодами отдыха.

При использовании отдельных бланков, как отчетности о соблюдении правила предоставления извещения, потребуется также создать журнал, в котором они будут фиксироваться. Именно поэтому такой способ ведения документации считается наиболее трудозатратным.

Ответственность за отсутствие уведомления

Направить извещение об отпуске работодатель обязан заранее. Уведомление работник должен получить минимум за 2 недели до начала отдыха. Если его в последствие по согласию сторон будут переносить, дублировать этот документ с измененными датами нет необходимости. Но в целом соблюдение установленного порядка является обязанностью компании.

Внимание! Если работодатель не учитывает требование закона, то ему за это грозит штраф. Санкция предусмотрена п. 1 ст. 5.27 КоАП и составляет до 50 тыс. руб. Понесет наказание также должностное лицо, которое было обязано оформить документ и вовремя его отправить. Размер штрафа для него составит от 1 до 5 тыс. руб.

Действия работодателя при отказе работника получить уведомление

Если сотрудник не желает получать извещение и знакомиться с таким документом, как приказ об утверждении графика отпусков, то работодатель обязан оформить акт. Составляться он может даже в свободной форме, но должен зафиксировать факт отказа от получения бланка. Подписывается он минимум двумя свидетелями, которые присутствовали в этот момент. Желательно в документе прописать причину такого действия, даже если оно не обоснованное. Если эта процедура выполнена, нарушителем будет являться сам сотрудник, за что привлекается в ответственности.

Когда уведомление не нужно

Направлять уведомление об отпуске по графику работодателю важно для соблюдения установленного требования ст. 123 ТК РФ. Делать это требуется своевременно, сохраняя второй экземпляр с подписью о получении в кадровой службе. Но бывают ситуации, когда этого не нужно. Извещение не направляется в следующих случаях:

  • Ежегодный оплачиваемый отпуск. Сотрудник обязательно пишет заявление на имя руководителя компании, в котором указывает период, когда ему предоставляется отдых. Это уже подразумевает, что он ознакомлен с графиком.
  • Дополнительный отпуск. Тут действует то же правило, что и в предыдущем случае.
  • За свой счет. Бывают семейные обстоятельства, когда сотрудник просит освобождение от смен без сохранения заработной платы. Если у работника есть дети или уважительная причина, компания предоставляет его без направления уведомления.
  • Перемещение периода по согласию сторон. Тут составляется заявление на перенос отпуска по графику, что вполне заменяет обычное извещение, так как оно тоже подается за 14 дней и говорит о том, что сотрудник в курсе, когда ему нужно уйти на отдых и вернуться.
Читать еще:  Переход в другую СРО

Предоставление отпуска не по графику отпусков не редкость на предприятиях любого вида, поэтому вместо отправки уведомления многие наниматели просят работников штата писать заявление. Это делает выход на отдых правомерным и не требует соблюдения установленного законом правила о направлении извещения.

Уведомление о начале отпуска кадровая служба обязана направить гражданину за 2 недели до предполагаемой даты выхода. Если работодатель не осуществляет данное действие в срок, это является прямым нарушением требований законодательства, что влечет за собой наказание со стороны контролирующих органов. Унифицированной формы документа не существует, однако он должен быть составлен согласно некоторым правилам.

Статьи и консультации 2020 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

Как правильно предупредить о времени начала отпуска?

Дата последней редакции: 04.07.2019

Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Оптимальный вариант для извещения работника о времени начала отпуска – это вручение ему письменного уведомления под роспись.

Но на практике встречаются и иные варианты уведомления:

1) в график отпусков включают дополнительную графу «С графиком отпусков ознакомлен. Дата. Подпись.», «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись» (или аналогичную) и после утверждения графика отпусков собирают подписи работников в эту графу,

2) заранее издают приказ о предоставлении отпуска и знакомят с ним работника не позднее, чем за две недели до начала отпуска,

3) направляют работнику по электронной почте на личный адрес уведомление,

Обязаны Вас предупредить, что при проверках некоторые инспекторы ГИТ относятся к этим вариантам неодобрительно. Аргументы разные: ознакомление с графиком — это одно, а уведомление о начале отпуска — другое, приказ – это распорядительный документ, а не уведомительный, прочтение работником электронной почты труднодоказуемо, да и роспись работника при таком уведомлении обычно не получается, и т.д.

Решение Центрального районного суда г. Кемерово от 09.03.2016 № 2-1632/2016 (выдержка):

«…Суд считает несостоятельным довод истца о нарушении работодателем ч. 3 ст. 123 ТК РФ в части формы извещения работника о дате начале отпуска, поскольку закон не устанавливает формы для уведомления работника о начале отпуска, а равно не устанавливает ограничений на уведомление работника ранее 2 недель до начала отпуска.

В связи с этим, подпись работника в графике является надлежащим уведомлением о начале отпуска…»

Однако областной суд с такой позицией не согласился.

Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 28.07.2016 № 33-9459/2016 (выдержка):

«…Суд первой инстанции также признал несостоятельным довод истца о нарушении работодателем ч. 3 ст. 123 ТК РФ в части нарушения срока извещения его о дате начале отпуска, однако судебная коллегия находит ошибочными выводы суда в данной части.

Суд первой инстанции исходил из того, что о дате начала отпуска истец был извещен под роспись заблаговременно, не позднее, чем за две недели до его начала при ознакомлении с графиком отпусков, что не может быть признано обоснованным, поскольку ознакомление с графиком отпусков, имевшее место за год до предоставления отпуска истцу, не может расцениваться в качестве извещения о времени начала отпуска, принимая во внимание, что отпуск мог быть перенесен по соглашению между работником и работодателем, в иных случаях, предусмотренных законом, на иной срок, чем установлен графиком отпусков До издания приказа о предоставлении отпуска работник, фактически, не имеет точной информации о времени начала отпуска.

Из материалов дела следует, что истец К.И.А. не был извещен не позднее, чем за 2 недели о начале отпуска, в связи с чем истец в соответствии с ч.2 ст. 124 ТК РФ вправе был требовать перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок…»

Решение Нефтекумского районного суда Ставропольского края от 01.06.2017 № 2-299/2017 (выдержка):

«…Представленное суду уведомление истца ДД.ММ.ГГГГ. в 14 час. 36 мин. о предстоящем отпуске согласно утвержденному 15.12.2016г. графику отпусков с 10.04 по 29.04.2017г. включительно, по мнению суда не подтверждает факт ознакомления Ш.А.И. с ним посредством направления по электронной почте на электронный адрес по доводам представителя ответчика о последующем направлении истцом в этот же день в 19 час. 16 мин. заявления о предоставлении отпуска иной продолжительности, так как почтовый клиент допускает возможность создания и отправки электронного письма без обязательного прочтения входящей корреспонденции, сведений о том, что указанное уведомление истцу направлялось с обязательным информированием о прочтении, либо направленное истцом в 19 час. 16 мин. письмо было ответом на полученное в 14 час. 36 мин. письмо Государственной инспекции труда в Ставропольском крае, представителем ответчика не представлено. По данным основаниям к таковым не может относиться и акт № от ДД.ММ.ГГГГ. «О не направлении подтверждения Ш.А.И. личной подписью вручения уведомления о начале отпуска», как не содержащий достоверного подтверждения прочтения истцом уведомления о предстоящем сроке начала отпуска…»

Вышестоящий суд согласился с выводами суда первой инстанции.

Апелляционное определение от 15.08.2017 № 33-5901/2017 (выдержка):

«…Разрешая спор и принимая решение об удовлетворении иска, оценив собранные по делу доказательства по правилам ст. 67 гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, в том числе, уведомление без даты об утверждении 15 декабря 2016 года графика отпусков на имя истца с просьбой подтвердить вручение уведомления личной подписью (т. 1 л.д. 56-57), переписку по электронной почте между истцом и ответчиком (т. 1 л.д. 58, 63), акт о непредоставлении подтверждения А.И. Ш. личной подписью вручении уведомления о начале отпуска от 22 марта 2017 года №2 (т. 1 л.д. 59), установив, что ответчиком Государственной инспекцией труда по Ставропольскому краю фактически был единолично без согласования с истцом Ш.А.И. определен период отпуска истца и разделением его отпуска по частям, ответчиком в условиях состязательности гражданского процесса и равноправия сторон не было представлено достоверных сведений об ознакомлении истца с утвержденным 15 декабря 2016 года графиком отпусков до наступления запланированного календарного года, ответчиком не было получено от работника согласия на разделение отпуска, как того требует ст. 125 Трудового кодекса Российской Федерации, суд первой инстанции пришел к выводу о том, что факт нарушения конституционных и трудовых прав истца Ш.А.И. при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, выразившегося в несогласовании разделения отпуска на части, несвоевременном уведомлении о начале отпуска, нашли свое подтверждение.

Судебная коллегия с такими выводами суда первой инстанции соглашается, поскольку выводы суда первой инстанции мотивированы, подтверждены доказательствами, имеющимися в материалах дела и приведенными в решении суда. Законных оснований для признания выводов суда первой инстанции неправильными, у судебной коллегии не имеется…»

Но есть и обратные примеры.

«…В случае если, Ваши работники ознакомлены под роспись с датами начала их отпусков не менее чем за 14 дней до начала таких отпусков, в том числе путем ознакомления с приказом, это может считаться достаточным условием для соблюдения порядка предоставления отпусков…» (Онлайнинспекция.рф, март, 2015, https://онлайнинспекция.рф/questions/view/36629 )

Решение Первомайского районного суда г. Омска от 19.02.2018 № 2-374/2018 (выдержка):

«…законодателем на работодателя возложена обязанность об извещении работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала, что и было осуществлено ответчиком 11.12.2017г. при ознакомлении истца с графиком отпусков, истцу был предоставлен ответчиком отпуск по указанному графику без каких-либо изменений. Суд отмечает, что вышеуказанными нормами права уведомление работника об отпуске не предусмотрено исключительно в виде получения письменного уведомления от работника об отпуске либо в виде ознакомления приказа на отпуск в случае его издания, не исключена возможность уведомления работника об отпуске в виде ознакомления с графиком отпусков…»

Строго говоря, кодекс не говорит, как именно нужно извещать работника об отпуске, его формулировка не конкретна: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала» (ст. 123 ТК РФ). Поэтому-то и есть почва для споров.

В любом случае, если Вы хотите, чтобы при проверках к Вам точно не имели нареканий по вопросу уведомления работников о начале отпуска, то вручайте им под роспись письменные уведомления. Указывайте в них фамилию работника, когда начинается его отпуск, сколько дней он продлится, за какой период отпуск предоставляется.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector