Управление временем персонала

Управление временем персонала

Учимся грамотно управлять личным и рабочим временем. Без напряга и с удовольствием!

Чтобы много успевать за день, нужно уметь управлять отведенными 24 часами. Это касается и рабочего и личного пространства, и сегодня попробуем продвинуться в этом вопросе хоть немного вперед. Учимся выстраивать систему управления рабочим временем.

Трудности, возникающие из-за недостатка внимания к тайм менеджменту

Наверняка, вы хотя бы раз задавали себе следующие вопросы:

  1. Почему я не успел выполнить все запланированное?
  2. Зачем мне это делать? Это разве принесет результат?
  3. Что вообще мне нужно делать сегодня?

Ответы на эти вопросы лежат на поверхности, но постараемся ответить на них кратко и емко — все дело в планировании. Именно с этого начинается управление собственным временем.

Основные постулаты планирования

Как и любое понятие в этом мире, планирование имеет под собой основную базу. Как грамотно и, что немаловажно, КОГДА уделять время планированию?

Если поручение не будет исполнено к сроку, то на следующий день оно появится в вашем списке дел, и вы сможете спросить у исполнителя, в чем причина задержки. Спросить вы также можете во встроенном чате, что появляется у каждой задачи после ее создания.

Утром и вечером по 5 минут будет вполне достаточно, чтобы определить приоритеты на сегодня и завтра соответственно. Составьте список задач, расписав каждое дело по длительности, указав точное время начала и конца, чтобы уложиться в этот промежуток времени.

Очень важно оставлять лишние 15-20 минут на решение каждой из задач. Если вы боитесь, что это собьет ваш график, вы заблуждаетесь. Вы не сможете точно определить длительность решения одной из задач и затратите на нее больше времени, а благодаря “запасливости” управление личным временем обретет свое воплощение.

При планировании мы рекомендуем использовать одну из мировых техник тайм менеджмента. Например, в случае управления временем на предприятии можно использовать такую технику, как Диаграмма Гантта: все работы по проектам отображены на едином графике, а значит вы всегда можете проконтролировать не только свои дела, но и выстроить управление временем сотрудников. Кстати, о последнем.

Для крутых менеджеров: управляем командой и их временем

В обязанности любого хорошего руководителя входит помощь своим подчиненным в планировании и правильном распределении задач по приоритетам. Это очень сложный вопрос, но постараемся в нем разобраться.

Управление временем персонала не заключается в составлении списков дел за своих сотрудников! Это очень важно. Руководитель — это ментор или коуч, который только направляет и задает конечную цель. Сами же пути решения проблем сотрудник должен определить сам, иначе в вашей команде окажутся не профессионалы, а, простите, слюнтяи.

Чтобы грамотно сочетать управление временем руководителя и подчиненных, выделяйте каждый день 1 час или полтора на встречи и общение с подчиненными. Все остальное время работайте над своими делами. Для сотрудников будет интересным опыт использования такой техники, как Pomodoro.

Метод Pomodoro: свободное время и результат

То, что работать нужно 24 часа в сутки — большое заблуждение. Тому доказательством является одна из интереснейших техник управления временем — Pomodoro.

Ее суть заключается в чередовании периодов 25 и 5 минут. 25 отведены на беспрерывную работу, а 5 — на релакс. После 4 таких чередований наступает длительный период в 10-15 минут. Предлагаю посмотреть видео о том, как работать с этой техникой:

Как видите, тайм менеджмент очень важен не только для работы, но и для отдыха. Управление свободным временем играет ключевую роль в самообразовании и реализации ваших потенциалов. Потратьте это время на хобби, чтение, просмотр интересных фильмов — вашему мозгу нужно отдохнуть, чтобы затем вновь взяться за работу.

Пара лайфхаков управления временем

Если вы решите внедрять тайм менеджмент в свою жизнь, то вы должны знать — это трудно. Но результат вас удивит! Вот пара лайфхаков от нас самих по этому вопросу:

Планируйте и выполняйте самую сложную задачу утром. Ни в коем случае не откладывайте ее на потом! Это избавит вас от ощущения, что что-то висит над душой и позволит сосредоточиться на других задачах. Забудьте про жалость. Никогда не произносите слова “Ой, я так устал”. Все устали, и никто не хочет выслушивать это нытье — лучше действуйте наоборот. Веселите всех вокруг, заставляйте улыбаться, но оставайтесь профессионалом. Работайте в паре с хорошим инструментом по управлению временем. Желательно, чтобы это была программа, где вы сможете записывать все свои дела, идеи и планировать на будущее: недели и месяцы вперед. А еще важно, чтобы вы могли применять техники тайм менеджмента при работе с вашим списком дел.

Инструмент работы со временем

Такой вариант — ЛидерТаск. Каждая из мировых техник тайм менеджмента получила свое воплощение в виде дополнительных элементов сервиса. Распланируйте свои дни на неделе, разбейте задачи на более мелкие шаги и работайте со списком дел по выбранной методике.

Управление временем персонала

В прошлом столетии менеджеры в совершенстве научились руководить физическим трудом. В нынешнее время основной их задачей является владение искусством управлять интеллектуальным трудом работников компании. В этом менеджеру приходят на помощь различные инструменты. Как раз к ним и относится тайм-менеджмент в управлении персоналом.

В современном мире любой менеджер старается достигать поставленных целей с наименьшими затратами сил и временных ресурсов сотрудников, посредством грамотной организации всего рабочего процесса. Это и является основой тайм-менеджмента. Острую потребность в правильном управлении временем обусловливает ряд факторов:

  • Быстрый темп жизни современных людей.
  • Нестабильное положение экономики на рынке.
  • Потребность в инновациях.
  • Рост стоимости самой компании.
  • Прочие факторы, которые связаны с функционированием компании.

В результате воздействия вышеприведенных факторов в организации растет количество задач, требующих решения, на сотрудников возлагается больше обязанностей, для выполнения которых они должны грамотно принимать решения и распоряжаться своим временем. В свою очередь, менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

До того как реализовать на практике управление временем персонала, перед менеджером стоит задача выбрать стратегию, с помощью которой в компании наиболее эффективно будет осуществляться управление работниками. Различают две такие стратегии:

  • Стратегия принуждения.
  • Стратегия убеждения.

Антуан де Сент-Экзюпери сформулировал выражение, отражающее сущность этих двух стратегий: «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль». Когда используются обе эти стратегии, работа менеджера также различается и строится по разным принципам.

Принуждение

Первая стратегия заключается в использовании систем управления. Основной упор идет на грамотное построение работы всей системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного сотрудника организовывается само собой.

За такое направление в сфере управления временем компании «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и прочие технологии.

Стратегия убеждения заключается в самостоятельной организации рабочего времени каждым сотрудником в отдельности, поскольку он не хочет расходовать понапрасну временные ресурсы.

Учитывая различия, можно понять, что эти принципы имеют место в различных ситуациях. Если в одной компании от работника хотят четкого выполнения поставленных задач и следования указаниям руководства, то максимально минимизировать затраты временных ресурсов поможет первый принцип. Это можно объяснить тем, что исполнительность и результаты работы каждого отдельного сотрудника компании зависят от функционирования всей системы организации и непосредственно от грамотного управления работниками.

Если же, напротив, от сотрудника требуется творческая инициатива и самостоятельный выход из различных ситуаций, возникающих по ходу работы, ответственность за совершенные действия – для достижения наибольшей эффективности применяется второй принцип.

Таким образом, можно сделать вывод, что для выполнения поставленной перед менеджером задачи организации рабочих процессов необходимо, в зависимости от характера работ, грамотно применить ту или иную стратегию управления. Следует осознавать всю важность использования тайм-менеджмента и положительное влияние его технологий на работоспособность сотрудников, превращающих их в активных деятелей.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач, продуктивности работы в выбранном направлении и улучшения эффективности работы всей компании в целом, повышения уровня ее адаптации, конкурентоспособности и скорости реагирования на происходящие изменения.

Грамотно построенный тайм-менеджмент помогает сотрудникам осознать, что попусту растраченное время является потерей не только для руководства, но, прежде всего, для них самих. Оно может ощутимо снизить уровень эффективности работы всей организации, и вследствие этого прибыль каждого работника в отдельности также снизится.

Тайм-менеджмент в процессе управления персоналом

социологические науки

  • Зидра Алена Александровна , студент
  • Шавырина Ирина Валерьевна , кандидат наук, доцент, доцент
  • Белгородский государственный технологический университет им. В.Г. Шухова
  • Похожие материалы

    Современные условия жизни характеризуется динамичным развитием. Многие люди сталкиваются с такой проблемой, как нехватка времени для чего-либо. Это может привести к панике, дискомфорту, а вследствие этого могут быть неудачи, вялость, плохое настроение и прочие негативные моменты. Для решения этой непростой задачи и существует time-management. Говоря простыми словами, можно сказать, что это управление временем. Наверняка многие задумывались о том, как организовать свое время так, чтобы успеть сделать максимальное количество работы за определенный период времени. Time-management как раз и раскрывает все секреты умения правильно организовать свой день.

    Умение грамотно организовать свое личное и рабочее время — одно из главных преимуществ хорошего руководителя, поскольку четкий режим и график помогут привести работу в слаженный процесс не только одного человека, но и подразделения и организации в целом. В данной статье мы рассмотрим некоторые методы тайм менеджмента, которые помогут руководителю эффективнее справляться с большим количеством работы.

    Первый метод, о котором пойдет речь — метод Парето или 20/80. Принцип этого метода гласит, что 20% усилий дают 80% результата, и наоборот. Теоретически довольно просто, но на практике все немного сложнее. Важно правильно определить, на что стоит приложить усилия, а какую работу можно отложить или передать на исполнение подчиненным. Вообще, этот принцип отлично подходит для всех сфер жизни и для любой деятельности человека: для работы, дома, учебы и прочие. Стоит отметить, что многие бизнесмены и успешные люди пользуются данным методом.

    Метод Уоррена Баффета назван в честь его основателя и обладателя многомиллиардным состоянием. Данная система состоит из трех ступеней, позволяющие определить приоритеты и спланировать свои действия.

    На первой ступени необходимо записать 25 главных целей. Для начала можно начать с планов на неделю, затем попытаться сформулировать цели на месяц, потом на год, на 5 и так далее. Важно правильно расставлять приоритеты, так как правильно поставленная цель — это 50 % успеха.

    На второй ступени нужно выбрать 5 самых важных задач, который серьезней остальных, и которые требуют больше времени для решения.

    На третьей ступени рекомендуется убрать все лишнее. Но здесь есть один нюанс. Баффет предложил следующий ход событий: «Все цели, не вошедшие в топ-5 переходят в разряд табу. Не стоит приступать к ним, пока первая пятерка не будет выполнена на 100%»

    Данный метод поможет научиться не только четко и грамотно формулировать свои цели, но и выделять из них первостепенные и второстепенные. Это позволит человеку, а тем более руководителю избежать те задачи, которые не требуют решения в ближайшее время.

    Следующий метод будет полезен для творческих людей и руководителей, в подчинении которого находятся такие люди. Интеллект-карты помогают не только эффективно структурировать информацию и обрабатывать ее, но и мыслить с использованием своих творческих и интеллектуальных навыков. Они полезны для решения таких задач, как планирование своего времени, проведение презентаций, запоминания информации в больших количествах, самоанализа, разработки сложных проектов и других важных моментов, которые встречаются в процессе трудовой деятельности и жизни человека. Суть этих карт заключается в том, что основная идея подразделяется на несколько под-идей, которые объединены по темам, требующие расшифровки. Все под-идеи соединены ассоциативными линиями, содержащие одну ключевую фразу. Чтение карты происходит от центра, двигаясь по направлению линий. Основная цель создания интеллект-карт заключается в систематизации большого количества информации и представлении его в схеме для более наглядного представления.

    Следующий метод, который мы рассмотрим — Пирамида Франклина. В возрасте двадцати лет американский политический деятель Бенджамин Франклин создал эту систему и следовал ей на протяжении всей жизни. Пирамида состоит из шести ступеней.

    1 ступень. Фундамент пирамиды состоит из главных жизненных ценностей. Можно сказать, что это на вопросы: «Для чего я был рожден? Какова моя миссия? Что я оставлю после себя?» Ответы на эти вопросы будут меняться на протяжении всей жизни, так как взрослея, у человека меняются ценности и приоритеты. В каком-то образе это вектор движения к мечте.

    2 ступень. Глобальная цель включает в себя планы на жизнь конкретного человека.

    3 ступень. На ней фиксируются промежуточные цели, которые помогут на пути достижения глобальной цели.

    4 ступень. Долгосрочные планы на один, три, пять лет. Важный момент на этом этапе — определиться со сроками исполнения и поставить такие цели, которые имели немного гибкую структуру, поскольку один незапланированный случай может изменить планы.

    5 ступень. Здесь наступает момент, когда можно сформулировать планы на ближайший месяц, а дальше и на неделю. Необходимо тщательно сформулировать и скорректировать их для более эффективной работы.

    6 ступень. Последний этап — планирование ежедневных планов.

    Мы видим, что данный метод планирования временем начинается не с краткосрочных планов, а с понимания того, для чего мы были рождены. Бенджамин Франклин считал, что прежде чем управлять организацией необходимо научиться управлять своей жизнью.

    Метод швейцарского сыра заключается в выделении нескольких «дырок» в глобальной задаче. Если человек испытывает страх или сложности в выполнении какой-либо задачи, рекомендуется проделать в ней «дырки» , выполнив часть работ. Например, если человек хочет открыть свой магазин книг. Чтобы не решать одну глобальную задачу сразу, разделим ее на несколько этапов. Для начала необходимо определиться с арендой помещения, где будут происходить продажи — это будет первая «дырка». Далее — определиться с поставщиками — это вторая. После — набрать персонал. И таким образом выделять «дырки» для решения одной крупной задачи. Придерживаться строго порядка не обязательно. Важно выполнять задачи поочередно без остановок и длительных перерывов.

    В заключении хотелось бы рассказать о мифах тайм-менеджмента. Так как данное направление стало актуальным в России не так давно, многие люди допускают некоторые ошибки в построении своего режима. Итак, рассмотрим самые распространенные.

    1. Как было сказано выше, нет универсальной технологии тайм-менеджмента для всех людей. Все строго индивидуально и зависит от нашего воспитания, ценностей, приоритетов, целей, задач, образа жизни многих других факторов.
    2. Ошибочно считать, что невозможно стать успешным без использования тайм-менеджмента. Использовать техники необходимо не для того, чтобы занять кресло руководителя, для того, чтобы разложить «по полочкам» все накопившиеся дела и не допустить их расформирования снова.
    3. Многие думают, что тайм-менеджмент помогает экономить время. Нет. По началу может не все получиться, так как придется контролировать многие процессы, заводить будильники, что может привести к тому, что больше внимания будет сконцентрировано на тайм-менеджменте, чем на основной работе. Это может привести к тому, что человек попросту опустит руки, так как ему покажется, что техника сработала неправильно и только забирает время, а не экономит его. Важно понимать, что перестройка режима дня — это сложный процесс, требующих больших усилий и много времени.
    4. Из всех предыдущих мифов вытекает следующий. «Тайм-менеджмент не работает», — скажут люди, которые ждут быстрого результата. Нужно найти такую технику, которая подойдет именно конкретному человеку. Иногда можно совмещать несколько методов, чтобы выстроить для себя ту самую идеальную схему тайм-менеджмента.

    Конечно, в статье рассмотрены далеко не все техники в тайм-менеджменте. Но даже эти помогут человеку сформировать план, следование которому послужит упорядочиванию дел, задач, планов не только на ближайшие дни, недели или месяца. Практикуя разные техники можно научиться мыслить стратегически.

    Для руководителя важно знать техники управления временем не только для себя. Можно показать и объяснить некоторые способы тайм-менеджмента для приближенных сотрудников, чтобы и они могли распланировать рабочий процесс, ведь и от их работы зависит успех организации. В дальнейшем можно и остальному персоналу поведать о способах, которые помогли вышестоящему руководству. Если правильно сформировать режим работы каждого человека, то и организация будет работать, как часы. Очень важно отметить, что нет универсальных технологий тайм-менеджмента, поэтому придется потратить много времен, чтобы выбрать подходящий способ организации времени для себя.

    Список литературы

    1. Калинин С. И.. Тайм-менеджмент. СПб.: Речь., 2006.
    2. Гуськова Е.А., Шавырина И.В. Особенности социальной ингибиции в системе современных социально-профессиональных отношений // Социально-гуманитарные знания. 2016. Т.8. С. 249-254.
    3. Пренти С. Интегрированный тайм-менеджмент. М.: Добрая книга, 2007.

    Завершение формирования электронного архива по направлению «Науки о Земле и энергетика»

    • 23 ноября 2020
  • Создание электронного архива по направлению «Науки о Земле и энергетика»

    • 29 октября 2020
Читать еще:  Где искать инвестора для бизнеса

Электронное периодическое издание зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), свидетельство о регистрации СМИ — ЭЛ № ФС77-41429 от 23.07.2010 г.

Соучредители СМИ: Долганов А.А., Майоров Е.В.

Построение системы управления рабочим временем сотрудников

Построение системы управления рабочим временем сотрудников

Независимый эксперт в области построения систем управления. Имеет успешный опыт постановки процессного подхода и стандартизации процессов по стандартам ISO, проектного управления и стратегического планирования, а также опыт автоматизации процессов на базе систем «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и «1C:Документооборот». Выпускник Высшей бизнес-школы менеджмента при ВШЭ.

Планирование рабочего времени сотрудников можно условно разделить на краткосрочное и долгосрочное. Долгосрочное планирование — это планирование работ, например, в проектах, которые требуют для своего выполнения строго отведенного времени. Ограничением служат сроки самого проекта и сроки решения проектных задач. У каждой проектной задачи, кроме срока выполнения, имеется ещё трудоемкость, выражаемая обычно в человекочасах, и ответственные. Помимо этого, долгосрочное планирование предполагает инвестиции временного ресурса сотрудника и материального ресурса компании в будущее. Обычно проектные задачи имеют наивысший приоритет.

Краткосрочное планирование — это планирование ежедневного выполнения работ, поручений, которые необходимо сделать в ближайшее время, часто срочно или даже «вчера». На выполнение этих работ тоже необходимо время сотрудника, но следует находить баланс между стратегическими задачами и оперативными/тактическими задачами.
При планировании рабочего времени сотрудников среднестатистический руководитель сталкивается с рядом проблем:

  1. Как не забыть, какие задачи я кому поставил?
  2. До какого числа кто и что должен был сделать?
  3. На каком этапе находится выполнение той или иной работы?
  4. Как узнать, будет ли порученная работа сдана в срок или нет?
  5. Чем занимаются подчиненные, если работа не выполняется?
  6. Могу ли я привлечь сотрудника к выполнению других работ, например, в проектах, есть ли у него на это время?

При этом и сотрудникам, которые выполняют те или иные работы и поручения, приходится постоянно искать ответы на не менее важные вопросы:

  1. Кому, что и к какой дате я должен сделать?
  2. Есть несколько дел, с чего начать?
  3. Если вижу, что не успеваю, что делать?
  4. Успею ли я сделать работу в срок, есть ли у меня на это время? К какому сроку смогу выполнить работу?
Читать еще:  Излишки при инвентаризации

Казалось бы, довольно простые вопросы, однако часто они «отдаются на откуп» руководителям и подчиненным, и каждый решает их автономно и по-своему, поскольку единой системы управления рабочим временем, поручениями и контролем их выполнения у большинства компаний нет. Её отсутствие влечет за собой невыполнение обязательств сначала между внутренними поставщиками и клиентам (например, закупками и продажами), а затем и между компанией и ее клиентами. Компания недополучает выручку, прибыль, повышаются репутационные риски, снижается имиджевая составляющая компании.

При построении системы управления рабочим временем руководителю необходимо ответить на вопросы:

  1. Как запланировать работы/поручения сотрудникам так, чтобы выполнить их в срок?
  2. Что делать, если что-то не успеваем, и при этом минимизировать потери?
  3. Как оценить правильность использования рабочего времени и заплатить сотруднику компенсацию за потраченное время?

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам. Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот». То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал.

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Мониторинг выполнения плановых работ

Когда определены планы работ, необходимо обеспечить своевременное их выполнение. Решение этой задачи сводится с использованием «1С:Документооборот» к выдаче поручений и контроля их выполнения по срокам и трудозатратам.

Выдача поручений сотрудникам. Для этого можно воспользоваться механизмом ввод на основании, который позволяет упростить работу и избавить от повторного ввода данных, которые уже хранятся в информационной базе (рис. 7).

Рис. 7. Выдача поручений сотрудникам

При этом на рабочем месте сотрудника в перечне задач единого информационного пространства появляется новая, которую необходимо выполнить к указанной дате с определенными трудозатратами.
Выдерживать сроки выполнения и трудозатраты работ важно, поскольку:

  • выполненная в срок задача позволяет своевременно завершить текущий проект;
  • выполненная в срок задача с затратами времени, меньшими или равными плановым, позволяет выполнить в срок другие проекты компании.

Принятие работ к исполнению. Задачи могут поступать к сотруднику и от его непосредственного руководителя, и из смежных подразделений (в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности предприятия).

Поэтому сотруднику необходимо определить, как ему распорядится рабочим временем. Он вправе отказаться от некоторого количества задач, попросить руководителя перенести сроки проектных задач или перенаправить задачи другим сотрудникам. Если же сотрудник имеет возможность выполнить задачу, он нажимает в «1С:Документооборот» кнопку «Принять к исполнению». После чего приступает к непосредственному выполнению задач.

Отметки выполнения задач и указание фактических трудозатрат. Это необходимо для анализа причин невыполнения задач, а также для расчета компенсационной составляющей затрат рабочего времени сотрудника, т.е. вознаграждения за труд. Отметки о выполнении позволяют руководителю проекта и непосредственному руководителю видеть, как выполняется проект и решается та или иная задача, что необходимо для оперативного контроля процессов и принятия, если потребуется, корректирующих решений.

Компенсация за потраченное рабочее время

Когда задачи выполнены, необходимо произвести расчет вознаграждения за труд (или компенсации за потраченное рабочее время). В различных компаниях и их подразделениях расчёт может проводиться по различным, часто не систематизированным, правилам. Важно выстроить такую систему, которая позволяет мотивировать сотрудника на своевременное выполнение задач с трудозатратами, не превышающими плановые значения.

Оценить деятельность сотрудника за определённый период можно, сформировав отчет по принятым к исполнению задачам (рис. 8).

Рис. 8. Отчет по принятым к исполнению задачам

Если сотрудник выполнил задачи своевременно и уложился в планируемые трудозатраты, ему необходимо начислить компенсацию за рабочее время (вознаграждение за выполненную работу) в установленном в компании порядке. Если же задача выполнена с отставанием, то необходимо мотивировать сотрудника на выполнение задач в срок.

Учимся грамотно управлять личным и рабочим временем. Без напряга и с удовольствием!

Чтобы много успевать за день, нужно уметь управлять отведенными 24 часами. Это касается и рабочего и личного пространства, и сегодня попробуем продвинуться в этом вопросе хоть немного вперед. Учимся выстраивать систему управления рабочим временем.

Трудности, возникающие из-за недостатка внимания к тайм менеджменту

Наверняка, вы хотя бы раз задавали себе следующие вопросы:

  1. Почему я не успел выполнить все запланированное?
  2. Зачем мне это делать? Это разве принесет результат?
  3. Что вообще мне нужно делать сегодня?

Ответы на эти вопросы лежат на поверхности, но постараемся ответить на них кратко и емко — все дело в планировании. Именно с этого начинается управление собственным временем.

Основные постулаты планирования

Как и любое понятие в этом мире, планирование имеет под собой основную базу. Как грамотно и, что немаловажно, КОГДА уделять время планированию?

Если поручение не будет исполнено к сроку, то на следующий день оно появится в вашем списке дел, и вы сможете спросить у исполнителя, в чем причина задержки. Спросить вы также можете во встроенном чате, что появляется у каждой задачи после ее создания.

Утром и вечером по 5 минут будет вполне достаточно, чтобы определить приоритеты на сегодня и завтра соответственно. Составьте список задач, расписав каждое дело по длительности, указав точное время начала и конца, чтобы уложиться в этот промежуток времени.

Очень важно оставлять лишние 15-20 минут на решение каждой из задач. Если вы боитесь, что это собьет ваш график, вы заблуждаетесь. Вы не сможете точно определить длительность решения одной из задач и затратите на нее больше времени, а благодаря “запасливости” управление личным временем обретет свое воплощение.

При планировании мы рекомендуем использовать одну из мировых техник тайм менеджмента. Например, в случае управления временем на предприятии можно использовать такую технику, как Диаграмма Гантта: все работы по проектам отображены на едином графике, а значит вы всегда можете проконтролировать не только свои дела, но и выстроить управление временем сотрудников. Кстати, о последнем.

Для крутых менеджеров: управляем командой и их временем

В обязанности любого хорошего руководителя входит помощь своим подчиненным в планировании и правильном распределении задач по приоритетам. Это очень сложный вопрос, но постараемся в нем разобраться.

Управление временем персонала не заключается в составлении списков дел за своих сотрудников! Это очень важно. Руководитель — это ментор или коуч, который только направляет и задает конечную цель. Сами же пути решения проблем сотрудник должен определить сам, иначе в вашей команде окажутся не профессионалы, а, простите, слюнтяи.

Читать еще:  Нарушение больничного режима сотрудником ИП

Чтобы грамотно сочетать управление временем руководителя и подчиненных, выделяйте каждый день 1 час или полтора на встречи и общение с подчиненными. Все остальное время работайте над своими делами. Для сотрудников будет интересным опыт использования такой техники, как Pomodoro.

Метод Pomodoro: свободное время и результат

То, что работать нужно 24 часа в сутки — большое заблуждение. Тому доказательством является одна из интереснейших техник управления временем — Pomodoro.

Ее суть заключается в чередовании периодов 25 и 5 минут. 25 отведены на беспрерывную работу, а 5 — на релакс. После 4 таких чередований наступает длительный период в 10-15 минут. Предлагаю посмотреть видео о том, как работать с этой техникой:

Как видите, тайм менеджмент очень важен не только для работы, но и для отдыха. Управление свободным временем играет ключевую роль в самообразовании и реализации ваших потенциалов. Потратьте это время на хобби, чтение, просмотр интересных фильмов — вашему мозгу нужно отдохнуть, чтобы затем вновь взяться за работу.

Пара лайфхаков управления временем

Если вы решите внедрять тайм менеджмент в свою жизнь, то вы должны знать — это трудно. Но результат вас удивит! Вот пара лайфхаков от нас самих по этому вопросу:

Планируйте и выполняйте самую сложную задачу утром. Ни в коем случае не откладывайте ее на потом! Это избавит вас от ощущения, что что-то висит над душой и позволит сосредоточиться на других задачах. Забудьте про жалость. Никогда не произносите слова “Ой, я так устал”. Все устали, и никто не хочет выслушивать это нытье — лучше действуйте наоборот. Веселите всех вокруг, заставляйте улыбаться, но оставайтесь профессионалом. Работайте в паре с хорошим инструментом по управлению временем. Желательно, чтобы это была программа, где вы сможете записывать все свои дела, идеи и планировать на будущее: недели и месяцы вперед. А еще важно, чтобы вы могли применять техники тайм менеджмента при работе с вашим списком дел.

Инструмент работы со временем

Такой вариант — ЛидерТаск. Каждая из мировых техник тайм менеджмента получила свое воплощение в виде дополнительных элементов сервиса. Распланируйте свои дни на неделе, разбейте задачи на более мелкие шаги и работайте со списком дел по выбранной методике.

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Признайтесь, что нередко употребляете фразу «Жаль, что в сутках только двадцать четыре часа». Действительно, многочисленные профессиональные стрессы очень часто связаны с неумением планировать свой рабочий день, грамотно и рационально подходить к распределению временных затрат. Поэтому за последние десятилетия интерес к техникам управления временем неуклонно растет. О.Б. МИХАЙЛОВА

Управление временем (Time Manage­ment) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.

Древние мореплаватели говорили: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: «Время — деньги!» Время — это действительно стратегический ресурс человека.

Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула:
ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) – помехи,
где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от:

  • ее цели, которая должна быть «осознанной и понятной исполнителю;
  • способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты);
  • энергии, затраченной на деятельность (здесь под «энергией» понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).

Помехи времени
Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных «поглотителей» времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять «своих» важнейших помех.

  1. Нечеткая постановка цели.
  2. Отсутствие приоритета в делах.
  3. Попытка слишком много сделать за один раз.
  4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
  5. Нечеткое планирование трудово­го дня.
  6. Личная неорганизованность, «бумажные завалы».
  7. Чрезмерное чтение.
  8. Скверная система документообо­рота.
  9. Недостаток мотивации, нежелание активно работать.
  10. Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).
  11. Недостатки кооперации или разделения труда.
  12. Отрывающие от дела телефонные звонки.
  13. Незапланированные посетители.
  14. Неспособность сказать «нет».
  15. Неполная, запоздалая инфор­мация.
  16. Отсутствие самодисциплины.
  17. Неумение довести дело до конца.
  18. Отвлечение (шум).
  19. Затяжные совещания.
  20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
  21. Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.
  22. Разговоры на частные темы.
  23. Излишняя коммуникабельность.
  24. Чрезмерность деловых записей.
  25. Синдром «откладывания».
  26. Желание знать все факты.
  27. Длительность ожидания (например, запланированной встречи).
  28. Спешка, чрезмерная суетливость.
  29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
  30. Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.

Выделив свои пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», — вы уже сможете добиться значительного повышения продуктивности своей работы.

Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с выявленными фактами потери времени.

«Золотые» пропорции планирования времени
Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени».

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

Техника анализа сложности задач
Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:

  • 65 процентов запланированного времени — задачи А;
  • 20 процентов запланированного времени — задачи Б;
  • 15 процентов запланированного времени — задачи В.

6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Психотехнические упражнения
Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.

«Полный порядок»
Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.

«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью дневника или еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.

«Конец — делу венец»
Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.

«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.

А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

Технология делегирования
Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.
Таблица 1. Предмет делегирования

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector