Нарушения в ведении кадрового делопроизводства

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства

Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 7

Полномочия инспекторов по труду охватывают весь спектр вопросов, связанных с использованием наемной рабочей силы, — от проверки правильности оформления трудового договора до контроля состояния рабочей среды. Контроль за исполнением законодательства в сфере труда осуществляется в виде проверок — и чаще всего они связаны с наличием и правильностью оформления целого ряда документов, большая часть из которых — кадровая документация. Опыт автора позволяет дать обзор типичных ошибок, которые обычно выявляют инспекции по труду.

Инспекции труда входят в Федеральную службу по труду и занятости РФ, которая подчиняется Министерству здравоохранения и социального развития РФ. В соответствии с положениями ст. 357 Трудового кодекса РФ полномочия инспекторов по труду охватывают весь спектр вопросов, связанных с использованием наемной рабочей силы, — от проверки правильности оформления трудового договора до контроля состояния рабочей среды. При этом деятельность инспекторов по труду представляет собой совокупность действий по проверке условий занятости на предприятии, их анализу и оценке соответствия требованиям законодательства о труде, а также принятию решений о привлечении к ответственности виновных в нарушениях и др.

Контроль за исполнением законодательных норм осуществляется в виде проверок.

Плановая проверка проводится на любом предприятии, находящемся на подведомственной территории, в соответствии с планом, составленным инспекцией (инспектором) по труду. О плановой проверке работодатель предупреждается заранее и проводится она не чаще одного раза за два года.

Контрольная (повторная) проверка проводится для выяснения вопроса о том, выполняется ли предписание об устранении нарушений, которые были выявлены в процессе плановой проверки.

Целевая проверка проводится по жалобе работника и может касаться вопросов оплаты труда, содержания и оформления трудовых договоров, условий хранения трудовых книжек и личной информации о сотрудниках и т.д.

Список документов, предъявляемых к проверке государственным инспекторам по труду, включает в себя:

  • устав организации (копия);
  • штатное расписание (копия);
  • график отпусков (копия);
  • правила внутреннего трудового распорядка (копия);
  • положение (инструкция) о защите персональных данных работников;
  • коллективный договор (копия);
  • положение об оплате труда (копия);
  • положение о премировании (стимулировании) или дисциплинарный устав (копия);
  • приказы (кадровые, по основной деятельности);
  • трудовые договоры;
  • личные дела;
  • трудовые книжки;
  • приходно-расходную книгу по учету трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • личные карточки формы Т-2;
  • договоры о полной материальной ответственности;
  • ведомости по заработной плате (за последние 3 месяца);
  • табели учета использования рабочего времени (за последние 3 месяца);
  • листки временной нетрудоспособности;
  • список работников (сотрудников), получивших увечье или профзаболевание;
  • форму расчетного листка;
  • образец расчета выплат по возмещению вреда здоровью;
  • справку об имеющейся задолженности по выплате заработной платы и другим выплатам или об ее отсутствии (в нее включаются данные о выплате зарплаты, расчете с уволенными сотрудниками, оплате отпускных, больничных, декретных, о выплате выходных пособий и других сумм при увольнении по сокращению численности или штата, о выплате компенсаций за неиспользованный отпуск и др.);
  • другие документы по письменному требованию государственного инспектора труда.

Не менее важным вопросом является наличие документации по охране труда, которая должна быть на предприятии. Ее перечень приведен ниже:

  • система управления охраной труда (СУОТ);
  • журнал регистрации вводного инструктажа;
  • программа вводного инструктажа;
  • перечень производств и профессий, при которых обязательно прохождение медицинских осмотров;
  • график проведения периодических медицинских освидетельствований;
  • перечень бесплатно выдаваемой специальной одежды, обуви, других средств индивидуальной защиты;
  • личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений;
  • журнал учета первичных инструктажей;
  • перечень основных вопросов инструктажа на рабочем месте;
  • журнал приказов и распоряжений;
  • приказы по созданию комиссий по проверке знаний безопасных методов труда;
  • протоколы комиссий двух уровней — руководители (специалисты), работники;
  • график проведения проверки знаний, проведения контроля по безопасности труда;
  • программа обучения рабочих безопасным методам труда, оказанию первой медицинской помощи;
  • перечень действующих инструкций по охране труда;
  • инструкции по охране труда;
  • перечень работ повышенной опасности;
  • приказы о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности;
  • журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности;
  • перечень профессий и видов работ, к которым предъявляются повышенные требования по технике безопасности;
  • журнал выдачи документации по охране труда;
  • приказы о назначении ответственных лиц по безопасной эксплуатации грузоподъемных машин и электрохозяйства;
  • приказ о допуске к работе персонала, обслуживающего грузоподъемные механизмы;
  • планирование мероприятий по охране труда;
  • журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
  • акты о несчастных случаях и материалы расследования;
  • перечень должностей ИТР и электротехнологического персонала, которые должны иметь квалификационную группу по электробезопасности, перечень профессий и рабочих мест, требующих присвоение I группы, II группы (удостоверения по электробезопасности);
  • приказ на комиссию по наблюдению за состоянием эксплуатации зданий и сооружений;
  • приказ на лицо, ответственное за газовое хозяйство.

Кроме плановой, целевой и контрольной проверок, может быть проведена и проверка комплексная — она проводится на конкретном предприятии с целью контроля соблюдения трудового законодательства в целом. Любая из проверок может тоже выявить целый ряд нарушений (табл. 1).

Типичные нарушения в ведении кадрового делопроизводства

Последствиями небрежного отношения к ведению кадрового делопроизводства могут быть: проверки трудовой и налоговой инспекций, инспекционных органов по охране труда, прокуратуры, приостановка деятельности организаций, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

В кадровых документах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет аудит кадровой документации, который, как правило, проводят:

  • при смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (в случае увольнения или перевода на другую должность, в другое подразделение);
  • при получении предписания из трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке;
  • при угрозе проверки после увольнения «обиженного» работника;
  • при смене руководства организации;
  • в случае приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации после произошедших в нем изменений.

Приведем перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть у каждой организации:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • трудовые договоры. Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры управления организацией (график сменности, положение о ненормированном рабочем дне и тому подобное).

Работодатели зачастую пренебрегают следующими, очень важными моментами при оформлении кадровой документации:

  • ознакомление работников с документом под роспись с простановкой даты ознакомления;
  • наличие оснований к приказам (заявления, акты, докладные и так далее);
  • наличие письменных уведомлений о наступлении отпуска (не позднее чем за 2 недели до даты наступления отпуска);
  • наличие полного пакета документов при увольнении «по статье» либо по инициативе работодателя, то есть за прогул, за появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения либо при сокращении или ликвидации предприятия.

Особенно внимательно следует отнестись к документам на участке «Зарплата».

Поговорим о типичных нарушениях и конкретных «рецептах» наведения порядка в сфере оплате труда.

Типичные нарушения выплаты заработной платы

Выплата заработной платы реже, чем каждые полмесяца, является нарушением ст. 136 ТК РФ*. Конкретные даты выплаты должны быть указаны в трудовом договоре, коллективном договоре (если таковой имеется на предприятии), а также в правилах внутреннего трудового распорядка.

Подчеркиваем, должны быть установлены конкретные даты для выплаты заработной платы с интервалом полмесяца, например 15-го и 30-го числа, а не с 10-го по 15-е и с 25-го по 30-е.

Ст. 129 ТК РФ установлено, что заработная плата включает в себя не только вознаграждение за труд, но и компенсационные выплаты: надбавки и доплаты, а также стимулирующие выплаты (премии, доплаты и тому подобное). Следовательно, если в локальных нормативных актах организации есть указание на выплату в обязательном порядке ежемесячной премии, то она, входя в состав заработной платы, должна выплачиваться два раза в месяц.

Если же работодатель планирует платить премию по итогам календарного месяца (квартала или другого периода), необходимо использовать в локальных нормативных актах соответствующую формулировку, например, «премия выплачивается по итогам календарного месяца (квартала)».

Даты и место выдачи зарплаты должны быть обозначены в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, трудовых договорах.

Размер зарплаты, установленной в трудовых договорах, в штатном расписании и в ведомостях должен быть не ниже установленного законом минимума. К тому же цифры, указанные в вышеперечисленных документах, должны совпадать.

Оформление понижения заработной платы просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание — незаконно. Зарплата — существенное условие трудового договора, которые могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не работодателем в одностороннем порядке. К тому же должно быть аргументированное обоснование снижения заработной платы.

В трудовых договорах по-прежнему многие пишут фразу: «с оплатой согласно штатному расписанию». Это грубейшее нарушение трудового законодательства. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны:

  • размер тарифной ставки или должностного оклада;
  • надбавки, доплаты.

Если работники помимо оклада, обозначенного в трудовом договоре и штатном расписании, получают и иные надбавки, премии, комиссионные, то на предприятии обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления таких выплат по существующим на предприятии системам оплаты труда и премирования.

Если в организации недавно увольнялись работники, то нужно проверить, все ли положенные выплаты им были сделаны при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). А в том случае, когда такие работники за расчетом не являлись, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке им уведомлений о необходимости забрать расчет.

Читать еще:  Открыть свой магазин сантехники

В организации должна быть утвержденная форма расчетного листка, доказывающая, что извещаются ли работники в письменном виде о составных частях заработной платы, причитающейся им на соответствующий период, о размерах и осно­ваниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Режим рабочего времени

Подбирая работу, человек всегда интересуется ее условиями. В первую очередь — своими функциональными обязанностями и размером заработной платы. Затем, как правило, возникают вопросы, связанные с временными характеристиками будущей работы: в какое время и сколько часов в день придется трудиться, когда выходные и тому подобное. Данные вопро­сы тесно связаны с понятием режима рабочего времени.

Режим рабочего времени — это совокупность правил, норм, установленных как на централизованном, так и на локальном уровнях, обеспечивающих управление и использование труда работников.

К элементам режима рабочего времени законодатель относит:

  • продолжительность рабочей недели;
  • продолжительность ежедневной работы (смены);
  • время начала и окончания работы;
  • время перерывов в работе;
  • число смен в сутки;
  • графики сменности;
  • чередование рабочих и нерабочих дней.

В каждой организации вопросы режима рабочего времени должны регулироваться правилами внутреннего трудового распорядка.

Условие о режиме рабочего времени должно быть включено в трудовой договор, заключаемый с претендентом на вакантную должность. Однако данное утверждение верно при одном условии: если для данного работника режим отличается от общих правил, действующих у данного работодателя.

Таким образом, можно констатировать, что режим рабочего времени, установленный в компании, может как совпадать с режимом рабочего времени работника, так и отличаться, причем в последнем случае это должно быть отражено в трудовом договоре сотрудника (ст. 57, ст. 100 ТК РФ).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Установленный в компании режим рабочего времени, а также и режим рабочего времени конкретного работника являются обязательными и для той, и для другой стороны трудового соглашения. Поэтому в случае его нарушения работник может быть привлечен работодателем к дисциплинарной ответственности, соответственно, в свою очередь работодатель — к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Принимая во внимание особенности производства, особый характер труда, категории работников, возраст, состояние здоровья и другие факторы, работодателем должны устанавливаться для работников различные режимы рабочего времени.

Указывая в правилах внутреннего трудового распорядка продолжительность рабочей недели, работодатель определяет, для каких работников установлена нормальная продолжительность рабо­чего времени (ст. 91 ТК РФ), для каких — сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 92 ТК РФ).

Такие виды рабочей недели, к примеру, как рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику (ст. 111 ТК РФ), неполная рабочая неделя (ст. 93 ТК РФ) должны быть обоснованы работодателем. Должности работников с ненормированным рабочим днем должны закрепляться в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре, соглашениях (ст. 101 ТК РФ).

Помимо основных положений, определяющих режим рабочего времени, ТК РФ регулирует режимы труда и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющие определенные особенности:

  • при работе вахтовым методом (ст. 301 ТК РФ);
  • работающих у работодателей — физических лиц (ст. 305 ТК);
  • работающих в религиозных организациях (ст. 345 ТК РФ),
  • спортсменов (ст. 348.1 ТК РФ);
  • работников, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств (ст. 329 ТК РФ).

Работодатель должен учитывать ограничения, установленные ТК РФ для отдельных категорий работников (несовершеннолетних, женщин), при привлечении их к работе в ночное время и тому подобном. Наиболее распространенными в области режима тру­да являются нарушения требований, связанных с:

  • отсутствием в организациях локальных нормативных актов, регулирующих распорядок рабочего времени и времени отдыха (правила внутреннего трудового распоряд­ка, графики сменности, графики отпусков) (ст. ст. 100, 103, 108, 123 ТК РФ);
  • ведением учета рабочего времени с нарушением установленных ТК РФ правил;
  • отсутствием графика сменности;
  • привлечением работников к сверхурочной работе, работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их письменного согласия (ст. ст. 99, 113 ТК РФ) и другие.

Подводя итог всему вышесказанному, следует заметить, что соблюдение правил ведения кадровой документации и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства помогут:

  • выполнить требования трудового законодательства по оформлению необходимой кадровой документации;
  • предотвратить наступление ответственности за несоблюдение оформления кадровой документации;
  • организовать трудовой процесс с четким распределением прав и обязанностей сторон, а также ответственности;
  • снизить риск возникновения конфликтных ситуаций с работниками;
  • отстоять интересы в случае возникновения трудовых споров или конфликтных ситуаций с работниками
  • и проверяющими органами;
  • предотвратить иные последствия за несоблюдение и нарушение требований по оформлению кадровой документации.

За что штрафуют кадровиков: обзор судебной практики

Обзоры КонсультантПлюс

Является ли кадровик должностным лицом? По поводу статуса кадровиков как должностных лиц уполномоченные органы и даже суды во мнениях расходятся. Например, согласно статье 2.4 КоАП РФ , должностное лицо коммерческой организации можно оштрафовать, если оно руководит коллективом или отдельными сотрудниками, распоряжается имуществом, а также денежными средствами. Аналогичная позиция высказана в постановлении Пленума Верховного суда от 16.10.2009 № 19. Поэтому начальники отделов кадров определенно являются должностными лицами, а вот у рядовых сотрудников таких полномочий, а значит, и статуса, нет. Однако их все равно часто привлекают к административной ответственности.

Иногда суды становятся на их защиту, как, например, это сделал Свердловский обласной суд, который постановил, что рядовой кадровик не отвечает за необоснованный отказ в приеме соискателя на работу, поскольку не является должностным лицом (решение Свердловского областного суда от 14.05.2015 по делу № 72-507/2015). Но все же большинство судов соглашается с проверяющими и поддерживает административные штрафы специалистам по кадрам, что и доказывает этот обзор судебной практики. Поэтому, чтобы избежать крупных штрафов, нужно внимательно выполнять все требования законодательства, иначе платить придется из своего кармана.

1. За неправильное ведение книги учета трудовых книжек — штраф

Московский городской суд пришел к выводу, что специалиста по кадрам можно оштрафовать, если в ходе проверки ГИТ было установлено, что книга учета трудовых книжек велась не по утвержденной форме, не была прошита и опломбировала. Кроме того, в книге не было подписей работников о получении трудовых книжек при увольнении.

Суть спора

Государственная инспекция труда города Москвы провела внеплановую выездную проверку исполнения требований трудового законодательства коммерческой организацией с иностранным участием. В результате этой проверки было обнаружено, что директор департамента по работе с персоналом нарушил требования статьи 66 Трудового кодекса РФ и п. п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 «О трудовых книжках», а именно, неправильно вел книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в представительствах организации. Для книги использовалась форма, не утвержденная Министерством труда и социальной защиты РФ, сама книга была не скреплена сургучной печатью, не опломбирована. Кроме того, в книге не было подписей работников о том, что они получали трудовые книжки в связи с увольнением.

Факт совершения директором департамента по работе с персоналом административного правонарушения был подтвержден исследованными доказательствами. Поэтому на основании акта проверки инспектор ГИТ установил факт совершения правонарушения, предусмотренного ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ, и определил наказание в виде штрафа в размере 3900 рублей. Организация и директор департамента с этим не согласились и обратились в суд.

Решение суда

Тверской районный суд города Москвы, который рассматривал дело в качестве первой инстанции, с выводами ГИТ о наличии факта административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, согласился и даже усилил первоначальное наказание, увеличив штраф до 4500 рублей. Кадровик решил обжаловать решение дальше.

Московский городской суд вынес постановление от 20.02.2015 № 4а-4206/14, в котором указал, что целью внеплановой проверки организации, законность которой оспаривает истец, являлась защита прав и интересов работников, а задачами — надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому уполномоченное должностное лицо ГИТ имело право истребовать у организации книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а обнаружив нарушения трудового законодательства, — возбудить дело об административном правонарушении. Наказание назначено должностному лицу организации, которое непосредственно отвечает за ведение и учет трудовых книжек, в соответствии с санкциями КоАП.

2. Отработанное сотрудниками время необходимо отражать в табеле учета

Если уполномоченный работник кадровой службы не ознакомил нового работника с коллективным договором, а также не отражал отработанное им время в табеле учета, он совершила административное правонарушение. Евпаторийский городской суд Республики Крым решил, что в такой ситуации кадровик должен платить штраф.

Суть спора

Инспекция по труду Республики Крым в связи с поступлением жалобы работника организации провела внеплановую проверку в государственном бюджетном учреждении. Инспекторы проверили соблюдение трудового законодательства и выявили нарушения, допущенные инспектором по кадрам. В частности, в нарушение п. 9 ч. 2 статьи 22 ТК РФ кадровик не ознакомил вновь принятого на работу гражданина под роспись с коллективным договором. Также кадровик, в нарушение статьи 91 ТК РФ , неверно вел учет фактически отработанного времени.

Постановлением главного специалиста ГИТ отдела надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства инспектор отдела кадров была привлечена к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ с назначением наказания в виде административного штрафа в размере 5000 рублей. Кадровик и ее работодатель обжаловали это постановление в суд.

Читать еще:  Дизайн интерьера

Решение суда

Судьи рассмотрели материалы дела и отметили, что порядок проведения внеплановой проверки регламентирован ст. 12 Федерального Закона N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». По жалобе работника инспекция ГИТ имеет право провести внеплановую проверку без предупреждения работодателя и согласования с Министерством экономического развития РФ и органами прокуратуры. В решении Евпаторийского городского суда Республики Крым от 27.04.2016 № 2-1392-2016 сказано, что доводы кадровика о причинах допущенных нарушений, изложенные в заявлении, не опровергают ее вины в нарушении трудового законодательства. Кроме того, еще до рассмотрения апелляционной жалобы кадровик оплатила штраф в сумме 5000 рублей и признала обоснованность предписания ГИТ, выполнив его по всем пунктам.

3. Отсутствие уведомления о трудоустройстве иностранца грозит крупным штрафом

Самые крупные персональные штрафы для специалистов по кадрам предусмотрены за нарушение требований статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ об обязательном уведомлении уполномоченных миграционных органов о заключении трудового договора с иностранцем. Размер штрафа, как напомнил Челябинский областной суд, может достигать 50 000 рублей.

Суть спора

Постановлением заместителя начальника УВМ ГУ МВД России по Челябинской области начальник отдела кадров коммерческой организации был признан виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 3 статьи 18.15 КоАП РФ с назначением административного наказания в виде штрафа в размере 35 000 рублей. Вина кадровика заключалась в том, что он не уведомил территориальный орган, уполномоченный на осуществление функций по контролю в сфере миграции, о заключении трудовых договоров на выполнение работ (оказание услуг) с иностранными гражданами. Сам специалист по кадрам вину не признал, указав, что в его должностной инструкции не предусмотрена обязанность направлять такие уведомления в миграционную службу. Поэтому он обжаловал решение в суд.

Решение суда

Судьи при рассмотрении жалобы напомнили, что нормами статьи 18.15 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за неуведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления территориального органа федерального органа исполнительной власти, осуществляющего федеральный государственный контроль (надзор) в сфере миграции, о заключении или прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином. Такое уведомление организация обязана направить в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты заключения, прекращения (расторжения) договора. Ответственность за исполнение этого требования несет должностное лицо организации.

В решении Челябинского областного суда от 14.04.2017 № 7-786/2017 сказано, что протокол об административном правонарушении соответствует требованиям статьи 28.2 КоАП РФ , в нем отражены все сведения, необходимые для разрешения дела. Сам заявитель участвовал в составлении протокола об административном правонарушении, права, предусмотренные статьей 51 Конституции РФ и статьей 25.1 КоАП РФ , ему разъяснены. Копия протокола кадровику была вручена в установленном законом порядке. В протоколе он лично указал, что с протоколом согласен, нарушение допустил в связи с непредставлением уведомления в установленные законом сроки, проводится служебная проверка. Поэтому довод кадровика о том, что он не является субъектом вмененного правонарушения, был признан судом несостоятельным.

Нарушения в кадровом делопроизводстве: виды и ответственность

В соответствии со статьей 22 ТК РФ работодатели обязаны соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров. А согласно трудовому законодательству работодатели обязаны вести кадровую документацию в установленном порядке. Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Обратите внимание: при отсутствии кадровой документации или несоблюдении требований по ее ведению могут быть привлечены к ответственности не только руководители и иные должностные лица организаций, но также работодатели – физические лица. Какое конкретно наказание понесут нарушители, мы расскажем в статье.

Кто проверит кадровые документы?

Согласно статье 353 ТК РФ основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства, является федеральная инспекция труда. Инспекторы имеют полное право запрашивать и получать от работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки. Об этом говорится в статье 357 ТК РФ.

Порядок документирования трудовых отношений в организации могут проверить представители налоговых органов и в случае выявления нарушений организацию и (или) ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за совершение налогового правонарушения.

Не стоит забывать и про сотрудников Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия (Росохранкультура). Ее представители контролируют соблюдение законодательства об архивном деле (в частности, соблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, включая документы по личному составу).

Сотрудники санэпидемстанции могут проверить наличие медицинских книжек у работников.

Обратите внимание: перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом требований статьи 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Контролеры не могут требовать документы, информацию, образцы (пробы) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки. Существует специальный документ – распоряжение или приказ о проведении мероприятия, – в котором указаны цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания его проведения, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке. Указанное распоряжение (приказ) инспектор обязан предъявить проверяемому.

«Преступление и наказание»

Основное нарушение, которое чаще всего допускается в кадровом делопроизводстве, – это отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации. За такую провинность предусмотрена административная ответственность, установленная в пункте 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  • на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1 000 до 5 000 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Применительно к административному законодательству должностным лицом является лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Поэтому руководители и другие работники организации, а также индивидуальные предприниматели, совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное (статья 2.4 КоАП РФ). То есть оштрафовать могут, например, руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров.

Частью 2 статьи 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей. В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (статья 3.11 КоАП РФ).

Весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

  • обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено трудовым законодательством для всех работодателей;
  • факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений.

К обязательным документам, которые прежде всего проверяют инспекторы федеральной инспекции труда, относятся:

  • штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
  • трудовые договоры (ст. 56 и 67 ТК РФ);
  • трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
  • документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ));
  • график сменности (статья 103 ТК РФ);
  • график отпусков (статья 123 ТК РФ);
  • приказы по личному составу;
  • личная карточка;
  • табель учета рабочего времени;
  • правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ);
  • медицинские книжки работников.

К факультативным кадровым документам можно отнести:

  • положения о структурных подразделениях;
  • положения о персонале;
  • должностные инструкции.
  • положение об аттестации работников и другие.

Обратите внимание: некоторые факультативные документы могут стать обязательными при наличии определенных условий.

Так, если в трудовом договоре не закреплены должностные обязанности и права работника, то должностные инструкции становятся обязательными документами. Это утверждение справедливо и для положения об оплате труда работников. Кроме того, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. Коллективный договор обязателен, когда о нем достигнута договоренность между работниками и работодателем и при наличии представительного органа работников. Если в организации работают материально ответственные лица, то должен быть оформлен договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника.

Самые распространённые ошибки кадровика в своей работе

Любое предприятие может навестить сотрудник инспекции по охране труда. Даже если к работодателю не имеется претензий со стороны работников, существуют плановые проверки. Для того чтобы на работодателя не был наложен штраф, кадровому инспектору необходимо избегать самых распространённых ошибок, встречающихся при оформлении персонала. Разберём их подробнее.

Читать еще:  Кайдзен-предложения

1. Наличие локальных актов и ознакомление с ними сотрудников

На каждом предприятии обязательно наличие актов:

  • об оплате вознаграждения за труд;
  • командировках;
  • личных данных сотрудников;
  • внутреннего распорядка организации.

Работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этими документами. Сделать это можно несколькими методами:

  • к каждому акту подкрепить специальный листок, в котором сотрудники поставят свои подписи;
  • ведётся специальный журнал, в котором работники расписываются;
  • сотрудник ставит подпись в конце трудового соглашения, подтверждая своё ознакомление с локальными актами предприятия.

Эти мероприятия являются обязательными для кадровика. В случае отсутствия локальных актов в организации или неознакомления с ними сотрудников на руководителя компании налагается административный штраф. Это необходимо знать кадровику.

2. В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует ответственность работодателя

Отсутствие этого пункта является грубейшим нарушением. В соответствии со статьёй 195 ТК РФ непременно указывается порядок привлечения руководителя предприятия или структурного подразделения к дисциплинарной или материальной ответственности. В соответствии со ст. 37 и 38 ТК РФ указывается и порядок привлечения сотрудника к материальным или дисциплинарным видам ответственности.

3. Не указана дата получения вознаграждения за труд

Ст.136 ТК РФ обязывает кадровика указывать дату выдачи работникам вознаграждения за труд в правилах внутреннего распорядка, индивидуальных и коллективных трудовых соглашениях. Отсутствие даты выдачи заработной платы становится грубейшим нарушением, влекущим штрафы для работодателя.

Важно! Интервал между датами выплат не может быть меньше двух недель. Если же будет указана иная частота, то работодателю будут выписаны штраф и предписание скорректировать этот период.

4. Отсутствует размер заработной платы

Чаще всего, работодатель совершает ещё одну ошибку — не указывает размер заработной платы. Это является грубейшим нарушением. Обязательно указывается размер оклада и прописываются надбавки. Например, северная или региональный коэффициент.

5. Отсутствует порядок индексации заработной платы

Законодательство обязывает работодателя своевременно индексировать заработную плату. Если человек трудится на бюджетном предприятии, то порядок изменения вознаграждения за труд индексируется государством. Коммерческие организации самостоятельно корректируют размер зарплаты сотрудников. Этот порядок прописывается в коллективном или индивидуальном трудовом соглашении. Заработная плата должна индексироваться ежегодно с учётом изменения размера прожиточного минимума и коэффициента инфляции.

Локальные акты и трудовые соглашения изучаются сотрудником Инспекции по охране труда в обязательном порядке. Если в документах не хватает некоторых пунктов, то оформите их в виде дополнительного соглашения.

Важно! Для упрощения проверки заранее распределите все документы по группам. Например: в одну стопку поместите локальные акты, а в другую — трудовые договора.

6. Отсутствует или неправильно указано место трудоустройства

В трудовом соглашении указывается не только название организации, но и её фактическое местонахождение. Если же сотрудник принимается в филиал компании, то этот факт отражается в трудовом соглашении. Обязательно указывается и адрес структурного подразделения, в которое направляется человек.

Важно! Ошибкой считается указание в трудовом договоре сведений о рабочем месте человека. Оно не имеет никакого отношения к реквизитам организации-работодателя.

7. Отсутствие информации о социальном страховании человека

В соответствии с действующим законодательством, работник подлежит обязательному социальному страхованию. Этот пункт обязательно прописывается в трудовом соглашении и локальных актах.

8. Неправильно распределены дни отдыха

В соответствии с ТК РФ работнику ежегодно предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Его длительность составляет 28 календарных дней (для несовершеннолетних — 31 день). По соглашению сторон он может быть поделён на части. Каждая из частей не может быть менее 14 дней. Если же в правилах внутреннего распорядка прописаны другие значения, то исправьте их, ведь они ухудшают положение трудящегося человека.

9. Отсутствует информация об условиях труда

С 2014 года кадровый инспектор обязан включать в трудовое соглашение информацию об условиях труда работника. Они делятся на:

Вредные условия определяются специальной экспертной комиссией. Они бывают четырёх степеней. Вид рабочих условий отражается в договоре и локальных актах.

Если же организация только проходит проверку рабочих мест, то обязательно внесите изменения после вынесения заключения специальной экспертной комиссией.

10. Отсутствует пломба на книге учёта трудовых книжек

Законодательство не предъявляет строгих требований к материалу, из которого изготавливается пломба. Однако книга учёта трудовых книжек должна быть опломбирована. Обязательно запрашивается и приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение этих документов. Он должен обязательно присутствовать на предприятии. Если бумага отсутствует, её необходимо издать.

11. Неправильно ведётся табель учёта труда работников

Грубейшей ошибкой является нарушение учёта рабочего времени. Если работник трудился на предприятии в режиме 2/2, то не нужно записывать это как 8-часовой день и пятидневную неделю. Обязательно отражаются в табеле сверхурочная работа или прогулы сотрудников.

12. Работник не расписался в трудовом договоре

Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Без подписи одной из сторон этот документ считается недействительным. Необходимо устранить эти нарушения до начала проверки.

13. Отсутствует информация в приказах

Этот документ требуется в следующих случаях:

  • приём (увольнение) сотрудника;
  • перевод на другую должность;
  • назначение взыскания;
  • иные случаи, предусмотренные законодательством.

Если в приказах нет необходимой информации, то это считается грубейшей ошибкой в кадровом делопроизводстве. Этот факт обязательно необходимо устранить.

14. Не утверждена форма расчётных листков

Перед выдачей заработный платы сотруднику обязательно выдаётся расчётный листок. Работник должен расписаться за его получение.

15. Отсутствует подпись в личной карточке работника

В этот документ вносится вся необходимая информация о сотруднике. На обратной стороне документа он должен поставить свою подпись. Обязательно проверяется наличие подписей в личных карточках перед проверкой. К уволенным сотрудникам направляется курьер, для того чтобы они могли расписаться в документе.

Обязательно внесите в личную карточку информацию о предоставленном работнику отпуске и его продолжительности.

16. Неправильно утверждён график отпусков

Действующее законодательство требует составление графика отпусков не позднее чем за 14 дней до начала следующего года. Составляйте график отпусков в утверждённые сроки.

Если работник выразил просьбу о переносе отпуска на другой период, то отразите это соответствующим приказом. Не забудьте внести коррективы в уже составленный график отпусков.

17. Неправильно составлен трудовой договор

Если с работником заключён гражданский договор, то инспектор выявит правомерность его составления. Если же в документе оговорены условия, присущие трудовым договорам, то необходимо переоформить их на таковые. В противном случае на работодателя и кадровика будут наложены штрафы.

Это типичные ошибки, совершаемые кадровиками во время своей работы. Своевременно устраняйте их, для того чтобы у работодателя и у вас не было проблем.

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства

В любой компании, где есть работники, осуществляются постановка на учет и прочие процедуры, связанные с кадровым делопроизводством. Согласно ст. 22 ТК РФ, нарушения в ведении кадрового делопроизводства могут обернуться проверками со стороны трудовой и налоговой инспекций. Чтобы избежать судебных разбирательств и штрафов, отстоять свою точку зрения в споре, лучше всего для руководителя неукоснительно соблюдать действующее законодательство.

Какие документы проверяются

В 2017 году кадровое делопроизводство претерпело ряд изменений. Например, микропредприятия получат возможность работать по упрощенной системе кадрового учета (Федеральный закон № 348-ФЗ). Изменятся также правила оценки уровня квалификации (Федеральный закон № 239-ФЗ). С 2017 года трудовое законодательство РФ особо строго регулирует такое положение, как ознакомление работника с документом под подпись с указанием даты.

В первую очередь, проверяются приказы. К кадровым относят те, которые фиксируют:

  • Отпуска и командировки.
  • Премии и поощрения.
  • Взыскания и другие нарушения трудовой дисциплины.

Этот вид приказов хранят от трех до пяти лет.

У личных приказов срок хранения длительный – до 75 лет. Относят к ним все, которые издаются в связи с принятием на работу сотрудников, их увольнением и переводом.

Обязательны для заполнения и хранения личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки и договоры. Это бумаги и бланки, относящиеся к индивидуальным делам сотрудников. Для строгого учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вводится соответствующая книга, хранящаяся 75 лет.

Последние изменения в трудовом законодательстве потребовали от руководителей всех видов организаций в качестве обязательных иметь и формы по СОУТ. Результаты специальной оценки условий труда действительны на срок от года до пяти лет, до следующей аттестации.

Локальные нормативы кадровой службы, а также пакет учредительных документов всегда должны находиться под рукой.

Виды нарушений

Некорректное ведение кадрового делопроизводства подразумевает типичные огрехи, допускаемые при составлении и дальнейшем использовании документов на предприятии.

Как правило, на предприятии документооборотом поручают заниматься бухгалтеру или помощнику руководителя, секретарю. В более крупных фирмах создается кадровый отдел. От работников кадровой службы предприятия требуется держать в идеальном состоянии все нужные папки с бумагами.

  • Трудовые договоры с сотрудниками. Если необходимо, график смен и Положение о ненормированном рабочем времени на предприятии.
  • Штатное расписание.
  • График отпусков.
  • Правила распорядка.
  • Документацию, описывающую регламент оплаты труда.
  • Должностные инструкции
  • Коллективный договор.

Внимательно нужно относиться ко всему, что касается заработной платы сотрудников. Для выплаты должны быть установлены конкретные даты, например 15-е и 30-е числа каждого месяца, но не реже, чем в две недели.

Минимальный размер должен учитываться, а цифры совпадать во всех документах, начиная с трудового договора. Все комиссионные и надбавки определяются по критериям и рассчитываются согласно установленным в документальном порядке нормам.

Соблюдение правил ведения кадровой документации оградит фирму от частых внезапных проверок и снизит риск конфликтов с увольняемыми работниками. Правильное распределение рабочего времени и денежных средств ведет к улучшению финансовой деятельности ИП.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector