Командировка за счет принимающей стороны

Командировка за счет принимающей стороны

Делопроизводство

Как оформить командировку за счет принимающей стороны?

Данная статья будет полезна и работнику, и бухгалтеру или руководителю предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Ниже подробно рассказано о том, какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны, как правильно оформить эти документы, как рассчитать сумму выплат.

Нормативная база

Служебной командировкой считается поездка работника по указанию руководства для выполнения поставленных производственных задач за пределами места постоянной работы на определенный срок (подробнее в ст. 166 Трудового кодекса).

Поездка не будет считаться командировкой, если:

  • проходит в рамках одного дня;
  • имеет регулярный характер.

Первый документ, который составляют для отправки сотрудника в командировку, – это соответствующий приказ.

Такой порядок оформления предписан третьим пунктом Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749.

Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2020 года №1595 отменяет обязательную выдачу командировочного удостоверения и фиксацию служебного задания в приказе.

Статьи Трудового кодекса 167-168 закрепляют право работника получить от компании возмещение всех расходов, связанных с поездкой, а именно:

  • проезд до места назначения;
  • аренда жилья;
  • другие потребности, связанные с пребыванием в командировке (кроме затрат на еду).

Питание в отъезде не признается расходом компании (письмо Минфина России от 9 октября 2020 г. №03-03-06/57885).

Также работнику начисляют суточные.

Расходы на командировку и суточные не облагают страховыми взносами (ПФР, ФСС, ФОМС – п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ) и с них не высчитывают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), если они не превышают лимит.

Когда требуется оформить командировку за счет принимающей стороны?

Если принимающая сторона берет на себя все расходы, связанные с прибытием и проживанием посланного к ней работника, то в договоре между компаниями указывают, что данные затраты берет на себя предприятие, куда направлен сотрудник.

Это необходимо сделать, чтобы на предприятии производился в дальнейшем правильный учет расходов.

Оформление командировки за счет принимающей компании не освобождает компанию, где работает командированный, от выплаты суточных.

Что делать, если закончилась трудовая книжка? Узнайте тут.

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Для оформления командировки за счет принимающий стороны в первую очередь нужны такие документы:

  • договор между компаниями;
  • приказ о командировке.

Согласие принимающей стороны взять на себя расходы, связанные с приездом работника другой компании, прописывается в договоре между предприятиями.

Выглядеть соответствующий пункт может подобным образом – компания-заказчик по данному договору компенсирует компании-исполнителю такие издержки:

  • Затраты на проезд к месту выполнения и обратно представителей исполнителя. Затраты на проезд включают: оплату железнодорожных билетов в обе стороны до места выполнения, оплату проезда до вокзала с целью приезда и отъезда.
  • Затраты представителей исполнителя на проживание на месте выполнения условий договора: оплату проживания в гостинице «Мир» в стандартном одноместном номере.

То есть, в договоре подробно и конкретно указывается, какой транспорт оплачивается, где размещаются прибывшие работники.

Приказ о командировке оформляют согласно изменениям 2020 года без упоминания о командировочном задании, вместо этого указывают цель командировки.

Приказ должен иметь такие ключевые пункты:

  • ФИО и должность направляемого работника;
  • место назначение и срок поездки;
  • цель командировки.

Приказ подписывает руководитель (заменяющее его согласно должностной инструкции лицо) и командируемый сотрудник.

Пример приказа:

Расчет суточных выплат

Для расчета суточных необходимо выполнить такие пункты:

  • Определить количество фактических отработанных дней за 12 месяцев предшествующих командировке (или меньше 12, если сотрудник не проработал год в данной компании), исключая дни больничных, отпусков, простоя.
  • Определить заработок за данные 12 месяцев. В него не входят отпускные, больничные, материальная помощь.
  • Вычислить средний заработок за день.
  • Определить количество дней, проведенных в командировке. Постановление Правительства РФ от 29 июля 2020 года № 771, гласит, что время, которое сотрудник был в командировке, определяют из предоставленных проездных документов. Дни простоя по вине принимающей стороны оплачивают как рабочие.

Рассмотрим конкретный пример.

Данные по работнику приведены в таблице:

Командировка за счет принимающей стороны

Стремление организации к постоянному развитию и поддержанию конкурентоспособности в условиях постоянно меняющегося характера рыночной среды, обуславливает желание компаний обмениваться знаниями и опытом. Передача накопленной ценной информации реализуется посредством направления работников предприятия в командировки. Нередко поездки осуществляются за счет принимающей стороны. Что именно входит в обязанности принимающей стороны, какие расходы она компенсирует и как оформить командировку подчиненного, расскажет представленная статья.

Порядок оформления командировки за счет принимающей стороны

Командировка сотрудника за счет принимающей стороны регламентируется аналогичными нормативно — правовыми актами, как и стандартная служебная поездка работника. Однако, перед направлением подчиненного в командировочную поездку, которая финансируется за счет другой организации, следует заключить договор сторон. Соглашение участников сделки подтвердит готовность принимающей организации взять все расходы на себя.

Если командировка оформлена за счет принимающей стороны, то в содержании соглашения отмечаются:

  • Нюансы организации служебной поездки работника;
  • Даты начала и окончания командировки;
  • Условия оплаты проезда, питания и проживания.

Во избежание разногласий, требуется уделить особое внимание затратам, которые готова компенсировать принимающая сторона. Например, если принимающая организация согласилась возместить расходы, тогда уточняется какой транспорт будет использоваться для переезда работника к месту назначения, место расселения и где можно будет осуществить прием пищи.

После заключения договора между сторонами сделки, на предприятии разрабатывается и издается приказ от имени руководителя компании. Распоряжение работодателя является основополагающим документом для направления работника в командировочную поездку. Решение о необходимости оформления других сопутствующих документов принимается руководителем организации самостоятельно.

Сопутствующие документы

Первостепенными и обязательными для оформления командировки работника за счет принимающей стороны являются два документа: договор участников сделки и приказ руководителя.

Структура и содержание приказа на командировку за счет принимающей стороны:

  • Название предприятия;
  • Порядковый номер, дата и место составления распоряжения;
  • Персональные данные и должность сотрудника, направляемого в командировку;
  • Место направления (город, наименование принимающей компании и ее юридический адрес);
  • Продолжительность служебной поездки с указанием даты отъезда и возвращения;
  • Важно отметить, кто будет финансировать поездку сотрудника;
  • В завершении документ подписывается работодателем и направляемым в командировку подчиненным.

Встречаются ситуации, когда работодатель принимает решение об отсутствии необходимости в оформлении дополнительных документов для командировки сотрудника за счет принимающей стороны. В числе таких документов служебное задание, командировочное удостоверение, служебная записка, тогда цели и задачи командировки, которые должен выполнить работник, отмечаются в содержании приказа.

Если служебная поездка финансируется за счет принимающей стороны, то по окончании командировки не оформляется авансовый отчет, а также сотрудник не должен предоставлять директору документы, подтверждающие сумму расходов. Единственным отчетом, который может быть затребован работодателем, является отчет о выполненной работе.

Нужно ли платить суточные?

Несмотря на тот факт, что принимающая сторона обязуется возместить все понесенные работником расходы во время командировки, ответственность за выплату суточных возлагается на руководителя предприятия. Чтобы определить сумму суточных выплат, требуется произвести расчет.

Правила и порядок расчета:

  • Требуется установить длительность расчетного периода. Если работник, направляемый в командировку, отработал более 12 месяцев на предприятии, вычисляется общее число отработанных дней за этот период. Если меньше, тогда определяется общее количество дней за конкретный срок работы. Учету не подлежат дни, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (период нетрудоспособности, отпускные дни);
  • Определяется совокупный заработок работника за отработанный период времени. В расчет не берутся отпускные выплаты, пособие по нетрудоспособности, премиальные;
  • Рассчитывается среднедневной заработок подчиненного;
  • Устанавливается число дней, в течение которых сотрудник пребывал в командировке за счет принимающей стороны.

Кроме того, руководитель предприятия, которое выступает в качестве направляющей стороны, обязан компенсировать сотруднику непредвиденные затраты и расходы, не оговоренные в договоре. Единственным случаем, когда работодатель освобождается от уплаты суточных выплат, являются ситуации, при которых служебная поездка длилась один день.

Помимо определения суммы суточных выплат, требуется обратить внимание на условия налогообложения. Законодательно установлено, что в случае, если размер суточных не превышает установленные пределы, налоговые сборы не взимаются и страховые отчисления в ФСС и ПФР не уплачиваются. Установленные законом пределы равняются 700 рублям в случае командировки в пределах России и 2500 рублей, если место назначения служебной поездки находится за границей.

Как оформить командировка за счет принимающей стороны в 2020 году

Все затраты, которые понес работник в период пребывания в служебной командировке, должны быть ему компенсированы. Возмещению подлежат расходы на билеты для проезда к месту работы, съемное жилье, питание. Сотрудник вправе претендовать на выплату так называемых суточных. Данные выплаты должны быть предусмотрены положениями внутренних актов компании и коллективного договора. Давайте выясним, как оформляется командировка за счет принимающей стороны.

Читать еще:  Деловые переговоры

Как оформляется командировка за счет принимающей стороны

Все операции, имеющие отношение к хозяйственной деятельности компании, должны быть отражены в документах – бланках первичной документации, хранящихся затем у сотрудника бухгалтерии. Командировка как раз и относится к таким событиям, а потому и она должна быть оформлена должным образом.

Когда предприятие направляет работника в служебную командировку, оформляются следующие обязательные документы:

  • служебное задание (на унифицированном бланке Т-10а);
  • командировочное удостоверение (на бланке унифицированной формы Т-10);
  • приказ руководителя фирмы или его распоряжение о направлении сотрудника в командировку (по форме Т-9 или Т-9а).

Хотя в трудовое законодательство и обязывает руководителей работников оплачивать им командировочные расходы, каких-либо определенных указаний относительно методов и порядков финансирования командировок не существует.

В связи с тем, что способы компенсации командировочных затрат работника законом не определены, возместить расходы может как непосредственный работодатель, так и организация, в которую поехал служащий для исполнения каких-либо обязанностей. Чтобы предоставить сотруднику гарантии оплаты его работы, перед поездкой он подписывает соглашение с нанимателем, в котором будет указано, какая именно фирма должна будет выплатить деньги, и какие конкретно затраты подлежат возмещению.

Приказ руководителя на отправку подчиненного в поездку должен содержать сведения об источнике финансирования командировки. В случае с оплатой поездки за счет предприятия, в который поедет работник, прописывается, что имеет место командировка за счет принимающей стороны.

Как оплачивается командировка за счет принимающей стороны

Прежде чем направить сотрудников в командировку, компания должна внести пункт об определении размера оплаты поездок в локальные нормативные акты и коллективный договор.

Сотрудник должен вовремя и в полном объеме получить деньги в счет компенсации командировочных затрат, когда он предоставит принимающей фирме документы о расходах, в том числе платежные документы за жилье (договор аренды или квитанции об оплате гостиничного номера), билет на поезд или самолет. Если в договоре оговаривается оплата каких-либо еще расходов в течение пребывания в командировке, собрать нужно будет больше бумаг.

По утвержденным правилам, работник не может претендовать на суточные выплаты в размере, большем чем 700 рублей в день. Однако, если речь идет о заграничной поездке, размер суточных существенно увеличивается – до 2,5 тысяч рублей в день.

Суточные – оплата за все без исключения дни, проведенные сотрудником в командировке, с учетом выходных, праздничных дней, периодов нахождения в пути и вынужденных остановок.

Даже если оплатой командировки обязалась заниматься принимающая сторона, работодатель сотрудника все равно выплачивает ему некоторые суммы. Принимающее предприятие будет оплачивать стоимость проезда до пункта назначения и за аренду жилого помещения, а руководитель работника выплатит:

  • зарплату за все время пребывания в командировке в размере среднемесячного оклада;
  • компенсацию суточных затрат за все дни нахождения в поездке, в том числе компенсацию понесенных с позволения нанимателя расходов (на оформление документов, на услуги мобильной связи).

Пока сотрудник предприятия пребывает в командировке, его нельзя уволить, лишить должности и рабочего места. Должность сохраняется и на время, проведенное в пути до места назначения и обратно.

Оформление командировки за свой счет

Законодательство не предусматривает возможности отправления работника в командировку за его счет, однако, наниматели часто нарушают закон и компенсируют расходы сотрудника уже после его возвращения с поездки.

Как и в общем случае, работодатель должен издать приказ, оформить служебное задание и выдать командировочное удостоверение (если такие документы предусмотрены внутренними актами компании). Перед поездкой сотрудник не обращается в бухгалтерию за получением денег в счет выплаты среднемесячного оклада, суточных и компенсаций его будущих затрат. Все выплаты будут произведены по возвращении.

Расходы на командировки «чужих» работников. Если суммы компенсации не установлены трудовым законодательством

Практика показывает, что нередко помимо оплаты самих работ подрядчики требуют от заказчика возмещать им расходы, понесенные при исполнении договора подряда. Как правило, речь идет о расходах на проезд и проживание работников подрядчика или исполнителя, которые работают на территории заказчика. Законом это не запрещено, но, для того чтобы исключить негативные последствия таких действий для обеих сторон, важно правильно составить договор и определить его цену. В противном случае как заказчик, так и подрядчик могут «пострадать» при налогообложении.

Основные положения

Поэтому если организация как принимающая сторона компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.

Согласно ст. 247 НК РФ объектом обложения по налогу на прибыль организаций является полученная налогоплательщиком прибыль. При этом в целях применения главы 25 НК РФ прибылью признаются для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами:

оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, при включении тех или иных затрат в состав расходов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций решающее значение имеет их экономическая обоснованность, непосредственная взаимосвязь с деятельностью, направленной на получение прибыли, и их документальное подтверждение.

Расходы на командировки своих и «чужих» работников

на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения, при этом подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); суточные или полевое довольствие; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Отметим, что согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Согласно ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Статьей 56 ТК РФ установлено, что трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Таким образом, в командировку могут направляться только работники организации, которые состоят с ней в трудовых отношениях. Это подтверждается также и нормой п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749.

Следовательно, организация не вправе учесть затраты на выплату компенсации расходов по проезду и проживанию «чужих» работников в составе расходов при исчислении налога на прибыль организаций в качестве командировочных расходов. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 16.10.07 г. № 03-03-06/1/723, в котором разъяснено, что в соответствии с положениями ст. 166–168 ТК РФ и ст. 255 НК РФ российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только в отношении штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры.

Данный вывод поддерживает и УФНС России по городу Москве в письме от 29.12.08 г. № 19–12/121858, где указано также и на то, что если сотрудники головной иностранной организации не являются работниками российской организации, и расходы на их командировки в Российскую Федерацию непосредственно не связаны с деятельностью российской организации, направленной на получение доходов, то такие расходы не учитываются ею при формировании налогооблагаемой прибыли.

Читать еще:  Закрытие ИП в связи со смертью предпринимателя

На то, что такие затраты не могут быть учтены, как командировочные расходы, указывают также суды, в частности, в постановлениях ФАС Уральского округа от 19.01.09 г. № Ф09-10311/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 1.10.07 г. № А05-5368/2006–26 и др. В первом из них отмечено, что затраты налогоплательщика, связанные с проездом и проживанием аудиторов — сотрудников контрагента соответствуют критериям, установленным в п.п. 17, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Во втором разъяснено, что если между организациями заключен договор по оказанию консультационных услуг на территории заказчика, при этом договором предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать контрагенту расходы на командировку (проезд, проживание, суточные), и данные расходы фактически произведены, документально подтверждены и экономически обоснованы, то они учитываются заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п.п. 15 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Изложенное позволяет сделать вывод о том, что расходы по проезду и проживанию лиц, не являющихся работниками организации, рассматриваются как обоснованные, если такие расходы предусмотрены договором и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом необходимо учитывать и иные критерии, установленные в п. 1 ст. 252 НК РФ, — экономическую обоснованность и документальное подтверждение. Кроме того, указанные расходы следует рассматривать не в качестве расходов на командировки, а как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), относящиеся к прочим расходам.

Договор подряда

фиксированной, в которой учтены все расходы подрядчика, включая запланированные расходы на командирование работников; плавающей, которая состоит из двух частей: вознаграждения по оплате стоимости работ и компенсационной суммы расходов, определяемой по факту и подтверждаемой документально.

В первом варианте сумма, полученная подрядчиком от заказчика, представляет собой выручку от выполнения работ, при этом подрядчик-плательщик НДС обязан предъявить заказчику сумму НДС, выставив ему соответствующий счет-фактуру. У заказчика, оплатившего работы подрядчика, вся сумма по договору включается в состав затрат, а НДС принимается к вычету в полном объеме.

Недостаток данного варианта состоит в том, что запланированная сумма командировочных расходов, включенная в установленную цену договора, может оказаться значительно меньше фактической, и соответственно подрядчик получит меньший доход, чем ожидал.

Второй вариант более выгодный, так как позволяет подрядчику учесть свои расходы в размере фактических затрат. Поскольку компенсационные выплаты квалифицируются в качестве составляющей цены договора, то как подрядчик, так и заказчик не несут финансовых потерь в отношении ни прибыли, ни НДС.

У подрядчика обе полученные суммы являются доходом, с которого он платит НДС в общем порядке, а заказчик учитывает эти суммы в качестве расходов, при этом он получает вычет по НДС в полном объеме.

Если подрядчик — иностранная организация

С учетом того что российская организация оплачивает иностранной стоимость работ с учетом расходов, связанных с проездом и проживанием сотрудников иностранной организации, российской организации — налоговому агенту в налоговую базу по НДС следует включать все суммы денежных средств, перечисляемых иностранной организации.

Иначе говоря, российская организация как заказчик должна удержать НДС из суммы компенсации иностранной организации — подрядчика.

Если в договоре содержится условие о том, что заказчик компенсирует подрядчику расходы по командированию работников сверх цены договора, то это связано с повышенными рисками для обеих сторон, ведь согласно ст. 41 НК РФ данная сумма не может рассматриваться доходом подрядчика, следовательно, в составе выручки у него будет учтена лишь сумма вознаграждения по договору.

Кроме того, в главе 21 НК РФ нет ответа на вопрос о том, должен ли подрядчик начислять НДС с суммы полученной компенсации.

В то же время, по мнению контролирующих органов, денежные средства, полученные подрядчиком в качестве компенсации своих командировочных расходов, на основании п.п. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ облагаются НДС, при этом исчисляется налог исходя из его расчетной ставки (письма Минфина России от 15.08.12 г. № 03-07-11/300, от 22.04.15 г. № 03-07-11/22989).

В случае если подрядчик исчисляет НДС с суммы полученной компенсации, то он вправе воспользоваться вычетом по командировочным расходам.

Несмотря на то что в составе расходов заказчик может учесть всю сумму, заплаченную по договору, у него «теряется» НДС с перечисленной суммы компенсации, так как при получении этой суммы подрядчик оформляет счет-фактуру в одном экземпляре. Следовательно, основание для получения вычета у заказчика отсутствует.

Компенсационные выплаты физическому лицу

Минфин России в письме от 15.09.14 г. № 03-04-06/46030, № 03-04-06/46035 высказал мнение о том, что при оплате организацией за физических лиц, приглашенных для участия в различных мероприятиях, стоимости проезда к месту их проведения и проживания в этом месте, если такая оплата производится в интересах указанных лиц, последние получают доход в натуральной форме, облагаемый налогом. Организация в этом случае является налоговым агентом.

Однако позднее в письме от 19.11.15 г. № 03-04-06/67038 Минфин России изложил иную точку зрения, согласно которой независимо от того, была ли осуществлена оплата за физическое лицо в его интересах или нет, стоимость проезда к месту проведения мероприятий и проживания в этом месте является его доходом, полученным в натуральной форме, с которого организация должна удержать НДФЛ.

На основании изложенного можно сделать вывод о том, что наиболее выгодным и безопасным с точки зрения налогообложения является вариант, когда в договоре цена формируется из двух составляющих: самого вознаграждения и компенсационной выплаты, определяемой исходя из фактических расходов на основании соответствующих документов. Кроме того, в договоре должен быть предусмотрен порядок определения окончательной цены, в противном случае не исключены претензии со стороны налоговых органов.

Правильное оформление командировки за счет принимающей стороны, порядок оплаты

По общему правилу, установленному Трудовым кодексом России, поездки работников для выполнения своей трудовой функции не по постоянному месту работы оплачиваются направляющим предприятием (организацией).

Однако, если в основании направления в командировку лежит приглашение стороннего юридического лица, законодатель предусмотрел возможность компенсации всех растрат, связанных с поездкой, за счет принимающей стороны.

Такой способ расчета имеет некоторые особенности и реализовывается путем заключения соответствующего договора между направляющим и принимающим предприятиями.

Возможна ли?

Законодатель не ограничивает руководства предприятий (организаций), в случаях направления сотрудников в служебные поездки, в принятии решений относительно стороны, осуществляющей финансовое обеспечение расходной части по командировке.

Представленное решение закрепляется на уровне документально оформленных договоренностей между предприятием, на котором работник официально трудоустроен и организацией, приглашающей сотрудника для выполнения необходимых ей производственных задач.

Оформляется служебная поездка на выполнение трудовой функции вне места постоянной работы приказом работодателя гражданина, который направляется в командировку.

Важно! Компенсация затрат по командировке может возлагаться на принимающую сторону не только в тех случаях, когда она направляет запрос с необходимостью выполнения каких-либо работ, но и в случаях поездок с целью обмена опытом.

В последнем случае одна из сторон имеет право взять на себя растраты, связанные как с поездкой как принимаемого работника, так и трудящегося, направляемого от своего юридического лица.

Перечень расходов и их постатейная детализация, во избежание наступления конфликтных ситуаций, должны прописываться в договорных документах предприятий о направлении (приеме) работника.

Также представленную информацию фиксируют в локальных актах предприятий (организаций), от которых следует отталкиваться, подписывая соглашение.

Нужно ли платить суточные?

Законодатель установил обязательство оплачивать работникам, направленным на выполнение поставленных производственных задач не по постоянному месту работы, все траты, связанные с соответствующей поездкой.

Все командировочные расходы включают:

  • Заработную плату;
  • Суточные;
  • Оплата проживания и проездных документов;
  • Иные растраты (при их наличии и аргументации необходимости).

Как правило, представленные расходы должна нести организация, на которой трудоустроен работник.

Однако, если командировка имеет статус оплачиваемой за счет приглашающей стороны, часть компенсации (или ее полная сумма) осуществляются предприятием, в которое направлен трудящийся.

Суточные расходы – это платежи, которые имеют непосредственную связь пребывания работника вне дома. Они подлежат выплате только в том случае, если поездка в место направления продолжается более одного дня.

Компенсировать расходы на проезд на общественном транспорте, оплату мобильной связи, питание по общим предписаниям должно юридическое лицо, с которым командированный пребывает в трудовых отношениях на основании заключения трудового договора.

Читать еще:  Этика делового общения

Однако, законом не установлен запрет возложения обязанностей уплаты суточных на принимающее предприятие (организацию). Представленные условия могут иметь место при детальном закреплении в договоре между направляющим и принимающим предприятиями.

Следует отметить, что предприятие, по приглашению которого направляется сотрудник, может взять на себя оплату лишь части трат, отнесенных к суточным, например, предоставить питание.

В таком случае направляющая сторона должна будет выдать работнику суточные, рассчитанные без учета питания (в соответствии с Инструкцией №115 это не менее 70% от суммы, установленной законодателем).

Важно! Выплата суточных платежей является обязательной вне зависимости от того, за чей счет оплачивается служебная поездка.

Оплачиваются ли командировочные расходы на проезд, проживание?

По общему правилу, если командировка спонсируется принимающей стороной, в первую очередь, такая компенсация касается оплаты проезда и проживанием работника вне места постоянной работы.

Все условия финансирования представленных статей расходов приглашающим предприятием (организацией) должны предварительно оговариваться в договоре, заключенном между юридическим лицом, на котором трудоустроен работник, и фирмой, приглашающей последнего для выполнения каких-либо производственных задач.

В представленном документе также необходимо прописывать способы произведения затратных расчётов, их документальное или иное подтверждение.

Принимающее предприятие (организация), берущее на себя спонсирование поездки работника на выполнение служебного задания, имеет право указать исчерпывающий перечень видов транспорта, которым сотрудник может добраться к месту командировки, а также условия проживания последнего на все время продолжительности поездки.

Оформление документов

К документальному оформлению служебной поездки за счет принимающей стороны выдвигаются такие же требования, как и к командировкам, финансируемым направляющим юридическим лицом.

Прежде, чем руководство предприятия (организации) издаст приказ о направлении работника в поездку на выполнение трудовой функции вне места постоянной работы, оплачиваемую за счет принимающей стороны, между представленными юридическими лицами заключается соглашение.

Такие соглашения (договора) могут иметь одноразовый или длительный (постоянный) характер. Если планируется многоразовое приглашение сотрудника для выполнения служебных заданий на одних и тех же условиях, достаточно подписания одного документа с указанием срока его действия.

Сделка между предприятиями (организациями) должна фиксировать все нюансы представленной поездки:

  • Даты отъезда и прибытия;
  • Маршрут (город отправления и место командировки);
  • Распределение финансирования поездки между направляющим и принимающим предприятиями;
  • Конкретизация компенсируемых статей расходов (виды транспорта, которыми предоставляется возможность добраться к месту направления и обратно, условия проживания, питания и пр.).

После достижения согласия по основным вопросам договор подписывается двумя сторонами.

На основании заключенного соглашения, руководство предприятия (организации), на котором трудоустроен сотрудник, направляемый в поездку, издает приказ о командировке.

Такой приказ составляется по общим правилам, однако обязательно должен иметь пункт с указанием стороны, которая будет оплачивать служебную командировку.

Законодатель предоставляет возможность брать на себя расходы по оплате командировок принимающим организациям. Такие служебные поездки имеют особенности оформления.

Предприятие, которое приглашает сотрудника на выполнение его трудовой функции, оговаривает статьи расходов, которые будут финансироваться за его счет.

Направляющая сторона в таком случае несет оставшуюся расходную часть, к которой относятся заработная плата и суточные (при условии, если принимающая сторона не желает их оплачивать).

Суточные при командировке за счет принимающей стороны

Командировки частое дело в бизнесе и на производстве. Бывают случаи, когда в сотруднике другой компании, более заинтересована принимающая сторона. Рационально ли тогда, оплачивать все расходы отравляющей работника стороне? Конечно, же нет. Как оформить командировку за счет принимающей стороны (даже если командировка оформляется в выходной день), далее подробно в статье.

Командировка за счет принимающей стороны как оформить?

Поездка в другой город или страну для решения деловых или производственных вопросов является командировкой. В нее направляют как своих постоянных сотрудников, так и работающих по совместительству, в том числе иностранных граждан и работающих на дому.

Стоит учитывать, что есть категория работников, которых можно направлять в деловую поездку, только с их разрешения:

  • Матерей, имеющих детей до трех лет;
  • Родителей-одиночек детей до пяти лет (матери или отца);
  • Родителей, воспитывающих детей-инвалидов;
  • Сотрудников, ухаживающими за больным или нетрудоспособным членом семьи. В данном случае, необходимо медицинское подтверждение.

Согласно Трудовому Кодексу, при отправке таких сотрудников в поездку, необходимо подписать с ними уведомление, в котором они или отказываются, или соглашаются на предложение. При этом оно должно включать пункт, в котором будет указываться их законное право на отказ от деловой поездки. А также, трудовым законодательством РФ, предусмотрена категория граждан, которых запрещено направлять в поездки.

К ним относятся:

  • Беременные сотрудницы;
  • Ученики, работающие на основании ученического контракта, при условии, если поездка не является частью обучающего процесса;
  • Сотрудники, младше 18 лет. Исключение – спортсмены, творческие люди. Полный перечень можно найти в соответствующем Положении;
  • Работников, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

Финансово она может осуществляться за счет принимающей или отправляющей организации. Командировка за счет принимающей стороны, оформление которой основана на двух документах: договор о сотрудничестве между двумя организациями и приказе по предприятию, которое оформляет отправляющая организация.

Финансовые обязательства по приему сотрудника при направлении, должны быть обязательно прописаны в договоре о сотрудничестве между компаниями или оформлены дополнительным соглашением к нему. В нем должны быть прописаны все издержки, связанные с поездкой. А именно: транспортные расходы в оба направления; расходы на проживание, в том числе и питание.

Договор на командировку за счет принимающей стороны

Договор за счет принимающей стороны, может быть:

  • Единоразовым;
  • На длительный срок – от года и более.

А также условия по приему, могут быть изначально включены в основной договор сотрудничества между компаниями. В таком договоре, принимающая организация будет Заказчиком, а отправляющая – Исполнителем.

В контракте прописывают:

  • Реквизиты обеих компаний;
  • Категории работников, которых будут принимать;
  • Из функциональные обязанности;
  • Расходы, которые Заказчик будет оплачивать;
  • Условия проживания работников. Компания Исполнитель, может требовать определенный уровень пребывания для своих сотрудников, для гарантии надлежащего их приема;
  • Ответственность сторон за несоблюдение условий контракта – по приему сотрудников, по срокам прибытия и т. п.;
  • Расходы на командировку за счет принимающей стороны.

К издержкам, которые заказчик должен покрыть, относят такие виды затрат:

Транспортные – оплата пути в оба направления, дорогу до вокзала и гостиницы, передвижение по городу. Все билеты должны быть сохранены для отчетности и выплаты компенсации, службу такси при вызове, нужно предупредить, что будут нужны документы для отчетности. Прописывают, каким видом транспорта можно пользоваться для прибытия на место. Например, только поезд, авто и самолеты запрещены.

На проживание – указывают место проживания – класс гостиницы и номера. Может быть прописано проживание в конкретной гостинице, с которой у компании договор сотрудничества на особых условиях.

Питание в командировке за счет принимающей стороны может быть полным или частичным, например, только завтраки в гостинице. На этот пункт, обязательно, нужно обратить внимание Исполнителю, так как, если Заказчик полностью оплачивает питание, то размер суточных, можно установить меньше, так как это снижает личные расходы командировочного.

Для разных должностей, условия проживания и переезда, могут быть разные. Сотрудник, должен быть письменно ознакомлен с условиями поездки и приема и что за все перелимиты бюджета он платит со своего личного кармана. Если возникают форс-мажорные обстоятельства, решения по ним должны приниматься с согласия руководителя. Например, нет билетов на поезд, но есть возможность прилететь самолетом. Подобные ситуации, должны обсуждаться с организацией, которая будет оплачивать расходы. Несогласованные действия, могут привести к тому, что некоторые затраты на поездку, придётся оплачивать Исполнителю или самому сотруднику.

Приказ о командировке за счет принимающей стороны

Командировка за счет принимающей стороны оформляется на основании приказа по предприятию. Установленной формы приказа нет, его оформляют по установленной в организации форме ведения распорядительной документации.

В приказе указывают:

  • Название организации, в которой работает сотрудник;
  • ФИО сотрудника, его должность;
  • Направление поездки;
  • Можно указать основную цель визита;
  • Дату начала и конца поездки;
  • Подписывает приказ руководитель сотрудника.

Командировка за счет принимающей стороны нужно ли платить суточные?

Оплата расходов по приему заказчиком не освобождает компанию-исполнителя от выплаты суточных своему сотруднику. Размер устанавливается в компании на свое усмотрение. Законодательством РФ, предусмотрены их максимальные размеры.

Суточные при командировке за счет принимающей стороны — расчет

Размер суточных по предприятию, устанавливается самостоятельно и закрепляется нормативным локальным актом.

Для расчета суточных командировочному необходимо знать:

  • Установленный размер выплаты за один день по предприятию;
  • Количество дней в командировке, в том числе, учитывают дни дороги и простоя.

Дни командировки определяют по проездным документам. Если сотрудник отправляется в поездку на автомобиле, он должен оформить служебную записку, в которой будет указан день выезда.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector