Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация, то есть проверка фактических данных и сверка с данными учета, является обязанностью каждой организации. Регламентировано проведение инвентаризации Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания). Инвентаризация расчетов с подотчётными лицами является одним из важных этапов инвентаризации.

Инвентаризация расчетов с персоналом

Перечень ситуаций, когда организация обязана провести инвентаризацию, установлены пунктами 1.5, 1.6 Методических указаний. В их числе и обязанность проводить инвентаризацию до составления годовой отчетности. То есть как минимум раз в год необходимо проверять правильность расчетов с работниками:

  • расчеты по оплате труда по счету 70;
  • расчеты с подотчетными лицами по счету 71;
  • начисление налогов и взносов на заработную плату и иные доходы по счетам 68 и 69;
  • расчеты по прочим операциям (например, претензиям, займам) по счету 73.

Инвентаризация расчетов по оплате труда

При инвентаризации сверяются правильность начисленных работникам сумм согласно документам и отражение этих данных в учете. Для этого необходимо проверить соответствие выплаченных сумм положениям локальных актов, трудовым договорам, приказам, табелям и иным документам.

Важность этого этапа не только в том, чтобы подтвердить внутренний учет в организации, но и в том, чтобы избежать претензий от работника и контролирующих органов.

При этом последствия могут быть как в случае недоначисления, так и в случае излишнего начисления заработной платы. При этом в рамках инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда необходимо проверить и выплату премий – является ли это обязательной выплатой согласно положению о системе оплаты труда, положению о премировании. Так, в случае неоплаты работнику отработанного времени – сверхурочных, доплаты за совмещение должностей и иных выплат работник может обратиться и взыскать денежные средства в судебном порядке, а также направить жалобу в Государственную трудовую инспекцию, и при проверке на организацию может быть наложен значительный штраф по ст. 5.27 КоАП .

В случае излишней оплаты работнику, выявленной при инвентаризации заработной платы, впоследствии надо будет оценить возможность взыскания, так как только в строго определённых случаях, указанных в ст. 137 ТК РФ, есть возможность удержать излишне выплаченные средства. Кроме того, излишние выплаты повлекут налоговые последствия, может быть признан неправомерным учет в качестве расходов для целей налогообложения, поэтому в случае невозможности взыскания и отказа работника вернуть переплату в добровольном порядке необходимо будет внести изменения в учет.

Инвентаризация подотчетных сумм

В процессе инвентаризации большой участок проверки составляют расчеты с подотчетными лицами.

Методическими указаниями отдельно выделена проверка подотчетных сумм. Пунктом 3.47 установлено, что отчеты по выданным авансам проверяются по каждому подотчетному лицу с учетом даты выдачи и целевого назначения. В организации должен быть установлен перечень лиц, которые вправе утверждать авансовые отчеты, лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет, и сроки представления отчета.

В течение установленного срока работник должен выполнить поручение и представить документы, подтверждающие затраты, например, накладные на приобретение товара, кассовые чеки, товарные чеки, или вернуть полученные под отчет денежные средства.

Комиссия в рамках инвентаризации расчетов с подотчетными лицами должна проверить сроки отчета за полученный аванс. Согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» при выдаче наличных денежных средств под отчет должен быть установлен срок выдачи денег, и отчитаться работнику необходимо в течение трех дней после истечения установленного срока. При этом выдача очередного аванса допускается только после полного отчета за предыдущий.

При проверке авансов по командировочным расходам необходимо проверить оформление документов, соблюдение Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, наличие распоряжения о направлении в командировку, правильность расчета суточных, наличие документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание, а также иные командировочные расходы.

В процессе инвентаризации выявляются работники, которые не отчитались в установленный срок, а также работники, которые отчитались позднее установленного срока.

Инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям

На этом этапе инвентаризации необходимо проверить счет 73, где учитываются расчеты по возмещению ущерба, расчеты по займам.

При проверке расчетов по возмещению ущерба надо выяснить основания для взыскания и правильность оформления согласно трудовому законодательству – приказы руководителя, акты инвентаризации имущества, объяснительные работника и другие документы. Также при инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить соблюдение норм ст. 138 ТК РФ в отношении ограничения размера удержаний.

При проверке расчетов по займам надо обратить внимание на погашение задолженности, начисление процентов, в также проверку необходимости удержания НДФЛ в случаях, установленных законодательством.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами и отражение ее результатов в бухгалтерском учете и отчетности учреждения

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация проводится силами учреждения в установленные учетной политикой сроки. Перед составлением годовой бюджетной отчетности должна быть проведена инвентаризация обязательств в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В конце отчетного финансового года все подотчетные суммы должны быть полностью погашены, за исключением авансовых сумм, выданных работникам учреждения на командировочные расходы, которые будут закрыты только в следующем финансовом году.

Основные нарушения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом.

  • 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.
  • 1.1. Выдача денежных средств без заявления и лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственные расходы.
  • 1.2. Отсутствие в учреждении системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг.
  • 1.3. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.
  • 1.4. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.
  • 1.5. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
  • 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.
  • 2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
  • 2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
  • 2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
  • 2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) о размере оплаты суточных.
  • 3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.
  • 3.1. Нарушение порядка удержания НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
  • 3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.
  • 4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами.
  • 4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.
  • 4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
  • 5. Нарушения порядка учета представительских расходов.
  • 5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.
  • 5.2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
  • 6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
  • 6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.
  • 6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.
  • 6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и в регистрах.

При проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия должна подтвердить наличие кредиторской задолженности перед подотчетными лицами либо наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц перед организацией.

Для этого необходимо проверить документы, на основании которых задолженность возникла и, возможно, была частично погашена.

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств установлен Методическими указаниями по инвентаризации. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами состоит из нескольких этапов.

I этап (подготовительный):

  • • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • • формирование инвентаризационной комиссии;
  • • определение сроков проведения и видов обязательств, по которым будет проходить инвентаризация.

II этап (выявление расхождений между результатами инвентаризации и данными бухучета):

  • • проверка фактического наличия обязательств;
  • • составление инвентаризационной ведомости и сопоставление результатов с данными бухучета.

III этап (заключительный):

приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации.

При проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить задолженность, которая числится по счетам синтетического счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Инвентаризационная комиссия проверяет авансовые отчеты работников и наличие в них документов, подтверждающих расходы. На основании расходных кассовых ордеров определяются суммы, которые были выданы работникам под отчет, а на основании приходных кассовых ордеров – остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу организации.

Если организация выдает под отчет денежные средства, перечисляя их на карточные счета работников, проверяются платежные поручения и банковские выписки, в которых фигурируют эти суммы.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок (указан руководителем на заявлении работника).

Читать еще:  Зачем нужна производственная гимнастика

Кроме того, целесообразно проверить, не числится ли дебиторская (кредиторская) задолженность за уволенными работниками.

Итоги проверки дебиторской и кредиторской задолженности подотчетных лиц заносятся в Справку, которая является приложением к Акту инвентаризации расчетов (ф. № ИНВ-17). Затем на основании Справки составляется Акт (в двух экземплярах), который подписывается ответственными лицами инвентаризационный комиссии. Один экземпляр Акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. После того, как составлены инвентаризационные ведомости, комиссия сопоставляет данные, полученные в ходе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета. В результате такого сопоставления выявляются расхождения.

Работодатель имеет право удержать из заработной платы работника невозвращенную подотчетную сумму. Но сделать это можно не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, и только при условии, что работник не оспаривает основания и размер задолженности. Если работодатель пропустил месячный срок, он может предложить работнику вернуть долг добровольно или взыскание придется проводить в судебном порядке. Либо по истечении срока исковой давности придется признать эту задолженность как безнадежную. Безнадежной можно признать и задолженность за уволенным работником.

По истечении срока исковой давности организация может списать безнадежную задолженность в расходы в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете. Срок исковой давности составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ).

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Основанием для списания безнадежной к взысканию дебиторской задолженности является распорядительный документ (акт) органа государственной власти, должностного лица или другого органа, уполномоченного на то нормативными правовыми актами. Списание осуществляется по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования осуществляемого списания задолженности с указанием сроков ее образования, описанием соответствующего обязательства, реквизитов первичных учетных документов, по которым возникла задолженность.

Дебиторская задолженность подотчетных лиц, нереальная к взысканию, списывается по дебету счета 0 40110 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

На дату принятия решения о списании задолженности у уволенного работника возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Указанный доход подлежит обложению НДФЛ. При невозможности удержать налог организация обязана представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2». Сделать это необходимо не позднее 31 января следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Следует учитывать, что задолженность неплатежеспособных дебиторов с момента признания ее в порядке, установленном законодательством, нереальной к взысканию и списания с балансового учета подлежит забалансовому учету на счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения в течение 5 лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.

При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на счета (лицевые счета) указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета.

ПРИМЕР 16.2

В бухгалтерском учете числится дебиторская задолженность Л. Л. Леонидова по подотчетной сумме в размере 2000 руб.

В ходе инвентаризации было установлено, что 13 ноября 2012 г. работник получил из кассы деньги под отчет на 5 дней, но так и не представил авансовый отчет. Л. Л. Леонидов пояснил, что деньги, полученные под отчет, он израсходовал на оплату парковок и стоянок автомобиля, который использовал для выполнения служебных заданий. Однако документов, подтверждающих эти расходы, не представил. Удержать из зарплаты за декабрь задолженность по подотчетным суммам работодатель не может. Следовательно, задолженность Леонидова правомерно числится на счете 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

Также было установлено, что за уволенным работником Μ. М. Мишиным с 15 ноября 2009 г. числится задолженность по подотчетной сумме на приобретение материальных запасов в сумме 215 руб. Срок, на который были выданы подотчетные суммы, закончился 25 ноября 2009 г. Следовательно, срок исковой давности по дебиторской задолженности уволенного работника истек 25 ноября 2012 г.

На дату принятия решения о списании задолженности у Μ. М. Мишина возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Указанный доход подлежит обложению НДФЛ. Поскольку сотрудник был уволен, удержать с него исчисленную сумму налога учреждение не может. Поэтому не позднее 31 января 2013 г. оно должна представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2» (п. 5 ст. 226 НК РФ). А задолженность, нереальную к взысканию, списать по дебету счета 040110273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту соответствующего счета аналитического учета счета 020834 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов».

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Для того, чтобы проверить соблюдение кассовой дисциплины на предприятии проводят инвентаризацию, объектом которой являются расчеты с подотчетными лицами. В службе по бухгалтерскому учету по всем суммам, которые были выданы под отчет, должны быть авансовые отчеты.

Периодичность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризацию, объектом которой являются расчеты с подотчетными лицами, следует проводить минимум один раз в год, во время подготовки к итоговому годовому балансу.

Какие документы проверяют при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами (Приказ Минфина от 13.06.1995г. № 49):

  • по каждому подотчетному лицу необходимо проверить денежные суммы, которые были выданы в подотчет авансов. Изучают сроки предоставления и целевое назначение.
  • все отчеты, на основании которых получившие в подотчет деньги указывали направления их использования.

С чего начинается проведение инвентаризации

Прежде чем начать проводить инвентаризацию, руководитель предприятия (организации) издает приказ соответствующего содержания.

Для осуществления самой процедуры инвентаризации надо создать комиссию, в приказе указать, кто входит в состав инвентаризационной комиссии.

С чего начинает свою работу комиссия по инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Свою работу инвентаризационная комиссия должна начать с проверки наличия всех распорядительных документов, на основании которых были выданы денежные средства подотчетным сотрудникам. К таким документам относятся акты, сформированные сотрудниками бухгалтерской службы и утвержденные руководителем организации.

Порядок организации инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

До того, как начнется проверка утвержденной инвентаризационной комиссией расчетов с подотчетными лицами, члены комиссии получают по состоянию на текущий момент самые последние приходные и расходные документы, отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей. В то же время, сотрудники, на которых возложена ответственность за наличие и правильность оформления этих документов, пишут расписки, в содержании которых указывают, что к моменту проведения инвентаризации в службу бухгалтерского учета переданы все документы по приходу и выдаче имущества.

Расписки аналогичного содержания составляют и те сотрудники, у которых в наличие есть суммы, выданные под отчет для приобретения имущества.

Сотрудник, на которого возложена ответственность за документы, которыми оформляются выдача и получение денежных средств под отчет , должен присутствовать во время проведения проверки инвентаризационной комиссии. В случае отсутствия ответственного сотрудника, комиссия работает без него. Данное обстоятельство не влияет на результаты инвентаризации. Вместе с тем, отсутствие одного из членов инвентаризационной комиссии в ходе проведения инвентаризации не дает оснований для признания результатов проверки быть правомочными.

Одной из задач членов инвентаризационной комиссии является установка за сотрудником или за предприятием задолженности по денежным суммам, которые были выданы под отчет. Также инвентаризационная комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают расходы по выданным средствам и сроки выдачи денег под отчет сотрудникам предприятия.

Какие обязанности возлагаются на членов инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами:

  • проверка использования авансовых выплат с целевым назначением их выдачи;
  • сравнение информации, отраженной в регистрах бухгалтерского учета с данными, которые содержат в себе первичные документы по авансовым выплатам;
  • определение выданных под отчет денежных средств, по которым ответственный сотрудник не предоставил необходимый авансовый отчет.

Какие документы относятся к локальным актам, требующих проверки

  • перечень ответственных сотрудников, которые правомочны получать денежные средства под отчет;
  • перечень сотрудников руководящего состава предприятия, которые располагают доверенностью давать поручения сотрудникам в отношении целевого использования авансовых средств, а сотруднику бухгалтерской службы, либо кассиру предприятия – распоряжения в отношении выдачи денежных сумм под отчет.

Авансовые отчеты следует проверять на:

  • соответствие использования денежных средств с целевым назначением;
  • соответствие сроков составления авансового отчета со сроком возврата оставшихся денежных средств;

Важно! Руководитель организации закрывает и утверждает авансовые отчеты.

Какие документы составляются по итогам инвентаризации

Полученные итоги инвентаризации расчетов с подотчетными лицами фиксируют в Акте с подобным названием унифицированной формы № ИНВ-17. Итоговый акт готовят в 2-х экземплярах, каждый из которых подписывают члены инвентаризационной комиссии.

Вместе с актом готовится справка, которая является основанием для составления самого акта в разрезе синтетических счетов. Данная справочка обычно составляется только в одном экземпляре.

Справка содержат информацию следующего содержания:

– сумму установленной задолженности со стороны подотчетного лица;

– причину и дату, когда была образована задолженность по расчетам с подотчетными лицами;

– сотрудник (ФИО, должность) – подотчетное лицо.

Что необходимо указать в итоговом акте:

  • номера счетов бухучета, где отражена задолженность;
  • подотчетное лицо;
  • суммы долгов, срок исковой давности по которым истек на момент проведения проверки;
  • размер долгов, которые были или не были согласованы с лицами, получившими денежные средства под отчет.
Читать еще:  Увеличение маржинального дохода

Рекомендации. Если по каким-либо причинам член инвентаризационной комиссии отсутствует, необходимо назначить ему замену приказом руководителя предприятия.

Нарушения, которые были выявлены в ходе инвентаризации, необходимо будет устранить, установленных виновных привлечь к ответственности.

Важно! Следует особо обратить внимание на выявление сумм, по которым авансовый отчет не был получен в установленный срок. Необходимость этого обусловлена тем, чтобы в будущем на было доначисления НДФЛ при очередной проверке сотрудниками налоговой службы с выданных авансовых сумм.

Следует помнить! Сотрудники налоговой инспекции могут доначислить НДФЛ с выданных под отчет сумм, которые использовались не по целевому назначению.

Варианты возврата недостающих денежных средств, выданных под отчет

Если по итогам работы инвентаризационной комиссии было установлено виновное лицо в необоснованном невозвращении денежных средств, выданных под отчет, то недостающую сумму можно будет удерживать из зарплаты виновного сотрудника. Работодатель имеет на это право. Но есть определенные условия для ее удержания. Во-первых, удержания из заработной платы можно будет осуществлять не позже одного месяца с момента завершения срока выдачи аванса. Во-вторых, сотрудник со своей стороны согласен с обвинением и размером удержаний.

Если месячный срок работодателем пропущен, то можно дать возможность сотруднику вернуть недостающие средства на добровольной основе, либо передать документы в судебные органы. Есть еще один вариант, который применим к суммам задолженности, он заключается в том, что по истечении срока исковой давности данную сумму признают безнадежной задолженностью. При увольнении работника его задолженность перед организацией может быть также признана безнадежной.

Наиболее распространенные виды нарушений в порядке выдачи средств под отчет

  • Оформление расходов сотрудников, находившихся в командировке.
  • Не соблюдение требований выдачи денежных средств под отчет.
  • Не соблюдение требований по удержанию НДФЛ с денежных сумм, которые превышают установленные нормы расходов на командировку.
  • Не соблюдение требований учета сумм, выделяемых на представительские расходы организации.
  • Не соблюдение требований при оплате выполненных работ, приобретенных материалов подотчетными лицами.
  • Не соблюдение требований порядка организации и ведения синтетического учета расчетов с лицами, получившими средства под отчет.

Пример. В ООО «Ветер перемен» главный бухгалтер решил провести перед закрытием годового баланса инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

По итогам проведенной инвентаризации выявили, что у одного из сотрудников, Ковалева С.С., которому под отчет была выдана сумма в размере 2500 рублей для приобретения канцелярских принадлежностей, осталась сумма 250 рублей, которую он не вернул в бухгалтерию. В бухгалтерском учете подобная ситуация отражается следующими проводками:

Дт 94 Счета Кт 71 Счета – 250 руб. (в последствии, за нарушение кассовой дисциплины, эту денежную сумму необходимо будет удержать из заработной платы Ковалева С.С.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, является инвентаризация. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами может проводиться в следующих случаях:

при преобразовании предприятия в другую организационно-правовую форму;

перед составлением бухгалтерской отчетности;

при смене материально-ответственных лиц;

при выявлении нарушений в порядке ведения расчетов с подотчетными лицами;

при реорганизации или ликвидации организации.

Сроки оформления и представления оформленных инвентаризационных документов в каждой конкретной организации определяются «Приказом о проведении инвентаризации» (форма №ИНВ-22). В данном приказе назначают инвентаризационную комиссию. В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители администрации организации, бухгалтеры, инженеры, экономисты, техники, а также представители службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций.

До начала проверки инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. При этом ответственные лица дают расписки, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, у которых есть подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.

Инвентаризацию проводят в присутствии лица, ответственного за ведение документов по расчетам с подотчетными лицами. Если ответственный работник отсутствует, выверка сумм и документов проводится без него. На результаты инвентаризации это не влияет. В то же время отсутствие одного из членов комиссии в момент инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными. В данной ситуации рекомендуется назначить таким сотрудникам приказом руководителя замену.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами состоит в проверке авансовых отчетов работников. При этом проверяется соответствие данных бухучета и авансовых отчетов о суммах выданных и возвращенных средств по каждому подотчетному лицу, а также целевое использование подотчетных сумм.

В ходе инвентаризации расчетов с подотчетными лицами комиссия устанавливает остаток задолженности за работником либо за организацией по подотчетным суммам. Помимо этого нужно проверить наличие оправдательных документов по израсходованным средствам, а также выявить, не истек ли срок, на который работникам выдавались под отчет денежные средства.

Выявленные результаты инвентаризации расчетов с подотчетными лицами отражаются в Акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма №ИНВ-17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

В акте указывается:

наименование подотчетного лица;

счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

суммы задолженности, согласованные и не согласованные с подотчетными лицами;

суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

К акту инвентаризации расчетов по указанным видам задолженности должна быть приложена справка (Приложение к форме №ИНВ-17). Справка составляется в одном экземпляре в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и является основанием для составления акта. В справке указывают:

наименование работника (подотчетного лица);

дату и причину возникновения задолженности;

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна осуществляться как минимум один раз в год. Дата назначается ориентировочно перед сдачей годового баланса (п. 27 Приказа Минфина № 34н). Подробнее о порядке инвентаризации подотчетных лиц в этой статье.

Порядок осуществления инвентаризации, оценка авансовых документов и расчет подотчетных сумм основываются на п. 3.47 Приказа МинФина № 49. В этом случае осуществляется проверка:

  • Отчетов по авансированию лиц, которые получили денежные средства под отчет.
  • Денег, выданных под отчет лицу, и проверка целевого назначения и четкой даты выдачи аванса.

Прежде чем начинается инвентаризация расчетов, руководитель предприятия обязан составить приказ по форме ИНВ-22. Пример заполнения приказа – «форма № ИНВ-22», образец можно скачать и использовать для составления соответствующего документа.

Порядок проведения процедуры инвентаризации расчетов с подопечными лицами диктует определенные правила. В обязательном порядке необходимо создать комиссию, которая будет:

  • Сопоставлять информацию по бухучету с данными по первичной документации.
  • Искать денежные средства, которые являются подотчетными и были потеряны либо не был предоставлен от бухгалтера авансовый отчет.
  • Проверять факты авансирования и применения денежных средств в соответствии с указанной целью (назначением).

Кроме того, в самом начале процедуры инвентаризации ответственными членами проверяются документы по авансированному отчету и приказам собственника, которые должны быть на предприятии и являться подтверждением законности процесса. Осуществляется опись локальных актов организации, которые необходимо оформлять в бухгалтерии и в обязательном порядке утверждать подписью собственника предприятия.

  • Список лиц, которые имеют право на выделение им авансовых денежных средств.
  • Перечисление сотрудников, в полномочия которых входят поручения подотчетным лицам предприятия, а также бухгалтеру либо кассиру, соответствующие приказы по выдаче авансов (подотчетных сумм).

Предпосылки проверки

Одной из предпосылок проведения инвентаризации авансовых отчетов является основание для выдачи денежных средств под отчет сотруднику, который представил письменное заявление, где указаны цель и необходимость в конкретной сумме. Подробнее в ст. п. 6.3 Указаний Банка РФ № 3210. Неизрасходованные денежные средства подотчетное лицо обязано вернуть в кассу, заполнив соответствующий бланк сдачи подотчетной суммы.

Далее собственник предприятия составляет локальный акт и указывает там срок для утверждения авансового отчета бухгалтерией. Этот акт в обязательном порядке должен быть в списке бумаг на инвентаризацию подотчетных лиц.

Итоги процедуры инвентаризации

По итогам процедуры инвентаризации подотчетных лиц выявленные нарушения следует устранить в назначенные сроки, а виновных сотрудников предприятия привлечь к ответственности.

В приоритете комиссии – выявить абсолютно все потерянные или неучтенные суммы, по которым отсутствует авансовый отчет либо не сходятся суммы или даты. Этот процесс необходим для того, чтобы в результате налоговой проверки не получилось доначисления НДФЛ с подотчетных сумм.

По результатам инвентаризации работниками комиссии должны быть зафиксированы все замечания в соответствующем бланке, удачным примером может стать форма ИНВ-17.

Задачей проведения инвентаризации расчетов в первую очередь является определение ошибок и нарушений бухгалтерской дисциплины. Т.к. в данном подразделении/отделе должны находиться все авансовые отчеты за время работы предприятия и отчеты по выданным под отчет денежным средствам.

Работниками бухгалтерии авансовые отчеты ежемесячно проверяются, перепроверяется целевое использование взятых сумм, сроков возврата лишних средств из подотчета и, конечно же, срок оформления самого отчета по конкретному подотчетному лицу. Кроме того, авансовые отчеты в обязательном порядке должны быть официально закрыты и подписаны собственником предприятия.

Читать еще:  Типы конфликтных клиентов

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (по форме ИНВ-17) 71-й счет

Табличные части по дебиторской и кредиторской задолженности заполняются автоматически. Печатная форма выходит по форме ИНВ-17. Просто добавляете этот отчет во внешние отчеты и пользуйтесь!

Скачать файлы

Специальные предложения

Обновление 04.02.14 15:40

Код открыт Не указано

Настройки отчета «Анализ начислений и удержаний» для ЗУП/ЗГУ 3.1 Промо

Несколько полезных настроек отчета «Анализ начислений и удержаний» для зарплаты редакции 3.1. В состав входят настройки: Свод в разрезе налогообложения, Сводные данные для статистики, Реестр пособий, Расчетная ведомость по зарплате, Свод в разрезе финансирования, Отклонения от режима работы, Свод по зарплате в разрезе ИФНС, Начисления с детализацией отсутствий, Лицевые счета сотрудников, Распределение отпусков, Сводка затрат

03.05.2018 41201 247 the1 43

Проверка действительности паспортов, проверка ФЛ на негатив в ЗУП 3.1

Обработка проверки действительности паспортов физических лиц в 1С ЗУП 3.x. Обработка обращается к API сервису проверки паспортов и открытых реестров. При работе в демо режиме обращение к сервису происходит с задержкой в 2 секунды. Проверка ФЛ на негатив осуществляется по следующим открытым реестрам: реестр дисквалифицированных лиц, реестр массовых руководителей, реестр массовых учредителей, реестр лиц причастных к террористической деятельности, открытый реестр недействительных паспортов. Не работает в демо режиме.

04.11.2018 19039 17 user718500 4

Проверка и корректировка данных по выплате зарплаты

Обработка показывает остатки и движения взаиморасчетов с сотрудниками. Также обработка может откорректировать сумму остатков. Конфигурации: «Зарплата и управление персоналом» , релиз не ниже 3.1.2.105 и «Зарплата и кадры государственного учреждения» , релиз не ниже 3.1.2.105.

08.06.2018 28383 179 APTEM_SLV 14

Себестоимость реализованной продукции по периодам выпуска в УПП (для РАУЗ, бухгалтерский учёт)

Отчёт показывает распределение себестоимости реализованной продукции по периодам. Продукция по периодам выпуска распределяется на полуфабрикаты по периодам выпуска полуфабрикатов. Затем выполняется разузлование полуфабрикатов до уровня материалов. Отчёт может быть полезен для предоставления результатов деятельности предприятия акционерам предприятия.

29.12.2017 28522 56 Designer1C 11

Универсальный отчет «[П]: Дебиторка & Кредиторка» [УТ, УПП, КА] Промо

Уникальные возможности Универсального отчета ! Готовое решение по постановке управленческого учета дебиторской и кредиторской задолженности: — отсроченная и просроченная задолженность; — платежный календарь (поставщики и покупатели); — структура задолженности по интервалам; — структура задолженности по срокам. В настоящее время достаточно распространенной формой отгрузки товаров является отсрочка оплаты. Компания получает отсрочку оплаты от поставщика и предоставляет отсрочку покупателям. Таким образом у компании возникает необходимость организовать учет отсроченной кредиторской и дебиторской задолженностей. Типовые конфигурации 1С: ПРЕДПРИЯТИЕ 8 предоставляют возможность вести такой учет только при условии, что в договоре контрагента установлено «Вести по документам расчетов с контрагентами». Такая детализация ведения взаиморасчетов удобна далеко не всем компаниям. Не забываем «плюсовать» и писать комментарии 🙂

17.02.2012 62383 324 ZLENKO 100

Налоги и взносы (кратко) по подразделениям и сотрудникам. ЗУП 3

Отчет «Налоги и взносы (кратко)» в разрезе подразделений и сотрудников.

13.11.2017 37688 171 tritonof 10

Контроль учёта спецодежды

Отчет предназначен для выявления ошибок возникших в бухгалтерском учёте специальной одежды в эксплуатации.

08.09.2017 34085 42 sansys 14

Универсальная ведомость (отчет) по РАУЗ (управленческий и регламентированный учет)

Универсальные отчеты, раскрывающие регистры РАУЗ (УчетЗатрат, УчетЗатратРегл) по всем доступным реквизитам, для конфигураций КА 1.1, УПП 1.3. По функциональности эквивалентны типовым отчетам «Ведомость по учету МПЗ», «Ведомость по учету затрат», но отличаются простыми и менее капризными настройками (по мнению автора), более удобной расшифровкой, решенной проблемой с расшифровкой по периодам.

05.06.2017 34762 80 stvorl 0

Анализ НДФЛ и сверка данных учета при подготовке 2-НДФЛ (ЗИК 1.0, ЗУП 2.5, ЗГУ 3.1, ЗУП 3.1) Промо

Два в одном. Наглядная информация об исчисленном налоге, и налоге, учтенном в справках, о суммах начислений по своду и о доходах, включенных в справки. Все это в разрезе физических лиц, так что станет очевидно, какой сотрудник не включен в справки, у кого недоучтен доход, кому неверно предоставлен вычет, а у кого неверно исчислен, удержан или перечислен налог.

28.01.2016 35885 157 the1 11

Отчет-календарь СКД

Хотите повысить наглядность отчетов и выходных форм? Достаточно совместить их с календарем ) Это довольно легко реализовать при помощи СКД.

01.06.2017 26842 57 kiberiq 13

Отчет ОСВ++ для 1С:Бухгалтерии 3.0 — расшифровка оборотов, добавление любого количества субконто без изменения конфигурации и не только

Отчет ОСВ++, наряду с возможностями типовых отчетов ОСВ, ОСВ по счету, Карточка счета, Анализ субконто и Карточка субконто, позволяет: Консолидировать данные ОСВ нескольких организаций; Добавлять произвольное количество субконто — наряду со стандартными, в качестве субконто могут быть задействованы любые реквизиты и дополнительные сведения документов движения; Получать расшифровки оборотов по корреспондирующим счетам и субконто; Получать данные оборотов с расшифровкой по документам движения; Формировать сальдо по оборотным субконто; Выводить данные по счетам и аналитикам, обороты по которым в выбранном периоде равны нулю (типовой отчет «ОСВ по счету» в подобной ситуации данных не выводит). Внесение изменений в конфигурацию не требуется.

22.03.2017 41336 310 TSSV 9

Книга покупок по разным ставкам НДС для Бухгалтерии 3.0

Отчет по НДС. КНИГА ПОКУПОК по разным ставкам НДС ДЛЯ БУХГАЛТЕРИИ 3.0. Типовая книга покупок не показывает все сведения по суммам по разным ставкам НДС. Отчет создан для самопроверки перед формированием отчетности.

21.09.2016 18795 27 overloader 2

Универсальный реестр документов с возможностью вывода данных из табличных частей Промо

-Возможность выводить числовые данные из табличных частей документов, такие как «Количество», «Сумма», «СуммаНДС» и др. При этом такие реквизиты, как «Цена», «Коэффициент», «ПроцентСкидок» не выводятся, так как это не имеет смысла. -Возможность выбирать выводимые документы. -Возможность выбирать выводимые реквизиты (при этом, если выбрано несколько документов, то можно выводить только реквизиты, общие для всех выбранных документов). -Возможность накладывать отборы на выводимые реквизиты. -Возможность выбора реквизитов, по которым проводить упорядочивание.

31.10.2013 48141 328 Kubik1984 47

6-НДФЛ — Формирование, проверка, корректировка, перенос в типовой отчет. ЗУП 2.5 / УПП 1.3 / ЗиКБУ

Формирование 6-НДФЛ по первичным документам (НЕ ПО РЕГИСТРАМ) для ЗУП 2.5 / УПП 1.3 / ЗиКБУ. Всё что требуется — это правильно заполнить даты выплаты дохода в документах начисления!

27.07.2016 49395 584 madonov 190

Краткий регистр налогового учета НДФЛ 2016

C 2016 года у ИФНС повысились требования к учету НДФЛ. Предлагаю вам отчет «Краткий регистр налогового учета НДФЛ», компактный, простой и информативный. Самое главное — от обычного «Регистр налогового учета НДФЛ» отличается размерами.

18.04.2016 32734 26 Craig 6

«Удобная торговля» по мотивам 7.7 на платформе 8.3

Основываясь на логике и удобстве работы с конфигурацией 1С: 7.7 Торговля и Склад 9.2, а также по многочисленным отзывам пользователей конфигурации 1С: 8.3 «Управление торговлей 11», я начал написание этой конфигурации. Это удобство и принципы той далеко не забытой 1С: 7.7 Торговля и склад 9.2 на новой платформе 1С: 8.3.

10.03.2016 37705 71 Deda 204

Универсальный бухгалтерский отчет Промо

Стандартные отчеты на СКД из 1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП, адаптированные для: 1С:Бухгалтерия предприятия 8, 1С:Бухгалтерия предприятия 8 для Украины, 1С:Бухгалтерия для Беларуси, 1С:Управление производственным предприятием, 1С:Управление производственным предприятием для Украины, 1С:Управление торговым предприятием для Украины.

24.08.2009 18494 27 bonv 173

1С:Предприятие 8. Нужные отчеты. В копилку бухгалтера и специалиста 1С. Обновлено 07.03.2016 г.

Пакет нужных отчетов — «Остатки и движение запасов» , «Остатки и движение денег», «Сравнительный анализ себестоимости и цен реализации». СКД и Построитель отчетов не использованы. НЕ управляемые формы. Запросы строились только по данным Хозрасчетного плана счетов. Сравнительный анализ — очень нужный отчет для предприятий, реализующих продукцию собственного производства. На сумму продаж ниже себестоимости нужно доначислить доход со всеми вытекающими. Отчет позволит своевременно выявить и откорректировать плановую стоимость продукции.

13.01.2016 30080 39 kompas-dm 8

Расшифровка по Основным средствам для расчета налога на имущество по 2-му и 3-му разделам декларации «Авансы по налогу на имущество».

Отчет «Расшифровка отчета ‘Авансы по налогу на имущество’ по 2-3 разделам» предназначен для проверки и контроля правильности расчета регламентированного отчета «Авансы по налогу на имущество» в разрезе Основных средств. Предоставляет ряд дополнительных данных по состоянию ОС организации на текущий момент согласно данным хозрасчетного регистра. Написан на основании стандартных процедур заполнения регламентированных отчетов, но дополнительно показывает данные в разрезе групп ОС и каждого ОС, согласно данным 2-го и 3-го разделов стандартного отчета. Версия для обычного приложения тестировалась на УПП 1.3, но должно работать в БУ, БУ КОРП 2.0, КА, БАУ и БАУ КОРП (по крайней мере для обычных /неуправляемых/ приложений). Версия для управляемого приложения тестировалась на БП 3.0. В отчете учтены ОС, введенные в эксплуатацию после 2013 и учтены изменения, введенные в 2017 г. Предусмотрено три варианта отчета: 1. Для обычного приложения 8.1-8.3 платформ; 2. Для управляемого приложения 8.2 — 8.3 платформ; 3. Универсальный вариант, который подходит для обоих типов конфигураций: для обычного и управляемого приложений (удобно, если на предприятии используются оба типа — и обычные, и управляемые приложения).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector