Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура

Электронный учет счетов-фактур

Компании, являющиеся плательщиками НДС регистрируют счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а компании, которые являются посредниками – в журналах учета. Учет бумажных счетов-фактур происходит по дате составления. С электронными счетами-фактурами немного сложнее, так как они имеют одновременно три даты: дату составления, дату выставления и дату получения. В статье рассмотрим каким образом осуществляется электронный учет счетов-фактур.

Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура является аналогом бумажного варианта и представляет собой основания для принятия НДС, предъявленных продавцом, к вычету. Для использования в документообороте электронных счетов-фактур необходимо согласие всех сторон совершаемых сделок, а также наличие определенных технических возможностей. Выставлять в электронном виде счета-фактуры вправе не только продавцы, но и налоговые агенты, комиссионеры, агенты, которые от своего имени продают или приобретают товары для принципала. Таким образом, обмен электронными счетами-фактурами возможен в случае соблюдения следующих условий:

  • наличие согласия от каждого участника сделки;
  • составление документа происходит по утвержденному формату;
  • подпись документа осуществляется усиленной квалифицированной подписью;
  • техсредства и возможности для приема электронных документов и из обработки есть у всех сторон сделки.

Порядок выставления электронного счета-фактуры

Счет-фактуру необходимо выставить в срок до 5 дней с даты отгрузки товара (работ, услуг) либо получения аванса. В соответствии со статьей 169 НК РФ это можно делать не обязательно в бумажном виде, но и в электронном. Электронный счет-фактура является полноценным аналогом бумажного. Он содержит все необходимые реквизиты, а также подписи уполномоченных лиц. К электронным счетам-фактурам выдвигаются следующие требования:

  • составляются в соответствии с формой, утвержденной Приказом ФНС №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015;
  • имеют квалифицированную электронную подпись;
  • передаются через оператора ЭДО, фиксирующего даты выставления документа и его получение.

Важно! Согласно действующего законодательства РФ документы, которые имеют квалифицированную электронную подпись и передаются через операторов ЭДО – это оригиналы. Распечатывать такие документы не нужно.

После того, как продавец получает от оператора подтверждение о поступлении файла с указанием даты и времени, ему необходимо в ответ направить извещение о получении подтверждения. После этого счет-фактура считается выставленным (Читайте также статью ⇒ Счет-фактура при УСН (счет-фактура с НДС и без НДС) в 2020 году).

Электронный учет счетов-фактур

Для того, чтобы осуществлять учет НДС на предприятиях, его плательщики должны вести книгу покупок и продаж. Посредники, а также лица, которые выставляют и получают счета-фактуры в соответствии с договорами транспортной экспедиции или выполняющие функции застройщика, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все виды счетов-фактур (первичные, корректировочные и т.д.) подлежат единой регистрации.

Важно! Форма книги и форма журнала, в том числе и порядок их ведения указываются в Постановлении Правительства №1137 от 26.12.2011.

Учет счетов-фактур можно осуществлять как бумажном, так и в электронном виде. При этом следует помнить, что с 2015 года сведения, содержащиеся в книге и журнале подаются в декларации по НДС, предоставляется которая в электронном виде. В связи с этим и учет счетов-фактур вести удобнее также в электронном виде, а не на бумаге.

Если документооборот ведется на бумаге, то отследить дату выставления счета-фактуры и дату его получения очень сложно, поэтому отражается обычно дата его составления. При использовании электронных счетов-фактур фиксация происходит по трем датам:

В книге продаж и покупок фиксируется исключительно дата составления, так как книга необходима для учета сумм НДС. В журнал учета, ведут который посреднические организации, вносятся уже даты выставления и получения документа.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж

С возникновением обязанностей по уплате НДС регистрация счетов-фактур происходит в хронологическом порядке в книге продаж по тому налоговому периоду, в котором возникает обязательство по уплате НДС. При регистрации указывается следующая информация:

  • код вида операции;
  • номер документа и дата его составления;
  • ИНН, КПП и наименование компании покупателя;
  • ИНН, КПП и наименование компании посредника;
  • номер и дата документа об оплате;
  • валюта и ее код;
  • сумма сделки, а также налог к уплате.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок

С возникновением права на получение вычета по НДС счета-фактуры регистрируют в книге покупок. В ней указывается следующая информация:

  • код вида операции;
  • номер документа и дата его составления;
  • дата принятия к учету товаров (работ, услуг);
  • ИНН, КПП наименование компании продавца;
  • ИНН, КПП и наименование компании посредника;
  • реквизиты таможенной декларации;
  • валюта, ее код;
  • сумма сделки, а также налог, который может быть предъявлен к вычету.

Возникновение права на вычет

Покупатель имеет право уменьшить начисленный НДС на налог, уплаченный по купленным товарам (работам или услугам). Такое право возникает только если соблюдаются следующие условия:

  • куплены товары (работы, услуги) для операций, облагаемых НДС;
  • приобретенные товары приняты к учету;
  • от продавца получен счет-фактура.

Важно! В книгу покупок электронный счет-фактура регистрирует по дате составления, однако право на вычет будет зависеть от того, когда он получен. Возможно уменьшение налога только при наличии правильно оформленного счета-фактуры, за выставление которого отвечает продавец. То есть пока продавец не выставит счет-фактуру и покупатель не получит его, уменьшить налог не получится.

Если документ покупатель получает в налоговом периоде, в котором происходит оприходование товаров, то сложностей при принятии НДС к вычету не возникает.

Если оприходование и получение документа происходят в разных периодах, то могут возникать вопросы. При получении счета-фактуры уже после окончания налогового периода, где товары приняты к учету, но до того момента как представлена за этот период декларация, покупатель может принять НДС к вычету по тем товарам в периоде, в котором они были приняты к учету. Если счет-фактура к покупателю поступает уже после сдачи декларации, то отнести его уже придется к следующему налоговому периоду.

Регистрация счетов-фактур в журнале учета

В зависимости от того, является ли посредник плательщиком НДС, определяется его обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур. При этом посредники, экспедиторы и застройщики не платят НДС и не принимают его к вычету по тем счетам-фактурам, которые регистрируют в своих журналах.

Журнал учета разделен на две части, в одной из которых происходит регистрация выставленных счетов-фактур, а в другой – полученных.

В первой части происходит регистрация документов по дате их выставления. Если счета-фактуры клиентам не передаются, то регистрируются они по дате составления. Во второй части происходит регистрация документов по дате их получения.

По каждому кварталу посредники обязаны предоставлять журналы учета в налоговые органы. На основании этого ИФНС осуществляет контроль, а также определяют соответствие сумм НДС начисленных и заявленных покупателями к вычету. А также соответствуют ли заявленные суммы НДС к вычету уплаченным в бюджет продавцами.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли продублировать электронный счет-фактуру, который выставлен покупателю, в бумажном виде?

Ответ: Нет, однако при необходимости можно предоставить счет-фактуру на бумаге вместо документа в электронном виде. Это может потребоваться, например, если у оператора ЭДО произошел технический сбой.

Вопрос: В компании выставляются счета-фактуре и на бумаге и в электронном виде. Как должен осуществляться их учет?

Ответ: Регистрация в книге покупок и продаж и бумажных и электронных счетов-фактур происходит в общем хронологическом порядке. Выставляя счет-фактуру в электронном виде указывается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца. Получая документ указать нужно дату направления файла оператором ЭДО покупателю, которая содержится в подтверждении оператора.

Электронные счета-фактуры

Электронные счета-фактуры могут выставляться продавцами товаров (работ, услуг) наравне с бумажными аналогами. Они также являются основанием для принятия покупателями сумм НДС к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Электронный счет-фактура

Выставление счетов-фактур в электронной форме является удобным способом документооборота между участниками сделки, позволяющим сэкономить время и средства. Ведь электронные счета-фактуры передаются посредством телекоммуникационных каналов связи и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ). Распечатывать электронные счета-фактуры не требуется (Письмо ФНС РФ от 06.09.2017 N СД-4-3/17731@ , Письмо ФНС РФ от 19.07.2017 N СД-4-3/14079 , Письмо Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259 ).

Но счет-фактура в электронном виде оформляется только по взаимному согласию участников сделки (п. 1 ст. 169 НК РФ). Обмен электронными счетами-фактурами возможен при наличии у поставщика и покупателя совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными порядком и форматами (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Электронный формат счета-фактуры

Формат счета-фактуры в электронном виде утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ .

Электронный обмен счетами-фактурами

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи регламентирован Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н.

Читать еще:  Оплата труда инвалидов

Для того чтобы перейти на электронный документооборот счетов-фактур, необходимо:

  • согласовать между участниками сделки обмен электронными счетами-фактурами (п. 1 ст. 169 НК РФ, п. 1.4 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н);
  • проверить наличие у участников сделки совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных счетов-фактур (п. 1 ст. 169 НК РФ, п. 1.4 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н).
  • получить в удостоверяющем центре квалифицированную электронную подпись (п. 6 ст. 169 НК РФ, Закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ , Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176 , Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904 ).
  • заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим взаимодействие между участниками сделки при выставлении и получении электронных счетов-фактур (п. 1.3 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н).

Учет электронных счетов-фактур

Электронные счета-фактуры учитываются аналогично счетам-фактурам на бумажном носителе. Электронный счет-фактура также регистрируется в журнале учета и книгах покупок и продаж (п. 3 разд.II Приложения N 3, п. 2 разд.II Приложения N 4, п. 2 разд.II Приложения N 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Счета-фактуры, выставленные в электронной форме, хранятся налогоплательщиком в электронном виде, распечатывать их не нужно (Письмо ФНС РФ от 19.07.2017 N СД-4-3/14079 , Письмо Минфина России от 13.01.16 N 03-03-06/1/259 ).

Электронные счета фактуры необходимо хранить в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. То есть в течение 4-х лет после окончания отчетного квартала (п. 1.13 Приложения к Приказу Минфина России от 10.11.2015 N 174н, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Письмо Минфина от 06.09.2018 N 03-07-09/63731 ).

Электронный счет-фактура

А.Н. Михайловский,ведущий специалист методологии налогового учета ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк», аудитор

Большую часть времени сотруднику бухгалтерии приходится тратить на работу с документами — обработку первичной документации, регистрацию счетов-фактур, изучение договоров и регистров налогового и бухгалтерского учета. Добавим к этому внутреннюю документацию — служебные записки, заявки, требования на выдачу товаров или иного имущества со склада, авансовые отчеты и прочие ежедневные бумажные трудности. Таким образом, рабочий стол налогового или бухгалтерского специалиста постоянно завален кипами бумаг. Избавиться от этого, конечно, нельзя. Работа с документами, по сути, и есть основное занятие бухгалтерии или налогового отела. Но эту гору документов можно существенно сократить, если часть документов будет использоваться не на бумажных носителях. Для этого нужно разобраться, что специалист может оставить в электронном виде, а что должен хранить только на бумажных носителях. Причем это касается не только первичных учетных документов, но и счетов-фактур, договоров, а также внутренних документов организации.

Что можно хранить в электронном виде

При этом скорость обработки документов существенно бы возросла. Если бы не один нюанс: именно так поступали бы все фирмы и предприниматели. К сожалению, далеко не все электронные документы имеют юридическую силу. В случае если при налоговой проверке под рукой не окажется бумажного оригинала, у предприятия начнутся проблемы.

Иной вариант — отчетность. Как раз ее получать на безбумажных носителях представители налогового ведомства не против. Например, во многие инспекции без дискеты с данными программы «Баланс–2» вообще можно не приходить. Подтверждение тому — целый ряд нормативных актов.

1. Федеральный закон от 28.12.2001 г. № 180-ФЗ дополнил статью 80 Налогового кодекса пунктом о том, что налоговую отчетность можно сдавать не только лично в руки инспекторам, но и передавать ее по электронной почте.

2. Закон от 28.03.02 г. № 32-ФЗ предоставил такую же возможность и для бухгалтерской отчетности.

Приказами МНС от 02.02.02 г. № БГ–3–32/169 и от 10.12.02 г. № БГ–3–32/705 предоставлены методические рекомендации по этим вопрросам.

Эти положения не удивительны, подобным образом госструктуры хотят облегчить себе работу.

Что касается «первички», дело до конца не доведено. Законодательство, связанное с легитимностью электронных документов и архивов, сейчас представлено только одним законом. Это закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Вместе с тем законов об электронном документе и об электронной коммерции на данный момент нет. Поэтому полностью перейти на электронный документооборот на сегодняшний день, к сожалению, нельзя.

Счет-фактура — главная проблема

В то же время многие фирмы новость о введении электронных счетов-фактур уже восприняли как руководство к действию. Оно и понятно. Ведь это гораздо удобнее, чем работать с бумагами. Да и закон № 1-ФЗ говорит, что «…цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Получается, что электронный вид документа не нарушает действующего законодательства. Получить электронно-цифровую подпись можно в удостоверяющем центре. В частности, у того же оператора связи, с которым организация работает в области передачи электронной отчетности в налоговую инспекцию. Да и печати не требуется. Однако не все так просто.

Чего греха таить, отсутствие печати на счете-фактуре позволяет выписать ее самостоятельно, если нерадивый контрагент никак не может ее прислать или составить правильно. В статье 169 Налогового кодекса сказано, что счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Наличие печати на счете-фактуре не обязательно, значит, можно сделать вывод, что хранить их у себя на бумажных носителях не нужно.

Тем не менее налоговые инспекторы это делать запрещают. В своем письме от 17.05.2005 г. № ММ–6–03/404 со ссылкой на письмо ФНС России от 14.02.2005 г. № 03–1–03/210/11 они приводят следующие доводы. Кодексом налогоплательщику не предоставлено права выставления в электронном виде счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не предоставляет возможности использования электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель), согласно вышеуказанной норме Кодекса, не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

Поэтому фирма или предприниматель не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по­ставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Также инспекторы неоднократно указывали, что в пункте 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 (в ред. Постановления от 11.05.06 № 283), предусмотрено хранение своих экземпляров счетов-фактур продавцами и покупателями в соответствующих журналах учета.

Налоговые инспекторы также отмечали, что действие закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, определяющего правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (п. 2 ст. 1 указанного закона). Счет-фактура же применяется в налоговых правоотношениях, регулируемых Налоговым кодексом. А права предоставления в электронном виде счетов-фактур налогоплательщику кодексом не дано.

К тому же, согласно пункту 6 Правил, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы. Естественно, это принципиально невозможно сделать со счетом-фактурой в электронном виде. Следовательно, в настоящее время счет-фактура может существовать только в бумажном виде, в котором и должен храниться в архиве.

Таким образом, хранить в электронном виде счет-фактуру можно, но при этом в установленные сроки бумажный оригинал придется подшить в Журналы. Согласитесь, весь смысл электронного документа теряется.

Минфин пришел на помощь

Нельзя так нельзя. Довод организации, что Налоговый кодекс не уточняет, какой именно подписью должен быть завизирован документ (а значит, подпись можно использовать любую) арбитражные судьи пока не рассматривали. В итоге получается, что фирма или предприниматель может пользоваться такой подписью при подписании договоров, вести расчеты с банком и отчитываться по налогам и бухгалтерскому учету. Но вместе с тем оформить счет-фактуру или накладную таким образом не получится.

С недавнего времени разъяснение налоговых вопросов стало относиться к компетенции Минфина России. По наболевшему вопросу, в каком виде можно хранить первичные документы, сотрудники финансового ведомства недавно выпустили письмо от 19.05.2006 г. № 02–14–13/1297. Ответ адресуется бюджетным учреждениям, но его выводы будут интересны и коммерческим организациям.

В письме указывается, что хранить «первичку» в электронном виде можно. При этом ведение бюджетного учета на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи должно осуществляться при условии соблюдения федеральных законов в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации. При этом чиновники напомнили руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.

Читать еще:  Офшорные зоны мира

Возникает вопрос: каким образом соблюдать для электронного документа требования «бумажных» вариантов? Например, печать. Как ее ставить в электронном документе? С подписью ответственных лиц аналогичная проблема. Хотя Минфин России в своем письме от 26.05.04 г. № 04–02–05/2/28 указал, что, в соответствии с пунктом 1 статьи 4 закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

— сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

— подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; — электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

То есть электронную подпись финансовое ведомство использовать разрешает. Позицию налоговых инспекторов по поводу электронной подписи мы подробно описали выше. При этом в разрез с письмом Минфина России они не пойдут, так как финансовое ведомство само указало в письмах на то, что электронные документы не должны противоречить законодательству о первичных учетных документах. А уж доказать «несоответствие» инспекторам не составит труда. Со счетами-фактурами ситуация не менее туманная. Налоговая служба достаточно убедительно привела аргументы, что законодательство к электронному виду данного документа не подходит. Таким образом, Минфин, в отличие от налоговых инспекторов, вполне признает использование электронной подписи для первичных документов. Но при этом очень важно отметить — его сотрудники ничего не говорят о легитимности самих электронных документов. В итоге получается замкнутый круг. Электронный документ использовать можно, если он не противоречит законодательству. Противоречие данного вида документа нормативным актам налоговые инспекторы вполне могут доказать. Да еще сотрудники и налогового, и финансового ведомств не забывают напомнить руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.

В итоге и компьютер, и Интернет облегчают работу только налоговым инспекторам. В организации же в электронном виде безболезненно можно вести только внутренний документооборот. А вопрос по использованию исключительно электронных форм первичных документов и счетов-фактур по-прежнему остается открытым.

Электронные счета-фактуры: успевайте отслеживать изменения

Изменения в счетах-фактурах происходят так же часто, как меняется законодательство по НДС. За последние дни ввели новый формат электронных корректировочных счетов-фактур, приняли целый федеральный закон, которым добавляются новые обязательные реквизиты в электронный счет-фактуру. Минфин принял решение обновить порядок их выставления, а ФНС создала реестр доверенных ОЭД.

Новый формат электронных корректировочных счетов-фактур

Новый формат электронных корректировочных счетов-фактур утвержден Приказом ФНС от 12 октября 2020 г. № ЕД-7-26/736@.

Также налоговая служба утвердила новые электронные форматы документов, которые сопровождают договоренность сторон об изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав). Это документы, подтверждающие согласие или факт уведомления покупателя об изменении стоимости (включающий и не включающий в себя корректировочный счет-фактуру).

Приказ начнет действовать 27 ноября 2020 г. Но старые форматы, утвержденные приказом ФНС от 13 апреля 2016 г. № ММВ-7-15/189@, утратят силу только с 1 октября 2021 года. До этого дня можно выпускать корректировочные счета-фактуры по обоим форматам. Более того, если корректировочный счет-фактура будет создан до 1 октября 2021 года, то инспекция обязана будет его принять до конца 2024 года.

В новый формат электронных корректировочных счетов-фактур включены также данные об операциях по прослеживаемости товаров.

Новые обязательные реквизиты счета-фактуры

Федеральный закон от 9 ноября 2020 г. № 371-ФЗ с 1 июля 2021 года вводит в НК РФ положения, связанные с прослеживаемостью импортных товаров, которые выпущены в РФ для внутреннего потребления.

Новшество связано с тем, что при реализации прослеживаемого товара в счета-фактуры (в том числе корректировочные), составленные исключительно в электронной форме, включаются такие данные:

  • регистрационный номер декларации;
  • регистрационный номер партии прослеживаемого товара (РНПТ);
  • единица измерения;
  • количество прослеживаемых товаров.

По операциям с прослеживаемыми товарами налогоплательщики будут представлять в ИФНС отчеты и документы, содержащие реквизиты прослеживаемости. Случаи и порядок установит правительство.

А инспекция получит право истребовать у налогоплательщиков документы, если между данными деклараций и сведениями по прослеживаемости товаров обнаружатся противоречия.

Положение о реестре доверенных операторов

В письме от 8 октября 2020 г. № ЕА-3-26/6827@ ФНС напомнила, кто обязан представлять налоговую отчетность (расчетов) по ТКС через ОЭД.

Налоговую отчетность (расчетов) по ТКС через ОЭД (за некоторыми исключениями), согласно пункту 3 статьи 80 НК РФ, обязаны представлять:

  • налогоплательщики и плательщики страховых взносов со среднесписочной численностью работников за предшествующий календарный год свыше 100 человек;
  • вновь созданные организации, у которых численность работников превышает 100 человек;
  • налогоплательщики, для которых обязанность представлять отчетность в электронном виде предусмотрена частью 2 НК РФ (в частности, при представлении декларации по НДС);
  • крупнейшие налогоплательщики.

Как видите, все плательщики НДС обязаны отчетность по налогу, включая пояснения к декларации, представлять в электронном виде.

Посредником при передаче электронных документов является оператор системы ЭДО. Но не любой, а «доверенный».

Приказом ФНС от 23 октября 2020 г. № ЕД-7-26/775@ утверждено Положение о Реестре доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота. Именно такие – доверенные — операторы обеспечивают электронный документооборот по ТКС с использованием квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи для выставления и получения счетов-фактур. Их реестр размещен на сайте ФНС.

Приказ № ЕД-7-26/775@ действует с 23 октября 2020 г. Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@, которым было утверждено Временное положение о Сети доверенных операторов электронного документооборота, утратил силу.

Минфин обновляет порядок выставления электронных счетов-фактур

Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС установлена обязанность оператора ЭДО обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме. Этот порядок утвержден приказом Минфина от 10 ноября 2015 г. № 174н.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Минфин подготовил новый Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. В нем устанавливаются новые обязанности для ОЭД. А именно — осуществлять межоператорский обмен документами, как путем организации непосредственного взаимодействия, так и через других операторов ЭДО.

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Электронные счета-фактуры: правильный формат и порядок выставления

Электронный счет-фактура, выставленный согласно принятому порядку, обладает юридической значимостью, как и бумажный вариант. Что необходимо учитывать в работе с такими документами?

Выставление счета-фактуры в электронном виде стало возможным с 23 мая 2012 года, когда вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, утверждающий формат такого документа. Порядок его составления регламентирован Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137. В отличие от бумажного документа, требующего две подписи — бухгалтера и руководителя, электронному счету-фактуре достаточно квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (ст. 169 НК РФ).

Ст. 169 НК РФ накладывает два обязательных условия на электронный счет-фактуру: документ должен быть выставлен по утвержденному формату и порядку.

Формат электронных счетов-фактур

Как уже говорилось выше, юридическую силу имеет только тот электронный счет-фактура, формат которого соответствует формату, разработанному ФНС и утвержденному Приказом ФНС России от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@. Изменять формат электронных счетов-фактур, в отличие от формата первичных документов, нельзя. Если организация хочет внести дополнительную информацию в файл, то она может использовать Информационные поля (в общем поле к документу, например, клиенты могут указать номера договоров или реквизиты заказа, в поля к каждому наименованию товара внести сведения о своих единицах измерения или каким-то расчетам).

Порядок выставления и получения электронного счета-фактуры

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Электронный счет-фактура должен выставляться через оператора электронного документооборота. Этот порядок довольно сложный, состоящий из нескольких этапов, на каждом из которых формируется свой технологический документ.

Остановимся на нескольких важных моментах:

  1. Электронные счета-фактуры передаются только через операторов электронного документооборота. Их нельзя выставить по электронной почте или принести на дискете, та как это не соответствует требованиям НК РФ и, следовательно, лишает электронный счет-фактуру юридической силы.
  2. В момент, когда файл счета-фактуры передается оператору, оператор фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в технологическом документе — Подтверждении оператора, подписанном электронной подписью оператора.
  3. После того, как оператор передал файл электронного счета-фактуры покупателю, фиксируется дата получения в Подтверждении оператора. Это Подтверждение подписывается электронной подписью оператора и передается покупателю. Согласно регламенту, на передачу электронного счета-фактуры выделяется двое суток: сутки на передачу оператору и сутки на передачу файла от оператора до покупателя. Но часто, благодаря технологиям, весь процесс выставления документа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) происходит за считанные секунды.
Читать еще:  Детское научное шоу

Таким образом, дата выставления электронного счета-фактуры — это дата, когда файл счета-фактуры был передан оператору; дата получения электронного счета-фактуры — дата, когда файл счета-фактуры был передан от оператора покупателю. Эти даты фиксируются оператором независимо.

  1. Покупатель, получив счет-фактуру по ТКС, должен сформировать и подписать своей электронной подписью извещение о получении счета-фактуры. Процесс подобен ситуации с почтовым уведомлением о вручении: когда адресат получает письмо, он расписывается в уведомлении о вручении, до того как вскроет письмо; отправитель знает, что письмо дошло до адресата и дублировать его не надо. То же самое и с электронным счетом-фактурой. Получив извещение от покупателя, продавец знает, что счет-фактура выставлен в электронном виде, поэтому дублировать на бумаге его не нужно. Данное извещение не накладывает на покупателя никаких обязательств: сформировав извещение, покупатель не обязан учитывать счет-фактуру или принимать таким как есть, без возможности отказаться или попросить исправить документ.

Как вносить исправления в электронный счет-фактуру

Исправление в электронном счете-фактуре фактически ничем не отличается от исправления бумажного документа (Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137) и производится в том случае, если в документе обнаружена ошибка. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Стоит отметить, что исправленный счет-фактуру тоже необходимо выставить через оператора ЭДО по утвержденному порядку.

Иногда компании просто переделывают документы, выставляют новый файл, аннулируя при этом старый.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Сроки и особенности выставления электронных счетов-фактур

Обмен документами через интернет очень удобен для предпринимательской деятельности. В современный электронный обиход входит все большее количество видов документации. Сегодня уже практически повсеместно принят обмен счетами-фактурами в электронном виде, имеющими такую же юридическую силу, как и аналог этого документа, оформленный на бумаге.

Рассмотрим преимущества выставления и получения счетов-фактур онлайн, раскроем нюансы этой процедуры, поговорим о сроках и рисках их нарушения.

Электронный счет-фактура – юридический оригинал

Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:

  • данные и реквизиты организации;
  • сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
  • обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
  • регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
  • обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
  • является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

  1. Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
  2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
  3. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
  4. Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
  5. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

  1. Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
  2. Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
  3. Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
  4. Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
  5. Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Недостатки электронного счета-фактуры

На фоне множества бесспорных позитивных свойств недочеты электронного счета-фактуры покажутся совсем небольшой «ложкой дегтя». Они вытекают как раз из достоинств, поскольку являются их обратной стороной:

  • невозможность оформления «задним числом»;
  • доступность всех отправленных вариантов налоговому контролю;
  • вычет по НДС можно получить немного позже обычного, поскольку день получения счета-фактуры отображается в реальном формате.

Особенности использования электронных счетов-фактур

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.

Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:

  • контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
  • своевременное отправление документа получателю;
  • формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
  • независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).

Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).

Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

  1. Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
  2. Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
  3. Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
  4. Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
  5. Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
  6. После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.

Сроки выставления и цена опоздания

Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:

  • отгрузка;
  • выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
  • доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
  • момент оказания услуги.

Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:

  • возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
  • указание товара (услуги, работы);
  • подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
  • точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector