Деловая встреча

Деловая встреча

Деловые встречи

Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых – способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.

Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.

Виды деловых встреч

Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.

Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.

Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.

Бизнес-семинар – учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.

Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.

Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.

Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.

Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.

Церемония открытия – шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.

День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.

Пресс-ланч – способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.

Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия – помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.

Официальные и неофициальные деловые встречи

Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:

  • официальные (с протоколом, строгой процедурой);
  • неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
  • внешние (с партнерами или клиентами);
  • внутренние (между работниками одной организации).

Этапы деловых встреч

Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:

  • уточнение точек зрения, позиций сторон;
  • обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
  • достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
  • анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
    • обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
    • коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
    • поддержание контактов;
    • координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
    • поддержка деловой активности.

Цели и задачи деловой встречи

Но главная цель – убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.

Программа и сценарий деловой встречи

Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.

К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.

Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.

Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:

  • подбора состава участников со всех сторон;
  • встречи прибывающих, трансфера, размещения;
  • питания и культурно-развлекательной программы;
  • собственно переговорного процесса.

В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.

Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.

Переводчик английского языка для деловой встречи

Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:

  • знание терминологии;
  • наличие опыта подобной работы;
  • умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
  • умение переводить четко, быстро, последовательно.

Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.

Ведущий на деловую встречу

Его задача – направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений – все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.

Во втором случае уменьшается вероятность ошибки – в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.

Результаты, итоги деловой встречи

Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.

Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.

Особенности деловых встреч с клиентом в России

Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.

Деловые встречи на выставках

Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.

ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.

Ещё интересные ссылки на статьи

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Официальная деловая встреча

Эффективность официальных деловых встреч во многом обеспечивается строгим следованием установленным для этой ситуации правилам и требованиям этикета и тщательной подготовкой к таким мероприятиям.

Приступая к подготовке предстоящей деловой встречи, ее организаторам необходимо:

  • — определить ее цель;
  • — подготовить перечень вопросов для обсуждения и по возможности разослать его участникам встречи;
  • — подобрать и изучить необходимые по этим вопросам материалы, документы;
  • — ограничить список участников встречи лишь теми людьми, от которых реально зависит успех достижения поставленной цели;
  • — спрогнозировать позиции сторон, возможный ход встречи и ее результаты;
  • — установить четкие временные рамки проведения встречи;
  • — подготовить место ее проведения.

Приглашенным на деловую встречу следует незамедлительно ответить па приглашение или предложить другую кандидатуру для участия в ней, если это представляется более целесообразным.

Этикет официальной деловой встречи представляет собой совокупность правил, регулирующих поведение сторон в процедурах приветствия, представления, обращения, общения, обмена визитными карточками, прощания, выражения благодарности за гостеприимство и успешное проведение встречи.

Хозяин кабинета встречает гостей на полпути к двери. Справа от него может стоять его заместитель, слева — переводчик, если гости — иностранцы. В таком же порядке входят и гости, причем глава группы — на полшага впереди. Переводчик хозяина встречи на языке гостей представляет членов группы гостей, переводчик гостей переводит и представляет хозяев.

После приветствий устроитель встречи приглашает гостей к столу заседаний и предлагает им занять места лицом к окну, к свету. Это считается вежливым. Не следует, однако, усаживать гостей против окон, выходящих на солнечную сторону: это может быть расценено как проявление неуважения.

Руководители сторон встречи, как правило, размещаются друг против друга, справа от каждого их заместители, слева — переводчики. Остальные участники встречи располагаются произвольно.

Разговор на официальной деловой встрече всегда должен начинаться с пяти-шести вопросов общего характера: «Как вы долетели?», «Как разместились в гостинице?», «Как проходит акклиматизация, как вы себя чувствуете?» и др. Никогда не следует сразу говорить о деле.

Представление участников встречи проходит путем обмена визитными карточками. Хозяин встречи достает свою визитную карточку и, чуть приподняв корпус, передаст се руководителю группы гостей. (Следует помнить, что японцам и южнокорейцам визитную карточку всегда вручают двумя руками, как и принимают, и никогда — левой!) Если участников встречи не много, визитными карточками могут обмениваться все присутствующие. Но можно и заранее составить списки с указанием фамилии, имени и отчества каждого из участников встречи, их должности и места работы.

После представления начинается беседа. Ее всегда начинает хозяин принимающей стороны. Деловая встреча не должна продолжаться свыше двух часов. После завершения встречи можно подарить сувениры. Существуют разные точки зрения по поводу того, кто должен делать это первым: хозяева или гости. Важно .тишь, чтобы сувениры строго соответствовали рангу участников встречи. Не рекомендуется дарить всем участникам, руководителю группы и его заместителю одинаковые подарки.

Читать еще:  Заявление на отпуск директора

Первым по завершении встречи встает из-за стола хозяин, проходит на то место, где он встречал гостей, и прощается с каждым из них. Выходить из кабинета вместе с гостями не рекомендуется. Гостей провожает лицо, ответственное за встречу.

Правила делового этикета, регулирующие поведение участников официальной деловой встречи, требуют:

  • — прибывать на встречу вовремя;
  • — уважительно относиться к традициям и обычаям, принятым на территории вашего пребывания;
  • — сохранять позитивный настрой;
  • — лаконично, четко и ясно излагать свои мысли, не отклоняться от темы;
  • — пояснять используемые в речи сокращения, аббревиатуры и специальные термины;
  • — внимательно слушать собеседников, следить за реакцией участников встречи на слова выступающих;
  • — помнить, что деловая встреча ведется в режиме диалога, а не монолога одной из сторон;
  • — нс проявлять нетерпимости к точке зрения других участников встречи, даже если она существенно отличается от вашей;
  • — внимательно выслушивать и проявлять готовность обсуждать позиции другой стороны;
  • — не перебивать выступающих;
  • — сохранять спокойствие и вежливость, даже если собеседник проявляет агрессивность, раздражительность или несдержанность.

Алгоритм подготовки к успешной деловой встрече

Деловое общение имеет свою специфику, обусловленную в значительной степени целями партнеров по общению. Здесь у каждого из них есть свои задачи, они предполагают определенный итог общения, рассчитывают, какие способы оптимальны для достижения желаемого результата.

Целью планирования является попытка смягчить, нейтрализовать влияние непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Предварительная подготовка позволяет предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность «выпадов» собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции на случай неожиданных поворотов беседы.

Планируя деловую встречу, ответьте на такие вопросы:

  • Каковы мои цели (главные и второстепенные)?
  • Насколько важен для меня этот разговор?
  • Какой исход устраивает меня и готов(а) ли я пойти на компромисс?
  • Какие вопросы я буду задавать? Помните, что вопросы могут быть открытыми и закрытыми. Используйте тот тип вопросов, который оптимален в данной ситуации.
  • Вполне ли я готов(а) ответить на возможные вопросы собеседника?
  • Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?
  • Какие приемы воздействия на собеседника я могу использовать? (Ссылки на авторитетные мнения, опыт других учреждений, крайняя важности вопроса и т.д.)
  • Как я буду вести себя, если собеседник: во всем согласится со мной; будет решительно возражать; не отреагирует на мои доводы; выскажет недоверие к моим словам и мыслям; захочет пойти на компромисс?
  • Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?
  • Правильно ли выбран тон изложения?
  • Уверен(а) ли я в благоприятном исходе разговора?
  • Если бы эта беседа была проведена со мной, остался бы я ею доволен?

Для успешной беседы нужно располагать максимумом сведений о своем собеседнике. Спросите себя:

  • Что у нас общего?
  • Какие у него (собеседника) увлечения?
  • Какие излюбленные темы?
  • Какие политические убеждения?
  • Какие психологические особенности?
  • Каково его отношение ко мне, к моей организации?
  • Есть ли у него какие-либо особенные предубеждения, запреты?
  • В каком он находится положении (независим, испытывает давление со стороны, заинтересован)?
  • Готов ли он к обсуждению предлагаемой темы?
  • Какой может быть его тактика?
  • Каковы его цели?
  • Какие вопросы он может задать?

Беседа — сложный процесс, состоящий из нескольких этапов. В целом, выделяют следующие основные этапы: начало беседы, фаза передачи информации, фаза аргументации, этап принятия решения, завершение беседы.

Правильное начало беседы предполагает точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, инициатора беседы, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов. При завершении беседы порядок действий должен быть обратным: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.

1. Приемы эффективного начала беседы

Метод «зацепки». Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированной беседы. В этих целях можно использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

Метод стимулирования игры воображения. Данный метод заключается в том, что в начале беседы вы ставите множество вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться позднее. Этим вы показываете, что понимаете всю сложность ситуации и одновременно даете сигнал, что оптимальное решение проблемы возможно.

Метод прямого подхода. Характеризуется непосредственным переходом к делу, вступление отсутствует. Схема такого начала беседы: сообщаются причины, по которым была назначена беседа, осуществляется быстрый переход от общих вопросов к частным. Данный метод подходит прежде всего для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчиненными.

Придерживайтесь следующих рекомендаций:

  • Добивайтесь предельной краткости в изложении своих мыслей.
  • Говорите на языке собеседника.
  • Проявите свое уважение к нему.
  • Обращайтесь по имени и отчеству, если это уместно.
  • Выскажите положительные замечания, относящиеся к оснащенности рабочих помещений, их интерьеру, деловой репутации, образцовой организации труда.
  • Расскажите об изменениях, которые произошли со времени последней встречи.
  • Готовьте свой первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным.
  • Обосновывайте свои суждения.
  • Чаще задавайте вопросы «почему?», «зачем?», «когда?», «как?», ответы на которые позволяют лучше понять позицию собеседника.
  • Уточняйте, следуете ли вы за ходом мыслей собеседника: «Если я Вас правильно понял(а). Как я понял(а), Вы имеете в виду. »

2. Фаза передачи информации

Фаза передачи информации состоит из следующих элементов:

  • Информирование собеседника: общее и целенаправленное.
  • Постановка преимущественно открытых вопросов. Закрытые вопросы рекомендуется задавать не тогда, когда нужно получить информацию, а только в случаях, когда вы хотите ускорить получение согласия или подтверждения ранее достигнутой договоренности.
  • Слушание собеседника.

Условия «хорошего слушания»:

  • Условие 1. Никаких побочных мыслей.
  • Условие 2. Пока вы слушаете, нельзя обдумывать последующий вопрос и готовить контраргументы.
  • Условие 3. Надо сконцентрироваться на сущности предмета, вытеснить из головы все второстепенное. Особое внимание — выступлениям неподготовленных ораторов.
  • Условие 4. Следует сконцентрироваться только на той теме, о которой идет речь.
  • Наблюдение за реакцией собеседника.

Если вы заметили какую-то реакцию собеседника, то ее нужно проверить с помощью вопроса: правильно ли ы эту реакцию истолковали.

3. Фаза аргументации

  • Нужно оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями.
  • Способ и темп аргументации должны соответствовать особенностям темперамента собеседника.
  • Доводы и доказательства, разъясняемые по отдельности, намного эффективнее достигают цели, чем если их преподнести все сразу.
  • Три-четыре ярких довода достигают большего эффекта, чем множество «средних» аргументов.
  • Аргументирование не должно быть декларативным или выглядеть как монолог «главного героя».
  • Точно расставленные паузы оказывают большее воздействие, чем поток слов.
  • На собеседника лучше влияет «активное» построение фразы, чем «пассивное», когда речь идет о доказательствах (например, лучше сказать «мы это осуществим…», чем «можно осуществить…»)
  • Пустые фразы свидетельствуют об ослаблении внимания и ведут к ненужным паузам в целях выиграть время.
  • Нужно вести аргументацию корректно по отношению к собеседнику.
  • Продолжать оперировать можно только теми аргументами, которые приняты собеседником. Необходимо приспособить аргументы к личности нашего собеседника, т. е.:
  • Направить свою аргументацию на цели и мотивы собеседника.
  • Избегать простого перечисления фактов, а вместо этого излагать преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов, интересующие собеседника.
  • Употреблять только ту терминологию, которая понятна собеседнику.
  • Проверять воздействие аргументов перекрестными вопросами для контроля за уровнем понимания и восприятия собеседника.
  • Не забывать, что излишняя убедительность вызывает отпор со стороны собеседника.
  • Сравнения следует основывать на опыте собеседника.

4. Принятие решений и завершение беседы

  • Достижение основной или, в неблагоприятном случае, альтернативной цели;
  • Обеспечение благоприятной атмосферы к моменту завершения беседы;
  • Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;
  • Составление краткого резюме беседы, понятного для всех присутствующих, с четко определенным основным выводом.

Принятие решений — это сложный процесс, успешному прохождению которого также можно и нужно учиться. Рассмотрим девять основных принципов принятия решений.

  1. Прежде чем вникать в детали, постарайтесь максимально хорошо представить проблему в целом. Перед принятием решения нужно получить представление о явлении в целом и о том контексте, в который это явление вписывается, и лишь затем анализировать детали. В противном случае и вам, и вашему собеседнику грозит погрязнуть в мелочах, не выйдя за их пределы.
  2. Не принимайте решение, пока не рассмотрите все возможные варианты. «Семь раз отмерь, один — отрежь» — этот принцип применим во всех ситуациях (кроме, конечно, чрезвычайных). Поспешное принятие решений практически всегда заставляет потом горько сожалеть или привлекать значительные дополнительные средства, чтобы ликвидировать нежелательные последствия спешки.
  3. Сомневайтесь. Выслушивая аргументацию собеседника или выстраивая свою цепочку доказательств, не принимайте на веру и не используйте так называемые «общепризнанные истины». Наилучшие доказательства — это факты, а одним из лучших критериев истины является практика.
  4. Старайтесь взглянуть на проблему с самых разных точек зрения, даже в тех случаях, когда шансы на успех кажутся минимальными. Подготовив решение, посмотрите, может быть, оно всего лишь наиболее очевидное, в то время как оптимальное находится где-то в стороне. Не отвергайте невозможное. Иногда его можно воплотить в жизнь.
  5. Ищите модель или аналогию, которая поможет лучше понять сущность решаемой проблемы. Это может быть словесная или графическая модель, математическая формула или уменьшенная репродукция. В то же время не ленитесь и обратите внимание на свои действия. Подыщите подходящую метафору для них. Если вы, анализируя проблему, «бьетесь головой о стену», подумайте, кто ставит эту стену, как она высока и прочна. Имея в виду метафору стены, поищите, что лучше с ней сделать: разбить тараном (прямое нападение), перелезть (наступление), обойти (искать другие пути решения проблемы) или пойти назад (отказаться от решения).
  6. Не удовлетворяйтесь первым решением, которое придет в голову. Первое решение — это, всего лишь, наиболее очевидное решение. Оптимальное и наиболее креативное (творческое) может лежать где-то в стороне. Поэтому представьте себя критиком и постарайтесь найти все его слабые места.
  7. Перед принятием окончательного решения поговорите с кем-нибудь о своих проблемах. Такая беседа поможет расслабиться, упорядочить проблему и увидеть в ней новые аспекты. Стоит также послушать, что скажут другие. Им, может быть, удастся увидеть то, что ускользнуло от вашего внимания. Обращение за советом не означает разделение ответственности за решение. Оно помогает еще раз абстрагироваться от проблемы и четко представить ее. Порой, проговаривая проблему, начинаешь четко ее видеть.
  8. Не пренебрегайте своими чувствами. Ведущая роль логического мышления и здравого рассудка в анализе проблем и принятии решений не подлежит сомнению. Но нельзя преуменьшать и значение, которое имеют чувства, переживания и интуиция.
  9. Помните, что каждый человек смотрит на жизнь и возникающие повседневно проблемы со своей особенной точки зрения. Поэтому, запрашивая мнения экспертов, нужно уметь вовремя остановиться (иначе их станет так много, что картина расплывется). Поэтому же маловероятно, что своим решением вы сможете удовлетворить запросы всех заинтересованных сторон. Скорее всего, останутся и недовольные. Но раз вы отвечаете за решение, значит вам и нести ответственность.
Читать еще:  Госпошлина за ликвидацию ООО

Напоследок, опишем несколько техник, ускоряющих принятие решений. Существует два приема ускорения принятия решений; прямой и косвенный. Прямое ускорение — это прямой вопрос, подразумевающий ответ «да» или «нет», 50% на 50%. Косвенное ускорение — решение принимается посредством промежуточных решений. Косвенное ускорение имеет три метода принятия решений.

  • Гипотетический подход. Целесообразно говорить об условном решении, чтобы собеседник расслабился и привыкал к нему постепенно. Подходят следующие формулировки: «Если…», «В случае, если…», «Предположим, что…»
  • Поэтапные решения. Окончательные выводы собеседника можно предупредить, предположив, что основное положение беседы уже принято. Тогда принимаются только предварительные или частичные решения. Этим достигается достаточно сильное воздействие в нужном направлении. Таким образом фиксируются отдельные моменты решений еще до того, как получено окончательное согласие.
  • Альтернативные решения. Важно, чтобы обе альтернативы одинаково вас устраивали. С помощью поэтапных и альтернативных решений вы добиваетесь решения промежуточных задач. При этом возможность натолкнуться на «нет» значительно меньше, чем при прямом ускорении.

Официальная деловая встреча

Эффективность официальных деловых встреч во многом обеспечивается строгим следованием установленным для этой ситуации правилам и требованиям этикета и тщательной подготовкой к таким мероприятиям.

Приступая к подготовке предстоящей деловой встречи, ее организаторам необходимо:

  • — определить ее цель;
  • — подготовить перечень вопросов для обсуждения и по возможности разослать его участникам встречи;
  • — подобрать и изучить необходимые по этим вопросам материалы, документы;
  • — ограничить список участников встречи лишь теми людьми, от которых реально зависит успех достижения поставленной цели;
  • — спрогнозировать позиции сторон, возможный ход встречи и ее результаты;
  • — установить четкие временные рамки проведения встречи;
  • — подготовить место ее проведения.

Приглашенным на деловую встречу следует незамедлительно ответить па приглашение или предложить другую кандидатуру для участия в ней, если это представляется более целесообразным.

Этикет официальной деловой встречи представляет собой совокупность правил, регулирующих поведение сторон в процедурах приветствия, представления, обращения, общения, обмена визитными карточками, прощания, выражения благодарности за гостеприимство и успешное проведение встречи.

Хозяин кабинета встречает гостей на полпути к двери. Справа от него может стоять его заместитель, слева — переводчик, если гости — иностранцы. В таком же порядке входят и гости, причем глава группы — на полшага впереди. Переводчик хозяина встречи на языке гостей представляет членов группы гостей, переводчик гостей переводит и представляет хозяев.

После приветствий устроитель встречи приглашает гостей к столу заседаний и предлагает им занять места лицом к окну, к свету. Это считается вежливым. Не следует, однако, усаживать гостей против окон, выходящих на солнечную сторону: это может быть расценено как проявление неуважения.

Руководители сторон встречи, как правило, размещаются друг против друга, справа от каждого их заместители, слева — переводчики. Остальные участники встречи располагаются произвольно.

Разговор на официальной деловой встрече всегда должен начинаться с пяти-шести вопросов общего характера: «Как вы долетели?», «Как разместились в гостинице?», «Как проходит акклиматизация, как вы себя чувствуете?» и др. Никогда не следует сразу говорить о деле.

Представление участников встречи проходит путем обмена визитными карточками. Хозяин встречи достает свою визитную карточку и, чуть приподняв корпус, передаст се руководителю группы гостей. (Следует помнить, что японцам и южнокорейцам визитную карточку всегда вручают двумя руками, как и принимают, и никогда — левой!) Если участников встречи не много, визитными карточками могут обмениваться все присутствующие. Но можно и заранее составить списки с указанием фамилии, имени и отчества каждого из участников встречи, их должности и места работы.

После представления начинается беседа. Ее всегда начинает хозяин принимающей стороны. Деловая встреча не должна продолжаться свыше двух часов. После завершения встречи можно подарить сувениры. Существуют разные точки зрения по поводу того, кто должен делать это первым: хозяева или гости. Важно .тишь, чтобы сувениры строго соответствовали рангу участников встречи. Не рекомендуется дарить всем участникам, руководителю группы и его заместителю одинаковые подарки.

Первым по завершении встречи встает из-за стола хозяин, проходит на то место, где он встречал гостей, и прощается с каждым из них. Выходить из кабинета вместе с гостями не рекомендуется. Гостей провожает лицо, ответственное за встречу.

Правила делового этикета, регулирующие поведение участников официальной деловой встречи, требуют:

  • — прибывать на встречу вовремя;
  • — уважительно относиться к традициям и обычаям, принятым на территории вашего пребывания;
  • — сохранять позитивный настрой;
  • — лаконично, четко и ясно излагать свои мысли, не отклоняться от темы;
  • — пояснять используемые в речи сокращения, аббревиатуры и специальные термины;
  • — внимательно слушать собеседников, следить за реакцией участников встречи на слова выступающих;
  • — помнить, что деловая встреча ведется в режиме диалога, а не монолога одной из сторон;
  • — нс проявлять нетерпимости к точке зрения других участников встречи, даже если она существенно отличается от вашей;
  • — внимательно выслушивать и проявлять готовность обсуждать позиции другой стороны;
  • — не перебивать выступающих;
  • — сохранять спокойствие и вежливость, даже если собеседник проявляет агрессивность, раздражительность или несдержанность.

Деловая встреча

От делового общения с партнерами зависит успех предприятия и количество заключенных сделок. Поэтому предприниматель должен знать, каким образом общаться со своим партнером, чтобы получить требуемый результат. О том, что собой представляет деловая встреча, мы подробнее расскажем в нашей статье.

Любая деловая встреча – это своеобразная бизнес-площадка. В ходе таких встреч предприниматели делятся опытом, обсуждают новые идеи и планируют совместное взаимовыгодное сотрудничество. Если доверительных отношений между партнерами не сложится, это негативно повлияет на результат беседы.

Различают официальные и неофициальные виды деловых встреч. Первый вариант считается более «строгим»: его регламент определен заранее, а темы, которые должны быть освещены, известны всем участникам заранее. Второй вариант ближе к дружеской встрече, только предметом разговоров становится обсуждение рабочих моментов. Серьезные переговоры часто состоят из 2-х этапов: официальной части и фуршета. Кроме того, по количеству людей выделяют такие разновидности, как коллективная или личная встреча.

Читать еще:  Ежегодный отпуск работающим инвалидам

Как провести

Перед тем как организовать и провести встречу делового характера, стоит к ней подготовиться. Для начала нужно знать особенности таких переговоров. А они заключаются в том, что особое внимание тут уделяется жестам, мимике и интонации. Эти психологические моменты важны, потому что беседа происходит лично, и здесь вступают в силу законы человеческой психологии. Нужно суметь расположить человека к себе, завоевать его доверие.

Но как же подготовиться к встрече? Можно использовать следующие этапы:

  1. Собрать максимум информации о партнере. Для этого можно провести мини-исследование. Данные берутся из различных источников: корпоративные сайты, страницы в социальных сетях, СМИ. Любые данные могут пригодиться.
  2. Создание положительного имиджа. Встречают по одежке, поэтому для деловых переговоров нужно соответственно одеться. В большинстве случаев подойдет деловой стиль одежды, но не очень строгий. Некоторые психологи советуют использовать одну уловку, чтобы расположить к себе партнера: одеться чуть хуже, чем он. Тогда партнер не будет чувствовать себя скованно. В выборе одежды нужно отталкиваться от предыдущего этапа. Например, если вы узнали, что партнер – серьезный человек, который состоит в политической партии и часто посещает крупные мероприятия, то на встречу с ним нужно прийти в классическом костюме. А если сбор информации показал, что партнер не страдает условностями, можно позволить одеться проще, в джинсы и водолазку.
  3. Первое впечатление. Психологи утверждают, что первое впечатление всегда самое сильное, и складывается оно за пять минут общения. Заранее продумайте, что говорить на деловой встрече в начале. Речь надо продумать таким образом, чтобы она была естественной. В деловых переговорах часто ценятся две вещи: развитый интеллект и чувство юмора. Есть проверенный шаблон: при первой встрече озвучивается имя и отчество партнера (чтобы не было ошибки), потом стоит представиться и назвать свою компанию. Затем происходит обмен рукопожатиями, и начинается беседа. Ее лучше начать с отстраненных тем, а к делу перейти позже.
  4. Правильно построить беседу. Личная встреча с партнером всегда является сложной с психологической точки зрения. Поэтому лучше использовать определенные приемы, чтобы суметь наладить контакт с человеком. Во-первых, сразу надо дать понять партнеру, что перед ним деловой человек. Для этого можно огласить регламент и цель встречи. Во-вторых, надо правильно ставить вопросы, чтобы они были короткими и четкими. Вопросы стоит подготовить заранее и заучить. И в-третьих, вести себя нужно спокойно и уверенно.

Специалистами разработаны правила деловых встреч:

  1. Планировать встречу заранее. Имеется в виду утверждение организационных моментов, таких как время, место и план мероприятия.
  2. Без опозданий. Опоздания недопустимы, они могут испортить первое впечатление. Кроме того, если прийти пораньше, можно собраться с мыслями и морально настроиться, а это поможет.
  3. Подготовить материалы. Это могут быть буклеты, документы и другие материалы, которые могут пригодиться в переговорах.
  4. Выключить сотовый телефон. Ничто не должно отвлекать от деловой беседы с партнером. А если вы ждете важный звонок, то стоит заранее об этом уведомить партнера.
  5. Соблюдать этикет. Это значит, не перебивать человека, говорить спокойным тоном, быть вежливым.
  6. Строго следить за временем. Время – деньги, поэтому не стоит затягивать встречу с партнером. Следует заранее обговорить временные рамки и соблюсти их.

В заключение

Чтобы эффективно провести деловую встречу с партнером или клиентом, нужно к ней основательно подготовиться. Самый важный этап – это сбор информации о человеке, ведь именно он поможет поймать нужный лад общения. После этого происходит предложение о деловой встрече. Сейчас популярно предложение о встрече в деловом письме по электронной почте. Участие в деловых встречах для каждого предпринимателя чрезвычайно важно, поэтому пренебрегать этим моментом не стоит.

Официальная деловая встреча

Учебный год

Год, весна, ЗФО

Лекция 4.

Тема 4. ДЕЛОВОЙ и дипломатический ПРОТОКОЛ: национальные особенности общения. Международный деловой этикет

Деловая встреча

Переговоры

Служебные телефонные разговоры

Деловая переписка

Визитная карточка

Дипломатический протокол

Требования международного этикета

Введение

Разумный гонится не за тем, что приятно,

а за тем, что избавляет от неприятности.

Аристотель

Кто никогда не поставит другого человека в неловкое положение, тот и обладает хорошими манерами.

Дж. Свифт

4.1. Деловая встреча

Виды встреч:

1. Неофициальная деловая встреча

2. Официальная деловая встреча

В зависимости от ситуации и статуса сторон деловое общение может быть официальным и неофициальным, формальным и неформальным, проходить в форме неофициальной встречи, деловой беседы или переговоров, но всегда процесс общения регулируется выработанными практикой правилами Этикета, присущими именно данной, а иногда только данной, конкретной ситуации.

Неофициальная деловая встреча

Так как обычно время и место запланированных деловых встреч оговариваются заранее, опоздание приглашенного на такую встречу, как и отсутствие на месте хозяина в назначенный час, рассматривается как одно из самых серьёзных нарушений делового Этикета.

Оно предполагает три слагаемых:

1. восприятие информации, при котором человек воздерживается от выражения своих эмоций;

2. поощряющее отношение к собеседнику, «подталкивающее» продолжение акта общения;

3. незначительное воздействие на говорящего, способствующее развитию мысли последнего «на один шаг вперед».

Умение активно слушать облегчает общение, повышает самооценку собеседника, ощущение своей «востребованности», уверенности в себе и степень доверия собеседников друг в друге. Поэтому «слушающий» начальник способствует не только улучшению морально-психологического климата в подчиненном ему коллективе, но и личностному и профессиональному росту своих подчиненных.

Невежливо говорить поучительным, менторским тоном. Но и заискивающий, уничижительный тон не красит человека: в беседе все равны и обязаны уважать друг друга. Спокойный тон, убедительная аргументация, вдумчивый подход и уважительное отношение к позиции собеседника способствуют сближению партнеров, даже если их позиции расходятся. Горячность, торопливость и невыдержанность – не лучшие помощники в деловом общении.

Неэтично «выуживать» у собеседника информацию. Если он уклоняется от обсуждения предложенной темы, — не настаивайте.

Репутация интеллигентного, воспитанного, деликатного руководителя складывается из множества мелочей, каждая из которых может или укрепить его положительный имидж, сложившийся в представлениях окружающих, или разрушить.

Официальная деловая встреча

Эффективность официальных деловых встреч во многом обеспечивается строгим следованием установленным для этой ситуации правилам и требованиям Этикета и тщательной подготовкой к таким мероприятиям.

Приступая к подготовке предстоящей деловой встречи организаторам необходимо:

1. определить её цель;

2. подготовить перечень вопросов для обсуждения и по возможности разослать его участникам встречи;

3. подобрать и изучить необходимые по этим вопросам материалы, документы;

4. ограничить список участников встречи лишь теми людьми, от которых реально зависит успех достижения поставленной цели;

5. спрогнозировать позиции сторон, возможный ход встречи и ее результаты.

6. установить четкие временные рамки проведения встречи;

7. подготовить место ее проведения.

Приглашенным на деловую встречу следует незамедлительно ответить на приглашение или предложить другую кандидатуру для участия в ней, если это представляется более целесообразным.

Правила делового Этикета, регулирующие поведение участников официальной деловой встречи, требуют:

· прибывать на встречу вовремя;

· уважительно относиться к традициям и обычаям, принятым на территории вашего пребывания; сохранять позитивный настрой;

· лаконично, четко и ясно излагать свои мысли, не отклоняться от темы;

· пояснять используемые в речи сокращения, аббревиатуры и специальные термины;

· внимательно слушать собеседников, следить за реакцией участников встречи на слова выступающих;

· помнить, что деловая встреча ведется в режиме диалога, а не монолога одной из сторон;

· не проявлять нетерпимости к точке зрения других участников встречи, даже если она существенно отличается от вашей;

· внимательно выслушивать и проявлять готовность обсуждать позиции другой стороны;

· не перебивать выступающих;

· сохранять спокойствие и вежливость, даже если собеседник проявляет агрессивность, раздражительность или несдержанность.

Сугубо официальный характер переговоров, цель которых, в отличие от деловой встречи, — заключение взаимоприемлемого решения, соглашения сторон на основе обсуждения проблемы, представляющей общий интерес, требует строгого соблюдения правил, выработанных дипломатической, международной и общественной практикой.

Один из важнейших этапов – это подготовка переговоров. От правильного решения возникающих в процессе подготовки переговоров проблем Этикетного характера во многом зависит исход встречи. Строгим, скрупулезным выполнением правил дипломатического протоколаи Этикета обеспечивается и благоприятный морально-психологический фон встречи.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector