Что такое матрица Эйзенхауэра

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам тайм-менеджмента и управления временем не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину.

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

  • Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
  • Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
  • Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Матрица Эйзенхауэра: простой инструмент для распределения задач

Большинство людей тратят время на решение чужих приоритетных задач. И каждый день они чувствуют себя истощенными, потому что не успевают разобраться с собственными проблемами. Время распределяется для всех поровну, но продуктивными оказываются лишь те, кто делает правильный выбор.

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)
Читать еще:  Этикет деловых подарков

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

  • Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
  • Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Матрица Эйзенхауэра: как с ее помощью все успевать?

На выходные было намечено море планов, но в итоге вы провели время за просмотром сериала и ничего не сделали? А может, вас завалили задачами на работе, и лавина срочных дел увеличивается с каждым днем? Наверняка вы слышали о том, что составление списков дел может сдвинуть ситуацию с мертвой точки. Но порой это не особенно помогает и занесенные в to-do-лист задачи так и остаются невыполненными. Почему? Потому что список составлен неправильно и/или вы следуете делам не в том порядке. Решить эти проблемы поможет матрица Эйзенхауэра, она же – матрица приоритетов. Именно о ней мы и предлагаем поговорить.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра – что это такое?

Этот инструмент расставления приоритетов и управления временем назван в честь своего изобретателя, одного из американских президентов – Дуайта Дэвида Эйзенхауэра. Основная идея, заложенная в матрицу приоритетов, такова: задачи сортируются начетыре группы в зависимости от двух критериев – срочности и важности их выполнения. При этом не все срочные дела важны и не все важные дела срочны. Для того чтобы успешно справляться с задачами, нужно понять, в какую группу отнести то или иное дело, а это подскажет, когда за него браться.

Как составить список дел исходя из матрицы приоритетов?

Повторимся: для того чтобы наметить план действий в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, все задачи из списка нужно разделить на 4 основные категории:

  • категория А: важные и срочные;
  • категория B: важные, но несрочные;
  • категория C: срочные, но неважные;
  • категория D: несрочные и неважные.

Удобнее всего расчертить лист бумаги на четыре больших квадрата и обозначить каждый из них соответствующими цветом и буквой, после чего вписать задачи. Разберем все категории детальнее, с примерами.

1. Категория А

Важные и срочные дела – ситуации, когда горит дедлайн или наступили форс-мажорные обстоятельства. Сегодня последний день для оплаты ипотеки в этом месяце, отчет для начальника нужно было отправить еще вчера, а вечером вы идете к врачу из-за острой боли в зубе – это все категория А. Если вы будете грамотно распределять свои дела, то этот пункт будет содержать меньше всего задач, а еще лучше, если он и вовсе будет пуст.

2. Категория B

Важные, но несрочные дела – они должны составлять основную часть to-do-листа. Это те вещи, которые завтра-послезавтра могут переместиться в категорию А, если не выполнить их сегодня. Они важные, но есть небольшой временной резерв, и их можно ненадолго отложить. Сюда относятся ежедневные рабочие задачи, замена еще работающего, но уже начавшего капать крана в ванной, заблаговременная покупка билетов на концерт. Также в эту же категорию относятся дела, связанные с вашими глобальными жизненными целями. Например, если вы хотите открыть собственное дело или найти новую работу и для этого вам нужно освоить новый навык, выучить еще один иностранный язык, взять дополнительный заказ, чтобы сформировать капитал, и т.д.

3. Категория C

Срочные, но неважные дела. Это то, что следует закончить именно сегодня, потому что на следующий день будет поздно или неуместно. Планы группы С могут быть направлены на то, чтобы создавать комфортные условия проживания и налаживать социальные связи.

Сюда можно отнести своевременное поздравление друзей и коллег с праздниками или поездку на дачу, чтобы помочь родителям собрать осыпающиеся ягоды. Еще один пример – покупка нового телевизора с большой скидкой. Если бы не акция, вы бы приобрели его значительно позже, а так, если вы соберетесь в короткое время, то получите желаемое более оперативно и дешевле. Иными словами, выполнение действий из категории C некритично, но лучше и комфортнее все же делать их вовремя.

4. Категория D

Несрочные и неважные дела. Самая коварная категория, в которую в основном входят «хронофаги», или «тайм-киллеры» (буквально «пожиратели времени», «убийцы времени»). К этому пункту можно отнести просмотр фильмов, телефонные разговоры с друзьями, чтение книг, листание новостной ленты. Чтобы противостоять желанию выполнять эти действия вместо задач из первых трех категорий, нужно иметь хорошо развитую силу воли, уметь брать себя в руки и концентрироваться на том, что надо, а не на том, что хочется.

После того как вы распределите свои дела по четырем колонкам, начинайте выполнять их с первого пункта. Если вы научитесь следовать матрице приоритетов, то не только будете справляться с задачами в срок, но и оставите время на развлечения – на несрочные и неважные задачи.

Советы по составлению матрицы Эйзенхауэра

1. Поначалу может быть сложно правильно распределять дела. Чтобы сделать процесс более простым, задайте себе вопросы: «Важна ли эта задача? Находится ли дело в сфере моих жизненных приоритетов? Повлечет ли его невыполнение неприятности?» Если да – то дело важное. Чтобы понять, срочное ли дело, подумайте, потеряет ли оно актуальность в ближайшее время? Если да – то задача срочная.

2. Старайтесь оставлять список категории A пустым – помните, что сюда перекочевывают все невыполненные планы из группы B. Кроме того, в эту же группу попадают различные форс-мажоры, которые вы заранее никак не могли предвидеть. Повторимся, что в идеале, при правильном распределении времени, срочных и важных задач быть не должно. Исключением будут те же форс-мажоры, а также:

  • планы, связанные со здоровьем;
  • действия, от которых зависит выполнение важных целей (если вы хотите поехать за рубеж летом, загранпаспорт лучше оформить заранее);
  • дела, невыполнение которых в дальнейшем грозит обернуться неприятностями (не оплаченный вовремя оплаченный штраф может помешать выехать за границу).

3. Категория B – для наиболее перспективных задач. Статистика показывает, что те, кто уделяет целям из этой категории особое внимание, более успешны, увереннее идут вверх по карьерной лестнице и, соответственно, больше зарабатывают. Это объясняется в том числе тем, что благодаря своевременному выполнению дел (в спокойном темпе, без спешки), сконцентрированности и умению расставить приоритеты человек может в полной мере проявить свои таланты и обдумать тот или иной шаг.

4. Некоторые задачи из категории С правильнее было бы причислить к отвлекающим, так как они могут снижать эффективность вашей работы и съедать довольно много времени, хотя они неважные. Сюда относятся поздравления дальних родственников, покупка нового дивана и другие дела не первой необходимости. Важно уметь отличать их от дел категории B и, по возможности, делегировать их выполнение другим людям.

5. Задачи D, или пожиратели времени, смело можно назвать непродуктивными. Однако вы можете привнести пользу в досуговые часы. К примеру, почитайте хорошую интеллектуальную книгу вместо бульварного романа, займитесь спортом, когда захочется эмоциональной разрядки. Если никак не удается противостоять соблазну потратить время на что-то бесполезное, сведите такие траты к минимуму: для этого сперва выполните задачи из других категорий.

Когда вы освоите принцип работы матрицы Эйзенхауэра, вы станете не только успешным, но и более уравновешенным и оптимистичным человеком, так как перестанете беспокоиться из-за досадных, но важных мелочей, на которые раньше не хватило времени.

Матрица Эйзенхауэра: что такое управление временем

Вам иногда кажется, что вы тратите все время на управление кризисами? Что жизнь потрачена на тушение одного пожара за другим? В конце дня чувствуете себя измотанным и истощенным? При этом не знаете, чего значимого достигли? Если да, тогда вы, наш уважаемый читатель, путаете срочные дела с важными и не знаете, что такое управление временем. Сегодня поговорим о принципе Дуайта Д. Эйзенхауэра, которого он придерживался всю карьеру генерала и президента: «То, что важно, редко срочно, а то, что срочно, редко важно».

Ниже рассмотрим разницу между этими двумя разными вещами и выясним, как понимание «Принципа Эйзенхауэра» поможет стать тем, кем хотите.

Содержание:

Разница между срочными и важными задачами

Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат «Сейчас!». Срочные задачи вводят нас в реактивный режим, характерный оборонительным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.

Важные задачи – это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Когда мы концентрируемся на важных видах деятельности, мы работаем в режиме реагирования, который помогает оставаться спокойными, рациональными, открытыми для новых возможностей.

Это довольно интуитивное различие, но большинство часто попадает в ловушку, полагая, что все неотложные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории. Наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочных стратегиях, так как стремление к немедленным стимулам (наподобие злобного саблезубого кота) может означать разницу между жизнью и смертью.

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Современные технологии (24-часовые новости, Twitter, Facebook, обмен текстовыми сообщениями), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили этот укоренившийся склад ума. Технология производства стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и актуальную. Очередная выходка Киркорова получит тот же вес, что и обсуждения политики. Мы испытываем настоящий шок — состояние, при котором живем в постоянно включенном “сейчас” и теряем чувство долгосрочного повествования и контроля времени. В таком состоянии легко упустить из виду разницу между действительно важным и просто неотложным.

Читать еще:  Сарафанный маркетинг

Последствия этой приоритетной слепоты являются как личными, так и социальными. В нашей собственной жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а на большем уровне мы не в состоянии решить действительно важные проблемы нашего времени.

Что собой представляет матрица Эйзенхауэра

Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь отдельным людям различать то, что важно и не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре поля, или квадранта, помеченных таким образом:

  1. Срочно / важно,
  2. Не срочно / важно
  3. Срочно / не важно
  4. Не срочно / не важно

Метод Эйзенхауэра позволяет четко структурировать мужчине свою жизнь и добиться своих целей в любом деле и аспекте жизни

Ниже подробно расскажем о каждом квадрате и объясним, в каком из них следует проводить большую часть времени.

Срочные и важные задачи

Задачи из квадрата 1 являются как неотложными, так и важными. Это задачи, которые требуют немедленного внимания. А также направлены на достижение долгосрочных целей и задач в жизни. Задачи этого списка представляют собой кризисы, проблемы или горящие сроки.

Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:

  • Ответ на электронные письма. Это могут быть предложения о работе, электронные письма с деловыми предложениями, требующей немедленных решений и т. д.
  • Сдача курсовой работы
  • Налоговый срок
  • Жена в отделении неотложной помощи
  • Работа по дому
  • Сердечный приступ и вы попали в больницу
  • Позвонил директор вашего ребенка, сказав, что нужно прийти на встречу по поводу его поведения

Шутки про откладывание дел на потом бесконечны. Но настоящие мужчины так не делают. Мы должны управлять своим временем

При планировании и организации многие задачи Q1 можно сделать более эффективными или даже полностью устранить. Например, вместо того, чтобы ждать до последней минуты работы над курсовой работой (таким образом, превращая ее в срочную задачу), вы могли бы планировать время так, чтобы закончить работу за неделю. Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в доме развалится, и будет нуждаться в ремонте, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания. Хотя мы никогда не сможем полностью устранить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив активность и проводя больше времени в Q2. Что, конечно, приводит нас к …

Не срочные, но важные задачи

Задачи Q2 не имеют сроков исполнения, но помогают вам достичь важных личных, учебных и рабочих целей, а также выполнить вашу миссию как человека. Задачи Q2 сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот примеры не срочных, но важных задач:

  • Тренировка
  • Время на семью
  • Чтение книг
  • Хобби
  • Обслуживание автомобилей и дома
  • Создание бюджета и плана сбережений
  • Подписка на рассылку новых статей Bowandtie=)

По словам Кови, мы должны стремиться тратить большую часть времени на мероприятия Q2. Поскольку они обеспечивают длительное счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть пара ключевых проблем, которые мешают инвестировать достаточно времени и энергии в задачи Q2.

Вы не знаете, что действительно важно для вас. Если не знаете, какие ценности и цели наиболее важны, вы, не будете знать, на что должны тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого будете заниматься только актуальными задачами. Если чувствуете, что не хватает жизненной миссии или не уверены, каковы ваши основные ценности, мы советуем поработать над определением жизненного плана и ценностей.

Правило Миллера. Сочетайте его с принципом Эйзенхауэра при составлении списков задач

Как только что говорилось, у всех есть склонность сосредоточиться на том, что актуально в данный момент. Это наш режим по умолчанию. Трудно быть мотивированным, чтобы сделать что-то, когда нет срока, нависшего над головой. Отход от этой позиции требует силы воли и самодисциплины. Качеств, которые не приходят естественным образом и должны культивироваться и формироваться.

Поскольку мероприятия Q2 не требуют внимания, мы держим их в тени и говорим себе: «Я доберусь до них после того, как позабочусь об этом неотложном деле». Мы даже откладываем в сторону выяснение того, что является самым важным в жизни. Что только увековечивает цикл, в котором все, о чем мы заботимся, состоит из неотложных задач.

Для преодоления предвзятости, мешающей сосредоточиться на деятельности Q2, мы должны жить своей жизнью сознательно и активно. Мужчина не может запускать жизнь по умолчанию.

Срочные и не важные задачи

Задачи Q3 — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают достичь целей или выполнить миссию. Большинство заданий Q3 являются помехами от других людей. Они часто включают в себя помощь им в достижении их личных целей и приоритетов.

Вот несколько конкретных примеров задач Q3:

  • Телефонные звонки
  • Текстовые сообщения
  • Сотрудник, который приходит к вам на работу в рабочее время, чтобы попросить об услуге
  • Просьба от бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени. Возможно, это важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это не так важно для вас
  • Мама заходит без предупреждения и хочет, чтобы вы помогли по хозяйству

По словам Кови, многие люди проводят большую часть времени в заданиях Q3 думая, что они работают в Q3. Поскольку задачи Q3 помогают другим, они определенно кажутся важными. Кроме того, они являются осязаемыми задачами, выполнение которых дает чувство удовлетворения. Такое чувство возникает при вычёркивании задач из списка.

Семь навыков высокоэффективных людей — настольная книга каждого менеджера или человека, стремящегося наладить тайм-менеджмент

Хотя задачи Q3 важны для других, они не важны для вас. Они не обязательно плохие, но они должны балансироваться с действиями Q2. В противном случае вы почувствуете, что делаете много дел изо дня в день. В то же время понимая, что на самом деле не добиваетесь прогресса в достижении собственных долгосрочных целей. Это рецепт личного разочарования и обиды на других людей. Мужчины, которые проводят большую часть времени, работая над срочными, но не важными задачами, часто страдают от «синдрома хорошего парня» и хотят постоянно радовать других за свой счет.

Если это про вас станьте настойчивее и начните твердо (но вежливо) отвечать на запросы.

Не срочные и не важные задачи

Задачи Q4 являются не срочными и не важными. Это то, что называется «пустая трата времени». Q4 не являются неотложными и не помогают достичь долгосрочных целей или выполнить миссию как человека. Они в основном отвлекающие.
Конкретные примеры не срочных и не важных задач:

  • Просмотр телевизора
  • Бессмысленный серфинг в Интернете
  • Видеоигры
  • Социальные сети
  • Шоппинг

Проанализировав свое время можно обнаружить, что много времени уходит на мероприятия из 4 квадрата. У большинства есть моменты «я зря трачу свою жизнь» после просмотра веб-страниц. Печально осознавать, что время могло быть использовано для достижения более привлекательных жизненных целей. Мы надеемся, что большинство из вас так думает.

Вам не нужно полностью исключить задачи Q4 из жизни. После напряженного дня посидеть в социальных сетях или просмотреть любимое телешоу в течение получаса — это как раз то, что нужно мозгу для перезагрузки.

Вместо того, чтобы избавиться от не срочных и не важных задач, старайтесь тратить на них ограниченное количество времени. 5% или менее ваших часов бодрствования – хороший показатель.

Задание для читателя

Мы просим вас на этой неделе применить Матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов жизни. Остановитесь и спросите себя: «Я делаю это, потому что это важно, или я делаю это, потому что это срочно?»

Проводя большую часть времени над не срочными, но важными задачами, вы почувствуете спокойствие, контроль и самообладание. Вы почувствуете, что делаете успехи. Тратя время на планирование / организацию мероприятий второго квадрата, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы Q1. Сбалансируете запросы Q3 с вашими собственными потребностями. И наслаждаться тем что не проводите слишком много времени в Q4 и эффективно работаете. Делая задачи Q2 приоритетными, вне зависимости от ситуации, напряженности или сроков, с которыми придется столкнутся, вы обретете умственные, эмоциональные и физические возможности для достижения больших высот, а не впадать в панику из-за неуспеваемости.

Инструменты для удобного использования Матрицы Эйзенхауэра

Чтобы помочь вам применить матрицу Эйзенхауэра, предлагаем следующие инструментами.

Приложение на телефон

Это приложение для телефона, которое позволяет легко организовать задачи в соответствии с Матрицей Эйзенхауэра. У нас была возможность поиграть с ним, и нам понравилось увиденное. Не удалось найти похожего для Android, к сожалению.

Рабочий лист матрицы Эйзенхауэра

Мы создали изящный маленький PDF-файл Матрицы Эйзенхауэра, который можно скачать здесь: The-Eisenhower-Decision-Matrix. Напечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут на работу с ним. Составьте список задач, на которые тратите большую часть времени, и расположите их в квадратах матрицы. Это даст вам представление о том, правильно ли вы распоряжаетесь временем.

В заключение

После прочтения подумайте, как уменьшить количество времени, которое тратится на задачи Q1, Q3 и Q4. И увеличить количество времени, которое требуется на действия Q2.

Матрица дел Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Многие из нас работают в режиме многозадачности. Мы постоянно сталкиваемся с ситуациями, когда у нас полно дел. Но как определить их приоритетность? И как не запутаться в делах и дедлайнах?

Планировать время непросто. Часть дел переходит на завтрашний день. А следом на них накладываются новые. В результате количество дел становится все большим. Навыкам управления собственным рабочим временем не учат ни в школе, ни в высших учебных заведениях. Однако, учиться никогда не поздно. Мы расскажем об одном из наиболее популярных методов распределения задач. Эта техника “Матрица Эйзенхауэра”. Этот способ позволит планировать дела, отделать приоритетные задачи от менее приоритетных и тратить гораздо меньше времени на ликвидацию завалов.

Этот простой и популярный в западных странах, способ, получает распространение и у нас.

Немного истории

Матрицу изобрел никто иной, как 34 президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как человек, находящийся на чрезвычайно ответственной должности, он был постоянно занят и каждый день должен был выполнять огромное количество задач разного рода. Чтобы не копить постоянно возникающие задачи, президент постоянно искал простой и понятный инструмента для планирования задач, с которым можно было бы легко работать. После многочисленных изысканий Эйзенхауэр, наконец, нашел способ, который стал универсальным для многих.

Итак, в чем же смысл матрицы?

В распределении задач. Основываясь на простых примерах, вы быстро научитесь отделять главные задачи от менее важных и, наконец, выделять в дневном графике место для личных дел.

Основу матрицы Эйзенхауэра составляют 4 квадранта. Их пересекают 2 оси:

В 4 квадрата матрица предлагает вписать все дела, которые так или иначе вас волнуют.

Итак квадрант первый. В него вписываем наиболее важные и срочные дела. Создатель этой методики всегда подчеркивал, что если вы грамотно планируете все свои задачи, то этот квадрант должен быть пустым. Но мы только приступаем к работе над матрицей. Если записывать сюда задачи, то стоит обратить внимание на те, которые:

  • нельзя не выполнить, потому что это негативно скажется на выполнении поставленных целей
  • нельзя не выполнить, потому что это повлечет за собой негативные последствия
  • нельзя не выполнить, потому что выполнение этих дел относится к здоровью

Заполняя этот список, самое время вспомнить про делегирование. Если важную и срочную проблему вы можете разделить с кем-то еще: сделайте это, не стесняйтесь попросить помощи.

Читать еще:  Техники продаж по телефону

Квадрант второй. В него предлагается вписать дела важные, но выполнение которых не требует срочности. Это перспективные и действительно важные задачи, от выполнения которых зависит успех. Несмотря на то, что срочность в выполнении этих задач, стоит на втором месте, помните о том, что это вовсе не означает, что про них можно забыть до дедлайна. Имея достаточный запас времени на выполнение, мы подходим к решению задач более обдуманно. Что можно включить сюда?

  • имеющие отношение к спорту
  • имеющие отношение к планированию задач и оценке эффективности
  • которые имеют отношение к работе

Квадрант третий. В него входят срочные, но неважные дела. По большей части в этот список вам предстоит поместить проблемы, которые отвлекают вас на пути к достижению поставленных целей. Например, в этот список стоит вписать не нужные вам, но навязанные начальством, встречи и переговоры, которые никак не повлияют на достижение ваших целей. Сюда же можно записать внезапные домашние проблемы, связанные с поломкой бытовой техники и пр.

Квадрант четвертые. В него Эйзенхауэр предлагает записать неважные и несрочные дела. Это задачи, которые не повлекут за собой никакой пользы. Ими предлагается заниматься только в самую последнюю очередь, или не заниматься вовсе. Такие задачи можно сравнить с элементарными пожирателями времени. Так почему бы вообще не исключить эти дела? Эти дела многим кажутся приятными. И время летит незаметно.

Например, в этот список можно отнести следующее:

  • продолжительные разговоры и переписки с друзьями о несущественном
  • соцсети, телевизор, компьютерные игры

Конечно, отдыхать и переключаться должен каждый, но в этом случае, лучше уделить время качественным книгам и фильмам или посвятить пару часов любимому хобби.

Как только вы начнете планировать все свой график, основываясь на матрице Эйзенхауэра, вы сумеете более грамотно распределять свои текущие задачи и освободите больше личного времени. Вы будете меньше чувствовать себя уставшими, а выполнение ежедневных рабочих и бытовых дел будет проходить без лишней спешки. Ежедневная тренировка памяти, внимания и мышления поможет достичь успеха быстрее.

Что важно, а что срочно?

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий.Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

— Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов

— Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность

— Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки

— Важная задача – та, которая влияет на будущее

— Срочность приоритетнее важности;Бывают задачи не срочные и не важные

— Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector