Выписка из графика отпусков

Выписка из графика отпусков

Как правильно сделать выписку из утвержденного графика отпусков: образец и все нюансы оформления

Порой работнику требуются данные об его отпуске. В таком случае может помочь выписка из графика отпусков. Как ее запросить сотруднику, куда она предоставляется, и как ее составить?

В данной статье мы подробно разберем ответы на эти вопросы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Что это за документ и зачем он нужен?

Выписка — это документ, в котором говорится об отпуске конкретного сотрудника. Сам по себе график отдыха целого предприятия очень объемен и громоздок по содержанию. Выписка позволяет из него быстро получить информацию по одному сотруднику.

Кроме того она может потребоваться:

  • Во время суда чтобы доказать свое алиби официальным документом об отсутствии на рабочем месте.
  • Чтобы осуществить перерасчет выплат.
  • Военнослужащим чтобы супруги могли совместить время своего отдыха.
  • Для получения данных в другом подразделении.

Как правило, такой документ запрашивается у начальника самим работником.

Как правильно оформить?

Порядок создания регламентирован Указом ВС СССР, выпущенным в далеком 1983 году: №9779-Х от 4.08.1983 года. Также следует помнить, что официального бланка для выписки также не существует. Составляется она произвольно, либо, если она затрагивает законные права и интересы сотрудника — на официальном бланке организации. Рассмотрим пример, как правильно ее сделать, а ниже вы найдете шаблон и заполненный образец выписки.

На самом верху прописываются данные организации, которые, в принципе, уже должны будут стоять автоматически, если берется бланк предприятия.

Потом ниже по центру указывается исходный документ, из которого была сделана выписка, его дата, номер и наименование. Например, «Выписка из графика отпусков №457 от 10.06.2016«.

Основная часть

В «теле» прописывается:

  1. Название структурного подразделения — «цех по сборке мебели«.
  2. Должность так, как прописано в штатном расписании: «Мастер по сборке корпусной мебели«.
  3. ФИО — Абашев Андрей Викторович.
  4. Табельный номер — 456.
  5. Продолжительность отпуска, указанная в календарных днях в две строчки — 14 и 14.
  6. Плановая дата, когда должен начаться отпуск — 14.02.2017 (первая строчка), и вторая плановая дата, когда сотрудник должен начать отдыхать (вторая строчка) — 15.03.2017.
  7. Фактическая дата начала ставится на первой строчке — 16.02.2017. Во второй строке проставляется прочерк
  8. Далее ставятся примечания так, как указано в графике.

Сколько печатей ставят?

Печати ставят 2:

  • Штамп «Копия верна» для заверения выписки.
  • Печать организации проставляется должностным лицом ниже подписи(смотрите ниже подробности).

Таким образом заверяется выписка, и ей придается юридическая сила.

Кто подписывает?

Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица. Например, председательствующий В.В. Селиверстов.

На основании чего можно сделать?

Ответ на этот вопрос очевиден из названия — на основании утвержденного графика отпусков. Именно оттуда берутся сведения и вносятся в выписку.

Пример запроса

Официальный бланк запроса оформляется произвольно с соблюдением правил деловых переписок в виде заявления с указанием:

  1. Данные начальника, от которого хотят получить сведения.
  2. Информация об отпуске — его месте и дате предоставления.
  3. Сведения куда предоставляется документ.
  4. Дата, подпись.

Приведем пример: «Начальнику отдела по производству корпусной мебели ООО «Весна» Алексину Анатолию Валерьевичу табельный номер №765. Заявление. Прошу предоставить мне выписку из графика отпусков за ноябрь 2015 года для предъявления в ООО «Тритон», где я работаю как совместитель. Ставится дата, подпись».

Заключение

Выписка из графика отпусков — очень полезный документ, который может потребоваться для самых различных целей. Составляется он чаще всего на бланке организации и заверяется должностным лицом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Схема в помощь профессионалу: образец выписки из графика отпусков и все нюансы её оформления

Трудовая деятельность работников на предприятии зачастую сопряжена с необходимостью обращения к информации, содержащейся в локальных нормативных актах.

Они довольно обширны и включают комплексные данные о всех сотрудниках. В случае, когда необходимо получить справку касательно конкретного человека, в том числе по вопросу его отсутствия на рабочем месте ввиду отпуска, целесообразно составить специальную выписку из первоисточника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Что это такое и для чего она нужна?

Информационный фрагмент из ранее утвержденного плана предоставления отпусков – это официальный документ, содержащий сведения о периоде отдыха отдельного работника, который ее запрашивает.

Существует ряд причин, по которым может быть запрошена выписка из графика отпусков. Причины запроса выписки из графика отпусков:

  1. Использование законодательно обоснованной возможности совмещения дней отдыха для человека, являющегося мужем или женой военнослужащего (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ ст. 11; ст. 123 «Трудового кодекса Российской Федерации»).
  2. Предоставление выписки как доказательства при разбирательствах в суде – она позволит установить был ли сотрудник на работе в тот или иной период.
  3. В случае обнаружения ошибок в документации кадровой службы или бухгалтерии и выявления неточностей в начислении суммы отпускных соответствующая часть первоисточника послужит основой для перерасчетов.
  4. Реализация законного права выйти в отпуск на нескольких предприятиях одновременно для тех, кто трудится по совместительству – дни отдыха у этой категории работников совпадают с предоставляемым отпуском на основной работе (ст. 286 «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018).
  5. В служебных целях выписка может понадобиться руководителю одного из подразделений компании, например, для формирования графика отпусков конкретного структурного элемента организации.

В случае внутреннего запроса допустимо не заверять выписку печатями предприятия.

Как правильно оформить?

В ответ на запрос работника необходимо предоставить корректно оформленный документ. Установленных законодательством правил составления выписки из графика отпусков не разработано.

Они базируются на общепринятых требованиях к делопроизводству в организациях, указанных в ГОСТе 6.30-2003, принятом постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003, а также в указе Верховного совета СССР от 04.04.1983 № 9779-Х.

В 2018 году ожидается утверждение ГОСТа Р 7.0.97-2016, в котором будут отражаться конкретные принципы составления выписок из нормативных актов предприятия.

Выписка составляется произвольно или на фирменном бланке компании. Это особенно актуально в случае, когда документ затрагивает законные права и интересы сотрудника. Также данная бумага уже включает полное наименование и основной государственный регистрационный номер компании. Ниже вы увидите образец, как сделать выписку из графика отпусков:

  1. Шапка: по центру записывается первоисточник, из которого была взят информационный фрагмент – «Выписка из графика отпусков №… за … год».
  2. Тело документа. В данной части прописывается:

  • Название подразделения организации.
  • Профессия сотрудника по штатному расписанию.
  • ФИО работника.
  • Табельный номер.
  • Длительность отпуска в календарных днях.
  • Плановая и фактическая даты начала отдыха.
  • Примечания.
  • Должность и ФИО человека, подписавшего исходный акт.
  • Дата утверждения расписания отдыха сотрудников предприятия, а также номер приказа, если график отпусков был составлен на его основе.
  • Пункт «Подпись» вместо живой подписи ответственного лица, утвердившего порядок предоставления отпусков.
  • Пометка «Верно», ФИО, должность и собственноручная подпись человека, составляющего выписку.
  • Дата оформления документа. Указывается число, месяц и год предоставления отпуска.

Сколько печатей ставят на документ и кто его подписывает?

Заверение выписки необходимо для придания ей правовой силы. Выписка признается правильной при наличии:

  • Двух печатей: штамп «Копия верна» и оттиск организации, который проставляется уполномоченным лицом ниже его подписи.
  • Указания ФИО, должности и живой подписи заверителя. Им, например, может выступать руководитель кадровой службы.

На основании чего делается?

Сведения в информационный фрагмент вносятся исключительно из оригинального источника – утвержденного графика отпусков организации (как утверждается график отпусков?). Это один из обязательных нормативных актов, который составляется с помощью формы Т-7 (о составлении документа читайте здесь).

Ее использование предписано постановлением Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1. Однако, она может быть расширена или дополнена исходя из особенностей функционирования компании.

Как правильно сделать запрос?

Для получения бумаги необходимо личное заявление работника, составленное им в свободной форме и завизированное его подписью. Структура запроса выписки:

После получения запроса выписка должна быть оформлена в течение трех рабочих дней, что предписано статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации.

Таким образом, по окончании этого периода в организации могут отклонить запрос о предоставлении данных за предыдущие годы.

Читать еще:  Выдача денежных средств под отчет директору

Итак, составление выписки из графика отпусков – важный момент кадрового делопроизводства. Документ будет обладать юридической силой и пригоден для использования в различных инстанциях лишь при условии его правильного оформления и заверения уполномоченным должностным лицом.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Составляем и утверждаем выписку из графика отпусков: образец правильной записи

Любой документ, оформленный на предприятии, должен быть составлен верно, иначе он не несёт никакой юридической силы.

Ведь как известно, такой важный период как отпуск должен быть записан и утверждён в надлежащем документе и в обязательном порядке, и работнику должен быть представлен лист ознакомления с графиком.

Более подробно о том, как сделать выписку мы расскажем ниже.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Для чего может пригодиться?

График предоставления отпусков – довольно громоздкий документ, который содержит информацию о планируемых отпусках каждого сотрудника предприятия.

Его не стоит копировать ещё и потому, что существует Закон №152-ФЗ, ограничивающий разглашение персональных данных сотрудников третьим лицам.

А вот информация, содержащаяся в графике отпусков, по конкретному сотруднику может понадобиться ему самому:

  • для военнослужащих такая информация нужна для подтверждения дат отпуска, поскольку по статье 121 ТК РФ их супругам предоставляется право совмещать отпуска. Выписка предъявляется по месту работы супругов;
  • для судебных разбирательств, если необходимо доказать отсутствие на рабочем месте;
  • для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы или бухгалтерии;
  • для предоставления на дополнительном месте работы, когда работник трудится где-то ещё в качестве совместителя. По статье 123 ТК РФ отпуск у таких сотрудников следует совмещать с отпуском на основном месте работы. Как правильно оформить отпуск совместителю читайте далее.

Кроме таких случаев, возможен внутренний, служебный запрос на доступ к части документа, касающийся определённого подразделения.

Обычно он поступает со стороны руководителя этого подразделения с целью получения актуальной информации. Если график составлен по подразделениям – достаточно предоставить копию листов и не заверять их печатью предприятия.

Бывают различные ситуации в процессе составления графика отпусков, что может потребовать внесения изменений в документ, как это сделать правильно читайте далее.

Оформляется запрос в произвольной форме, в виде заявления, с указанием подразделения, фамилии, должности, табельного номера заявителя. В случае наличия «двойников» на предприятии, личность должна быть идентифицирована без ошибок.

Ниже представлен пример запроса на выписку из графика отпусков:

  • «Начальнику отдела кадров ООО «Вестерос» инженера-технолога инструментального цеха Ананьева Андрея Николаевича, табельный номер 264 заявление. Прошу выдать выписку из графика отпусков на 2016 год для предъявления в ООО «Кварта», где я работаю по совместительству. Дата. Подпись.».

Порядок оформления выписок

Как сделать выписку из графика отпусков? Основанием для предоставления выписки должен быть личный запрос работника. Порядок оформления документации на предприятии регламентирован Указом Верховного Совета СССР №9779-Х от 4.04.1983 года.

Для выписок используют следующие правила, указывая:

  • полное наименование и коды предприятия или организации;
  • заголовок документа «Выписка из графика отпусков за … год»;
  • перенесённая информация об утверждении руководителем и согласовании профкомом (должность, фамилия, дата подписания, вместо живой подписи – слово «подпись»);
  • данные по запросу.
  • Заверяются выписки так же, как и копии:

    • штамп «Копия верна»;
    • фамилия и должность заверителя, его подпись;
    • печать организации.

    Итак, теперь вы ознакомились с образцом того, как сделать выписку из графика отпусков. Юридическая сила, оформленного таким образом документа, равноценна оригиналу.

    В Указе №9779-Х также указано общее правило: если документ касается законных интересов и прав работника, выдавать его нужно на бланке предприятия.

    Образец выписки из утвержденного графика отпусков:

      структурное подразделение – инструментальный цех;

  • должность согласно штатному расписанию – инженер-технолог;
  • фамилия, имя и отчество – Ананьев Андрей Николаевич;
  • табельный номер — 264;
  • отпуск в календарных днях (продолжительность) 14 и 14 (в две строки);
  • плановая дата начала – 1 февраля 2016 года (в первой строке), 1 августа 2016 года (во второй строке);
  • фактическая дата начала – 1 февраля 2016 года (в первой строке), прочерк (во второй строке);
  • примечание «отпуска ветеранам боевых действий» по статье 16 Федерального закона №5-ФЗ от 12.01.1995.».
  • Исходя из сроков хранения (по приказу Минкультуры РФ №558-В от 25.08.2010 года) по Перечню архивных документов графики отпусков следует хранить на предприятии один год. По истечении этого периода предприятие вправе отказать сотруднику в выдаче выписок за прошлые годы.

    Составление большинства управленческих документов при оформлении отпуска не составляет особой сложности, если составитель знает правила делопроизводства и предмет запроса. Надеемся, этот материал помог вам сориентироваться в вопросе правильно.

    Как сделать выписку из графика отпусков — образец для скачивания и важные тонкости оформления

    График отпуск — это документ, регулирующий последовательность периодов отдыха персонала. Его составление обязательно для всех компаний. Данный бланк содержит даты начала отпусков и их длительности по каждому сотруднику фирмы.

    Возможно оформление выписки из этого документа по письменному запросу работника или представителя руководящего состава организации. Составленный бланк обязательно нужно заверить.

    Для чего нужна?

    Выписка из графика отпусков представляет собой документ, в котором содержится часть изначального документа, интересующая просителя.

    Чаще всего информацию о датах своего ежегодного оплачиваемого отпуска запрашивает работник. Но бывает, что сведения нужны и другим лицам компании.

    Наиболее частые причины запроса выписки работником:

    • предъявление сотрудником по месту совместительства для получения одновременного отдыха по обоим места работы;
    • передача работником по месту военный службы мужа (жены) для реализации права на совместных отпуск;
    • использование в качестве приложения к жалобам различные инстанции на нарушения работодателем трудового права (непредоставление отдыха, невыплата отпускных, досрочный отзыв из отпуска без согласия сотрудника и т.д.).

    Популярные причины оформления выписки из графика для других сотрудников компании:

    • бухгалтер может запросить для перерасчета отпускных в случае переносов, продлений отпуска, неверных вычислений;
    • начальник подразделения можно заказать выписку из графика в отношении своего подразделения, например, для планирования очередности отпуска на будущий год, или для того, чтобы быть в курсе предстоящего отсутствия персонала на работе и правильного планирования рабочего процесса.

    Причины могут быть и другие.

    Главное достоинство выписки в том, что в ней содержится только нужная просителю информация. Это особенно актуально, когда численность персонала велика и полный график отпусков занимает не одну страницу.

    Также оформление такого бланка позволяет выполнить важное правило, касающееся защиты персональных данных сотрудников.

    Как сделать?

    Прежде, чем приступать к формированию документа, следует получить документальное обоснование для его составления.

    Если запрашивает выписку из графика работник для получения сведений о своем ежегодном оплачиваемом отпуске, то необходимо потребовать от него заявления.

    В заявлении сотрудник должен указать:

    • свои ФИО, именно на этого человека будет представлена информация;
    • просьбу на оформление выписки;
    • причину запросу — для чего нужна, куда будет предъявляться;
    • дату составления и подпись.

    Важно! Если выписку запрашивает должностное лицо компании, например, начальник подразделения, то необходимо также от него получить документальное обоснование просьбы.

    Обычно оно принимает форму служебной записки, где высказывает просьба, даются пояснения, какие именно трудящиеся должны быть выбрана, а также приводится обоснование запроса.

    После получения документа специалист, ответственный за ведение, составление графика отпусков и подготовку выписок формирует нужный бланк.

    Как правильно сделать выписку из графика, нигде не закреплено. Ст.62 ТК РФ оговаривает лишь сроки предоставления работнику по заявлению — не позднее трех дней. Что касается внешнего оформления, то никаких категоричных и строгих правил не предусмотрено.

    Это значит, что каждая компания оформляет данный документ в соответствии со своими внутренними правилами.

    При этом нужно обеспечить наличие:

    • подходящее наименование документа;
    • номер, дата и год, на который составлена форма Т-7, переписываются из исходного графика;
    • табличная часть по аналогии с основным бланком, в котором приводятся данные только по запрашиваемым лицам, вся информация полностью переписывается из графика;
    • если в утвержденный график вносились какие-либо изменения в связи с переносом отпускных дней или разделением периода, то эти сведения также включаются в выписку.

    Подготовленный документ нужно заверить надлежащим образом, это придаст ему юридическую силу.

    Как сделать заверение:

    1. На бланке написать слово «Верно», например, в нижней части.
    2. Рядом указать ФИО и должность ответственного лица, составившего документ, поставить подпись.
    3. Указывается дата внесения заверяющей записи.
    4. Поставить печать организации рядом с записью «верно», если печати нет, то ставить ничего не нужно.

    После этого готовую выписку из графика можно передать лицу, которое ее запросило.

    Читать еще:  Проверки Росприроднадзора

    Ниже приведен пример оформления выписки из графика отпусков, сделанной по заявлению работника для предъявления по месту совместительства.

    На основании письменного запроса ответственным лицом может быть составлена выписка из графика, распределяющего очередность ежегодный отпусков персонала.

    В документ включается только запрашиваемая информация, что обеспечивает конфиденциальность информации и обеспечивает защиту персональных данных сотрудников.

    Период предоставления отдыха по графику: как получить выписку?

    График отпусков – локальный нормативный акт, регламентирующий последовательность и длительность предоставления отпусков в рамках какого-либо предприятия. Составление подобного документа – трудовая обязанность руководства любой организации. В нем указывается сводная информация обо всех сотрудниках. И, соответственно, каждый работник имеет право потребовать из него выписку для личного пользования.

    Необходимость составления графика отпусков на предприятии

    Нормативно-правовой основой составления графика является ряд законов и законодательных актов:

    Статья 123 ТК РФ регламентирует очередность оплачиваемых отпусков в ежегодном порядке (с разбивкой по месяцам). В ней указан обязательный характер формирования расписания ежегодного отдыха для всех трудящихся (и сотрудников, и работодателя). Наниматель должен не просто утвердить годовой план трудового отдыха, но и учесть мнение самих работников и профсоюза. Причем сделать это, минимум, за две недели до наступления календарного года (установлено ст. 372 ТК РФ).

    Поскольку Постановление Госкомстата № 1 с 2013 года утратило силу обязательного для коммерческих организаций, использовать описанные в нем формы можно только по усмотрению самого субъекта хозяйствования. Тем не менее, большинство предприятий руководствуются данным постановлением и сегодня, переработав под себя различные формы учета документации:

    • приказы/распоряжения;
    • личные карточки;
    • табели;
    • ведомости;
    • журналы;
    • записки-расчеты;
    • пр.

    График отпусков составляется по форме N Т-7. Является сводной таблицей с графами: ФИО, должность, дата отпуска. Обязательные элементы документа – шапка с реквизитами и подпись начальника отдела кадров. Утверждает график руководитель предприятия.

    Форма N Т-7 допускает внесение изменений по дате трудового отдыха. Основанием является соответствующий документ-заявление, написанный в произвольной форме.

    Назначение выписки из графика

    График отпусков – громоздкая отчетность. И содержит сведения обо всем персонале организации. Случается, что какому-либо трудящемуся необходимо документальное подтверждение сроков его личного трудового отдыха. В таком случае предоставляется выписка из графика.

    Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи бумаг, связанных с работой. Работодатель обязан предоставить работнику необходимые ему свидетельства или их копии. Происходит это не позднее 3-х дней после подачи письменного заявления.

    Перечень причин, по которым сотруднику предприятия может понадобиться справка о длительности отдыха:

    • совместный отпуск обоих супругов, если один из них военнослужащий (ст. 11 ФЗ № 76 «О статусе военнослужащего»);
    • одновременный отпуск сотрудника, работающего в нескольких местах (по совместительству);
    • предоставление подтверждения слов стороны в суде, в случае спора между работодателем и служащим;
    • перерасчет выплат отпускных;
    • служебные цели (для бухгалтера или руководителя).

    По какой бы причине не потребовался документ, оформить ее нужно правильно в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016: форма обращения, способ заверения, его обязательные реквизиты.

    Оформление выписки

    Правильно составленная справка имеет юридическую силу. При этом нет никаких специальных требований к оформлению на законодательном уровне. Если лишь общие рекомендации:

    • основание выдачи – заявление работника;
    • используется фирменный бланк предприятия/фирмы/организации;
    • информация о заявителе дублируется из графика отпусков, данные других сотрудников опускаются;
    • документ должен быть заверен.

    Способ обращения в кадровую службу и основание для выдачи

    Статья 62 ТК РФ четко указывает, что работодатель должен представить своему работнику любые документы, связанные с его работой, после письменного заявления последнего. То есть, никакое устное обращение коллег-сотрудников основанием для выдачи не является. Документальным обоснованием можно считать только письменное заявление.

    Обращение составляется в произвольной форме, может быть написано от руки или напечатано на компьютере. Структура обращения схожа с другими аналогичными заявками:

    • ФИО запрашивающего;
    • Указание должности/подразделения/табельного номера при необходимости (например, если предприятие большое, либо в нем есть полные тезки);
    • временной отрезок, который интересует сотрудника;
    • краткое описание цели запроса (для чего именно нужна справка, куда будет представляться – суд, личное пользование и пр.);
    • дата заявления;
    • подпись работника (от руки).

    Даже если запрашивающее лицо – начальник участка или подразделения, от него также требуется письменное обращение. В таком случае документ будет иметь форму служебной записки, где указывается обоснование запроса.

    После получения заявления кадровик составляет справку. Срок оформления – три рабочих дня (ст.62 ТК РФ).

    При этом закон не запрещает работодателю отреагировать на устное требование от коллеги. И выдать любую справку на этом основании. Но, если этого не происходит, работник не сможет доказать, что его трудовые права нарушены, и наниматель игнорирует правила, изложенные в ст. 62 ТК РФ.

    Обязательные реквизиты

    Поскольку нет особенных требований к выписке графика, этот документ составляется по общим стандартам, прописанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (требования к оформлению документов). Согласно общему правилу, в ней должны быть обязательные реквизиты:

    • название с указанием даты и номера исходящего документа;
    • наименование организации, ее ОГРН;
    • ФИО и должность лица, утвердившего оригинал;
    • дата утверждения;
    • фрагмент сводной таблицы из графика (в той части, которая касается отпуска обратившегося работника);
    • ФИО, должность руководителя отдела кадров, а также слово «подпись» вместо оригинальной, написанной от руки;
    • Пометка «ВЕРНО»;
    • ФИО, должность и роспись сотрудника, который составлял выписку.

    Если бумагу готовил рядовой сотрудник кадровой службы, начальник кадров свою подпись на справке не ставит.

    В середине документа расположена таблица, куда переносятся все данные из графика. В нее входит информация:

    • структурное подразделение;
    • должность;
    • ФИО работника;
    • табельный номер;
    • сведения об отпуске;
    • примечание.

    Если в основном документе есть пометки и замечания, они также переносятся в выписку.

    Все реквизиты должны соответствовать официальным данным организации, именно поэтому выписка составляется на фирменном бланке (в шапке которой указаны общие сведения о компании).

    Состав данных, включаемых в выписку

    Все чаще отдел кадров ссылается на ФЗ № 152 «О персональных данных» в вопросе предоставления информации о трудовом отдыхе другого сотрудника. В этом законе четко не прописано, относятся данные сведения к персональным или нет, поэтому каждая организация отвечает на этот вопрос самостоятельно.

    Чаще всего, заявителю выписываются сведения только о его отпуске, поскольку другие работники не давали разрешения на распространение информации о них (ст. 7 ФЗ № 152).

    В случае если начальник подразделения этой же организации укажет в служебной записке, что ему нужны данные об отпуске нескольких человек, то кадровик такие сведения предоставляет в виде служебной записки.

    Формы и способы заверения документа

    Юридическую силу выписке дает правильное заверение. Для этого кадровик, составляющий бумагу, должен:

    • прописать слово «ВЕРНО» на бланке;
    • проставить свои ФИО, должность и подпись;
    • указать дату составления документа;
    • поставить печать («мокрый» оттиск, если таковая имеется у организации).

    Приведенный пример является приблизительным. Некоторые крупные компании разрабатывают внутренние правила документооборота, включая выписки из каждой формы или бланка. Однако обязательными условиями являются:

    • подача письменного заявления на выдачу справки;
    • обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016);
    • юридически грамотно заверение.

    Порядок работы с графиком отпусков, от составления до практического применения, описан в следующем сюжете.

    График отпусков на 2021 год

    График отпусков — это нормативный документ, в котором заполняется информация о запланированных отпусках работников предприятия (ст. 123 ТК РФ). Каждый год руководитель организации утверждает его.

    Составить и утвердить график отпусков долг каждой организации. Исключение ИП, они могут не составлять его и предоставлять сотрудникам время отпуска по соглашению (ст. 305 ТК РФ). Однако лучше, конечно, пользоваться графиком, чтобы не возникало путаницы с периодами отпусков сотрудников. С ним вы сможете отслеживать отсутствие сотрудников, чтобы не допустить остановку рабочего процесса.

    График отпусков можно составить по унифицированной форме (утв. Пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или по самостоятельно разработанной форме.

    В неё необходимо включить следующую информацию:

    • наименование организации;
    • реквизиты документа (номер, дата и год, на который график составляется);
    • сведения по сотрудникам (ФИО, должность, табельный номер, подразделение при наличии);
    • данные о запланированных отпусках, указав их продолжительность и период отпуска;
    • данные о фактических датах отпуска;
    • данные о переносе отпуска с указанием документа-основания;
    • поле для подписи руководителя.

    Необходимо учитывать мнение профсоюза при составлении графика отпусков, если на предприятии такой имеется (ч. 1 ст. 123 ТК). В унифицированной форме № Т-7 для отметки профсоюза выделена отдельная строка. В ней нужно указать дату и номер согласования профсоюзом. Если строка о согласовании графика отпусков с профсоюзом не заполнена, инспекторы из трудовой инспекции могут придраться к этому при проверке. Поэтому лучше её заполнить, чтобы не возникло лишних вопросов.

    Срок составления графика отпусков на 2021 год

    Работодатель должен утвердить график отпусков за 2 недели до наступления нового календарного года. Такие сроки установлены статьей 123 ТК РФ. В нынешнем году график отпусков нужно составить не позднее 16 декабря 2020 года. По мере необходимости можно вносить изменения в имеющийся график.

    Читать еще:  Облагаются ли страховыми взносами гражданско-правовые договоры

    К примеру, у сотрудника возникли определённые обстоятельства, и он желает изменить дату начала отпуска. Сначала вы оформляете приказ о предоставлении отпуска и переносе его сроков, далее просто вносите эти изменения в график. Создавать новый приказ на утверждение графика ни к чему. Если вы не успели включить изменения в установленные сроки — ничего страшного, просто утвердите график задним числом. Самое главное — успеть всё сделать до проверки инспекторов, чтобы избежать штрафов.

    График отпусков: правила составления

    Для составления графика отпусков необходима информация о пожеланиях сотрудников. Её собирают руководители структурных подразделений согласно приказу директора.

    Законодательно порядок получения этой информации не регулируется, однако, во избежание трудовых споров рекомендую вам собирать данные о планируемых датах отпуска в письменном виде от сотрудников.

    Есть ещё один способ. Вы можете разослать бланк графика по электронной почте всем сотрудникам, они обозначат планируемые дни отпуска и отправят обратно ответным письмом. Такой способ не совсем подойдёт для крупных компаний в целом, но вполне может быть использован в структурных подразделениях. Ведь руководители подразделений наверняка лучше знают, когда и какого сотрудника можно отпустить в отпуск, чтобы были соблюдены интересы работодателя.

    Обращаю ваше внимание, что спешить соглашаться на все пожелания сотрудников не нужно. В первую очередь определите, есть ли те, кто имеет привилегию отдохнуть в любое время.

    В Трудовой кодекс в 2018 году была добавлена новая статья 262.2 (от 11.10.2018 № 360-ФЗ). Она предусматривает, что сотрудники, имеющие трёх и более детей до 12 лет, могут попросить отпуск в любое удобное для них время. Другими словами, многодетные матери и отцы могут уходить в отпуск тогда, когда им захочется. Это означает, что график отпусков в первую очередь должен быть заполнен сотрудниками, которые являются многодетным родителями, а уже потом остальным работникам.

    Я составила для вас наглядную таблицу со списком работников, которые должны/не должны соблюдать график отпусков.

    Кто должен/не должен соблюдать график отпусков

    Только определённые категории сотрудников имеют право взять отпуск вне графика. Для других сотрудников и для работодателя график обязателен. Объясните работнику, что он должен согласовать внеплановый отпуск с руководителем, для этого ему нужно написать соответствующее заявление. Обозначьте ему, что директор имеет право отказать в отпуске вне графика, если он не входит в льготную категорию.

    Призываю вас не брать заявление у сотрудника, если он хочет пойти в отпуск завтра, через день или два. У вас должно быть три календарных дня для выплаты отпускных. Во избежание таких ситуаций, укажите в правилах внутреннего трудового распорядка период, в течение которого сотрудники обязаны предупредить в внеплановом отпуске.

    К примеру, за пять календарных дней. В таком случае вы сможете выплатить своевременно отпускные работнику. Если сотрудник настаивает на отпуске с завтрашнего дня, предложите взять трёхдневный отпуск за свой счёт. Отпустить его в отпуск, но оформить официально только через три дня — не очень хорошая идея. Если с ним в эти дни произойдёт несчастный случай, то это будет считаться производственной травмой.

    Работодатель обязан предоставлять законный перерыв в работе сотрудникам, но без прерывания производственного процесса. Следовательно, если желаемые даты отпусков совпадают у некоторых сотрудников, то руководитель может настоять на смене периода отпуска.

    В график вносят сведения по основным и по дополнительным отпускам, неоплачиваемые отпуска не нужно отражать в нём.

    В Минтруде пояснили, как разделить накопленный за несколько лет отпуск на части (письмо от 24 сентября 2019 г. № 14-2 / ​​OOG-6958). В график отпусков вы включаете отпуск за следующий рабочий год, часть которого должна быть не менее 14 календарных дней. Законом не запрещено указывать в графике отпусков конкретный месяц предполагаемого отпуска, просто потом нужно будет дополнительно согласовать с сотрудником точную дату начала отпуска.

    Неиспользованные дни отпуска за предыдущие периоды сотрудник может приплюсовать отпуску за этот год. Министерство труда советует чрезмерно не дробить отпуск, так как работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить трудоспособность. Объясните сотрудникам позицию Минтруда в части отпуска только на выходные дни. Он приравнивает это к нарушению трудового законодательства (письмо от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).

    Кого включать в график отпусков

    В график отпусков включаются все сотрудники, с которыми на момент утверждения графика действуют трудовые договоры. Даже те, кто написал заявление об увольнении, ведь они имеют право отозвать такое заявление (ч. 4 ст. 80 ТК). Не нужно добавлять в график лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.

    Составляя график отпусков учитывайте право работника на:

    • желание разделить отпуск на части;
    • использовать все неиспользованные дни ежегодного отпуска за предыдущие рабочие годы;
    • взять все неиспользованные дни дополнительного оплачиваемого отпуска.

    График отпусков составляют на всех работников предприятия, в том числе и внешних совместителей (ст. 123 ТК РФ). Таких сотрудников нужно включать в график отпусков в общем порядке (это касается как внешних, так и внутренних совместителей). Поскольку отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, работодателю внешнего совместителя нужна информация о планируемом отпуске в основной организации (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

    Для этого работодатель обращается к сотруднику с просьбой предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы. Также можно направить официальный запрос о получении таких документов к основному работодателю. Вы можете выбрать наиболее удобный для вас способ получения этой информации.

    К сведению: если вам не удалось получить сведения об отпуске с основного места работы, то укажите в графике примерные даты отпуска сотрудника. А в графу «Примечание» графика напишите комментарий, например, «Даты примерные, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе».

    Обращаю ваше внимание, что если продолжительность отпуска совместителя по основной работе больше, чем в вашей компании, то по письменному заявлению совместителя вы должны предоставить ему отпуск за свой счёт соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).

    Для этого сотруднику-совместителю нужно подтвердить длительность отпуска по основному месту работы:

    • соответствующей справкой;
    • выпиской из графика отпусков, заверенной работодателем.

    В утверждённом графике отпусков сотрудникам необходимо расписаться (абз. 9 ч. 2 ст. 22 ТК). Можно дополнить форму № Т-7 графой «Ознакомлен (дата, подпись)».

    Как внести изменения в график отпусков на 2021 год

    В график отпусков, как и в любой другой документ, можно вносить исправления. Вносятся корректировки, если в течение 2021 года изменятся сроки предоставления отпуска, к примеру, из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска. Многие работодатели заполняют графу «фактическая дата отпуска» сразу, как только сотрудник написал заявление, и оформлен приказ. Однако лучше делать такую запись в графике после выхода сотрудника на работу. Вот к примеру, будучи в отпуске сотрудник заболел, ему необходимо перенести часть отпуска, соответственно дата отпуска изменится (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

    Если работник ушёл в отпуск не так, как было запланировано, а фактическая дата начала отдыха уже отмечена в документе, нужно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой «исправленному верить», указать должность внёсшего исправление сотрудника и расписаться. Второго поля для указания фактической даты начала отпуска в форме нет. При большом количестве исправлений лучше оформить чистый экземпляр графика. В утверждённый график принятых в январе сотрудников добавлять не нужно и создавать отдельный график тоже нет необходимости. Им отпуск можно предоставить на основании заявления.

    За график отпусков, утверждённый после 16 декабря, при проверке трудовая инспекция назначит штрафы (ч. 1 ст. 5.27 КоАПР РФ):

    • Для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) — предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
    • Для ИП — штраф 1000-5000 руб. (в случае, если они ведут график отпусков).
    • Для организаций — от 30 000 до 50 000 руб. Такая же сумма штрафа грозит тем, кто не утвердил график отпусков вовсе.

    Подведём итоги

    Законодательством не утверждена и не описана процедура составления графика. В статье я вам привела примерный последовательный порядок действий для его составления, а именно:

    1. сбор данных о планах на отпуск у сотрудников;
    2. обработка информации ответственным лицом;
    3. заполнение формы графика;
    4. согласование с профсоюзной организацией при необходимости;
    5. утверждение графика руководителем;
    6. предоставление графика для ознакомления работникам.

    При составлении графике обратите внимание на производственный календарь на 2021 год. В 2021 году будут перенесены следующие выходные дни:

    • с субботы 2 января на пятницу 5 ноября;
    • с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря;
    • с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля.

    Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

    Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector