Выдача денежных средств под отчет директору

Выдача денежных средств под отчет директору

Подотчетное лицо – директор

Организация является субъектом малого предпринимательства. За несколько лет в подотчете у директора (он же учредитель) накопилось несколько миллионов рублей. Как можно уменьшить подотчет? Какие налоговые последствия возможны в ситуации, когда подотчетное лицо — директор?

Выдача денег под отчет

В настоящее время на территории РФ порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями установлен Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У)), в соответствии с которым наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, могут быть выданы под отчет сотруднику, работающему как на основании трудового договора, так и на основании договора гражданско-правового характера (пп. 5, 6.3 Указания № 3210-У).

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указания № 3210-У). По смыслу приведенной нормы она является императивной, иными словами, установленное данной нормой требование является обязательным для применения и не может быть изменено локальным нормативным актом организации либо учетной политикой. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя.

При этом необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).

Специалисты Минфина России (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610) пояснили, что, поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка сотрудника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Кроме того, компания вправе принять решение о прощении долга подотчетному лицу (ст. 415 ГК РФ).

Отметим, что на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена (в частности, ст. 15.1 КоАП РФ не называет такое нарушение в качестве основания для применения предусмотренных ею мер административной ответственности) (пост. Девятого ААС от 13.05.2013 № 09АП-10884/13, от 31.01.2013 № 09АП-34612/12).

НДФЛ с подотчетного лица

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861, от 27.03.2006 № 28-11/23487).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Президиум ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08) указал, что выданные работнику из кассы под отчет денежные средства до момента утверждения авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. Аналогичный вывод в свое время делал и Минфин России (письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).

Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ), подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ.

При этом при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды исходят из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12) указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно статье 210 Налогового кодекса указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ. Если же документальное подтверждение производственной направленности полученных директором под отчет денежных средств отсутствует, в этом случае, по мнению автора, велик риск переквалификации рассматриваемых сумм в доход, подлежащий обложению НДФЛ (пост. АС УО от 21.10.2015 № Ф09-7527/15, ФАС СЗО от 09.06.2014 № Ф07-3694/2014).

В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга признается доходом физического лица и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Это обусловлено тем, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами 23 и 25 Налогового кодекса (ст. 41 НК РФ). При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению, то есть у физлица возникает экономическая выгода и, соответственно, доход в размере суммы прощенной задолженности.

Страховые взносы подотчетного лица

По мнению специалистов Минтруда России и ФСС России, в случае, если подотчетное лицо не отчиталось в срок, установленный Указаниями № 3210-У, и работодатель принял решение не удерживать сумму задолженности из заработной платы, то такие выплаты рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. При этом если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609; п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250).

Суды в этом вопросе придерживаются иной точки зрения. Так, в одном из дел (пост. ФАС ВВО от 18.07.2013 № Ф01-9880/13 по делу № А43-14173/2012 (определением ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано)) рассматривалась правомерность начисления ПФР страховых взносов на сумму задолженности бывшего работника по выданным ему под отчет денежным средствам. Поскольку работник был уволен, а подотчетные средства не были возвращены и авансовые отчеты не были представлены, ПФР посчитал, что выданные работнику денежные средства являются его доходом, на который организация должна была начислить страховые взносы.

Судьи сочли доводы ПФР необоснованными и поддержали выводы судов первой инстанции (пост. Первого ААС от 11.04.2013 № 01АП-3952/12 по делу № А43-14173/2012) о том, что суммы, полученные под отчет на хозяйственные нужды организации, не соответствуют понятию дохода в смысле, придаваемом указанному понятию законодательством, поэтому они не подлежат учету в качестве базы для начисления страховых взносов. Арбитры подчеркнули, что отсутствие подтверждающих документов о расходовании подотчетных средств или возврате их в кассу организации не свидетельствует о получении работником дохода.

Таким образом, в данной ситуации не исключено, что при проверке правильности исчисления страховых взносов организации будут доначислены страховые взносы на подотчетные суммы, не возвращенные в кассу организации.

В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга, по мнению представителей ФСС России, также подлежит обложению страховыми взносами. Об этом свидетельствует судебная практика (пост. АС ВВО от 25.12.2015 № Ф01-5400/15, АС ПО от 07.05.2015 № Ф06-22902/15, АС УО от 06.04.2015 № Ф09-3743/14, ФАС СЗО от 17.03.2014 № Ф07-819/14). В указанных постановлениях суды поддержали компании и признали, что сумма прощенного долга (речь идет о прощении долга, возникшего из договора займа) не подлежит обложению страховыми взносами.

Если организация освобождает физическое лицо от возврата денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение. В соответствии со статьей 572 Гражданского кодекса по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом. Как указал Президиум ВАС РФ (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 № 104), квалифицирующим признаком дарения является его безвозмездность (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом гражданское законодательство исходит из презумпции возмездности договора (п. 3 ст. 423 ГК РФ). Поэтому прощение долга является дарением только в том случае, если судом будет установлено намерение кредитора освободить должника от обязанности по уплате долга в качестве дара. Следует отметить, что в случае передачи подарка (в том числе в виде денежных сумм) работнику по договору дарения объекта обложения страховыми взносами не возникает (письмо Минтруда России от 22.09.2015 № 17-3/В-473, п. 5 письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Читать еще:  Правила аренды офиса

Ираида Башкирова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Деньги под отчет: алгоритм действий

Екатерина Костакова, эксперт Контур.Школы

Выдавать работнику деньги под отчет можно только на основании его письменного заявления руководителю организации. Исключений для руководителя не предусмотрено — он также получает деньги по заявлению. Иначе — штраф. В статье расскажем, как действовать бухгалтеру

Алгоритм выдачи денег под отчет

Отсутствие задолженности. Сначала нужно проверить, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет суммам. Если за прошлые денежные средства работник не отчитался, то выдавать новые ему нельзя.

Заявление от работника. Если задолженности нет, работник подает на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств. Форма заявления не установлена, поэтому можно писать в произвольной. Рекомендации по написанию заявления рассмотрены подробнее далее в статье.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Расходный кассовый ордер. После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером. Форма ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее кассир проверяет полученный ордер и после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющемго личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром, вносится запись в кассовой книге. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Авансовый отчет. Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Если потрачено меньше: оформляется приходный кассовый ордер, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Использование банковских карт

Денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (Письмо Минфина России № 02-03-10/37209; Письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Для оплаты административно-хозяйственных расходов также можно перечислять деньги на карту, но в этом случае целесообразно сделать следующее:

  • предусмотреть такую возможность в учетной политике;
  • указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;
  • получить заявление от работника с просьбой перечислить средства на карту.

Заявление на выдачу денег под отчет работникам

Заявление на выдачу подотчетных сумм работник может составить в произвольной форме, где должны быть четыре обязательных реквизита (п. 6.3 Указания 3210-У):

  1. Сумма наличных денег, которые работник просит у руководителя.
  2. Срок, на который нужны деньги.
  3. Подпись руководителя организации.
  4. Дата заявления.

На практике документ на выдачу денег под отчет может называться заявление, служебная записка и даже рапорт — это зависит от внутреннего документооборота организации.

Содержание документа может быть следующим: «Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3 000 (Три тысячи) рублей на приобретение картриджа сроком на три рабочих дня». Срок может быть определен конкретной датой: например, до 13 марта 2017 года.

Расчеты с подотчетными лицами — вебинар поможет разобраться с выдачей денег под отчет: перечисление на банковские карты, оформление документов, проводки и пр. Ошибки, которые находят налоговые инспекторы при проверке расчетов с подотчетными лицами.

За работником не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Но допускается наличие непогашенной задолженности организации перед работником по ранее произведенным перерасходам. Проще говоря: допускается кредит счета 71 по расчетам с работником, но не допускается дебет.

Заявление на выдачу денег под отчет директору

Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.

Образец собственноручного написания заявления руководителем:

В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка»
​Заявление

Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3 000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары сроком на три рабочих дня.

10 марта 2017 года генеральный директор Калинин К.М.

Штраф за выдачу денег под отчет с нарушением

За работником на дату получения денег не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Иначе штраф за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ):

  • от 4 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. — для организации.

Такой же штраф грозит, если деньги выдаются без заявления.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Кто вправе получать деньги

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

  • Ф.И.О. лица;
  • регистрационный номер документа;
  • сумма наличных денег;
  • срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму выдавать подотчет

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

Читать еще:  Как заверить копию трудового договора

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Главные правила

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

  • для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

Выдаем денежные средства в подотчет в 2020 году

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2020 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2020 году.

Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2020 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:

Сроки выдачи денежных средств

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Процесс выдачи денег

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

  • оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
  • после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
  • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Деньги ООО: как выдать под отчёт

Справочная / ООО

Деньги ООО: как выдать под отчёт

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Зачем компании выдают деньги под отчёт

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

  • Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
  • Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
  • Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.
  • Кому можно выдать подотчётные деньги
  • Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

  1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.
  2. Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
  3. Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.
  4. Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ООО. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Как выдать деньги под отчёт безналом

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Что, если нет подтверждающих документов

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

  • Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
  • Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на ЕНВД и УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Что, если сотрудник не возвращает деньги

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Как простить подотчётные сотруднику

Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.

Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.

Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Выдача подотчета директору – взыскание убытков

Взыскание убытков с единоличного исполнительного органа. Выдача средств в подотчет. Нецелевое расходование средств директором. Взыскание ущерба с директора.

Генеральный директор несет ответственность за случаи возникновения убытков у общества, если эти убытки возникли в результате его действий или виновного бездействия. Если деньги были выданы исполнительному директору общества под отчет, но не были израсходованы на нужды общества, такая ситуация явно свидетельствует о действиях директора в своем интересе вопреки интересам общества. Взыскание убытков происходит в судебном порядке по отработанному судами механизму доказывания.

Фабула дела:

Генеральный директор компании (истца) за два года вывел из компании в свою пользу более 4 миллионов рублей. Денежные средства сначала проводились с назначением платежа «заработная плата», а затем как выплата в подотчет директору. Часть суммы действительно являлась заработной платой директора за 22 месяца, но это только 176 тысяч рублей. Остальные деньги, согласно показаниям самого директора (ответчика), были потрачены на закупку оборудования.

Вместе с тем, директор не пояснил, зачем обществу оборудование по продольной резке туалетной бумаги, если общество занимается электромонтажными работами, почему стоимость оборудования, приобретенного у посредника, более чем в 30 раз превышает стоимость того же оборудования у производителя.

Само оборудование были учтено на балансе общества, но фактически находилось по другому адресу, общество им не пользовалось. Совокупность обстоятельств, которые не смог пояснить директор, позволила суду сделать вывод о том, что директором были причинены обществу убытки в сумме выданных средств, которую ему необходимо вернуть обществу.

Судебный акт: решение АС Красноярского края от 05.04.2019 № А33-7389/2018

Выводы суда:

1. ЕИО общества несет ответственность за свои действия и бездействие перед обществом. При рассмотрении дел о взыскании убытков с директора принимаются во внимание условия делового оборота, доказанность добросовестности и разумности действий директора.

2. И трудовое и гражданское законодательство предусматривают финансовую ответственность директора в случаях, когда его действия приводят к образованию убытков.

3. Вина в таких спорах отдельно не доказывается, так как предполагается, что если доказаны недобросовестность или неразумность действий ЕИО, то они являются виновными.

4. Противоправность заключается в действиях против интересов общества, наличии личной заинтересованности исполнительного органа в заключении убыточных сделок или при конфликте интересов.

5. Неразумность проявляется в случае, когда директор не использовал при принятии решений всю имеющуюся у него информацию, не предпринял действий к получению дополнительной информации, совершил сделку вопреки внутренним процедурам.

6. Ответчик не доказал факт расходования денежных средств на нужды общества, кроме того, договор купли-продажи оборудования он заключал от своего имени, а не от имени общества.

7. Договор купли-продажи, учетная карточка были оформлены уже в период судебного процесса, когда ответчик узнал о наличии претензий со стороны истца относительно обоснованности вывода средств.

Комментарии:

1) Директор общества, обладая максимально широкими полномочиями в представлении интересов общества, действует от имени общества и в его интересах. Он не может выводить активы из общества, причиняя ущерб компании, ее участникам. Его основной задачей является обеспечение устойчивого развития общества в соответствии с его целями, а не действия в своем интересе.

2) Ошибка директора состояла в том, что при выводе денег он не озаботился обоснованной легендой, не обзавелся документами, которые бы подтверждали его траты. Все документы, включая договор купли-продажи и учетную карточку о принятии обществом оборудования на учет, он оформил только когда получил информацию об обращении истца в суд.

3) Были оформлены только договор купли-продажи, подписанный ответчиком, а не обществом в лице директора, учетная карточка организации, в которой отражено оборудование, поставленное на баланс. Вместе с тем, отсутствуют документы, свидетельствующие о передаче имущества ответчику, о передаче от него оборудования обществу. В отсутствие этих документов доказательств приобретения обществом спорного оборудования нет.

4) Ответчик не спорил с тем, что оборудование не находится в месте нахождения общества. В материалах дела есть письмо, в котором указано, где находится оборудование. Ответчик не привел разумных причин нахождения имущества общества на территории иной организации, хотя мог представить договор аренды части помещения, где установлено оборудование.

На тему взыскания убытков директора смотрите наше видео:

У нас также есть аудиоподкасты. Это выпуски по 2-5 минут. Посвящены одному спору, конфликту или новости. Их можно слушать прямо на нашем сайте, на сайте подкаст-площадки или скачать себе на компьютер, смартфон и пр. Выпуск 1 (о субсидиарной ответственности); Выпуск 2 (оспаривание договора по мотиву злоупотребления правом); Выпуск 3 (расторжение договора по инициативе продавца, что учесть?). Еще пара десятков по ссылке.

Вы не поверите, но для любителей коротких и полезных видео, у нас появились видеоподкасты. Например, видеоподкаст на тему «Номинальный директор как инструмент для скрытого владения бизнеса» можно посмотреть по ссылке.

Обратим внимание, что юридическая фирма «Ветров и партнеры» в 2018 году отмечена отраслевым рейтингом юридических компаний Право.ру-300 в номинации «Арбитражное судопроизводство». Это позволило нам войти в ТОП-50 региональных компаний по всей России в данной номинации.

В случае, если Ваш судебный спор или иной спор, договорная работа или любая другая форма деятельности касается вопросов, рассмотренных в данном или ином нашем материале, рекомендуем проверить и убедиться, что Ваша правовая позиция соответствует последним изменениям практики и законодательству.

Мы будем рады оказать Вам юридическую помощь по поводу минимизации юридических рисков и имеющимся возможностям. Мы постараемся найти решение, подходящее именно для Вас.

Звоните по телефону +7 (383) 310-38-76 или пишите на адрес info@vitvet.com.

Наша юридическая компания оказывает различные юридические услуги в разных городах России (в т.ч. Новосибирск, Томск, Омск, Барнаул, Красноярск, Кемерово, Новокузнецк, Иркутск, Чита, Владивосток, Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Казань, Самара, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Пермь, Воронеж, Саратов, Краснодар, Тольятти, Сочи).

Галина Короткевич, партнер. Люблю кофе, всякие вкусняшки, банкротные дела и корпоративное право. Пишу статьи, ищу интересную информацию и предлагаю способы ее практического использования. Верю, что благодаря качественной юридической аналитике клиенты приходят к юридической фирме, а не наоборот. Согласны? Тогда давайте дружить на Facebook.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector