Путевой лист на месяц

Путевой лист на месяц

Можно ли оформить путевой лист на месяц и другие нюансы заполнения путевых листов

Организация, применяющая ОСН, арендует для руководства компании легковые автомобили. В данном случае транспортными средствами управляют инженерно-технические работники (например, заместители генерального директора). Транспортные средства инженерно-техническим работникам необходимы для поездок на месторождения и по городу. Допустимо ли оформлять путевой лист на месяц? Отметка медика о допуске к управлению транспортным средством должна проставляться ежедневно? Имеются ли налоговые риски при оформлении путевого листа на месяц и отметке медика один раз в месяц? Обязательно ли заполнять оборотную сторону путевого листа с маршрутами и расстоянием?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Путевой лист может выдаваться на срок более одного дня только в случаях, когда сама продолжительность рейса составляет более одного дня. В случае, когда в течение дня водитель производит один или несколько рейсов, путевой лист должен составляться на один день, до начала первого рейса.

Отсутствие в путевом листе сведений о маршруте транспортного средства (таких реквизитов, как «Место отправления», «Место назначения») и пройденном расстоянии может привести к налоговым спорам при подтверждении факта использования автомобиля в производственных (служебных) целях и обосновании расходов, связанных с его использованием в целях налогообложения.

Отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медицинском осмотре само по себе не лишает организацию права на признание в расходах по налогу на прибыль затрат на приобретение ГСМ.

Обоснование позиции:

Путевой лист является первичным документом для учета использования ГСМ, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение ГСМ (письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

Кроме того, путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — УАТ). Часть 2 ст. 6 УАТ запрещает перевозить пассажиров и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство.

Неприменение или неправильное заполнение путевого листа может послужить причиной привлечения налогоплательщика к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Периодичность составления путевых листов

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (Порядок и Приказ N 152). Приказ применяется в том числе юридическими лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили.

Положения о сроке действия путевого листа приведены в п. 10 Приказа N 152. До 01.03.2019 редакция данной нормы выглядела следующим образом: «Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца».
Приказом Минтранса России от 21.12.2018 N 467 (далее — Приказ N 467) в Приказ N 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2019. В частности, исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен:

до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня, или

до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

При этом касаемо возможности составления путевого листа в целом на месяц при условии выполнения рейсов каждый день мнения контролирующих органов и судов всегда носили противоречивый характер.

С одной стороны, существовала позиция, что путевой лист выдается только на один день или смену. Например, в письме от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС Минтранс России указал, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Следовательно, путевой лист может выдаваться на срок более одного дня и вплоть до месяца только в тех случаях, когда водитель направляется в длительные рейсы, не предполагающие его ежедневного возвращения к месту постоянной стоянки. Смотрите также письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, постановления АС Волго-Вятского округа от 27.11.2017 N Ф01-5193/17, АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/16.

С другой стороны, высказывалась позиция, что путевой лист нетранспортной компании может быть оформлен на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (смотрите, например, письмо Минфина РФ от 30.11.2012 N 03-03-07/51). Путевые листы составляются с такой частотой, чтобы по ним можно было судить об обоснованности расходов. Если оформление путевого листа на неделю (месяц, квартал) позволяет организовать учет времени работы транспорта и водителя, расхода ГСМ, то составленный с такой периодичностью путевой лист может подтверждать расходы при налогообложении прибыли. Смотрите по этому поводу письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, постановления АС Северо-Западного округа от 19.05.2017 N Ф07-2695/17, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 N Ф04-3922/13, ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 N А56-10236/2007, ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282.

Официальных разъяснений по вопросу периодичности оформления путевых листов в настоящее время нам, к сожалению, обнаружить не удалось. Из буквального прочтения формулировок Приказа N 467 следует, что путевой лист может выдаваться на срок более одного дня только в случаях, когда сама продолжительность рейса составляет более одного дня. В случае, когда в течение дня водитель производит один или несколько рейсов, путевой лист должен составляться на один день, до начала первого рейса.

Отметка о предрейсовом медосмотре

К обязательным реквизитам путевого листа отнесены дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (пп. 2 п. 7 раздела II Порядка). Поэтому отсутствие в путевом листе отметки о прохождении медицинского осмотра формально может говорить о несоответствии путевого листа требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Напомним, что на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

В то же время расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Отметка о прохождении медосмотра по своей сути не является реквизитом, без которого налогоплательщик не сможет определить производственную направленность расхода и его размер для отражения в налоговом учете. Приказ N 152 издан во исполнение требований УАТ, а это означает, что он не распространяется на нетранспортные организации. Более того, для целей налогообложения расходы на ГСМ можно подтвердить и любыми другими документами в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ.

Судебная практика по рассматриваемому вопросу свидетельствует о том, что факт отсутствия в путевом листе отметки о медосмотре не влияет на обоснованность и величину расходов на ГСМ, учитываемых в целях налогообложения прибыли. При отсутствии признаков недобросовестности налогоплательщика и доказательств формальности представленных им документов суды отклоняют доводы налоговых органов о нарушениях в заполнении отдельных реквизитов путевых листов.

В частности, в постановлении АС Поволжского округа от 30.11.2015 N Ф06-3408/2015 по делу N А55-30093/2014 судьи указали: само по себе отсутствие в путевых листах даты предрейсового медицинского осмотра водителя и расшифровок подписей диспетчера (механика) на разрешение выезда транспортного средства не может являться достаточным основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль и отказа в вычете по НДС при том, что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования и свидетельствуют об их соответствии положениям ст. 169, 171, 172, 252 НК РФ. Аналогичная правовая позиция изложена в следующих судебных актах:

постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 N А53-26379/2010;

постановление ФАС Московского округа от 10.08.2009 N КА-А40/7253-09;

Читать еще:  Запись в трудовой книжке о смене должности

постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.09.2008 N 17АП-5572/08, где прямо указано, что отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре не лишает организацию права на признание в расходах по налогу на прибыль затрат на приобретение ГСМ, и др.

Вместе с тем, если существуют другие свидетельства фиктивности транспортных расходов, отсутствие отметки о предрейсовом осмотре в путевом листе может быть дополнительным подтверждением нереальности операции по приобретению ГСМ (смотрите, например, постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.12.2012 N А63-9056/2012, решение Арбитражного суда Ставропольского края от 28.09.2012 N А63-9056/2012).

Сведения о маршруте

Сведения о маршруте (пунктах отправления и назначения) транспортного средства в число обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в путевом листе, Приказом N 152 не включены. Эти сведения являются дополнительными реквизитами путевого листа, которые водитель вносит во время смены.

Между тем при отсутствии в путевых листах указанных сведений, на наш взгляд, могут возникнуть проблемы с подтверждением факта использования арендованного (или собственного) автотранспортного средства в рамках деятельности организации. Информация о месте отправления и месте назначения по своей сути является информацией, указывающей на производственный характер использования автомобиля (поездка в банк, на переговоры к контрагенту и т.п.). Отсутствие таких реквизитов в путевом листе фактически приводит к тому, что подтвердить экономическую обоснованность затрат, в том числе в целях налогообложения прибыли (ст. 252 НК РФ), организация не сможет. Смотрите также письма контролирующих органов (Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253) и судебную практику (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 N Ф04-1869/12).

Поэтому для подтверждения экономической обоснованности расходов на ГСМ целесообразно, чтобы в путевом листе была запись не «поездки по городу», а прослеживался конкретный маршрут следования, включающий все пункты назначения. При этом детализация маршрута должна быть достаточной, чтобы надежно обосновать расходы. Однако детализация маршрута движения с указанием до каждого дома или улицы, по которым двигался автомобиль из пункта отправления в место назначения, на наш взгляд, является излишней.

Таким образом, информация о месте отправления и месте назначения в путевом листе должна указывать на производственный характер использования автомобиля (как принадлежащего самой организации, так и арендованном).
В то же время отметим, что для подтверждения произведенных расходов налогоплательщик вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, при составлении которых могут использоваться, например, данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

10 января 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как оформлять путевые листы по новым правилам

С 1 марта 2019 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений. Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.

Сроки оформления путевых листов

Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.

Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.

Отметки о медосмотре

Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью. Сокращение до инициалов не было разрешено.

Показания одометра

Как было: допускали два способа заверить показания одометра: штамп или подпись сотрудника. Теперь подпись стала обязательна. Также одними из обязательных реквизитов были наряду с показаниями одометра на момент выезда машины со стоянки, были и показания к моменту возвращения. Хотя сейчас они уже не относятся к обязательным реквизитам, но их по-прежнему стоит вносить.

Ответственность за нарушения

Таблица 1. Штрафы за недочеты в путевых листах

В чем недочет

Кто вправе оштрафовать

Размер штрафа

на компанию

на гендиректора

на водителя

Как упростить ведение путевых листов

Что проверить еще

К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.

Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ. Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива. Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день. А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС.

С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.

Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.

Путевой лист 2019

Путевой лист предназначен для учета и контроля за работой автотранспортных средств, а также за работой водителей . Также путевой лист необходим для подтверждения расходов организации на приобретение горюче-смазочных материалов (п. 14 ст. 2 закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ, п. 1 ст. 252, п.1 пп. 11 ст. 264 НК РФ).

Путевой лист на месяц (образец 2019)

Однако, начиная с 1 января 2013 года, организации могут самостоятельно разработать форму путевого листа с указанием в нем всех обязательных реквизитов, закрепив форму путевого листа в своей учетной политике (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Если же организация решит использовать унифицированные формы путевых листов, то их придется доработать с учетом требований к обязательным реквизитам путевого листа, утвержденных Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. В частности, путевой лист легкового автомобиля (типовая межотраслевая форма № 3) вообще не содержит графы о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах водителя. Доработанную форму путевого листа также необходимо будет закрепить в учетной политике компании.

Оформлять путевые листы нужно с учетом последний изменений, внесенных в порядок заполнения путевых листов Приказами Минтранса от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476.

Подробнее о бланках путевых листов читайте в консультации «Путевые листы: бланки в 2018-2019 годах» .

Журнал учета путевых листов (2018-2019), а также унифицированные путевые листы (бланки) скачать можно здесь.

В этой консультации остановимся на заполнении путевых листов, выданных на месяц, путевых листов для ИП, а также приведем образец заполнения путевого листа, который не вызовет нареканий со стороны проверяющих.

Путевой лист на месяц

Путевой лист может быть оформлен на срок более одного дня, но не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152). Но нужно помнить, что в путевом листе обязательны отметки о предрейсовых техническом контроле автомобиля и медосмотре водителя (п. 16 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н; п. 8 Порядка, утв. Приказом Минтранса от 06.04.2017 № 141). Предрейсовый контроль делается до выезда машины с места постоянной стоянки, а предсменный (предрейсовый) медосмотр – перед началом рабочего дня (смены, рейса).

Читать еще:  Штрафы Росприроднадзора

То есть бланк путевого листа на месяц компании разрабатывают самостоятельно с указанием в нем всех обязательных реквизитов согласно п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 с учетом изменений, внесенных Приказами Минтранса от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476:

– наименование и номер документа (например: «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист грузового автомобиля» и т.п.)

– срок действия документа (период на который выдан путевой лист);

– данные о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя, адрес, телефон);

– данные о транспортном средстве (тип, модель, государственный регистрационный знак, показания одометра (километраж) при выезде с объекта и при возвращении обратно, дата и время выезда и возвращения);

– данные о водителе (ФИО, дата и время проведения медицинского осмотра перед рейсом и после рейса).

Путевой лист на месяц (образец 2019) – скачать можно здесь.

Путевой лист для ИП

Для индивидуальных предпринимателей Приказом Минтранса России от 30.06.2000 № 68 были утверждены отдельные формы путевых листов. Однако, начиная с 21 октября 2008 года, данный Приказ утратил силу, в связи с изданием Минтрансом РФ Приказа от 18.09.2008 № 152.

В настоящий момент при оформлении путевых листов предприниматели, так же как и организации, должны руководствоваться Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 с учетом изменений внесенных Приказами Минтранса от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476.

Инструкция: заполняем путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля — это отдельный вид первичной подтверждающей документации. Его должны оформлять все организации, эксплуатирующие транспортные средства. Если документ заполнить неправильно, налоговая не признает его законным.

Для чего нужен путевой лист

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.

Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка обязательна. А если сотрудник добирается до основного места работы на личной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи не идет.

Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:

  • фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
  • регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
  • определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
  • подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
  • позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.

Простыми словами, путевой лист заполняют не только чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка используется для порядка в организации: чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Учитывайте изменения

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать собственные, которые раскрывают все необходимые сведения. Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2020 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Но придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

Законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. Документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае его признают ничтожным и не примут к учету.

Обязательные реквизиты путевого листа

Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ и пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов разрешает принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:

  • наименование первички: «Путевой лист»;
  • дата составления бумаги;
  • наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
  • содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
  • величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
  • наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Но этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля недостаточно. Перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.

Так, приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые необходимо раскрыть при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:

Можно ли оформить путевой лист на месяц?

На основании изменений, действующих с 01.03.2019, можно предположить, что ответ на поставленный вопрос является отрицательным. Однако Минтранс убедил, что это не так. Поясним подробнее.

В Письме от 04.04.2019 No Д3‑514‑ПГ министерство разъяснило, каким образом понимать внесенные им в Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 No 152, изменения, в том числе в части периодичности оформления путевых листов. Речь идет о новшествах в исполнении Приказа Минтранса РФ от 21.12.2018 No 467, действующих с 01.03.2019. В частности, по новым правилам оформляется путевой лист:

– или до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя ТС превышает продолжительность смены (рабочего дня);
– или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель ТС совершает один или несколько рейсов.

Таким образом, действующая редакция Приказа Минтранса РФ No 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день и на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. Данное обстоятельство можно расценить как основание для невозможности оформления путевого листа на один день или срок, не превышающий один месяц, как было предусмотрено документом ранее. Однако Минтранс успокоил, что это не так.

В действующей редакции Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов срок действия путевого листа не регламентирован. Однако п.4 документа по‑прежнему содержит такие разъяснения:

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Поэтому путевой лист все же может быть оформлен на период, превышающий один день, что и подтвердил Минтранс.

Читать еще:  Показатели KPI в розничной торговле

Итак, оформление путевого листа заключается в создании нового путевого листа либо в проставлении в уже созданном путевом листе следующих обязательных реквизитов:

– показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее – парковка);
– дата и время выезда ТС с парковки и его заезда на парковку;
– дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность контроля предусмотрена законодательством РФ);
– дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Обратите внимание
Оформление путевого листа посредством проставления в уже созданном путевом листе перечисленных обязательных реквизитов возможно при условии сохранения остальных его реквизитов неизменными.

Также отметим еще одно разъяснение Минтранса, связанное с оформлением путевого листа на несколько водителей.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом. В связи с этим Приказом Минтранса РФ No 152 не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей. Но в таком случае должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медосмотр, в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства.

Путевой лист на месяц – образец

Путевой лист – это документ, который предоставляет право водителю на управление служебным ТС, подтвердит факт работы водителя по конкретному маршруту, а также позволит произвести расчет затрат на оплату труда водителя и затрат на использование горючего и амортизации по ТС, списываемые на себестоимость и тем самым снижающим базу налогообложения. Этот документ имеет форму, принятую на законодательном уровне, для разных ТС автомобилей и работ, но 01.01.2013 г. коммерческие организации вправе не применять такие формы и сформировать бланк самостоятельно, который должен быть закреплен документально на уровне организации или ИП.

Рассмотрим возможность применения путевого листа в течение месяца и как его оформить.

Нормативное регулирование использования путевых листов

Основание для оформления путевого листа

Путевые листы обязательны к использованию, потому что они являются подтверждением для того, что водитель использует ТС в целях профессиональной деятельности на законных основаниях и фактическое документально подтвержденное признание расходов для цели налогообложения. На каждый вид ТС предусмотрены разные формы путевого листа. Даже при том условии, что организации и ИП вправе разработать свою форму путевого листа (кроме транспортных компаний), порядок его ведения и требования к оформлению остается в соответствии с законами о путевых листах. Так, можно выделить такие формы путевых листов:

Все выданные путевые листы регистрируются выдающей их организацией в специальном журнале учета движения путевых листов – N 8.

Помимо путевого листа у водителя должна быть в наличии товарно-транспортная накладная – N 1-Т для подтверждения законности перемещения перевозимого груза.

Сроки действия путевого листа

Путевые листы выписываются ежедневно на каждое ТС, причем при использовании ТС разными водителями, их может быть выписано на 1 день и несколько – на каждого. Но максимальный срок, на который можно оформить такой документ – 1 месяц, что допустимо на законодательном уровне. Этот срок рассчитан на дальние перевозки, занимающие по времени больше 1 дня, которые могут осуществляться любыми видами ТС в компаниях независимо от вида деятельности и ее организационной формы.

Обязательная информация путевого листа

Приказом Минтранса №152 отражаются реквизиты, которые обязательны к заполнению, т.е. должны присутствовать на самостоятельно разработанных путевых листах. Так, в листе должны быть отражены такие реквизиты:

номер – по журналу учета

срок – в зависимости от времени, дальности и вида работы

госзнак ТС и прицепа

дату и время выезда и въезда

дату и время ТО

дата и время медосмотра

При условии, что водитель-ИП использует свое ТС, путевой лист подтвердит затраты ГСМ.

Согласно статье 3 Федерального закона N 9196-ФЗ одним из основных принципов обеспечения безопасности дорожного движения является приоритет жизни и здоровья граждан, участвующих в дорожном движении, над экономическими результатами хозяйственной деятельности.

Заместитель директора департамента государственной политики в области автомобильного и городского пассажирского транспорта Минтранса В.В. Луговенко

Заполнение путевого листа

Путевой лист – это первичный документ, обосновывающий понесенные затраты в ходе деятельности компании или ИП, т.е. они должны заполняться верно. С 01.01.2013 г. коммерческие организации вправе разрабатывать свои формы документов, которые утверждаются приказом руководителя. Приказом Минтранса России №152 сформулированы основные правила ведения документации по ТС:

  • каждое ТС должно иметь документы на перевозку
  • оформляться минимум на 1 день, максимум на 1 месяц
  • если в течение рабочего дня на ТС работают несколько водителей, то каждому водителю можно оформить отдельный путевой лист
  • нумеруются в хронологическом порядке
  • указывает тип ТС (легковой, грузовой автомобиль, троллейбус и т.д.)

отражаются дата и время:

  • пробега ТС (и при выезде, и при въезде)
  • медосмотров водителя
  • технического контроля ТС
  • путевые листы на ТС регистрируются в журнале регистрации
  • хранению подлежат не менее 5 лет (75 лет для опасных производств)

Важно! Путевой лист считается недействительным, если заполнены не все перечисленные реквизиты

Отражение срока действия путевого листа

Транспортные компании должны применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78. Не во всех унифицированных формах путевых листов есть графа срок действия, а только дата выдачи, но предусмотрены разделы по заданиям водителям, где можно указать даты с конкретными часами прибытия и убытия, например, для легкового автомобиля, но если такое ТС не занимается перевозками, то можно разработать собственную форму этого документа. В самостоятельно разработанной форме путевого листа, которая должна быть утверждена приказом руководителя компании, предусматривается не дата выдачи, а срок действия документа и другие вышеперечисленные реквизиты. При этом для цели списания ГСМ на затраты должны быть отражены показания одометра.

Так, на ТС компании, не занимающейся перевозками, может быть выдан путевой лист сроком более 1 дня (до 1 месяца).

Для компаний-перевозчиков также можно оформить путевой лист на срок более 1 дня, но реально это не может быть 1 месяц, на это должна быть оформлена командировка. В путевом листе для этих целей предусмотрены разделы, отражающие задания водителю и разделы для подтверждения выполнения этих заданий.

Ошибка при необходимости оформления путевого листа

ПДД РФ предусматривают, что водитель ТС обязан иметь и по требованию сотрудников полиции передавать для проверки путевой лист, лицензию и документы на груз. Лицензированию подлежат такие виды перевозок:

  • пассажиров легковым автотранспортом
  • пассажиров автотранспортом более 8 человек
  • грузов автотранспортом свыше 3,5 тонны

Ошибка по выписке путевого листа перевозчиками

Предприятия, основное направление деятельности которых являются перевозки (грузов, пассажиров), обязаны выписывать путевой лист ежедневно, кроме длительных перевозок. При длительных перевозках можно оформить такой документ на срок более 1 дня и не более 1 месяца. А организации, направление деятельности которых не является перевозки могут не заполнять путевой лист на каждую поездку, а оформить документ сразу до 1 месяца.

Читайте также:

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: ИП, осуществляющие перевозки, могут иметь в собственности несколько автомобилей. Обязательно ли перерегистрировать эти ТС на ИП?

Ответ: Статус ИП не подразделяет имущество гражданина и того же ИП. Таким образом, ИП вправе использовать свое имущество и в предпринимательской деятельности, и в личных целях. Регистрация ТС в собственности ИП осуществляется в порядке, как и на физ. лиц (не ИП). Так, перерегистрации ТС, принадлежащих физ. лицу, для предпринимательства, не требуется.

Вопрос №2: Нужно ли оформлять путевой лист на руководителя организации, если ТС используется, числящееся на балансе?

Ответ: Руководитель также обязан соблюдать требования по использованию ТС организации, то есть путевой лист оформить нужно обязательно, но его допускается оформить на срок до 1 месяца. Даже для руководителя ТС для служебных целей нужно иметь соответствующие документы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector