Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику в 2018 году

В этой статье будет раскрыта информация о том, кто выдает и порядок выдачи справки по форме 2-НДФЛ, когда работник вправе ее получить, что происходит, если сотрудник уже давно не работает в данной организации, каковы сроки предоставления, а также какие особенные случаи существуют и изменения, произошедшие в порядке оформления в 2018 году.

Кто выдает?

Справка по форме 2-НДФЛ содержит информацию о начисленной заработной плате работнику, а также вычетах и удержаниях из нее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ, принятого Государственной Думой 19 июля 2000 года, сведения о доходах и удержанных из них суммах оформляется и выдается налоговым агентом по требованию физического лица.

В случае с работником налоговым агентом выступает работодатель, который удерживает из начисленной зарплаты налоги и перечисляет их в государственный бюджет.

Если же речь идет об индивидуальном предпринимателе, который не вправе выдавать самому себе такого рода сведения, то тут форма 2-НДФЛ заменяется формой 3-НДФЛ, которая известна всем, как налоговая декларация.

Когда сведения о полученных доходах и удержанных с них выплат необходимы безработному человеку, он может получить справку по прежнему месту работы либо в центре содействия занятости, где подтвердят получение пособия по безработице.

Пенсионеры могут запросить такую информацию в Пенсионном фонде. Здесь следует учитывать, что пенсии, выплачиваемые государством, не облагаются налогом.

Когда сотрудник может получить справку?

В соответствии с действующим фискальным законодательством справка 2-НДФЛ оформляется на каждого работника в течение календарного года. Все собранные на служащих организации бланки необходимо предоставить в налоговую инспекцию в целях отчетности не позднее конца апреля года, следующего за отчетным.

Что касается служащих, то они могут потребовать предоставление справки неограниченное число раз и в любое время.

Потребоваться такая информация согласно установленной форме может в следующих случаях:

  • для того, чтобы получить кредит либо оформить ипотеку;
  • при заполнении налоговой декларации;
  • при оформлении на новом месте работы;
  • при подаче документов на получение пенсии и пособия по безработице;
  • для получения материальной помощи от государства;
  • при оформлении визы и ряде других ситуаций.

В данном случае работодатель не вправе отказать служащему в оформлении такого документа, только если он необходим за последние 4 года, так как подобную информацию фискальный орган хранит в течение 4 лет. Если необходимы сведения за более продолжительный срок, то подготовить их становится несколько проблематично.

Оформление документа занимает не более 3 дней после того, как соответствующее заявление было подано со стороны работающего по найму. При этом справка может быть подготовлена в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу.

Также справка по форме 2-НДФЛ в обязательном порядке выдается работнику предприятия или организации при увольнении.

Если сотрудник уже не работает?

Вполне закономерен вопрос о том, каким образом следует поступить, если сотрудник уже не числится в штате организации. Если предприятие функционирует на текущий момент и со дня увольнения прошло не более 4 лет, то бывший сотрудник вправе обратиться с заявлением о предоставлении такой справки, написав заявление в произвольной форме. Если же юридическое лицо прекратило свою деятельность и запись о нем отсутствует в реестрах, то существует несколько вариантов оформить документ.

В случае первого варианта, нынешний работодатель может направить запрос в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд. Обязательно должна быть указана причина, по которой возникла необходимость в запрашиваемых сведениях.

Помимо того, можно создать личный кабинет на официальном сайте федеральной фискальной службы и самостоятельно просмотреть сведения об НДФЛ. Подобная возможность стала доступной для российских граждан с 2014 года.

Если работодатель отказывается выдавать справку?

В соответствии с действующим налоговым законодательством, выдавать справку по форме 2-НДФЛ обязан каждый работодатель. Однако бывают случаи, когда он отказывает в ее оформлении.

Первое, что может сделать в сложившейся ситуации сотрудник, это обратиться с письменной жалобой в трудовую инспекцию. В этом случае работодателю грозят штрафные санкции.

В случае, если с момента отказа в выдаче указанной справки прошло более 3 месяцев, сотрудник организации может обратиться в суд с иском. В результате, по решению суда налоговый агент все же будет обязан в принудительном порядке оформить требуемый документ.

Суду очень трудно будет принять решение в пользу истца, если тот обратился с запросом намного позже после окончательного расчета либо отсутствуют доказательства, подтверждающие, что работник на самом деле потребовал такой документ еще на момент работы на данном предприятии.

В некоторых случаях работодатель имеет формальное право отказать сотруднику в удовлетворении требований, когда запрашиваемый в заявлении период превышает 4 года.

Сроки предоставления

Если говорить о сроках предоставления или сроках действия такой справки, то законодательством они не предусмотрены. Таким образом, получая подобный документ, работник может его использовать в той или иной ситуации спустя даже месяцы и годы.

Тем не менее финансово-кредитные учреждения, например, могут самостоятельно установить срок действительности подобного документа.

Практика показывает, что сотрудники не злоупотребляют правом получить справку по форме 2-НДФЛ, а бухгалтерская служба в течение часа оформляет ее по устному требованию работника.

Особенные случаи

Бывают особенные ситуации, когда осуществляется выдача справки о доходах. Это может быть случай, например, с военнослужащими. Эта категория граждан получает такой документ от Единого расчетного центра Министерства обороны РФ, так как в данной ситуации в качестве работодателя выступает государство.

Если случилось так, что на протяжении отчетного периода военнослужащий получал зарплату от нескольких подразделений одной и той же организации, то форма справки в такой ситуации будет несколько отличаться.

Помимо того, может сложиться ситуация, когда нынешний работодатель затребовал такой документ от работника с предшествующего места. Это необходимо для того, чтобы оформить налоговый вычет, произвести начисление по больничным листам и начислить отпускные.

Что нового в порядке оформления справки в 2018 году?

Что касается изменений, произошедших в порядке оформления справки 2-НДФЛ в 2018 году, то тут, в первую очередь, необходимо отметить, что в бланке документа появились новые графы, включая форму реорганизации и ИНН реорганизованной компании. Ответственность за заполнение новых строк лежит на организации, являющейся правопреемником.

Также из образца справки были исключены такие строки, как адрес места жительства сотрудника и код страны проживания.

Заключение

Сотрудники компаний имеют полное право, данное им российским законодательством, на получение справки 2-НДФЛ в любое время и в неограниченных количествах. Самое главное, чтобы как сотрудники, так и работодатели, знали об имеющихся у них правах и обязанностях.

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

В Налоговом и Трудовом кодексах Российской Федерации прописан порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику. Этот документ содержит информацию об уровне заработной платы сотрудника, вычетах и удержаниях. Справка может понадобиться в различных случаях: от оформления кредита до получения визы, при этом сотрудник не обязан сообщать причину оформления справки.

2-НДФЛ выдается налоговым агентом (работодателем или государством) физическому лицу (сотруднику). При этом работодатель может и не быть юридическим лицом, но все равно обязан выдать работнику требуемую справку, которая будет иметь юридическое значение, равноценное справке, выданной юридическим лицом. Подробное описание налоговых агентов составлено в ст. 230 НК РФ.

Основание для выдачи – заявление сотрудника. Образец его не установлен, форма может быть произвольной, в некоторых случаях достаточно и устного заявления.

В письменном варианте сотрудник указывает верную информацию о себе и период, за который нужна справка, в годах.

Когда сотрудник может получить справку?

Для отчетности в ИФНС документы готовятся в течение отчетного календарного года на всех сотрудников, которые получали заработную плату, и сдаются в конце апреля года, следующего за отчетным. Сотрудник же (физическое лицо) может потребовать справку о доходах практически в любое время и неограниченное количество раз в течение работы в организации.

Работодатель (налоговый агент) не имеет права отказать в оформлении документа, если срок, за который требуется справка, не превышает четырех лет, поскольку информация в налоговом органе сохраняется за четыре года. Выдать работнику справку 2-НДФЛ за больший срок проблематично.

Сам документ готовится в течение трех дней после получения заявления, при необходимости справка может быть выдана в нескольких экземплярах, имеющих равную юридическую силу (ст. 62 ТК РФ). Справка по форме 2-НДФЛ также выдается сотруднику при увольнении, в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ.

Особые случаи

Военнослужащие получают справку 2-НДФЛ в Едином расчетном центре Министерства обороны РФ, поскольку в этом случае работодатель – государство. Это возможно, поскольку контракт о военной службе технически заключается между военнослужащим и государством.

Если сотрудник в течение отчетного периода получал заработную плату в нескольких подразделениях одной и той же компании, то образец справки отличается, форма заполняется согласно рекомендациям, данным в письме Министерства финансов РФ № 03-02-08/28888.

Если сотрудник уже не работает

Порядок предоставления справки бывшему сотруднику следующий. Если предприятие не ликвидировано и с момента увольнения прошло меньше четырех лет, то сотрудник может обратиться с письменным заявлением в свободной форме. Если ликвидированного предприятия больше не существует в реестрах, то есть несколько способов все-таки оформить и выдать нужный документ.

В первом случае новый налоговый агент (работодатель) запрашивает информацию в местных отделениях ПФР и ИФНС. В запросе обязательно должны быть указаны причины, по которым справка необходима. Есть также возможность физическому лицу (сотруднику) самому просмотреть информацию об НДФЛ в «Личном кабинете» на официальном сайте ФНС России. Эта возможность реализована с 2014 года, функционал сайта постоянно совершенствуется и становится все более удобным для пользования. Решение вопросов онлайн позволяет в некоторых случаях экономить время.

Читать еще:  Ликвидация ООО через оффшор

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

Кто должен предоставлять справку 2-НДФЛ работнику? Каков порядок выдачи справки 2-НДФЛ? Этим вопросам будет посвящена данная статья.

Кто должен предоставлять справку 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ – это документ, где содержится следующая информация:

  • источник дохода;
  • размер заработной платы;
  • объём удержанных налогов.

Данные сведения предоставляются в отношении следующих категорий граждан:

  • работники;
  • подрядчики;
  • граждане, получающие дивиденды.

Работодатель или налоговый агент обязан оформлять персональные справки 2-НДФЛ.

Кому необходимо предоставлять справку 2-НДФЛ?

Cправка 2-НДФЛ будет содержит сведения о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц за налоговый период.

Налоговый агент предоставляет в ИФНС справки 2-НДФЛ в следующие сроки:

Помимо ИФНС налоговый агент или работодатель обязан предоставлять справку 2-НДФЛ работнику по его письменному запросу.

Для чего необходима справка 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ необходима ИФНС. Из данного документа налоговые органы получают следующие сведения:

  • размер заработной платы работника;
  • налоговые вычеты;
  • удержания, которые были произведены у работника.

Помимо ИФНС, куда справку 2-НДФЛ предоставляет работодатель или налоговый агент, данный документ может быть запрошен у налогоплательщика в следующих случаях:

  • оплаты учёбы;
  • оплаты лечения;
  • покупки лекарственных препаратов;
  • покупки недвижимости.

Во всех случаях форма справки 2-НДФЛ является неизменной, особенностей заполнения справки в зависимости от ситуации нет.

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

В соответствии со ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога.

Срок предоставления справки 2-НДФЛ регулируется ст. 62 ТК РФ и составляет не более 3 дней со дня предоставления письменного заявления работника.

Бывают случаи, когда работнику требуется справка 2-НДФЛ за предыдущие годы – работодатель обязан её предоставить. Не установлен срок давности, определяющий ограничение выдачи справки.

Итак, для того, чтобы получить справку 2-НДФЛ:

Действия работника в случае отказа работодателя в выдаче справки 2-НДФЛ

В некоторых случаях работодатель отказывается предоставлять работнику по его письменному заявлению справку 2-НДФЛ. Вероятнее всего причина кроется в наличии налоговых или административных правонарушений. В данном случае рекомендуется направить заявление о предоставлении справки 2-НДФЛ заказным письмом с уведомлением в адрес работодателя и при отсутствии справки обратиться в трудовую инспекцию.

Следует помнить, что непредоставление работодателем справки 2-НДФЛ по письменному заявлению работника относится к нарушению трудового законодательства и влечёт за собой административные санкции (ст.5.27 КоАП РФ):

В случае, если обратившийся гражданин не является действующим работником предприятия – в отношении данного случая действие ст. 5.27 КоАП РФ не распространяется, но вступает в силу ст. 5.39 КоАП РФ. Согласно ст. 5.39 КоАП РФ неправомерный отказ в предоставлении гражданину информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Как получить справку 2-НДФЛ в случае ликвидации организации?

В случае ликвидации организации работнику не удастся получить справку 2-НДФЛ у бывшего работодателя.

В соответствии с законодательством РФ есть возможность получить справку 2-НДФЛ следующим образом:

Как индивидуальному предпринимателю предоставить справку 2-НДФЛ?

Индивидуальный предприниматель в случае выплаты дохода, подлежащего обложением НДФЛ, наряду с организациями обязан предоставлять справку 2-НДФЛ как в ИФНС, так и лично физическому лицу.

Законодательством не предусмотрена определённая форма справки 2-НДФЛ, предназначенная для ИП в случае подтверждения собственного дохода. Индивидуальный предприниматель имеет право составить справку 2-НДФЛ, т.к. производит исчисление и уплату налога в бюджет. При этом ИП может подтвердить свой доход предоставлением копии налоговой декларации или иных документов, содержащих сведения о получении дохода.

Как получить справку 2-НДФЛ в случае задержки заработной платы?

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных настоящим пунктом.

Таким образом, до выплаты заработной платы НДФЛ не удерживается, но начисляется. Исчисление НДФЛ не означает его уплату и, соответственно, данный доход не может фигурировать в справке 2-НДФЛ.

Как получить справку 2-НДФЛ людям, находящимся на пенсии или безработным?

Безработные, состоящие на учёте в Центре занятости населения, могут получить справку о доходах обратившись с письменным заявлением непосредственно в Центр занятости.

В случае, если гражданин не работал, не состоял на учёте в качестве безработного в Центре занятости населения – на получение справки о доходах рассчитывать не стоит по одной простой причине – доход отсутствовал и, соответственно, НДФЛ не исчислялся и не уплачивался.

Граждане, получающие государственные пенсии, не могут претендовать на получение справки 2-НДФЛ, т.к. пенсионные пособия не облагаются НДФЛ.

Вопросы и ответы

  1. Мы предоставили в ИФНС и работнику справку 2-НДФЛ. При проверке обнаружились ошибки, о чём мы уведомили налоговые органы, отправив корректировочную справку. Есть ли необходимость в предоставлении новой справки работнику?

Ответ: Да, в случае обнаружения ошибки в справке 2-НДФЛ необходимо предоставить работнику новую справку, где ошибки устранены.

2. Я получал доход, но нигде его не фиксировал. Как мне быть, чтобы получить справку 2-НДФЛ?

Ответ: В данном случае Вам необходимо заполнить форму 3-НДФЛ, самостоятельно исчислить и уплатить НДФЛ. Налоговая декларация будет тем документом, который подтвердит Ваш доход и уплаченный налог.

2-НДФЛ: все правила и образец заполнения

Недавно прошла новость, что 2-НДФЛ отменят. Но, как оказалось, чиновники пока к этому не готовы. Ловите справочник по этой форме.

Бланк справки 2-НДФЛ на 2019 год — это документ, который должен быть под рукой у каждого бухгалтера. В первую очередь он необходим, чтобы отчитаться по итогам года перед yалоговой службой. Кроме того, его используют для выдачи сотрудникам, которые просят сведения о выплаченной заработной плате и перечисленном подоходном налоге.

Что изменилось

С 01.01.2019 внесены изменения, которые придется учитывать всем работодателям, ИП и организациям, выплачивающим доход физическим лицам. На основании Приказа ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, форма будет не одна, а две. Одна из них используется для сдачи отчетности в ИФНС, а вторая — для выдачи обратившимся физическим лицам. Как уточняют представители Налоговой службы, образец заполнения формы справки 2-НДФЛ в 2019 году содержит некоторые ненужные для обычных граждан пункты. Что касается формы для ИФНС, то в нем почти все важное и нужное, поэтому основная часть структуры сохраняется.

Отметим, что оба документа будут называться одинаково — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Но чтобы бухгалтеры не запутались, вносится небольшая корректировка:

  • отчет, который организации и ИП должны направлять в налоговые органы, в названии имеет сокращение «форма 2 НДФЛ» и официальный номер в классификаторе налоговых документов — КНД 1151078;
  • документ, который выдается физлицу, когда оно обращается на основании ст. 230 НК РФ, ни сокращений, ни номеров в КНД не имеет.

Поскольку назначение справок разное, они имеют различную структуру и порядок заполнения. И в Приказе ФНС об этом прямо заявлено. В форму, которую работодатели должны выдавать сотрудникам (приложение номер 5 Приказа ФНС), внесены минимальные изменения. В частности, из нее исключили строку о признаке, номере корректировки и коде ИФНС и реквизиты уведомления о предоставлении вычета. С нового года документ выглядит так:

Что касается отчета, который сдается в ИФНС с 2019 года, то в нем чуть больше изменений. Справка состоит из вводной части, двух разделов и одного приложения. В действовавшей ранее форме 2-НДФЛ было 5 разделов. Кроме того, налоговики удалили поля для указания ИНН физлиц и оставили только одно поле для уточнения вида уведомления, подтверждающего право на один из налоговых вычетов.

Отметим, что если вы заполняете отчеты для налоговиков в электронном виде и передаете их в ФНС через операторов, то особых изменений не заметите. Посредники обещают, что своевременно обновляют форматы, которые используют налоговые агенты при передаче данных о доходах и суммах подоходного налога физлиц. Что касается справок для работников, а такие обращения — не редкость, то необходимо использовать уже новые формы, чтобы не нарушать требования Налогового кодекса РФ.

Обращаем внимание, что с 01.01.2019 утратили силу:

  • Приказ ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485 и Приказ Федеральной налоговой службы от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@, которыми утвержден ныне рабочий вариант документа и порядок его заполнения;
  • Приказ ФНС РФ от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576 и Приказ Федеральной налоговой службы от 08.12.2014 № ММВ-7-11/617@, в которых описаны правила, как подавать сведения на электронных и бумажных носителях и через операторов телекоммуникационных каналов связи.

Для подачи информации в Налоговую инспекцию Москвы, Санкт-Петербурга или другого региона воспользуйтесь нашими формами. Для доступа к ним регистрация или иные дополнительные действия не понадобятся: вся информация для читателей бесплатная. Заполнять документы в формате word, excel или каком другом, решать вам.

Образец заполнения в 2019 году

  1. В общих сведениях все довольно просто: ИНН, КПП, наименование организации или ИП, отчетный год, код ИФНС, код реорганизации и ИНН, КПП реорганизованной организации, код ОКТМО, телефон.
  2. Номер справки — это порядковый номер направленной в отчетном периоде формы.
  3. Признак (1, 2, 3, 4) — указывают в зависимости от оснований сдачи документа.
  4. Номер корректировки: 00 — первичная, 99 — аннулирующая. Все остальные от 01 до 98 — корректирующие отчеты.
  5. Данные о налогоплательщиках указывают из имеющихся у налогового агента документов.
  6. В разделе «Ставка налога» необходимо указать процент, по которому удержан НДФЛ. На сегодняшний день существуют три ставки: 13, 30 и 35%. Наиболее распространена ставка 13%. Применяется она для работников, имеющих статус резидента РФ.
  7. Сведения о суммах дохода и рассчитанном, удержанном налоге берут за весь отчетный период.
  8. Коды вычетов проставляются с учетом Приказа ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. В нашем случае — код 126, поскольку у работника есть ребенок.
  9. Код вида уведомления (при условии, что выдано уведомление):
  10. цифру 1 ставят, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на имущественный вычет;
  11. цифру 2, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на социальный вычет;
  12. цифру 3, если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение подоходного налога на фиксированные авансовые платежи.
  13. Приложение заполняется по месяцам, в которых выплачивался доход или предоставлялся вычет. Отличий от действующего порядка заполнения этого документа нет.
Читать еще:  Признание договора оферты недействительным

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

Назначение справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ — это часть налоговой отчетности. В соответствии с требованиями Налогового кодекса ее нужно сдавать в инспекцию по месту регистрации за каждый отчетный период по каждому сотруднику. Такие правила зафиксированы в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ. В документе указывается объем дохода работника за налоговый период, а также размер налоговых удержаний.

Данная справка не только нужна для непосредственной отчетности перед налоговыми органами, но и может быть запрошена сотрудником, получающим доход у данного работодателя. Для этого сотруднику требуется написать заявление и указать период времени, за который нужно представить данные о заработной плате и подоходном налоге. Такие нормы зафиксированы в п. 3 ст. 230 НК РФ.

Эта необходимость может возникнуть в разных случаях. Так, справка 2-НДФЛ представляется в кредитное учреждение при оформлении крупных кредитов, например, ипотеки. Некоторые визовые центры и посольства могут запросить у гражданина такой документ для подтверждения платежеспособности туриста и выдачи ему визы. Кроме того, «подоходная» справка потребуется сотруднику для подтверждения дохода, если он в середине года устроился на работу и хочет получить вычет на ребенка.

Как бухгалтеру представить стандартный налоговый вычет и не ошибиться в расчетах, разобрано в готовом решении от «КонсультантПлюс». Оформите бесплатный онлайн-доступ для просмотра всех заинтересовавших вас материалов.

Порядок выдачи справки достаточно прост, но сложности могут возникнуть, если процесс ее оформления в компании не урегулирован. При этом трудности будут испытывать не только сами бухгалтеры, формирующие 2-НДФЛ, но и сотрудники, запрашивающие такой документ. Для организации это может быть существенной проблемой, т. к. «подоходная» справка — один из самых часто запрашиваемых сотрудниками у работодателя документов

Регламентация процесса выдачи справки 2-НДФЛ сотруднику

Для организации правильного порядка выдачи справки 2-НДФЛ работнику бухгалтерии следует подготовить соответствующий регламент. Он поможет не только самим учетчикам, но и сотрудникам, запрашивающим документ. В регламенте необходимо прописать этапы оформления справки, указать ответственных лиц и оговорить сроки ее подготовки. Данную инструкцию лучше включить в пакет документов, с которыми знакомится сотрудник при устройстве на работу.

Еще один важный нюанс, который нужно зафиксировать по процессу подготовки: кто выдает 2-НДФЛ. Как правило, это бухгалтерия предприятия или кадровая служба. Все это позволит минимизировать количество вопросов от новых работников и поможет им быстрее сориентироваться в бухгалтерских особенностях работы в новой компании.

Сам документ, описывающий, как выдается справка 2-НДФЛ работнику, должен быть утвержден руководством компании и главным бухгалтером. Нелишним будет подготовить лист ознакомления, в котором сотрудники указывают Ф. И. О. и ставят подпись после того, как изучат данные правила. Этот документ можно назвать соответствующим образом: «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику».

Сроки выдачи сотрудникам справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ — срок выдачи которой строго регламентирован — выдается работникам в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ. Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента получения запроса от сотрудника.

На практике бухгалтерии предприятий выдают такие документы прямо в день запроса. Максимум — на следующие сутки. Этот период также можно зафиксировать в регламенте о порядке выдачи. В нем можно указать минимальный и максимальный период, отводимый на подготовку. Например, может быть использована формулировка: «Сроки выдачи справок 2-НДФЛ сотрудникам с даты подачи заявления:

  • минимальный — 1 день;
  • максимальный — 3 дня.

Кто выдает справку 2-НДФЛ

Отметим, что сроки выдачи справки не зависят от того, работает человек в компании или уже уволился. Если действующий или бывший сотрудник оформил правильный запрос, то справку нужно выдать в те сроки, которые утверждены нормативными актами. Иначе компании не избежать проблем с проверяющими органами. Особенно актуально это в случае, когда бывший работник по каким-то причинам обижен на бывшего работодателя, а значит, он не упустит возможности сообщить проверяющим органам о нарушении сроков выдачи «подоходной» справки.

Что касается сроков ее действия, то российскими законами о труде никакие нормативы не установлены. По своей сути 2-НДФЛ является бессрочной. Все потому, что сведения об уже начисленных доходах физического лица неизменны и исправлению не подлежат. Хотя исправления возможны, но только в случае обнаружения ошибки, о чем мы расскажем ниже.

Чтобы уложиться в сроки выдачи справки 2-НДФЛ работнику, компания должна заранее определиться с исполнителями такой задачи. Чаще всего документ готовит бухгалтер, ведущий расчеты с персоналом. В крупных организациях часть бухгалтерского функционала может быть переложена на кадровую службу или HR-отдел.

Во избежание просрочек в представлении справки и конфликтов между подразделениями такой функционал нужно включить в должностную инструкцию исполнителя. В ней фиксируются обязанности по выдаче справки, которые в том числе могут быть основой для его KPI.

Основные этапы подготовки справки 2-НДФЛ к выдаче

Для того чтобы вы могли вовремя выдать правильную справку, предлагаем вам стандартный набор этапов, которым необходимо следовать для подготовки формы 2-НДФЛ.

Этап 1. Запрос сотрудника

Первое, с чем придется столкнуться бухгалтеру или кадровику, выдающему такие документы, — это запрос сотрудника. Скорее всего, это будет устная просьба, без какого-либо уточнения о периоде и назначении справки 2-НДФЛ. В некоторых компаниях такие просьбы могут отправляться по электронной почте.

Этап 2. Оформление заявления

В этом случае сотруднику необходимо предложить форму для формирования запроса на справку. Лучше, если ему также будет показан образец для заполнения, чтобы он сразу мог сориентироваться и правильно составить такое заявление.

О порядке оформления заявления на выдачу справки 2-НДФЛ читайте здесь.

Этап 3. Сбор данных

После получения оформленного запроса бухгалтер готовит данные для составления справки. При наличии автоматизированных систем учета собрать такую информацию не составит труда. Как правило, в программах ведется персонализированный учет во всех разрезах, который позволяет нажатием пары кнопок сформировать нужный документ. Если же автоматизированная система учета отсутствует, то исполнителю придется потратить больше времени на сбор данных.

Этап 4. Подготовка справки

Как только данные будут подготовлены и сверены, необходимо распечатать справку и подписать ее. Проставлять печать на справке не требуется.

Выдача и исправления в справке 2-НДФЛ

Выдача справки сотруднику должна осуществляться в строго утвержденные сроки, о которых мы говорили выше, во избежание проблем с трудовой инспекцией. И подготовить желательно сразу пару экземпляров 2-НДФЛ, даже если сотрудник об этом не просил. Это позволит сэкономить время, если вдруг окажется, что нужны были два экземпляра справки. Такая необходимость возникает очень часто, т. к. при сдаче документа по требованию сотрудник в большинстве случаев оставляет второй экземпляр справки себе.

Передачу документа на руки работнику следует зафиксировать в журнале выдачи справки. Пример его заполнения мы рассмотрим ниже. Главное, чтобы в таком реестре были графы: п/п, Ф. И. О. сотрудника, должность, структурное подразделение (отдел), дата и номер справки, ее название и расписка сотрудника в получении. Также можно добавить поле «Комментарий», в котором при необходимости можно делать отметки о том или ином выданном документе.

Если в справке допущена ошибка, то она должна быть обязательно исправлена. Уточненные данные необходимо подать в налоговую инспекцию по месту учета. Если неправильная справка уже выдана сотруднику, то его необходимо проинформировать о наличии ошибки.

Чаще всего бухгалтерские исправления несущественны для физического лица. Например, в случае, когда документ передавался в посольство для получения визы. Если же неточность существенна, то справку придется переделать.

Состав справки 2-НДФЛ

Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ утверждены сразу два вида справок о доходах физического лица. Первый — из приложения 1 к приказу — предназначен для представления справок в налоговую службу. Второй вид — из приложения 5 — необходим для выдачи работникам. Поскольку нас интересует справка для выдачи работнику, мы рассмотрим более подробно форму из приложения 5. Она содержит в себе следующие разделы:

  • данные о налоговом агенте;
  • данные о физическом лице — получателе дохода;
  • доходы, облагаемые по ставке;
  • стандартные, социальные и имущественные вычеты;
  • общие суммы дохода и налога.

Как оформить 2-НДФЛ для налоговой службы, читайте в готовом решении от К+. Получите для этого бесплатный пробный доступ к системе.

Рассмотрим каждый из разделов подробнее.

Раздел «Данные о налоговом агенте» включает в себя поля: код по ОКТМО, телефон, ИНН и КПП компании, название налогового агента с указанием правовой формы. При наличии — форма реорганизации (ликвидации) с кодом, а также ИНН и КПП реорганизованного предприятия.

Следующий раздел «Данные о физическом лице — получателе дохода». Здесь указывается ИНН в Российской Федерации гражданина, запросившего справку, а также ИНН в стране жительства, если такой имеется. Обязательным реквизитом является фамилия, имя и отчество сотрудника в полном формате. Также нужно указать статус налогоплательщика, его дату рождения и гражданство с помощью кода. Далее прописывается документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это паспорт, его серия и номер.

Читать еще:  Взыскание задолженности по договору подряда

Суммовые блоки справки 2-НДФЛ

В блоке «Доходы, облагаемые по ставке» проставляется ставка налогообложения. В разделе «Стандартные, социальные и имущественные вычеты» вписываются коды и суммы вычетов. Тут же делаются специальные отметки: «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» с указанием номера, даты и кода ИФНС.

В пункте «Общие суммы дохода и налога» нужно указать общую сумму дохода, налоговую базу, исчисленную сумму налога, удержанную и перечисленную, а также размер фиксированных авансовых платежей.

Справка заверяется подписью налогового агента.

Журнал, образец справки: как заполнить правильно

Ниже рассмотрим примеры заполнения самой справки и журнала ее выдачи.

По письменному заявлению организация должна не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего запроса выдать гражданину выписку из трудовой книжки либо ее заверенную копию, а также копии документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, также должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно. Именно в эту категорию попадает справка 2-НДФЛ, о чем должен помнить каждый бухгалтер.

В журнале выдачи справок и прочей документации отражаются факты выдачи:

  • справок 2-НДФЛ;
  • копий приказов о приеме на работу и переводах;
  • копий приказа об увольнении с работы;
  • выписок из трудовых книжек;
  • справок о заработной плате;
  • данных о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, а также выписок из отчетности, касающейся персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздел 3 ЕРСВ и т. д.);
  • справок о периоде работы у данного работодателя либо выписки из электронной трудовой по форме СТД-Р и др.

Журнал выдачи справок составляется в хронологическом порядке, для более достоверного учета может прошнуровываться — для этого делаются сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Помните, что работодатель несет ответственность не только за правильность представляемых данных и актуальность формы документа, но и за срок предоставления справки 2-НДФЛ работнику. В случае его нарушения работник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, сообщив о том, что справка не была выдана в установленный срок. В этом случае высока вероятность появления проверяющих из данного ведомства на территории работодателя и тщательная проверка документации.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДФЛ».

Справка 2-НДФЛ

Практически с каждого вида доходов удерживается и уплачивается НДФЛ. В отношении работников эту обязанность исполняет руководство предприятий и учреждений. По итогам календарного года все сведения об удержанных и перечисленных налогах отражаются в справке 2-НДФЛ, а получить ее может каждый гражданин. В нашей статье рассмотрим, как заполняется данный бланк, и каким образом можно его получить.

Что такое справка 2-НДФЛ?

Обязанность по удержанию налогов у трудоустроенных граждан возложена на налоговых агентов, которыми выступают работодатели. Индивидуальные предприниматели самостоятельно декларируют свои поступления и заработки, а также рассчитывают сумму налоговых обязательств (для этого заполняется декларационный бланк 3-НДФЛ).

Сведения обо всех налоговых удержаниях и перечислениях включаются в бланк справки 2-НДФЛ. Данная форма применяется в 2018 году и утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

В справке 2-НДФЛ отражаются все виды доходов, полученных у налогового агента, с указанием соответствующего кода.

Как заполнить справку 2-НДФЛ?

Заполнение справки осуществляется на основании устного или письменного обращения работника, в том числе уволенного из организации. Фактически этим занимаются сотрудники бухгалтерии или финансового отдела, а подписывает ее выдавшее лицо (как правило, подпись ставит главный бухгалтер).

Заполнение и выдача справки 2-НДФЛ происходит по следующим правилам:

  • для руководства предприятия установлена обязанность сообщать каждому сотруднику об удержанных налогах за прошедший календарный период, это нужно сделать до 1 апреля следующего года;
  • работник, в том числе уволенный с предприятия, имеет право в любой момент обратиться повторно за получением формы, ее должны выдать не позднее трех дней с даты подачи заявления;
  • закон не ограничивает количество выданных справок.

Справка выдается на безвозмездной основе, граждане не должны платить за ее оформление даже при повторном обращении.

Как правило, заполнение осуществляется с использованием специализированного программного обеспечения (например, системы 1С). Поскольку бланк утвержден Приказом ФНС, заполнить документ можно и ручным способом, однако такой вариант применяется обычно предпринимателями.

Сведения об удержанных и уплаченных налогах передаются и в ИФНС. Для этого используются письменные и электронные формы. Если на предприятии работает более 25 человек, вся информация предоставляется только в электронной форме. За несвоевременное представление указанных данных должностные лица работодателя могут привлекаться к ответственности по ст. 126 НК РФ — им грозит штраф в сумме 200 рублей за каждый бланк, поданный с несоблюдением сроков.

Образец заполнения справки о доходах

Справка 2-НДФЛ в 2017 году заполняется по следующим правилам. В пункте 1 указывается:

  • дата составления документа;
  • заполняется графа «признак» с указанием кода 1 (общий порядок) или 2 (специальный порядок по п. 5 ст. 226 НК РФ);
  • графа «номер корректировки» может содержать следующие коды — 00 (первичный документ), 01, 02 и т.д. (последующий номер корректировки), 99 (при аннулировании ранее выданного бланка);
  • сведения о работодателе — ИНН/КПП, код ИФНС, наименование предприятия или ИП, ОКТМО.

Пункт 2 содержит сведения о гражданине, в отношении которого выдан документ:

  • личные данные — фамилия, имя, отчество, дата рождения;
  • ИНН;
  • статус налогоплательщика — 1 (налоговые резиденты РФ), 2 (нерезиденты), 3 (иностранцы, принятые на работу как ВКС), 5 (для лиц со статусом беженца), 6 (для граждан иностранного государства, работающего на основании патента);
  • код гражданства (например, код для россиян — 643);
  • паспортные реквизиты — код документа (21), серия и номер;
  • адрес регистрации по месту жительства.

Ключевое значение имеет указание суммы налога, удержанного из заработка сотрудника за предыдущий год. Эти сведения, а также код дохода, заполняются в разделе 3 справки 3-НДФЛ.

При заполнении справки о доходах, нужно внимательно проверить все данные. Любая ошибка может привести к претензиям со стороны налоговой инспекции.

Разделом 4 предусмотрено заполнение данные о налоговых вычетах, предоставленных гражданину в предыдущем году. В 2017-2018 годах действуют стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные вычеты. Работодатель заполняет код вычета, а также его сумму.

В разделе 5 указывается информация о начисленных, удержанных и фактически перечисленных суммах НДФЛ. Для этого заполняются самостоятельные графы по каждой ставке (стандартная составляет 13%, а максимальное значение составляет 35%). Итоговая сумма налога рассчитывается путем вычитания суммы налоговых вычетов из совокупного размера доходов (налоговой базы) и умножения ее на ставку.

На справке проставляется подпись лица, выдавшего бланк, его должность. Также ставится печать предприятия (для ИП это не обязательно).

Код документа

Распределение сумм удержанных налогов указывается в справке 2-НДФЛ путем использования различных кодов налогооблагаемого дохода. На 2017-2018 год законодательством предусмотрены следующие коды:

  • 2000 — выплаты гражданину по трудовому договору;
  • 2010 — вознаграждение за работу по гражданско-правовому договору;
  • 2012 — начисление выплат при уходе в отпуск (отпускные);
  • 2300 — выплаты, связанные с предоставлением больничного листа;
  • 4800 — иные виды выплат сотруднику, не подпадающие под перечисленные выше коды.

Обязанность указывать правильные коды в справке 2-НДФЛ возложена на налогового агента, т.е. на работодателя.

Размер выплаченных доходов фиксируется в рублях и копейках, что позволяет проверить точность заполнения данных с фактически удержанными суммами. Для учета вычетов, предусмотренных НК РФ, заполняются графы «код вычета» и «сумма вычета». Нужно учитывать, что совокупный размер предоставленных налоговых вычетов не должен превышать размер доходов за календарный год.

Что изменилось в форме 2-НДФЛ: новая форма

Последние изменения были внесены в 2016 году. В частности, новая форма справки 2-НДФЛ предусматривает следующие изменения и дополнения:

  • в пункте 1.3 вместо кода ОКАТО указывает показатель ОКТМО, отражающий территориальный признак;
  • в пункте 2 допускается возможность указать ИНН для сотрудника с иностранным гражданством;
  • в разделе 4 необходимо указывать номер и дату уведомления на получение социального налогового вычета;
  • к ранее установленным видам добавлен новый налоговый вычет — инвестиционный;
  • в разделе 5 введено новое поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» и предусмотрена возможность заполнить данные уведомления для уменьшения суммы налоговых обязательств на размер указанных платежей.

Сам бланк остался неизменным, дополнения внесены только в отдельные графы и пункты.

Справка 2-НДФЛ: зачем она нужна физлицам?

Вы не обязаны указывать цели ее выдачи. Более того, работодатель обязан известить каждого сотрудника о сумме удержанных и перечисленных налогов, в том числе в виде указанной справки.

Выделим наиболее распространенные случаи применения бланка 2-НФДЛ:

  • подтверждение доходов при подаче заявки на кредит — как правило, банк требует не только справку за предыдущий календарный год, но и за фактически отработанное время в текущем году;
  • заполнение декларационной формы 3-НДФЛ, которая дает возможность получить часть удержанной суммы в виде имущественного вычета (например, при покупке недвижимости можно вернуть до 13% от суммы фактически уплаченных налогов);
  • расчет выплаты по беременности и родам, если необходимо учесть доходы по предыдущему месту жительства;
  • проверка правильности начисления доходов и удержания НДФЛ — в бланке указан совокупный размер доходов и налоговых удержаний, сотрудник может сравнить их с фактическим размером заработка по расчетным ведомостям.

Справка не имеет срока давности, поскольку выдается по итогам завершенного календарного года.

В большинстве случаев требуется представить справку со «свежей датой», поскольку информация о полученных доходах и удержанных налогах может корректироваться работодателем.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector