Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
  2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
  3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

  • название документа(с обозначением сути);
  • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  • наименование предприятия;
  • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

  • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
  • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.
Читать еще:  Форма 2-НДФЛ при закрытии ИП

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

[1] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 25.03.2013).

[2] Часть 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).

[3] Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

[4] Часть 4 ст. 91 ТК РФ.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 5, 2019.

Инструкция: составляем приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки — это обязательный документ кадрового делопроизводства. Он необходим и при переходе на электронные трудкнижки в 2020 году.

Ответственный: необходимость и приказ о назначении

Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом. Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице.

Предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

При повторном нарушении — от 30 000 до 50 000 рублей или дисквалификация до 3 лет (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).

Предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

При повторном нарушении ИП — от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).

При повторном нарушении в организации — от 100 000 до 200 000 рублей (ч. 23 ст. 19.5 КоАП).

Кого назначить

Законодательство не определяет отдельных требований для ответственных работников. Назначают их такими способами:

  • на основную работу или по совместительству;
  • оформляется совмещение функций к должности, существующей в штатном расписании (за доплату) (ст. 60 ТК);
  • через возложение обязанностей на работника (ст. 60 ТК).

Для оформления кадровика достаточно официального распоряжения, обязанности уже предусмотрены его должностной инструкцией. А вот для бухгалтера, например, придется вносить поправки в его должностную инструкцию.

Как правильно составить приказ

Унифицированного бланка нет, документ составляется в произвольной форме.

Шаг 1. Оформите на бланке организации. При его отсутствии в верхней части укажите основные реквизиты: название, место расположения, регистрационные коды.

Шаг 2. Проставьте дату, порядковый номер и место оформления. Напишите название — «Приказ». На следующей строке — повод-содержание «О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

Шаг 3. В вводной части сделайте ссылку на нормативно-правовой акт, регулирующий содержание, — п. 45 правил ведения ТК (постановление правительства РФ № 225 в ред. от 25.03.2013).

Шаг 4. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения руководителя:

  • назначение уполномоченного сотрудника — укажите должность, основание для введения полномочий (например, ссылку на пункт договора найма или должностной инструкции);
  • назначение сотрудника на время отсутствия ответственного — укажите должность и условия исполнения (например, форму и размер денежной компенсации);
  • напишите, кто осуществляет контроль за исполнением.

Шаг 5. Внесите место для подписи руководителя.

Шаг 6. Перечислите сотрудников, которые упомянуты в тексте, — они поставят подпись после ознакомления с содержанием.

На что следует обратить внимание:

  • в содержании, при необходимости, предусмотрите ответственных по всей организации в целом и по отдельным структурным подразделениям;
  • правила работы, детальный перечень обязанностей уполномоченного не прописывайте. Они есть в договоре найма, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (например, в положении о ведении и хранении ТК).

Вот так выглядит образец приказа о ведении трудовых книжек и назначении ответственного:

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей

специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765

ПРИКАЗ № 45-ЛС

О назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу ТК

Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003,

  1. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину, а в ее отсутствие менеджера по персоналу С.С. Смирнову ответственными за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников.
  2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А.А. Александрову.

Директор: Иванов И.И.С

С приказом ознакомлены: Александрова А.А.

А вот образец распоряжения о переходе на электронные книжки и подачу сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Основное содержание — назначается ответственное лицо и определяются новые функции работника в связи с исполнением ФЗ-439 от 16.12.2019:

  • уведомления и разъяснения персоналу о нововведениях в отношении трудовых книжек;
  • сбор заявлений сотрудников организации о переходе на ЭТК;
  • подготовка отчета СЗВ-ТД для ПФР и сведений по форме СЗИ-ТД.

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей

специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765

ПРИКАЗ № 45-ЛС

О переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников и назначении ответственных на период до 31 декабря 2020 года

1 .Назначить начальника отдела кадров Александрову А.А. ответственной за:

  • подготовку сведений о деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД и предоставление в ПФР;
  • подготовку сведений о деятельности по форме СЗИ-ТД и выдачу их работникам.

2. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину ответственной за:

  • уведомление сотрудников организации о нововведениях в отношении электронных трудовых книжек и о возможности выбора варианта их ведения в срок до 30.06.2020 (включительно);
  • сбор заявлений от работников об отказе или о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном бланке в срок до 31.12.2020 (включительно).

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор: Иванов И.И.С

С приказом ознакомлены: Александрова А.А.

Как и сколько хранить

Приказ о назначении ответственного (ответственных) за работу с ТК относится к приказам по основной деятельности. Такие документы хранятся не в кадровой службе, а работниками канцелярии. Затем — в архиве организации. Срок хранения — 75 лет (ст. 19 перечня, утв. приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010).

Читать еще:  Корректировка справки 2-НДФЛ

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Кого назначить ответственным

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Документ подписывает руководитель организации.

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Что с печатью?

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

  • на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
  • при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).
Читать еще:  Проверка штатного расписания

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  1. если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  2. в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Похожие публикации

До того момента, пока система сведений о трудовом стаже работника не будет полностью переведена в электронный формат, личные трудовые книжки будут оставаться основным документом о трудовой деятельности граждан. Ответственность за ведение трудовых книжек (ТК) и достоверность вносимых в них данных определена законодательно. Информацию о том, какими законодательными нормами определена ответственность за ведение ТК, кто обязан вести трудовые книжки согласно требованиям закона, и на основании чего осуществляются такие функции, вы найдете в этом обзоре.

Что говорит закон

Нормы статьи 66 Трудового Кодекса РФ устанавливают обязанность и ответственность работодателя по ведению трудовых книжек работников, проработавших в его подчинении свыше 5 рабочих дней, если эта работа для них является основной. Как трактовать эту правовую норму, и какие работодатели обязаны вести трудовые книжки в соответствии с ней?

С учетом современных экономическо-правовых реалий, под понятием «работодатель» в данном контексте подразумеваются:

юридические лица (предприятия и организации всех форм собственности);

физические лица – индивидуальные предприниматели, осуществляющие свою деятельность без образования юрлица, и состоящие в трудовых правоотношениях с наемными работниками.

Обязанность оформлять, вносить сведения и вести учет ТК не распространяется на юридических и физических лиц, взаимодействующих с наемными работниками в рамках договоров ГПХ, а также на физических лиц, использующих наемный труд, но не имеющих статуса ИП.

Еще одна законодательная норма, которая учитывается при ведении трудовых книжек – Правила ведения и хранения ТК, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 (ред. от 25.03.2013). Пункт 45 данных Правил также возлагает на работодателя обязанности по ведению, обеспечению сохранности, учету и обращению трудовых книжек работников.

Резюмируем: выше обозначенными правовыми актами (ст.66 ТК РФ и п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек) закон прямо указывает, что не каждый работодатель обязан вести трудовые книжки, а только юридические лица и ИП, которые несут ответственность также за их хранение, выдачу, учет и достоверность вносимых данных. Обычные физлица (не ИП) не ведут трудовые книжки на работающих у них граждан.

О чем свидетельствует практика

Несмотря на то, что закон определяет работодателя в качестве лица, обязанного вести ТК сотрудников, в реальности не часто можно встретить ситуацию, когда руководитель (он же – работодатель) лично занимается оформлением и учетом трудовых книжек, особенно когда речь идет о предприятиях многочисленным штатом и большим перечнем профессий и специальностей. Так кто же в таких случаях ведет трудовые книжки?

В общепринятой практике, обязанность ведения трудовых книжек работодатель делегирует:

должностным лицам, осуществляющим кадровый учет на предприятии (типично для крупных организаций);

лицам, ответственным за делопроизводство и документооборот (обычно на небольших производствах);

любому сотруднику, уполномоченному на данную деятельность (в малочисленных компаниях).

Однако следует помнить, что к работе по ведению трудовых книжек сотрудник не может быть привлечен по устному распоряжению работодателя. Допуск должен быть оформлен соответствующим образом, т.е., если оформление и учет ТК осуществляет:

штатный работник кадровой службы – в его должностной инструкции, в перечне функциональных обязанностей должен быть отражен пункт о ведении ТК. Причем, эта должностная инструкция должна быть утверждена руководителем, согласована с профсоюзом (при наличии) и внесена в номенклатуру дел предприятия;

уполномоченный сотрудник (таковым может являться любое должностное лицо из числа служащих – секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и проч.) – работодатель должен издать приказ по предприятию, о вменении в обязанность данной функции и ответственности сотрудника за достоверность сведений и качество работы.

Для выполнения данной обязанности, лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно ориентироваться в трудовом праве, иметь навык работы с кадровой документацией, знать порядок ведения и хранения ТК.

Важное дополнение — при издании распоряжения о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек (речь об уполномоченных сотрудниках), в приказе должно быть оговорено право подписи под вносимыми сведениями, т.е.:

либо оставить это право исключительно за руководителем – тогда сотрудник будет приносить ТК всех высвобождаемых сотрудников с записью об увольнении на подпись руководителю;

либо оговорить в приказе полномочия сотрудника на заверение личной подписью вносимых записей.

Об ответственности работодателя

Делегирование руководителем обязанностей по ведению трудовых книжек должностному или уполномоченному лицу не снимает ответственности работодателя, предусмотренной законодательством. Независимо от того, кто по факту вносит записи о трудоустройстве, перемещениях и увольнении работника в трудовую книжку, работодатель:

обязан возместить работнику материальный ущерб, в случае если уволенный сотрудник не смог трудоустроиться на новое место работы ввиду нарушения сроков выдачи ТК, а также недостоверности или неправильности внесенной в трудовую записи об увольнении (ст.234 ТК РФ);

несет административную ответственность, сопряженную со штрафными санкциями (ст. 5.27 КоАП РФ), если ведение трудовых книжек осуществлялось с нарушениями норм трудового права.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector