Отчет кассира-операциониста по форме КМ-4

Отчет кассира-операциониста по форме КМ-4

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4

По закону компании, принимающие расчеты за товары, услуги или работы в виде наличных денежных средств, должны использовать в своей деятельности кассовые аппараты. При этом каждую операцию, зафиксированную с участием кассы, подтверждает бумажный чек, который содержит следующие данные: номер, дату и суть сделки, а также сумму, которая по ней прошла.

Все действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи контрольно-кассовой машины включаются в журнал кассира-операциониста.

Какие цели и задачи решает документ

Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.

В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.

Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач. Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через кассу за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.

Надо ли ставить на учет

Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.

Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).

Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:

  • заявление с просьбой о регистрации кассы;
  • свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
  • паспорт ККМ;
  • договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
  • договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.

Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.

Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста

Ведение журнала является требованием со стороны закона, поэтому инспекторы при выездных налоговых проверках обязательно смотрят на его наличие и содержание. За отсутствие журнала может последовать штраф (хотя эта мера воздействия в законе не прописана).

Следует отметить, что по этому поводу между представителями бизнеса и налоговиками нередко случались конфликты, доходящие до суда. И, как показала практика, административное наказание за то, что предприятие не вело журнал кассира-операциониста, в большинстве случаев с него снималось.

На кого возложить обязанность по заполнению

Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.

Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.

Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.

Особенности документа

С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.

Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде. При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером). Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).

На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).

Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.

Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить». Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.

Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.

Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.

Образец документа

В начале документа, на титуле, пишется:

  • наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
  • ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
  • период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
  • обозначить ответственного за формирование журнала работника.

Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:

  • число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
  • отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
  • ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
  • порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
  • регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
  • тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
  • в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.

Далее в бланк вписываются

  • сумма, сданная наличностью,
  • сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
  • подписи ответственных лиц.

После составления журнала

Поскольку журнал является учетным документом, порядок его содержания и хранения определяется либо законом, либо внутренними нормативными актами организации. В отношении хранения документа в период его действия можно сказать одно — он должен находиться либо в отделе бухгалтерии, либо рядом с кассой в месте, недоступном для посторонних людей.

После того, как актуальность журнала истечет, его необходимо передать в архив предприятия, где он должен лежать не менее трех лет, затем его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве РФ.

Правила ведения и заполнения журнала кассира операциониста – образец заполнения и бланк формы КМ-4

Требованиями действующего отечественного законодательства предусматривается обязанность хозяйствующих организаций, принимающих наличность у покупателей, применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при расчетах за товары/работы/услуги.

Каждая транзакция, которая фиксируется посредством кассы, должна удостоверяться распечаткой бумажного кассового чека, содержащего в обязательном порядке сведения о проведенной сделке (сумма, суть, дата, номер).

Все расчетные операции, выполненные за конкретный временной интервал и учтенные с помощью ККТ, фиксируются в журнале кассира-операциониста, заполнение которого осуществляется по стандартной форме КМ-4.

Важные особенности ведения этого регистра следует рассмотреть более детально.

Нужно ли вести форму КМ-4?

Журнал КМ-4 является официальным регистром всех наличных транзакций, выполненных и учтенных в организации посредством ККТ. В этот формуляр следует вносить сведения о поступлении (приходе) и выплате (расходе) денежной наличности.

Если хозяйствующий субъект располагает несколькими кассами, данный журнал следует вести по отдельности для каждой из них.

Журнал кассира-операциониста, составляемый и заполняемый по стандартной форме КМ-4, представляет собой документальный регистр кассовых транзакций.

Он накапливает, систематизирует и отображает данные из так называемых Z-отчетов, формируемых по каждому устройству ККТ, зарегистрированному у хозяйствующего субъекта (организации, ИП), принимающего/расходующего наличность. Соответственно, КМ-4 используется для перманентного учета прихода/расхода наличных денег.

В практике применения ККТ документальным Z-отчетом принято называть отчет, содержащий итоговые сведения о кассовых транзакциях, совершенных и учтенных кассиром через конкретное устройство ККТ за операционный день.

Ежедневно Z-отчет формируется (снимается) с ККТ ответственным кассиром – оператором ККТ – по каждому факту завершения очередной рабочей смены.

Сверка денежной наличности ежедневно осуществляется кассиром-операционистом по остатку, зафиксированному Z-отчетом.

После этого деньги передаются непосредственно администратору (главному кассиру).

Используя КМ-4 для кассового учета, хозяйствующий субъект, регулярно совершающий наличные транзакции посредством ККТ, имеет удобную возможность решать одновременно несколько задач.

К примеру, руководитель организации может легко контролировать суммы денежных средств, проходящие через ККТ за определенный интервал времени, получив нужные сведения из журнала кассира-операциониста.

Кроме того, наличие у хозяйствующего субъекта регулярно заполняемого регистра КМ-4 упрощает работу сотрудников налоговой службы, периодически проверяющих соблюдение кассовой дисциплины.

Данные регистра КМ-4 оперативно сверяются с соответствующими цифрами из журнала показаний ККТ и иной отчетной документации.

При онлайн-кассах

Использование хозяйствующими субъектами онлайн-касс при расчетах наличностью с покупателями делает необязательным ведение регистра КМ-4.

Это объясняется тем, что сведения, ранее учитываемые в журнале кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете (аккаунте) пользователя онлайн-кассы на веб-сайте налоговой службы.

Данное послабление четко предусматривается отдельными разъяснениями фискального органа. Нормативные основания – письма ФНС РФ от 26 сентября 2016 года и Минфина РФ от 04 апреля 2017 года.

Подробнее о ведении журнала КМ-4 при онлайн кассах читайте здесь.

Обязательна ли регистрация в налоговой службе?

Журнал КМ-4, как и само устройство ККТ, обязательно регистрируется в налоговой службе. Примечательно, что даже начальная запись вносится в этот документальный регистр одновременно с постановкой кассового аппарата на государственный учет.

Читать еще:  Заполнение трудовой книжки при увольнении в связи со смертью работника

Налоговый инспектор самостоятельно осуществляет пробитие первого чека через регистрируемое устройство ККТ на сумму, равную 1 (одному) рублю 11 копейкам. Бухгалтер и налоговая служба впоследствии не учитывают это значение.

Чтобы налоговая регистрация устройства ККТ состоялась успешно, хозяйствующий субъект должен предоставить уполномоченным сотрудникам ФНС сам аппарат ККТ, журнал КМ-4, а также следующие важные документы:

  • заявление соответствующего содержания (заявка на регистрацию ККТ);
  • регистрационную документацию хозяйствующего субъекта (регистрационное свидетельство организации/ИП);
  • паспорт регистрируемого устройства ККТ;
  • действующее арендное соглашение на используемую торговую площадь (при отсутствии у хозяйствующего субъекта собственной торговой площади);
  • сервисное соглашение на кассовый аппарат, заключаемое со специализированной обслуживающей организацией;
  • прочие бумаги, полный список которых уточняется непосредственно в территориальном подразделении налоговой службы.

Порядок и правила ведения

Форму журнала кассира-операциониста, составленную по общепринятому стандарту КМ-4, можно свободно приобрести в любом канцелярском магазине.

Журнал ведется только на бумажном носителе, подлежит обязательной шнуровке. На всех листах данного регистра проставляются порядковые номера.

Форма КМ-4 подписывается руководителем хозяйствующего субъекта (как вариант, индивидуальным предпринимателем), главным бухгалтером, а также уполномоченным сотрудником налоговой службы.

Если у хозяйствующего субъекта имеется печать, её оттиск также проставляется на форме КМ-4 в порядке заверения.

Примечательно, что электронный формат ведения и заполнения этого журнала не предусматривается действующим законодательством.

Однако в настоящее время, как известно, происходит массовый переход хозяйствующих субъектов, осуществляющих наличные транзакции и использующих ККТ, на онлайн-кассы.

Если для учета наличности, поступающей от покупателя, применяется аппарат онлайн-кассы, все сведения, которые прежде вносились в журнал кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете налогоплательщика на веб-сайте налоговой службы.

Форму КМ-4 следует вести отдельно по каждому аппарату ККТ.

Журнал регистрируется в местном департаменте налоговой службы одновременно с устройством ККТ, для которого он заводится.

Первый такой журнал регистрируется для конкретного устройства ККТ уполномоченным сотрудником ФНС путем осуществления двух процедур:

  • формируется Z-отчет для регистрируемого кассового аппарата;
  • в КМ-4 вносится первая запись.

Что делать, если заканчивается?

Регистр КМ-4 необходимо заполнять, пока в нем имеются свободные строки. Когда журнал полностью завершится, следует завести новую форму, для регистрации которой нужно будет снова обратиться в налоговую службу.

Чтобы зарегистрировать новую форму КМ-4, потребуется предоставить сотруднику ФНС предыдущую форму этого журнала, а также ряд иных документов, актуальный перечень которых всегда уточняется у специалистов местного отделения налоговой службы.

Срок хранения

Полностью завершенный журнал КМ-4 следует хранить на протяжении 5 (пяти) лет в архиве хозяйствующего субъекта, использующего ККТ, поскольку этот регистр, как уже говорилось ранее, фактически привязан к конкретному устройству ККТ.

Однако хранение заполненного журнала утратило свой практический смысл после внедрения устройства ЭКЛЗ, обеспечивающего электронную регистрацию всех совершаемых транзакций.

С 01.01.2017 во все аппараты ККТ стали устанавливать так называемые фискальные накопители, пришедшие на смену устройствам ЭКЛЗ.

Как вносить исправления?

Какие-либо ошибки, неточности, помарки не допускаются при заполнении данной формы. Если такие несоответствия все же выявляются, их следует исправить надлежащим образом.

Каждая ошибка, обнаруженная и исправленная в регистре КМ-4, заверяется подписью уполномоченного субъекта, ответственного за внесение сведений в этот журнал.

Рядом с откорректированными данными проставляется стандартная формулировка о том, что внесенным исправлениям можно верить. Главбух и руководитель организации также заверяют данное исправление своими личными подписями.

Как правильно заполнить?

Форма КМ-4 ежедневно заполняется уполномоченным работником хозяйствующего субъекта, действующим по специально разработанной инструкции, только в том случае, если кассовые операции реально осуществлялись на протяжении рабочей смены (рабочего дня).

Заполнять этот документ может кассир-операционист, главбух, администратор или сам руководитель организации (предприниматель).

В этот журнал вносятся фактические сведения о совершенных кассовых транзакциях и полученной наличной выручке.

Источником соответствующей информации является Z-отчет, формируемый по конкретному устройству ККТ в конце каждой рабочей смены.

Как правильно оформить титульный лист регистра КМ-4:

  • Официальное название хозяйствующего субъекта, а также его адрес, телефонный номер, регистрационные коды (ИНН-номер, ОКДП, ОКПО, ОКУД).
  • Сведения об устройстве ККТ, для которого заполняется данный журнал. Указываются наименование (марка/модель) аппарата, номер производителя, номер регистрационный.
  • Учетный период, на протяжении которого в форму вносились нужные данные.
  • Субъект, ответственный за внесение сведений в эту форму.

Оформление табличной части журнала КМ-4:

  • Дата внесения данных (формирования Z-отчета). Если за рабочий день было несколько смен (Z-отчетов), датированных одним числом, каждая из них отдельно отображается в журнале с назначением порядкового номера.
  • Номер соответствующего отдела (если их два и более в организации), пробивающего учитываемые суммы.
  • ФИО сотрудника, выполняющего функции кассира-операциониста.
  • Порядковый номер, автоматически назначенный контрольному счетчику (сформированному Z-отчету).
  • Порядковый номер, автоматически назначенный контрольному счетчику, фиксирующему количество переносов сведений суммирующего фискального отчета. Сведения копируются из предыдущей графы (4).
  • Сведения суммирующих фискальных счетчиков (накопительный кассовый итог) к началу конкретного операционного дня (конкретной рабочей смены). Каждый Z-отчет, сформированный по ККТ, увеличивает (накапливает) эту сумму.
  • Подпись ответственного кассира.
  • Подпись ответственного администратора.
  • Сведения суммирующих фискальных счетчиков (накопительный кассовый итог) к завершению конкретного операционного дня (конкретной рабочей смены).
  • Размер выручки, полученной и учтенной за рабочую смену (рабочий день). Включает наличную выручку, безналичную выручку, наличные возвраты. Информация берется из Z-отчета.
  • Размер наличной выручки (без учета безналичной выручки и наличных возвратов).
  • Количество всех платежей, совершенных покупателями в безналичной форме (к примеру, банковскими картами).
  • Сумма всех платежей, совершенных покупателями в безналичной форме (к примеру, банковскими картами).
  • Общая величина сданной выручки. К наличной выручке прибавляется безналичная выручка, а из полученного значения вычитается сумма наличных возвратов.
  • Общая величина наличных возвратов, совершенных за конкретную смену.
  • Подпись ответственного кассира, передающего администратору наличность.
  • Подпись ответственного администратора, принимающего от кассира наличность.
  • Подпись руководителя хозяйствующего субъекта.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать бланк журнала форма КМ-4 – excel, word.

Скачать пример заполнения журнала кассира-операциониста – excel.

Также предлагаем скачать бланки и образцы других форм по учету операций по ККТ:

  • форма КМ-6 — отчет кассира;
  • форма КМ-7 — сведения о показания ККТ и выручке при наличии несколько ККМ.

Полезное видео

Как правильно заполнять книгу кассира-операциониста, можно узнать из данного видео:

Регистр КМ-4 необходимо заполнять, строго следуя установленным правилам. Вся указанная информация, базирующаяся на Z-отчетах, должна быть достоверной и точной.

Однако повсеместное внедрение онлайн-касс делает необязательным ведение этого журнала, поскольку нужные сведения теперь автоматически учитываются устройством ККТ и фиксируются в персональном кабинете налогоплательщика на веб-сайте ФНС.

Заполнение журнала кассира-операциониста (форма КМ-4) при многосменной работе

Как заполняется Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) при условии, что на одном кассовом аппарате работают 24 часа в сутки три разные смены?

Основными документами, регламентирующими оформление первичной документации при использовании контрольно кассовой техники, являются Типовые правила эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением (письмо Минфина РФ от 30.08.1993 N 104) (далее — Типовые правила) и постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132, которым утверждены актуальные формы первичных документов и указания по их заполнению.

В настоящее время в качестве книги кассира-операциониста используется форма КМ-4 «Журнал кассира-операциониста».

Согласно п. 6.1 Типовых правил при закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:

— подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

— составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (или непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров).

Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Книгу кассира-операциониста».

После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в «Книге кассира-операциониста» и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

Применяемые в настоящее время формы КМ-4 и КМ-6 (Справка-отчет кассира-операциониста) и указания по их заполнению предусматривают возможность их заполнения не только по окончании рабочего дня, но и по окончании смены. Соответственно, при работе кассиров в несколько смен показания контрольных счетчиков (Z-отчет), на основании которых заполняются указанные формы, должны сниматься по окончании каждой смены.

То есть, если в Вашей организации предусмотрена работа в три смены в течение одних суток, то организация должна снимать три Z-отчета и каждый из Z-отчетов должен быть занесен отдельной строкой в журнал кассира-операциониста (КМ-4). Таким образом, каждый кассир-операционист заполняет форму КМ-4 за свою смену.

Порядок заполнения граф формы КМ-4 сводится к следующему.

1) Графа 1″Дата (смена)»

В данной графе проставляется дата снятия Z-отчета. Если на одном кассовом аппарате работают в три смены и разные кассиры, то надо вносить три отдельных строки от одной даты. Полагаем, что указание в данной графе на слово «смена» позволяет после проставления даты в скобочках проставить номер смены. Например, 01.10.2013 (1), 01.10.2013 (2), 01.10.2013 (3).

2) Графа 2 «Номер отдела (секции)»

В данной графе указываются номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену. Полагаем также, что данная графа может быть и не заполнена.

Читать еще:  ОКВЭД для НКО

3) Графа 3 «Фамилия, имя, отчество кассира»

В данной графе указывается Ф.И.О. кассира. В Вашем случае указывается фамилия кассира, работающего в соответствующую смену.

4) Графа 4 «Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)»

Здесь указывается порядковый номер Z-отчета, который указан на самом Z-отчете.

5) Графа 5 «Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика»

В данной графе копируются данные из графы 4.

6) Графа 6 «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)»

Здесь указывается накопленная сумма (итог) на начало смены — сумма всех пробитых на кассовом аппарате денежных средств за весь период его существования.

Показания за предыдущую смену берутся из графы 9.

7) Графы 7 и 8 «подпись кассира и администратора»

В этих графах проставляются, соответственно, подписи кассира и администратора.

9) Графа 9 «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)»

В этой графе проставляется нарастающим итогом накопленная денежная сумма в конце каждой рабочей смены. Это сумма денежных средств из графы 6 плюс выручка за смену. Выручка за смену берется из соответствующего Z-отчета.

10) Графа 10 «Сумма выручки за рабочий день (смену)»

Здесь указывается сумма выручки за смену. Сумму выручки можно взять из Z-отчета или из графы 11 (наличная выручка), графы 12 (безналичная выручка), графы 15 (возвращенные денежные средства).

11) Графа 11 «Сдано наличными»

В этой графе указывается только сумма наличных денежных средств.

12) Графа 12 «Оплачено по документам, количество»

Здесь указывается количество безналичных платежей (по банковским картам т.д.) за смену.

13) Графа 13 «Оплачено по документам, сумма»

В данной графе указывается сумма безналичных платежей за смену. Данная сумма может быть указана в Z-отчете.

14) Графа 14 «Сдано всего»

Здесь указывается сумма наличных и безналичных платежей за смену за минусом возвратов.

15) Графа 15 «Сумма возвратов»

В этой графе указывается сумма возвратов за смену.

16) Графа 16 «Подпись кассира»

Здесь ставится подпись кассира, после заполнения всех граф журнала кассира-операциониста и справки-отчета кассира-операциониста (форма КМ-6).

17) Графа 17 «Подпись администратора»

Здесь ставится подпись администратора после принятия наличных денежных средств от кассира за смену.

18) Графа 18 «Подпись руководителя»

В этой графе расписывается руководитель после завершения каждой смены.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

3 октября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Минфин о необязательности применения формы КМ-4 и других форм для ККТ

Стало известно, что Минфин не считает обязательным при оформлении операций с ККТ пользоваться формой КМ-4 «Журнал кассира-операциониста». Как в таком случае отражать операции, которые проводятся через ККТ?

Экономические субъекты привыкли, что при учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ они должны использовать формы, которые перечислены в разд. 1.1 Постановления Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»:

  • КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
  • КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
  • КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
  • КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
  • КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;
  • КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
  • КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;
  • КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
  • КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Последняя форма в данном списке применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации или предпринимателя и заполняется представителями контролирующей организации по результатам проверки. А вот остальные формы в ходе этой проверки должны быть предъявлены проверяемым лицом, предварительно правильно заполнены и оформлены.

Так вот, в Письме Минфина России от 16.09.2016 № 03‑01‑15/54413 указывается, что согласно п. 1 ст. 1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54‑ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» законодательство РФ о применении ККТ состоит из данного закона и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов.

С учетом того, что Постановление Госкомстата России № 132 не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом № 54‑ФЗ, оно, по мнению финансистов, не относится к законодательству РФ о применении ККТ и, следовательно, не подлежит обязательному применению.

Можно предположить, что это разъяснение вызвано именно появлением в Федеральном законе № 54‑ФЗ указания на то, из каких нормативных актов состоит законодательство о ККТ. Оно присутствует в новой редакции закона, которая на основании Федерального закона от 03.07.2016 № 290‑ФЗ действует с 15.07.2016. В предыдущей редакции не было подобной нормы.

Получается, чтобы нормативный акт относился к законодательству о применении ККТ, он должен содержать ссылку на Федеральный закон № 54‑ФЗ. А в Постановлении Госкомстата России № 132 такой ссылки нет.

Так что же, формы, указанные в ККТ, применять больше не обязательно? Необходимо разобраться.

В предыдущей редакции Федерального закона № 54‑ФЗ в ст. 5 перечислялись обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих ККТ. Одной из данных обязанностей назывались обеспечение, ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ. О какой конкретно документации идет речь, в законе не говорилось.

Еще более скупа на этот счет новая редакция закона. В той же ст. 5 пользователям вменяется в обязанность:

  • предоставлять в налоговые органы по их запросам информацию и (или) документы, связанные с применением ККТ, при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ;
  • обеспечивать должностным лицам налоговых органов при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ беспрепятственный доступ к ней и фискальному накопителю, в том числе с использованием технических средств, и предоставлять указанным должностным лицам документацию на них.

Опять же не расшифровывается, что относится к упомянутым документам и документации.

В Постановлении Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» (в нем указывается, что оно принято в соответствии с Федеральным законом № 54‑ФЗ) говорится лишь о таком документе, как паспорт ККТ.

Правда, не утратили силу Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением [1] (далее – Типовые правила). Пожалуй, это самый подробный и приближенный к практической деятельности налогоплательщиков документ, который поясняет, как им пользоваться ККТ с фискальной точки зрения. И он даже имеет ссылку на то, что принят в соответствии с законом, регулирующим применение ККТ, правда, имеется в виду закон, который действовал до принятия Федерального закона № 54‑ФЗ.

В Типовых правилах, в числе прочего, упомянуты ситуации, в которых надо заполнять определенные формы, и указано, какие. Эти формы приведены непосредственно в названном документе. Однако как раз вместо этих форм и применялись все последние годы те, которые поименованы в Постановлении Госкомстата России № 132 (см. письма МНС России от 27.08.1999 № ВГ-6-16/685, ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941).

Но в п. 3.4 Типовых правил вполне определенно говорится, что на кассовую машину администрация заводит книгу кассира-операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. То есть (с учетом Постановления Госкомстата России № 132) речь шла, безусловно, о форме КМ-4 (см. Письмо Минфина России от 11.06.2009 № 03‑01‑15/6-311).

Кроме того, необходимо сказать еще о двух нормативных документах, в которых указано, что их исполнение регулируется, в частности, Федеральным законом № 54‑ФЗ:

  • Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей [2] ;
  • Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения [3] .

В обоих этих документах, как и в Федеральном законе № 54‑ФЗ, установлено, что специалисты территориальных ИФНС при исполнении соответствующих государственных функций имеют право запрашивать для проверки документацию от проверяемого объекта, связанную с применением ККТ и учетом денежных средств (регистрацией, перерегистрацией, проверкой исправности, ремонтом, техническим обслуживанием, заменой программно-аппаратных средств, вводом в эксплуатацию, применением, хранением и выводом из эксплуатации ККТ, ходом регистрации ею информации о платежах и ее хранением).

А далее в них прямо указывается, что в число проверяемых документов входят, в частности, журнал кассира-операциониста, акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, справка-отчет кассира-операциониста, сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации. Иными словами, это именно те формы, о которых говорится в Типовых правилах. Но сами эти формы в указанных административных регламентах не приводятся, в них также отсутствуют отсылки к Постановлению Госкомстата России № 132 или к другим документам.

Читать еще:  Справка о заработной плате

Конечно, в связи с предстоящим повсеместным переходом налогоплательщиков на применение онлайн-касс эта документация, вероятно, утратит в значительной степени свое значение для налоговиков в части контроля за применением ККТ. Но о полной ее отмене говорить, во всяком случае, пока, не приходится, тем более что некоторые, хотя и немногочисленные, категории налогоплательщиков даже после 01.07.2017 будут вправе работать на ККТ «по старинке», то есть без передачи фискальных данных налоговикам через оператора. И им‑то использования журнала кассира-операциониста и других документов, связанных с применением ККТ, не избежать.

Но другое дело, в какой форме эти документы теперь должны оформляться. И здесь имеет значение не только разъяснение Минфина о том, что формы, приведенные в Постановлении Гос­комстата России № 132, можно не применять. Кстати, данное постановление, как и многие другие подобные документы, принятые названным ведомством, стало необязательным для применения в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно п. 4 ст. 9 поименованного закона формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Нет обязанности применять унифицированные формы, утвержденные Росстатом.

Правда, Минфин в Информации № ПЗ-10/2012 указал на то, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

В связи с этим ФНС в Письме от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941 разъяснила, что Типовые указания и Постановление Госкомстата России № 132 разработаны в целях реализации положений законодательства о применении ККТ и на основании него. Но теперь Минфин опроверг данное утверждение, по крайней мере, в части того, что упомянутое постановление основано на федеральном законодательстве о ККТ.

Все изложенное подвело нас к следующему выводу. Применение документов, связанных с применением ККТ, необходимо, причем в том минимальном составе, который определен в Типовых правилах и упомянутых административных регламентах. Но формы этих документов, утвержденные каким‑либо уполномоченным органом, в настоящий момент, по нашему мнению, отсутствуют.

Поэтому любое лицо, применяющее ККТ, теперь вправе разработать свои собственные первичные документы, связанные с применением ККТ, лишь бы в них имелись обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402‑ФЗ. В то же время каждый экономический субъект вправе сам решить, а не принять ли ему все‑таки эти первичные документы в такой форме, которая приведена в Постановлении Госкомстата России № 132 (нет запрета на использование в этом качестве унифицированных форм), тем более что данные документы должны соответствовать требованиям по указанию в них информации, установленным Типовыми правилами. Очевидно, что обозначенным требованиям именно унифицированные формы больше всего и соответствуют.

[1] Утверждены Минфином России 30.08.1993 № 104.

[2] Утвержден Приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н.

[3] Утвержден Приказом Минфина России от 17.10.2011 № 132н.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – первичный учетный кассовый документ, предназначенный для отражения движения сумм наличности, прошедший через кассовый аппарат за каждую смену. Заполняет журнал ответственный кассир, записи делаются в хронологическом порядке ежедневно.

Ведение журнала кассира-операциониста начинается с регистрации документа в налоговом органе, для чего каждая страница бланка нумеруется, после чего журнал прошнуровывается. На последней странице журнала ставится отметка: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов». Данная запись заверяется главным бухгалтером и руководителем организации.

После этого кассир-операционист может приступать к выполнению ежедневных записей о количестве наличных денег, поступивших в кассу за рабочую смену. Для заполнения используются данные Z-отчета.

Образец заполнения КМ-4

Заполнение титульного листа бланка:

Организация: наименование, адрес, номер телефона, ОКПО, ИНН.

ККМ: данные о модели контрольно-кассовой машины с указанием номера по заводскому паспорту и номера, присвоенного кассовому аппарату при регистрации в налоговой службе.

Период: период ведения журнала кассира-операциониста. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый журнал.

Ответственное лицо: должность и подпись лица, ответственного за ведение журнала КМ-4, как правило, это кассир (кассир-операционист).

Наряду с формой КМ-4 кассир также должен ежедневно заполнять отчет по форме КМ-6, образец которого можно скачать здесь, а также сводный отчет по всем ККМ – сведения о показаниях счетчиков форма КМ-7 – скачать бланк и образец КМ-7.

Заполнение 2 и 3 страницы бланка:

1 – дата рабочей смены – берется из Z-отчета, который снимается в конце смены или рабочего дня и на основании которого делаются записи в бланке журнала кассира-операциониста. Если за один и тот же день несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся в отдельную строку таблицы журнала, но одной датой.

2 – номер отдела (секции), если есть разбивка по отделам.

3 – ФИО ответственного кассира.

4 — № Z-отчета, снятого на конец рабочей смены.

5 – можно не заполнять.

6 – показания суммирующего денежного счетчика на начало смены.

7, 8 – подписи кассира и администратора, в случае, если это одно лицо, ставится одна и та же подпись.

9 – показания суммирующего счетчика на конец рабочей смены (показания из гр.6 плюс поступления наличности за рабочую смену).

10 – выручка за рабочую смену.

11 – наличная выручка, сдаваемая в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру.

12 – количество безналичных платежей, графа заполняется, если ККМ имеет функцию подсчета безналичных платежей, если такой функции нет, графа не заполняется.

13 – размер безналичных платежей

14 – прописывается общая сумма наличных и безналичных платежей за вычетом возвратов.

15 – отражается сумма, возвращенная покупателям по неиспользованным кассовым чекам.

16 – подпись ответственного кассира или кассира-операциониста в конце рабочей смены.

17 – подпись администратора или старшего кассира, принявшего деньги у кассира-операциониста и проверившего показания счетчиков.

18 – подпись руководителя (старшего кассира).

Так происходит ежедневное заполнение формы КМ-4, после чего делаются записи в кассовой книге КО-4.

Скачать бланк и образец

Скачать бланк журнала кассира-операциониста форма КМ-4 – ссылка.

Журнал формы КМ-4

Журнал кассира-операциониста Госкомстат рекомендует оформлять по шаблону формы КМ-4. Этот бланк утвержден постановлением от 25.12.1998 г. № 132. Учетная книга такого образца предназначена для введения в документооборот предприятий и ИП, которые применяют в расчетах ККТ. Документ подлежит ежедневному заполнению.

Новые особенности ведения КМ-4 по кассе

Ведение журнала кассира обязательно для всех субъектов хозяйствования, эксплуатирующих кассовую технику, но его бланк может быть разработан компанией самостоятельно.

Унифицированный образец КМ-4 применяли в неизменном виде до внедрения онлайн-касс. Это правило подтверждают разъяснениями контролирующего органа:

  • письмо авторства ФНС № ЕД-4-2/11941, датированное 23.06.2014, свидетельствует о необходимости применять журнал по образцу, который был предложен Госкомстатом, в неизменном виде;
  • письмо от 26.09.2016 г., зарегистрированное под № ЕД-4-20/18059, говорит о возможности модернизации унифицированного бланка, а при необходимости допустим вариант с разработкой на его основе собственного шаблона.

Особенности ведения журнала формы КМ-4

При заведении нового журнала кассира-операциониста все листы в нём необходимо пронумеровать и прошить.

Документ до начала заполнения скрепляют 3-мя подписями – в роли подписантов выступает:

  • руководство субъекта хозяйствования;
  • главный бухгалтер;
  • налоговый инспектор.

Записи вносят при соблюдении строгого хронологического порядка событий.

Для заполнения этого документа можно использовать чернильную или шариковую ручку. При обнаружении ошибок недостоверные данные зачеркивают и рядом вписывают правильные сведения. Верность и обоснованность правок подтверждают подписями не только кассира, но и начальника бухгалтерии с руководителем предприятия.

Структура документа

Бланк журнала разделен на два смысловых блока:

Вводная часть документа КМ-4 отражает информацию о субъекте хозяйствования и ККТ. Здесь приводят регистрационные данные предприятия или ИП, в числе которых:

  • коды ИНН, ОКПО;
  • наименование субъекта хозяйствования;
  • при необходимости указывают подразделение компании;
  • адрес фирмы;
  • контактные данные.

В этом разделе также обязательно указывают информацию, характеризующую кассовый аппарат.

Основной блок информации предполагает отражение такого перечня сведений:

  • даты открытия и закрытия журнала;
  • лицо, которое назначено ответственным за оформление этого регистра;
  • в табличную форму заносят данные по результатам работы за каждую смену.

В графе 1 обозначают информацию о рабочем дне кассира – указывают текущую дату и смену. В следующих двух ячейках вписывают подразделение и Ф.И.О. кассового работника.

Дальнейшие шаги по оформлению журнала (акта КМ-4) – внесение данных о показаниях контрольного и суммирующих типов денежных счетчиков. Значения, зафиксированные счетчиками, отражают документом по состоянию на начало и на конец смены.

После заполнения всех граф таблицы сведения подтверждают собственноручной подписью кассира.

Факт проверки журнала фиксируют подписью старшего кассира или представителем административного блока управления компании.

На завершающей стадии подводят итоги:

  • по сумме сданной наличности;
  • по выручке;
  • по средствам, полученным в форме безналичных платежей.

Отдельно показывают суммы, которые были возвращены покупателям.

Основанием для внесения записей выступают Z-отчеты.

Подробнее об этом см. «Z-отчет».

  • графа 10 = строка 9 – строка 6;
  • графа 11 = гр. 10 – гр. 13 – гр. 15;
  • графа 14 = гр. 11 + гр. 13.

Посмотреть образец заполнения КМ-4 в 2018 году можно по прямой ссылке здесь.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector