Хранение путевых листов на предприятии

Хранение путевых листов на предприятии

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации в 2020 году

Сколько времени необходимо хранить путевые листы, определено в нормативно-правовых документах. Именно законодательная база является основополагающей в уточнении этого параметра в 2020 году. То есть предприятие не может определить временной отрезок времени на свое усмотрение.

Для чего предназначен путевой лист

Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом, а также помогает учесть, проконтролировать работу автомобиля и водителя. Если транспортное средство состоит на балансе предприятия, сесть за руль может только тот человек, на которого выписан путевой лист. Действия, не учитывающие эту норму закона, являются противозаконными.

Обязательными реквизитами документа являются:

  1. Название и номер официальной бумаги.
  2. Время, в течение которого она действует.
  3. Информация о владельце автомобиля, то есть наименование организации. По какому адресу она находится, контактный номер телефона и ОГРН.
  4. Информация о транспортном средстве, в этом пункт относят и дату, время прохождения предрейсового техосмотра (эти данные являются достоверными, если они подтверждены подписью контролера, осуществлявшего проверку лично). Также фиксируются инициалы и фамилия контролера.
  5. Информация о том, кто управляет авто.

Если транспортное средство принадлежит предприятию, не относящееся к категории организаций, владеющих множеством машин, путевой лист выписывают ежедневно или на срок, который не может превышать установленный законом 1 месяц.

Что касается атвотранспортных организаций, законодатели обязуют их оформлять документ каждый день. Исключением из правил может стать отъезд работника фирмы в командировку.

Когда путевой лист разрешается утилизировать

В 2020 году срок хранения путевых листов в работающей организации остался прежним – он составляет 5 лет. Если предприятие по своим причинам желает увеличить этот временной отрезок, сделать это разрешается.

Интересно, что в Указе, изданном Министерством культуры, описан срок хранения документации 5 лет. Но есть оговорки:

  • если на протяжении этих 5 лет была проведена ревизия;
  • документально подтверждается любая проверка работы организации.

Выходит, если проверку не осуществили, уничтожить путевой лист предприятие не имеет право. Такие действия трактуются нарушением законодательных норм и правил, установленных в России. Более того, если изучить текст Указа внимательно, путевой лист рекомендуется сохранять 75 лет, ведь в нем указывают вредность труда работников фирмы, опасность и тяжесть профессии. Такие данные могут защитить права трудового коллектива в судебных спорах.

Особенности хранения путевых листов

Конечно, складировать путевые листы стопками сложно, особенно когда документация выписывается ежедневно. Первоначально отработавшие свое первичные документы складируются в бухгалтерии. С течением времени путевые листы отправляют в архив. Рассортировывают их согласно дате выдачи и номеру регистрации. Подшивать их в журнал учета или к другой первичной документации нет необходимости.

Бумага хорошо сохраняется в отдельном помещении, со специально обустроенными стеллажами и шкафами. Хорошо, когда ящики и створки закрываются на ключ. Комната не должна быть в свободном доступе для всех. Ведь за хранение первичной документации, куда относят и путевые листы, отвечают конкретные должностные лица. Если что-то пропадет, их призовут к ответственности, не стоит об этом забывать.

Если истек срок хранения путевых листов в организации, официальные бумаги отправляют на утилизацию. Но это вовсе не означает, что за ненадобностью документы можно выбросить в мусорный контейнер или сжечь.

Как уничтожить путевые листы

Процедура уничтожения путевых листов зависит от решения экспертной комиссии. Она созывается по истечении срока хранения документации. Проведенная экспертиза помогает понять, какие документы необходимо оставить для дальнейшего хранения, а от каких можно избавиться с чистой совестью.

Если предприятие не передает путевые листы в государственные службы и муниципальные учреждения, комиссию создают в организации самостоятельно. Членами комиссии могут стать сотрудники экономического отдела, бухгалтерии и руководствующее звено организации.

По результатам проведенной экспертизы составляют протокол. Если документацию уничтожают, заполняются акты выделения документов для списания. Это решение всегда утверждается руководством организации.

Так, лучше, если списанные документы уже успела проверить налоговая служба. Тогда в будущем их точно не затребуют. Если вдруг такое и произойдет повторно, у вас всегда есть объяснение отсутствия путевых листов – их списали по причине предварительной проверки и истечения срока давности хранения. Конечно, налоговым инспекторам это может не понравиться, но по закону предъявить претензии они вам не смогут.

Как осуществляется учет путевых листов

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Вопрос: Банк планирует приобрести автомобили для хозяйственных и представительских нужд. Планируется, что автомобили не будут закреплены за определенными работниками, их смогут использовать разные работники банка для разных целей (встреча с клиентами, посещения отделений банка, поездки в командировки, перевозка документов и т.д.).
Требуется ли для признания расходов в целях налога на прибыль оформлять путевые листы? Если необходимость оформления путевого листа отсутствует, то требуется ли вести учет движения топлива и каким документом его подтверждать?
При отсутствии подробной информации в путевом листе о передвижении автомобиля можно ли выделить определенный лимит на автомобиль на ГСМ для учета данных расходов при исчислении налога на прибыль, например установить лимит в соответствии с Рекомендациями Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р?
Посмотреть ответ

Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии

Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Вопрос: Допускаются ли расхождения в данных об отработанном времени водителя в путевых листах (фактически отработанное время) и табеле учета рабочего времени (время согласно установленному режиму)?
Посмотреть ответ

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.

Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

  • заполнять бумажный вариант журнала;
  • вести таблицы в Excel;
  • ограничиться заполнением формы в программе 1C.
Читать еще:  Путевой лист по форме № 4-М

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.

Вопрос: В силу производственной необходимости директор не автотранспортной организации использует служебный автомобиль за пределами рабочего времени. Учет работы автомобиля фиксируется в путевом листе, форма которого разработана организацией.
Можно ли в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, если в путевом листе будут отметки о поездках за пределами рабочего дня?
Посмотреть ответ

Основная документация

Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Вопрос: Нужны ли путевые листы для учета в целях налога на прибыль расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

  • легковым транспортным средствам;
  • спецтранспорту;
  • легковым такси;
  • грузовым машинам;
  • автобусам.

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива.

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет.

Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

В документе по форме №8 отражается такая информация:

  • порядковый номер выписанного путевого листа;
  • дата выдачи документа с соблюдением хронологии;
  • ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
  • номерные знаки транспортного средства;
  • подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

  • водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
  • диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
  • бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года.

Если обнаружена ошибка

При обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

  • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
  • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
  • указывается надпись с правильными данными;
  • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
  • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

  • учетной политике;
  • приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

Новые обязательные реквизиты путевых листов с 1 января 2021 года

Добрый день, уважаемый читатель.

C 1 января 2021 года начинает действовать новый нормативный документ — Приказ Министерства транспорта Российской Федерации №368 от 11 сентября 2020 г. №368, который вводит новые Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Данный документ приходит на смену Приказу Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Старый и новый приказы довольно похожи, каждый из них рассказывает о том, как именно должен выглядеть путевой лист, необходимый автомобилям организаций. Однако новый приказ имеет несколько важных отличий, которые на практике приведут к тому, что всем организациям, эксплуатирующим транспорт, придется переделать форму путевого листа до 1 января 2021 года. Разберемся, что именно нужно указывать в новых путевых листах:

Для начала напомню, что на pddmaster.ru опубликована подробная статья, в которой описаны правила использования путевых листов:

Кроме того, еще одна подробная статья содержит инструкции по оформлению путевых листов для различных ситуаций:

Новый раздел — сведения о перевозке

Первое важное изменение внесено в пункт 1, в котором перечисляются обязательные разделы любого путевого листа:

1. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
.
6) сведения о перевозке.

Данный пункт говорит о том, что с 1 января 2021 года в каждом путевом листе будет присутствовать новый раздел «сведения о перевозке». Более подробная информация по содержанию данного раздела приведена в пункте 6:

Читать еще:  Доверенность от главы КФХ

6. Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

То есть, в каждый путевой лист должна быть внесена информация о:

Статья 4. Виды сообщения

1. Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
.
Статья 5. Виды перевозок пассажиров и багажа

Перевозки пассажиров и багажа подразделяются на:

1) регулярные перевозки;

2) перевозки по заказам;

3) перевозки легковыми такси.

Таким образом, предусмотрена 4 варианта видов сообщения:

  • городской;
  • пригородный;
  • междугородний;
  • международный.

Также законодательство предусматривает 3 варианта вида перевозки:

  • регулярная;
  • по заказу;
  • перевозка легковым такси.

Например, для рейсового автобуса, работающего в пределах населенного пункта, раздел должен содержать следующую информацию:
Вид сообщения: городской. Вид перевозки: регулярная.

Для грузовика, который перевозит груз между соседними областями, раздел будет выглядеть так:
Вид сообщения: междугородний. Вид перевозки: отсутствует.

Виды перевозок распространяются только на перевозки пассажиров и багажа и не распространяются на перевозку грузов. Поэтому во втором примере используется значение «отсутствует».

Указание марки транспортного средства в путевом листе

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

4. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);

Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.

Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.

Указание инвентарного номера для троллейбусов и трамваев

6. Сведения о транспортном средстве включают:
.
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.

Информация о техническом контроле и выезде на линию

6. Сведения о транспортном средстве включают:
.
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:

  • пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
  • вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.

Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.

Оформление путевого листа на каждое транспортное средство

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

8. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.

В данном пункте произошло довольно существенное изменение формулировки. Ранее в нем говорилось о том, что путевые листы требуются только в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа. Новая редакция говорит о том, что путевые листы требуются на все транспортные средства юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. То есть может показаться, что путевые листы становятся обязательными для всех автомобилей, в том числе и для тех, которые не используются для перевозок (например, легковых).

Однако на самом деле это не так. В первую очередь обязанность по заполнению путевого листа определяется Федеральным законом «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», а в данном документе все осталось по прежнему:

Статья 6. Путевые листы

2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

То есть, если автомобиль не перевозит, пассажиров и багаж, грузы, то путевой лист по прежнему не является обязательным.

Кроме того, рассмотренный выше пункт 8 имеет и еще одно важное отличие. В старой редакции явно указывались 3 вида сообщения, для которых путевой лист был нужен. Что касается четвертого вида сообщения — международных перевозок, то для него путевые листы не требовались. Однако с 1 января 2021 года редакция пункта меняется и получается, что для международных перевозок путевые листы будут также необходимы.

Отметка о прохождении медицинского осмотра

15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен«.

По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр«.

Новая редакция пункта 15 говорит о том, что с 1 января 2021 года медицинский работник кроме текущих даты и времени и собственной подписи будет ставить в путевой лист дополнительную отметку:

  • прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен;
  • прошел послерейсовый медицинский осмотр.

Как именно должна проставляться такая отметка, не указано, однако скорее всего медицинские организации закажут соответствующие штампы для ускорения процедуры оформления путевого листа.

Напомню, что до 1 марта 2019 года штампы в путевых листах также были обязательными, однако затем их отменили.

Отметка о прохождении технического контроля

16 1 . Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

16. Даты и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

С 1 января 2021 года контролер технического состояния в дополнение к дате и своей подписи должен поставить в путевом листе отметку «выпуск на линию разрешен».

Читать еще:  Код ОКТМО для ИП

То есть ситуация точно такая же, как и с отметками о прохождении медицинского осмотра. До 1 марта 2019 года штампы были обязательными, затем их отменили, а с 2021 года вводят вновь.

Исключение срока хранения путевых листов

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Действующий приказ Минтранса требует, чтобы путевые листы хранились в организации не менее 5 лет. В документе, который начнет действовать в 2021 году, подобное требование отсутствует.

Ведение журнала путевых листов в электронном виде

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее — журнал).

Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.

18. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

С 1 января 2021 года появится новый вариант ведения журнала путевых листов — в электронном виде. При этом сведения, внесенные в журнал, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Что касается традиционного бумажного варианта журнала, то такой вариант оформления также остается возможным.

Пример путевого листа по старым и по новым правилам

В данной статье рассмотрены изменения, которые вносятся в бланки путевых листов с 1 января 2021 года. Для наглядности предлагаю Вам изучить 2 примера путевых листов. Первый путевой лист оформлен по «старым» правилам, а второй — по «новым»:

Бланки для оформления таких путевых листов приведены в отдельной статье:

Кроме того, при желании Вы можете самостоятельно изучить текст новой приказа Министерства транспорта:

Хранение путевых листов на предприятии

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:

  • легковых автомобилей;
  • грузовых автомобилей;
  • специального транспорта;
  • легкового такси;
  • грузового такси;
  • автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, в путевом листе указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.

Форма путевого листа в 2020 г.

Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018-2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса России от >21.12.2018 № 467 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

  • стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки);
  • диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее;
  • изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2019 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку;
  • в ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки;
  • разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации);
  • штамп медицинского работника в путевом листе стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, выбрасывать его не следует, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно включают следующие сведения:

  • название и номер самого документа;
  • информацию о владельце автомобиля;
  • период действия (срок (один или несколько дней), в течение которого путевой лист разрешено использовать, в формате «число, месяц, год»);
  • данные о водителе ТС: Ф.И.О., дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
  • информацию о ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
  • регистрационный номер;
  • показания одометра;
  • дату и время выезда и заезда на парковку;
  • данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:

  • обоснованность рейса;
  • законность перевозки груза и пассажиров;
  • исправное состояние транспортного средства;
  • право водителя управлять ТС.

Статьей 12.3 КоАП РФ (ч. 2) предусмотрен штраф за отсутствие путевого листа на руках у водителя, когда он обязателен, — 500 руб.

Правила заполнения

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности делегируют приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу, водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевый лист имеет несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector